Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 3 2.Mục tiêu chon đề tài 3 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4.Nguồn tài liệu tham khảo 3 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7.Bố cục của đề tài 3 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 4 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: 4 1.2 Khái quát cơ 0cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 8 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 11 2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 11 2.2.Chức năng, nhiệm vụ: 11 2.1.2. Cơ cấu tổ chức: 12 2.1.3. Bản mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 12 2.1.4. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 21 2.1.Khái quát về Khoa Quản Trị Văn Phòng 22 2.2.1.Khái quát quá trình hình thành và phát triển 22 2.2.2.Khái quát cơ cấu tổ chức, vị trí, chức năng và nhiệm vụ của Khoa Quản trị văn phòng. 22 2.2.2.1.Cơ cấu tổ chức của Khoa Quản trị văn phòng: 22 2.2.2.2.Vị trí và chức năng: 22 2.2.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn: 23 2.2.2.4.Ngành đào tạo: 24 CHƯƠNG II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯƠNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 26 1 Khái quát chung về công tác văn thư 26 1.1.Khái niệm về công tác văn thư. 26 1.2.Yêu cầu của công tác văn thư 26 1.3.Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 26 2. Tìm hiều về công tác văn thư – lưu trữ của Trường. 27 2.1.Tìm hiểu về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 2.2.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 27 2.2.1.Trình tự quản lý và thực hiện văn bản đến 30 2.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 31 2.3.Khái quát về công tác lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 2.3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ. 33 2.3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ. 35 2.3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 35 2.3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 35 2.4.Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội: 36 CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 1. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 37 1.1 Công tác Quản lý Nhân sự: 37 1.2 Công tác Văn phòng: 37 1.3 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 38 1.3.1 Công tác văn thư: 38 1.3.2 Công tác lưu trữ: 40 2. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 40 KẾT LUẬN 43 PHỤ LỤC 45
Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A MỤC LỤC Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A LỜI NÓI ĐẦU Quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Đặc trưng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dưới, cá nhân lãnh đạo với nhân viên nội quan, tổ chức Mỗi quan quản lý hành nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp thực chức khuôn khổ nhiệm vụ, quyền hạn thông qua định hệ thống hành mối quan hệ công tác bên Trong đó, Công tác văn thư- lưu trữ có ý nghĩa quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác văn thư-lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải nhanh chóng, xác đảm bảo bí mật cho quan Nắm bắt tình hình nhu cầu thực tiễn xã hội, Trường Đại học Nội vụ thành lập dựa nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo nguồn nhân lực dồi đáp ứng với nhu cầu xã hội ngành: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng … Quản trị văn phòng có vị trí vô quan trọng công tác quản lí, tổ chức thực hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành đoàn thể Trong quan, tổ chức văn phòng nơi tiếp nhận xử lý thông tin cách nhanh chóng xác để cung cấp thông tin cần thiết thời gian định đạt hiệu cao công việc Học lý thuyết giảng đường Nhà trường chưa đủ, với phương châm “học đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập ngành nghề quan, tổ chức, doanh nghiệp ban ngành đoàn thể nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp giúp sinh viên có hội tiếp cận với hoạt động thực tế Thực tập nội dung quan trọng chương trình đào tạo dành cho sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A Nội, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành – có lý luận Thực tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học trường đưa vào áp dụng thực tiễn quan; để sinh viên tự tin giao tiếp có kinh nghiệm thực tế đưa vào học biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hoàn thành tốt công việc giao Được đồng ý tạo điều kiện Nhà trường lãnh đạo Khoa Quản trị văn phòng, em tiếp nhận thực tập ngành nghề Khoa Quản tri văn phòng – thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016 Trong thời gian thực tập Khoa Quản trị văn phòng em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình thầy cô lãnh đạo Khoa giúp em tiếp cận với công việc thực tế, học hỏi kinh nghiệm làm việc văn phòng rút nhiều kinh nghiệm quý báu Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A Lý chọn đề tài Nhằm phục vụ cho công tác hành Văn phong sau này, giúp sinh viên nắm rõ hoạt động, tổ chức văn phòng từ có thêm kinh nghiệm để làm