Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.2.1. Vị trí và chức năng của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 10 1.1.3.1. Cơ quan Sở: 83 người 10 1.1.3.2. Các đơn vị trực thuộc: 10 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 11 1.2.1 Về tổ chức. 11 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ. 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 14 2.1. Hoạt động quản lý. 14 2.1.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. 14 2.1.2. Xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác Lưu trữ. 14 2.1.3 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 15 2.1.4. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ. 16 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 16 2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 16 2.2.2. Thu thập tài liệu lưu trữ. 17 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 18 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4.1. Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 19 2.2.4.2. Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 19 2.2.4.3. Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ. 21 2.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ. 21 2.2.6. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 21 2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 2.2.8. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 22 CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 28 3.2.1. Xây dựng ban hành các văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ. 28 3.2.2. Nâng cao trình độ của cán bộ lưu trữ. 28 3.2.3. Trang bị cơ sở vật chất thiết bị máy móc hiện đại. 29 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1 . Đối với cơ quan, tổ chức. 29 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường. 30 C. KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA .4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 1.1.1 Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa .4 1.1.2.1 Vị trí chức Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Sở nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Sở nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 10 1.1.3.1 Cơ quan Sở: 83 người 10 1.1.3.2 Các đơn vị trực thuộc: 10 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ Sở nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 11 1.2.1 Về tổ chức 11 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phận lưu trữ 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 14 2.1 Hoạt động quản lý .14 2.1.1 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ 14 2.1.2 Xây dựng ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Lưu trữ 14 2.1.3 Tổ chức tra, kiểm tra công tác lưu trữ 15 2.1.4 Ứng dụng khoa học công nghệ công tác lưu trữ .16 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 16 2.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ 17 Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 18 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4.1 Quy trình chỉnh lý tài liệu Sở Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 19 2.2.4.2 Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 19 2.2.4.3 Sắp xếp tài liệu kho lưu trữ 21 2.2.5 Thống kê tài liệu lưu trữ 21 2.2.6 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.2.8 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 22 CHƯƠNG : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 23 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 28 3.2.1 Xây dựng ban hành văn hướng dẫn công tác lưu trữ 28 3.2.2 Nâng cao trình độ cán lưu trữ .28 3.2.3 Trang bị sở vật chất thiết bị máy móc đại 29 3.3 Một số khuyến nghị 29 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 29 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường 30 C KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC 32 PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP A PHẦN MỞ ĐẦU - Hoạt động thực tập tốt nghiệp có mục đích là: + Giúp sinh viên biết cách áp dụng phần lý thuyết trang bị nhà trường vào công việc thực tế + Thông qua trình thực tập, sinh viên tiếp cận hoạt động thực tế tổ chức, sâu tìm hiểu hoạt động chuyên môn, kỹ nghề nghiệp đơn vị, vận dụng kiến thức trang bị nhà trường để phân tích đánh giá thực tế hoạt động đơn vị, từ đề xuất kiến nghị biện pháp giải tồn sở đồng thời củng cố kiến thức học + Giúp sinh viên củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn + Giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành, nghề, lực chuyên môn đào tạo + Giúp sinh viên hệ thống hóa củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành Đối với sinh viên hoạt động thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa vô quan trọng không với trình học tập mà với nghiệp