Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN 1 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN 2 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 3 CHƯƠNG I PHẦN LÝ THUYẾT 4 A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÝ LUẬN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 4 I. NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 4 1. Khái niệm văn phòng. 4 2. Chức năng của Văn phòng. 4 2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. 4 2.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần. 4 3.Nhiệm vụ của văn phòng. 5 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng nói chung. 5 II. NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 5 1. Khái niệm. 5 2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng. 6 3. Kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng. 6 3.1. Kỹ năng hoạch định. 6 3.2. Kỹ năng tổ chức trong văn phòng. 6 3.3. Quản trị nguồn nhân sự trong văn phòng. 7 4. Kiểm tra trong quản trị văn phòng. 7 III. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 8 B. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG. 8 I. Về điều kiện tự nhiên lịch sử. 8 II. Về Văn hóa – Xã hội. 9 1. Giáo dục và đào tạo. 9 2.Văn hóa – thông tin thể thao. 9 3.Y tế, DSKHHGD. 9 4. Về Kinh tế. 9 LỜI NÓI ĐẦU 10 A. PHẦN MỞ ĐẦU 11 1. Lý do chọn đề tài. 11 2. Mục tiêu của đề tài. 11 3. Đối tượng nghiên cứu. 11 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 11 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 12 6. Phương pháp nghiên cứu. 12 7. Bố cục của đề tài. 12 B. NỘI DUNG 14 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 14 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng. 14 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố Cao bằng. 14 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND TP Cao Bằng 16 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan. 16 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 16 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 17 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 22 Phần II CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND THÀNH PHỐ 30 2.1. Biên chế thực hiện công tác về văn thư. 30 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản: 30 2.2.1. Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản. 30 2.2.1.1. Sơ đồ quy trình xây dựng, soạn thảo chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (chương trình công tác tuần). 36 2.2.1.2. Sơ đồ công tác tổ chức, xây dựng 01 hội nghị, hội theo, hội họp. 37 2.2.1.3. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 38 2.2.2. Thống kê các loại văn bản do cơ quan ban hành. 39 2.2.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của cơ quan: 39 2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi. 39 2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 43 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu. 46 2.6. Lập hồ sơ. 47 2.7. Công tác văn thư bằng Eoffice – Văn phòng điện tử tại UBND Thành phố Cao Bằng. 49 2.7.1. Xử lý văn bản đến. 49 2.7.2. Xử lý văn bản đi 53 2.7.3. Ủy quyền văn bản 61 2.8. Đánh giá, nhận xét chung về công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư nói riêng. 63 2.8.1 Nhận xét. 63 2.8.3. Thuận lợi. 63 2.8.4.Khó khăn. 63 2.8.5. Kết quả đạt được. 64 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 65 3.1. Công tác Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng. 65 3.1.1. Ưu điểm: 65 3.1.2. Nhược điểm: 67 3.1.3. Đánh giá chung 67 3.1.4.Đề xuất, kiến nghị. 68 KẾT LUẬN 69 C.PHỤ LỤC 71 PHỤ LỤC 01 72 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng 72 PHỤ LỤC 02 73 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng 73 PHỤ LỤC 03 74 Mẫu sổ đăng ký công văn đến 74 PHỤ LỤC 04 75 Mẫu bìa và sổ đăng kí công văn đến 75 PHỤ LỤC 05 76 Mẫu bìa và sổ đăng kí công văn đi 76 PHỤ LỤC 06 77 Mẫu danh mục hồ sơ 77 PHỤ LỤC 07 78 Sơ đồ cách bố trí văn phòng UBND TP 78 PHỤ LỤC 08 79 Mẫu bìa hồ sơ 79 PHỤ LỤC 09 80 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của phòng Nội vụ UBND TP Cao Bằng 80 PHỤ LỤC 10 81 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của UBND Thành phố Cao BÀng 81
