Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNPHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO 2 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 2 1.1Vài nét về quá trình hình thành và phát triển 2 1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.3Cơ cấu tổ chức 3 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto 3 2.1Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Nhân sự 3 2.1.1Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 3 2.1.1.1 Chức năng của phòng HCNS 3 2.1.1.2 Nhiệm vụ của phòng HCNS 4 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 4 2.1.2Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng. 5 2.1.2.1 Xác định vị trí việc làm trong phòng HCNS 5 2.1.2.2 Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng. 5 2.2Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty 6 2.2.1Hệ thống hóa các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ 6 2.2.2Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 7 2.2.2.1 Khái quát về Chương trình Kế hoạch công tác thường kỳ của công ty 7 2.2.2.2 Kế hoạch công tác năm 7 2.2.2.3 Kế hoạch tháng 7 2.2.2.4 Kế hoạch công tác tuần 8 2.2.3Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty. 8 2.2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 8 2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản của công ty. 9 2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty. 10 2.2.4Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 11 2.2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản 11 2.2.4.2 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của công ty. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị. 12 2.2.5Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 14 2.2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ 14 2.2.5.2 Số lượng cán bộ lưu trữ. 14 2.2.5.3 Diện tích kho lưu trữ. 14 2.2.5.4 Tình trạng kho lưu trữ 15 2.2.5.5 Phương tiện bảo quản 16 3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto 16 3.1Tìm hiểu, nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất văn phòng 16 3.2Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 17 3.3Tìm hiểu và thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 18 3.3.1Phần mềm quản lý nhân sự MS 18 3.3.2Phần mềm quản lý văn bản 19 LỜI MỞ ĐẦU 20 1.Lý do chọn đề tài 20 2.Lịch sử nghiên cứu 21 3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 24 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 24 5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 24 6.Giả thuyết khoa học 24 7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 25 8.Cấu trúc của đề tài 25 CHƯƠNG I.LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN 26 1.1Khái niệm 26 1.1.1Một số khái niệm chính 26 1.1.2Một số khái niệm liên quan 26 1.2Mục đích của việc Tiêu chuẩn hóa văn bản 27 1.3Yêu cầu của việc Tiêu chuẩn hóa văn bản 27 1.3.1Tính mục đích 27 1.3.2Tính khoa học 28 1.3.3Tính pháp lý 28 1.3.4Tính đại chúng 29 1.3.5Tính khả thi 29 1.3.6Tính khuôn mẫu 30 1.4Vai trò, ý nghĩa của việc tiêu chuẩn hóa văn bản 30 1.5Mức độ Tiêu chuẩn hóa văn bản 31 1.5.1Tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 31 1.5.2Tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung văn bản 32 1.6Cấp độ Tiêu chuẩn hóa văn bản 33 CHƯƠNG 2.HOẠT ĐỘNG TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO 35 2.1 Khái quát về công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto 35 2.2 Tình hình thực hiện công tác tiêu chuẩn hóa văn bản tại công ty 35 2.2.1 Định hướng về công tác Tiêu chuẩn hóa văn bản 35 2.2.1.1 Các hình thức văn bản hình thành của công ty 35 2.2.1.2 Trách nhiệm tổ chức xây dựng tiêu chuẩn hóa văn bản 36 2.2.2 Xây dựng hệ thống các quy định về tiêu chuẩn hóa văn bản 36 2.2.2.1 Xây dựng hồ sơ nguyên tắc về tiêu chuẩn hóa văn bản 36 2.2.2.2 Ban hành các quy định về tiêu chuẩn hóa văn bản 36 2.2.3 Áp dụng công nghệ vào soạn thảo và ban hành văn bản 36 2.2.4 Thực tế áp dụng tiêu chuẩn hóa