sinh viên sau này, giúp cho trình học tập sinh viên rõ từ lý thuyết đến thực hành vận dụng cách có hiệu công việc, giao tiếp học hỏi nhiều kinh nghiệm quý công việc sau Các hoạt động thực tiễn lần giúp sinh viên hiểu làm công việc sau trường có thay đổi, điều chỉnh kịp thời Qúa trình áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu công việc sau trường Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cần thiết hết Lưu giữ đựơc tài liệu quý giá điều cần thiết Đó nhu cầu đòi hỏi người phải quan tâm đến tài liệu lưu Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng Ngày yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội phát triển kinh tế, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định.Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Trong thực tế tài liệu Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa hình thành qua nhiều năm với số lượng lớn, khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày tăng, đặc biệt tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hành dạng tài liệu bó gói, thành phần đa dạng, nội dung phong phú Cơ sở vật chất để phục vụ cho việc quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu hạn chế, nhiều tài liệu Sở tình trạng tích đống, thất lạc Xuất phát từ lý em chọn đề tài “ Thực trạng công tác lưu trữ Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa” Trong trình thực tập em gặp khó khăn : tài liệu đa dạng, phong phú trình học tiếp xúc nhiều với tài liệu nên gây khó khăn em thực hành Sở.Chưa có kinh nghiệm thực tế nên thực nghiệp vụ lưu trữ bỡ ngỡ.Thực tế việc thực nghiệp vụ lưu trữ quan có số điểm khác với lý luận học nên tạo khó khăn trình thực tập Thuận lợi thời gian thực tập: Ban lãnh đạo quan quan tâm tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập Được cô anh (chị ) Sở giúp đỡ nhiệt tình Những vấn đề em không hiểu thắc mắc giải đáp rõ ràng cụ thể.Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình cán lưu trữ Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, kiến Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức kỹ nghiệp vụ trang bị năm học giảng đường , em nhận quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình cán Lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Sở Nông nghiệpvà Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa, cán nhân viên Văn phòng Sở, cô Lê Thị Phương người trực tiếp hướng dẫn em thời gian em thực tập Đồng thời em gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ Trường Đại học nội vụ Hà Nội giúp em hoàn thành báo cáo Do khả chuyên môn hạn chế thiếu kinh nghiệm thực tế nên báo cáo nhiều thiếu sót.Em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy (cô) bạn học lớp để kiến thức em ngày hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thanh Hóa, ngày 18 tháng năm 2016 Sinh viên thực tập Lê Thị Ngọc Mai Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 1.1.1 Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn (PTNT), thành lập từ năm 1996 theo Quyết định số 1362 TC/UBTH ngày 13/7/1996 Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hoá sở hợp tổ chức lại Sở Nông nghiệp, Sở Lâm nghiệp Sở Thuỷ lợi Thanh Hoá Tháng 8/2007, tiếp nhận Chi cục Kiểm lâm trực thuộc Sở Nông nghiệp PTNT theo Quyết định số 2563/QĐ-UBND ngày 24/8/2007 Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hoá Đến năm 2008, thực Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ, hợp Sở Thuỷ sản với Sở Nông nghiệp PTNT thành Sở Nông nghiệp PTNT (tại Quyết định số 891/QĐ-UBND ngày 14/4/2008 UBND tỉnh Thanh Hoá) Tháng 01/2009, tiếp nhận Chi cục di dân phát triển kinh tế tổ chức lại để thành lập Chi cục Phát triển nông thôn, trực thuộc Sở Nông nghiệp PTNT theo Quyết định số 20/QĐ-UBND ngày 05/01/2009 Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hoá.( Phụ lục 1) 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 1.1.2.1 Vị trí chức Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thuỷ sản; thuỷ lợi phát triển nông thôn; phòng, chống lụt, bão; an toàn nông sản, Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lâm sản, thuỷ sản muối trình sản xuất đến đưa thị trường; dịch vụ công thuộc ngành nông nghiệp phát triển nông thôn thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền UBND tỉnh theo quy định pháp luật Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND tỉnh; đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Sở nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa Sở Nông nghiệp Phát triển nông thônthực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định mục II, phần I Thông tư Liên tịch số 61/2008/TTLT-BNNBNV ngày 15/5/2008 Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện nhiệm vụ quản lý nhà nước UBND cấp xã nông nghiệp phát