Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu của đề tài 2 3.Đối tượng, phạm vị nghiên cứu 2 4.Nguồn tài liệu tham khảo 2 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6.Phương pháp nghiên cứu 2 7.Chữ viết tắt 2 8.Bố cục của đề tài 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBDN HUYỆN ĐAN PHƯỢNG 4 1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan Phượng ( phụ lục I cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan Phượng) 4 1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Đan Phượng 6 1.2.1Tổ chức hoạt động của văn phòng 7 1.2.2Tìm hiểu chức năng, nhiện vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 1.2.3Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 10 Phần IICHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 15 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 26 3.1Đánh giá chung 26 3.1.1Ưu điểm 26 3.1.2Hạn chế 26 3.1.3Nguyên nhân 27 3.1.4Đề xuất, kiến nghị 27 Phần IV. PHỤ LỤC 29 Phần V. TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy thực phượng châm “Học thật, thị thật, làm thật” trường Đại học Nội vụ Hà nội, khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho sinh viên năm cuối hệ cao đẳng, đại học thực tập quan khác phạm vị mà khoa đề Kỳ thực tập nhằm mục đích : + Cho sinh viên có nhìn tổng quan cơng việc sinh viên sau trường tham gia công tác + Giúp cho sinh viên so sánh bất cập khác việc áp dụng lý thuyết thực tế + Giúp cho sinh viên có kinh nghiệm quan trọng trước trường + Phản ánh lực tiếp thu thành học tập sinh viên năm ngồi ghế nhà trường Kỳ thực tập diễn từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng 03 năm 2016, Các sinh viên tự chọn địa điểm thực tập cho Phạm vi mà sinh viên lựa chọn để thực tập quan nhà nước, cơng ty có quy mơ văn phịng hoạt động rõ ràng Điểu giúp cho sinh viên có nhìn rõ cơng tác văn phịng Về chất, văn phịng quan nhà nước có cấu tổ chức rõ ràng so với doanh nghiệp Nguyên nhân mục đích tổ chức quan, phận khác Cơ quan nhà nước mang tích chất cơng phục vụ nhiều quan cơng tác văn phịng khơng đạt nhiều mong muốn Hiện nay, phủ quan nhà nước tiến hành cải cách thủ tục hành áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động văn phịng Chính vậy, em xin thực tập UBND huyện Đan Phượng để khảo sát cơng tác văn phịng UBND huyện Đan Phượng Mục tiêu đề tài Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề tài nhằm mục tiêu khảo sát cơng tác văn phịng UBND huyện Đan Phượng Đi sâu vào nghiên cứu công tác văn thư quan Đối tượng, phạm vị nghiên cứu a Đối tượng Đối tượng nghiên cứu cơng tác văn phịng đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Đan Phượng b Phạm vi Phạm vi đề tài công tác, tổ chức hoạt động công tác văn thư Nguồn tài liệu tham khảo Tài liệu thao khảo bao gồm: sách, báo, tạp chí văn thư lưu trữ sách giáo trình, văn luật nhà nước cơng tác văn phịng mà nhà nước quy định Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có báo cáo tốt nghiệp sinh viên khóa trước cơng tác văn phịng những nghiên cứu chưa sâu phản ánh trạng mặt ưu điểm hạn chế tồn tại quan Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu bao gồm phương pháp: vất, quan sát, thống kê, phân tích, tổng hợp Chữ viết tắt UBND : Ủy ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân Bố cục đề tài PHẦN KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBDN HUYỆN ĐAN PHƯỢNG Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Phần IV PHỤ LỤC Phần V TÀI LIỆU THAM KHẢO Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBDN HUYỆN ĐAN PHƯỢNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Đan Phượng ( phụ lục I cấu tổ chức UBND huyện Đan Phượng) a) Chức UBND huyện Đan