văn bản vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 37 2.3 Đánh giá chung về công tác tiêu chuẩn hóa văn bản của công ty 37 2.3.1 Những thành tựu đạt được 37 2.3.2 Một số hạn chế 38 2.3.3 Nguyên nhân 39 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO 40 3.1 Khuyến nghị trong quy định chung về việc tiêu chuẩn hóa văn bản 40 3.2 Khuyến nghị về quy định nội dung của tiêu chuẩn hóa văn bản 41 3.2.1 Tiêu chuẩn hóa về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 41 3.2.1.1 Tiêu chuẩn hóa thể thức văn bản: 41 3.2.1.2 Về thiết lập và trình bày thể thức, hình thức văn bản 42 3.2.2 Tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung văn bản 42 3.2.2.1 Tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung văn bản 42 3.2.2.2 Chuẩn hóa từ, cụm từ, câu văn thể hiện trong văn bản 43 3.2.3 Đề xuất Mẫu hóa văn bản 43 3.3 Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tiêu chuẩn hóa văn bản 43 3.3.1 Đầu tư công nghệ hiện đại xứng tầm với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 43 3.3.2 Ứng dụng các phầm mềm máy tính trong quản lý tiêu chuẩn hóa văn bản 44 3.3.3 Ứng dụng thống nhất kỹ thuật Tin học văn phòng trong tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý 44 3.4 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 45 3.4.1 Bổ sung đội ngũ nhân lực chuyên môn hành chính văn phòng 45 3.4.2 Đào tạo, nâng cao nhận thức, chuyên môn về tiêu chuẩn hóa văn bản 46 3.5 Tiêu chuẩn hóa văn bản phù hợp với nền Công nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước. 46 KẾT LUẬN 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan là đề tài nghiên cứu em thực hiện Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày đề tài chưa từng được công bố ở các nghiên cứu khác Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình Sinh viên Nhữ Thị Trang Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHỤ LỤC Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt CP BGĐ GĐ HĐQT HC-NS QLNS Quản lý nhân HCVP Hành văn phòng CNV Công nhân viên TCH Tiêu chuẩn hóa 10 TCHVB Sinh viên: Nhữ Thị Trang Tên cụm từ viết tắt Cổ phần Ban Giám đốc Giám đốc Hội đồng Quản trị Hành chính- Nhân Tiêu chuẩn hóa văn Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, xã hội phát triển, phức tạp phân hóa rõ nét nên việc quản lý phải chặt chẽ để đảm bảo đất nước vừa hội nhập với giới vừa không lệch định hướng xã hội chủ nghĩa Và đòi hỏi ngày cao vị trí việc làm Để giúp sinh viên Quản trị văn phòng năm cuối em vận dụng kiến thức học đáp ứng nhu cầu thực tế việc làm, hệ thống kiến thức thầy cô truyền dạy suốt thời gian học tập rèn luyện, trước trường, chúng em củng cố kiến thức lại lần khoảng thời gian thực tập trường thử sức lực thực hành qua thời gian thực tập quan, tổ chức Đó hành trang quý giá để chúng em tự tin việc cạnh tranh hội việc làm sau Nhận thức tầm quan trọng việc thực tập làm việc chuyên nghiệp công ty, thời gian thực tập Công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto, em cố gắng quan sát, tìm hiểu nghiên cứu trình hoạt động, làm việc công ty hoạt động tiêu chuẩn hóa văn công ty Báo cáo tổng hợp hiểu biết chung em công tác văn phòng công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto, ghi lại đánh giá khách quan em tiếp cận Thực tập giúp em có nhìn khách quan thực tế nghề nghiệp mình, đồng thời có hội trau dồi thêm kiến thức chuyên môn, kỹ làm việc thực tế kinh nghiệm cho thân chuẩn bị hành trang sẵn sàng tham gia vào đội ngũ văn phòng Em xin chân thành cám ơn thầy, cô khoa Quản trị văn phòng nhiệt tình quan tâm hướng dẫn nội dung thực tập; Ban lãnh đạo công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto tiếp nhận, bố trí thực tập; Phòng HC-NS công ty hướng dẫn công việc cụ thể cung cấp tài liệu để em hoàn thành báo cáo Trong trình thực báo cáo, kinh nghiệm hiểu biết hạn chế nên không tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận ý kiến đóng góp từ phía thầy cô Em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2016 