Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 A.LỜI NÓI ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu nghiên cứu 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử của vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn v à cơ cấu tổ chức của cơ quan 6 1.1.1 Vị trí và chức năng 6 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.3 . Cơ cấu tổ chức 9 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng của Học viên Tư pháp 10 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ: 11 1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức 13 1.2.2.3 Bản mô tả các vị trí công việc của phòng Hành chính Tổng hợp 14 PHẦN II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CƠ QUAN 17 2.1 Kỹ năng giao tiếp 17 2.1.1 Khái niệm giao tiếp 17 2.1.2 Chức năng của giao tiếp 18 2.1.3 Các hình thức giao tiếp 20 2.1.4 Kỹ năng giao tiếp 20 2.1.4.1 Kỹ năng nghe 20 2.1.4.2 Kỹ năng nói 22 2.1.4.3 Kỹ năng đọc 23 2.1.4.4 Kỹ năng viết 24 2.1.4.5 Kỹ năng thuyết trình 25 2.1.5 Thực trạng kỹ năng giao tiếp tại Học viện Tư pháp 25 2.1.5.1 Tích cực 26 2.1.5.2 Hạn chế 28 2.2 Văn hóa công sở 28 2.2.1 Khái niệm văn hóa 28 2.2.2 Khái niệm văn hoá công sở 29 2.2.3 Biểu hiện của văn hoá công sở 30 2.2.4 Thực trạng văn hoá công sở tại Học viên Tư pháp 32 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 3.1 Đánh giá chung 37 3.1.1 Ưu điểm 37 3.1.2 Hạn chế 37 3.1.3 Nguyên nhân 37 3.1.4 Đề xuất kiến nghị 38 3.1.4.1 Kỹ năng giao tiếp 38 3.1.4.2 Văn hóa công sở 41 B.LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU A.LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài .3 Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .4 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN 1.1Chức , nhiệm vụ, quyền hạn v cấu tổ chức quan 1.1.1 Vị trí chức .6 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Học viên Tư pháp 10 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 11 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ: 11 1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức .13 1.2.2.3 Bản mơ tả vị trí cơng việc phịng Hành Tổng hợp 14 PHẦN II KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HĨA CƠNG SỞ 16 CỦA CƠ QUAN .16 2.1 Kỹ giao tiếp 16 2.1.1 Khái niệm giao tiếp 17 2.1.2 Chức giao tiếp 18 2.1.3 Các hình thức giao tiếp .20 Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.4 Kỹ giao tiếp 20 2.1.4.1Kỹ nghe 20 2.1.4.2Kỹ nói 22 2.1.4.3Kỹ đọc 23 2.1.4.4Kỹ viết 24 2.1.4.5 Kỹ thuyết trình 24 2.1.5 Thực trạng kỹ giao tiếp Học viện Tư pháp 25 2.1.5.1 Tích cực 26 2.1.5.2Hạn chế 28 2.2 Văn hóa công sở 28 2.2.1 Khái niệm văn hóa .28 2.2.2 Khái niệm văn hố cơng sở .29 2.2.3Biểu văn hố cơng sở 30 2.2.4Thực trạng văn hố cơng sở Học viên Tư pháp 32 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 3.1 Đánh giá chung 37 3.1.1 Ưu điểm 37 3.1.2 Hạn chế .37 3.1.3 Nguyên nhân 37 3.1.4Đề xuất kiến nghị .38 3.1.4.1 Kỹ giao tiếp 38 3.1.4.2 Văn hóa cơng sở 41 B.LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Sự thay đổi Việt Nam điều khơng phủ nhận,điều thể rõ qua đường công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước.….vv Song song với xuất thêm nhiều ngành nghề hơn,mỗi ngành nghề có bước tiến mới.Trong quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội.Cơng tác văn phịng phần,một lĩnh vực việc quản lý nhà nước.Một phận thiếu quan,tổ chức doanh nghiệp,từ mà hoạt động đơn vị, quan phát triển theo hướng tốt ngày lên.Nắm bắt tầm quan trọng công tác văn phòng năm qua Đảng Nhà nước ta khơng ngừng cải cách hành để phù hợp với phát triển xã hội.Ngày văn phịng khơng cịn hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng, cánh khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang hay tiếng đánh máy chữ lọc cọc.Ngày văn phòng mang mặt đa dạng hơn: trang thiết bị đại, khơng gian mở, cách trí linh hoạt, thích ứng với nhiều nhu cầu phương thức làm việc phong phú Nắm bắt tình hình nhu cầu thực tiễn đất nước,cùng với nhận thức rõ vị trí quan trọng cơng tác văn phòng.