việc Mục tiêu chon đề tài Khảo sát công tác Văn phòng, làm rõ tính khoa học, hợp lý công tác kiểm soát tổ chức thực văn văn phòng nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu mạnh dạn đề xuất số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm soát tổ chức thực văn hoạt động văn phòng Cơ quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu công tác tổ chức công tác văn thư Phòng Hành chính- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguồn tài liệu tham khảo Báo cáo thực tập khóa trước, sách Quản trị Văn phòng,Văn hóa công sở,sách văn thư –lưu trữ,tạp chí ,báo mạng số tài liệu liên quan khác Lịch sử vấn đề nghiên cứu Nghiên cứu từ ngày 04/01/2016 đến 11/03/2016, nghiên cứu vấn đề liên quan đến hoạt động Văn phòng nói chung hoạt động văn thư nói riêng Phương pháp nghiên cứu Phỏng vấn, quan sát, thống kê, bảng hỏi, so sánh, tổng hợp Bố cục đề tài Bố cục báo cáo thực tập gồm phần: - Phần thứ nhất: Giới thiệu chung đơn vị thực tập, khảo sát công tác văn - phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phần thứ 2: Tìm hiểu công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phần thứ 3: Thể định hướng, đề xuất kiến nghị công tác Văn phòng, văn thư CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A Nội vụ Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành phát triển: - Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước - Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ phía Nam) Quyết định 95/BT đời kết thúc giai đoạn đào tạo Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở giai đoạn - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ Phân hiệu miền Nam - Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà trường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể quan tâm Đảng Nhà nước, tạo hội tốt cho Trường việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, tạo thuận lợi việc đào tạo cán đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán công chức ngành đất nước - Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ Trường lại mang tên gọi gần với tên gọi thành lập, nhiên tên gọi không làm ảnh hưởng đến trình đào tạo phát triển Nhà trường - Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, sở kinh nghiệm khả Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng - Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội - Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án nâng cấp trường lên đại học - Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn số 1396/BNV-TCCB gửi Bộ Giáo dục Đào tạo cho phép Trường làm thủ tục để thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục Đào tạo tiến hành lấy ý kiến đơn vị có liên quan ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo có Tờ trình số 277/TTrBGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngày 13 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ có văn số 1160/TTg-KGVX đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội - Ngày 23 tháng năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Tài tiến hành thẩm định thực tế điều kiện đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo trình Thủ tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A - Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đến tháng 11/2011, tổng số cán viên chức, giảng viên, giáo viên Trường 224 người Trong giảng viên, giáo viên hữu 147 người có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên cao học và46 đại học - Ngoài Trường có 199 giảng viên thỉnh giảng, có 23 giáo sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ viện nghiên cứu, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, số trường đại học, học viện khác có cam kết tham gia giảng dạy - Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành phát triển Nhà trường(18/12/1971-18/12/2011) nhiều việc phải làm hệ cán công chức, viên chức sinh viên, học sinh có quyền tự hào thành tích 40 năm hoạt động: - Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011); - Huân chương Tự hạng Nhất Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983); - Huy chương Hữu nghị Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007); - Huân chương Lao động Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996; - Bằng khen Chính phủ năm 2011; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Nội vụ; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Công an; - Kỷ niệm chương Hùng Vương Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989); - Nhiều Bằng khen, giấy khen Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn niên, Liên đoàn Lao động - Đảng nhà trường đạt danh hiệu sạch, vững mạnh, Công đoàn, Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A Đoàn niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền - Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh bậc, loại hình học tập Trường 45.737 người, đào tạo 71 lưuhọc sinh, thực tập sinh CHDCND Lào - Với bề dày kinh nghiệm 45 năm có quyền hy vọng tin tưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vượt qua khó khăn thử thách, phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất lượng hiệu cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ cho xã hội đáp ứng yêu cầu nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước 1.2 Khái quát cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Cơ cấu tổ chức gồm có: a) Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng 03 Phó Hiệu trưởng b) Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác c) Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phòng Tổ chức cán - Phòng Hành – Tổng hợp - Phòng Kế hoạch – Tài - Phòng Quản trị - Thiết bị - Phòng Khảo thí bảo đảm chất lượng - Phòng Quản lý khoa học sau đại học - Phòng Hợp tác quốc tế - Phòng Công tác sinh viên d) Các khoa: - Khoa Tổ chức xây dựng quyền - Khoa Tổ chức quản lý nhân lực - Khoa Hành học - Khoa Văn thư – Lưu trữ Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A - Khoa Quản trị văn phòng - Khoa Văn hóa – Thông tin xã hội - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ: - Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Tin học - Trung tâm Ngoại ngữ - Trung tâm Thông tin Thư viện - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban Quản lý ký túc xá e) Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội k) Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác ( Sơ đồ cấu tổ chức máy Trường – Phụ lục 01) 1.2.2 • - Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Báo cáo thực tấp Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng - Lớp: Đại học QTVP 1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng • - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục Báo cáo thực tấp 10 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A nhược điểm Sự phát triển kinh tế hện nay, người không ngừng đổi măt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện tryền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng công việc tính khoa học đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc khó đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Trong thời gian đến thức tập Trường, em có số đề xuất với nhà Nhà trường sau: - Để cho sinh viên trường tiếp xúc với thực tế nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả để giúp sinh viên quan thực tập không bị bỡ ngỡ - Tăng cường thêm số tiết học số ngành Tin học, Quản trị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh để sinh viên hiểu sâu thêm môn chuyên ngành - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc công tác Hành Văn phòng - Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt đội ngữ cán làm công tác này: + Đảm bảo sở vật chất, động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan + Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động Nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn Báo cáo thực tấp 41 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A + Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động Nhà trường + Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý - Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn - Thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu văn văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn Trường - Phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành Văn phòng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với phát triển Văn phòng Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ Báo cáo thực tấp 42 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A KẾT LUẬN Ngày nay, với phát triển khoa học- công nghệ lĩnh vực đại hóa hành Nhà nước phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác văn thư –lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương, sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trong công đổi đất nước ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu năm gần nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng nhu cầu cải cách hành Văn phòng vừa nơi quản lý văn bản, giấy tờ, vừa đối tượng quản lý quan thiếu phận văn phòng hoạt động quản lý Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quan nguồn nhân lực có kinh nghiệm lực làm việc hiệu nguồn nhân lực cần phải đào tạo đội ngũ cán văn phòng có trình độ cao, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kỹ tốt biết ứng dụng tất kiến thức học vào công việc thực tế, biết vận dụng lý thuyết vào thực hành cách thành thạo Qua thời gian thực tập Khoa Quản trị văn phòng em nắm vững công việc giao hoàn thành công việc với giúp đỡ nhiệt tình thầy cô, em nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn phòng Giúp em rèn luyện tác phong làm việc hiệu quả, chủ động, khoa học, sáng tạo cách thức ứng xử giao tiếp Tuy nhiên thời gian thực tập không tránh khỏi sai sót, hạn chế công việc báo cáo Em mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô khoa để thân em ngày hoàn thiện tốt Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Mạnh CườngBáo cáo thực tấp 43 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A Trưởng Khoa Quản trị văn phòng toàn thể cán bộ, giảng viên Khoa bảo tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành chương trình thực