Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu đề tài. 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Nghệ thuật biểu diễn 5 1.1.1. Vị trí và chức năng 5 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Cục Nghệ thuật biểu diễn 9 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 9 1.2.2.1. Vị trí, chức năng 9 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 11 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 12 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 16 2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Cục Nghệ thuật biểu diễn 16 2.1.1. Công tác văn thư tại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn 16 2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn 17 2.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn 18 2.3. Công tác soạn thảo văn bản 18 2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản 18 2.3.2. Quy trình soạn thảo văn bản 18 2.3. Quản lý và giải quyết văn bản 20 2.3.2 Quản lý văn bản đi 24 2.5. Quản lý con dấu 27 2.5.1. Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.5.2. Bảo quản các loại con dấu 27 2.6. Lập hồ sơ hiện hành 27 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 3.1. Đánh giá chung 30 3.1.1. Ưu điểm 30 3.1.2 Hạn chế 31 3.1.3. Nguyên nhân 32 3.2. Đề xuất, kiến nghị 33 KẾT LUẬN 35 PHỤ LỤC 36
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài .2 Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Nghệ thuật biểu diễn 1.1.1 Vị trí chức 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn .5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .8 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn .9 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 1.2.2.1 Vị trí, chức .9 1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .9 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 11 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng 12 PHẦN II 16 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI 16 VĂN PHÒNG CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN .16 2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư Cục Nghệ thuật biểu diễn 16 2.1.1 Công tác văn thư Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn .16 2.1.2 Công tác đạo công tác văn thư Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn 17 2.2 Tình hình cán làm công tác văn thư văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn 18 2.3 Công tác soạn thảo văn 18 2.3.1 Tổ chức soạn thảo văn .18 Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.2 Quy trình soạn thảo văn .18 2.3 Quản lý giải văn 20 2.3.2 Quản lý văn .24 2.5 Quản lý dấu 27 2.5.1 Quản lý sử dụng dấu 27 2.5.2 Bảo quản loại dấu 27 2.6 Lập hồ sơ hành .27 Phần III 30 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 3.1 Đánh giá chung 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Hạn chế 31 3.1.3 Nguyên nhân .32 3.2 Đề xuất, kiến nghị 33 KẾT LUẬN 35 PHỤ LỤC 36 Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô Khoa Quản trị văn phòng -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình dạy dỗ, truyền đạt kiến thức năm em học tập, tích lũy tri thức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với vốn kiến thức tiếp thu trình học không tảng cho trình viết báo cáo thực tập mà hành trang quí báu để em bước vào đời cách vững tự tin Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Lãnh đạo Cục Nghệ thuật biểu diễn, Cô, Chú, Anh, Chị Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn nhiệt tình bảo tạo điều kiện cho em học hỏi, trau dồi phát huy vốn kiến thức suốt trình thực tập Cuối em kính chúc quý Thầy, Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Đồng kính chúc Cô, Chú, Anh, Chị Cục Nghệ thuật biểu diễn dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Sinh viên thực Hà Hữu Giáp Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Mục tiêu đề tài Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư, Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu đưa kiến nghị nhằm giải hạn chế công tác văn thư Cục Nghệ thuật biểu diễn Đối tượng, phạm vi nghiên cứu -Đối tượng Công tác văn thư hoạt động văn phòng văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn -Phạm vi nghiên cứu Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư hoạt động văn phòng văn phòng Cục nghệ thuật biểu diễn năm trở lại (2011 – 2016) Nguồn tài liệu tham khảo Bài làm có tham khảo báo cáo tốt nghiệp cựu sinh viên Ngoài số tài liệu khác như: - Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải; - Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định dấu quan chức danh nhà nước - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư - Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có nhiều đề tài nghiên cứu vấn đề đề tài lại có chủ thể khác để nghiên cứu như: - Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ văn phòng Trường Đại học bách khoa Hà Nội, Lê thi Hoài - Đề tài Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – Lưu trữ Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng, Nguyễn thị Thanh Bên cạnh số tài liệu làm sở nghiên cứu như: -Văn hành công tác văn thư lưu trữ, Nghiêm Kỳ Hồng( chủ biên), Nxb Lao động, Hà Nội, 1996; Cục Lưu trữ Nhà nước, -Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 1999; Vương Đình Quyền, -Lý luận phương pháp công tác Văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội, 2005 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp vấn Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh Phương pháp phân tích, tổng hợp 7.Bố cục đề tài Phần I: Khảo sát công tác văn phòng văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn Phần II: Tổ chức công tác văn thư văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Nghệ thuật biểu diễn 1.1.1 Vị trí chức Cục Nghệ thuật biểu diễn tổ chức thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch có chức tham mưu giúp Bộ trưởng thực quản lý nhà nước hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp người mẫu; lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu lĩnh vực văn học; Bộ trưởng giao trách nhiệm đạo hướng dẫn hoạt động phát triển nghiệp nghệ thuật biểu diễn văn học nước theo chủ trương, đường lối Đảng sách, pháp luật Nhà nước Cục Nghệ thuật biểu diễn có dấu riêng, có tài khoản Kho bạc Nhà nước 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Trình Bộ trưởng dự thảo văn quy phạm pháp luật hoạt động biểu diễn nghệ thuật; trình diễn thời trang; thi người đẹp người mẫu; lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu lĩnh vực văn học - Trình Bộ trưởng chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm nghệ thuật biểu diễn lĩnh vực văn học - Tổ chức thực hiện, hướng dẫn kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật; chiến lược, quy hoạch đơn vị nghiệp Nhà nước nghệ thuật biểu diễn sau Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thông tin hoạt động quản lý nhà nước nghệ thuật biểu diễn lĩnh vực văn học - Trình Bộ trưởng quy định điều kiện cho tổ chức cá nhân nước liên doanh, liên kết, hợp tác với nước nghệ thuật biểu diễn văn học; kế hoạch tài trợ, đặt hàng sáng tác, dàn dựng chương trình, tiết mục, diễn có sử dụng ngân sách nhà nước hoạt động nghệ thuật biểu diễn văn Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học -Trình Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch cấp giấy phép: + Cho tổ chức thuộc quan Trung ương mời tổ chức, cá nhân nước vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; + Cho tổ chức, cá nhân Việt Nam nước biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; + Tổ chức thi người đẹp có quy mô toàn quốc; thi người đẹp, người mẫu quốc tế tổ chức Việt Nam - Cấp giấy phép: + Tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho tổ chức thuộc quan Trung ương; + Cho cá nhân người Việt Nam định cư nước vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu; + Tổ chức thi người đẹp có quy mô vùng, ngành, đoàn thể trung ương; thi người mẫu toàn quốc; + Cho cá nhân Việt Nam tham dự thi người đẹp, người mẫu quốc tế; + Phê duyệt nội dung ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu; + Phổ biến tác phẩm âm nhạc, sân khấu sáng tác trước năm 1975 tỉnh phía Nam tác phẩm người Việt Nam sinh sống định cư nước sáng tác - Cấp nhãn kiểm soát cho tổ chức lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc sân khấu theo quy định pháp