Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc BộCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 3 1.1. Chức năng của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 5 1.3.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban thuộc Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 5 1.3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 6 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 6 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 7 2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8 2.1.2 Vị trí việc làm và mô tả việc của các vị trí trong văn phòng. 9 3. Công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 15 3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ. 15 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác. 16 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 17 3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản: 17 3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 17 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan và so sánh với quy định hiện hành. 17 3.4. Quy trình quản li và giải quyết văn bản. 19 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải. 19 3.4.1.1. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 19 3.4.1.2. Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến 19 3.4.1.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục số 06) 19 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 20 3.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 20 3.5.1. Văn bản quản lí công tác lưu trữ của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 20 3.5.2. Số lượng cán bộ, diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ. 20 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 21 4.1. Nhận xét về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng. 21 4.2.1. Ưu điểm: 21 4.2.2. Nhược điểm 21 4.2.3 Biện pháp khắc phục 21 4.2. Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc hiện tại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 21 4.2.1. Sơ đồ bố trí phòng làm việc hiện tại 21 4.2.2. Mô hình văn phòng tối ưu cho Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 22 4.3. Các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 22 4.3.1. Các loại phần mềm hiện đang sử dụng: 22 4.3.2 Đánh giá hiệu quả sử dụng các loại phần mềm hiện đang sử dụng: 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 23 VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAITRƯỜNG HẢI 23 LỜI CẢM ƠN 24 LỜI CAM ĐOAN 25 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 26 MỞ ĐẦU 27 1. Lý do chọn đề tài. 27 2. Mục tiêu của đề tài 27 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 28 4. Nguồn tài liệu tham khảo 28 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 28 6. Phương pháp nghiên cứu 28 7. Cấu trúc của chuyên đề: 29 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 30 1.1 Khái niệm văn hóa công sở. 30 1.1.1. Khái niệm văn hóa 30 1.1.2. Khái niệm công sở. 30 1.1.3.Khái niệm văn hóa công sở. 31 1.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở. 31 1.3. Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở. 32 1.4. Vai trò của văn hóa công sở. 33 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBBCÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAITRƯỜNG HẢI 36 2.1. Thực trạng về Văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải . 36 2.1.1. Ứng xử nơi công sở. 36 2.1.2. Giao tiếp điện thoại. 38 2.1.3. Trang phục nơi công sở. 38 2.1.4. Bài trí công sở. 38 2.1.5. Phong cách làm việc. 39 2.2. Nhận định chung về môi trường văn hóa công sở tại Văn phòng Đại diện KVBBCông ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải 40 2.2.1 Ưu điểm. 40 2.2.2. Hạn chế. 41 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBBCÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAITRƯỜNG HẢI. 43 3.1. Ưu điểm 43 3.2. Hạn chế 44 3.3. Giải pháp và đề xuất kiến nghị 45 3.3.1. Xây dựng hệ thống giá trị văn hóa công sở chuẩn thông qua hệ thống các văn bản, cụ thể. 45 3.3.2. Thường xuyên đào tạo và tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho cán bộ nhân viên trong toàn công ty. 46 3.3.3. Tạo bầu không khí làm việc cởi mở thân thiện, xây dựng tác phong chuyên nghiệp. 