Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG I. PHẦN LÝ THUYẾT A. KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP. I. Giới thiệu sơ lược về cơ quan thực tập 1. Vị trí địa lý: Phường Quang Trung là một trong những khối phường trung tâm nằm ở phía Tây của thành phố Thái Nguyên và có ranh giới hành chính như sau: Phía Đông: giáp Phường Hoàng Văn Thụ; Phía Tây: giáp Phường Tân Thịnh; Phía Nam: giáp Phường Đồng Quang; Phía Bắc: giáp phường Quang Vinh. 2. Lịch sử hình thành Thực hiện Nghị định số 64NĐCP ngày 11 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ về việc chia phường Đồng Quang thành phường Quang Trung và phường Đồng Quang thuộc thành phố Thái Nguyên tỉnh Bắc Thái, ngày 21 tháng 9 năm 1994, lễ bàn giao chính thức được tổ chức tách phường Đồng Quang thành 02 đơn vị hành chính: phường Đồng Quang và phường Quang Trung. Ngày 21 tháng 9 hàng năm được công nhận là ngày thành lập phường Quang Trung, TP. Thái Nguyên. 3. Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội Tình hình kinh tế Là phường thuộc khối các phường trung tâm của thành phố Thái Nguyên, có diện tích tự nhiên là 201,24 ha. Có vị trí là đầu mối giao lưu kinh tế, văn hoá xã hội quan trọng của tỉnh và thành phố Thái Nguyên, với các tuyến đường bộ liên tỉnh, nội thị và tuyến đường sắt Hà Nội Thái Nguyên. Đây cũng là nơi đầu mối giao thông với các bến xe khách, ga xe lửa. Phường Quang Trung cũng là một khu trung tâm thương mại của thành phố Thái Nguyên, tại đây có các chợ lớn như chợ Đồng Quang (trung tâm thương mại Đồng Quang), chợ Ga, chợ Sư phạm. Trên địa bàn có hơn 100 cơ quan, đơn vị, trường học, doanh nghiệp. Toàn phường có 3.728 hộ dân với 30.641 nhân khẩu, trong đó có 13.009 nhân khẩu thường trú và 17.632 nhân khẩu tạm trú, phường được phân chia thành 39 tổ dân phố. Trong giai đoạn 2010 2015 cơ cấu phát triển kinh tế trên địa bàn phường là: Dịch vụ thương mại, tiểu thủ công nghiệp và nông nghiệp. Giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ngoài quốc doanh bình quân tăng 15%năm. Thu ngân sách hàng năm vượt 05 đến 10% thành phố giao. Tình hình văn hóa, xã hội Phường Quang Trung 16 năm qua, thực hiện công cuộc đổi mới và hội nhập, dưới sự lãnh đạo của Đảng Đảng bộ, chính quyền và nhân dân các dân tộc phường Quang Trung luôn đoàn kết, vượt qua nhiều khó khăn, thi đua lao động, học tập xây dựng phường không ngừng phát triển toàn diện và bền vững. Các cơ sở vật chất đảm bảo cho đời sống an ninh xã hội thường xuyên được cải tạo, tu bổ, nâng cấp và làm mới. Ngày mới thành lập, phường còn nhiều khó khăn, cơ sở hạ tầng hạn chế như: các lớp học ở các trường thuộc phường hầu hết chưa được kiên cố hoá, chưa có nhà văn hoá ở khu dân cư. Các đường liên phố, liên tổ chỉ là đường đất hoặc rải cấp phối. Cùng với sự đi lên của thành phố, được Nhà nước quan tâm đầu tư và sự tham gia đóng góp, ủng hộ của nhân dân, nay hạ tầng cơ sở của phường đang ngày càng hoàn thiện. Các dự án chỉnh trang đô thị được triển khai, mở rộng và nâng cấp các tuyến đường, các hệ thống cấp điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, cấp nước sạch và thoát nước thải, hệ thống bưu chính viễn thông, thông tin công nghệ cao, xây dựng mới và nâng cấp nhà ở của nhân dân, nhà văn hoá, công sở, chợ, trường học... công tác quản lý trật tự đô thị và vệ sinh môi trường được quan tâm và từng bước đổi mới với sự phát triển nhanh chóng ở các khu dân cư. Trong sự nghiệp giáo dục, đào tạo, phường Quang Trung có hệ thống giáo dục với đa hệ đào tạo, rất thuận lợi cho công dân địa phương học tập từ bậc học mầm non cho đến bậc học đại học và trên đại học. Là nơi đặt trụ sở của Đại học Thái Nguyên cùng với một số các trường đại học trực thuộc như trường Đại học Y Dược, trường Đại học Sư phạm. Phường Quang Trung là một trong những đơn vị hành chính cấp phường, xã được thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên công nhận sớm hoàn thành và duy trì tốt các chương trình quốc gia về: Xoá mù chữ, chống tái mù chữ; phổ cập giáo dục trung học cơ sở và phổ cập giáo dục bậc trung học. Hệ thống các nhà trường do địa phương quản lý, từ giáo dục bậc học mầm non, tiểu học đến giáo dục bậc học trung học cơ sở đã có tiến bộ vượt bậc. 100% các trường thuộc phường đã có một cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo cho gần 3000 học sinh của địa phương học tập. Cả 04 trường thuộc phường vinh dự được đón nhận danh hiệu “Trường chuẩn Quốc gia mức độ I ”. Phường Quang Trung là một phường đông dân, có vị trí địa lý tự