Phượng UBND huyện Đan Phượng quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm quản lý tồn cơng tác quản lý hành địa phương Chức UBND huyện Đan Phượng quy định luật tổ chức HĐND,UBND năm 2003 b) Nhiện vụ, quyền hạn UBND huyện Đan Phượng Nhiện vụ, quyền hạn UBND huyện Đan Phượng quy định - sau: Trong lĩnh vực kinh tế + Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế -xã hội hàng năm trình Hội đơng nhân dân thơng qua trình UBND cấp tỉnh + Lập dự tốn thu ngân sách nhầ nước trê địa bàn ;dự toán thu, chi ngân - - sách địa phương; phân bổ dự toán ngân sách +Tổ chức thực ngân sách địa phương + Phê chuẩn kế hoạch kinh tế- xã hội xã thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai + Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai xã + Xây dựng chương trình thủy lợi; tổ bạo vệ đê + Chỉ đạo xã thực chuyển đổi cấu kinh tế, bảo vệ rừng + Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông, vận tải + Khai thác, quản lý sử dụng cơng trình giao thông kết cấu hạ tầng sở + Quản lý cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực luật xây dựng + Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dụng theo - phân cấp UBND tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ + Xây dựng mạng lưới thương mại dịch vụ, du lịch + Kiểm tra quy tắc an toàn vệ sinh thương mại, dịch vụ Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, - dịch vụ Trong lĩnh vực y tế, văn hóa, xã hội thơng tin thể thao du lịch + Xây dựng chương trình đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, thể thao, y tế + Quản lý công trình cơng cộng phân cơng + Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, quản lý trung tâm y - tế,trạm y tế Trong lịch vụ khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường + Thực biện pháp ứng dụng tài nguyên môi, công nghệ + tổ chức thực bảo vệ môi trường, phòng, chống khắc phục hậu thiên tai + tổ chức thực quy định nhà nước đo lường chất lượng, đo lường chất lượng, ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hành giả, hành chất - lượng địa phương Trong lĩnh vụ quân sự, an ninh, quốc phịng trật tự, an tồn xã hội + Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân + Tổ chức thực nhiệm vụ giữu gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội + Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định nhà nước hộ khẩu, quản lý việc cư + Tuyên truyền, giáo dục, vận dụng nhân dân tham gia phong trào bảo - an ninh, trật tự xã hội Trong thực sách dân tộc sách tơn giáo + Tun truyền, phổ biến sách, pháp luật tơn giáo + Chỉ đạo kiển tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo - - + Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vị tự xâm phạm tín ngưỡng Trong lĩnh vực thi hành pháp luật + Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật Kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật + Chỉ đọa việc thực công tác hộ tịch địa bàn + Tổ chức, đạo công tác thi hành án theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực xây dựng quyền quản lý địa giới hành + Tổ chức thực việc bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu hôi đồng nhân dân theo quy định Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Quy định việc tổ chức máy, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện + Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp cấp + Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện + Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội động nhân dân cấp tơng qua để trình cấp xem xét, định 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng UBND huyện Đan Phượng 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng UBND huyện Đan Phượng tổ chức theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo Đứng đầu Chánh Văn Phịng chịu trách nhiệm chung cho tồn cơng tác văn phòng quan Dưới Chánh Văn Phòng Hai Phó Chánh Văn Phịng Hai Phó Chánh Văn Phịng chịu trách nhiệm riêng theo lĩnh vực theo phân cơng Chánh Văn Phịng Dưới đơn vị chuyện mơn thuộc văn phịng bao gồm tổ, phận : tổ văn thư lưu trữ, tổ đánh máy, tổ bảo vệ, tổ lái xe Mỗi tổ, phận phụ trách mảng khác thực chức khác văn phòng phân, cán có trách nhiệm khác phụ trách mảng khác tạo nên hiệu cơng việc tồn quan Các nghiệp vụ Văn phòng UBND huyên diễn theo trình tự như: Cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Đan Phượng diễn theo quy định pháp luật Toàn văn quan phải qua phận văn thư quan(để lấy dấu, số ngày, tháng, năm) Chánh Văn Phịng để khiểm tra thể thức Cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Đan Phượng diễn theo trình tự Tồn văn đi, đến quản lý máy tính hệ thống chương trình quản lý văn hồ sơ cơng việc Nhờ đó, việc quản lý văn diễn dễ dàng hiệu Toàn Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn sau kết thức năm (ở văn thư) cán chuyên môn đưa vào lưu trữ quan thành tập lưu văn phục vụ tra tìm sau Cơng tác tiếp dân quan tâm diễn thường xuyên Việc tạo điều kiện giúp giải thắc mắc người dân làm cho quyền địa phương Tổ tổng hợp, đánh máy giúp cho văn phòng soạn thảo văn Văn Phịng ngồi ra, tổ đánh máy phụ trách nhân văn hệ thống thông tin trang thông tin quan Những hoạt động tổ bảo vệ lái xe giúp cho cơng tác lãng đạo tồn quan diễn hiệu an toàn Các tổ, phận tùy thuộc vào vị trí trách nhiệm mà hoạt động tạo nên hiệu hoạt động tồn UBND huyện Đan Phượng 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiện vụ, cấu tổ chức văn phòng Theo định số 708/2010/QĐ-UBND UBND huyện Đan Phượng ngày 29/6/2010 định quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn Phòng Hội động nhân dân, Ủy ban nhân dan huyện Đan Phượng Văn Phịng HĐND, UBND huyện Đan Phượng quy định sau(phụ lục 3): • Vị trí, chức + Văn Phịng Hội động nhân dân, Ủy ban nhân dan huyện Đan Phượng quan chun mơn thuộc UBND huyện Đan Phượng có chức tham mưu, tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân; tham mưu giúp chủ tịch hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân đạo, điều hành hoạt động, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện + Văn Phòng Hội động nhân dân, Ủy ban nhân dan huyện Đan Phượng có tư cách pháp nhân, có dấu,có tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dan huyện đồng thời chịu đạo, kiểm tra,hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phịng Đồn ĐBQH HĐND thành phố, Văn phịng UBND thành phố • Nhiệm vụ, quyền hạn a) Đối với chức quan chuyên môn UBND huyện Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, q, sáu tháng, năm UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra đơn vị huyện ,UBND xã, thị trấn + Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND huyện chủ tịch UBND huyện + Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn Phịng + Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo theo phân công chủ tịch UBND huyện; theo dõi quan, đơn vị huyện, UBND xã soạn thảo, chuản bị đề án + Giúp UBND huyện giữ mối quạn hệ với đơn vị huyện + Quản lý thống việc ban hành văn UBND huyện; chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành nhà nước UBND huyện + Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vị Văn Phịng + Phối hợp với Phòng Nội Vụ hướng dẫn quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành nhà nước + Giải khiếu nại, tố cáo, thực cơng tác phịng, chống tham nhũng, lãnh phí phạm vị quản lý Văn Phịng + Tổ chức phiên họp, làm việc, tiếp khách hoạt động UBND chủ tịch UBND