47 3.3.4. Phát động phong trào xây dựng văn hóa công sở. 48 3.3.5. Giám sát thực hiện quy chế văn hóa công sở tại cơ quan. 48 3.3.6. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho CBCNV trong công ty. 49 KẾT LUẬN 50 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Trần Thị Bé BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2014– 2016) Tên quan: Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Địa chỉ:Lô D 8, KCN Hà Nội-Đài tư, số 386 Nguyễn Văn Linh, P Sài Đồng, Q Long Biên, TP Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Kim Ánh Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI – 2016 Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 1.1 Chức Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải .4 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng quan 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Vị trí việc làm mô tả việc vị trí văn phòng Công tác Văn thư, lưu trữ Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 15 3.1 Các văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ 15 3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác 16 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 17 3.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn bản: 17 3.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 17 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan so sánh với quy định hành 17 Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.4 Quy trình quản lí giải văn 19 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ hành Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải .19 3.4.1.1 Sơ đồ quy trình quản lí giải văn ( Phụ lục số 04) 19 3.4.1.2 Sơ đồ quy trình quản lí giải văn đến ( Phụ lục số 05) 19 3.4.1.3 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hành (Phụ lục số 06) 19 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải .20 3.5 Tình hình thực nghiệp vụ Lưu trữ Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 20 3.5.1 Văn quản lí công tác lưu trữ Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải .20 3.5.2 Số lượng cán bộ, diện tích kho, tình trạng kho phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 20 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 21 4.1 Nhận xét sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 21 4.2.1 Ưu điểm: 21 4.2.2 Nhược điểm 21 4.2.3 Biện pháp khắc phục .21 4.2 Sơ đồ bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc đề xuất mô hình văn phòng tối ưu .21 4.2.1 Sơ đồ bố trí phòng làm việc ( Phụ lục số 07 ) 21 4.2.2 Mô hình văn phòng tối ưu cho Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải (Phụ lục số 08) 22 4.3 Các loại phần mềm sử dụng công tác văn phòng Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu LaiTrường Hải .22 4.3.1 Các loại phần mềm sử dụng: .22 Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.3.2 Đánh giá hiệu sử dụng loại phần mềm sử dụng: .22 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 23 VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHU VỰC BẮC BỘCÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI .23 LỜI CẢM ƠN 24 LỜI CAM ĐOAN 25 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 26 MỞ ĐẦU 27 1.1 Lý chọn đề tài .27 Mục tiêu đề tài .27 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 28 Nguồn tài liệu tham khảo 28 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 28 Phương pháp nghiên cứu 28 Cấu trúc chuyên đề: .28 CHƯƠNG 30 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 30 1.1 Khái niệm văn hóa công sở 30 1.1.1 Khái niệm văn hóa .30 1.1.2 Khái niệm công sở .30 1.1.3 Khái niệm văn hóa công sở 31 1.