nhiên thuận lợi, là cơ sở và tiền đề cho sự phát triển kinh tế xã hội của địa phương, song qua đó cũng tiềm ẩn những phức tạp trong quản lý xã hội, đó là các vấn đề thường phát sinh từ mặt trái của nền kinh tế thị trường và thường có nhiều ở các đô thị. Tuy nhiên, liên tục nhiều năm qua, phường Quang Trung luôn giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, với sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan, thực hiện tốt phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; chặn đứng và từng bước đẩy lùi các tệ nạn xã hội. Công tác quân sự địa phương luôn đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu và nhiệm vụ trong tình hình mới. Duy trì lực lượng sẵn sàng chiến đấu, phòng chống âm mưu “Diễn biến hoà bình” và “Bạo loạn lật đổ” của các thế lực thù địch. Bảo vệ Đảng, chính quyền và nhân dân trong mọi tình huống, đây cũng là điều kiện và môi trường tốt cho các hoạt động phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn phát triển, vững bước đi lên. 4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Quang Trung 4.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo Luật về tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân của Quốc Hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 112003QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã, phường, thị trấn được quy định như sau:
Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên MỤC LỤC MỤC LỤC _1 LỜI CẢM ƠN _3 LỜI NÓI ĐẦU TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN _5 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP _ BÁO CÁO THỰC TÂP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT A KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I.Giới thiệu sơ lược quan thực tập 1.Vị trí địa Lý _7 2.Lịch sử hình thành 3.Tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội 4.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Quang Trung 10 4.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Phường Quang Trung 10 4.2 Cơ cấu tổ chức _ 16 4.3.Sơ đồ quan _17 TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 18 B.NỘI DUNG THỰC TẬP _ 18 I Qúa trình khảo sát tình hình thực công tác văn thư, quản trị văn phòng công tác lưu trữ quan 18 Vị trí, chức 18 Nhiệm vụ- quyền hạn 18 Công tác văn phòng _ 20 1.1 Cơ cấu tổ chức 21 1.2 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động trang thiết bị văn Phòng _ 22 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Công tác văn thư 24 2.1 Khảo sát công tác văn thư _24 2.2 Soạn thảo văn quan ban hành _25 2.3 Quản lý văn đi-đến 29 2.4 Quản lý sử dụng dấu 36 Công tác cải cách thủ tục hành 37 II, CÔNG TÁC LƯU TRỮ 42 Sơ lược Chi cục văn thư- Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 42 Cơ cấu tổ chức 42 Vị trí, chức nhiệm vụ _ 44 Tình hình bảo quản tài liệu 46 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu _ 46 Tình hình ƯDCNTT công tác lưu trữ _ 47 CHƯƠNG II: PHẦN THỰC HÀNH 48 A NỘI DUNG TÌM HIỂU VỀ NGÀNH ĐÀO TẠO 27 Tìm hiểu cấu, cách tổ chức hoạt động văn phòng _ 27 Tìm hiểu hoạt động quan, đơn vị thực tập 29 Kết thu _ 30 B.TỰ ĐÁNH GIÁ- NHẬN XÉT-ĐỀ NGHỊ _ 30 Tự đánh giá 30 Nhận xét 30 Thuận lợi khó khăn 31 Kết thu 32 C.KẾT LUẬN 33 NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC TẬP LỜI CẢM ƠN Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Lời cảm ơn gửi tới quý thầy cô Khoa xã hội trường CĐSP Thái Nguyên tận tụy truyền đạt kiến thức cho thời gian qua để hoàn thành trình thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Lý Tuấn Anh, cô Lê Thị Thu Hương Cảm ơn thầy, cô tận tình giúp đỡ bảo cho hết xin cảm ơn tới chị Lê Thị Hồng Liên, Cán hướng dẫn thực tập phần Quản trị Văn phòng, chị Lê Thị Hào, Cán hướng dẫn phần Lưu trữ Cảm ơn chị Lý Thị Hương Giang, anh Bùi Tiến Dũng, anh Đỗ Quang phường Quang Trung giúp đỡ bảo nhiệt tình thời gian thực tập qua Cám ơn thầy cô, anh chị tạo điều kiện, giúp đỡ để hoàn thành báo cáo Đồng thời xin trân trọng cảm ơn Ban đạo trường CĐSP Thái Nguyên, cảm ơn cô, chú, anh, chị công tác Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên, cảm ơn Ban lãnh đạo cô chú, anh chị Ủy ban nhân dân Phường Quang Trung tận tình hướng dẫn giúp đỡ viết báo cáo thực tập tốt nghiệp, tạo cho hoàn thành chương trình thực tập cuối khóa Vì lần tập làm nhân viên văn phòng, nhân viên văn thư, lưu trữ nên nhiều bỡ ngỡ với thời gian thực tập hạn hẹp (thời gian thực tập tuần), vốn kiến thức hạn chế nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi hạn chế, sai