LỜI CẢM ƠN Trong thời gian kiến tập từ 01/6/2016 đến 22/6/2016 trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin em nhận giúp đỡ tận tình từ Nguyễn Hồng Tiến- Trưởng phòng văn thư lưu trữ, Anh Vũ Bá Dụ - Phó trưởng phòng văn thư anh chị văn phòng Bộ tận tình giúp đỡ thời gian kiến tập Qua em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến chú, anh chị Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn tận tình dạy, giúp đỡ bổ trợ kiến thức thiếu trình khảo sát thực công việc Em xin gửi lời cảm ơn đến tất người giúp thực đề tài Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới ThS Nguyễn Đăng Việt thầy hướng dẫn, giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình thực hiện, có nhiều hạn chế thời gian chuyên môn nên báo cáo em thiếu sót Vì vậy, em mong đóng góp ý kiến cô bạn để baig báo cáo em thành công Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ST T Chữ viết tắt VP Văn phòng NĐ-CP Nghị định – Chính phủ BNN&PTNT Bộ Nông nghiệp Phất triển nông thôn QĐ Quyết định BNN Bộ Nông nghiệp QLVB Quản lý văn PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng phận thiếu quan hay tổ chức Văn phòng phận cấu thành quan, tổ chức mà diễn hoạt động công tác văn thư – lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo quan Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Công tác văn phòng nói tới hoạt động thường xuyên diễn quan, tổ chức Công tác văn phòng đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đặt Văn phòng vốn coi cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng tai, mắt, cánh tay nối dài lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo Đây nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi tiếp nhận tất mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng coi thứ vũ khí thiếu nhà quản trị Văn phòng coi quan đầu não hoạt động, bao quát điều hành tất công việc công tác thông tin, xây dựng chương trình làm việc, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức họp hội nghị…Việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng yêu cầu tất yếu đặt cho quan, doanh nghiệp Bởi coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng kỷ cương, hoạt động không khoa học công việc bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Quản trị văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan Trước yêu cầu đặt để trang bị hành trang cho sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng kiến tập ngành nghề quan, vận dụng lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp để sinh viên củng cố tổng hợp lại kiến thức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, rèn luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Kiến tập ngành nghề hoạt động thiếu trình đào tạo Được giúp đỡ khoa Quản trị văn phòng giới thiệu thầy trưởng khoa Nguyễn Mạnh Cường, đồng ý tiếp nhận Văn phòng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn em có kỳ kiến tập đầy ý nghĩa từ 01/6/ 2016-22/6/2016 Trong suốt thời gian em kiến tập quan em Cán văn phòng Văn phòng Bộ tận tình dạy, tháng kiến tập bỡ ngỡ lúng túng công việc Cán văn phòng tận tình hướng dẫn nên em hoàn thành công việc giao quan PHẦN 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1.1Giới thiệu Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Tại Nghị định số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 quy định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn 1.1.1 Chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Quản lý nhà nước lĩnh vực đầu tư, xây dựng,nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi),lâm nghiệp, diêm nghiệp,Về thủy sản, thủy lợi,phát triển nông thôn, doanh nghiệp, hợp tác xã loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác, chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm sản, thủy sản muối.Quản lý dự trữ quốc gia giống trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y hàng hóa khác theo phân công Chính phủ.Quản lý nhà nước khoa học công nghệ Thực nhiệm vụ quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng viên chức; thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ quy định Luật cán bộ, công chức, Luật viên chức theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ quản lý thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật Thanh tra, kiểm