tập báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Báo cáo thực tấp 44 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BAN GIÁM HIỆU HỘI ĐỒNG TƯ VẤN HỘI ĐỒNG KHOA Các Khoa Các Phòng Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ K Tổ chức xây dựng quyền P Quản lý đào tạo P Tổ chức cán K Tổ chức quản lý nhân lực P Hành – Tổng hợp K Hành học P Kế hoạch – Tài K Văn thư – Lưu trữ P Quản trị thiết bị K Văn hóa Thông tin xã hội K Đào tạo chức bồi dưỡng K Khoa học Chính trị P Quản lý khoa học sau đại học P Hợp tác quốc tế P Công tác sinh viên Viện nghiên cứu phát triển Trường Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề Trung tâm Tin học Cơ sở miền trung Trung tâm Ngoại ngữ Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm Thông tin Thư viện K Quản trị văn phòng P Khảo thí đảm bảo chất lượng Cơ sở đào tạo trực thuộc Tạp chí Đại học Nội vụ Ban Quản lý ký túc xá K Nhà nước pháp luật Đảng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tổ chức đoàn thể tổ chức khác Ghi chú: Báo cáo thực tấp mối quan hệ đạo :: mối quan hệ phối hợp 45 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỔ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TRƯỞNG PHÒNG TRẦN THỊ HẠNH P.TRƯỞNG PHÒNG HOÀNG VĂN THANH CHUYÊN VIÊN Dương Thị Dung CHUYÊN VIÊN NGUYỄN THỊ XUÂN HÒA CHUYÊN VIÊN NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG CHUYÊN VIÊN PHẠM THẾ CƯỜNG CHUYÊN VIÊN NGUYỄN THỊ THÚYLAN CHUYÊN VIÊN Báo cáo thực tấp 46 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A NGUYỄN THỊ THANH CHUYÊN VIÊN Nông Trương Ngọc Sơn Y sỹ Phạm Thị Duyên TỔ PHỤC VỤ ĐỘI XE Báo cáo thực tấp 47 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC SỐ 03 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG Chuyên viên Xác định tên loại văn bản, mục đích, ý nghĩa văn Soạn thảo đề cương văn Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến đơn vị Cán soạn thảo Thủ trưởng đơn vị soạn thảo Tổng hợp ý kiến hoàn chỉnh văn Kiểm tra và hoàn chỉnh văn Trình ý kiến văn Phòng hành tổng hợp Đóng dấu, ghi ngày tháng năm, số ký hiệu văn bản, đăng ký văn Cán văn thư Ban hành lưu văn Báo cáo thực tấp 48 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC SỐ 04 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN BÌA SỔ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 201… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thức tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Báo cáo thực tấp 49 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến giả hiệu Tháng trích yếu nhậ nội dung người n (6) nhận (7) (8) (1) (2) Báo cáo thực tấp (3) (4) (5) 50 Khoa: Quản trị văn phòng (9) Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC SỐ 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến vào văn Đăng ký văn đến Cán văn thư Trình trưởng phòng hanh tổn hợp cho ý kiến xử lý Trình hiệu trưởng cho ý kiến giải Sao văn đến Trưởng phòng HCTH Chuyển văn đến địa mà Hiệu trưởng cho ý kiến xử lý Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Báo cáo thực tấp 51 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC SỐ 06 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI BÌA SỔ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 201… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Sổ đăng ký văn Số, ký Ngày Tên loại Người ký Nơi nhận hiệu văn tháng trích yếu nội Đơn vị, văn người nhận văn dung văn Số lượng Ghi bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 10.1 Mẫu sổ sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” 10 cách ghi Sổ đăng ký văn - Cột 1: Ghi số ký hiệu văn - Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn Báo cáo thực tấp 52 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A - Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn - Cột 4: Ghi tên người ký văn - Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn - Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu - Cột 7: Ghi số lượng phát hành - Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Báo cáo thực tấp 53 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC SỐ 07 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI KIỂM TRA THỂ THỨC, HÌNH THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ NỘI DUNG TRƯỚC KHI TRÌNH NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN KÝ TRƯỞNG PHÒNG KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HIỆU TRƯỞNG GHI SỐ, NGÀY THÁNG ĐÓNG DẤU VĂN BẢN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CÁN BỘ VĂN THƯ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI SẮP XẾP, BẢO QUẢN VÀ PHỤC VỤ SỬ DỤNG BẢN LƯU Báo cáo thực tấp 54 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Dũng Lớp: Đại học QTVP 1A PHỤ LỤC SỐ 08 SƠ ĐỒ LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Chỉ đạo hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TRƯỜNG Lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ Chuyên viên phòng HCTH, cán đơn vị Lập mục hồ sơ, tài liệu, biên nhận hồ sơ, tài liệu Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Báo cáo thực tấp 55 Khoa: Quản trị văn phòng