ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ LÊ MINH NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lƣu trữ học Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ LÊ MINH NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG CHUYÊN NGÀNH : LƢU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC : TS NGUYỄN LỆ NHUNG Hà Nội – 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học sử dụng số thông tin văn Đảng Nhà nước thích Cơng trình chưa tác giả công bố TÁC GIẢ Đỗ Lê Minh BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN APSC Chi nhánh An Phú BBT Ban Bí thư BCHTW Ban Chấp hành Trung ương BCT Bộ Chính trị KLTTW Kho Lưu trữ Trung ương MTV Một thành viên TNHH Trách nhiệm hữu hạn TW Trung ương VPTW Văn phòng Trung ương MỤC LỤC Mở đầu Lý chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài Nội dung Chương Cơ sở lý luận sở pháp lý để xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.1 Tổng quan doanh nghiệp đặc điểm hoạt động công ty trách nhiệm hữu hạn 1.2 Cơ sở lý luận 1.2.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 1.2.2 Phương pháp xác định giá trị tài liệu 1.2.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 1.3 Cơ sở pháp lý 1.3.1 Khái quát chung chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Trung ương Đảng 1.3.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.3.3 Hệ thống văn quy định nhiệm vụ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.3.4 Vai trò Văn phòng Trung ương Đảng công tác thu thập tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Chương Cơ sở thực tiễn việc vận dụng lý luận vào công tác xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 7 9 10 11 11 12 12 15 16 18 20 21 21 27 33 37 41 2.1 Sự đạo lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng lãnh đạo doanh nghiệp cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng 41 2.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu từ nguồn nộp lưu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 47 2.2.1 Thành phần nội dung tài liệu bảo quản Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 47 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 2.3 Nhu cầu khai thác tài liệu đơn vị, cá nhân thuộc doanh nghiệp đơn vị, tổ chức thuộc Văn phòng Trung ương Đảng 2.4 Đánh giá, nhận xét Chương Danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 3.1 Các để xây dựng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.2 Mục tiêu xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.3 Yêu cầu việc xây dựng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.4 Phương pháp xây dựng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.4.1 Lựa chọn phương án phân loại cho danh mục thành phần tài liệu 3.4.2 Cấu trúc danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu kho lưu trữ TW Đảng 3.5 Ban hành danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 3.6 Danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW 3.7 Cách sử dụng danh mục tài liệu doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW Đảng Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 51 58 60 66 66 68 69 70 72 75 79 80 89 91 95 98 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu khâu quan trọng cơng tác lưu trữ, có ý nghĩa đặc biệt việc thu thập tài liệu vào bảo quản lưu giữ lâu dài Kho lưu trữ Trung ương Đảng Đến nay, kho lưu trữ Đảng từ trung ương tới địa phương chưa có danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ; gây nhiều khó khăn cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Chính vậy, việc nghiên cứu thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp bách thiết thực Do đó, tơi chọn đề tài : “Nguyên cứu xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp cao học, vừa để phục vụ trực tiếp cho công tác thân, đồng thời góp phần vào việc tối ưu hoá thành phần tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đảng, thành phần phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam nói chung Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: - Phân tích sở lý luận, sở thực tiễn sở pháp lý việc xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng - Đề tài nhằm mục tiêu đưa danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu - Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu công tác quản lý tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng + Xác định thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng + Xây dựng danh mục thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: + Lý luận công tác thu thập, bổ sung tài liệu việc áp dụng lý luận vào công tác lưu trữ Đảng + Hệ thống tổ chức đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt doanh nghiệp trực thuộc + Tài liệu hình thành trình hoạt động doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng - Phạm vi nghiên cứu: + Đề tài nghiên cứu phạm vi doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thành phần tài liệu doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng + Khảo sát thực tế tài liệu ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phịng Trung ương Đảng: Cơng ty in Tiến Bộ, Cơng ty An Phú, Công ty Hồ Tây giai đoạn 1997 – 2012 + Bên cạnh đó, phạm vi đề tài tác giả sâu vào khảo sát, đánh giá công tác giao nộp, thu thập bổ sung tài liệu quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc VPTW khơng sâu vào tìm hiểu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề nghiên cứu công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu nhiều quan, tác giả nước ta nghiên cứu : Đề tài Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu quản lý Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm : Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu đồ cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS.Nguyễn Minh Phương, 1997; “Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, 1989; “Xác định nguồn thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS Nguyễn Minh Phương, 1995 Tuy nhiên, viết, đề tài đề cập đến vấn đề nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ quan nhà nước Đối với công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu quan Đảng, có số tác giả nghiên cứu : Đề tài “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng”, TS