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 31 1.3 Đặc trưng, chất văn hóa công sở .32 1.4 Vai trò văn hóa công sở 33 CHƯƠNG 36 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 36 TẠI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI .36 Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Thực trạng Văn hóa công sở Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 36 2.1.1 Ứng xử nơi công sở 36 2.1.2 Giao tiếp điện thoại 38 2.1.3 Trang phục nơi công sở 38 2.1.4 Bài trí công sở 38 2.1.5 Phong cách làm việc 39 2.2 Nhận định chung môi trường văn hóa công sở Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải 40 2.2.1 Ưu điểm 40 2.2.2 Hạn chế 41 CHƯƠNG 43 GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI .43 3.1 Ưu điểm 43 3.2 Hạn chế 44 3.3 Giải pháp đề xuất kiến nghị .45 3.3.1 Xây dựng hệ thống giá trị văn hóa công sở chuẩn thông qua hệ thống văn bản, cụ thể 45 3.3.2 Thường xuyên đào tạo tuyên truyền nâng cao nhận thức văn hóa công sở cho cán nhân viên toàn công ty 46 3.3.3 Tạo bầu không khí làm việc cởi mở thân thiện, xây dựng tác phong chuyên nghiệp 47 3.3.4 Phát động phong trào xây dựng văn hóa công sở 48 3.3.5 Giám sát thực quy chế văn hóa công sở quan 48 3.3.6 Tuyên truyền nâng cao nhận thức văn hóa công sở cho CBCNV công ty 49 KẾT LUẬN 50 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .52 Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC .1 Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong công đổi ngày toàn diện đất nước, đặc biệt năm gần với yêu cầu cao chất lượng nguồn nhân lực Quản trị Văn phòng khối quan vấn đề toàn xã hội quan tâm Để đáp ứng nhu cầu xã hội đồng thời nhận thức rõ công tác Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức khoá học liên thông cho ngành học có khoa Quản trị Văn phòng Đây khoa đào tạo cán quản lý văn phòng hội tụ đầy đủ “cái tâm tầm ” Thời gian Liên thông 02 năm Trước Tốt nghiệp sinh viên phải trải qua thời gian thực tập tốt nghiệp Đây khoảng thời gian khép lại quy trình đào tạo nhà trường, nhằm gắn “lý thuyết với thực tiễn” luyện rèn kỹ nghề nghiệp đồng thời nắm vững tầm quan trọng công tác Quản trị Văn phòng công tác Văn thư – Lưu trữ quan Được đồng ý tiếp nhận Phòng Hành - Tổ chức Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Chu LaiTrường Hải, em đến thực tập từ ngày 04 tháng đến 28 tháng năm 2016 Trong trình thực tập em thu kiến thức bổ ích yêu hơn, gắn bó với nghề chọn Cũng nhờ có khoảng thời gian thực tập quan, tìm hiểu tình hình thực tế bước làm quen với công việc người Quản lý Văn phòng,Văn thư – Lưu trữ để bổ xung, củng cố kiến thức học nhà trường, thấy phải học tập rèn luyện tác phong, trách nhiệm với công việc Đặc biệt cách giao tiếp, văn hoá nơi công sở góp phần vào hành trang công việc sau tốt Trong thời gian thực tập Phòng Hành - Tổ chức Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Chu LaiTrường Hải, em anh/ chị bảo hướng dẫn nhiệt tình khâu tác nghiệp công việc Đặc biệt, em ưu Ban Lãnh đạo quan cho tham gia tất hoạt động kiện công tác Hành - Tổ chức thời gian qua Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô, Ban Lãnh đạo, cán chuyên môn nghiệp vụ Quản trị Văn phòng Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ- Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Chu Lai-Trường Hải trực tiếp hướng dẫn, tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp Giúp em thực ý tưởng công việc “Đem kiến thức học áp dụng vào thực tế nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ.” Do thời gian thực tập hạn chế ngành Quản trị Văn phòng ngành học mới, khả thân hạn hẹp nên báo cáo em không tránh khỏi khuyết điểm Em mong nhận đóng góp, ý kiến nhận xét, hướng dẫn thầy cô giáo trường cán lãnh đạo quan để báo cáo em hoàn thiện Một lần em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán lãnh đạo tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập thời gian vừa qua./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Thị Bé Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải đơn vị kinh doanh tiêu biểu phía Bắc chịu giám sát Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Tên giao dịch: Văn phòng Đại diện Khu vực Bắc Bộ-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Tên