tra; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực xử lý hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ quản lý công nghệ thông tin, thống kê thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ quy định Luật công nghệ thông tin, Luật thống kê theo quy định pháp luật Quản lý tài chính, tài sản nguồn lực khác giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật.Thường trực quốc gia công tác phòng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo vệ phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước vệ sinh môi trường nông thôn; chống sa mạc hóa; quản lý buôn bán quốc tế loài động, thực vật hoang dã nguy cấp quý hiếm; phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo quy định pháp luật.Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Bộ NN&PNTN (Phụ lục 1) 1.1.4 Giới thiệu văn phòng Bộ NN&PTNT Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ, Số: 618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Bộ 1.1.5.Vị trí chức Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn có chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác phục vụ hoạt động Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ Tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động Bộ công tác quản trị nội Văn phòng Bộ có dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản theo quy định pháp luật 1.1.6.Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ Xây dựng, theo dõi đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ, Lãnh đạo Bộ nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ giao cho quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác đạo điều hành Bộ; đầu mối theo dõi việc thực nghị liên tịch, quy chế phối hợp Bộ với quan, địa phương Chủ trì phối hợp chuẩn bị, tổ chức họp, làm việc, tiếp khách, chuyến công tác Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ.Chủ trì phối hợp xây dựng Quy chế công vụ Bộ; hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực sau ban hành Xây dựng quy định văn hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực nhiệm vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin quan Bộ theo quy định Xây dựng quy định văn hướng dẫn hoạt động truyền thông; chủ trì phối hợp thực hoạt động thông tin truyền thông nông nghiệp phát triển nông thôn theo quy định pháp luật Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền báo, tạp chí ấn phẩm khác quan, đơn vị thuộc Bộ; đầu mối cung cấp thông tin quan thông tin đại chúng, tổ chức, cá nhân theo quy định phân công Bộ trưởng Đầu mối tổ chức thực công tác triển lãm Bộ tham gia thực hoạt động tổ chức hội chợ theo phân công Bộ trưởng Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống ngành Quản lý, tổ chức thực ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác đạo điều hành Lãnh đạo Bộ (quản lý hệ thống Văn phòng điện tử Bộ; trang tin điện tử Văn phòng Bộ); đầu mối quản lý, vận hành hệ thống phòng họp truyền hình, quản lý thiết bị thông tin - truyền thông quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành Văn phòng Bộ quản lý.Quản lý sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện điều kiện phục vụ làm việc chung quan Bộ Thực công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế Bộ Tổ chức thực công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường đảm bảo cảnh quan quan Bộ Phối hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn phòng Bộ Tổ chức thực hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ giao theo quy định Tổ chức thực nhiệm vụ Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ thành phố Hồ Chí Minh Về tổ chức máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người làm việc, chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật Thực công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm thực thi công vụ theo quy định pháp luật; Thực nội dung cải cách hành theo chương trình, kế hoạch Bộ phân công Bộ trưởng Về quản lý tài chính, tài sản:Trình Bộ dự toán ngân sách hàng năm Văn phòng Bộ; Quản lý tổ chức thực nguồn kinh phí hành chính, nghiệp phục vụ hoạt động quan Bộ; quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản nguồn lực khác giao theo phân cấp quản lý Bộ trưởng quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật phân công, phân cấp Bộ trưởng 1.1.7 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ -Lãnh đạo Văn phòng Bộ: Lãnh đạo Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định; Chánh Văn phòng Bộ điều hành hoạt động Văn phòng Bộ, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn trước pháp luật toàn hoạt động Văn phòng Bộ; bố trí công chức, viên chức người lao động phù hợp với nhiệm vụ giao đề án vị trí việc làm phê duyệt; Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đạo số mặt công tác theo phân công Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật nhiệm vụ phân công - Các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ: a) Phòng Tổng hợp; g) Phòng Lưu trữ; c) Phòng Truyền thông; h) Phòng Bảo vệ; d) Phòng Kế toán; i) Cơ quan đại diện Văn phòng đ) Phòng Quản trị Y tế; e) Phòng Tin học; - Đơn vị nghiệp công lập: Bộ thành phố Hồ Chí Minh; k) Đoàn Xe Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp; Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ NN&PTNT( Phụ lục 2) Phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng; Trung tâm có Giám đốc, Phó Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán Bộ quy định pháp luật Công chức, viên chức người lao động Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật việc thi hành nhiệm vụ giao, có nghĩa vụ quyền lợi theo quy định pháp luật Văn phòng Bộ nơi tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác phục vụ hoạt động Bộ Giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ Tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động Bộ công tác quản trị nội Văn phòng Bộ nơi có vị trí đặc biệt quan trọng 1.1.8 Ưu nhược điểm giải pháp chức nhiệm vụ -Ưu điểm: Các chức nhiệm vụ quy định rõ ràng chức nhiệm vụ cấu tổ chức phòng ban Các phòng ban văn phòng xây dựng bố trí khoa học Đáp ứng nhu cầu thực công việc nhân viên nhân dân trình thực công việc -Nhược điểm: Các chức nhiệm vụ quy định chung chung chưa cụ thể Cán nhân viên chưa thực hết chức nhiệm vụ quyền han Trụ sở vụ bố trí tách rời nên việc xử lý giấy tờ chậm hiệu chưa cao -Các giải pháp: Xây dựng mô tả công việc chi tiết cho cán nhân viên quan văn phòng Quy định chức nhiệm vụ thật cụ thể, kiến nghị hỗ trợ kinh phí mở rộng trụ sở trụ sở Thủ trưởng đôn đốc nhân viên thực theo chức nhiệm vụ quyền hạn Xử lý nghiêm trường hợp vi phạm nhằm răn đe thự theo quy định pháp luật 1.2 Soạn thảo ban hành văn hành văn Văn đơn vị soạn thảo -Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị soạn thảo việc tra cứu văn đơn vị phòng ban phục vụ tốt công tác hành đạo điều hành Lãnh đạo quan quan tâm đến đời sống cán bộ, công nhân viên quan.Các đơn vi trực thuộc thực tốt công tác nhiệm vụ mà quan cấp giao phó Nhìn chung văn phòng BNN tuân thủ quy trình quản lý văn văn đến, văn đi, việc kiểm tra văn cách chặt chẽ ký giao nhân văn nhân viên bưu điện không sảy tình trạng thất lạc văn việc đùn đẩy trách nhiệm Có thành công hôm đạo thường xuyên cử thường trực Lãnh đạo ban ngành đơn vị Bộ Nhược điểm: Lãnh đạo văn phòng thường xuyên di công tác giải văn chậm dẫn đến tồn đọng văn bản.công việc Văn phòng nhiều cán văn thư chưa đủ số lượng đáp ứng yêu cầu công việc Hệ thống chất lượng mạng internet chưa cao Có nhiều văn quan đơn vị khác gửi đến mà không qua phận văn thư mà gửi trực tiếp tới phận ghi phong bì nên văn không đăng kí thời gian cho cán văn thư , việc lập hồ sơ công việc cán chưa thực hiện.Không gian làm việc văn thư, lưu trữ chật hẹp chưa đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan.Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc, không tìm thấy.Tại phòng văn thư, lưu trữ sử dụng trang thiết bị lạc hậu chưa đáp ứng nhu cầu làm việc.Công tác văn phòng hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu công việc Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại văn thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt đông quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm trở nên khó khăn Nhiều trang thiết bị cũ, chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc Vì công việc nhiều chậm trễ khó khăn trình thực nghiệp vụ Tình trạng ban hành văn phòng ban chưa tuân thủ đầy đủ quy định nội dung thể thức văn dẫn đến sai thể thức nhiều Cán phòng chưa thực chấp hành quy định kỉ luật, quy chế nội quycuar quan làm việc 2.2 Một số kiến nghị đề xuất Bộ NN&PTNT nhà trường Đối với Bộ NN&PTNT: Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị cho cán kỹ hoạt động cần thiết chuyên sâu công tác văn phòng Hiện đại hoá công tác văn phòng để nâng cao hiệu công tác lấy công nghệ thông tin mũi đột phá Văn phòng cần có ý thức trước bước so với Phòng Ban khác đơn vị nhiệm vụ đổi vànâng cao hiệu hoạt động Văn phòng sớm đại hoá, phục vụ tốt lãnh đạo tổ chức, đơn vị Tăng cường đầu tư sở vật chất, đại hóa trang thiết bị, phương tiện, điều kiện làm việc quan văn phòng Song song với việc đại hoá công tác văn phòng việc đào tạo nhân lực thích ứng với trang thiết bị, sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin, với phong cách làm việc Việc đại hoá trang thiết bị phải tiến hành đồng thời với đại hoá tri thức cán văn phòng làm việc với trang thiết bị đó, việc trang bị tri thức cần tiến hành trước bước, đạo củng cố, kiện toàn tổ chức máy đội ngũ cán văn phòng Các cán bộ, nhân viên cần nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, chủ động việc xử lý, giải tình khó khăn Cơ quan cần thường xuyên họp để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tối ưu hoá quy trình giải công việc văn phòng hai tiêu chí bản: thống hoá (bao gồm mẫu hoá hệ thống văn quản lý), tiêu chuẩn hoá (xây dựng, ban hành áp dụng tiêu chuẩn liên quan đến hoạt động văn phòng) Đẩy nhanh việc xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 hoạt động văn phòng Tập trung kiện toàn máy tổ chức phù hợp với yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ điều kiện thực tiễn địa phương; xây dựng máy tinh, gọn với đội ngũ cán sáng phẩm chất, đạo đức, vững vàng lĩnh trị, giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đối với Lãnh đạo quản lý cần: Quan tâm, động viên kịp thời đời sống tinh thần vật chất cán bộ, công chức văn phòng Tổ chức thực tốt công tác thi đua khen thưởng đơn vị Xây dựng, tổ chức thực Đề án phát triển nguồn nhân lực hệ thống văn phòng Bộ từ đến năm 2025 Ban hành tiêu chuẩn chức danh thực chuẩn hoá đội ngũ cán trưởng, phó phòng chuyên viên Lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc Đối với nhà trường: Qua trình khảo sát thực tế, em nhận thấy nhà trường khoa có nhiều cố gắng, nỗ lực việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành nhiệm vụ Tuy nhiên em có số kiến nghị sau: Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên, tổ chức thăm quan khảo sát quan đơn vị để sinh viên hiểu trình làm việc thực tế Rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tế Nên có liên kết chặt chẽ nhà trường sinh viên thực tế Nhà trường tạo điều kiện chủ động trang bị kiến thức thực tế giúp đỡ sinh viên trình tìm nơi kiến tập KẾT LUẬN Qua đợt Kiến tập giúp em nắm nhều kiến thức thực tế hành công văn hóa công sở Bộ NN&PTNT Qúa trình kiến tập giúp em học hỏi thêm số kiến thức nghiệp vụ giúp em có nhìn tổng quan nên hành quan Mặc dù thời gian đầu em gặp số bỡ ngỡ quy trình công việc, với bảo nhiệt tình từ Anh, chị Văn phòng Bộ quan tinh thần ham học hỏi mình, em bước đầu thích ứng với môi trường làm việc Những kiến thức thầy cô trang trình quan sát, tiếp thu Văn phòng Bộ hình dung công việc, văn hóa trách nhiệm thân trình thực thi công vụ Thuận lợi: Trong trình kiến tập, em nhận quan tâm, giám sát dạy tận tình anh chị Văn phòng Bộ Được tạo điều kiện tốt trình kiến tập cộng vơi đoàn kết giúp đỡ lẫn trình khảo sát thực công việc Được giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, chia sẻ kinh nghiệm bạn khoa Nhận định hướng tận tậm thầy cô việc giả thắc mắc trình làm báo cáo Trong trình kiến tập với trải nghiệm em thấy thiếu sót hạn chế tồn như: số kỹ chưa hoàn thiện kỹ đánh máy 10 ngón, nhập tin văn chậm Chưa thấu đáo hết tất công việc Văn phòng Bộ thời gian kiến tập làm quen công việc hạn chế Một số kỹ thiếu, chưa quen với văn hóa công sở quan Một số sai sót công việc sảy sơ ý chủ quan Lý thuyết hoạt động thực tiễn chưa thực ăn khớp Trải qua gần thấng kiến tập em nhận tấy công việc văn phòng không đơn giản mà đòi hỏi nhiều kỹ kinh nghiệm Đó công việc cần nhạy bén tinh tế Chính để trở thành người vùa hồng vừa chuyên cần có am hiểu pháp luật, văn hóa, có kỹ giao tiếp tốt, chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trau dồi ham học hỏi Em đúc kết kinh nghiệm quý bổ trợ cho công việc sau sở phấn đấu thành cán văn phòng, đóng góp cho quê hương, đất nước Em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, thầy