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập dựa sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo nguồn nhân lực dồi đáp ứng với nhu cầu xã hội ngành : Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực,hành học,quản lý nhà nước đặc biệt Ngành quản trị Văn phòng Với phương châm " Học đôi với hành " điều vô quan trọng Học lý thuyết trường lớp vận hành vào sống vào công việc điều không đơn giản Để tránh bỡ ngỡ làm hiểu tầm quan trọng việc " học đôi với hành " Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội phối hợp với Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên Khoa Thực tập quan, tổ chức, công ty ….nhằm nâng cao nghiệp vụ kỹ làm việc cho sinh viên Kiến tập lần Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập dượt thực tập lần tập dượt cuối tạo tảng vững cho sinh viên chúng em biết vận dụng với kiến thức học trường để áp dụng vào thực tiễn,là hành trang cho cán văn phòng tương lai Thực tập khơng q trình giúp sinh viên chúng em có kiến thức, kinh nghiệm thực tế lĩnh vực chun mơn mà cịn có giá trị cầu nối vô quan trọng cho trình làm việc sau Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A.LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Xã hội ngày phát triển theo hướng lên đại hóa Từ ngành nghề trở nên phong phú đa dạng hơn.Trong môi trường làm việc động chuyên nghiệp nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm cách riêng giúp làm việc nhanh đạt hiệu cao có cách tốt để xây dựng giá trị thân hình thành thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử, giao tiếp hành vi văn minh, lịch chốn công sở Công sở nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với quan hữu quan, đồng cấp cấp trên; sở hạ tầng, trang thiết bị đại nơi công sở đóng vai trị hỗ trợ q trình làm việc, giao tiếp, yếu tố quan trọng yếu tố người Con người định văn hóa cơng sở, định thành bại dấu ấn ghi lại tổ chức suốt q trình tổ chức hoạt động Dù có có vị trí ln muốn xây dựng thân hồn thiện để lại ấn tượng tốt đẹp lòng người khác, xây dựng câu hỏi đáng quan tâm? Trong công việc bạn người có khả sáng tạo, lực làm việc tốt bạn lại khơng có kỹ giao tiếp tốt, văn hóa nơi cơng sở bạn cịn chưa tốt? Như giá trị bạn thân bạn chưa nâng cao, thân chưa hoàn thiện Khi muốn người khác biết đến có ấn tượng với mình, bạn khơng cần phải hồn thiện cơng việc mà cịn cần hồn thiện đạo đức, văn hóa, kỹ giao tiếp nói chung sống nói riêng Hiện mơi trường làm việc chun nghiệp đa dạng hơn, ngồi chất lượng cơng việc kỹ giao tiếp văn hóa cơng sở ngành nghề nói chung, cơng tác văn phịng nói riêng hai vấn đề quan tâm Là cán văn phòng tương lai, hiểu tầm quan trọng vấn đề hết Được nhà trường khoa quản trị văn phòng tạo điều kiện tìm hiểu thực tế,em muốn tìm hiểu " Kỹ giao tiếp văn hóa cơng sở " Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để phục vụ cho công việc sau việc hồn thiện thân Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát công tác văn phịng nói chung tìm hiểu sâu vấn đề “ Kỹ giao tiếp, văn hóa cơng sở ” - Nâng cao nhận thức thân cơng tác văn phịng.Qua q trình nghiên cứu giúp cho e nhận điểm hạn chế thân Từ giúp em biết khắc phục,xây dựng hoàn thiện thân Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng : Kỹ giao tiếp, văn hóa cơng sở - Phạm vi nghiên cứu: Học viện Tư pháp Nguồn tài liệu tham khảo - Nguồn Internet Web hocvientuphap.edu.vn - Bài báo cáo thực tập khóa trước - Quy chế văn hóa cơng sở Học viện Tư pháp - Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước (Ban hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ) - Tài liệu môn học Kỹ giao tiếp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Kỹ Năng Giao Tiếp Nơi Cơng