sót Vì kính mong nhận góp ý, bảo thầy giáo, cô giáo để báo cáo thực tập hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên LỜI NÓI ĐẦU Công tác Quản trị Văn phòng Văn thư, Lưu trữ lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quan quản lý Nhà nước nói chung Dù thời kỳ nào, công tác thiếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu thực nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Trong năm qua, song song với nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, công cải cách hành vấn đề mà Nhà nước trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng hành có hiệu lực Từ việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học” nhấn mạnh công tác hành văn phòng nói chung ngành Quản trị Văn phòng nói riêng năm gần nâng cao công tác giảng dạy nhằm tạo đội ngũ sinh viên có đủ lực trình độ để đáp ứng yêu cầu cấp thiết công việc “Học đôi với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” phương châm không thay đổi Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọng nghiệp đào tạo trường CĐSP Thái Nguyên Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó phương tiện sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên; cán văn thư – lưu trữ, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN Họ tên sinh viên: Lương Thị Thu Ngày tháng năm sinh: 16/06/1992 Quê quán: Phú Xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên Nơi cư trú: Phú Xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên Số CMND: 091703352 Số điện thoại: 01659003908 Địa E-mail: Luongthutn@gmail.com.vn Địa liên lạc: Phú xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên II THÔNG TIN KHÁC Mã số sinh viên: K2-25-0028 Lớp: CĐ.QLK2 Ngành học: Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Khóa học: 2010 – 2013 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP Tên quan thực tập: UBND Phường Quang Trung • Điện thoại: 02803852958 • Địa chỉ: Số - Ngõ 312- tổ 22 phường Quang Trung, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên Thủ trưởng đơn vị • Chủ tịch quan: Ông Tô Hạ Sỹ • Phó Chủ tịch: Ông Nguyên Văn Thành • Phó Chủ tịch: Bà Phạm Thị Hồng Hạnh Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Các phận quan: • Đảng ủy – HĐND - UBND • Đoàn thể • Văn hóa, xã hội • Địa - Xây dựng • Tư pháp – Hộ tịch • Công an • Y tế • Quân • Văn phòng UBND • Kế toán – tài • Tổ quản lí XD – TTMQĐT- VSMT BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHƯƠNG I PHẦN LÝ THUYẾT A KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I Giới thiệu sơ lược quan thực tập Vị trí địa lý: Phường Quang Trung khối phường trung tâm nằm phía Tây thành phố Thái Nguyên có ranh giới hành sau: - Phía Đông: giáp Phường Hoàng Văn Thụ; - Phía Tây: giáp Phường Tân Thịnh; - Phía Nam: giáp Phường Đồng Quang; - Phía Bắc: giáp phường Quang Vinh Lịch sử hình thành Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Thực Nghị định số 64/NĐ-CP ngày 11 tháng năm 1994 Chính phủ việc chia phường Đồng Quang thành phường Quang Trung phường Đồng Quang thuộc thành phố Thái Nguyên tỉnh Bắc Thái, ngày 21 tháng năm 1994, lễ bàn giao thức tổ chức tách phường Đồng Quang thành 02 đơn vị hành chính: phường Đồng Quang phường Quang Trung Ngày 21 tháng hàng năm công nhận ngày thành lập phường Quang Trung, TP Thái Nguyên Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội * Tình hình kinh tế Là phường thuộc khối phường trung tâm thành phố Thái Nguyên, có diện tích tự nhiên 201,24 Có vị trí đầu mối giao lưu kinh tế, văn hoá xã hội quan trọng tỉnh thành phố Thái Nguyên, với tuyến đường liên tỉnh, nội thị tuyến đường sắt Hà Nội - Thái Nguyên Đây nơi đầu mối giao thông với bến xe khách, ga xe lửa Phường Quang Trung khu trung tâm thương mại thành phố Thái Nguyên, có chợ lớn chợ Đồng Quang (trung tâm thương mại Đồng Quang), chợ Ga, chợ Sư phạm Trên địa bàn có 100 quan, đơn vị, trường học, doanh nghiệp Toàn phường có 3.728 hộ dân với 30.641 nhân khẩu, có 13.009 nhân thường trú 17.632 nhân tạm trú, phường phân chia thành 39 tổ dân phố - Trong giai đoạn 2010 - 2015 cấu phát triển kinh tế địa bàn phường là: Dịch vụ - thương mại, tiểu thủ công nghiệp nông nghiệp - Giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp quốc doanh bình quân tăng 15%/năm - Thu ngân sách hàng năm vượt 05 đến 10% thành phố giao * Tình hình văn hóa, xã hội Phường Quang Trung 16 năm qua, thực công đổi hội nhập, lãnh đạo Đảng - Đảng bộ, quyền nhân dân dân Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên tộc phường Quang