huyện + Quản lý tổ chức máy, công chức, biên chế, người lao động, tài sản, trang thiết bị sở vật chất b) Đối với việc phục vụ hoạt động HĐND huyện + Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, sáu tháng, năm + Giúp Thường trực HĐND huyện xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp HĐND huyện, họp HĐND huyện + Phục vụ HĐND huyện, thường trực HĐND huyệntrong hoạt động giám sát, theo dõi quan tổ chức cá nhân thực kiến nghị kết luận giám sát Cao Thị Bạch Minh Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Phục vụ HĐND huyện, thường trực HĐND huyện, ban HĐND huyện Đại biểu HĐND huyện tiếp công dân, tiếp nhân xử lý đơn kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại + Phục vụ Thường trực HĐND huyện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử Đại biểu HĐND cấp + Đảm bảo điều kiện HĐND, Thường trực HĐND thực chế độ, sách Đại biểu + Quản lý sở vật chất, cơng tác hành chính, lưu trữ, bảo vệ, lễ tân quan HĐND + Thực nhiệm vụ khác mà HĐND huyện giao cho • Cơ cấu tổ chức Văn phịng HĐND,UBND huyện có Chánh Văn Phịng Phó Chánh Văn Phịng (khơng q người), công chức chuyện môn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật + Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, chủ tịch UBND huyện trước pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyện hạn giao toàn hoạt động Văn Phịng + Phó Chánh Văn phịng giúp Chánh Văn Phịng phụ trách theo dõi số mặt cơng tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn Phòng pháp luật vè nhiệm vụ phân công Khi Chánh Văn Phịng vắng mặt Phó Chánh Văn Phịng Chánh Văn Phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn Phịng ( phụ lục 1) 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phịng UBND huyện Đan Phượng quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm quản lý tồn bơ hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng toàn địa bàn huyện Đan Phượng (Điều quy định điều 97 đến điều 110 luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003) Để giúp việc cho UBND,HĐND huyện thực tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước văn phịng UBND,HĐND huyện nên số cơng việc sau: quản lý văn bản, giấy tờ quan; hỗ trợ điều hành hoạt động Cao Thị Bạch Minh 10 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với văn Sau cán chuyên môn soạn thảo văn trình ký với nội dung, cán chun mơn làm hai cách sau: Cách nhờ văn thư quan trình ký thể thức trình ký Cách cán chuyên môn tự trình ký thể thức gửi cho văn thư - quan tiến hành trình ký(trong trường hợp khnj cấp) Quy trình quản lý văn thực sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn sau trình ký chuyển lại văn thư quan số, ngày tháng năm làm thủ tục phát hành Trước cho số, ngày tháng năm, cán chuyên môn tiến hành kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Nếu phát có sai sót, cán chun mơn u cầu làm lại Nếu khơng phát có sai sót cán chuyên môn tiến hành làm thủ tục phát hành văn Bước nhằm kiểm tra tính xác văn lần cuối trước phát hành Bước 2: Cho số, ngày, tháng, năm cho văn Sau kiểm tra thể thức văn bản, cán chuyên môn tiến hành cho số, ngày tháng năm cho văn Việc cho số văn thực máy tính, điện tử Văn Phịng UBND, HĐND huyệ Đan Phượng áp dụng cơng nghệ thơng tin nên tồn thông tin văn lưu trữ hệ thống Do năm, Văn Phòng UBND, HĐND ban hành nhiều loại khác lên văn quản lý hệ thống sổ quản lý văn điện tử lưu trữ máy tính quan Trong hệ thống gồm có số loại sổ như: sổ Quyết định; số Cơng văn; Thơng báo; Báo cáo; Tờ trình .mỗi loại văn quản lý độc lập tạo điều kiện cho việc tra tìm theo dõi việc giải công việc cán quan Bước 3: làm thủ tục phát hành văn Sau cho số, ngày tháng năm cho văn tùy thuộc vào