Sở Đài Truyền Hình Thành Phố Hồ Chí Minh- HTV4 thực với tham gia anh Lê Hồng Vĩnh (www.lehoangvinh.com) - CEO Cơng Ty Cổ Phần Khởi Nghiệp Trẻ - Đào Ái Thi, Hoàn thiện kỹ thuyết trình giao tiếp hành chính, Tạp chí QLNN, 2007, số 134 - Đào Thị Ái Thi (P.Trưởng khoa Hành học - Học viện Chính trịHành Quốc gia Hồ Chí Minh), Xây dựng mơ hình lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ giao tiếp đội ngũ cơng chức nay, Tạp chí QLNN, 2008, số 154, tr.17 - Đào Thị Ái Thi (P.Trưởng khoa Hành học - Học viện Hành Quốc gia), Tìm hiểu văn hố giao tiếp Chủ tịch Hồ Chí Minh, 2008 Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Học viện Hành chính, Giáo trình kỹ giao tiếp quản lý hành nhà nước (Gíáo trình đào tạo Trung cấp Hành chính), Nxb Khoa học kỹ thuật, 2008 - Học viện Hành chính, Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành nhà nước (chương trình chun viên chính) – Phần II: Hành nhà nước cơng nghệ hành chính, Nxb khoa học kỹ thuật, HN, 2008 Phương pháp nghiên cứu - Để nghiên cứu vấn đề qua trình tìm hiểu thực tế kết hợp với kiến thức học nhà trường em chọn phương pháp thu thập xử lý thơng tin ,phân tích so sánh để hồn thiện đề tài tình hình triển khai thực đề tài nghiên cứu * Phương pháp quan sát : việc quan sát cung cấp cho em hiểu biết cán cơng chức viên chức Học viện Tư pháp thực văn hóa cơng sở kỹ giao tiếp * Phương pháp thu thập, xử lý thông tin : qua kiến thức học với thông tin nơi em thực tập, thông tin internet, báo cáo thực tập sinh vên khóa trước * Phương pháp so sánh phân tích : qua tìm hiểu vấn đề văn hóa cơng sở học viện, việc phân tích so sánh giúp em biết điểm mạnh điểm yếu vấn đề em nghiên cứu Bố cục đề tài Gồm phần: Ph ần I Khảo sát cơng tác văn phịng quan Ph ần Kỹ giao tiếp văn hóa cơng sở quan Ph ần Kết luận đề xuất kiến nghị Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn v cấu tổ chức quan Vị trí,chức năng,nhiệm vụ quyền hạn Học viện vào Quyết định số 2229/QĐ-BTP ngày 22/12/2015 Bộ trưởng Bộ Tư Pháp quy định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Học viện Tư Pháp 1.1.1 Vị trí chức Học viện Tư pháp (sau gọi tắt Học viện) tổ chức nghiệp công lập trực thuộc Bộ Tư pháp, hoạt động theo Điều lệ trường đại học Học viện có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật, có trụ sở thành phố Hà Nội Cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh Chức Học viện Tư pháp: - Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Tư pháp cho đối tượng có cử nhân luật cử nhân chuyên ngành phù hợp chức danh đào tạo (đào tạo sau đại học); - Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức pháp luật cho chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Tư pháp đối tượng khác theo nhu cầu xã hội; - Nghiên cứu khoa học phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp nhu cầu xã hội; - Tư vấn pháp luật 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt chiến lược phát triển, kế hoạch công tác dài hạn, 05 (năm) năm hàng năm Học viện; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển Ngành Tư pháp - Chủ trì, tham gia xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật đào tạo, bồi dưỡng chức danh tư pháp để Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành trình quan có thẩm quyền ban hành; tham gia xây dựng, Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thẩm định, góp ý dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật khác Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao - Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao; tổ chức máy, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức người lao động Học viện theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp - Tổ chức hoạt động đào tạo bao gồm: + Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Tư pháp (thẩm tra viên thi hành án dân sự, thư ký thi hành án dân sự, trợ giúp