Trung đoàn kết, vượt qua nhiều khó khăn, thi đua lao động, học tập xây dựng phường không ngừng phát triển toàn diện bền vững Các sở vật chất đảm bảo cho đời sống an ninh xã hội thường xuyên cải tạo, tu bổ, nâng cấp làm Ngày thành lập, phường nhiều khó khăn, sở hạ tầng hạn chế như: lớp học trường thuộc phường hầu hết chưa kiên cố hoá, chưa có nhà văn hoá khu dân cư Các đường liên phố, liên tổ đường đất rải cấp phối Cùng với lên thành phố, Nhà nước quan tâm đầu tư tham gia đóng góp, ủng hộ nhân dân, hạ tầng sở phường ngày hoàn thiện Các dự án chỉnh trang đô thị triển khai, mở rộng nâng cấp tuyến đường, hệ thống cấp điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, cấp nước thoát nước thải, hệ thống bưu viễn thông, thông tin công nghệ cao, xây dựng nâng cấp nhà nhân dân, nhà văn hoá, công sở, chợ, trường học công tác quản lý trật tự đô thị vệ sinh môi trường quan tâm bước đổi với phát triển nhanh chóng khu dân cư Trong nghiệp giáo dục, đào tạo, phường Quang Trung có hệ thống giáo dục với đa hệ đào tạo, thuận lợi cho công dân địa phương học tập từ bậc học mầm non bậc học đại học đại học Là nơi đặt trụ sở Đại học Thái Nguyên với số trường đại học trực thuộc trường Đại học Y Dược, trường Đại học Sư phạm Phường Quang Trung đơn vị hành cấp phường, xã thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên công nhận sớm hoàn thành trì tốt chương trình quốc gia về: Xoá mù chữ, chống tái mù chữ; phổ cập giáo dục trung học sở phổ cập giáo dục bậc trung học Hệ thống nhà trường địa phương quản lý, từ giáo dục bậc học mầm non, tiểu học đến giáo dục bậc học trung học sở có tiến vượt bậc 100% trường thuộc phường có sở vật chất khang trang, đảm bảo cho gần 3000 học sinh địa phương học tập Cả 04 trường thuộc phường vinh dự đón nhận danh hiệu “Trường chuẩn Quốc gia mức độ I ” Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Phường Quang Trung phường đông dân, có vị trí địa lý tự nhiên thuận lợi, sở tiền đề cho phát triển kinh tế - xã hội địa phương, song qua tiềm ẩn phức tạp quản lý xã hội, vấn đề thường phát sinh từ mặt trái kinh tế thị trường thường có nhiều đô thị Tuy nhiên, liên tục nhiều năm qua, phường Quang Trung giữ vững an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, với quản lý chặt chẽ quan, thực tốt phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; chặn đứng bước đẩy lùi tệ nạn xã hội Công tác quân địa phương đảm bảo hoàn thành tiêu nhiệm vụ tình hình Duy trì lực lượng sẵn sàng chiến đấu, phòng chống âm mưu “Diễn biến hoà bình” “Bạo loạn lật đổ” lực thù địch Bảo vệ Đảng, quyền nhân dân tình huống, điều kiện môi trường tốt cho hoạt động phát triển kinh tế xã hội địa bàn phát triển, vững bước lên Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Quang Trung 4.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Quốc Hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp xã, phường, thị trấn quy định sau: Điều 111 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; b Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; c Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; d Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; e Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, Phường, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật Điều 112 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; b Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm 10 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Cơ cấu tổ chức SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng Phòng Hành -Tổng hợp Phòng quản lí Văn thư -Lưu trữ Phó Chi cục trưởng Phòng thu thập – chỉnh lý Phòng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ chuyên dụng *Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ: - Lãnh đạo gồm đồng chí: gồm 01 Chi cục trưởng 02 Chi cục phó: + Chi cục trưởng: Ông Ngô Doanh Thể + Phó chi cục trưởng: Ông Vũ Quốc Cường Bà Nguyễn Thị Bích Huệ Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động Chi cục Văn thư – Lưu trữ Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh - Căn vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm công tác văn thư, lưu trữ địa phương Giám đốc Sở Nội Vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân 41 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên tỉnh định cụ thể số lượng tên gọi phòng chuyên môn Chi cục theo lĩnh vực công tác sau: - Chi cục Văn thư – Lưu trữ có phòng chuyên môn: + Phòng Hành – Tổng hợp: Tổ chức bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ, phục