Sinh viên Nhữ Thị Trang Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Vài nét trình hình thành phát triển - Tên thức: Công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto - Tên giao dịch tiếng Anh: Hanoiauto Auto spare sparts joint stock company - Trụ sở chính: Số 31, ngõ 331/20 Trần khát Chân, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội - Giấy phép kinh doanh số: 0105316272 - Ngày cấp: 18/5/2011 - Mã số thuế: 0105316272 - Ngày hoạt động: 18/5/2011 - Giám đốc: Nguyễn Minh Hải - ĐT: 04-39781043 - Fax: 04-39781043 - Email: phutungotohanoi@gmail.com -Website:www.phutungotohanoi.vn Công ty CP Phụ tùng ô tô Hanoiauto doanh nghiệp tư nhân hoạt động hình thức cổ phần, kinh doanh phụ tùng xe ô tô, xe loại toàn quốc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty đời với chức năng: chuyên cung cấp phân phối sản phẩm phụ tùng ô tô hãng xe Châu Âu, Nhật, Hàn Quốc Ngoài ra, công ty cung cấp thêm phụ tùng thay nhận đặt hàng nhanh phụ tùng ô tô: Mercedes- Benz, Audi, BMW, Acura, Lexus, Porsche, Hyundai, KIA,GM toàn quốc Và thực nhiệm vụ cụ thể sau: Khảo sát, nghiên cứu nhu cầu nội địa phụ tùng ô tô hãng xe nước ngoài; Xây dựng phương án, lĩnh vực kinh doanh cụ thể đáp ứng nhu cầu thị trường; Nhập cung cấp loại phụ tùng xe ô tô hãng theo yêu cầu đối tác kinh doanh khách hàng phạm vi toàn quốc; Phân phối, trao đổi phụ tùng Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thay dành cho xe ô tô, xe loại; Tư cung cấp dịch vụ liên quan đến phụ tùng xe ô tô Công ty phấn đấu gửi tới phụ tùng, dịch vụ đảm bảo chất lượng giá thành Chính thế, lãnh đạo công ty đề cao hoàn thiện tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh văn hóa doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức Công ty CP Phụ tùng ô tô Hanoiauto doanh nghiệp tư nhân hoạt động hình thức công ty cổ phần, nên có cấu sau: Đứng đầu công ty HĐQT, Chủ tịch HĐQT Ban giám đốc người thường trực, thay mặt HĐQT định đề công ty Giúp việc cho Chủ tịch HĐQT BGĐ phòng chức năng: phòng HC-NS, phòng Marketing, phòng Kế toàn, phòng Kỹ thuật Nội phòng có tổ chuyên môn riêng, theo chức năng, nhiệm vụ Quan hệ HĐQT BGĐ quan hệ quản trị công ty, BGĐ với cấp nói chung quan hệ quản lý Sự đạo cấp lãnh đạo xuống cấp chấp hành CNV động lực đưa công ty ngày phát triển Sơ đồ cấu tổ chức công ty (Phụ lục 1) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto Tổ chức hoạt động phòng Hành chính- Nhân Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức 2.1.1.1 Chức phòng HC-NS Phòng HC-NS phòng nghiệp vụ, có chức tham mưu, tổng hợp giúp việc cho BGĐ mặt: Hành văn phòng, Tổ chức quản lý nhân - "Tham mưu” tìm hiểu, chọn lọc thông tin; nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến làm sở định quản lý cho BGĐ điều hành hoạt động công ty Là chức quan trọng, đòi hỏi cán văn phòng phải có lực chuyên môn nghiệp vụ tốt, phẩm chất, kỹ nhạy bén song hành cấp Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - "Tổng hợp” thu thập, phân tích tổng hợp có định hướng ý kiến, thông tin tình hình nội công ty, môi trường kinh doanh, xu hướng phát triển kinh doanh, đối tác kinh doanh, đối thủ cạnh tranh Từ đó, đem lại nhìn toàn cảnh, khách quan khái quát, ngắn gọn, đầy đủ cập nhật để giúp cấp nắm bắt rõ thực tế tình hình hoạt động quản lý kinh doanh công ty - "Giúp việc”: phòng HC-NS phòng chức trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo công ty thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng Chương trình/ Kế hoạch công tác cho lãnh đạo; tổ chức chuyến công tác lãnh đạo; tổ chức hội nghị; soạn thảo văn cầu nối lãnh đạo với phòng ban, đơn vị 2.1.1.2 Nhiệm vụ phòng HC-NS - Tham mưu, giúp việc, soạn thảo văn bản; Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình hoạt động quản lý kinh doanh, tham mưu cho Ban lãnh đạo việc tổ chức thực công việc thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ quyền hạn; - Quản lý trực tiếp thực công tác văn thư, lưu