luật - Cấp, đình chỉ, thu hồi thẻ hành nghề cho nghệ sĩ, người mẫu lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn - Đình chỉ, thu hồi đề nghị quan có thẩm quyền thu hồi giấy phép cấp cho tổ chức, cá nhân hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp người mẫu; lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu vi phạm quy định pháp luật Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đình chỉ, thu hồi tác phẩm âm nhạc, hát, tiết mục, diễn có nội dung trái với chủ trương, đường lối Đảng sách, pháp luật Nhà nước - Hướng dẫn kiểm tra việc cấp phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp người mẫu; lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu phạm vi toàn quốc - Xây dựng kế hoạch hợp tác, giao lưu nghệ thuật biểu diễn với quốc gia, tổ chức quốc tế tổ chức thực sau phê duyệt - Đề xuất với Bộ trưởng cử nghệ sĩ, ban, nhóm, đoàn nghệ thuật biểu diễn nước tham gia thi, liên hoan nghệ thuật quốc tế - Thẩm định nội dung, chất lượng chương trình nghệ thuật có yếu tố nước theo định Bộ trưởng - Thẩm định chương trình, dự án nước tài trợ cho lĩnh vực văn học, nghệ thuật biểu diễn tổ chức thực theo định Bộ trưởng - Tổ chức phối hợp tổ chức hoạt động biểu diễn nghệ thuật hoạt động dịch vụ văn hóa theo định Bộ trưởng - Định hướng cho đơn vị nghệ thuật Trung ương nghiên cứu, sưu tầm, giữ gìn phát huy vốn nghệ thuật truyền thống dân tộc, tiếp thu tinh hoa nghệ thuật nước giới để xây dựng tiết mục, diễn phục vụ khán giả nước - Tổ chức thực kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học - công nghệ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nghệ thuật biểu diễn, văn học; tham gia xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh, cấp bậc kỹ thuật cho cán bộ, viên chức lao động ngành nghệ thuật biểu diễn - Phối hợp xây dựng chế hoạt động tổ chức dịch vụ công, phí, lệ phí lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổ chức thực theo quy định - Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước nội dung hoạt động hội, tổ chức phi phủ nghệ thuật biểu diễn văn học theo quy định pháp Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luật - Trình Bộ trưởng định tổ chức thực biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật hoạt động biểu diễn nghệ thuật; trình diễn thời trang; thi người đẹp người mẫu; lưu hành, kinh doanh ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu lĩnh vực văn học - Về văn học: + Giúp Bộ trưởng quản lý công tác sáng tác, lý luận phê bình, quảng bá, tuyên truyền tác phẩm văn học theo quy định pháp luật; + Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền chế, sách, tạo điều kiện cho văn học phát triển phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đất nước; + Phối hợp với Hội chuyên ngành văn học bộ, ngành liên quan tổ chức thi sáng tác, đặt hàng tác phẩm văn học; + Theo dõi công tác bồi dưỡng, đào tạo nhà văn trẻ - Kiểm tra, phối hợp tra; kiến nghị, xử lý sai phạm giải khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật - Đề xuất khen thưởng xử lý kỷ luật đơn vị, cá nhân hoạt động nghệ thuật biểu diễn văn học theo quy định pháp luật - Thực nội dung cải cách hành theo chương trình, kế hoạch Bộ - Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực sách, chế độ cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Cục; quản lý, sử dụng tài chính, tài sản nguồn lực khác giao theo quy định pháp luật phân cấp Bộ trưởng - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức - Cục trưởng, Phó Cục trưởng - Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: + Văn phòng Cục; + Phòng Kế toán, Tài chính; + Phòng Nghệ thuật; Hà Hữu Giáp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn + Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV + Việc đóng dấu chi mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) e, Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư quan làm thủ tục đóng bì văn vào sổ chuyển giao cho phận chuyển giao văn quan để tiến hành chuyển giao cho đơn vị, cá nhân f, Lưu văn Việc lưu văn Cục Nghệ thuật biểu diễn thực sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc - Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức *nhận xét: Nhìn chung văn đảm bảo chất lượng, tuân thủ đầy đủ thao tác: trình ký, đóng loại dấu, vào sổ đăng ký văn đi, sổ chuyển giao văn Bưu điện Việc quản lý văn chặt chẽ, gửi đến đối tượng nhận văn bản, không để thất lạc văn bản, đảm bảo giữ gìn an toàn văn mật theo quy định Nhà nước Thực thao tác tổ chức quản lý giải Hà Hữu Giáp 26 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn khoa học, nhanh chóng, xác đại phục vụ có hiệu công việc quản lý quan 2.5 Quản lý dấu Công tác quản lý sử dụng dấu Văn phòng Cục nghệ thuật biểu diễn thực theo Nghị định 58/2001/NĐ- CP việc quản lý sử dụng dấu ; Nghị định 31/2009/NĐ-CP sửa đổi bổ sung nghị định 58/2001/NĐ-CP vè quản lý sử dụng dấu; thông tư 21/2012/TT-BCA quy định dấu quan tổ chức, chức danh nhà nước; Nghị 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 2.5.1 Quản lý sử dụng dấu Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn quản lý 03 dấu tròn gồm: Dấu quan, dấu Đảng, dấu tổ chức công Đoàn, dấu chức danh lãnh đạo Cục, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn, dấu công văn đến, dấu hỏa tốc, dấu khẩn, dấu mật,dấu y Thực tế cho thấy cán văn thư sử dụng bảo quản dáu tốt, không xảy trường hợp đóng nhầm dấu, thực thao tác nhanh, xong đảm bảo tính xác, rõ ràng ngắn dấu văn 2.5.2 Bảo quản loại dấu Dấu quan bảo quản cẩn thận, dấu để ngăn tủ riêng có khóa tủ chắn Cán văn thư thường xuyên vệ sinh dấu để dấu rõ nét 2.6 Lập hồ sơ hành Lập hồ sơ hành khâu quan trọng cuối công tác văn thư, giải song công việc chưa lập hồ sơ coi chưa hoàn thành công việc Công tác lập hồ sơ mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Qua thời gian thực tậptại Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn, nhận thấy việc lập hồ sơ hành quan lãnh đạo văn thư hiểu rõ, quản lý toàn văn quan, phân loại tài liệu văn quan cách khoa học, chặt chẽ Có kế hoạch gửi lập hồ sơ cần thiết, Hà Hữu Giáp 27 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tránh việc trùng lặp bỏ sót hồ sơ không lập Nội dung việc lập hồ sơ hành quan -Nguyên tắc : tất công chức, viên chức làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phụ trách, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành -Nội dung: +Mở hồ sơ: hàng năm, vào danh mục hồ sơ đơn vị trực thuộc thực tế công việc giao, công chức, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn liên quan đến công việc giải quyết, bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ Trong trình giải công việc, đưa văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ +Thu thập văn đưa vào hồ sơ: Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ Các văn hồ sơ xếp theo trình tự hợp lý, tùy vào đặc điểm văn Kết thúc biên mục hồ sơ: cán văn thư xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loai văn trùng thừa, nháp, tư liệu không cần thiết hồ sơ Qua tìm hiểu quan sát thực tế cho thấy việc lập hồ sơ Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn quan tâm trọng theo quy định Nhà nước, đáp ứng phần việc lập hồ sơ hành Hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; văn hồ sơ có môi liên hệ chặt chẽ với nhau, đầy đủ hoàn chỉnh Cơ quan danh mục hồ sơ, thường cán nhân viên vào nhiệm vụ giao, vào công việc phải giải thực tế hình thành tài liệu mà mở hồ sơ Các đơn vị liên quan đến tài liệu lập hồ sơ công việc nhìn chung chất lượng hồ sơ không cao, giữ văn quan trọng vấn đề đó, văn liên quan chưa Hà Hữu Giáp 28 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm Cơ quan không tiến hành chỉnh lý hồ sơ lưu trữ theo định kì số lượng hồ sơ lưu trữ kho lưu trữ đầy cần chỉnh lý Hà Hữu Giáp 29 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm a Hoạt động chung Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn đầu hoạt động Cục nhận nhiều danh hiệu Cục trao như: Danh hiệu tập thể thi đua xuất sắc năm 2013, 2014 2015, cờ thi đua xuất sắc Văn phòng bố trí trang thiết bị văn phòng đầy đủ( máy tính, máy in, máy photo, điện thoại, tủ, giá đựng tài liệu), xếp phân công nhân văn phòng hợp lý Môi trường làm việc ổn định, mang lại hiệu cao công việc Đặc biệt, văn phòng ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 giúp cho hoạt động văn