vụ khai thác, quản lí văn đi, đến + Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ: Tham mưu cho lãnh đạo Chi cục ban hành tất văn bản, quy định công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Thái Nguyên, văn hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ… Gồm 01 trưởng phòng 04 chuyên viên + Phòng Thu thập - Chỉnh lý: Thu thập, chỉnh lý, phối hợp tham gia chỉnh lý + Phòng Tổ chức Sử dụng tài liệu lưu trữ: Phục vụ tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu + Kho lưu trữ chuyên dụng: bảo quản tài liệu, vệ sinh tài liệu, vệ sinh toàn cửa rèm, cửa vào *Biên chế Biên chế Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh định tổng số biên chế hành nghiệp Sở Nội vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tổng biên chế 30 người Công chức, viên chức thuộc Chi cục văn thư – Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật 3.Vị trí, chức nhiệm vụ a Vị trí chức năng: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung tỉnh) quản lý nhà nước văn thư, lưu 42 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức có tư cách pháp nhân, dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật b Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ sau: - Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Phối hợp với Thanh tra sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; - Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; - Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; - Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ 43 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên c Giúp Giảm đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh: - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; - Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; - Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; - Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Thực số dịch vụ công lưu trữ; - Quản lý tài chính, tài sản thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quy định Tình hình bảo quản tài liệu : Kho chứa tài liệu bố trí nơi thoáng mát, cách xa nguồn nước, phòng làm việc, đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu tài liệu Trong kho, tài liệu xắp xếp ngăn nắp giá hộp đựng tài liệu, thuận lợi cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, với cách tránh yếu tố chuột, gián, mối mọt, bụi ẩm mốc, tác động ánh sáng chiếu vào Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chặt chẽ: - Phòng kho lưu trữ có người trực ngày đêm, kho có thiết bị chữa cháy tự động có cố cháy báo cháy tự động; - Các kho có thuốc chống mối mọt, cho hóa chất vào phòng kho lưu trữ phải đóng cửa thời gian tuần; - Kho phải tuần kho lưu trữ lại vệ sinh lần Do áp dụng phương pháp bảo quản tài liệu nên tài liệu kho không bị hư hại nhiều, số tài liệu quan trọng bảo quản tốt 44 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Năm 2012, Chi cục phục vụ khoảng 800 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu chỗ; cấp gần 1600 chứng thực lưu trữ; Rà soát bổ sung danh mục bí mật Nhà nước thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; thu nhận chỉnh lý hoàn chỉnh 441 mét giá tài liệu sở, ban ngành tỉnh Phối hợp với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở 07 lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 350 đối tượng cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức địa bàn tỉnh; phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) tổ chức tra, kiểm tra hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ cấp, ngành tỉnh Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Chi cục thực theo định số 01/2012/QĐ-UBND quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ việc áp dụng công cụ tin học để xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải tra tìm thông tin văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác; nâng cao suất hiệu công tác quan, đơn vị, tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin quan qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia công khai, minh bạch, góp phần thực mục tiêu cải cách hành Hiện việc ứng dụng CNTT công tác lưu trữ Chi cục nhiều hạn chế Chưa xây dựng phần mềm dùng để biên mục loại hồ sơ, trình biên mục chủ yếu phương pháp thủ công, nhiều thời gian cho công việc Để khắc phục vấn đề này, trước tiên cần nâng cao kĩ tin học cho toàn cán bộ, nhân viên quan Riêng cán lưu trữ cần phải đào tạo chuyên sâu có kĩ sử dụng thành thạo phần mềm dùng quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 