Lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả - Hội thảo có lẽ là sự kiện phổ biến nhất mà các đơn vị sẽ tổ chức. Đối với những người quan tâm việc tạo ra một danh sách kiểm tra để lập kế hoạch một cuộc hội thảo, thì sau đây là một cấu trúc hiệu quả cho việc lập kế hoạch và thực hiện một cuộc hội thảo. 1. Xác mục đích tổ chức sự kiện - Khán giả là ai? - Chủ đề của hội thảo là gì? - Tổ chức ở đâu? - Tại sao mọi người sẽ tham dự? - Lịch trình của hội thảo là gì? 2. Làm rõ các thông tin cần thiết - Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv) - Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc - Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers) - Thông tin/hồ sơ người tham dự - Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người, ) - xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. - Thực phẩm và nước uống - Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng - Vận chuyển/thi công 3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện - Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng, ) - Số người tham dự - Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U, ) - Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện) - Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát - Xem thêm: Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện - Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.) 4. Về truyền thông, quà tặng - Mời các phóng viên, nhà báo - Thiết kế thiệp mời cho khách - In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản - Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng. - Xem thêm: Quà tặng trong tổ chức sự kiện - Bản tên BTC - Các bảng hướng dẫn, chỉ đường 5. Về diễn giả, khách mời - Xác định diễn giả - Bài thuyết trình của họ - Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh, - Công cụ đếm người tham dự - Bảng khảo sát ý kiến người tham dự Lập kế hoạch tổ chức kiện cho khai mạc bế mạc Lập kế hoạch bước quan trọng tổ chức kiện Có kế hoạch hoàn hảo, đầy đủ người tổ chức kiện thành công nửa Bản kế hoạch phải thể nhiều góc cạnh khác không mà tiểu tiết nhỏ Dưới kế hoạch tổ chức kiện dành cho khai mạc bế mạc mà VnDoc sưu tầm được, mời bạn tham khảo KHAI MẠC Tập hợp lực lượng (cần nhanh gọn để tạo khí phấn khởi ban đầu cho giao lưu) Một số hình thức tập hợp lực lượng sử dụng nhiều như: ● Nếu giao lưu hội trường: Trước diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, đơn vị bạn tiến vào hội trường đón cách hô băng reo, sau hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí trời,…) ● Nếu giao lưu sân: Đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau dùng hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để người vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi thành viên đơn vị bạn gia nhập vòng tròn ● Nếu muốn “pha trộn” lực lượng đơn vị giao lưu, trước vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim” ● Nếu muốn tạo tự nhiên trước giao lưu chơi số trò chơi khác như: Nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không mời nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ,…) ● Nếu muốn tạo khí vui khỏe tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu đơn vị tiến vào hội trường Tuyên bố lý Tùy theo tính chất giao lưu nói nghiêm túc nhẹ nhàng, vui tươi, dí dỏm Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh ý sau: ● Lập lại mục đích ý nghĩa giao lưu ● Tinh thần đoàn kết hữu nghị đơn vị ● Tin tưởng giao lưu thành công Giới thiệu đại biểu Giới thiệu đại biểu giao lưu có nhiều hình thức; để tạo tính nghiêm túc đơn vị chủ nhà đảm nhiệm thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, có giới thiệu đại biểu Nếu để tạo gần gũi thân mật đơn vị bố trí đơn vị giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu đơn vị mình,… Trong giới thiệu đại biểu nên: VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí ● Giới thiệu đại biểu cấp cao trước ● Giới thiệu đại biểu khách trước, chủ nhà sau Lưu ý: ● Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia ● Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ ta sai sót) Thông qua chương trình tổ chức kiện ● Thông qua tổng thể nội dung chương trình để người theo dõi ● Nên sơ nét cách chơi, luật chơi,… nội dung dự kiến Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình ● Thành phần Ban giám khảo gồm: Chánh chủ khảo, thành viên ● Thư ký: Từ 1–2 người ● Người dẫn chương trình: Từ 1–2 người Lưu ý: ● Ở Ban giám khảo nên cấu có đại diện đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu nội dung, có thời gian dự xuyên suốt không vướng bận nội dung khác để chấm điểm xác (có tham khảo trước công bố) ● Ở người dẫn chương trình: Nên chọn người am hiểu công việc VÀO CHƯƠNG TRÌNH Cần lưu ý việc sau đây: ● Thứ tự nội dung, tiết mục, sau hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót ● Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ để đơn vị xuất trước người VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí ● Cần tạo cao trào cho phần mở kết thúc Ví dụ: Tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa,… chương trình Kịch, múa, thời trang, tái lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể,… phần kết thúc ● Tùy tình hình giao lưu co thể thêm vào số nội dung khác trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn,… BẾ MẠC Đây phần cuối toàn chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc Bế mạc thường gồm có phần sau: ● Tạo không khí vui nhộn loại trò chơi phòng (đây thời điểm Ban giám khảo thư ký hội ý kết thi đua lúc giao lưu,…) ● Công bố kết đạt Lúc công bố nêu kết thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả ● Phát thưởng: Phần có tính đến đợt phát, đợt dự kiến mời đại biểu trao, làm công tác hậu cần ● Phát biểu đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm lời kết thúc ● Phát biểu kết thúc Ban tổ chức người dẫn chương trình (nếu cần) ● Thủ tục chia tay (có thể hát loạt hát chia tay, cử đại diện bắt tay tiễn khách,…) Một số công việc khác: Lập phân công Ban tổ chức Lập cho ban tổ chức với thành phần gồm: VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí ● Trưởng ban: Phụ trách chung, kèm thêm số việc ● Phó ban: Phụ trách hoạt động nội dung Chuyên tổ chức nội dung hoạt động giao lưu ● Phó ban: Phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh,… ● Một số ủy viên khác chuyên lo nội dung nhỏ văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân,… Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn: ● Từ nội đơn vị giao lưu ● Chọn người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức ● Sau có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả người Có chế độ kiểm tra công việc Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại giao lưu nên cần kiểm tra kỹ nội dung: từ hậu cần, kịch chi tiết đến văn nghệ phục vụ,… Dự trù kinh phí ● Lên kinh phí chi tiết cho công việc ● Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để toán ● Nên ...Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện Vị trí của ngân sách: ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện. Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:  Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có  Nhà tổ chức sự kiện cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được.  Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách.  Cuối cùng, nhà tổ chức sự kiện cần xát định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép. Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dữ liệu hàng hóa dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán. Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:  Thư mời  Chỗ ở  Đi lại  Thuê địa điểm tổ chức  Diễn tập  Thức ăn  Đồ uống  Trang trí nội thất  Trang trí khác  Âm nhạc  Giải trí  Dẫn chương trình  Nghe nhìn  Ánh sáng  Sân khấu  Phim ảnh  Thiếp chỗ ngồi  Thực đơn  Quà tặng  Bảo hiểm  An ninh  Chi phí nhân công  Tiền điện  Thực trạng thiết bị  Vật liệu quảng cáo  Thông tin liên lạc  Dịch thuật  Vận chuyển  Hải quan  Các chi phí khác Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần đối căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó. Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Ý Lập kế hoạch tổ chức sự kiện ( tiếp theo ) Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công. Đây được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện phát sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt sự kiện. Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực hiện chúng. Những vấn đề sau đây sẽ phải giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự kiện.  Mục đích của sự kiện  Nhiệm vụ của sự kiện  Những hoạt động cụ thể của sự kiện  Thành phần tham gia sự kiện  Thời gian ( tháng trong năm,ngày trong tuần, giờ trong ngày)  Địa điểm thực hiện sự kiện  Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm tổ chức sự kiện Sự kiện nào tổ chức cũng phải có mục đích rõ ràng. Sự kiện thực hiện nhằm thõa mãn nhu cầu, mong muốn nào đó của người sỡ hữu nó. Đối với doanh nghiệp, đó có thể là những khách hàng. Khách hàng có nhu cầu mong muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện. Khách hàng là các tổ chức có mong muốn qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng trong công chúng. Do vậy khách hàng rất quan tâm đến bầu không khí của sự kiện, nhịp điệu và lịch trình của toàn bộ sự kiện. Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: cần liệt kê tất cả các yếu tố, nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị mà sự kiện mang lại. Từ đó xác định những nội dung yếu tố nào cần được ưu tiên để bảo đảm sự kiện thảnh công. Tóm lại trong sự kiện cần bảo đảm những yêu cầu sau đây:  Xác định được những nội dung, yếu tố cần ưu tiên  Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của sự kiện và của tổ chức sỡ hữu sự kiện trong công chúng  Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ  Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên tham dự Những vấn đề nêu trên rất cần thiết bảo đảm cho Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Nhà tổ chức sự kiện phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình. Ban tổ chức sự kiện: ban tổ chức phải được thành lập trước tiến để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng, không trùng lập nhau. Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trưởng Ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban. Loại hình sự kiện: loại hình sự kiện cũng cần xát định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoách, loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời.  Cần chú ý đến đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện.  Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện.  Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện.  Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.  Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện. Hệ thông hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần làm là xát định các hoạt động trong tổ chức sự kiện. Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể nào. Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sự kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện. Các thành viên trong ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế Lập kế hoạch tổ chức sự kiện ( tiếp theo ) Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công. Đây được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện phát sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt sự kiện. Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực hiện chúng. Những vấn đề sau đây sẽ phải giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự kiện.  Mục đích của sự kiện  Nhiệm vụ của sự kiện  Những hoạt động cụ thể của sự kiện  Thành phần tham gia sự kiện  Thời gian ( tháng trong năm,ngày trong tuần, giờ trong ngày)  Địa điểm thực hiện sự kiện  Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm tổ chức sự kiện Sự kiện nào tổ chức cũng phải có mục đích rõ ràng. Sự kiện thực hiện nhằm thõa mãn nhu cầu, mong muốn nào đó của người sỡ hữu nó. Đối với doanh nghiệp, đó có thể là những khách hàng. Khách hàng có nhu cầu mong muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện. Khách hàng là các tổ chức có mong muốn qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng trong công chúng. Do vậy khách hàng rất quan tâm đến bầu không khí của sự kiện, nhịp điệu và lịch trình của toàn bộ sự kiện. Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: cần liệt kê tất cả các yếu tố, nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị mà sự kiện mang lại. Từ đó xác định những nội dung yếu tố nào cần được ưu tiên để bảo đảm sự kiện thảnh công. Tóm lại trong sự kiện cần bảo đảm những yêu cầu sau đây:  Xác định được những nội dung, yếu tố cần ưu tiên  Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của sự kiện và của tổ chức sỡ hữu sự kiện trong công chúng  Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ  Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên tham dự Những vấn đề nêu trên rất cần thiết bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công, tạo được hình ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện. Kế hoạch phân bổ ngân sách: kế hoạch phân bổ ngân sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động sự kiện. Để giúp tránh được nhầm lẫn nhà tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau: Lập bảng chi phí. Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân sách trên một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến kèm theo. Kiểm tra, điều chính tổng thể. Sau khi lập bảng, nhà tổ chức sự kiện cần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho thích hợp.