đơn vị ban hành mà văn thư tiến hành làm thủ tục phát hành văn Nếu đơn vị thuộc văn phịng soạn thảo văn văn thư làm thủ tục phát hàh văn Ví dụ như: phịng Hành Chính hay phịng Tổng hợp soạn thảo văn Cao Thị Bạch Minh 20 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nếu đơn vị khác quan ban hành văn văn thư có trách nhiệm hỗ trợ đơn vị ban hành văn Ví dụ như: phịng Kinh tế, - phịng Tài ngun Mơi trường Quy trình ban hành văn diễn theo hai bước Bước 1: quyét văn vào máy tính gửi cho đơn vị, cá nhân có gmail để giải văn Bước 2: gửi văn cho đơn vị qua đường bưu điện gửi trực tiếp Điểm khác ban hành văn Văn Phòng đơn vị khác là: văn Văn Phịng văn thư vừa gửi văn mạng gửi văn giấy Còn văn đơn vị khác văn thư quan gửi qua mạng đơn vị chịu trách nhiệm gửi giấy Sau nhân văn bản; đóng dấu viết bì văn cán chun mơn làm thủ tục phát hành văn Đường phát hành văn chủ yếu đường bưu điện Khi văn hồn thành khâu thủ tục cán chun môn liên hệ với bưu điện để phát hành Bước 3:theo dõi trình phát hành văn Cán chun mơn có trách nhiệm theo dõi q trình di chuyển văn xem văn đến nơi chưa Nếu có sai sót phải kịp thời sửa chữa Bước : lưu văn Cán văn thư tiếp hành lưu văn sau ban hành văn Do khối lượng công việc biên chế nhà nước vị trí văn thư quan hành nhà nước mà máy văn thư Văn Phòng UBND, HĐND huyện Đan Phượng tổ chức thành tổ văn thư Trong tổ văn thư có cán phân cơng nhiệm vụ rõ ràng với Các cán vữa làm việc độc lập với vừa hỗ trợ việc giải cơng việc văn thư Trong q trình thực công việc, cán chuyên môn thực đúngpháp luật mà nhà nước quy định như: luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003; luật lưu trữ 2013; thơng tư 01/2011/TT-BNV Theo chương trình thí điểm áp dụng công nghệ thông tin hoạt động Văn Phòng, Huyện Đan Phượng áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng vào công tác văn phòng quan Hệ thống mà Văn Phòng UBND, HĐND huyện áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO TCVN Cao Thị Bạch Minh 21 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9001:2000 Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp năm 2012 Nó có tên :Hệ chương trình quản lý văn hồ sơ cơng việc.Việc có ý nghĩa quan trọng hoạt động quan quan, đơn vị trực thuộc Huyện.Áp dụng ISO giúp cho cơng tác văn phịng nhanh hơn, xác từ khâu tạo hiệu tích cực cho tất hoạt động cho tồn quan Từ đó, việc quản lý văn đi, đến dựa hệ thống máy tính hỗ trợ đạt hiệu cao Hệ thống quản lý chất lượng giúp cán chuyên môn quản lý thời gian giải quyết, đảm bảo tính kịp thời văn Ngồi ra, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng giúp cán chuyên môn quản lý tốt công tác nhận văn bản, chuyển văn bản, giảm việc thất lạc văn trình chuyển giao văn bản, tạo thống trình quản lý văn toàn hệ thống Việc áp dụng thể tầm nhìn đánh giá tầm quan trọng lãnh đạo UBND huyện với công tác văn phòng Đây bước tiến quan trọng cơng tác cải cách hành UBND huyện Đan Phượng toàn Thành phố Hà Nội Ngoài việc nâng cao hiệu hoạt động văn phịng huyện cịn giúp cho xã địa bàn huyện thúc đẩy trình cải cách nhanh tiến tới văn phịng khơng giấy hay văn phịng điện tử hồn tồn Nhờ vào áp dụng khoa học công nghệ vào lĩnh vực quản lý hoạt động văn phòng đặc biệt hoạt động quản lý văn nên số lượng văn tiếp nhận sử lý Văn Phòng UBND, HĐND huyện ngày dược nâng cao Trong năm 2015, Văn Phòng UBND,HĐND huyện tiếp nhận 5300 văn đến, ban hành 5224 văn Văn phòng UBND xã, thị trấn tiếp nhận 15625 văn bản, ban hành 8027 văn Trong hai tháng đầu năm 2016, quan đa tiếp nhận nhiều văn khác từ quan quan hay cấp cấp quan Những văn đến từ quan như: sở; Ủy ban nhân dân Thành Phố; Chính phủ; xã thị trấn; cá nhân công dân địa bàn huyện Các văn tiếp