triển nông thôn Nội dung : Quyết định số 4107/QĐ-UBND, ngày 18 tháng 12 năm 2008 UBND tỉnh Thanh Hóa “Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện nhiệm vụ quản lý nhà nước UBND cấp xã nông nghiệp phát triển nông thôn” *Nhiệm vụ cho Lãnh đạo Sở - Giám đốc Lê Như Tuấn: + Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh toàn hoạt động Sở thực nhiệm vụ giao Trực tiếp phụ trách công tác: Tổ chức, quy hoạch, kế hoạch, đầu tư, tài chính, đối ngoại, tra, thi đua khen thưởng, cải cách hành Sở + Theo dõi phòng, đơn vị: Tổ chức cán bộ, Kế hoạch - Tài chính, Thanh tra, Quỹ Bảo vệ Phát triển rừng tỉnh Thanh Hoá, Vườn Quốc gia Bến En, Ban Quản lý Khu BTTN Xuân Liên, Ban Quản lý Khu BTTN Pù Hu Ban Quản lý Khu BTTN Pù Luông.” Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phó Giám đốc Lê Anh Dũng + Phụ trách lĩnh vực nuôi trồng, khai thác, bảo vệ nguồn lợi thuỷ sản; chất lượng giống, sản phẩm thuỷ sản, thức ăn nuôi trồng thuỷ sản; khuyến ngư ; công tác phòng chống lụt bão tìm kiếm cứu nạn lĩnh vực thuỷ sản + Theo dõi phòng, đơn vị: phòng Nuôi trồng thuỷ sản, Chi cục Khai thác & BVNL thuỷ sản, Trung tâm Nghiên cứu & Sản xuất giống thuỷ sản, Ban Quản lý cảng cá Lạch Hới, Ban Quản lý cảng cá Lạch Bạng, Ban Quản lý dự án nông, lâm nghiệp thuỷ sản - Phó Giám đốc Mai Bá Luyến + Phụ trách lĩnh vực: Trồng trọt, Bảo vệ thực vật trồng nông nghiệp; chất lượng giống, sản phẩm trồng trọt, phân bón; khuyến nông lĩnh vực trồng trọt; Khoa học & Công nghệ; chế, sách lĩnh vực + Theo dõi phòng, đơn vị: phòng Trồng trọt, Chi cục Bảo vệ thực vật, Chi cục Quản lý chất lượng nông, lâm sản & thuỷ sản, Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng KHKT giống trồng nông nghiệp, Đoàn Quy hoạch, Khảo sát & Thiết kế nông, lâm nghiệp; Trung tâm Khuyến nông - Phó Giám đốc Lê Văn Đốc + Phụ trách lĩnh vực: Lâm nghiệp, Bảo vệ thực vật lâm nghiệp; chất lượng giống lâm nghiệp; khuyến lâm; chế, sách lĩnh vực + Theo dõi đơn vị: Chi cục Lâm nghiệp, Trung tâm nghiên cứu ƯDKHCN Lâm nghiệp 12 Ban quản lý rừng phòng hộ - Phó Giám đốc Lê Văn Hiển + Phụ trách lĩnh vực: Chăn nuôi, thú y; chất lượng giống, sản phẩm chăn nuôi, thức ăn chăn nuôi; khuyến nông lĩnh vực chăn nuôi; đào tạo; chế, sách lĩnh vực + Theo dõi phòng, đơn vị - Phó Giám đốc Lê Duy Trinh + Phụ trách lĩnh vực: Nước sinh hoạt Vệ sinh môi trường nông thôn; chế, sách lĩnh vực trên; công nghệ thông tin Sở; Trưởng ban Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng chống lụt bão Sở; Chỉ huy trưởng Dân quân tự vệ quan Sở; công tác văn phòng, tài quan Sở + Theo dõi đơn vị: Văn phòng Sở, Đoàn Quy hoạch, Khảo sát & Thiết kế thuỷ lợi, Trung tâm Nước sinh hoạt & Vệ sinh môi trường nông thôn - Phó Giám đốc Trần Quang Trung + Phụ trách lĩnh vực: thủy lợi, đê điều, phòng chống lụt bão giảm nhẹ thiên tai; XDCB, chế, sách lĩnh vực + Theo dõi phòng, đơn vị: phòng Quản lý xây dựng công trình, Chi cục Đê điều & PCLB, Chi cục Thuỷ lợi, Ban Quản lý dự án Thuỷ lợi, Ban quản lý Dự án An toàn hồ đập - Phó Giám đốc Đỗ Thế Hạnh + Phụ trách lĩnh vực Hợp tác xã Phát triển nông thôn; chế biến; thương mại; diêm nghiệp; điện; doanh nghiệp; môi trường; diễn biến đất nông nghiệp, diêm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản; xoá đói giảm nghèo, sách miền núi - Phó Giám đốc Lê Thế Long Phụ trách lĩnh vực Kiểm lâm; diễn biến rừng đất lâm nghiệp - trực tiếp làm Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm - Phó Giám đốc Lê Thanh Hải Trực tiếp làm Trưởng Đoàn đạo phát triển kinh tế - xã hội huyện Mường Lát (Thực theo Quyết định số 2386/QĐ-UBND ngày 22/7/2011 Chủ tịch UBND tỉnh) *Nhiệm vụ phòng chức thuộc Sở - Văn phòng: + Xây dựng chương trình công tác Sở (tuần, tháng, quý, năm) giúp lãnh đạo Sở theo dõi, kiểm tra, đôn đốc đơn vị, phòng Sở thực chương trình + Theo dõi, cập nhật, tổng hợp thông tin tình hình nông nghiệp & PTNT phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo Sở, làm báo cáo tuần + Chủ trì xây dựng qui chế làm việc Sở; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng, đơn vị thực quy chế đề xuất giải pháp bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương đạo điều hành theo quy chế làm việc + Quản lý thống quy trình văn ( đi, đến), công tác văn thư, công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ; đánh máy, phô tô tài liệu; hướng dẫn đơn vị trực thuộc thực nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ + Xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT ngành, quản lý sở hạ tầng hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng, Trang tin điện tử hệ thống CNTT ngành phục vụ cho công tác đạo, điều hành Sở; phối hợp thực đào tạo, bồi dưỡng ứng dụng CNTT cho CB, CC Sở + Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở giao - Thanh tra Sở: + Thanh tra thực sách pháp luật, nhiệm vụ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý trực tiếp Sở Thực tra chuyên ngành thuỷ sản; đạo hoạt động tra chuyên ngành Thú y, Bảo vệ thực vật tra pháp chế Kiểm lâm + Xử phạt vi phạm hành lĩnh vực nông nghiệp & PTNT theo quy định pháp luật + Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật nhiệm vụ khác Giám đốc Sở giao - Phòng Kế hoạch – Tài chính: + Xây dựng qui hoạch, kế hoạch tổng thể, dài hạn, trung hạn, hàng năm lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi PTNT tỉnh (sản xuất, đầu tư, tài chính) Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc thực qui hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án cấp có thẩm quyền phê duyệt + Thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê ngành Nông nghiệp PTNT tỉnh + Trình Giám đốc Sở phê duyệt, định điều chuyển, lý, mua sắm tài sản, sửa chữa cho đơn vị trực thuộc giám sát việc thực đơn vị Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh trùng với số từ trước thêm vào chức la tinh viết thường theo thứ tự abc phía sau, ví dụ: có hai tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 190 đánh tiếp cho hai tờ 190a, 190b + Viết chứng từ kết thúc Viết chứng từ kết thúc : ghi rõ số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn đặc điểm tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ trang thứ ba theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng năm 2002 Cục Lưu trữ nhà nước.Như bìa hồ sơ Sở đáp ứng tiêu chuẩn ngành Viết chứng từ kết thúc thực sau thực công đoạn kiểm tra hồ sơ, đánh số tờ viết mục lục văn Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng cho tất cho hồ sơ Sở 15 năm, 20 năm, 50 năm…đây thấy số khác biệt so với quy định việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng với hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) bảo quản vĩnh viễn Biên mục bên + Viết bìa hồ sơ: Biên mục bên hồ sơ viết ghi thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ Căn vào phiếu tin thẻ tạm, ghi thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ như: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu thời gian kết thúc tài liệu hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số hồ sơ (số hồ sơ tạm thời viết bút chì); thời hạn bảo quản hồ sơ - Chữ viết bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch, đẹp tả, dập xoá, viết tắt từ quy định chữ viết tắt (Phụ lục số 6) + Đánh số lưu trữ cho hồ sơ Số thức hồ sơ số cố định hồ sơ giá, kho lưu trữ Số thức số lưu trữ sử dụng việc quản lý tra tìm hồ sơ Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần thiết Vì vậy, số thức bìa hồ sơ thiết phải thống với số thức phiếu tin, mục lục hồ sơ công cụ tra tìm khác Số thức đánh chữ số Ảrập cho toàn hồ sơ phông khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục toàn phông - Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào cặp hộp Việc vào bìa hồ sơ đòi hỏi cán tham gia phải cẩn thận cho tiêu đề hồ sơ thông tin bìa hồ sơ phải khớp với nội dung bên hồ sơ, tránh sai sót nhầm lẫn đáng tiếc kéo theo sai số phông khối tài liệu + Viết dán nhãn hộp Đánh số tạm thời hộp, cho hồ sơ vào cặp hộp sau cho tất hồ sơ vào cặp hộp tiến hành dán nhãn hộp, nhãn hộp in riêng (Phụ lục số 7) Khi viết nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn hộp in riêng in trực tiếp lên hộp Nhãn hộp in riêng có mẫu đính kèm + Sắp xếp hồ sơ vào cặp, hộp giá tủ Sau vào hộp, dán nhãn, tài liệu xếp lên giá, tủ theo nguyên tắc từ trái qua phải ngăn giá, từ xuống giá từ vào trong phòng kho (Phụ lục sô 8) - Lập công cụ tra cứu: Lập mục lục hồ sơ máy tính in đóng thành Dưới giúp đỡ bảo tận tình cán lưu trữ Sở em hoàn thành tốt công việc mình, em trực tiếp sâu vào khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Đặc biệt em rèn luyện kỹ lập hồ sơ….Đây kinh nghiệm học quý báu giúp ích cho em nhiều công tác lưu trữ sau Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Trong trình thực tập trực tiếp tham gia làm việc với cán lưu trữ vào thực tiễn công tác lưu trữ Sở nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa em thấy học hỏi thêm nhiều hoạt động quản lý công tác lưu trữ Sở.Vận dụng lý luận học vào thực tiễn em xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Sở hoạt động ngày có hiệu 3.2.1 Xây dựng ban hành văn hướng dẫn công tác lưu trữ Sở cần quan tâm xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, nội quy vào kho lưu trữ quan Cần tăng cường công tác lãnh đạo, đạo, tuyên truyền Luật lưu trữ thường xuyên kiểm tra đơn vị trực thuộc thực quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Tiếp tục thực việc quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu hành vào lưu trữ quan Xây