Công tác văn thư tại HĐND UBND thành phố bắc ninh

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 Chương 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI HĐND UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH. 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 4 1.1.1. Trong lĩnh vực kinh tế 4 1.1.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai. 4 1.1.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 5 1.1.4. Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vân tải 5 1.1.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 5 1.1.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hóa, thông tin và thể thao du lịch. 6 1.1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường. 6 1.1.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội. 7 1.1.9. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 7 1.1.10. Trong lĩnh vực thi hành pháp luật 8 1.1.11. Trong xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 8 1.1.12. Ủy ban nhân dân Thành phố thuộc tỉnh thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 9 1.1.13. Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh 9 1.1.14. Cơ cấu tổ chức tại HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 13 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 13 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 13 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng tại HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 14 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 17 1.2.3.1. Bảng mô tả công việc “Chánh văn phòng” 17 1.2.3.2. Bảng mô tả công việc “Phó Chánh văn phòng” 19 1.2.3.3. Bảng mô tả công việc “Nhân viên Tổng hợp” 20 1.2.3.4. Bảng mô tả công việc “Chuyên viên quản trị thiết bị” 20 1.2.3.5. Bảng mô tả công việc “Chuyên viên văn thư” 21 1.2.3.6. Bảng mô tả công việc “Cán bộ Công nghệ thông tin” 21 1.2.3.7. Bảng mô tả công việc “Nhân viên tạp vụ” 22 1.2.3.8. Bảng mô tả công việc “Nhân viên lái xe” 22 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 23 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN TƯ TẠI HĐND – UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH 24 2.1. Tổ chức bộ máy văn thư 24 2.2. Tổ chức nghiệp vụ công tác văn thư 26 2.2.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.2.2.1. Tổ chức quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 28 2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 31 2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 34 2.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 37 2.2.5. Tổ chức cơ sở vật chất. 39 2.3. Nhận xét 39 2.3.1. Ưu điểm 39 2.3.1.1. Ưu điểm tổ chức bộ máy văn thư 39 2.3.1.2. Ưu điểm tổ chức nghiệp vụ Soạn thảo và ban hành văn bản. 40 2.3.1.3. Ưu điểm tổ chức nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 41 2.3.1.4. Ưu điểm tổ chức nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu. 41 2.3.2. Hạn chế. 42 2.3.2.1. Hạn chế tổ chức bộ máy văn thư 42 2.3.2.2. Hạn chế tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 43 2.3.2.3. Hạn chế tổ chức nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản. 44 2.3.3. Nguyên nhân. 45 2.3.3.1. Nguyên nhân đối với tổ chức bộ máy công tác văn thư. 45 2.3.3.2. Nguyên nhân đối với Nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư. 46 2.3.3.3. Nguyên nhân cơ sở vật chất phục vụ nghiệp vụ công tác văn thư. 46 Chương 3. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO TỔ CHỨC CỒNG TÁC VĂN THƯ TẠI HĐND – UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH 47 3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức bộ máy văn thư tại HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 47 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả nội dung nghiệp vụ công tác văn thư. 48 3.2.1 Quy chế Văn thư – Lưu trữ tại HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh 48 3.2.2. Đổi mới hình thức quản lý văn bản đi – đến 73 3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 77 KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81