viết tắt: Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty Thaco Trans Địa chỉ: Lô D8, KCN Hà Nội - Đài Tư, số 386 Nguyễn Văn Linh - P.Sài Đồng - Q Long Biên - TP Hà Nội Điện thoại: 04 32004185 – Fax : 04 32004186 Email: truonghaiauto@thacotrans.com.vn Website: www.truonghaiauto.com.vn Trưởng Đại diện: Ông Vũ Quang Long Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải cấp chứng nhận hoạt động theo mã số:4000980719 ngày 17 tháng 06 năm 2014 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Nằm địa bàn Quận Long Biên, Quận có vị trí thuận lợi, điểm nút giao thông quan trọng, thu nhập người dân ổn định, có nhiều khu công nghiệp phát triển như: Khu Công nghiệp Sài Đồng, Khu Công nghiệp Hà Nội – Đài tư, Cụm Công nghiệp Cầu Đuống, Ngành nghề hoạt động chính: Vận tải hàng hóa đường Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Kho bãi lưu giữ hàng hóa Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô xe có động khác Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt đường Vốn điều lệ: 15.000.000 đồng Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ sở hữu: Công ty cổ phần ô tô Trường Hải(Thaco Group) Tổng diện tích sử dụng :68.200m2 Trong diện tích văn phòng 2.300m2 lại diện tích để kho xe du lịch kho xe thương mại Tổng số nhân sự: 386 người Trong nhân khối văn phòng 48 người, nhân viên lái xe, kho bãi 338 người 1.1 Chức Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Chức Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải kinh doanh vận chuyển, kinh doanh kho bãi, làm đầu mối giao dịch giải thủ tục nhập khẩu, thủ tục đăng kiểm cho Công ty Hàng hóa vận chuyển đơn vị chủ yếu loại xe ô tô du lịch thương mại công ty sản xuất, lắp ráp, nhập Xe du lịch gồm loại : Sorento, Caren, Morning, foul, peugoet, mazda… Xe thương mai gồm loại: Xe Ben, Xe tải, Xe Bus, xe Kia loại… Các loại hình kinh doanh vận tải-giao nhận: Kinh doanh vận chuyển xe cho Chi nhánh/Đại lý kinh doanh vận chuyển hàng hóa Kinh doanh kho bãi: Cho thuê kho để xe thành phẩm, cho thuê văn phòng Đầu mối thực thủ tục hải quan cho nhà máy du lịch Kia, Mazda, nhà máy tải, bus… 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Xây dựng kế hoạch để phát triển chiến lược kinh doanh thông qua kế hoạch chi tiết, cụ thể hoạt động bán hàng, giao nhận vận chuyển cho phận qua tuần, tháng, quý, kỳ, năm Phát triển thị trường nước với đầy đủ phận nhà máy sản xuất , showroom, công ty liên kết Luôn củng cố tiềm lực nguồn tài chính, nguồn thị trường, đặc biệt Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Trách nhiệm Trình tự công việc Văn thư - Lễ tân Tiếp nhận VB đến, đóng dấu, vào sổ công văn đến vào phần mềm QL Văn thư - Lễ tân Văn thư chuyển cá nhân, phòng ban liên quan Giám đốc Chi nhánh Ý kiến đạo giải Văn thư - Lễ tân Các Bộ phận liên quan Phòng Hành Tổ chức Cập nhật ý kiến đạo vào phần mềm QL chuyển cho đơn vị lq Giải công việc Theo dõi, đôn đốc giải công việc Văn thư - Lễ tân Các Bộ phận Lq Lưu hồ sơ Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 06 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI - TRƯỜNG HẢI Mở hồ sơ Thu thập văn đưa vào hồ sơ Kết thúc biên mục hồ sơ Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 07 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC HIỆN TẠI CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI - TRƯỜNG HẢI Chú thích: Cửa vào Bàn làm việc Máy vi tính Máy in Tủ tài liệu Máy điều hoà Cửa sổ Thùng rác Ghế xoay 10 Khay đựng tài liệu 11 Tài liệu 12 Bàn để máy tính 13 Điện thoại 14 Chậu cảnh 15 Bàn uống nước 16 Ghế sôfa 17 Chén uống nước 18 Lọ hoa 19 Lịch 20 Đồng hồ treo tường Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 08 MÔ HÌNH VĂN PHÒNG TỐI ƯU CHO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB-CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI Chú thích: Cửa vào Bàn làm việc Máy vi tính Máy in Tủ tài liệu Máy điều hoà Cửa sổ Thùng rác Ghế xoay 10 Khay đựng tài liệu 11 Tài liệu 12 Bàn để máy tính 13 Điện thoại 14 Chậu cảnh 15 Bàn uống nước 16 Ghế sôfa 17 Chén