nhận, đăng lý, xử lý kịp thời, ban hành đảm bảo chất lượng, phù hợp với chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật Cao Thị Bạch Minh 22 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhà nước, sát với thực tiễn huyện Thông tin tổng hợp, thu thập xử lý thông tin, đảm bảo kịp thời, xác đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, đạo, điều hành đồng thời thực tố chế độ báo cáo theo quy định Ngồi ra, Văn phịng chủ động tham mưu xây dựng chương trình cơng tác năm 2015, lịch công tác hành quý, hành tuần, hành tháng, hành tuần thường trực HĐND, lãng đạo UBND huyện, đáp ứng yếu cầu nhiệm vụ tình hình thực tiễn, đảm bảo xác định công việc, thẩm quyền, giúp thường trực HĐND, lãng đạo UBND huyện quan có liên quan thực nhiệm vụ, làm việc khoa hoạc tránh chồng chéo bỏ sót cơng việc Thường xun rà sốt, kịp thời bổ sung vấn đề phát sinh cường trình cơng tác hành tháng, quý, năm Kiểm tra , đôn đốc đơn vị, quan tích cực triển khai chương trình cơng tác UBND,HĐND huyện đảm bảo hiệu Tổ chức thực tốt hội nghị sơ kết, tổng kết, giao ban định kỳ hành tháng, thường kỳ, đột xuất UBND,HĐND huyện (theo báo cáo số 04/BC-VP ngày 12 tháng 01 năm 2016 Văn Phòng UBND, HĐND huyện Đan Phượng phụ lục 5) d) Quản lý dấu Con dấu biểu tượng thể quyền uy quan sử dụng dấu Con dấu biểu tượng thể tính pháp lý thẩm quyền quan sử dụng dấu Tất văn có dấu quan đóng nên văn có giá trị pháp lý quan sử dụng dấu chịu trách nhiệm trước nhà nước pháp luật Chính vậy, dấu có ý nghĩa vơ quan trọng khơng cơng tác văn thư mà cịn hoạt động quan, tổ chức Việc quản lý sử dụng dấu nhà nước quy định quan tổ chức thực theo nghị định 110 nghị định 09 Đánh giá tầm quan trọng dấu thực theo quy định pháp luật, Văn Phòng UBND, HĐND tổ chức sử dụng dấu văn thư quan Con dấu giao cho cán chuyên môn giữ Văn thư Huyện Cán cun mơn có trách nhiệm đóng dấu lên tất văn huyện ban hành Trách nhiệm quản lý dấu thuộc lãnh đạo Văn Phòng Người quản lý, sử dụng dấu cán chuyên môn Việc quản lý sử dụng dấu Văn Phòng UBND, HĐND huyện Cao Thị Bạch Minh 23 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đan Phượng thực theo quy định nhà nước việc cất dấu sử dụng dấu theo thẩm quyền quan e) Lập hồ sơ Lập hồ sơ công việc nhiệm vụ thiếu cán chuyên môn sau giải xong công việc Lập hồ sơ công việc tốt giúp công tác văn thư, lưu trữ tốt quy trìn khai thác, sử dụng sau tốt Đối với UBND huyện Đan Phượng, công tác lập hồ sơ lãnh đạo đạo sát Các cán có ý thức trách nhiệm lập hồ sơ Công tác xây dựng danh mục hồ sơ đầu năm quan ý Ví dụ: đầu năm, Phịng Nội Vụ gửi công văn yêu cầu lập danh mục văn cho quan Văn Phòng UBND huyện Đan Phượng soạn thảo văn yêu cầu đơn vị dự kiến số lượng văn đơn vị gửi cho văn phịng Từ đó, Văn Phịng UBND huyện Đan Phượng tổng hợp danh mục trình lãnh đạo Theo quy định luật lưu trữ, nghị định 110, nghị định 09 văn thư; cán chuyên môn tiến hành lập hồ sơ công việc Các cán chun mơn q trình giải cơng việc phải lập hồ sơ cơng việc Tùy theo thời gian hình thành hồ sơ tính chất cơng việc mà cán tiến hành giao, nhân hồ sơ lưu trữ quan Đối với tài liệu phận văn thư, tài liệu chia theo loại văn để tiến hành lưu trữ Tài liệu chia làm loại như: công văn, tờ trình, báo cáo, định, thơng báo .