trữ, hành công ty; - Tổ chức họp, làm việc Ban lãnh đạo công ty; - Thực công tác tổ chức – nhân thi đua- khen thưởng- kỷ luật; - Quản lý tài sản, bảo trì đề xuất kế hoạch khai thác hiệu tài sản công ty; - Đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, lụt, bão an toàn lao động; - Hỗ trợ giải quyết, thực công tác đối ngoại, làm đầu mối giao dịch giúp lãnh đạo cán nhân viên với quan hữu quan tổ chức bên - Thực hỗ trợ thực nhiệm vụ khác BGĐ giao 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Phòng HC-NS đại diện cho văn phòng công ty Đứng đầu Trưởng Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng chịu trách nhiệm trực tiếp giúp việc cho BGĐ toàn công tác HCVP, QLNS công ty Đồng thời, Trưởng phòng HC-NS người đạo, giám sát, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tới tổ chuyên trách nghiệp Giúp việc trực tiếp cho Trưởng phòng 01 Phó trưởng phòng HCVP 01 Phó trưởng phòng QLNS kèm theo máy giúp việc gồm: 01 tổ Tham mưu- tổng hợp, 01 tổ VT- LT, 01 tổ Lễ tân- Bảo vệ, 01 tổ Quản trị 01 phận QLNS Sơ đồ cấu tổ chức phòng HC- NS công ty (Phụ lục 2) Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc cho vị trí văn phòng 2.1.2.1 Xác định vị trí việc làm phòng HC-NS Căn chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng HC-NS tình hình thực thực tế, xác định vị trí việc làm phòng HC-NS sau: * Lãnh đạo văn phòng: - Trưởng phòng: 01 - Phó trưởng phòng: 02 * Các chức danh chuyên môn: - Nhân viên Hành văn phòng: 01 - Nhân viên Lễ tân: 01 - Nhân viên Văn thư- Lưu trữ: 01 - Nhân viên Quản trị- Bảo trì: 01 - Nhân viên Nhân sự:02 - Nhân viên Bảo vệ: 02 Mỗi thành viên phòng chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác trước BGĐ với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động quản lý, kinh doanh công ty trước quan cấp 2.1.2.2 Xây dựng mô tả công việc cho vị trí văn phòng Do tính chất lĩnh vực kinh doanh dịch vụ- kỹ thuật nên công tác văn phòng chưa quan tâm tương xứng với vai trò Thực tế, nhiệm vụ phòng HC-NS chi phối từ BGĐ điều phối, phân công trực tiếp từ Trưởng phòng Từ góc độ định, CNV chưa nắm rõ nhiệm vụ, quyền hạn nên khó chủ động xử lý công việc liên quan đến vị trí việc làm mình.Sau tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng HC-NS đồng thời khảo sát, nghiên cứu tham khảo ý kiến nhân viên văn phòng Hệ thống mô tả công việc cho vị trí văn phòng (Phụ lục 3) Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ công ty Hệ thống hóa văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ STT Văn Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII Luật Lưu trữ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 26 tháng năm 2013 Bộ nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Quyết định số 07/2011/QĐ-CPPTHN ngày 22/8/2011 công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto việc ban hành Quy chế làm việc Quyết định số 42/2012/QĐ-CPPTHN ngày 04/3/2012 công ty CP Phụ tùng ô tô Hanoiauto ban hành quy định sử dụng bảo quản dấu Quyết định số 68/QĐ-CPPTHN ngày 09/12/2013 công ty CP Phụ tùng ô tô Hanoiauto ban hành Quy trình soạn thảo ban hành văn 10 11 12 Sinh viên: Nhữ Thị Trang Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi công ty chưa xây dựng hệ thống quy định riêng, công tác văn thư, lưu trữ thực dựa quy định Nhà nước tổ chức ban hành quy định rõ văn quản lý sửa đổi, bổ sung cho phù hợp Công tác xây dựng Chương trình- Kế hoạch công tác Khái quát Chương trình- Kế hoạch công tác thường kỳ công ty Chương trình- Kế hoạch công cụ để thực quản lý, điều hành hoạt động công ty theo chức năng, nhiệm vụ Chương trình công tác thường kỳ có nội dung, tính chất quan trọng khác mang mô phạm nội dung, hình thức văn Bao gồm: Kế hoạch năm, Kế hoạch thàng Lịch công tác tuần Kế hoạch công tác năm Kế hoạch công tác năm công ty kế hoạch công tác năm tất đơn vị, phòng ban Chính vậy, phạm vi đối tượng nội dung công việc rộng, vừa phải đầy đủ, rõ ràng, khoa học vừa có tính khái quát cao Xây dựng Kế hoạch