phòng thống có tính chuẩn hóa cao Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng thực nghiêm túc làm việc quan, nội quy,quy định, chức nhiệm vụ quan Hoàn thành tốt công việc Lãnh đạo cục giao nhờ vào việc phân công tương đối hợp lý, có hỗ trợ, không bị chồng chéo công việc Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo thực cách khoa học, xác kịp thời đảm bảo thông tin cho hoạt đọng quản lý, điều hành lãnh đạo Trình tự soạn thảo, ban hành văn đảm bảo yêu cầu Nhà nước quy định, cán soạn thảo rèn luyện, thường xuyên cập nhật thông tin để văn ban hành đảm bảo số lượng chất lượng Phối hợp với đơn vị bên xử lý tốt công việc Công tác đối nội quan thực tương đối tốt giúp cho cán bộ, công chức, viên chức găn kết với Hà Hữu Giáp 30 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Công tác văn thư Quy trình nghiệp vụ công tác văn thư đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp cho việc tổ chức giải văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu đảm bảo chặt chẽ, thực theo quy định Nhà nước Văn lưu thông nhanh chóng kịp thời, đảm bảo hiệu giải công việc, đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời đặc biệt độ bảo mật an toàn cao, nhằm giúp cán dễ dàng tiếp nhận quản lý, phân công công việc, giải xác, hiệu đường lối, sách, nguyên tắc Nhà nước hành Nhờ tiết kiệm thời gian công sức tiền bạc Hình thức văn thư tập trung giúp việc tập hợp quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu dễ dàng thuận tiện, công tác lưu trữ khoa học hiệu cao Cán văn thư làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình có trách nhiệm cao công việc c Công tác hành văn phòng Công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu nhờ đội ngũ cán có trình độ chuyên môn, sáng tạo công việc Nhờ đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Cán có ý thức chấp hành điều hành đạo lãnh đạo, chấp hành tốt nội quy, quy chế quan, làm việc nghiêm túc, hiệu Tích cực tu dưỡng thân trình độ đạo đức nghề nghiệp 3.1.2 Hạn chế a Công tác văn phòng Quá trình đại hóa văn phòng chậm, trang thiết bị văn phòng lạc hậu không đáp ứng số công việc có tính chất kỹ thuật cao.Nhân văn phòng thiếu cần phải bổ sung b Công tác văn thư Việc chưa có phần mềm quản lý văn cán văn thư đăng kí Hà Hữu Giáp 31 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn bẳng file worl rủi lớn công tác văn thư xẩy cố máy tính như: bị vi rút công, máy tính bị hỏng, bị xóa bỏ sổ cách dễ dàng Kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ tương đối ít, phương tiện bảo quản hạn chế số lượng, chưa thực đáp ứng nhu cầu công việc Chưa có quy chế văn thư – lưu trữ hoạt động văn thư Bên cạnh trang thiết photo lạc hậu không đáp ứng nhu cầu in ấn với tấc độ cao c Công tác hành văn phòng Trang thiết bị văn phòng chưa đạt hiệu mong muốn, kinh phí hạn chế nên việc khắc phục tương đối khó khăn Văn ban hành có lỗi thể thức nội dung văn Tính thẩm mỹ văn chưa cao 3.1.3 Nguyên nhân a Nguyên nhân khách quan Sự nhìn nhận thiếu xác từ bên cho công tác hành văn phòng công tác đơn giản, không nhiều thời gian làm nên công tác văn phòng bị đánh giá thấp phòng chuyên môn b.Nguyên nhân chủ quan - Không có sách hoạch định phát triển nguồn nhân kế hoạch hoạt động trang thiết bị văn phòng - Cơ sở vật chất yếu kém, số lượng trang thiết bi, máy móc phục vụ cho hoạt động quan hạn chế - Công tác văn phòng chưa quan tâm đặc biệt cấp - Trình độ chuyên môn nghề nghiệp cán bộ, công chức đội ngũ nhân chưa cao thiếu Hà Hữu Giáp 32 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất, kiến nghị a Về quy trình nghiệp vụ Cần đầu tư xây dựng áp dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật quản lý văn đi, đến quan cách đại, hiệu Xây dựng ban hành quy chế Văn thư – lưu trữ quan để công tác văn thư vào ổn định theo lề lối làm việc Tổ chức công việc cách khoa học nhân sự, sở vật chất, tài liệu đặc biệt công tác lập hồ sơ Đây công việc có ý nghĩa vô quan trọng tới công tác quản lý giải công việc, sử dụng số biện pháp cụ thể như: tổ chức tập huấn cho cán văn thư - lưu trữ, có quy định cụ thể lập hồ sơ ban hành văn quy định chức văn thư - lưu trữ, tránh tình trạng hồ sơ không đầy đủ Quan tâm đến công tác lưu trữ, đầu tư thêm trang thiết bị, dụng cụ bảo quản tài liệu để phục vụ bảo quản hồ sơ tốt b Về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức: - Tuyển dụng thêm cán làm công tác văn phòng - Tăng cường công tác, trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc văn phòng đại - Tích cực đổi nâng cao trình độ, khả chuyên môn nhằm giúp hoạt động văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành Nhà nước thời kỳ hội nhập toàn cầu .- Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán công chức, viện chức quan như: việc cử cán học lớp nghiệp vụ, lớp ngắn hạn, buổi tham quan học hỏi kinh nghiệm, hội thảo, hội nghị, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao công tác văn phòng mở mang kiến thức Hà Hữu Giáp 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Mỗi cán công chức, viên chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện nhận thức chuyên môn, trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị, có đáp ứng nhu cầu công vụ công Công nghiệp hóa – đại hóa đất nước c Về trang thiết bị văn phòng - Trang bị thiết bị in ấn đại, cung cấp thêm số vă.n phòng phẩm thiếu - Xây dựng mô hình làm việc có hiệu có kết hợp hài hòa người không gian làm việc tổ chức phòng làm việc cách khoa học đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc tạo môi trường làm việc lý tưởng - Trang thiết bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho công tác tra tìm cách nhanh chóng Hà Hữu Giáp 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua trình thực tập văn phòng Cục nghệ thuật biểu diễn, em nhận thấy công tác văn thư công cụ đắc lực hoạt động quản lý, điều hành ban Lãnh đạo Cục Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định lãnh đạo đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế quan Để công tác văn thư ngày nâng cao đòi hỏi quan tâm Lãnh đạo Cục Nghệ thuật biểu diễn công tác đào tạo, bồi dưỡng huấn luyện cán văn thư nghiệp vụ bên cạnh ứng dụng thành tựu khoa học – kỹ thuật vào khâu nghiệp vụ văn thư, trang thiết bị văn phòng đại vào hoạt động nhằm đáp ứng cao nhu cầu công tác quản lý nhà nước quan Từ kiến thức trang bị học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến hoạt động thực tiễn Cục Nghệ thuật biểu diễn tảng sở, hành trang kiến thức cho em trường tìm kiếm việc làm Dù có nhiều cố gắng báo cáo tránh sai sót em mong bảo nhiệt tình thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng toàn thể cán công chức Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn để giúp em hoàn thiện kiến thức kỹ nghiệp vụ Cuối em xin gửi lời cảm ơn thạc sĩ Lâm Thu Hằng, cán bộ, công chức văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn hướng dẫn, bảo tận tình giúp em hoàn thiện báo cáo Hà Hữu Giáp 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 Sơ đồ tổ chức máy Cục Nghệ thuật biểu diễn: Cục trưởng Nguyễn Đăng Chương Cục phó Cục phó Cục phó Phạm Đình Thắng Đào Đăng Hoàn Ngô Hoàng Quân Văn phòng Hà Hữu Giáp Phòng Phòng Phòng Phòng Quản lý biểu diễn Quản lý băng đĩa Nghệ thuật Văn học 36 Phòng kế toántài Lớp: Quản trị Văn phòng K1C 02 Đơn vị trực thuộc Tạp chí Trung tâm Nghệ thuật biểu diễn Tổ chức biểu diễn Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Cục nghệ thuật biểu diễn Chánh Văn phòng Phó chánh Văn phòng Văn thư Hà Hữu Giáp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành Phó chánh Văn phòng Đội xe 37 Tổ Tổ bảo vệ tạp vụ Bộ phận tổng hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 Sơ đồ tổ chức quản lý, giải văn đến Tiếp nhận kiểm tra bì văn đến Phân loại, bóc bì đóng dấu đến Giải theo dõi việc giải văn đến Hà Hữu Giáp 38 Đăng kí văn đến Sao văn đến Sao chuyển giao văn đến Trình văn đến Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04 Sơ đồ quản lý văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Lưu văn Hà Hữu Giáp Ghi số ngày, tháng, năm văn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 39 Đăng kí văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05 Quyết định số: 30/QĐ-NTBD việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Cục Nghệ thuật biểu diễn Hà Hữu Giáp 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C