45 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Đồng thời với việc cần có kế hoạch chuyển đổi cách thức quản lý tài liệu từ môi trường truyền thống sang môi trường tin học để nâng cao hiệu suất công việc để phù hợp với cầu chung thời đại công nghệ thông tin, Chi cục tuyển dụng cán chuyên ngành công nghệ thông tin để giúp đỡ Chi cục việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Từ năm 1995 Chi cục quản lí văn máy tính, số hóa tài liệu đưa vào máy Những tài liệu scan đưa vào phần mềm lưu trữ tra cứu thông tin, ví dụ hồ sơ công việc, hồ sơ cá nhân, hồ xơ cấp đất… Năm 1996 đưa trích yếu nội dung vào phần mềm quản lí, đưa vào máy để tra cứu (số hóa tài liệu vào máy tính) để phục vụ cho việc tra tìm tài liệu Chi cục lên kế hoạch tới hầu hết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Chi cục bố trí nhân đào tạo, bồi dưỡng công nghệ thông tin để phụ trách việc ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tới thao tác máy tính, trao đổi, giải công văn máy tính (hay nói cách khác môi trường mạng) Hiện Chi cục sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ Sở khoa học công nghệ phần mềm quản lí văn công cụ tra tìm tài liệu Sở thông tin truyền thông CHƯƠNG II: PHẦN THỰC HÀNH A Thâm nhập thực tế tìm hiểu quan, đơn vị thực tập *Biện pháp tìm hiểu: - Bằng việc quan sát trực tiếp công việc quan thực tập sau tham gia vào số công việc đơn giản để nắm bắt công việc cách nhanh chóng 46 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên - Qua trình quan sát để làm quen với công việc Văn phòng HĐND – UBND phường Quang Trung ngày phân công thực tập số công việc cán văn thư thực thụ ( tiếp nhận chuyển giao văn bản, vào sổ văn đến, đóng dấu, thực hành soạn thảo văn bản, phân loại văn hồ sơ, mục lục hồ sơ….) cán văn phòng ( Tổng hợp báo cáo công tác tháng, quý phận quan, viết giấy mời gửi đến đơn vị nhận…) B Nội dung tìm hiểu ngành đào tạo Tìm hiểu cấu, cách tổ chức hoạt động văn phòng Cụ thể tìm hiểu hoạt động Văn phòng UBND phường Quang Trung: + Quan sát học hỏi cách thức tiếp nhận, xử lí văn phận văn thư “một cửa” Ghi nhận trình chuyển giao công văn quan, mẫu sổ công văn - đến + Quan sát học hỏi công việc, cách ứng sử giao tiếp cán văn phòng để học hỏi kinh nghiệm, phong cách làm việc khoa học… + Sau buổi quan sát rút kinh nghiệm trực tiếp bắt tay vào công việc cụ thể phận văn thư với công việc như: tiếp nhận văn đến, vào sổ văn đến, chuyển giao văn trình ký, thủ tục giải văn đi, cho số văn công việc như: in ấn văn bản, soạn thảo văn máy tính, đóng dấu, mục lục văn bản, tổng hợp báo cáo… Lợi ích công việc này: - Việc thực hành hoạt động cho hội để vận dụng lý thuyết học nhà trường vào công việc thực tế văn phòng, điều giúp nhiều để học hỏi có thêm kinh nghiệm công tác văn phòng, công tác văn thư, hiểu chức nhiệm vụ văn phòng, giúp định hình rõ công việc nhân viên văn phòng giúp trưởng thành nghề nghiệp 47 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên - Sau việc thực hành đúc kết kinh nghiệm bổ trợ để hoàn thành tốt đợt thực tập sở để phân đấu trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp sau trường trước mắt kỳ thi tốt nghiệp tới - Thực tập giúp nắm thủ tục hành chính, thể chế hành liên quan đến quan - Nắm vững quy trình công vụ quan hành nhà nước - Thực hành kĩ hành với vai trò công chức quan hành nhà nước - Qua thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với hướng dẫn tận tình cô chú, anh chị quan giúp có học vô bổ ích cho thân cụ thể như: + Biết cách lưu văn máy tính, sử dụng loại máy văn phòng như: máy in + Học hỏi cách xếp văn phòng cách khoa học, đẹp mắt cho hiệu làm việc cao + Có thêm số kiến thức người quản trị viên văn phòng mà trường chưa học + Được dẫn cách hành văn người làm văn phòng lâu năm + Do tiếp cận trực tiếp với văn nên phần nắm bắt cách thức trình bày loại văn trong quan nhà nước Tìm hiểu hoạt động quan, đơn vị thực tập - Sau ngày trực tiếp thực tập làm việc nhân viên văn phòng kết hợp với quan sát cách làm việc cán văn phòng, HĐNDUBND phường Quang Trung giúp có học bổ ích thiết thực, công việc cụ thể như: - Quan sát cách bố trí, trang trí văn phòng, lịch làm việc cách phân công công việc cho thành viên văn phòng 48 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên - Quan sát, tìm hiểu mối quan hệ thành viên cấp cấp cấp văn phòng thực tập - Thực hành cách tiếp nhận văn bản, cách xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - Thực hành cách thức vào sổ, lưu chuyển giao công văn phận