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP CHƯƠNG I PHẦN LÝ THUYẾT A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÝ LUẬN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .4 Khái niệm văn phòng .4 Chức Văn phòng 2.1 Chức tham mưu, tổng hợp 2.2 Chức giúp việc, đảm bảo hậu cần 3.Nhiệm vụ văn phòng Cơ cấu tổ chức máy văn phòng nói chung II NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm Vai trò nhà quản trị văn phòng Kỹ nhà Quản trị văn phòng 3.1 Kỹ hoạch định 3.2 Kỹ tổ chức văn phòng 3.3 Quản trị nguồn nhân văn phòng .7 Kiểm tra quản trị văn phòng III CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG B KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Về điều kiện tự nhiên - lịch sử II Về Văn hóa – Xã hội .9 Giáo dục đào tạo 2.Văn hóa – thông tin - thể thao 3.Y tế, DSKHHGD Về Kinh tế LỜI NÓI ĐẦU 10 A PHẦN MỞ ĐẦU 11 Lý chọn đề tài 11 Mục tiêu đề tài 11 Đối tượng nghiên cứu 11 Nguồn tài liệu tham khảo 11 Lịch sử vấn đề nghiên cứu .12 Phương pháp nghiên cứu .12 Bố cục đề tài 12 B NỘI DUNG 14 PHẦN I 14 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .14 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng 14 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân thành phố Cao 14 1.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND TP Cao Bằng .16 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 16 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 17 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng 22 Phần II CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND THÀNH PHỐ 30 2.1 Biên chế thực công tác văn thư 30 2.2 Soạn thảo ban hành văn bản: 30 2.2.1 Các bước tiến hành soạn thảo ban hành văn 30 2.2.1.1 Sơ đồ quy trình xây dựng, soạn thảo chương trình công tác thường kỳ quan (chương trình công tác tuần) 36 2.2.1.2 Sơ đồ công tác tổ chức, xây dựng 01 hội nghị, hội theo, hội họp 37 2.2.1.3 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 38 2.2.2 Thống kê loại văn quan ban hành .39 2.2.3 Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng việc đạo thực công tác Văn thư quan: 39 2.3 Quản lý giải văn .39 2.4 Quản lý giải văn đến .43 2.5 Quản lý sử dụng dấu .46 2.6 Lập hồ sơ 47 2.7 Công tác văn thư Eoffice – Văn phòng điện tử UBND Thành phố Cao Bằng 49 2.7.1 Xử lý văn đến 49 2.7.2 Xử lý văn 53 2.7.3 Ủy quyền văn 61 2.8 Đánh giá, nhận xét chung công tác văn phòng nói chung công tác Văn thư nói riêng .63 2.8.1 Nhận xét 63 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.8.3 Thuận lợi 63 2.8.4.Khó khăn 63 2.8.5 Kết đạt 64 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 65 3.1 Công tác Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng 65 3.1.1 Ưu điểm: 65 3.1.2 Nhược điểm: 67 3.1.3 Đánh giá chung 67 3.1.4.Đề xuất, kiến nghị .68 KẾT LUẬN .69 C.PHỤ LỤC 71 PHỤ LỤC 01 .72 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng 72 PHỤ LỤC 02 .73 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng 73 PHỤ LỤC 03 .74 Mẫu sổ đăng ký công văn đến 74 PHỤ LỤC 04 .75 Mẫu bìa sổ đăng kí công văn đến 75 PHỤ LỤC 05 .76 Mẫu bìa sổ đăng kí công văn 76 PHỤ LỤC 06 .77 Mẫu danh mục hồ sơ 77 PHỤ LỤC 07 .78 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cách bố trí văn phòng UBND TP .78 PHỤ LỤC 08 .79 Mẫu bìa hồ sơ 79 PHỤ LỤC 09 .80 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến phòng Nội vụ UBND TP Cao Bằng 80 PHỤ LỤC 10 .81 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn UBND Thành phố Cao BÀng 81 Báo cáo thực tập tốt nghiệp STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân QTNL Quản trị nhân lực QTVP Quản trị văn phòng CBCC Cán công chức TC-KH Tài kế toán LĐXHTB Lao động xã hội thương binh QLĐT Quản lý đô thị TNMT Tài nguyên môi trường VH-TT Văn hóa thông tin VT Văn thư DT Dân tộc P Phường GĐ&TE Gia đình trẻ em DS Dân số VB Văn NV Nhân viên VTLT Văn thư lưu trữ TP Thành phố CVP Chánh văn phòng PCVP Phó chánh văn phòng LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn em xin gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để hoàn thành trình thực tập Và hết em xin cảm ơn tới thầy giáo, cô giáo hướng dẫn thực tập Bài báo cáo thực tập hoàn thành nhờ giúp đỡ cô, chú, bác công tác UBND Thành phố đặc biệt cô chú, anh chị Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng người bạn em sát cánh thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn tất cả! Với thời gian cho phép, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế hẳn Báo cáo thực tập em có nhiều thiếu sót hạn chế Nhưng với nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tòi học hỏi, em mong nhận bảo tận tình quý thầy cô Sinh viên Nông Thị Thu Hiền Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN Họ tên sinh viên: Nông Thị Thu Hiền Ngày tháng năm sinh: 24/09/1994 Nơi cư trú: Dân Chủ - Hòa An – Cao Bằng Số CMND: 085054876 Số điện thoại: 0984385614 II THÔNG TIN KHÁC Mã số sinh viên: 1205QTVA023 Lớp: Đại học Quản trị văn phòng K12A Khóa học: 2012-2016 Địa liên lạc: Dân Chủ - Hòa An – Cao Bằng Cao Bằng, ngày 29 tháng 02 năm 2016 Sinh viên Nông Thị Thu Hiền Nông Thị Thu Hiền Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP I Tên quan, đơn vị thực tập: UBND Thành phố Cao Bằng Địa chỉ: số 032, phố Đàm Quang Trung, phường Hợp Giang, Tp.Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng Điệnthoại:026.3858.988;fax:026.3858.988Email: vphdnd.ubnd.thixa@gm ail.com Thủ trưởng quan: + Chủ Tịch UBND: Ông Lương Tuấn Hùng + Phó chủ tịch UBND: Ông Nguyễn Quốc Trung + Phó chủ tịch UBND: Ông Lâm Đức Xuân + Phó chủ tịch UBND: Bà Nông Thị Chầm + Chánh Văn phòng UBND: Ông Vũ Văn Đệ II Các phòng ban quan - Văn phòng HĐND – UBND Thành phố - Phòng Nội vụ - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Quản lý đô thị - Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Tài nguyên môi trường - Phòng Thanh tra - Phòng Tư pháp - Phòng Y Tế - Phòng Kinh tế - Phòng Văn hóa thông tin - Phòng Lao động thương binh xã hội - Phòng Dân tộc Nông Thị Thu Hiền Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I PHẦN LÝ THUYẾT A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÝ LUẬN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm văn phòng - Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo nơi thu thập, xử lý thông tin, hỗ trợ cho hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo điều kiện sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan Chức Văn phòng 2.1 Chức tham mưu, tổng hợp - Tham mưu xây dựng máy văn phòng - Tham mưu xây dựng quy chế quan - Tham mưu việc tổ chức công tác thông tin liên lạc: tiếp dân, tiếp khách, khách hàng - Tham mưu xây dựng chương trình công tác quan văn phòng - Tham mưu việc xây dựng công tác Văn thư – Lưu trữ quan - Tham mưu việc tổ chức hội nghị, hội họp quan - Tham mưu việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo - Tham mưu công tác thi đua khen thưởng - Tham mưu thực nghiệp vụ tổ chức, tiếp dân, tiếp khách, đối nội, đối ngoại 2.2 Chức giúp việc, đảm bảo hậu cần - song song với chức tham mưu, tổng hợp chức quan trọng mà văn phòng phải đảm bảo lúc nơi là: + sở vật chất + trang thiết bị + phương tiện + tài Nông Thị Thu Hiền Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 Mẫu sổ đăng ký công văn đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến giả hiệu trích nhận đến Nông Thị Thu Hiền tháng yếu nội dung người nhận 74 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04 Mẫu bìa sổ đăng kí công văn đến UỶ BAN NHÂN DÂN TP CAO BẰNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: Từ số : đến số: Từ ngày … đến ngày…… Quyển số: Mẫu sổ theo dõi giải văn đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Số Tên loại, số ký hiệu, Đơn vị Thời đến ngày tháng tác giả hạn giải giải hiệu văn văn người quyết nhận lời Nông Thị Thu Hiền 75 Tiến độ Số ký Ghi trả Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05 Mẫu bìa sổ đăng kí công văn Mẫu bìa: UỶ BAN NHÂN DÂN TP CAO BẰNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:.