Nghệ thuật và bí quyết để thành công trong đàm phán thương mại quốc tế.doc

Nghệ thuật và bí quyết để thành công trong đàm phán thương mại quốc tế.

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Lời nói đầu

Trong kinh doanh, đặc biệt là trong thơng mại quốc tế, đàm phánđóng một vai trò hết sức quan trọng Đặc biệt là trong thời đại bùng nổthông tin nh hiện nay, khi mà gần nh tất cả mọi công việc ngời ta đều giảiquyết bằng thơng lợng, trao đổi , thì đàm phán thực sự trở thành một côngviệc không thể thiếu Trong thơng mại quốc tế, đàm phán không chỉ đơnthuần là một cuộc thơng lợng giữa các bên với nhau về vấn đề mua bán, giácả thế nào? chất lợng ra sao, mà đàm phán còn thể hiện những nét văn hoákhác nhau của các dân tộc khác nhau, nó không chỉ là một phần công việctrong kinh doanh, mà là cả một nghệ thuật

Tuy nhiên, nghệ thuật ấy không phải chỉ có trong đàm phán thơngmại quốc tế, mà chúng ta vẫn bắt gặp những biểu hiện của nó trong cuộcsống hằng ngày, bắt gặp xung quanh chúng ta Thực ra tất cả chúng ta đềulà những “đàm phán viên”, chúng ta học ngôn ngữ “mặc cả” và “trao đổi”từ khi còn rất bé và tiếp tục sử dụng chúng trong suốt cuộc đời Chúng tađàm phán với mọi ngời - những ông chủ, công sự, bạn bè, con cái, kháchhàng Chúng ta thơng lợng về mọi chuyện, về lơng bổng mà chúng ta đángđợc nhận, về lơng bổng mà chúng ta sẽ trả cho ngời khác, về cách màchúng ta sẽ nhận thông tin, tiền bạc, hàng hoá hay dịch vụ mà chúng ta cần.Nói chung là chúng ta vẫn đàm phán hàng ngày, cũng nh bắt gặp nó hằngngày trong cuộc sống, trong công việc của chúng ta Vậy đàm phán là gì?và đàm phán trong thơng mại quốc tế có gì khác với đàm phán thông th-ờng?

Trong khuôn khổ một khoá luận tốt nghiệp, tôi không có tham vọngđề cập nhiều đến một mảng đề tài rất rộng lớn là đàm phán, khoá luận nàychỉ tập trung đi vào tìm hiểu vài nét về nghệ thuật và bí quyết để thành côngtrong đàm phán thơng mại quốc tế Khoá luận này đã đợc thực hiện quanghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan đến đàm phán, cũng nh qua tìm hiểuthực tế, đặc biệt là có sự hớng dẫn nhiệt tình , tận tụy của PGS NGƯT VũHữu Tửu Tôi xin bày tỏ sự biết ơn chân thành trớc hết đối với thầy giáo VũHữu Tửu, các cán bộ xuất nhập khẩu của một số doanh nghiệp, và một sốcá nhân khác, đã giúp tôi hoàn thành khoá luận này

Chơng I: Khái Quát Về Đàm Phán

I Định nghĩa:

Trong giao dịch ngoại thơng, các bên thờng có sự khác biệt nhau vềchính kiến , về pháp luật, tập quán, ngôn ngữ, t duy truyền thống và vềquyền lợi Những sự khác biệt đó dẫn đến sự xung đột Muốn giải quyếtxung đột đó, ngời ta phải trao đổi ý kiến với nhau Sự trao đổi ý kiến nh thếtrong quan hệ mua bán quốc tế gọi là đàm phán thơng mại

Nh vậy, có thể định nghĩa nh sau: Đàm phán thơng mại là quá trình

trao đổi ý kiến của các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhấtcách nhận định, thống nhất quan niệm, thống nhất cách xử lý những vấn đềnảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều bên (Trích sách “kỹ

thuật nghiệp vụ ngoại thơng”-Vũ Hữu Tửu).