cô khoa Quản trị văn phòng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Bộ NN&PTNT giúp đỡ trình kiến tập vừa qua Trên báo cáo sau đợt kiến tập em, kiến thức chuyên môn khác trình thực công việc, kinh nghiệm thực tế hiểu biết hạn chế lần đầu em áp dụng kiến thức vào thực tế nên không tránh sai sót báo cáo nay, kính mong thầy, cô giáo bạn góp ý để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2016 Sinh viên Lữ Tuấn Vũ TÀI LIỆT THAM KHẢO 1.Giáo trình “ Nghiệp vụ công tác văn thư” Trường Cao đẳng Nội vụ, NXB Giao thông Vận tải 2009 Nguyễn Hữu Thân “ Quản trị hành văn phòng”, NXB Lao động – xã hội 2.Nguyễn Hữu Tri “Quản trị văn phòng” ,NXB Khoa học kĩ thuật 2005 3.Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu 4.Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu 5.Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ 6.Nghị định số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 quy định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn 7.Quy trình soạn thảo văn Bộ NN&PTNT ( Tài liệu nội bộ) 8.Quy trình tiếp nhận , xử lý văn đến Bộ.( Tài liệu nội bộ) 9.Quy trình xử lý, lưu nộp hồ sơ lưu trữ vào quan ( Tài liệu nội bộ) 10.Quyết định số 190/QĐ-VP-HC Quy chế làm việc văn phòng Bộ NN&PTNT ngày 02/4/2013 11.Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12/3/2012 Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Ban hành quy chế công vụ Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Gồm có quy chế: Quy chế Làm việc Quy chế Chế độ họp Quy chế Tiếp công dân Quy chế Phát ngôn, cung cấp thông tin Quy chế Tiếp nhận, xử lý quản lý cho báo chí văn Quy chế Công tác lưu trữ Quy chế Quản lý văn đối ngoại Quy chế Văn hoá công sở Quy chế Quản lý hoạt động đối ngoại Quy chế công tác thường trực, bảo vệ Quy chế tổ chức tang lễ 13.Quyết định số 681/QĐ-BNN-TCCB Ngày 10 tháng năm 2014, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Bộ 14.Tài liệu từ internet 15.Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 16.Thông tư số 04/2013/TT-BNV Thông tư hướng dẫn quy chế công tác văn thu lưu trữ quan tổ chức 17.Thông tư số 25/2011/TT-BTP Bộ Tư pháp : Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch 18.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn 19.Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 20.Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng năm 2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư 21.Võ Phước Tấn “ Quản trị học” , NXB Thống Kê 2008 PHỤ LỤC Hình ảnh cấu tổ chức Bộ NN&PTNT Hình ảnh cấu tổ chức Văn phòng Bộ NN&PTNT Chánh Văn phòng P Chánh VP Phòng Phòng Phòng Hànhh Tổng hợp Truyền thông P Chánh VP Phòng Kế toán P Chánh VP Phòng Phòng Phòng QT Y Tin học Lưu trữ tế P Chánh VP Phòng Bảo vệ Bộ NN&PTNT ban hành loại văn sau: Cơ quan ĐD VPB TP HCM Đoàn Xe TT Thẩm quyền ký Tên loại văn ban hành Văn lãnh đạo -Văn quy phạm pháp luật Bộ -Quyết định cá biệt -Chỉ thị, Thông tư -Công văn hành - Văn kiện hợp tác quốc tế Các loại văn -Công văn hành lãnh đạo Cục, Vụ - Quyết định cá biệt - Xác nhận giấy tờ, văn Hình ảnh trường nhập văn 5.Hình ảnh sổ văn Lưu đồ quy trình tiếp nhận, xử lý công văn đến Văn thư Bộ Lãnh đạo Văn phòng Văn thư Bộ Chuyên viên phòng Tổng hợp Tiếp nhận: Đăng ký văn đến, Trình lãnh đạo văn phòng Xử lý văn Nhập liệu xin ý kiến xử lý Lãnh đạo Văn phòng vào sổ, máy; Chuyển giao văn đơn vị Nhận văn từ văn thư Bộ; trình lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Bộ Xử lý văn Chuyên viên phòng tổng hợp/văn thư Bộ Văn phòng đơn vị Cập nhật ý kiến xử lý văn Lãnh đạo Bộ; Chuyển giao văn cho đơn vị Lãnh đạo đơn vị Xử lý văn Tiếp nhận; Đăng ký văn đến Văn thư đơn vị Trưởng phận / công chức Văn phòng Bộ (phòng tổng hợp) Văn thư Bộ/Văn thư đơn vị Văn thư đơn vị Cập nhật ý kiến xử lý văn bản; Chuyển giao cho phận; Theo rõi đôn đốc giải văn Tiếp nhận xử lý, giải văn bản; Báo cáo kết Theo rõi đôn đốc giải văn Báo cáo xử lý văn đến Lưu hồ sơ 7.Phiếu trình văn : BM-VBPH-BNN-VP-01 S Hồ sơ/ Văn Nơi lưu TT Danh mục văn Phòng phát hành theo Hành loại sổ, tháng Sổ ghi văn phát hành điện mật Văn lưu nộp lưu trữ Bộ hàng năm File lưu( Thời gian Ghi có) lưu 01 năm sau năm giao phòng Lưu trữ theo quy định 8.Hình ảnh máy photo máy in Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 9.Máy chấm công dấu vân tay