Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 Phần 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN TRIỆU SƠN 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Triệu Sơn 4 1.1.1. Đặc điểm tình hình chung 4 1.1.2. Chức năng , nhiệm vụ của UBND Huyện Triệu Sơn 5 1.1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức 8 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 8 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 1.2.1.1. Tổ chức của văn phòng 8 1.2.1.2.Hoạt động của công tác hành chính Văn phòng 11 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12 1.2.2.1.Vị trí, chức năng 12 1.2.2.2Nhiệm vụ và quyền hạn 13 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 17 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong vănphòng 17 PHẦN 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 25 2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 25 2.2.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND huyện Triệu Sơn. 25 2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 29 2.3.Về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 31 2.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 31 2.3.2. Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 33 2.3.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành 34 1.3.4 Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu trong UBND huyện 43 2.4. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Triệu Sơn 45 2.4.1. Các hình thức văn bản UBND huyện Triệu Sơn có thẩm quyền ban hành một số thể loại văn bản như sau: 45 2.4.2. Số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây: 45 2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan. 46 2.5.1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 46 2.5.2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư . 46 PHẦN 3.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 3.1. Đánh giá chung 47 3.3.1. Ưu điểm 48 3.3.2. Hạn chế 48 3.3.3 Nguyên nhân 51 3.3.4 Đề xuất, kiến nghị 51 KẾT LUẬN CHUNG 53 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài .3 Phần 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN TRIỆU SƠN .4 1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Huyện Triệu Sơn .4 1.1.1 Đặc điểm tình hình chung 1.1.2.Chức , nhiệm vụ UBND Huyện Triệu Sơn 1.1.3.Sơ đồ cấu tổ chức ( Phụ lục 01 ) 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan .7 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.1.1 Tổ chức văn phòng 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 12 1.2.2.1.Vị trí, chức 12 1.2.2.2Nhiệm vụ quyền hạn 13 Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 17 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí vănphòng 17 PHẦN 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ .26 2.1 Mô hình tổ chức văn thư quan 26 2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .26 2.2.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí UBND huyện Triệu Sơn 26 2.2.2 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá .31 2.3.Về quy trình quản lý giải văn 33 2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn 33 2.3.2 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn đến 36 2.3.3 Tìm hiểu lập hồ sơ hành 37 1.3.4Tổ chức quản lí sử dụng dấu UBND huyện 46 2.4 Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Triệu Sơn 48 2.4.1 Các hình thức văn UBND huyện Triệu Sơn có thẩm quyền ban hành số thể loại văn sau: 48 2.4.2 Số lượng ban hành 10 năm trở lại đây: 48 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan 49 2.5.1 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .49 2.5.2 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .49 PHẦN 3.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 3.1 Đánh giá chung 50 3.3.1 Ưu điểm 51 Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2 Hạn chế 51 3.3.3 Nguyên nhân .54 3.3.4 Đề xuất, kiến nghị .54 KẾT LUẬN CHUNG 56 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT stt 10 11 Tên viết tắt LĐTB-XH TC- KH NN-PTNT TNMT HĐND- UBND KT-XH CP TTLT-BNV VPCP VHTT-DL GD-ĐT Tên Lao động thương binh - xã hội Tài chính- kế hoạch Nông nghiệp- Phát triển nông thôn Tài nguyên môi trường Hôị đồng nhân dân- ủy ban nhân dân Kinh tế xã hội Chính phủ Thông tư liên tịch- Bộ Nội Vụ Văn phòng phủ Văn hóa thể thao du lịch Giáo dục đào tạo Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng phận quản lý thiếu hành quan nhà nước tổ chức đặc biệt với thời kì công nghiệp hóa dại hóa đất nước văn phòng đóng vai trò quan trọng Hơn phận văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thông tin, tham mưu phục vụ lãnh đạo Văn phòng đóng vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng trường đại học Nội Vụ, em thầy cô giảng dạy đồng thời qua Tìm hiểu biết đặc điểm, hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động, quản