viên pháp lý, đăng ký viên giao dịch bảo đảm, thừa phát lại, thư ký thừa phát lại, công chức, viên chức làm công tác lý lịch tư pháp, trọng tài viên, quản tài viên chức danh khác theo quy định pháp luật), đào tạo chung nguồn bổ nhiệm thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư ( giao nhiệm vụ); + Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cập nhật kiến thức cho chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp công chức, viên chức Ngành Tư pháp; + Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu - Tổ chức thực chương trình, kế hoạch đào tạo quản lý học viên; phối hợp với quan, tổ chức thực tốt mục tiêu đào tạo toàn diện cho học viên - Tổ chức biên soạn, thẩm định, phát hành giáo trình, sách tham khảo, Tạp chí Nghề luật, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học Học viện theo quy định pháp luật - Đảm bảo chất lượng đào tạo; tổ chức tự đánh giá chất lượng đào tạo theo quy định pháp luật - Cấp văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng theo quy định pháp Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luật - Tổ chức thực hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng phát triển kết nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng phục vụ hoạt động ngành Tư pháp - Hợp tác, liên kết với tổ chức, cá nhân nước nước hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn pháp luật nghiên cứu khoa học theo quy định pháp luật theo phân cấp Bộ Tư pháp, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Học viện - Xây dựng phát triển hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trang thiết bị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nghiên cứu khoa học - Tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dục pháp luật theo quy định pháp luật, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Học viện - Thực chế độ tài chính, kế tốn Học viện theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp - Quản lý, sử dụng đất đai, sở vật chất, tài sản, trang thiết bị Học viện theo quy định pháp luật - Huy động, quản lý sử dụng nguồn lực tài nhằm thực nhiệm vụ giao theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp - Tổ chức thực công tác thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật phân cấp Bộ Tư pháp - Giải khiếu nại, tố cáo; thực phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí hoạt động Học viện; thực cơng tác tra, kiểm tra theo quy định pháp luật - Thực chế độ thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi chức Học viện theo quy định - Tổ chức thực quy chế dân chủ sở, xây dựng nếp sống văn hóa mơi trường sư phạm Học viện Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.4 Đề xuất kiến nghị 3.1.4.1 Kỹ giao tiếp Giao tiếp quan, doanh nghiệp nghệ thuật Nó khơng kết hợp khéo léo giao tiếp mà điều hòa thân người Làm để tạo cho mơi trường thật thoải mái suốt tám đồng hồ Dưới số điều em nghĩ thân cần pải ý giao tiếp a) Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Đồng nghiệp, cấp hay cấp người bạn phải tiếp xúc ngày, nói, thời gian danh cho họ cịn nhiều người thân, làm để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp? Chiếc chìa khóa giúp bạn làm điều cách giao tiếp, ứng xử bạn người tổ chức Muốn vậy, theo em cần ý • Trân trọng mối quan hệ với đồng nghiệp - Công việc cần tinh thần tập thể đoàn kết, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp điều vô quan trọng - Chào hỏi với người đến quan; - Hòa nhã, khiêm tốn, lễ độ vui vẻ để lại ấn tượng tốt đồng nghiệp; - Tôn trọng người khác, quan tâm đến đồng nghiệp xung - Tìm hiểu ghi nhớ ngày sinh đồng nghiệp Sinh nhật họ, cần lời chúc thể quan tâm mình, tăng thêm tình gắn bó đồng nghiệp với nhau; - Quan tâm, hỏi thăm giúp đỡ đồng nghiệp người nhà họ gặp khó khăn, hoạn nạn; - Chú ý ngơn ngữ, giọng điệu nói chuyện với đồng nghiệp nơi đông người - Tránh