văn thư - Quan sát tìm hiểu cách nghe điện thoại, sử dụng loại máy văn phòng như: máy in - Quan sát học hỏi thái độ cử tiếp khách cô, chú, anh, chị văn phòng - Xem loại văn đến quan - Quan sát tham gia vào việc phận văn thư - Học hỏi cách đưa công nghệ thông tin vào quan Kết thu được: -Qua thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với hướng dẫn tận tình anh chị quan giúp có học vô bổ ích cho thân cụ thể như: + Biết cách lưu văn máy tính, sử dụng máy in, soạn thảo văn cách thành thạo loại công nghệ đại khác + Học hỏi cách xếp văn phòng cách khoa học, tiện lợi, đẹp mắt cho hiệu làm việc cao + Được dẫn cách hành văn người làm văn phòng lâu năm + Do tiếp cận trực tiếp với văn nên phần nắm bắt cách thức trình bày loại văn trong quan nhà nước C TỰ ĐÁNH GIÁ - NHẬN XÉT – ĐỀ NGHỊ Về ý thức, tinh thần, thái độ: Tuy nhiều việc bỡ ngỡ gặp lý thuyết, chưa gặp thực hành luôn cố gắng thực tốt công việc giao, cố 49 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên gắng tìm tòi học hỏi, có trách nhiệm với công việc Tích cực hợp tác việc giải công việc với người Luôn làm việc, hăng hái, tích cực tham công việc người hướng dẫn giao, chấp hành nội quy quan Hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Nhiệt tình công việc, lắng nghe ý kiến góp ý cán hướng dẫn Biết ứng sử với người lịch ân cần, tế nhị với khách Luôn có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng người giao tiếp, có khách đến ân cần hướng dẫn Về lực thực tập 3.1 Các công việc cụ thể Qua thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế UBND phường Quang Trung với hướng dẫn tận tình anh, chị văn phòng giúp có học bổ ích cho thân biết thêm nghiệp vụ Các công việc cụ thể như: - Biết số nghiệp vụ như: xếp hồ sơ, biên mục hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản, vào sổ công văn – đến, trình văn cho lãnh đạo ký, đóng dấu định, vào sổ lưu chứng thực, kỹ nghe điện thoại… - Viết bìa phong bì với nội dung giấy mời gửi giấy mời cho cá nhân, đơn vị nhận - Lên danh sách viết danh sách trích ngang, học viên tham gia lớp học bồi dưỡng bí thư chi - Soạn thảo văn cho Phó chủ tịch, Bí thư, Phó bí thư, cán văn phòng… - Biết thêm công dụng biết cách sử dụng số trang thiết bị văn phòng như: sử dụng máy in, máy tính… - Được thực hành xếp văn bản, tài liệu, vật dụng văn phòng cách khoa học, hợp lí Sắp xếp báo đưa cho cán quan Sắp xếp, trang trí hội trường chuẩn bị phục vụ cho họp, hội nghị 2.2 Những kết đạt 50 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Qua đợt thực tập thu kiến thức vô đáng quý, hoàn thành tốt công việc giao, cố gắng tìm tòi học hỏi công việc có ý thức tự học hỏi, có trách nhiệm nghĩa vụ công việc giao, nhiệt tình công việc cố gắng thích nghi với môi trường công việc nâng cao hoạt động tinh thần tự thân vận động Vận dụng lý thuyết vào thực tế sử dụng thiết bị văn phòng Học hỏi thêm kỹ giao tiếp nơi công sở Phần nắm số công việc chuyên môn cuả quản trị viên, lãnh đạo Biết công việc đặc trương văn phòng UBND phường Quang Trung 3.2 Những hạn chế Do thời gian thực tập hạn chế nên xúc với công viêc chưa đa dạng, qúa trình làm việc chưa thực gắn kết Thời gian đầu chưa hòa nhập với người công việc nên nhiều bỡ ngỡ rụt rè giao tiếp, công việc Công tác văn phòng có nhiều mảng, nhiều công việc nên việc tìm hiểu chưa sâu Công tác văn thư lưu trữ nói chung chưa trọng quan tâm mức, nên trình thực tập bỡ gỡ tiếp xúc với công việc 2.4.Nguyên nhân học kinh nghiệm Biết kết hợp tốt lý thuyết thực hành tạo gắn kết kiến thức thực tế kiến thức trừu tượng Lắng nghe ý kiến người hưỡng dẫn, kiểm tra kĩ công viêc giao biết kiên trì tạo môi trường làm việc thoải làm việc để làm việc có hiệu Khi giao nhiệm vụ chỗ chưa hiểu cần hỏi để tránh mắc phải sai sót Giữa lý thuyết thực tế nhiều chênh lệch nên cần có ý thức tự học hỏi tìm hiểu để khắc phục 51 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên Đánh giá chung phương hướng phấn đấu Qua đợt thực tập vừa qua học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc quý báu cho sau này, tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích từ làm tiền đề vững cho làm tốt công việc sau Công tác văn phòng bao gồm nhiều hoạt động nên cố gắng tiếp thu để có hiểu biết định Cố gắng học hỏi kiến thức thực tế hoàn thành tốt công việc để củng cố thêm kiến thức nhà trường để chuẩn bị cho thi tốt nghiệp tới đạt kết tốt Qua trình thực tập thân rút nhiều học quý báu để bổ sung cho vốn kiến thức kỹ thân giúp tạo kiến thức tảng cho sau làm Cố gắng học