lí, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề ra.Trong trình thực tập em tìm hiểu học hỏi nhiều công tác văn phòng công tác liên quan văn thư lưu trữ Kết thúc đợt thực tập, em có thêm nhiều thông tin, kiến thức bổ ích lĩnh vực văn phòng đặc biệt công tác văn thư quan,do em xin lựa chọn chuyên đềTổ chức công tác văn thư quan Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Lý chọn đề tài Trường Đại học Nội vụ Hà Kết thúc thời gian thực tập quan em học hỏi nhiều kinh nghiệm hiểu rõ văn phòng nghiệp vụ liên quan có công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư: hoạt động máy quản lý, bao gồm toàn công việc tổ chức quản lý giải văn bản; lập lưu hồ sơ hình thành hoạt động quan Tổ chức việc tiếp nhận tất văn (kể điện, fax) từ nguồn đến; đăng ký chuyển giao theo dõi trình vận hành văn đến, phận thiếu tách rời quan Mục tiêu đề tài Hiểu rõ tổ chức công tác văn thư gì? Mục tiêu tổ chức công tác văn thư quan đã, thực quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác văn thư UBND huyện Triệu Sơn Phạm vi nghiên cứu :công tác văn thư Ubnd huyện Triệu Sơn Nguồn tài liệu tham khảo 1.1 Nghị định số110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định nội dung yêu cầu lập hồ sơ 1.2 Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư – tác giả PGS Vương Đình Quyền 1.3 Nghị định số 110/2004 NĐ-CP ngày 08 -4-2004 phủ công tác văn thư 1.4 Luật lưu trữ 1.5 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19-01-2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 1.6 Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 16/5/2005 BộNội vụ văn phòng phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội 1.7 Trang sử vàng ủy ban Trường Đại học Nội vụ Hà 1.8 Văn lưu trữ học đại cương – tác giả Vương Đình Quyền ( chủ biên) , Nguyễn Văn Hàm, NXB Giáo dục, Hà Nội, 1996 1.9.Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ 1.10.Công tác văn thư Lịch sử vấn đề nghiên cứu Trước có nhiều công trình nghiên cứu công tác văn thư như: Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 TS Nguyễn Lệ Nhung, hay Ebook tin học hóa công tác văn thư lưu trữ thư viện Dương Văn Khảm, Lê Văn Năng Phương pháp nghiên cứu Công tác văn thư: hoạt động máy quản lý, bao gồm toàn công việc tổ chức quản lý giải văn bản; lập lưu hồ sơ hình thành hoạt động quan.Tổ chức việc tiếp nhận tất văn (kể điện, fax) từ nguồn đến; đăng ký chuyển giao theo dõi trình vận hành văn đến Công tác văn thư lĩnh vực cụ thể nhiên bao gồm nhiều công việc cụ thể để nghiên cứu chuyên đề ta sử dụng Phương pháp thu thập thông tin, thống kê, điều tra Bố cục đề tài Phần Khảo sát công tác văn phòng quan Phần Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Phần Kết luận đề xuất kiến nghị Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN TRIỆU SƠN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Huyện Triệu Sơn 1.1.1 Đặc điểm tình hình chung Triệu Sơn huyện bán sơn địa , nằm phái Tây Nam tỉnh Thanh Hóa,cách thành phố Thanh Hóa 20km phía Tây Phía Bắc giáp huyện Thọ Xuân; Phái Nam giáp huyện Như Thanh, Nông Cống; Phía tây giáp huyện Thường xuân; Phía Đông giáp huyện Đông Sơn; Với diện tích 292,2 km2 , dân số 20 vạn người, gồm dân tộc: Kinh,Mường Thái Đơn vị hành có 35 xã 01 thị trấn có 04 xã miền núi Tình hình kinh tế xã hội huyện có chuyển biến tích cực, kinh tế trì tốc độ tăng trưởng cao, hầu hết tiêu lĩnh vực kinh tế hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra, tình hình an ninh quốc phòng đuoẹc giữ vững, ổn định Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày 05/05/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, xã, thành phố trực thuộc tỉnh định UBND tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện UBND huyện triệu sơn gồm có 01 Chủ tịch UBND 03 Phó chủ tịch UBND, 12 phòng chuyên môn 03 đơn vị nghiệp trực thuộc Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các phòng chuyên môn gồm: Văn phòng HĐND – UBND, tra huyện, phòng Tư Pháp, phòng Công Thương, Phòng Nội Vụ, Phòng LĐTB-XH Phòng TC-KH, Phòng TNMT , phòng VH- TT, Phòng NN PTNT, Phòng Y Tế, phòng Giáo Dục Đào tạo 1.1.2 Chức , nhiệm vụ UBND Huyện Triệu Sơn UBND huyện Hội đồng nhân dân ( HĐND ) cấp bầu ra, gồm có chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện UBND chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp UBND cấp trực tiếp quản lý UBND thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực : Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kt-xh hàng năm trình HĐND cấp thông qua để UBND tỉnh phê duyệt tổ chức việc kiểm tra thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách huyện, toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách đại phương trường hợp cần thiết trình HĐND cấp định báo cáo UBND quan tài cấp trực tiếp quản lý - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra, UBND xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách, kiểm tra nghị HĐND cấp xã , thị trấn thực ngân sách địa phương theo quuy định pháp luật - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp thủy lợi đất đai - Xây dựng trình HĐND cấp thông qua chế khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản - Thực giao đất cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân,hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn - Xây dựng quy hoạch thủy lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, công tình thủy Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lợi vừa nhỏ , quản lí mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham mưu cho UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch kế hoạch phát triển công nghiệp tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã , thị trấn - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải - Tổ chức lập trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền tổ chức lập trình duyệt xét duyệt theo thẩm quền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn đại bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt - Quản lý, khai thác sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lí việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng , tổ chức thực sách nhà ở, quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn huyện - Quản lí việc khái thác , sản xuất , kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch, kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại dịch vụ - Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt đọng thương mại dịch vụ Trong lĩnh vực văn hóa, xã hội Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHẦN 3.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Trong thời gian thực tập văn phòng HĐND- UBND huyện Triệu Sơn em học hỏi nhiều điều , thấy công tác văn phòng quan có vai trò quan trọng Qua thời gian Tìm hiểu thực tập em xin đưa số nhận xét công tác văn phòng văn phòng UBND huyện Triệu Sơn Về công tác văn phòng: Văn phòng HĐND- UBND huyện Triệu Sơn làm việc hiệu công việc tốt, cán phân công nhiệm vụ cách cụ thể, chi tiết Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán nhân viên phòng, quan cử cán học trường lớp có uy tín, đào tạo cán giỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, ý thức công việc cá nhân phòng có cấp chứng chi học ngành đó, tham gia đầy đủ hoàn thành tốt đợt tập huấn cấp cử Khi có nhân viên người có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ họ giúp họ thích nghi với môi trường công việc văn phòng Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định Nhà nước chức nhiệm vụ quyền hạn phòng Văn phòng HĐND- UBND huyện Triệu Sơn làm tốt công tác tham mưu cho Lãnh đạo vấn đề quan, việc thu thập, xử lý thụng tin làm tốt công tác hậu cần Các trang thiết bị văn phòng đầy đủ, chưa đảm bảo số lượng chất lượng Mối quan hệ Lãnh đạo nhân viên hòa đồng, không gò bó, áp đặt Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo không khí, môi trường giúp cho cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc hiệu Trần Thị Hợp 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định Nhà nước Văn phòng làm tốt công tác tham mưu cho Lãnh đạo vấn đề quan, việc thu thập, xử lý thông tin làm tốt công tác hậu cần 3.3.1 Ưu điểm Công tác văn thư lưu trữ: Cán người cú trình độ chuyên môn cao nên công tác văn thư đảm bảo tốt, thực cách đầy đủ, xác Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc Tìm kiếm tài liệu Công tác văn thư lưu trữ giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ làm ảnh hưởng tới quan Cán nhân viên thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Phối hợp chặt chẽ với cán văn thư để công tác văn thư lưu trữ hiệu cao, thuận tiện cho trình Tìm kiếm sử dụng Hiện Việc ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa công tác lưu trữ sử dụng phương pháp đại Đặc biệt ban hành kế hoạch triển khai thực công tác văn thư lưu trữ, cho toàn huyện (Phụ lục 06) 3.3.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm văp phòng HĐND – UBND huyện Triệu Sơn tồn số nhược điểm sau: Trang thiết bị phụ vụ công tác văn phòng lạc hậu, sử dụng phương tiên thủ công : Trần Thị Hợp 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Một số cá nhân chưa thực tích cực công việc, cũn cú thời gian trống, có Lãnh đạo kiểm tra thực làm việc nghiêm túc Vẫn hạn chế nhỏ việc chậm trễ công việc, không hoàn thành tiêu, thời hạn giao Các phần mềm chưa đưa vào áp dụng nhiều nên cũn gặp nhiều khó khăn, chủ yếu sử dụng phương pháp thủ công Trang thiết bị lạc hậu Trần Thị Hợp 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Đặc biệt tượng ăn quà,hút thuốc hành phòng làm việc… Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp có chỗ bị nhầm, ảnh hưởng tới hoạt động tìm kiếm cán cần thiết Trong kĩ thuật soạn thảo văn số sai sót nhỏ sau cứxuống dòng phải viết dấu chấm phẩy (;), lại viết dấu phẩy (,) sai quy định (Phụ lục 07) Việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ cũbị thất lạc,không Tìm thấy sử dụng phương pháp lưu sử dụng văn theo phương pháp truyền thống : Trần Thị Hợp 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà 3.