bàn tán chuyện riêng tư đồng nghiệp điểm yếu họ Chu Thị Phương Thảo 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Học cách ứng xử với cấp - Xây dựng ý thức tuân thủ cấp trên, điều giúp bạn có tín nhiệm; - Chú ý bảo vệ hình tượng cấp trên, đồng thời giúp bạn bảo vệ hình tượng mình; - Tránh làm việc vượt cấp, trừ trường hợp cần thiết; - Nếu bạn xếp bận rộn, hỏi xem liệu có cần giúp đỡ từ bạn? Nếu thật khơng cần thiết, bạn n tâm • Xây dựng mối quan hệ với cấp - Cấp cánh tay đắc lực bạn, mà họ nguồn tài nguyên phong phú; - Hỏi han, quan tâm nhân viên cấp cách chân thành; - Đối xử cơng với nhân viên; - Cổ vũ, khuyến khích cấp dưới, thường xuyên sử dụng ngôn từ mang ý khẳng định với công việc lực họ; - Luôn nghe cấp báo cáo công việc, lắng nghe ý kiến phản hồi, tránh tỏ phàn nàn, thiếu kiên nhẫn, ngắt quãng công việc cấp dưới; - Thể quan tâm cao độ cấp bị ốm, căng thẳng áp lực từ công việc; - Học cách biết ơn cấp dưới, động viên khen thưởng kịp thời, đặc biệt mặt tinh thần; - Không nên than phiền, trách móc liên tục lực cấp dưới, điều cần thiết giúp họ nâng cao lực mình; - Người cấp có lực, phải biết cách khuyến khích, cổ vũ cấp phát huy khả vốn có họ; - Ngăn chặn đàm tiếu nói xấu cấp dưới; - Kỹ phê bình cấp tán thưởng chân thành; gián tiếp phê bình, tuyệt đối khơng nhắc lại sai lầm phê bình kết thúc bình đẳng, tơn trọng, hữu nghị Chu Thị Phương Thảo 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b)Không ngừng cải thiện, nâng cao kỹ giao tiếp Ngày nay, loại hình cơng việc địi hỏi nhân viên phải có kỹ giao tiếp tốt Đây kỹ quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên mơn giúp bạn trở thành nhân viên hồn hảo có nhiều hộ thăng tiến Do đó, khơng ngừng cải thiện vun đắp kỹ giao tiếp nơi công sở để gặt hái thành cơng • Sắp xếp suy nghĩ trước nói Nếu khơng có tổ chức, bạn nói điều nghĩ cách rời rạc, thiếu logic, chí lỡ lời, nói điều khơng nên nói Để tránh tình đó, cố gắng xếp suy nghĩ theo trình tự trước nói Nếu tham gia đối thoại liên tục, bạn nên nói với tốc độ chậm (nhưng không chậm chạp, ngắt quãng dài) để có thời gian suy nghĩ phản ứng cách thích hợp • Lắng nghe người xung quanh Hãy để ý người xung quanh bạn xác định người giao tiếp tốt, người khơng khéo léo ăn nói Từ thực tế họ, bạn rút kinh nghiệm cho thân : học hỏi ưu điểm người giao tiếp tốt tránh sai lầm người léo Tuy nhiên, bạn không nên copy y nguyên cách nói chuyện người khác Hãy tự tạo cho phong cách tự tin, riêng biệt để nhận thấy bạn • Không phản ứng lại Cũng lời khuyên đầu tiên, bạn nên dành khoảng 10 - 15 giây để hình thành suy nghĩ thay phản ứng lại tức khắc trước câu hỏi hay lời đề nghị • Đọc nhiều Đây điều cần thiết nguồn kiến thức bạn có kiến thức bạn có sở để giao tiếp tự tin hiệu Do đó, tích cực đọc báo hay, câu chuyện ý nghĩa lĩnh vực bạn Nhờ đó, bạn đa dạng hóa chủ đề cho nói chuyện với đồng Chu Thị Phương Thảo 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp sếp ngồi cơng việc • Xây dựng tự tin Phải tự tin bạn phát biểu trước đám đông mạnh dạn chia sẻ ý kiến Và để xây dựng tự tin, bạn phải không ngừng bồi dưỡng kiến thức cho thân • Thể ngơn ngữ cử hợp lý Bạn hội tụ điều cịn yếu tố khơng thể thiếu để giao tiếp thành công : ngôn ngữ cử Ngôn ngữ cử phải song song phù hợp với lời nói bạn Vai thẳng nghiêm chứng tỏ bạn sẵn sàng cho nói chuyện Lưu ý cơng sở, bạn khơng thể nói chuyện với sếp đồng nghiệp tư thoải mái nhà 3.1.4.2 Văn hóa cơng sở Trong xã hội ngày tiến bộ, người ngày văn minh văn hóa cơng sở địi hỏi ngày phải tơn trọng thực thi làm cho suất, hiệu công tác cải thiện.Thực trạng cho thấy, nhận thức văn hóa cơng sở khơng cán bộ, cơng chức, viên chức Học viện Tư pháp cịn chưa đầy đủ Tại Học viện Tư pháp thiếu chế tài xử lý vi phạm, thiếu đào tạo, bồi dưỡng văn hóa cơng sở Để giải tồn tại, nâng cao hiệu thực Quy chế Văn hóa cơng sở tạo nét văn hóa