năm nhiệm vụ phối hợp toàn công ty chiếm nhiều thời gian, công sức để có văn chất lượng Mỗi năm nội dung công tác khác nên khó để thống toàn nội dung Kế hoạch năm Để giảm bớt phần khó khăn công tác soạn thảo, nâng cao chất lượng Kế hoạch năm, việc mẫu hóa thể thức vừa khả thi, hợp lý tạo thống hiệu thực Kế hoạch tháng Kế hoạch thàng văn quan trọng hệ thống Chương trình- Kế hoạch thường kỳ phòng HC-TC đơn vị chủ trì soạn thảo áp dụng quy trình xây dựng cụ thể, thu thập thông tin từ kế hoạch năm đăng ký công tác phòng ban, đơn vị Thể rõ thông tin: thời gian, địa điểm, nội dung công việc Nội dung hoàn thiện thể thức, hình thức yếu tố thiếu góp phần tạo nên sáng tỏ nội dung hiệu lực pháp lý văn Sinh viên: Nhữ Thị Trang 10 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.1.4 (Mẫu Quyết định khen thưởng/ kỷ luật) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /QĐ -CPPTHN (2) (3) , ngày tháng năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về việc khen thưởng/ kỷ luật (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn .; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Khen thưởng/ Kỷ luật Ông (Bà, tập thể): có thành tích/ vi phạm trình………… (Có danh sách kèm theo- tập thể) Điều Ông (Bà, tập thể) hưởng/ bị xử lý vi phạm mức ………… theo quy định…… Điều Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan Ông (Bà, tập thể) … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ - ; (Ký tên, đóng dấu) - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 113 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.1.5 (Mẫu Quyết định công việc) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /QĐ -CPPTHN (2) (3) , ngày tháng năm 20… QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành/ (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn (6) ; Căn .; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “ ” Điều Quyết định có hiệu lực ……………………… từ ngày ký Điều Các (ông, bà, quan, đơn vị) … ……… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ - ; (Ký tên, đóng dấu) - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 114 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.2 (Mẫu Thông báo chung) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /TB -CPPTHN (2) (3) , ngày tháng năm 20… THÔNG BÁO Về việc ………….(6)……………… Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích, chủ thể thẩm quyền thông báo …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Phần nội dung: Nêu cụ thể nội dung cần thông báo (Nếu thông báo nội dung trình bày đoạn văn Nếu thông báo nhiều nội dung trình bày thành nhiều đoạn văn hay hệ thống đề mục) …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Phần kết thúc: Nêu rõ yêu cầu thực hiện, thời gian tổ chức hiệu lực thi hành, quy tắc xử áp dụng (nếu có) ……………………………………………………………………………… / Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ - ; (Ký tên, đóng dấu) - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 115 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.3 ( Mẫu công văn chung) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) v/v (4) (3) , ngày tháng năm 20… Kính gửi: (5) (6) …………………………………………………………………………………… …… …………………………………………………………………………………… …… …………………………………………………………………………………… …… …………………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …… ………………………………………………………………………………./ Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ - ; (Ký tên, đóng dấu) - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 116 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.3.1 (Mẫu Công văn hướng dẫn, giải thích) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) v/v (4) (3) , ngày tháng năm 20… Kính gửi: (5) Thực hiện/ Để (6 .(7) .(8) trước khó khăn nảy sinh việc (thực quy định văn đó/ thực số điểm) sau: (9) ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Trong trình thực có vấn đề chưa rõ vướng mắc đề nghị (ông/ bà, quan, đơn vị) phản ánh văn .(1) trao đổi với đơn vị thường trực .