uống nước 18 Lọ hoa 19 Lịch 20 Đồng hồ treo tường Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự -Hạnh phúc NHẬT KÝ THỰC TẬP LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 2014-2016 Họ tên sinh viên: Trần Thị Bé Ngày sinh: 17/4/1986 Cơ quan thực tập: Văn phòng Đại diện KVBB-Công ty TNHH MTV Vận tải Đường Bộ Chu Lai-Trường Hải Địa quan: Lô D8, KCN Hà Nội-Đài tư, số 386 Nguyễn Văn Linh, P Sài Đồng, Q Long Biên, TP Hà Nội Vị trí thực tập: Nhân viên phòng Hành chính- Tổ chức Nhiệm vụ thực tập giao: Thực công tác hành chính-văn phòng, văn thư-lưu trữ Công tác Lễ tân-tiếp tân Cán hướng dẫn thực tập: Chị Nguyễn Kim Ánh Chức vụ: TP Tổ chức – Hành Sinh viên: Trần Thị Bé Điện thoại liên hệ 0983.755.816 Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TUẦN THỨ I NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC SÁNG CHIỀU THÁNG 04/7 Đến phòng Hành chính- Tìm hiểu quy định làm Tổ chức gặp lãnh đạo để việc, tổng quan máy xếp lịch thực tế hoạt động phòng Hành Làm quen với cán bộ, chính-Tổ chức nhân viên văn phòng Đóng dấu văn đến môi trường làm việc Bắt đầu tìm hiểu công việc Tìm hiểu công việc có liên 5/7 6/7 phòng Hành chính-Tổ quan đến văn thư, lưu trữ Làm chức quen với nghiệp vụ văn Đóng dấu công văn đi, phòng bắt đầu học nghiệp đến, gửi chuyển phát vụ đơn giản nhanh, tiếp đón khách - Thực hành đăng ký văn Soạn thảo văn hành đi, đến; đóng dấu; thông thường, biên tập, in chuyển giao, phân phát ấn, photo tài liệu; nhập liệu văn đi, đến tới đơn vào máy tính; xếp hồ sơ vị 7/7 8/7 Soạn thảo hợp đồng thuê Xem hồ sơ văn thư, lưu trữ vận chuyển hàng hóa với năm 2015 phòng Hành Công ty Vận tải Việt Quang Khảo sát công tác bếp ăn Tham gia lớp đào tạo kỹ đón tập thể với chuyên viên tiếp khách, tiếp tân, phòng họp hành chính, chuẩn bị hội chuẩn bị phòng họp cho Thaco PC trường họp giao ban bắc TUẦN THỨ II Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A GHI CHÚ Báo cáo thực tập tốt nghiệp NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC SÁNG CHIỀU THÁNG - Chuẩn bị trang thiết bị phòng họp 11/7 12/7 13/7 14/7 15/7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực soạn thảo online công tác phục vụ phòng định cử anh Nguyễn Văn họp Toàn-CV XNK công tác - Tham gia test xe công xa để Chu Lai từ ngày 12/7- trình đề xuất nhiên liệu cho xe - Chuẩn bị tiếp đoàn công tác 15/7/2016 Chuẩn bị đón tiếp đoàn Cục đăng kiểm việt nam kiểm Cán Ngân Hàng tra xuất xứ nhập lô 1000 giới thăm làm việc xe mazda Tham gia kiểm tra công tác Hậu Đóng dấu, chuyển giao cần Chi nhánh Long biên, chi văn đi-văn đến nhánh giải phóng Hỗ trợ chuẩn bị công tác hậu cần Công tác Kho ICD Mỹ phòng họp số 01 02 Công ty đình để kiểm tra công tác CKCD Bắc Bộ Trường Hải bảo quản tài sản, công cụ Thực công việc văn phòng dụng cụ Thực công việc theo phân công lãnh đạo phòng văn phòng theo phân công HC-TC lãnh đạo phòng HCTC Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A GHI CHÚ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TUẦN THỨ III NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC SÁNG THÁNG GHI CHIỀU Tham gia chào cờ họp giao ban - Thực vào sổ văn 18/7 19/7 20/7 công tác hành đi, đến, đóng dấu Thực công tác văn thư, chuẩn bị văn Tham gia đón tiếp đoàn chuyến công tác cho lãnh đạo phòng khách Công ty Vận kinh doanh vận chuyển Soạn thảo định thành lập ban tải Logistem Làm công việc lễ tân, Phòng chống bão lụt công tác hậu chuyển phát bưu phẩm cần bão số 01 Thăm kho lưu trữ, xem hồ sơ lưu Xây dựng phương án 21/7 22/7 trữ, phương án lưu trữ Hỗ trợ chuyên chỉnh lý tài liệu viên lưu trữ chuẩn bị kế hoạch chỉnh cán lưu trữ chuyên lý tài liệu tháng đầu năm 2015 Lập kế hoạch tổ chức hội nghị tổng trách Tiếp tục thực công kết tháng đầu năm quan việc văn phòng Chuẩn bị sở vật chất cho hội nghị Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A CHÚ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TUẦN THỨ IV NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGÀY THÁNG 25/7 26/7 27/7 28/7 29/7 GHI CHÚ SÁNG Giao ban khoa phòng CHIỀU - Thực vào sổ văn đi, Thực nhiệm vụ đến, đóng dấu văn chuyên môn Chuẩn bị trang thiết bị, Sắp xếp trang thiết bị phòng chờ setup vị trí ngồi cho nhân khách hàng làm công việc viên CV miền Rà soát trang thiết bị tiếp tân Lập danh mục đầu tư trang thiết phòng họp, khuôn viên bị cho Thaco CV miền phòng ngoại cảnh Soạn thảo văn truyền thông KVBB Xây dựng quy trình xử lý Tổ chức thăm quan chùa văn Hậu cần chuyến thăm quan Bái đính-Ninh bình Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TUẦN THỨ V NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC SÁNG CHIỀU THÁNG GHI CHÚ Tham gia chào cờ họp - Kiểm tra 5S nhà tập thể khu 01/8-03/8 giao ban Thực nhà tập thể cạnh hồ thạch bàn công việc văn phòng được- Kiểm tra xanh vườn phân công ươm chăm sóc xanh Tiếp tục thực Tham gia kiện giới thiệu xe 04-05/8 công việc giao, peugoet 5008 trung tâm hội luyện tập kỹ nghị quốc gia học Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TUẦN THỨ VI NGÀY THÁNG 09-11/8 NỘI DUNG CÔNG VIỆC SÁNG CHIỀU Tham gia chào cờ họp Tham gia kiểm tra công tác hậu giao ban Thực cần Chi nhánh Ngọc Hồi GHI CHÚ công việc văn phòng 12-13/8 phân công Rà soát, chuẩn bị sở vật Tham gia kiểm tra 5S Kho xe chất cho showroom Phạm D8, A15 Văn Đồng chuẩn bị vào hoạt động Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TUẦN THỨ VII NGÀY THÁNG 15-18/8 NỘI DUNG CÔNG VIỆC SÁNG CHIỀU Tham gia chào cờ họp Chuẩn bị sở vật chất, tiếp giao ban Thực đón khách cho chương trình test công việc văn phòng driving xe Mazda Vinhome phân công Công tác hậu cần (cắt tỉa 19-20/8 Long Biên Chuẩn bị cho phòng họp hội cây, khơi thông cống rãnh nghị khách hàng Thaco PC báo cáo sau bão” miền Đông Bắc Bộ bão số Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A GHI CHÚ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TUẦN THỨ VIII NGÀY NỘI DUNG CÔNG VIỆC THÁNG GHI CHÚ SÁNG CHIỀU Tham gia chào cờ họp - Tham gia diễn tập PCCC 22-24/8 25-27/8 giao ban Thực chuẩn bị hồ sơ môi trường phục công việc văn phòng vụ công tác kiểm tra Phòng phân công tài nguyên môi trường Long Soạn thảo công văn mời biên Gửi giấy mời họp đại lý làm họp hội nghị đại lý công việc văn phòng XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NƠI SINH VIÊN THỰC TẬP CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI Sinh viên: Trần Thị Bé CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ĐƯỜNG BỘ CHU LAI-TRƯỜNG HẢI VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KVBB Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: Đại học liên thông Quản trị văn phòng K14 (Khóa 2014 – 2016) Người đánh giá: Nguyễn Kim Ánh NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ Về thái độ làm việc: Luôn nêu cao tinh thần học hỏi, làm việc nghiêm túc, chăm chỉ, chuyên nghiệp Tác phong nhanh nhẹn, động sáng tạo công việc, sẵn sàng làm việc khó để khẳng định thân Có chí tiến thủ công việc Chỉn chu công việc tươi cười, cởi mở công việc Về chấp hành kỷ luật lao động quan: Ý thức chấp hành nội quy, quy định công ty tốt Đảm bảo tiến độ công việc không để xảy sai xót trình thực công việc phân công Về kết thực nhiệm vụ giao: Sinh viên Trần Thị Bé vận dụng tốt kiến thức tảng học trường vào thực tế Có đóng góp cống hiến trình thực tập: Tham gia nhiệt tình công tác hậu cần ( hậu cần kiện, setup trang thiết bị cho văn phòng) 3.1 Trong công tác văn thư-lưu trữ: Đã góp phần biên tập lại quy chế văn thư-lưu trữ, văn hóa công sở Đặc biệt, tìm phương án chỉnh lý tài liệu lưu trữ khoa học phù hợp với thực tế quan 3.2 Công tác hành chính-văn phòng Tham gia soạn thảo văn hành thông thường quan Lập lịch công tác tuần, tháng cho Lãnh đạo Mọi công việc giao sinh viên Trần Thị Bé hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ với tinh thần làm việc hăng say, nghiêm túc trách nhiệm với công việc Điểm đánh giá chung (theo thang điểm 10): 10 điểm Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2016 XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NGƯỜI ĐÁNH GIÁ NGUYỄN KIM ÁNH Sinh viên: Trần Thị Bé Lớp: ĐHLT QTVP K14A