riêng cho Học viện Tư pháp, theo em cần thực đồng giải pháp sau: - Lãnh đạo cần liệt đạo,kiểm tra đồng thời gương việc thực văn hố cơng sở Cần thực thường xun để tạo cho CBCCVC thói quen văn minh,lịch - Nội dung quy chế văn hố cơng sở cần thường xuyên thảo luận họp quan,nội quan, đơn vị - Mỗi đơn vị cần tuyên truyền nhiều hình thức để nâng cao nhận thức văn hố cơng sở cho CBCCVC đơn vị Yếu tố nhận thức vấn đề then chốt để CBCCVC hiểu vai trò,trách nhiệm từ nâng cao hành vi văn hố cơng sở - Tổ chức hội thi văn hoá cho CBCCVC,khen thưởng CBCCVC Chu Thị Phương Thảo 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tốt, khơng vi phạm nghiêm chỉnh văn hố công sở - Thành lập tổ kiểm tra việc thực văn hố cơng sở quan, đơn vị - Cơ quan nên trang bị đồng phục, quy định phải mặc từ thứ 2- thứ hàng tuần (như nước tiên tiến thực hiện) Riêng ngày thứ mặc tương đối tự khơng lịe loẹt, sặc sỡ, chói mắt Tóm lại, để nâng cao hiệu kỹ giao tiếp việc thực Quy chế Văn hóa cơng sở, tạo nét văn hóa riêng cho Học viện Tư pháp địi hỏi phải thực nhiều giải pháp đồng bộ, có đồng thuận cố gắng tinh thần tự giác CBCC, viên chức Việc hoàn thiện nâng cao kỹ giao tiếp văn hóa cơng sở Học viện Tư pháp có ý nghĩa tầm quan trọng to lớn, góp phần nâng cao chất lượng hiệu xử lý, giải công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học đội ngũ CBCC, đồng thời góp phần đẩy nhanh trình cải cách hành Chu Thị Phương Thảo 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.LỜI CẢM ƠN Nhờ kết thu sau tháng Thực tập tham gia vào công tác nghiệp vụ,được trao dổi,tiếp thu học hỏi từ cán Học viện Tư pháp với nỗ lực cố gắng thân.Em hoàn thành báo cáo thực tập mình.Khoảng thời gian tháng thực tập khoảng thời gian quan trọng,tuy thời gian không dài em học hỏi nhiều điều,giúp em hồn thiện thân tích lũy thêm kinh nghiệm,kiến thức để phục vụ cho công việc, sống của sau Em xin bày tỏ lịng cảm ơn đến ThS Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn giúp sinh viên chúng em hiểu rõ nắm bắt trình thực tập viết báo cáo Em xin cảm ơn cô Ngô Ngọc Vân – Người phụ trách hướng dẫn em thực tập, tận tình giúp đỡ em Dưới hướng dẫn tận tình,giao tiếp cởi mở thái độ làm việc khẩn trương nghiêm túc Thầy cô Học viện Tư pháp giúp em có thêm tự tin để hồn thành tốt nhiệm vụ Bên cạnh kết đạt được,bài báo cáo thực tập em khơng trách khỏi thiếu sót khuyết điểm,do thực tế kinh nghiệm cịn nhiều hạn chế Vì vậy, em mong thầy cô giáo xem xét góp ý kiến, nhận xét để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội,ngày 14 tháng năm 2016 SINH VIÊN Chu Thị Phương Thảo Chu Thị Phương Thảo 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ Lục Quy chế văn hóa cơng sở Học viện Tư Pháp Phụ Lục Sơ đồ cấu tổ chức Học viện Tư Pháp Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chúc phịng hành tổng hợp Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy chế văn hóa cơng sở Học viện Tư Pháp QUY CHẾ VĂN HĨA CƠNG SỞ HỌC VIỆN TƯ PHÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số 1876/QĐ-HVTP ngày 12 tháng năm 2012 Giám đốc Học viện Tư pháp) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định trang phục, giao tiếp ứng xử cán bộ, giáo viên, nhân viên Học viên Tư pháp thi hành nhiệm vụ trí cơng sở đơn vị thuộc cấu tổ chức Học viên Tư pháp Điều Mục đích Bảo đảm tính nghiêm túc hiệu hoạt động Học viện Tư pháp Thể tính văn minh, lịch sự, tơn trọng người tôn trọng thân cán bộ, giáo viên, nhân viên; xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cán bộ, giáo viên, nhân viên Học viện Tư pháp hoạt động đào tạo NCKH hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên quy, chuyên nghiệp, đại, có tư cách phẩm chất đạo đức, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Điều Các hành vi bị cấm Hút thuốc phòng làm việc, phòng họp, khu vực giảng đường, cầu thang; Uống rượu, bia quan, trừ trường hợp tiếp khách đồng ý Lãnh đạo Học viện; Quảng cáo thương mại quan; Đánh bài, chơi games làm việc riêng quan; Thắp hương phịng làm việc, cúng bái có hành vi mê tín dị đoan khác quan; Lời nói, hành động thiếu văn hóa, gây trật tự, vệ sinh quan Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương II TRANG PHỤC GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, GIÁO VIÊN, NHÂN VIÊN Điều Trang phục cán bộ, giáo viên, nhân viên Khi thực nhiệm vụ quan, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải mặc trang phục gọn gàng, lịch sự, quy định sau: 1.1 Trang phục nam: Áo sơ mi, quần âu; quần comple; quần áo đồng phục theo quy định, giầy dép có quai hậu 1.2 Trang phục nữ: Áo sơ mi, quần âu; áo váy dài; quần áo dài truyền thống; quần áo comple; quần áo đồng phục theo quy định, giầy dép có quai hậu Những đối tượng có quy định riêng mặc đồng phục, gồm cán nhân viên thuộc phận: bảo vệ, lễ tân, y tế, lao vụ, phục vụ nhà khách, nhà ăn thực theo quy định trang phục làm việc Khơng mặc quần sc, áo pull, áo trễ cổ, áo có hình vẽ khơng phù hợp nếp sống văn hóa, váy ngắn, váy mỏng, váy xẻ cao Điều Lễ phục cán bộ, giáo viên, nhân viên Lễ phục nam: Quần áo comple, áo sơ mi dài tay, cravat, giầy Lễ phục nữ: Áo dài truyền thống, quần áo comple, giầy dép có quai hậu Cán bộ, giáo viên, nhân viên người dân tộc thiểu số trang phục ngày hội dân tộc sử dụng lễ phục Điều Thẻ cán bộ, giáo viên, nhân viên Cán bộ, giáo viên phải đeo thẻ thực nhiệm vụ quan Mọi người phải bảo quản, giữ gìn thẻ, khơng cho người khác mượn thẻ công chức Trường hợp làm thẻ, hỏng thẻ cán bộ, giáo viên nhân viên phải chịu chi phí để làm thẻ Phịng Tổ chức Cán có trách nhiệm làm thẻ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc Học viện Tư pháp theo mẫu quy định Bộ Nội vụ Điều Giao tiếp ứng xử Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán bộ, giáo viên, nhân viên thi hành nhiệm vụ phải tự giác tuân thủ chấp hành chủ trương đường lối, sách Đảng Nhà nước; qui định pháp luật cán bộ, công chức, viên chức; quy định phát ngơn bảo vệ bí mật nhà nước; nội quy quan Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải có thái độ lịch sự, tơn trọng Ngơn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không khiếm nhã, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà q trình thực nhiệm vụ giao Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải có thái độ trung thực, thân thiện, hịa nhã, hợp tác, đồn kết tơn trọng lẫn tinh thần nhiệm vụ chung quan Điều Giao tiếp ứng xử với học sinh, sinh viên, khách đến liên hệ công tác Tiếp học sinh, sinh viên a Trong lên lớp, thực hành, thi, kiểm tra giáo viên phải thực nghiêm túc nội quy Học viện quan hệ với học sinh, sinh viên b Cán bộ, giáo viên, nhân viên tiếp học sinh, sinh viên để giải công việc phải nhã nhặn lắng nghe ý kiến, ghi chép đầy đủ nội dung phản ánh, đề xuất, kiến nghị học sinh - sinh viên; Hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định Học viện; Xưng hô mực trả lời yêu cầu đáng học sinh - sinh viên Nếu vượt quyền hạn, hướng dẫn HSSV gặp cấp có thẩm quyền giải Tiếp khách a Khách đến làm việc với Ban lãnh đạo Học viện, đơn vị liên quan phối hợp với Văn phòng bố trí cán đón tiếp khách chu đáo, lịch b Đối với tiếp khách quốc tế cộng tác với đối tác nước ngoài, cán bộ, giáo viên, nhân viên phục vụ cần thể thân thiện, hợp tác, mến khách, trọng thị, chu đáo, phải thực nguyên tắc ngoại giao, bảo đảm hữu nghị, an tồn bảo vệ bí nhà nước Điều Giao tiếp qua điện thoại Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điện thoại phòng làm việc thuộc Học viện Tư pháp phục vụ cho công việc quan Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột; khơng nói lớn tiếng ảnh hường tới người khác Điều 10 Sử dụng điện thoại di động hội nghị, họp, lên lớp Trong cac hội nghị, họp, lên lớp cán bộ, giáo viên, nhân viên