… Từ số : đến số: Từ ngày… đến ngày Quyển số: .Mẫu sổ đăng ký công văn (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Ngày Số/ Trích tháng kí yếu năm hiệu Nông Thị Thu Hiền Người kí Số Bản Bản Trang 76 Số Nơi nhận Lưu HS Ghi 10 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 06 Mẫu danh mục hồ sơ DANH MỤC HỒ SƠ năm 2015 STT Số KH Tên hồ sơ 1 hồ sơ 01 - VP 02 - VP 01 - CB 02 - CB 03 - CB I.Văn phòng Thời hạn Người Ghi bảo quản lập II.Bộ phận quản lí cán Trong danh mục hồ sơ có: ( chữ ) hồ sơ Gồm: ( chữ ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn ( chữ ) hồ sơ bảo quản có thời hạn Ngày tháng năm Ngày tháng năm Phụ trách quan Người lập danh mục hồ sơ Phê duyệt Ký Ký + đóng dấu Nông Thị Thu Hiền Họ tên 77 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 07 Sơ đồ cách bố trí văn phòng UBND TP LỊCH LÀM VIỆC CHUYÊN VIÊN VŨ LINH NHÂM CHUYÊN VIÊN LA VIỆT HÙNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG ĐOÀN ANH TUẤN MÁY PHÔ TÔ CỬA RA VÀO CHUYÊN VIÊN NGUYỄN THỊ NHƯ QUỲNH PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG LÊ THỊ THANH NGA Nông Thị Thu Hiền VĂN THƯ ĐINH THỊ HƯƠNG LY TỦ HỒ SƠ 78 BÀN TIẾP KHÁCH Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 08 Mẫu bìa hồ sơ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh púc (1) (2) HỒ SƠ .(3) Phông số : (4) Bắt đầu .(8) Mục lục số : (5) Kết thúc : (9) ĐVBQ số : (6) Thời hạn bảo quản Số trang : (7) ………(10)………… Nông Thị Thu Hiền 79 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 09 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến phòng Nội vụ UBND TP Cao Bằng Tiếp nhận Theo dõi, đôn đốc, giải văn đến văn đến Kiểm tra, Sao văn bản, chuyển giao phân loại văn đến Viết phiếu xử lý văn Nông Thị Thu Hiền Trình VB đến lãnh đạo, xin ý kiến phân phối hướng giải 80 Đăng ký văn đến Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 10 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn UBND Thành phố Cao BÀng Trình văn Kiểm tra thể thức ghi số ngày tháng văn Sắp xếp văn lưu, phục vụ nhu cầu sử dụng Trình ký văn Đóng dấu Đăng ký Chuyển giao văn văn văn Nông Thị Thu Hiền 81 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 11 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Chuẩn bị bìa hồ sơ Mở hồ sơ Ghi số, ký hiệu, tiêu đề vào bìa hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào Thu thập từ phòng, ban thuộc HĐND - UBND thành phố hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn tài liệu hồ sơ Sắp xếp theo thư tự thời gian Đánh số tờ Ghi mục lục văn Biên mục hồ sơ Viết chứng từ kết thúc Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Viết bìa hồ sơ PHỤ LỤC 12 Quy trình quản lý văn đến HĐND - UBND thành phố Nông Thị Thu Hiền 82 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cao Bằng theo hệ thống phần mềm Eoffice (1) (2) Văn TW, Tỉnh, ĐP, công dân Văn thư Scan văn bản, vào sổ Chánh Văn phòng (3) (3a) (3b Lãnh đạo UBND thành phố (4) Văn thư y/ lục (4a) (5) Giao việc (3b) (4b) Chuyển tiếp (4) Phản hồi/ chuyển tiếp (5) Các ngành/Địa phương/ Cán bộ, công chức, viên chức Chú thích: (1)Các quan, ban, ngành, địa phương, công dân gửi công văn đến UBND thành phố qua phận văn thư thuộc văn phòng HĐND UBND thành phố (2)Văn thư nhận văn bản, scan văn quan, tổ chức, đơn vị, công dân gửi đến vào sổ văn đến Eoffice, chuyển Chánh Văn phòng (không chuyển giấy) (3)Chánh Văn phòng xử lý văn theo 02 hướng: (3a)Trình Lãnh đạo UBND thành phố xem xét, đạo (3b)Sao y/ lục/ trích văn để gửi ngành, địa phương triển khai thực (4)Lãnh đạo UBND thành phố xử lý văn theo 02 hướng: (4a)Chỉ đạo ngành, địa phương, công dân, cán bộ, công chức, viên Nông Thị Thu Hiền 83 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức triển khai thực nhiệm vụ theo quy định thông qua mục “Giao việc” (4b)Chuyển văn đến cho ngành chuyên môn tham mưu UBND thành phố giải thông qua mục “Chuyển tiếp” (5)Sau nhận đạo Lãnh đạo, ngành, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức triển khai thực báo cáo kết lãnh đạo UBND thành phố thông qua mục “Phản hồi” Nếu cần thiết phải xin ý kiến đạo tiếp theo, sử dụng mục “Chuyển tiếp” Nông Thị Thu Hiền 84 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Hội nghị tổng kết công tác năm 2015 HĐND – UBND TP Cao Bằng) (Văn thư UBND Thành phố Cao Bằng) Nông Thị Thu Hiền 85 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( Tủ đựng tài liệu phòng ban đơn vị nghiệp thuộc UBND TP) ( Văn phòng tổng hợp UBND TP Cao Bằng) Nông Thị Thu Hiền 86 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Tủ đựng Tài liệu, cặp hồ sơ Văn thư UBND TP Cao Bằng) Nông Thị Thu Hiền 87 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN DO UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG BAN HÀNH Nông Thị Thu Hiền 88 Lớp ĐH QTVP K1A