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan xuất phát từ thân quan, tổ chức yếu kỉ luật, chưa nghiêm chưa vào nề nếp Một phận chưa ý thức trách nhiệm công việc mà phải làm tình trạng “ trì trệ, ỷ lại” Xuất phát từ kinh tế lạc hậu trình độ dân trí thấp, kinh tế yếu chưa có khả đầu tư máy móc trang thiết bị đại Chưa ứng dụng khoa học đại vào hoạt động văn thư, công tác văn phòng làm cho công việc không suất, chất lượng chưa cao Ý thức kỉ luật chủa cá nhân yếu kém, chưa tự ý thức công việc thân, trách nhiệm với công việc chưa cao 3.3.4 Đề xuất, kiến nghị Song song với thành có việc trì chúng khó khăn Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm phòng hành tổng hợp, em xin đưa số giải pháp cụ thể sau: +Về nhân sự:Các cán bộ, nhân viên phòng phải đào tạo, trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ Trần Thị Hợp 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lực làm việc nên cử học lớp học uy tín để nâng cao trình độ chuyên môn, kiến thức nghiệp vụ cho cán công nhân viên +Về trang thiết bị:Đầu tư, đổi trang thiết bị đại, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn phòng đảm bảo hiệu công việc tốt +Về ý thức:Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Các cán văn phòng phải nâng cao ý thức làm việc nữa, không hút thuốc ăn quà nơi công sở Cán công nhân viên phải phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải thắc mắc tập thể cá nhân đơn vị có nhu cầu Thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan không khí làm việc Trần Thị Hợp 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà KẾT LUẬN CHUNG Trong thời gian thực tập văn phòng HĐND- UBND huyện Triệu Sơn giúp em trau dồi thêm kiến thức Đây thời gian ý nghĩa sinh viên năm cuối em.Qua việc học tập trường thực hành quan em thấy khác lý thuyết học công việc thực phải làmthời gian thực tập khoảng thời gian để em bắt tay vào công việc sử dụng kiến thức để “học đôi với hành” Từ kiến thức học thầy cô truyền đạt lĩnh vực văn phòng kiến thức văn thư – lưu trữ việc thực hành quan em bắt tay vào làm việc, dựa sở học Cùng với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cô chú, anh chị quan Không em phần nâng cao kiến thức, rèn luyện ý thức làm việc, hiểu mối quan hệ quan, phong cách làm việc, tương trợ hỗ trợ lẫn Lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên, mà nâng cao thêm kỹ giao tiếp xử lý tình cách nhanh nhẹn nhiều khía cạnh sống khác Em nhận thức rõ ràng vai trò công tác văn phòng lĩnh vực văn thư quan Qua đây, em xin cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tế quan để em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, cụ thể tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới UBND huyện Triệu Sơn văn phòng HĐND – UBND huyện Triệu Sơn nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ tận tình bảo em thời gian thực tập vừa qua Trên báo cáo thực tập em, em cố gắng để hoàn thành kinh nghiệm chưa nhiều, hiểu biết hạn chế lần áp dụng kiến thức học vào thực tế nên bỡ ngỡ tránh khỏi sai sót Vì vậy, kính mong thầy, cô giáo góp ý để báo cáo em hoàn thiện Trần Thị Hợp 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Triệu Sơn Chủ tịch PCT kinh tế PCT văn hóa xã hội PCT Sản Xuất VP UBND P GD & ĐT LĐTBXH Phòng Y Tế P Tư pháp Phòng TNMT Phòng Nội Vụ Phòng NN&PTNT Phòng Thanh Tra Phòng TC- KH Phòng VHTTDL Tổ chức trị - xã hội P Công Thương Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 02 CƠ CẤU VĂN PHÒNG UBND HUYỆN TRIỆUSƠN Chánh văn phòng Nguyễn Trung Thành Phó chánh vp Phó chánh vp Lê Xuân Khoa Lê Đăng Huy Nhân viên văn thư, lưu trữ Nhân viên phục vụ Nhân viên phụ trách BHXH tiền lương Tổ trưởng tổ nhà ăn Nhân viên hành Nhân viên lái xe Nhân viên bảo vệ Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ Lục 03 Mẫu sổ đăng ký văn đến Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 04 Quy trình quản lí giải văn Trình văn Xem xét thể thức, ghi số ngày, tháng Đóng dấu văn Đăng ký văn Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản, sử dụng văn lưu Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 05 Quy trình quản lí giải văn đến Tiếp nhận văn đến Kiểm tra, phân loại bóc bì Đóng dấu đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 06 Kế hoạch thực hiên công tác văn thư năm 2016 Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phụ lục 07 Những sai sót văn Trần Thị Hợp Lớp: Quản trị Văn phòng K1A