hỏi hoàn thành tốt giao để làm kiến thức giúp cho việc học tập trường cho đợt thực tập tốt nghiệp năm tới thuận lợi dễ dàng đạt hiệu 4.1 Một số thu hoạch lớn qua đợt thực tập Đây hội để thực hành kiến thức học mặt lý luận vào thực tế Qua có đối chiếu, so sánh lý luận với thực tiễn nhằm củng cố lý giải số vấn đề lý luận khó mà trước chưa thực hành thực tế 4.2 Những mặt mạnh, mặt yếu - Mặt mạnh: + Được quan tâm tạo điều kiện tốt cấp lãnh đạo quan, giám sát thường xuyên, dẫn nhiệt tình cán hướng dẫn thực tập giúp đỡ hỗ trợ tập thể quan Ngoài ra, có tìm tòi nghiên cứu, để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý thuyết thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân + Có giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm bạn lớp 52 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên + Môi trường làm việc cởi mở, thân thiện văn phòng phần giúp thấy thoải mái công tác nghiên cứu học tập + Chấp hành giấc quy định quan + Luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao + Có tinh thần thái độ làm việc đắn, lắng nghe ý kiến đóng góp người + Hòa nhã, vui vẻ với người - Mặt yếu + Do đựợc tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với làm việc chuyên nghiệp văn phòng nên gặp phải khó khăn, bỡ ngỡ cách làm việc +Kiến thức lí thuyết thực tế công việc không giống nên gặp khó khăn công việc + Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc + Một số nghiệp vụ chưa thành thục thời gian thực tập ngắn + Cách giao tiếp hạn chế 4.3 Tự đánh giá thân Trong đợt thực tập vừa qua giúp thu nhiều kiến thức đáng quý, hiểu biết công việc cụ thể văn phòng Trong trình thực tập thân chấp hành tốt nội quy, quy định quan, có thái độ làm việc học tập nghiêm túc, làm theo quy định Tuy nhiên cần phát huy tính đoàn kết để hoàn thành tốt công việc giao Với tinh thần nổ công việc với giúp đỡ tận tình quan trình thực tập thân học hỏi kinh nghiệm công việc thực tế quý báu mà trước học lý thuyết 4.4 Phương hướng phấn đấu Qua đợt thực tập quan cần học hỏi thêm kiến thức thực tế hoàn thành tốt công việc, củng cố thêm hiểu biết để chuẩn bị cho thi 53 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên tốt nghiệp đạt kết cao Qua trình thực tập thân rút nhiều kinh nghiệm quý báu để bổ sung cho vốn kiến thức kỹ thân tạo tảng cho công việc sau Đề nghị: Trong thời gian thực tập văn phòng HĐND – UBND Phường Quang Trung trực tiếp phận văn thư thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích Theo cá nhân đánh giá Văn phòng vị trí quan trọng cấu làm việc ủy ban,Văn phòng đơn vị thiếu quan, làm tốt công tác văn phòng góp phần quan trọng vào việc hoàn thành hoạt động quan Chính văn phòng HĐND – UBND phường Quang Trung cần nâng cao lực hoạt đông, nghiệp vụ công tác hoạt động việc bổ sung cán bộ, nhân viên, thường xuyên cho cán bộ, nhân viên bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ đại hóa phương tiện làm việc để phát huy tính động, thực tốt chức mình, cần bổ sung thêm trang thiết bị văn phòng máy photo, máy scan, máy fax Một hoạt động Văn phòng quản lí văn Vì vậy, cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt tra cứu tài liệu để thu thập thông tin phục vụ cho việc giải định quản lí khâu quan trọng đòi hỏi xác nhanh chóng Cơ quan xây dựng mạng LAN kết nối với mạng công báo cổng phủ điện tử giúp tra cứu văn trở nên nhanh chóng D.KẾT LUẬN Thời gian thực tập không dài nhiên với nhận thức thân định hướng Khoa giúp đỡ nhiệt tình cán quan thực tập có hội hiểu biết sâu sắc toàn diện ngành nghề mà đào tạo Qua có so sánh, đối chiếu với lý thuyết 54 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: Trường Cao đẳng Sư phạm Thái Nguyên học bổ sung, tích lũy vốn kiến thức cho thân Ngoài ra, đợt thực tập có điều kiện tiếp xúc làm quen với môi trường Từ giúp có định hướng đắn cho công tác sau Hai tháng làm quen với môi trường làm việc thực tế giúp cảm thấy trưởng thành kiến thức chuyên ngành vốn sống Chính môi trường tạo cho cách ứng xử linh hoạt tự tin hơn…Giúp hiểu rõ thuận lợi khó khăn ngành nghề theo học thêm tự tin vào lựa trọn thân Bên cạnh hướng dẫn thầy, cô giúp đỡ nhiệt tình cán văn phòng quan toàn thể cán bộ, nhân viên UBND phường Quang Trung Chúng cảm ơn thầy, cô cô, anh, chị quan tạo điều kiện thuận lợi để nhóm sinh viên hoàn thành tốt đợt thực tập thực tế quan trọng Thái Nguyên, ngày tháng năm 2013 Người báo cáo Lương Thị Thu 55 Báo cáo thực tập ngành Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học Sinh viên: Lương Thị Thu Mã sinh viên: