Đang tải... (xem toàn văn)
giáo trình môn bảo quản tài liệu dành cho sinh viên khoa thư việnvăn phòng nghiên cứu và học tập. Ngoài ra đây còn là tài liệu hay và bổ ích cho các nhân viên văn phòng, quản lí thư viện tham khảo. Giáo trình chi tiết, là một tài liệu rất hay
ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP HCM, 2014 Đặng Thanh Nam Page I KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm Bảo quản tài liệu lưu trữ áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu để phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt lâu dài Ý nghĩa Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng chịu tác động nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất nhân tố người Thực nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo toàn vẹn tài liệu lưu trữ, giữ thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng Vị trí nước ta nằm khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, loại vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ lớn Việc bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp Nội dung công tác bảo quản Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ; tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ phục chế tài liệu bị hư hỏng Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm tác nhân gây hại cho tài liệu, mức độ cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đề thực chế độ quy định bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn tác động nhân tố gây hại tài liệu Kết hợp áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật đại vận dụng kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí phòng bảo quản tài liệu hợp lý, xếp khoa học tài liệu kho lưu trữ góp phần hạn chế tác nhân gây hại tài liệu lưu trữ Đối với tài liệu hư hỏng có nguy bị hư hỏng cần phải áp dụng biện pháp để tu bổ phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng II CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tài liệu tự hủy chất liệu phương pháp chế tác Tài liệu lưu trữ hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, phương pháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu tre, gỗ, da thú, khắc đá, kim loại, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình… Trong loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu kho lưu trữ Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác có độ bền vững khác chịu tác động khác nhân tố tự nhiên, môi trường Đặng Thanh Nam Page a Tài liệu giấy Giấy lớp mỏng gồm sợi xenlulô, lig-nin số chất khác liên kết chặt chẽ với Các chất pha chế với tỷ lệ khác cho ta loại giấy khác Mức độ hư hại giấy thay đổi theo tỷ lệ chất cấu thành Ngày ta thường gặp loại giấy giấy in báo, in typô, giấy in đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm quang… Về nguyên tắc, giấy có thành phần xen-lu-lô cao giấy bền Phương pháp kỹ thuật chế tạo giấy ảnh hưởng đến độ bền giấy: giấy dó chế tạo phương pháp thủ công liên kết sợi xenlulô, sử dụng chất tẩy giấy có màu nâu, xám độ bề cao Giấy chế tạo phương pháp công nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử dụng chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách Để thể chữ viết, đường nét, hình vẽ giấy người ta dùng mực Mực dung dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can, mực in ánh sáng Độ bền mực phụ thuộc vào thành phần hóa học chế tạo chúng Mực bám chặt vào sợi giấy, khó hòa tan đường nét, hình vẽ bền Thành phần mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn Tài liệu lưu trữ nước ta viết nhiều loại mực khác Loại tài liệu cổ thường viết mực nho Mực nho chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều bon chịu tác động ánh sáng phản ứng hóa học khác Các loại mực viết chế tạo từ muối kim loại nhựa có màu Độ axít loại mực lớn dễ bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe chữ viết ăn thủng giấy Mực in có tỷ lệ chất keo nhiều nên trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt sợi giấy bị nhòe, bị bay màu bị tác động ánh sáng, nhiệt độ độ ẩm Giấy than ruy băng dạng mực để nhân tài liệu Giấy than ruy băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp giấy mỏng (giấy than) vải (ruy băng) lớp mực Mực giấy than ruy băng dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu Do mực dạng đặc nên tài liệu hình thành khả liên kết giấy mực giấy than hạn chế, dễ bị phai mờ Bút chì có nhiều loại chì đen, chì màu Ruột bút chì đen làm than chì đất sét Tùy theo tỷ lệ than chì mức độ luyện khác mà bút chì có độ mềm, cứng khác Nét bút chì đen bị bay màu, bị tác động nhiệt độ, độ ẩm ánh sáng Nét bút chì màu dễ bị phai màu chịu tác động nhiệt độ, độ ẩm ánh sáng b Tài liệu ảnh, phim ảnh Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy ảnh, hóa chất tạo nên hình ảnh Độ bền phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất tạo nên phim, hóa chất xử lý hình ảnh Nền phim nhựa nitrat xen-lu-lô tự cháy môi trường nhiệt độ cao; phim nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lô có độ bền vững cao Trong trình xử lý phim ảnh để dư hóa chất phim ảnh làm mờ hình ảnh gặp môi trường thuận lợi, hóa chất tác động lẫn xảy phản ứng hóa học gây hình ảnh Đặng Thanh Nam Page Đặc biệt hình ảnh lưu giữ lại tài liệu phim ảnh thông qua trình phản ứng quang hóa tác động yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng làm ảnh hưởng đến tài liệu c Tài liệu ghi âm Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm giới, ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang ghi âm kỹ thuật số Ghi âm giới thường gãy rãnh âm xước bề mặt đĩa gây hỏng tài liệu Ghi âm từ tính bền vững, dễ bị từ, âm bảo quản môi trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ Các nhân tố tự nhiên Các nhân tố tự nhiên nhân tố gây hại lớn tài liệu lưu trữ Nước ta có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm bờ biển Thái Bình Dương, có 3.000 km bờ biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao, nắng nhiều gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn Ngoài nước ta có gió Tây – Nam loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, bụi, nên việc bảo quản tài liệu nước ta phức tạp a Nhiệt độ không khí Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao Nhiệt độ cao làm tài liệu bị khô, giòn, dễ gãy Nhiệt độ cao điều kiện thuận lợi để hóa chất phim ảnh môi trường tác động lẫn xảy phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu b Độ ẩm Độ ẩm yếu tố gây hại lớn tài liệu lưu trữ Độ ẩm tương đối nước ta trung bình từ 80 – 90% Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm bị mục dần, chữ viết bị nhòe Độ ẩm cao làm cho hóa chất môi trường thành phần cấu tạo tài liệu bị hòa tan dễ xảy phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu Ngoài độ ẩm cao tạo điều kiện môi trường cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển, xâm nhập lên tài liệu c Ánh sáng Ánh sáng yếu tố gây tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bay màu Trong ánh sáng có tia tử ngoại, tia làm biến đổi cấu trúc giấy, cấu trúc phân tử mực chất kết dính Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu d Bụi Bụi nhân tố gây hại tài liệu lưu trữ Bụi bám lên tài liệu gây ố vàng, lão hóa tài liệu Bụi có nhiều loại: bụi khí, bụi vi sinh vật, bụi cát Bụi khí, bụi cát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu Bụi vi sinh vật bào tử nấm, mốc, côn trùng, bám lên tài liệu gặp môi trường thuận lợi phát triển thành nấm, mốc, côn trùng gây hư hại tài liệu Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều gió xoáy mang khối lượng lớn bụi bay không khí mang khắp nơi, vào kho lưu trữ Ngoài nhiều kho lưu trữ, đặc biệt lưu trữ hành nhiều quan bố trí khu vực vệ sinh môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, làm ảnh hưởng đến tài liệu Đặng Thanh Nam Page e Côn trùng loại gặm nhấm Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta phù hợp cho côn trùng sống phát triển Côn trùng kẻ thù nguy hiểm tài liệu lưu trữ; có loại cắn tài liệu, có loại gây hư hỏng phương tiện bảo quản Côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ thường gặp mối, mọt, bọ ba đuôi; loài gặm nhấm gián, chuột Ngoài nước ta thường xảy thiên tai, bão, lụt, gió lốc gây hư hỏng tài liệu lưu trữ Nguyên nhân điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu Đây nguyên nhân người gây Con người có ý thức, có mục đích đánh cắp, phá hủy tài liệu, nhiều trường hợp vô ý thiếu tinh thần trách nhiệm điều kiện khách quan gây hư hại tài liệu lưu trữ Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường lực đối lập, thù địch thực hiện, trường hợp có hành vi vi phạm pháp luật tìm cách tiêu hủy tài liệu để xóa chứng, dấu vết Vô ý thức gây hại cho tài liệu lưu trữ thường quan trực tiếp quản lý tài liệu, nhân viên lưu trữ người sử dụng tài liệu Việc thiếu kho tàng, phương tiện, điều kiện bảo quản tài liệu, thiếu hiểu biết chuyên môn, thiếu ý thức chấp hành quy định bảo quản, bảo vệ sử dụng tài liệu lưu trữ gây mát, hư hỏng tài liệu III NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Yêu cầu kho lưu trữ Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ bảo vệ bí mật cần phải xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kho lưu trữ chuyên dụng quy định thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ a Yêu cầu chung Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện giao thông, có địa chất ổn định, địa cao, thoát nước nhanh, xa khu vực dễ xảy cháy nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng cần thiết Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp với loại hình tài liệu quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng yêu cầu mỹ quan công trình văn hóa b Khu vực kho bảo quản tài liệu Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối vào độc lập Diện tích kho bảo quản tài liệu tối đa không 200 m2 gồm diện tích giá để tài liệu, diện tích lối hàng giá, lối đầu giá, lối kho Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền vững, chống động đất độ richte, chống bão cấp 12 Tải trọng sàn kho tối thiểu 1700Kg/m2 sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 dùng giá di động Nền kho bảo quản tài liệu phải xử lý chống mối, phẳng, chịu ma sát không gây bụi Tường kho bảo quản tài liệu tường ngăn kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp theo tiêu chuẩn quy định Nhà nước (không sập đổ sau cháy) Mái kho Đặng Thanh Nam Page thiết kế hai lớp: lớp đổ bê tông cốt thép chỗ, lớp vật liệu cách nhiệt; Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu mét tạo lưu không thông thoáng Chiều cao tầng kho tối thiểu 2,4m; tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m Tầng hầm thông gió, chống ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m - 2,4m Cửa vào cửa thoát hiểm làm cánh, vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ Khe hở cánh cửa với mặt không lớn mm Diện tích cửa sổ chiếm khoảng 1/10 diện tích tường kho, cửa sổ phải có khả chống đột nhập, chống côn trùng, chống bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu cho phép thông gió tự nhiên cần thiết Kho bảo quản tài liệu phải có đầy đủ trang thiết bị bảo vệ bảo quản tài liệu Giao thông kho gồm cầu thang chính, cầu thang thoát hiểm thang máy (đối với kho lưu trữ có từ hai tầng trở lên) Cầu thang thoát hiểm bố trí cuối khu vực kho, rộng 1,5 đến 2,0 m Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500-800 kg, có tường chịu lửa bao quanh, thùng thang máy có kích thước 1,5 đến 1,8m có cửa mở có chiều rộng hữu ích tối thiểu 1,2 m Hệ thống điện chiếu sáng kho bảo vệ kho lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho riêng cho tầng kho Hệ thống cấp thoát nước lắp đặt riêng Không đặt thiết bị cấp nước tầng mái kho lưu trữ Đường ống nước đảm bảo độ kín, không rò rỉ, không qua phòng kho bảo quản tài liệu Hệ thống thoát nước đảm bảo tiêu thoát nhanh, kể mái tường Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy; xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hỏa hệ thống nước cứu hỏa Đối với khu vực bảo quản tài liệu sử dụng bình khí bình bọt làm phương tiện chữa cháy để không làm tổn hại đến tài liệu Ngoài khu vực kho bảo quản tài liệu, kho lưu trữ có khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật khu vực phục vụ công chúng Tổng diện tích sàn khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu Khu vực xử lý nghiệp vụ bố trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm phòng: Phòng tiếp nhận tài liêu; phòng khử trùng tài liệu; phòng khử axit; phòng chỉnh lý tài liệu; phòng để tài liệu hết giá trị; phòng tu bổ phục chế tài liệu; phòng lập bảo hiểm Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật gồm phòng lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo vệ, xử lý trường hợp xảy cháy nổ Khu hành bao gồm phòng: phòng làm việc hành chính; phòng họp; phòng khách; phòng bảo vệ an ninh; nhà xe công chức độc giả; công trình phụ trợ: cổng, vườn hoa, cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh… Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu Khu vực phục vụ công chúng gồm phòng sau: phòng đọc chung; phòng đọc đặc biệt; phòng bảo quản tạm tài liệu; phòng chụp tài liệu; phòng hội nghị; phòng trưng bày; phòng gửi tư trang công chúng Kho lưu trữ chuyên dụng chủ yếu xây dựng trung tâm lưu trữ bảo quản tài liệu có ý nghĩa lịch sử Ở quan tổ chức, kho lưu trữ hành đặt trụ sở làm việc quan tổ chức Khi bố trí kho lưu trữ cần lưu ý số điểm sau đây: Đặng Thanh Nam Page Địa điểm bố trí kho lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, không bố trí kho lưu trữ tầng hầm tầng trụ sở quan, tránh hướng tây; tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm; tránh nơi dễ xảy cháy nổ Bố trí kho lưu trữ gần thang máy, cầu thang nhằm thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu Kho lưu trữ phải đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu; bảo đảm yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng… Hệ thống điện phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho lưu trữ Yêu cầu trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ vừa phương tiện để bảo quản, vừa phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trang thiết bị kho bảo quản tài liệu bao gồm: a Giá Giá đựng tài liệu phải đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh tác động côn trùng, ẩm mốc Tùy theo điều kiện kho lưu trữ dùng giá cố định giá di động Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp để tùy theo diện tích mà lắp ráp 2, 3, khung Khi thiết kế nên thiết kế chân giá cao để hạn chế xâm nhập côn trùng, mối… b Tủ Ở phòng kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng can; tủ đựng ảnh; tủ đựng tài liệu theo khổ Tủ đựng hồ sơ thích hợp với việc bảo quản tài liệu phòng làm việc hành; tủ kim loại hay gỗ Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt dùng két sắt hay thiết bị bảo quản đặc biệt khác c Hòm đựng tài liệu Đối với nước ta thiên tai địch họa thường xuyên xảy ra, hòm đựng tài liệu phương tiện cần thiết Vật liệu hòm gỗ hay kim loại; thiết kế ý đến yếu tố chống ẩm, chống mối, chống xâm nhập chuột ; bảo quản tài liệu kho hòm xếp nhiều tầng lấy tài liệu di chuyển; cần vận chuyển tài liệu nơi khác phải chịu lực d Các trang thiết bị khác Để bảo quản tốt thuận lợi cho việc thống kê, quản lý tra tìm, hồ sơ xếp vào cặp Căp đựng tài liệu tiêu chuẩn hóa theo quy định Tiêu chuẩn ngành TCN03-1997, ban hành kèm theo định số 74/QĐ-KHKT ngày 4/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Ngoài tùy điều kiện kho tàng khả kinh phí người ta trang bị số thiết bị thích hợp, phương tiện vận chuyển; hệ thống báo động, báo cháy; trang thiết bị chống cháy; trang thiết bị thông gió, chống ẩm quạt, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ đo độ ẩm… Đặng Thanh Nam Page IV CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Biện pháp phòng chống ẩm a Khái niệm độ ẩm - Độ ẩm tuyệt đối (ký hiệu a): Là độ ẩm xác định lượng nước có thực không khí, lượng nước tính gam 1m3 Ví dụ: Vào thời điểm đo độ ẩm không khí, nhiệt độ trời 250C người ta đo m3 không khí có chứa 17g nước Như a= 17g/m3 Căn vào độ ẩm tuyệt đối đo để tính toán thời điểm thông gió hay bao gói tài liệu Tuy nhiên độ ẩm tuyệt đối biểu thị mức độ khô hay ướt không khí độ ẩm tuyệt đối nhiệt độ cao không khí khô nhiệt độ thấp không khí bị ẩm ướt - Độ ẩm bảo hòa (ký hiệu A): Là lượng nước cao mà 1m3 không khí có khả chứa nhiệt độ định Nếu lượng nước đó, lượng nước dư thừa đọng lại thành nước Điểm phân chia ranh giới nước nước gọi điểm sương Ví dụ: nhiệt độ 250 C lượng nước bảo hòa 1m3 không khí 23 gam (A=23) Nhiệt độ cao, khả chứa ẩm không khí lớn Ở quan chuyên môn có bảng tính sẵn độ ẩm bảo hòa tương đương với nhiệt độ định - Độ ẩm tương đối (ký hiệu r): Để đo mức độ ẩm ướt không khí người ta dùng độ ẩm tương đối Độ ẩm tương đối tỷ số % lượng nước có thực (a) lượng nước bảo hòa 1m3 không khí nhiệt độ định a r= x 100 % A Ví dụ: Ở nhiệt độ 29 C, ta có độ ẩm tuyệt đối 22,44 g/m3 (theo bảng tính toán nhiệt độ này), độ ẩm bảo hòa 28,45g/m3 độ ẩm tương đối: a r= x 100 % = 78% A Cũng với độ ẩm tuyệt đối đó, nhiệt độ 310 C độ ẩm bảo hòa 31,70 g/m3 độ ẩm tương đối là: a r= x 100 % = 70% A b Các phương pháp phòng chống ẩm - Thông gió: Nếu không khí kho lưu trữ ẩm ướt không khí trời ta phải mở cửa cho không khí khô bên vào thay không khí ẩm ướt kho lưu trữ Đặng Thanh Nam Page Khi mở cửa thông gió cần ý chọn thời điểm phù hợp: * Nhiệt độ kho không cao 320C không thấp 100C * Độ ẩm tuyệt đối tương đối trời phải thấp kho * Ngoài kho sương đọng, nhiệt độ không khí kho phải nhỏ nhiệt độ điểm sương kho Khi mở cửa thông gió nên dùng quạt phối hợp để thông gió góc khuất kho Thông gió biện pháp đơn giản, rẻ tiền, có nhược điểm mở cửa thông gió bụi côn trùng có điều kiện thâm nhập vào kho - Dùng chất hút ẩm: + Dùng Silicagen bọc vào túi vải cho vào gói, hộp tài liệu để hút ẩm Trước sử dụng, Silicagen phải sấy nhiệt độ 1300C thời gian giờ, sau sử dụng thời gian, Silicagen hút đủ nước đổi màu đưa sấy lại + Vôi sống có tác dụng hút ẩm Nếu kho lưu trữ ẩm ướt dùng vôi sống để hút ẩm Vôi sống cho vào bao tải, để góc kho, hút no nước vôi tan thành bột thay vôi khác Khi cho vôi sống vào bao nên cho lượng vôi khoảng 1/3 bao để ngấm ẩm vôi nở không bị tràn khỏi bao - Bao gói cách ly độ ẩm Có thể dùng giấy dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu, tránh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu Tài liệu bao gói điều kiện khô hanh Trước bao gói phải kiểm tra, tài liệu bị ẩm không bao gói Khi bao gói cho thêm Silicagen chất chống nấm mốc - Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí trung tâm điều hòa không khí cho kho lưu trữ Là biện pháp phòng chống ẩm có tính chủ động, hiệu Tuy nhiên sử dụng phương pháp đòi hỏi có kho tàng phù hợp có điều kiện kinh phí - Sấy tài liệu Trong trường hợp mưa, bão, lụt, tài liệu bị ướt dùng tủ sấy dùng bóng điện sơ mờ để sấy tài liệu Không dùng than củi sấy tài liệu Các tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm tuyệt đối không sấy Biện pháp phòng chống nấm mốc a Khái niệm nấm mốc Nấm mốc loại thực vật cấp thấp, sinh sống phương pháp ký sinh, cộng sinh hoại sinh Cơ thể mốc hệ thống nhỏ mảnh nhiều màu sắc Nó tự quang hợp để điều chế lấy thức ăn Nấm mốc tồn phát triển nhờ ba yếu tố chính: thức ăn, nước nhiệt độ thích hợp b Biện pháp phòng chống nấm mốc Đặng Thanh Nam Page Để chống nấm mốc, trước đưa vào kho lưu trữ, tài liệu phải khô, khử trùng Tài liệu đưa vào phòng kín với khối lượng hóa chất bốc để diệt nấm mốc Tài liệu giữ phòng kín với nhiệt độ khoảng 30oC thời gian từ 24 đến 40 Đối với kho lưu trữ cần khử trùng kiểm tra định kỳ mức độ ô nhiễm trước đưa tài liệu vào Nếu kho ẩm ướt kho có chứa tài liệu bị mốc không khí kho môi trường thuận tiện cho nấm mốc phát triển xâm nhập lên tài liệu sau tài liệu đưa vào kho Để phòng nấm mốc phải thường xuyên vệ sinh kho tàng thiết bị bảo quản Dùng máy hút bụi vải xô màn, bàn chải lông mềm lau bụi, không để bụi bào tử nấm mốc bám lên giá, tủ hộp đựng tài liệu Sử dụng máy điều hòa không khí, máy hút ẩm biện pháp quan trọng chống nấm mốc Khi tài liệu bị nấm mốc cần khống chế nhiệt độ độ ẩm để hạn chế phát triển chúng, sau dùng hóa chất để diệt nấm mốc Các loại hóa chất dùng để chống nấm mốc có hiệu là: Penta Clorua Phenol (PCP); Penta Nitro Phenol (PNP); Phenolat Natri (NaCPC) … Khi sử dụng hóa chất phải theo hướng dẫn nhà chuyên môn để tránh gây hư hại tài liệu nhiễm độc cho người Phòng chống côn trùng a Các loại côn trùng phá hoại tài liệu Các loại côn trùng phá hoại tài liệu thường gặp nhậy cánh bạc “bọ ba đuôi”, gián, mối, mọt Ở bìa, hộp, cặp thường gặp loại sâu non nhộng trưởng thành loại cánh cứng, cánh phấn Gáy sách thường bị gián, bọ ba đuôi cắn Trong loại côn trùng phá hoại tài liệu mối kẻ thù nguy hiểm nhất, gây hại nhanh nghiêm trọng tài liệu lưu trữ trang thiết bị kho lưu trữ b Biện pháp phòng chống côn trùng Cũng biện pháp phòng chống nấm mốc, để phòng chống côn trùng cần phải luôn kiểm tra, phát hiện, vệ sinh khử trùng kho tàng tài liệu Khi cần thiết sử dụng hóa chất để đề phòng tiêu diệt côn trùng Nước ta vùng nhiệt đới ẩm, mối phát triển mạnh nên tài liệu lưu trữ cần đặc biệt quan tâm việc phòng chống mối Mối có nhiều loại, chủ yếu mối đất Mối đất thường phá hoại nhà cửa, kho tàng, trang thiết bi tài liệu lưu trữ Ngoài có loài mối khô, loài mối khó phát chúng không xâm nhập từ đất lên, không làm đường mối mà thường bay không khí để xâm nhập vào kho lưu trữ kho tàng khác Mối khô thường làm tổ cao, số lượng sức phá hoại không lớn Phòng mối chủ yếu phát hiện, ngăn chặn, phá bỏ đường xâm nhập mối Việc phòng chống mối phải thực từ xây dựng nhà kho Địa điểm xây dụng kho phải nơi cao ráo, xử lý kho, ngâm tẩm vật liệu trước đưa vào xây dựng kho Các phương tiện bảo quản tài liệu phải kê cao; Bố trí giá tủ kho lưu trữ cách mặt đất 20 cm, cách tường 50 cm, cách trần nhà 80 cm để mối điều kiện xâm nhập vào tài liệu Tài liệu phải đặt lên giá kệ Đặng Thanh Nam Page Yêu cầu việc tu bổ tài liệu phải bảo đảm tính xác tài liệu tu bổ, không làm sai lệch nội dung hình thức so với nguyên trạng ban đầu tài liệu Quy trình tu bổ tài liệu bao gồm: - Kiểm tra, lựa chọn tài liệu cần tu bổ Tài liệu lựa chọn để tu bổ tài liệu có giá trị thông tin cao tình trạng vật lý bị hư hỏng có nguy hư hỏng Những tài liệu lựa chọn tu bổ phải thống kê vào “Phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu” (biểu số 1) trình Giám đốc kho lưu trữ Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ duyệt (nếu tài liệu quý hiếm) - Giao nhận tài liệu Tài liệu đưa tu bổ phải giao nhận theo phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu duyệt Trên góc phải tài liệu phải dán nhãn ghi thông tin địa tài liệu; tài liệu có chữ mặt ghi thông tin bút chì mặt sau tài liệu Thông tin địa tài liệu bao gồm: tên phông; mục lục số; hồ sơ số - Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu tài liệu định biện pháp tu bổ Nội dung kiểm tra bao gồm: đo kích thước tài liệu; xác định vật mang tin; xác định chất liệu, phương pháp ghi tin; xác định độ PH tài liệu; xác định độ hòa tan mực chất màu; xác định nấm mốc; xác định tình trạng hư hỏng tài liệu Số liệu kết nội dung kiểm tra xác định thực trạng tài liệu ghi vào “Phiếu theo dõi tu bổ tài liệu”(biểu số 2) - Tháo gỡ ghim, kẹp, khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết Tài liệu