dựng Danh mục hồ sơ hành; Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, đơn vị theo quy định Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 3.2.2 Nâng cao trình độ cán lưu trữ Cán nhân tố đóng vai trò quan trọng công tác lưu trữ quan Trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cán làm công tác lưu trữ quan việc làm cần thiết cần quan tâm trực tiếp sát lãnh đạo Văn phòng Sở lãnh đạo quan Cần tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Bố trí Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kinh phí cho hoạt động lưu trữ hàng năm để thực chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, tích đống; đầu tư sở vật chất, sửa chữa kho tàng, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ… 3.2.3 Trang bị sở vật chất thiết bị máy móc đại Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư lưu trữ đáp ứng yêu cầu trình hội nhập Đẩy mạnh việc thực hệ thống công nghệ thông tin cho việc quản lý lưu trữ đơn vị toàn quan Tích cực đạo Sở chỉnh lý dứt điểm tài liệu để bó gói, tích đống 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Công tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Lãnh đạo quan cần quan tâm sát đến công tác lưu trữ quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể Tổ chức đưa tập huấn, trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán lưu trữ Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, đơn vị quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác lưu trữ vào hoạt động có nề nếp hiệu Căn vào chức nhiệm vụ giao mong UBND tỉnh Thanh Hóa Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hàng năm bổ sung biên chế công chức, viên chức có chuyên ngành đào tạo lưu trữ cho Sở Sở nên bố trí thêm phòng kho có diện tích rộng để đảm bảo bảo quản tài liệu lưu trữ qua năm.Hiện kho lưu trữ chỉnh lý tài liệu từ năm 1996 đến năm 2014 Cần chủ động soạn thảo để trình cấp có thẩm quyền nhận thấy tầm quan trọng tài liệu lưu trữ để có biện pháp đầu tư trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu như: quạt thông gió, gần kho cần có bình chữa cháy…Đặc biệt cán lưu trữ cần soạn thảo xây dựng nội quy vào kho lưu trữ 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Đối với nhà trường chương trình đào tạo chuyên ngành lưu trữ nhà trường cần tổ chức thêm nhiều tiết học thực hành để sinh viên có sở tàng để thực tập tốt Nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc văn phòng nhiều nữa.Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tế, quan sát công việc để trau dồi kiến thức lý thuyết học lớp, từ người học nắm chất công việc tránh lúng túng bước vào công việc thực tế sau Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế.Qua thời gian kiến tập Phòng lưu trữ Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa em trang bị thêm cho nhiều kiến thức cho thân hiểu rõ nghề nghiệp sau này, nắm vững kỹ nghiệp vụ kỹ sống, cách ứng xử nơi công sở Trên sở tìm hiểu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động Sở, Văn phòng Sở với kiến thức thu thập trình thực tập Văn phòng Sở giúp em củng cố thêm kiến thức học năm ngồi ghế giảng đường trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán Văn Phòng Sở em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế thực tập Phòng lưu trữ Sở Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp cán lưu trữ Sở, em hiểu rõ công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau Qua đợt thực tập này, em rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp, củng cố kiến thức học đồng thời nâng cao lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán làm công tác lưu trữ Trở lại với trường Đại học Nội vụ Hà Nội em xin chân thành cảm ơn tới tất thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức bổ ích để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Do thời gian thực tập có hạn nên Báo cáo thực tập không tránh khỏi sai sót Vì em mong nhận ý kiến đóng góp cán lưu trữ quan, toàn thể quý thầy cô trường để báo cáo hoàn thiện Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ Trụ sở làm việc Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ Cán lưu trữ tiến hành phân loại tài liệu Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Sở Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ Mục lục hồ sơ Sở nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa năm 2014 Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ Sổ đăng ký mượn tài liệu Sở Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ Cán lưu trữ in tiến hành dán nhãn hộp cho hồ sơ Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ Cặp hộp đựng hồ sơ sau chỉnh lý Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài liệu xếp lên giá Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A