Nguyễn Lệ Nhung, 2000; “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ”, Nguyễn Ngọc Quý, 2009 Tuy nhiên, đề tài dừng lại việc nghiên cứu đưa danh mục nguồn thành phần tài liệu các quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng không đề cập đến thành phần tài liệu nộp lưu doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng vốn có nhiều điểm khác biệt so với quan, tổ chức Đảng khác Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, tham khảo nguồn tài liệu sau : - Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ học giả nghiên cứu nước; - Các văn quy định Đảng Nhà nước, doanh nghiệp tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ; - Các cơng trình nghiên cứu học giả, đề tài luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học sinh viên, học viên lưu trữ Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; - Các sách chuyên khảo, quy định nước giới tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp; - Các tham luận Hội thảo khoa học, viết đăng tải tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ; - Các website chuyên ngành có liên quan Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu Lưu trữ học Lưu trữ học môn khoa học thuộc phạm trù khoa học xã hội Nó địi hỏi phải xây dựng dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa phải biết vận dụng đắn nguyên tắc chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử nghiên cứu lý luận giải vấn đề thực tiễn hoạt động lưu trữ Việt Nam Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc kim nam rõ phương hướng nhận thức khoa học trình nghiên cứu, giải vấn đề lý luận thực tiễn công tác lưu trữ nước ta Phương pháp định hướng cho đề tài mặt lý luận - Phương pháp khảo sát thực tiễn Sử dụng phương pháp này, tác giả nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu doanh nghiệp thuộc VPTW thông qua khảo sát tình hình thực tế 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 390-BC/CTHT ngày 15/08/2014 Cơng ty TNHH Hồ Tây MTV tình hình công tác văn thư lưu trữ; Báo cáo số 21/BC-ITB ngày 20/08/2014 Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ công tác văn thư lưu trữ Công ty In Tiến Bộ; Nguyễn Thị Kim Chi (2000), Xác định thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Luận văn Thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội; Nguyễn Trọng Biên (2002), Cơ sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ, Luận văn Thạc sĩ, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Hà Nội; Đào Xuân Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; Công văn 334 ngày 31/12/1984 Cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành Hướng dẫn công tác lập hồ sơ tài liệu quản lý hành quan Bộ, Tư liệu Cục văn thư lưu trữ nhà nước; Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (1994), Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu, Hà Nội; Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (1994), Kỷ yếu Hội nghị Sarbica đánh giá loại huỷ tài liệu, Hà Nội; Cục Lưu trữ Nhà nước: Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992; 10 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2013), Báo cáo tổng kết công tác năm 2013, xác định phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2014, Hà Nội; 11 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2014), Báo cáo công tác văn thư lưu trữ công ty In Tiến Bộ, Công ty Hồ Tây, Công ty An Phú, Hà Nội; 12 Nguyễn Cảnh Đương (1980), Áp dụng số tiêu chuẩn chung để đánh giá giá trị tài liệu thiết kế xây dựng, Tạp chí Văn thư lưu trữ số năm 1980; 13 Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2011; 14 Văn Lưu (1975), Bàn tiêu chuẩn đánh giá tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số tháng năm 1975; 15 Luật Doanh nghiệp 2005; 16 Luật Lưu trữ 2011; 11 17 Hồng Minh (1997), Suy nghĩ sau 20 năm ban hành hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 1997; 18 Lê thị Năm (1974), Vài ý kiến xung quanh vấn đề bàn công tác lập hồ sơ hành nước ta, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, Hà Nội; 19 Nguyễn Lệ Nhung (2000), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng, Báo cáo đề tài KX-02/VP-1998, Văn phòng Trung ương Đảng, Hà Nội; 20 Nguyễn Thị Hồng Phượng, Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quàn mẫu tài liệu hình thành hoạt động tỉnh uỷ ban tham mưu, giúp việc tỉnh uỷ, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội; 21 PGS TS Vũ Thị Phụng (2003), Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số tháng 3/2003; 22 PGS TS Vũ Thị Phụng (2004), Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất, kinh doanh vào lưu trữ - thực trạng giải pháp, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số tháng 5/2004; 23 Nguyễn Ngọc Quý (2008), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội; 24 Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06/03/2009 Ban Bí thư Phơng lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam; 25 Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/04/2014 Bộ Chính trị chức nhiệm vụ, tổ chức máy VPTW Đảng; 26 Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2009 Văn phòng Trung ương Đảng lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành VPTW Đảng; 27 Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28/03/2014 Văn phòng Trung ương Đảng cơng tác văn thư Văn phịng Trung ương Đảng; 28 Quy định số 2959-QĐ/VPTW, ngày 01/06/2009 Văn phòng Trung ương Đảng hồ sơ dự án đầu tư xây dựng cơng trình thuộc quan Đảng Trung ương; 12 29 Quyết định số 3623-QĐ/VPTW, ngày 26/05/2014 Văn phòng Trung ương Đảng ban hành danh mục hồ sơ mẫu đơn vị tổ chức trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; 30 Quyết định số 606-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ; 31 Quyết định số 607-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH Hồ tây MTV; 32 Quyết định số 608-QĐ/VPTW, ngày 26/08/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH MTV An Phú; 33 Trần Thị Thuý (2008), Xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ EVN, Khoá luận tốt nghiệp 2004 – 2008, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Đại học KHXH&NV, Hà Nội 34 Các website chuyên ngành có liên quan 13