ghim, khâu với phải dùng dao lưỡi mỏng để tháo ghim dùng kéo để cắt khâu Tài liệu bị dính bết nhẹ, dùng bay sừng cật tre lùa vào hai tờ tài liệu để tách tài liệu Nếu tài liệu bị dính bết nặng phải làm ẩm tách tài liệu Có thể làm ẩm phương pháp cho nước bốc từ từ làm tài liệu ẩm dần để tài liệu môi trường độ ẩm cao Nếu tài liệu can dính với hồ dán phải dùng cồn 96% bôi lên chỗ dính hồ, chờ vài phút tách tài liệu tẩy hồ dán Trong trình bóc tách tài liệu có mảnh tài liệu bị rời phải cho mảnh vào bao bì, bao bì ghi rõ địa vị trí tài liệu - Làm phẳng tài liệu cách dùng máy ép, kính, vật nặng để ép phẳng tài liệu Trong trường hợp thật cần thiết bàn chuyên dụng Khi phải đặt giấy lót lên mặt trái tài liệu - Tẩy vết ố, bẩn tài liệu Tùy theo vết ố bẩn để sử dụng cách tẩy xăng, bột cao su, cồn 96% dung dịch thuốc tím - Khử nấm mốc Khi kiểm tra phát tài liệu bị nấm mốc phải tiến hành khử nấm mốc (biểu số 4) - Khử axít: Tài liệu có độ PH 6.0 phải tiến hành khử axít Nếu tài liệu bị phai màu phai mực dùng phương pháp khử khô (biểu số 5) Nếu tài liệu không bị phai màu, không bị phai mực áp dụng phương pháp khử ướt (biểu số 6) - Vệ sinh tài liệu: dùng bàn chải mềm quét, chải dùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% formaldehyt lau hai mặt tờ tài liệu - Tu bổ tài liệu Tùy thuộc vào mức độ hư hỏng chất liệu tài liệu tu bổ tài liệu hư hỏng biện pháp sau: Đặng Thanh Nam Page 13 + Vá, dán tài liệu: áp dụng tài liệu có tình trạng vật lý tốt rách mép có lỗ thủng bề mặt (trình tự tiến hành theo hướng dẫn biểu số 7) + Bồi tài liệu: Áp dụng để tu bổ tài liệu có tình trạng vật lý yếu, tài liệu bị giòn (trình tự tiến hành theo hướng dẫn biểu số 8) + Bồi viền mép tài liệu: Áp dụng để tu bổ tài liệu in ánh sáng giấy trôki (trình tự tiến hành theo biểu số 9) + Tu bổ tài liệu đồ vải (trình tự tiến hành theo biểu số 10) + Làm bao để bảo vệ tài liệu: áp dụng can (trình tự tiến hành theo hướng dẫn biểu số 11) - Kiểm tra nghiệm thu số lượng, chất lượng tài liệu sở phiếu theo dõi tu bổ thực tế tài liệu Thẩm định kết nghiệm thu - Bàn giao vận chuyển xếp tài liệu tu bổ vị trí tài liệu kho lưu trữ Đặng Thanh Nam Page 14 Biểu số 1: CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ………………… Hà Nội, ngày……tháng… năm……… PHIẾU YÊU CẦU TU BỔ TÀI LIỆU Họ tên người yêu cầu: Tài liệu yêu cầu tu bổ: Số Địa Tiêu đề văn Số lượng Tên TT tài liệu (tài liệu) Tờ phòng Đặng Thanh Nam Ghi Page 15 Biểu số 2: PHIẾU THEO DÕI TU BỔ TÀI LIỆU Địa tài liệu a) Tên phông: b) Mục lục số: ……………….…… c) Hồ sơ số: ………… …………… d) Tờ số: ………………………… Kiểm tra xác định thực trạng tài liêu a) Kích thước: ……cm x … cm b) Vật mang tin: …………………………………… ……… c) Chất liệu ghi tin: ……… d) Phương pháp ghi tin: ………………………………… e) Độ PH: ……………… … f) Độ hoà tan: …………………………………………………… g) Nấm mốc: ………………………… h) Thực trạng hư hỏng tài liệu: Dính bết ô số: Giòn mủn, gãy vụn ô số: Rách, thủng chữ ô số: Ố bẩn, ố vàng ô số: Mờ chữ ô số: i) Người kiểm tra xác định: Biện pháp giải a) Phải chụp ảnh: Đặng Thanh Nam Page 16 b) Khử nấm mốc phương pháp: c) Khử axit phương pháp: d) Tẩy ố bẩn: e) Tu bổ phương pháp: f) Người định biện pháp giải quyết: Người thực tu bổ tài liệu a) Khử nấm mốc: b) Khử axit: c) Tu bổ: Kết kiểm tra a) Khử nấm mốc: b) Khử axit: c) Tu bổ: d) Ngày người kiểm tra: Ngày người nghiệm thu Đặng Thanh Nam Page 17 Biểu số 3: QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT FORMALDEHYL …………… I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Hoá chất Formaldehyl; - Đèn cồn, cồn 96%; - Ống cao su chịu nhiệt; - Tủ xông khí; - Giá để tài liệu; - Băng dính; - Găng tay, trang II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Lắp bình cầu vào giá đỡ nối ống dẫn khí từ bình cầu vào tủ xông khí Treo tài liệu lên dây xếp tài liệu lên giá tủ xông khí cho tờ tài liệu có khe hở để khí xông vào Dùng băng dính dán kín tủ xông khí Đổ hoá chất Formaldehyl vào bình cầu (1 lít) Đổ cồn vào đèn lắp vào đáy bình cầu; khoảng cách đáy bình đèn cm Đổ đèn cồn để đun sôi hoá chất thời gian kể từ lúc hoá chất sôi Sau 01 ngày mở tủ cho thoát khí Sau 03 ngày lấy tài liệu dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại kết khử nấm mốc Biểu số 4: QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT THYMOL I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Hoá chất Thymol 100g/1m3; - Đèn điện công suất 15-20w (3 bóng/1m3); - đĩa đựng hoá chất thuỷ tinh; - Tủ xông khí; - Giá để tài liệu; - Băng dính; Đặng Thanh Nam Page 18 - Găng tay, trang; II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Lắp bóng đèn vào tủ xông khí Đặt đĩa thuỷ tinh đựng hoá chất bóng đèn (số lượng đĩa tương ứng với số bóng đèn khoảng cách