phải tắt điện thoại di động để điện thoại di động chế độ tắt chng Khơng nói chuyện điện thoại hội nghị, họp, lên lớp; hạn chế bên để sử dụng điện thoại di động Chương III BÀI TRÍ CƠNG SỞ Điều 11 Treo Quốc kỳ Quốc kỳ treo trang trọng trước trụ sở Học viện Tư pháp Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước ngồi lễ tang tuân theo quy định nghi lễ Nhà nước đón tiếp khách quốc tế Điều 12 Biển tên biển dẫn Trụ sở Học viện Tư pháp, Cơ sở đào tạo phải đặt biển tên cổng chính, nội dung biển tên phải ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan Các đơn vị trực thuộc Trụ sở, Cơ sở đào tạo phải gắn biển ghi đầy đủ tên đơn vị tiếng Việt vị trí phù hợp Sảnh Trụ sở Học viện Tư pháp, Cơ sở đào tạo phải có Bảng sơ đồ bảng dẫn đơn vị phịng, ban, trung tâm, khoa, mơn đặt vị trí thuận tiện để tạo điều kiện thuận lợi cho khách học sinh - sinh viên đến giao dịch cơng tác Điều13 Phịng làm việc, phịng tiếp khách khu vực khuôn viên quan Phòng làm việc Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a Phịng làm việc phải có biển ghi rõ tên đơn vị tên cá nhân, chức danh b Việc xếp, trí phịng làm việc phải đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý c Không lập bàn thờ, thắp hương, đun nấu thức ăn phòng làm việc d Sử dụng hợp lý, tiết kiệm phương tiện thiết bị làm việc, điện nước, điện thoại, máy điều hịa khơng khí Phòng họp Phòng Quản trị - Thiết bị phối hợp với Văn phịng có trách nhiệm bố trí phòng họp, phòng tiếp khách tiện nghi, trang trọng, đảm bảo thuận tiện cho buổi họp, làm việc Trụ sở Học viện Tư pháp Ban Tổ chức họp, hội nghị bố trí bảng dẫn địa điểm cụ thể Các khu vực chung khn viên quan Phịng Quản trị - Thiết bị phối hợp với Văn phòng, đơn vị tồn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, vệ sinh khu vực khuôn viên quan; Thức yêu cầu quy định hành phòng, chống cháy nổ trật tự, an toàn, an ninh công sở Điều 14 Khu vực để phương tiện giao thơng Phịng Quản trị - Thiết bị có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thơng cán bộ, giáo viên, nhân viên khách đến giao dịch, làm việc Cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm để phương tiện giao thơng nơi quy định, không xe đạp, xe máy, ô tô tốc độ nhanh khuôn viên trụ sở quan Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15 Trưởng đơn vị Trụ sở Học viện Tư pháp có trách nhiệm: Quán triệt đến cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị thực nghiêm túc Quy chế Văn hóa cơng sở Học viện Tư pháp Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kiểm tra, giám sát việc thực Quy chế cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị Kịp thời đôn đốc nhắc nhở trường hợp vi phạm Nếu tái phạm nhiều lần đề nghị Hội đồng kỷ luật xử lý kỷ luật Bổ sung nội dung báo cáo tình hình thực Quy chế báo cáo hàng tháng thực nội quy, quy chế quan Việc chấp hành Quy chế nội dung quan trọng để bình xét thi đua khen thưởng đánh giá, xếp loại cán bộ, giáo viên, nhân viên hàng năm./ GIÁM ĐỐC (Đã ký) NGND PGS TS Đỗ Đức Hồng Hà Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Lục Sơ đồ cấu tổ chức Học viện Tư Pháp HỘI ĐỒNG HỌC VIỆN GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC - Khoa Đào tạo chung nguồn Thẩm phán, Kiểm sát viên, Luật sư; - Khoa Đào tạo Luật sư; - Khoa Đào tạo Các chức danh thi hành án dân sự; - Khoa Đào tạo Công chứng viên chức danh khác; PHĨ GIÁM ĐỐC - Phịng Tổ chức cán bộ; - Cơ sở - Phịng Hành chính, tổng hợp Đối ngoại; thành phố Hồ Chí Minh - Phịng Đào tạo Cơng tác học viên; - Phịng Tài - Kế tốn; - Phịng Quản trị; - Phịng Quản lý khoa học Trị Tạp chí Nghề luật; Chu Thị Phương Thảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức phịng hành tổng hợp TRƯỞNG PHỊNG P TRƯỞNG PHÒNG Chuyên viên Chu Thị Phương Thảo Kỹ thuật viên lưu trữ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Nhân viên văn thư Nhân viên phục vụ