(1) theo địa sau: để giải Văn thay văn hướng dẫn số ngày (1) / (…(1) đề nghị …………… thực theo hướng dẫn văn này./.) Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ (Ký tên, đóng dấu) - ; - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 117 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.3.2 (Mẫu công văn trả lời/ phúc đáp) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) v/v (4) (3) , ngày tháng năm 20… Kính gửi: (5) …………….(1)……đã nhận (công văn, …) số ngày (5) vấn đề Sau …… (1)… có ý kiến trả lời sau: ……… (6) ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Trên ý kiến trả lời thức (1) công văn số Quý quan Nếu có vấn đề chưa rõ/ chưa thỏa đáng, đề nghị Quý quan vui lòng báo cho rõ văn cử cán đến trao đổi trực tiếp với chúng tôi, để có biện pháp giải kịp thời Xin chân thành cám ơn./ Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ (Ký tên, đóng dấu) - ; - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 118 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.3.3(Mẫu công văn đạo, đôn đốc nhắc nhở) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) v/v (4) (3) , ngày tháng năm 20… Kính gửi: …………………… Để tiến hành/ Theo kế hoạch … phải hoàn thành/ làm xong mức….trước ngày… tháng… năm 20…, nay………vẫn chưa…… …….(1) … đề nghị … : …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……….(1)…… yêu cầu ……….khần trương triển khai thực hiện/ hoàn thành báo cáo ……….……….trước ngày ……, tháng … , năm 20…… / Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ (Ký tên, đóng dấu) - ; - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 119 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.3.4 (Mẫu công văn đề nghị ) CÔNG TY CP PT Ô TÔ HANOIAUTO …………………(8)…………… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) v/v (4) (3) , ngày tháng năm 20… Kính gửi:……… Thời gian qua/ Hiện nay, …………………….….(7) ….………………… Tình hình ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của………(8)…… Để giải vấn đề nêu tạo điều kiện thuận lợi hoạt động…, (8)………dự kiến ……….(9)………, đề nghị……….(10)……… …………………………………… (11)………………………………… Vậy ……(8)…… kính đề nghị …… (10)………xem xét quan tâm giải giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn / Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ (Ký tên, đóng dấu) - ; - ; - Lưu:…., VT Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 120 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.3.5 (Mẫu công văn đạo xây dựng Kế hoạch năm….) CÔNG TY CP PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) v/v (4) (3) , ngày tháng năm 20… Kính gửi: …………………… Để tiến hành tổng kết công tác năm … , đề phương hướng, kế hoạch công tác năm … , ….(7) ……yêu cầu đơn vị chuẩn bị nội dung tổng kết năm sau : Nêu rõ tình hình thực kế hoạch đơn vị năm ……, phân tích thuận lợi, khó khăn vấn đề lớn tồn lại Nêu rõ kết măt công tác chủ yếu Trình bày kiến nghị chủ trương, biện pháp giải tồn Nêu dự kiến phương hướng kế hoạch năm tiếp theo, cách thức, biện pháp thực chủ trương Các đơn vị phải báo cáo ……….(8)……….trước ngày ……, tháng … , năm … (có thể làm báo cáo sơ nêu nét tình hình ) Giao cho …….(9) …….cùng …….(10)…….tổng hợp dự thảo báo cáo cho …… (7)……….chậm vào ngày …., tháng … năm ……/ Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ - ; (Ký tên, đóng dấu) - ; - Lưu:…., VT Sinh viên: Nhữ Thị Trang Họ tên đầy đủ 121 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.4 (Mẫu Tờ trình chung ) CÔNG TY CP PT Ô TÔ HANOIAUTO …………………(8)…………… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / TTr- (2) v/v (4) (3) , ngày tháng năm 20… TỜ TRÌNH Về việc (4) Kính gửi: (5) Phần mở đầu : - Nhận định tình hình - Phân tích mặt tích cực, tiêu cực tình hình để làm sở cho việc đề xuất vấn đề Phần nội dung : - Nêu tóm tắt nội dung đề nghị, đề xuất phương án - Nêu dự kiến vấn đề nảy sinh đề nghị áp dụng - Nêu khó khăn, thuận lợi (chủ quan, khách quan) triển khai thực dự kiến biện pháp khắc phục Phần kết thúc : - Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị - Đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất sớm triển khai thực Trân trọng kính trình / Nơi nhận: CHỨC VỤ QUYỀN HẠN NGƯỜI KÝ - ; (Ký tên, đóng dấu) - ; Họ tên đầy đủ - Lưu:…., VT Sinh viên: Nhữ Thị Trang 122 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.5.1 (Mẫu biên họp, hội nghị) TÊN CQ,TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN,TỔ CHỨC(2) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:… /BB-…(4) … ….(5)…., ngày ….tháng…., năm 20…… BIÊN BẢN Họp …………………(6)………………………… Thời gian họp : - Khai mạc: … … ngày ……tháng ……năm …… - Địa điểm : - Nội dung họp : Thành phần dự hop: - Thành viên có mặt …….trên tổng số ……… - Thành viên vắng mặt …… Chủ tọa họp: …………………………………………………………………………… Thư ký họp : …………………………………………………………………………… Các báo cáo họp : …………………………………………………………………………… Thảo luận họp : …………………………………………………………………………… Kết thúc kỳ họp: …………………………………………………………………………… THƯ KÝ CHỦ TỌA (Ký tên) (Ký tên , đóng dấu) Sinh viên: Nhữ Thị Trang 123 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Họ tên Họ tên Phục lục 15.5.2 (Mẫu Biên vụ việc) TÊN CQ,TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN,TỔ CHỨC(2) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:… /BB-…(4) … ….(5)…., ngày ….tháng…., năm 20…… BIÊN BẢN Về việc (4) - Thời gian địa điểm tiến hành lập biên bản:………………………………… - Thành phần tham gia lập biên bản:…………………………………………… - Diễn biến việc xảy ra:……………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………(5)…………………………… Biên lập thành … bản, giao cho … / THƯ KÝ CHỦ TỌA (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Họ tên Họ tên Sinh viên: Nhữ Thị Trang 124 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.5.3 (Mẫu Biên việc giao nhận hàng hóa) TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (3) , ngày tháng năm 20… Số / BB - (2) BIÊN BẢN Về việc giao nhận hàng hóa - Căn Hợp đồng mua bán hàng hóa số …/HĐMB ngày…., việc cung cấp…………giữa Công ty ………, Công ty TNHH ………….; - Căn việc giao nhận hàng thực tế, Hôm nay, ngày … , tháng …, năm …., Văn phòng Công ty …., gồm có : Đại diện bên A (bên nhận): CÔNG TY …………………………… - Bà ……… Chức vụ : ………… - Ông ……… Chức vụ : ………… Đại diện bên B (bên giao) : CÔNG TY TNHH ……………………… - Bà ……… Chức vụ : ………… - Ông ……… Chức vụ : ………… Hai bên tiến hành giao nhận …………., theo hợp đồng mua bán hàng hóa số …/ HĐMB ngày …, tháng …., năm …., với số lượng quy cách sau : STT Danh mục ĐVT Màu Số lượng Bên B giao ………., theo chất lượng quy cách hợp đồng thỏa thuận, cụ thể: -………………………………………………………………………… Biên giao nhận lập thành .bản có giá trị nhau, bên giữ … ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) Họ tên đầy đủ Họ tên đẩy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 125 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 15.5.4 (Mẫu Biên lý hợp đồng) TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số / BB - (2) (3) , ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Thanh lý hợp đồng - Căn Hợp đồng số …., ngày…., tháng …., năm …, Công ty … Công ty … ; - Căn tình hình thực tế giao nhận hàng, Hôm nay, ngày … , tháng …, năm …., ………., gồm có: Bên A : CÔNG TY ……… Địa :…………… Điện thoại : ……… Do Ông :………… Chức vụ : ………… đại diện Bên B : CÔNG TY ……… Địa :…………… Điện thoại : ……… Do Ông :………… Chức vụ : ………… đại diện Sau thực xong hợp đồng, hai bên đồng ý lý hợp đồng nội dung sau: Điều Bên B thực gia công may cho bên A theo hợp đồng ký sau: Tên hàng Mã Số lượng Số lượng Đơn giá Thành tiền theo HĐ thực (USĐ) (USĐ) Tổng cộng : Sinh viên: Nhữ Thị Trang 126 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Ghi chữ:………………………………………) Điều - Bên B giao đủ số lượng hàng theo hợp đồng ký kết - Bên A toán đủ số tiền hợp đồng Điều Hai bên B thống lý hợp đồng gia công, không vướng mắc Điều Biên lập thành , có giá trị nhau, bên giữ … bản./ ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Họ tên đầy đủ Họ tên đầy đủ Sinh viên: Nhữ Thị Trang 127 Lớp: ĐHLT.QTVP 14B