bóng đèn đĩa khoảng cm) Đổ hoá chất vào đĩa thuỷ tinh Treo tài liệu lên dây xếp tài liệu lên giá tủ xông khí cho tờ tài liệu có khe hở để khí xông vào Dùng băng dính dán kín tủ xông khí Cắm điện vào ổ bật công tắc cho đèn sáng Sau 12 đồng hồ tắt đèn rút điện khỏi ổ cắm Sau 01 ngày mở tủ cho thoát khí Sau 03 ngày lấy tài liệu dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại kết khử nấm mốc Đặng Thanh Nam Page 19 Biểu số 5: QUY TRÌNH KHỬ AXIT BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ KHÔ I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Máy kiểm tra độ PH; - Giá đỡ tài liệu; - Lưới nilon; - Giá phơi tài liệu; - Hoá chất: Dung dịch Magnesium Oxide (Mgo); - Bình phun hoá chất; - Găng tay, trang II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Rửa vòi bình phun nước Đổ dung dịch vào bình phun Đặt tài liệu lên lưới đỡ (mặt trái lên trên) Phun dung dịch lên tài liệu từ trái qua phải, từ xuống với khoảng cách từ vòi phun đến tài liệu từ 20 – 25 cm Nếu tài liệu dầy phải phun hai mặt Đưa tài liệu đem phơi khô giá Kiểm tra lại độ PH máy đo PH, độ PH 6,5 phun lại Đặng Thanh Nam Page 20 Biểu số 6: QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ AXIT BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ ƯỚT I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Máy kiểm tra độ PH; - Khay đựng hoá chất loại; - Lưới nilon để đỡ tài liệu; - Giá phơi tài liệu; - Hoá chất; - Bình CO2 có đồng hồ áp lực (hoặc nước khoáng có ga); - Nước cất; - Cân tiểu ly; - Thìa đong hoá chất; - Đũa khuấy hoá chất thuỷ tinh; - Thùng đựng hoá chất; - Bình đong cỡ; - Giấy thấm; - Găng tay, trang II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Pha hoá chất 1.1 Cân, đong hoá chất nước cất theo tỷ lệ 10 – 15 gam Ca(HCO3)2 MgCO3/1lít nước cất 1.2 Hoà tan hoá chất với nước cất, dùng đũa thuỷ tinh khuấy phút 1.3 Sục khí CO2 với áp suất 1,5 – atp thời gian 20 phút 1.4 Đậy kín thùng để nhiệt độ 25oC 24 1.5 Gạn phần nước dung dịch khay (bỏ phần vàng mặt phần kết tủa đáy thùng) Khử axit 2.1 Đặt tờ tài liệu vào lưới nylon 2.2 Ngâm tài liệu vào khay có chứa dung dịch cho tài liệu ướt hai mặt 2.3 Sau thời gian 10 – 20 phút vớt tài liệu khỏi khay 2.4 Ngâm tài liệu vào khay nước để rửa phân hoá chất dư thừa 2.5 Vớt tài liệu đem phơi khô giá 2.6 Kiểm tra lại độ PH máy đo PH, độ PH 6,5 tiến hành khử lại theo trình tự Đặng Thanh Nam Page 21 Biểu số 7: QUY TRÌNH CHI TIẾT VÁ - DÁN TÀI LIỆU I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bàn tu bổ; - Hộp đèn; - Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, bay, lăn…; - Giấy để vá tài liệu; - Giấy dó loại; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC bột gạo nếp (Phụ lục số 12) II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Chọn giấy vá có chất liệu với tài liệu cần vá Đặt tài liệu giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá chỗ rách, thủng tài liệu Dùng kim châm theo đường bút chì cho cách đường bút chì 1mm Dùng tăm thấm nước quét lên đường kim châm Lấy phần vá tẩy vết chì quét hồ Đặt miếng vá cho cân mép vết thủng Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá Dùng dải giấy dó mỏng có rộng – mm quét hồ dán đè lên xung quanh chỗ vá Tài liệu khô, lật mặt lên làm viền tiếp mặt sau 10 Phơi khô ép phẳng tài liệu 11 Xén mép tài liệu Đặng Thanh Nam Page 22 Biểu số 8: QUY TRÌNH CHI TIẾT BỒI NỀN TÀI LIỆU …………………… I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bàn tu bổ; - Giấy dó loại; - Giấy để vá tài liệu loại; - Dao xương, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, phíp, bay, lăn, bàn là, chăn, bát đựng hồ, bàn chải quét hồ loại; - Bèn ép; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC bột gạo nếp (Phụ lục số 12) II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Dùng vải giặt lau kỹ bàn tu bổ Lựa chọn giấy dó để bồi Tuỳ theo độ dầy tài liệu mà lựa chọn giấy bồi thích hợp + Nếu bồi mặt chọn giấy bồi có độ dày tương đương với tài liệu + Nếu bồi mặt chọn giấy bồi mỏng nhìn thấu Đặt giấy dó lên bàn tu bổ, dùng khăn làm vệ sinh giấy dó Quét hồ lên giấy dó theo chiều từ cạnh Đặt tài liệu lên giấy dó quét hồ Làm phẳng tài liệu Nếu tài liệu bị thủng phải vá giấy loại Làm phẳng tài liệu lăn, trước lăn phải dùng vài ẩm đặt lên tài liệu lăn theo chiều từ cạnh Nếu bồi mặt làm phẳng bay quét hồ lên tài liệu đặt tiếp tờ giấy bồi thứ lên Dùng vải ẩm đặt lên tài liệu lăn từ cạnh Hoặc dùng giấy chống dính nylon đặt lên tài liệu dùng bay làm phẳng 10 Đem tài liệu phơi khô giá 11 Thu gom 12 Ép phẳng tài liệu 13 Xén mép tài liệu Đặng Thanh Nam Page 23 Biểu số 9: QUY TRÌNH TU BỔ BẢN VẼ KỸ THUẬT SAO IN ÁNH SÁNG HOẶC IN TRÊN GIẤY TROKY …………………… I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bàn làm việc rộng phẳng; - Giấy dó loại; - Giấy để vá tài liệu loại; - Dao xương, bay, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, lăn; - Bàn là, chăn chiên để lót tài liệu; - Bàn ép; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC bột gạo nếp (Phụ lục số 12) II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Dùng vải giặt sạch, ẩm lau kỹ bàn làm việc Đặt giấy dó dày lên bàn vệ sinh giấy dó cho Quét hồ CMC hồ bột nếp lên giấy dó Quét từ cạnh Cuộn đồ, vẽ lại (nếu tài liệu khổ rộng) lõi cứng Đặt tài liệu lên giấy dó quét hồ Đặt đến đâu dùng bay vuốt đến để loại trừ ổ không khí dễ làm cho tài liệu bị nhăn Làm phẳng tài liệu dùng cách sau: + Dùng bay; + Dùng dao xương; + Dùng lăn Nếu dùng lăn phải đặt lên tài liệu mảnh vải ẩm lăn từ cạnh Viền mép mặt lại tài liệu giấy dó rộng 1.5cm (1cm dán đè lên mép tài liệu; 0,5 cm để chườm phía ngoài) Phơi khô 9- Ép phẳng 10 Xén mép cách tài liệu 0,3cm Lưu ý: Bản đồ sau tu bổ phải bảo quản tủ chuyên dụng Đặng Thanh Nam Page 24 Biểu số 10: QUY TRÌNH TU BỔ TÀI LIỆU BẢN ĐỒ (BẰNG VẢI) …………………… I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Kim, màu loại với tài liệu; - Vải phin mỏng màu với tài liệu; - Một mảnh vải mỏng dùng để tài liệu; - Bàn là; - Chăn chiên để lót tài liệu; - Bàn làm việc rộng phẳng II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Cắt mảnh vải phin rộng tài liệu – cm cạnh Giặt vải phin cắt với nước cho hết lớp hồ vải phơi se Trải chăn chiên lên bàn Trải vải phin phơi se lên Là phẳng vải phin Là phẳng tài liệu Lưu ý: Là gián tiếp tài liệu cách đặt lên tài liệu mảnh vải mỏng ẩm Trải vải phin phẳng lên bàn căng khung thêu Đặt tài liệu lên vải Khâu lược vông mắt sàng tài liệu với vải phin, màu Khoảng cách ô vuông rộng chừng 1,5cm Không thắt nút đầu 10 Là phẳng, mặt tài liệu trực tiếp Mặt có tài liệu gián tiếp cách đặt mảnh vải ẩm lên tài liệu 11 Khâu thức màu với tài liệu, khâu vuông mắt sàng Khoảng cách ô vuông rộng 0,5cm, mũi dài tối đa 1mm, mũi dài tối đa 1cm Không thắt nút đầu 12 Rút khâu lược 13 Là phẳng, mặt tài liệu trực tiếp Mặt có tài liệu gián tiếp cách đặt mảnh vải ẩm lên tài liệu 14 Cố định đầu sợi giấy dó rộng 1cm có quét hồ, dán sát không đè lên tài liệu 15 Xén mép cách tài liệu gốc 1cm Đặng Thanh Nam Page 25 Biểu số 11: QUY TRÌNH LÀM BAO BẢO VỆ TÀI LIỆU …………………… I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bàn làm việc rộng phẳng; - Giấy dó mỏng; - Phim nhựa trong; - Dao, bay, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, lăn; - Bàn là, chăn chiên; - Băng dính mặt; - Máy xén, dao xén; - Hồ dán CMC bột gạo nếp (Phụ lục số 12) II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Nếu tài liệu bị giòn gẫy phải bồi mặt Đặt phim nhựa lên tài liệu Tấm phim nhựa phải rộng tài liệu từ 1-2cm, làm vệ sinh thật bề mặt phim nhựa Dùng băng dính mặt kéo căng, dán mặt lên phim nhựa cách mép tài liệu 0,3 – 0,5cm Rút tài liệu phía nhựa đặt lên nhựa Bóc lớp giấy băng dính Đặt phim nhựa thứ lên tài liệu Khi đặt đặt dính cạnh trước dùng thước nhựa để gạt hết không khí Xén mép cách tài liệu từ 0,8 – 1cm Lưu ý: - Ngoài cách dùng băng dính mặt dùng máy hàn nhiệt để cố định phim nhựa lại với - Tài liệu sau làm xong phải bảo quản tủ chuyên dụng Đặng Thanh Nam Page 26 Biểu số 12: QUY TRÌNH PHA CHẾ HỒ DÁN …………………… I YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ - Bếp gas gas; - Xoong inox cái; - Xô, bình đong nước; - Cân tiểu ly; - Đũa khuấy, thìa đong; - Bát đựng hồ; - Bột gạo nếp; - Bột CMC; - Hoá chất Formaldehyl; - Vải màn; - Nước cất II TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH Hồ CMC 1.1 Dùng cân tiểu ly bình đong xác định xác lượng bột lượng nước cần dùng với tỷ lệ 13 – 15g bột CMC/01 lít nước cất tuỳ thuộc vào tài liệu đưa tu bổ 1.2 Dùng đũa thuỷ tinh khấy lượng bột nước sau để nhiệt độ 25 oC thời gian 24 tiếng đem sử dụng Hồ bột gạo nếp 2.1 Dùng cân tiểu ly bình đong xác định xác lượng bột lượng nước cần dùng với tỷ lệ 100g bột gạo nếp/01 lít nước 2.2 Dùng đũa thuỷ tinh khuấy lượng bột nước sau lọc qua lớp vải (4 lớp) 2.3 Đun cách thuỷ bếp thời gian kể từ sôi Khi đun phải quấy liên tục tay 2.4 Đun xong để nguôi cho 5ml formaldehyl khuấy lên sau để nhiệt độ 25 C thời gian đem sử dụng o Tóm tắt: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ công tác phức tạp, phải có kiến thức nghiệp vụ đơn lưu trữ mà phải ứng dụng thành tự ngành khoa học kỹ thuật khác Người làm công tác bảo quản phải nhận thức đắn vị trí, ý nghĩa công tác này, công việc phải thận trọng, biện pháp khoa học kỹ thuật đưa vào áp dụng để bảo vệ tài liệu lưu trữ, tu bổ tài liệu lưu trữ Đặng Thanh Nam Page 27