để tiện cho việc quản lý tra tìm sau Sau đó, tồn tài liệu xếp theo thứ tự thời gian số văn Tiếp theo, văn nhóm thành hồ sơ Các hồ sơ tạo thành danh mục hồ sơ quan để lưu trữ Toàn hồ sơ quan lưu trữ kho lưu trữ quan Cao Thị Bạch Minh 24 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Được đạo sát lãnh đạo UBND nên Cơng tác văn phịng - UBND huyện Đan Phượng có nhiều cải cách Về chuyên môn nghiệp vụ: + UBND huyện Đan Phượng áp dụng khoa học công nghệ hoạt động quản lý văn phịng + Tồn văn quan theo quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn + Các văn ban hành theo quy trình ban hành văn nhà nước quy định + Công tác văn thư, lưu trữ trọng đảm bảo bí mật + Các văn bảo quản tốt không bị thất lạc q trình sử lý - cơng việc Về cán chuyên môn + Nắm vững quy định nhà nước lĩnh vực cơng tác + Thường xun cập nhật thơng tin có liên quan đến nghiệp vụ + Có tinh thần cống hiến trách nhiệm cao 3.1.2 Hạn chế + Chất lượng tham mưu văn phòng nhiều hạn chế + Một số hồ sơ hành giải cịn chua đảm bảo thời gian theo quy định + Công tác xếp chỉnh lý văn đơn vị, quan thuộc huyện quản lý cịn hạn chế + Chế độ thơng tin báo cáo có lúc cịn chưa kịp thời + Chất lượng cán làm cơng tác văn phịng cịn chưa đồng + Một số văn đến quan xử lý cịn chậm + Tình trạng tài liệu đơn vị xử lý diễn số đơn vị, cá nhân 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân dẫn đến hạn chế do: + Trình độ cán văn phòng chưa đồng Cao Thị Bạch Minh 25 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Một số cán cịn có tưởng mang tích chất cơng quyền gây thời gian cơng tác xử lý văn Mặt khác, lãnh đạo quan thường xuyên công tác, hội họp làm nhiều thời gian để giai công việc + Hệc thống mạng chung UBND huyện Đan Phượng nhiều cịn gặp trục trặc gây khó khăn cho cán chuyên môn thực công việc + Cơ sở vật chất đơn vị quan chua đồng hóa nên gây khó khăn cho cán chuyên môn việc giải văn 3.1.4 Đề xuất, kiến nghị Đối với nhà trường + Tăng cường công tác giảng dạy tiết học nghiệp vụ nhiều cho sinh viên Nhà trường nên bổ sung thêm thời gian thực hành cho sinh viên mơn học mang tính chất chun mơn nhiều để phục vụ cho cơng tác sau + chương trình giảng dạy nên bám sát vào nội dung thực tiễn công tác giúp sinh viên thực tập khỏi bỡ ngỡ với cơng việc phải làm + nên cho sinh viên thức hành nhiều nhữngnghiệp vụ tăng cường cho sịnh viên thời gian thực hành sử dụng trang thiết bị tránh sau sinh viên thực tập cách sử dụng trang thiết bị quan + Trang bị cho sinh viên kỹ năng, cách sử lý tình sẩy thành mơn học để bạn gặp tình sử lý Đối với quan + Tăng cường công tác bồi dưỡng cán đặc biệt cán làm công tác soạn thảo văn đơn vị + Đảm bảo hệ thống mạng chung cho toàn quan đơn vị trực thuộc thuộc quan + Trang bị thêm sở vật chất cho đơn vị quan đặc biệt Văn Phịng để đảm bảo cơng tác phục vụ tốt nhất, hiệu Cao Thị Bạch Minh 26 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần IV PHỤ LỤC PHỤ LỤC sơ đồ tổ chức UBND huyện Đan Phượng Chủ tịch UBND huyện Các Phó Chủ tịch huyện Các phịng ban, ngành Các đơn vị nghiệp UBND xã, thị trấn Pphòng kinhc Pphịng tế tài kế Hhội hoạch chữ thập ttrường đỏ trung học phổ thông UUBND Hồng xã Thái UUBND thị trấn Phùng HHạ Mỗ Phụ lục cấu tổ chức Văn Phịng UBND, HĐND huyện Đan Phượng Chánh Văn Phịng Phó Chánh Văn Phòng Cao Thị Bạch Minh Bộ phận văn thư, lưu trữ Bộ phận Bảo vệ Phó Chánh Văn Phòng 27 Bộ phận cửa Lớp QTVP K1A Bộ phận lái xe Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Bạch Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần V TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu quy phạm pháp luật Luật tổ chức HĐND, UBND năm 2004 Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015 Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ ngị định coog tác van thư lưu trữ Nghị định 09/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ Thơng tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tài liệu sách, báo Giáo trình lưu trữ trường cao đẳng văn thư lưu trữ Trung ưng Giáo trình quản trị văn phịng Tạp chí văn thư lưu trữ Tài liệu điện tử Một số trang wed tham khảo như: www phủ.vn Cao Thị Bạch Minh 29 Lớp QTVP K1A