Những vấn đề thờng trở thành nội dung của các cuộc đàm phán thơngmại là những vấn đề nh:

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

- Tên hàng, - Phẩm chất, - Số lợng,

- Bao bì đóng gói, - Giao hàng, - Giá cả, - Thanh toán, - Bảo hành, - Khiếu nại,

- Phạt và bồi thờng thiệt hại, - Trọng tài,

- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp

Chúng ta sẽ lần lợt tìm hiểu từng hình thức đàm phán trên

1 Đàm phán qua th tín:

Ngày nay th từ và điện tín vẫn còn là phơng tiện chủ yếu để giao dịchgiữa những ngời xuất nhập khẩu Những cuộc tiếp xúc ban đầu thờng quath từ Ngay cả khi sau này hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việcduy trì quan hệ cũng phải thông qua th tín thơng mại

So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua th tín có u điểm là tiếtkiệm đợc nhiều chi phí Hơn nữa, trong cùng một thời gian lại có thể giaodịch, trao đổi với nhiều đối tác ở nhiều nớc khác nhau Ngời viết th tín cóđiều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều ngời và có thể khéoléo dấu kín ý định thực sự của mình

Tuy nhiên, việc giao dịch qua th tín lại có nhợc điểm là đòi hỏi nhiềuthời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua Việc sử dụng điệntín khắc phục đợc phần nào nhợc điểm này Với một đối phơng khéo léo,già dặn thì việc phán đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong th là một việc rấtkhó khăn Khi sử dụng th tín để giao dịch đàm phán cần phải luôn luôn nhớrằng th từ là “sứ giả” của mình đến với khách hàng, ngời ta sẽ phê phán,đánh giá mình qua những th từ mình gửi đến Bởi vậy, cần phải hét sức lu ýtrong việc viết th, gửi th Những nhà kinh doanh lâu năm nhận thấy giao

dịch bằng th tín phải đảm bảo những yêu cầu sau: Lịch sự, chính xác,khẩn trơng và kiên nhẫn

*Lịch sự:

Giấy viết th phải đợc chuẩn bị chu đáo Trên tiêu đề in rõ ràng và đầyđủ: tên , địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín của đơn vị Th chỉ viết trên

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

một mát giáy, mỗi th chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh Lời lẽtrong th cần phải lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xng hô, chào hỏi củamỗi nớc, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ Xu hớng hiệnnay là viết ngắn gọn, rõ ràng Thứ tiếng dùng viết th nên là thứ tiếng kháchquen dùng, nh thế sẽ dễ gây thiện cảm và dễ thu hút đợc sự chú ý củakhách

*Chính xác:

Nội dung của th thơng mại bao giờ cũng phải hết sức chính xác Cầntránh những sự hiểu nhầm do sự trình bày không rõ ràng, không khúc triếthoặc do sử dụng từ ngữ không chính xác Mọi lý lẽ cần đợc diễn đạt đầy đủnhng không rờm rà Cần nhớ rằng mỗi nớc có một cách hiểu khác nhau vềtừng vấn đề liên quan đến buôn bán nh đơn vị đo lờng, cách bao bì, đónggói, cách thanh toán, sự phân chia chi phí trong giao nhận, bốc dỡ Chính vìthế, khi đề cập đến mỗi vấn đề cần phải thật chi tiết, cụ thể, rõ ràng về quanniệm của mình hoặc những yêu cầu của mình nêu ra Không bao gìơ nênnghĩ rằng chắc đối phơng cũng hiểu vấn đề này nh cách mình hiểu

*Khẩn trơng:

Sự khẩn trơng trong trao đổi th tín cần đợc chú ý thích đáng Tất cảmọi th tín gửi đến đều phải đợc trả lời một cách nhanh chóng dù rằng mìnhcha có cơ hội bán hàng Việc trì hoãn trả lời, thậm chí quên không trả lờith của khách hàng, sẽ gây những ấn tợng xấu Một nhà kinh doanh tốt baogiờ cũng cố gắng mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng

*Kiên nhẫn:

Trong giao dịch th tín, đức tính kiên nhẫn là rất cần thiết Kiên nhẫntrả lời khách hàng về mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng mộtsố cần thiết các th liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài Kinh nghiệm chothấy rằng, khi lựa chọn đối tác làm ăn, những khách hàng quen biết, có giaodịch th tù trớc đó, sẽ đợc u tiên hơn những khách hàng mới xuất hiện lầnđầu

2 Đàm phán qua điện thoại:

Việc trao đổi qua điện thoại có u điểm là nhanh chóng, giúp ngờigiao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trơng, đúng vào thời cơ cầnthiết

Tuy nhiên, việc trao đổi bằng điện thoại lại có nhợc điểm là phí tổnđiện thoại giữa các nớc rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thờng phảihạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày một cách chi tiết, cụthể về quan điểm , lý lẽ của mình Mặt khác, trao đổi qua điện thoại là traođổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyếtđịnh trong trao đổi Bởi vậy điện thoại chỉ đợc dùng trong những trờng hợpthật cần thiết, thật khẩn trơng, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong những trờng hợp màmọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết .Khi phải sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngaymọi vấn đề đợc nêu lên một cách chính xác Sau khi trao đổi bằng điệnthoại, cần có th xác nhận nội dung đã đàm phán , thoả thuận

3 Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giaodịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng muabán là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng Hình thức đàm phán này cóu điểm là đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khilà lối thoát cho những đàm phán bằng th tín hoặc điện thoại đã kéo dài quálâu mà không có kết quả Nhiều khi đàm phán qua th từ kéo dài nhiềutháng mới đi đến ký kết hợp đồng Trong khi đó, đàm phán trực tiếp chỉ 2, 3ngày đã có kết quả Hình thức đàm phán này thờng đợc dùng khi cả hai bêncó nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàmphán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp Việchai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhautốt hơn và duy trì đợc mối quan hệ tốt lâu dài với nhau

Tuy nhiên, cũng phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán khó khănnhất trong các hình thức đàm phán Đàm phán trực tiếp đòi hỏi ngời tiếnhành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy.Để có thể bình tĩnh, tỉnh táo nhận xét, nắm đợc ý đồ, sách lợc của đối ph-ơng, nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trờng hợp cần thiếthoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi Nếumất bình tĩnh, không tự chủ, sẽ dễ lộ ý định của mình để đối phơng nắm đ-ợc Trong trao đồi trực tiếp, nên tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhaotrớc mặt đối phơng để trả lời cho đối phơng Mỗi lần gặp gỡ nhau thờng tốnkém về các chi phí đi lại, tiếp đón , quà cáp, cho nên gặp gỡ nhau mà khôngđi đến kết quả gì là điều mà cả hai bên đều không mong muốn Chuẩn bị kỹlỡng trớc khi tiến hành đàm phán trực tiếp là điều hết sức cần thiết

Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của đợt đàm phán, dự kiến nhữngbiện pháp để đạt đợc nhũng kết quả mong muốn Mỗi bên đều phải nghiêncứu kỹ về hàng hoá mình định mua bán, các điều kiện giao dịch định đa ratrao đổi Quan trọng là việc tìm hiểu kỹ khách hàng mình sẽ gặp , tính tình,tác phong, trình độ đều cần đợc chú ý Cần phải để nhiều công sức vàoviệc dự đoán cho đợc ý định của khách hàng, dự kiến những yêu cầu hoặcnhững nhận xét mà khách hàng sẽ nêu ra đối với quy cách phẩm chất mặthàng, về các điều kiện giao dịch về giá cả, về những hợp đồng đã ký kết tr-ớc đó, về tình hình thực hiện những hợp đồng đó.

Trớc giai đoạn này, ngời ta thờng lập phơng án đàm phán Trong ơng án đàm phán nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đềkhách hàng sẽ nêu ra và cách giải quyết những vấn đề đó Sách lợc đàmphán phải đợc nghiên cứu, chuẩn bị thật kỹ Có thể chuẩn bị nhiều sách lợcứng với từng tình huống Những yêu cầu đạt đợc trong đàm phán cũng đợcđề ra với nhiều mức (yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu.) Bên cạnh là nhữngbiện pháp dự kiến bao gồm từ thành phần đàm phán, đến các bớc thăm dò,cách trình bày ý kiến, các điều kiện giao dịch với những nhân nhợngkhuyến khích Và nhất là về giá cả mua bán Phơng án này đợc lập dựa trên

ph-Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

phơng án giao dịch, dựa trên phơng án giao dịch Nó cần phải dựa trênnhững nhân tố cụ thể của lần đàm phán cụ thể đối với một khách hàng nhấtđịnh Và nh vậy nó có những yêu cầu rõ rệt cần đạt đợc trong lần đàm phán.Bên cạnh phơng án đàm phán, các cán bộ kinh doanh còn có phơngán tiếp đãi Trong phơng án này có nêu rõ ràng những ngời tiếp đón, đàmphán, dự kiến bố trí chơng trình làm việc, giải trí, tặng phẩm, chiêu đãi Khitiếp đón khách hàng, cần phải gây thiện cảm ngay từ đầu Thái độ cần phảinhã nhặn, quan tâm, nhiệt tình, nhng đúng mực, không quá vồ vập

Trong đàm phán, cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và những tháiđộ biểu lộ của khách hàng để phán đoán đợc ý định và điều quan tâm thựcsự của họ Tất nhiên, khách hàng sẽ tìm cách che giấu , nhng những cán bộgiàu kinh nghiệm, chuẩn bị kỹ càng, đã tìm hiểu sâu công việc và kháchhàng thì vẫn có khả năng thăm dò, phát hiện đợc Trong quá trình đàmphán, nên tránh những căng thẳng không cần thiết ý kiến hai bên có thể đốilập nhau song thái độ vẫn phải mềm mỏng, lịch sự Trong một số trờnghợp, ngời ta tránh việc việc phân thắng bại rõ ràng mà tìm cách ngăn ngừatrớc không để đối phơng đa ra những ý kiến đối lập, tìm cách làm đối ph-ơng thống nhất, công nhận dần từng lập luận mình đa ra, để cùng đi đếnmột kết luận thống nhất Điều này chỉ có thể làm đợc nếu nhà đàm phánnắm đợc ý đồ của đối phơng và giành đợc chủ động trong đàm phán

Việc ký kết hợp đồng trong đàm phán cần đợc tiến hành khi điềukiện ký kết đã chín muồi Không nên nôn nóng trong việc ký kết dù thấythời gian đàm phán đã sắp hết Nếu một bên nắm đợc bên kia có ý nhấtđịnh phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán thì sẽ lợi dụng để ép buộc bênkia phải có nhiều nhợng bộ Có nhiều trờng hợp, hợp đồng đợc ký kết khi

tiễn khách ra sân bay Tuy nhiên, cũng không nên vì thế mà không ký ngaykhi có điều kiện

Ngời tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì nhvậy sẽ dễ chủ động, linh hoạt và nâng cao đợc tốc độ đàm phán Khi cầndùng phiên dịch, ngời phiên dịch cũng nên đợc chuẩn bị trớc để nắm đợcnội dung đàm phán Việc này giúp ngời phiên dịch rất nhiều trong việchiểu, và do đó dịch đợc trung thành ý tứ của hai bên

Khi đàm phán có đông ngời tham dự, nên để một ngời thống nhấtphát ngôn để tránh sơ hở trong đối đáp Cũng nên tránh việc bàn bạc, traođổi ý kiến với nhau ngay trớc mặt khách hàng Việc này vừa không lịch sự,vừa không có lợi Phải luôn giả thiết rằng khách hàng cũng hiểu ngôn ngữcủa mình

Mỗi buổi đàm phán đều đợc ghi biên bản theo sổ theo dõi đàm phán.Việc theo dõi này rất có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáohơn Hơn nữa, nó còn có lợi cho việc rút kinh nghiệm cả ngay trong quátrình đàm phán và về sau này

III Phân loại đàm phán:

Về cơ bản, đàm phán thơng mại có thể đợc phân loại theo ba tiêu chísau:

- Cách tiếp cận (approach) - Thái độ (attitude)

- Suy nghĩ (thinking)

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

1 Phân loại theo cách tiếp cận:

Theo tiêu chí này, chúng ta có hai loại đàm phán: một là đàm phánwin-win( theo cách tiếp cận hợp tác); và một là đàm phán win-lost (theocách tiếp cận cạnh tranh)

1 1 Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach) hay đàm phán win-win :“ ”Theo cách tiếp cận này, cả hai bên đàm phán đều tìm cách nhích lạigần nhau, cộng tác với nhau nhằm tìm ra tiếng nói chung , đáp số chung, đểrồi cả hai bên cùng có lợi Tức là hai bên đều xác định đàm phán với nhautrên tinh thần hữu nghị, hoà bình, hợp tác, tôn trọng quyền lợi của nhau,cùng nhau trao đổi, thuyết phục nhau để đi đến một quyết định chung cólợi cho cả hai bên, để cả hai bên đều là ngời chiến thắng Loại đàm phánnày gọi là đàm phán win-win (Thắng-Thắng)

1 2 Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach) hay đàm phán Win-Lost :“ ”Theo cách tiếp cận này, một bên áp đảo bên kia, áp đặt những điềukiện, giải pháp của mình cho đối tác, dồn đối tác vào trạng thái bất lợi đểlợi dụng, ép buộc họ phải chấp thuận những điều kiện của mình Nói mộtcách khác là một bên bằng mọi cách áp đảo bên kia để có lợi cho mình.Loại đàm phán này có tên gọi là đàm phán Win –Lost (Thắng-Thua)

Trong tình hình thế giới ngày nay, trớc hiện tợng bùng nổ của thôngtin và xu thế diễn biến của thời đại, cách tiếp cận thứ nhất (tiếp cận hợp tác)đợc các nhà đàm phán a chuộng hơn

2 Phân loại theo thái độ:

Theo tiêu chí này, chúng ta sẽ có ba loại đàm phán là:

- Đàm phán cứng (hard) - Đàm phán mềm (soft)

- Đàm phán nguyên tắc (principle)

2 1 Đàm phán cứng (hard):

Loại đàm phán này đợc áp dụng trong trờng hợp nhà đàm phán muốnsử dụng những biện pháp mạnh, đàm phán với thái độ cứng rắn, không nhânnhợng, nếu đối phơng có bất kỳ một sơ hở nào là sẽ lấn tới, áp đảo để giànhthế thắng Loại đàm phán này có điểm giống với đàm phán Win-Lost theocách tiếp cận cạnh tranh (competitive approach) Đàm phán theo kiểu nàylấy yếu tố “cơng” làm trọng

Loại đàm phán này có u điểm là nhà đàm phán luôn quyết đoán,cứng rắn, do đó dễ ở thế chủ động Tuy nhiên nó lại có nhợc điểm là nhiềukhi sự cứng rắn đấy trở thành cứng nhắc trong những trờng hợp cần phải cósự mềm mỏng mới có thể giải quyết đợc vấn đề

2 2 Đàm phán mềm (soft):

Khác với loại đàm phán đợc nói đến ở trên, loại đàm phán này lại đợctiến hành với thái độ mềm mỏng Nhà đàm phán tiến hành cuộc đàm phántrên tinh thần hợp tác hơn là cạnh tranh , đàm phán có những nhân nhợngdành cho đối tác Loại đàm phán này lấy yếu tố “nhu” làm trọng Nó cóđiểm giống với loại đàm phán “Win-Win” theo cách tiếp cận hợp tác(cooperative approach)

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Đàm phán theo kiểu này có u điểm là giữ đợc hoà khí giữa hai bên,cuộc đàm phán đợc diễn ra trong tinh thần hợp tác hơn cạnh tranh, các bêncó thể đợc hởng những nhân nhợng của nhau

Tuy nhiên, nếu lúc nào cũng trung thành với kiểu đàm phán mềm nhvậy thì có thể sẽ bị thiệt thòi Bởi vì có những trờng hợp gay cấn, cấp bách,đòi hỏi sự cứng rắn, quyết đoán thì khi đó ngời tiến hành đàm phán cầnphải “cứng” chứ không nên “mềm” mà để lỡ mất thời cơ, thậm chí cònmang lại điều bất lợi cho phía mình

2 3 Đàm phán nguyên tắc (Principle):

Đây là loại đàm phán kết hợp của cả hai loại trên, tức là có cả “cơng”và “nhu” Theo loại đàm phán này, không yếu tố nào đợc coi trọng hơn màtuỳ vào từng trờng hợp, từng tình huống để có những cách xử lý, giải quyếtthích hợp

Trong những trờng hợp thời cơ ký kết hợp đồng đã chín muồi thì cầnphải có sự quyết đoán, nhanh chóng chớp lấy thời cơ Tức là khi đó nhàđàm phán cần phải sử dụng yếu tố “cơng” Ngợc lại, trong những trờng hợpmà thời cơ ký kết cha đến hoặc cha chín muồi thì không thể nôn nóng raquyết định mà phải bình tĩnh, khéo léo dẫn dắt vấn đề hoặc thuyết phục đốitác Khi đó nhà đàm phán lại cần đến yếu tố “nhu”

Nh vậy, có thể thấy là loại đàm phán nguyên tắc này khắc phục đợcnhợc điểm của cả hai loại đàm phán trên, nó là sự kết hợp linh hoạt và khoahọc giữa hai yếu tố “nhu” và “cơng” trong đàm phán Để áp dụng đợc loạiđàm phán này, đòi hỏi nhà đàm phán không chỉ chắc chắn về nghiệp vụ mà

phải thật sự linh hoạt, có khả năng tuỳ cơ ứng biến, lúc cơng lúc nhu saocho phù hợp nhất với tình huống đang diễn ra trên bàn đàm phán

3 Phân loại theo suy nghĩ (Thinking):

Theo tiêu chí này, chúng ta có hai loại đàm phán là đàm phán theot duy chiến lợc (Strategic thinking) và đàm phán theo t duy ứng phó( Incremental thinking)

Trớc khi bớc vào đàm phán, chúng ta cần phải xác định t duy chủ đạocủa mình là t duy chiến lợc hay t duy ứng phó

3 1 T duy chiến lợc (Strategic):

Đàm phán theo kiểu t duy chiến lợc này tức là nhà đàm phán đã phảixác định t duy chủ đạo của mình trong đàm phán sẽ là t duy chiến lợc

Theo t duy này, nhà đàm phán sẽ bớc vào bàn đàm phán với sự hănghái, nhiệt tình, trong đầu đã vạch ra những chiến lợc để áp dụng cho nhữngtình huống có thể phát sinh

3 2 T duy ứng phó(Incremental):

Khác với t duy chiến lợc, loại đàm phán theo t duy ứng phó này cónghĩa là nhà đàm phán không vạch sẵn cho mình một chiến lợc cụ thể mà làtuỳ cơ ứng biến, tự tìm cách xoay chuyển, điều chỉnh theo diễn biến củacuộc đàm phán

Nói chung, chiến lợc hay ứng phó chỉ là sự chuẩn bị về mặt t duy củanhà đàm phán , nhng nó cũng làm xuất hiện hai loại đàm phán với hai kiểut duy khác nhau

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Chơng II: Tìm Hiểu Nghệ Thuật Đàm Phán

1 Những mong muốn và những nhu cầu:

Con ngời luôn có những mong muốn rất mạnh mẽ Những thôi thúcnày thờng đợc thể hiện trong nhu cầu đạt đợc những mục tiêu Chúng taluôn cảm thấy chúng ta cần phải giàu có hơn, hạnh phúc hơn, thành cônghơn, thoả mãn hơn Nhu cầu đầu tiên , cơ bản nhất là nhu cầu vật chất:nhucầu đợc ăn, đợc sởi ấm và có nơi c ngụ Trên nữa là nhu cầu đợc bảo vệ, đợcan toàn và đợc yêu thơng Khi chúng ta bớc lên trên cao của “chiếc thangnhu cầu” này, chúng ta thấy mình cần phải có danh tiếng và đợc công nhận,và ở trên cao nữa chúng ta cần sự thoả mãn Những nhu cầu này thờng tácđộng lên chúng ta theo trật tự nh trên của chiếc thang nhu cầu Chẳng hạn,chúng ta phải thoả mãn những nhu cầu cơ bản về ăn , uống, ở…tr ớc khitrchúng ta bắt đầu tìm kiếm câu trả lời cho những nhu cầu về sự an toàn côngviệc, sự tự do sáng tạo Thế nhng, đây không phải là một trật tự nhu cầu bấtdi bất dịch, cũng có ngời mà đối với họ, lòng tự thoả mãn nhu cầu sáng tạovợt qua tất cả những nhu cầu khác Nhng dù ở trật tự nào đi nữa từ kinh

nghiệm của bạn, bạn sẽ hiểu rằng những nhu cầu này sẽ thôi thúc mãnh liệtnhất khi mà chúng hoàn toàn không đợc thoả mãn

Và tất cả những điều này ảnh hởng nh thế nào đến những cuộc thơnglợng của bạn? Thông thờng, chúng ta không thể đáp ứng những nhu cầu nàytừ chính khả năng của chúng ta và phải tìm câu trả lời từ một nơi khác Vàđiều này đa chúng ta vào tình thế cạnh tranh với những ngời khác Sự cạnhtranh này dẫn chúng ta vào những mâu thuẫn và rồi phải tìm cách giải quyếtnhững mâu thuẫn đó, phải thơng lợng

2 Mâu thuẫn, mâu thuẫn và mâu thuẫn:

Theo các nhà tâm lý học, mâu thuẫn là “chuyện thờng ngày” đối vớimỗi chúng ta Mâu thuẫn xuất hiện bất cứ khi nào và ở mọi nơI khi cóquyền lợi vá ớc muốn của ngời khác Chúng ta c xử theo cách của chúng tavì chúng ta muốn thoả mãn những nhu cầu của chúng ta; cũng nh thế ngờikhác làm theo cách của họ Chúng ta có thể hình dung ra một ví dụ đơngiản-một bài học vở lòng mà bất cứ trẻ em nào đợc đi học đều có thể kể

vanh vách-“dê đen và dê trắng cùng đi qua một chiếc cầu hẹp bắc qua suối,

dê đen đi đầu này lại, dê trắng đi đầu kia sang, khi đến giữa cầu, hai conkhông con nào chịu nhờng con nào vì con nào cũng muốn sang sông trớc.”

Qua ví dụ này có thể thấy lợi ích và mục tiêu cá nhân của chúng ta trái ngợcnhau trong khi giải pháp thì chỉ có một: một trong hai bên phải lùi lại và néqua một bên để bên kia có đờng tiến lên Nếu cả hai đều không muốn làmnh vậy thì mâu thuẫn sẽ xảy ra

Chúng ta có thể lất thêm một ví dụ khác: Sáng thứ hai, Sue-giám đốc

sản xuất-vừa bớc vào văn phòng thì chuông điện thoại reo Đó là đIửn

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

thoạI của Dave, giám đốc kinh doanh Chị có thể thay đổi lịch sản xuấttuần này để đáp ứng kịp đơn đặt hàng xen vào của một khách hàng đặcbiệt? chỉ thay đổi nhỏ thôi! Sue thở dài-Dave luôn có những yêu càu kiểu”

này Càng nghĩ Sue càng không cho day là chuyện nhỏ, nó ảnh hởng rấtnhiều đến khâu sản xuất Cô nên làm gì bây giờ? Nếu cô đồng ý, điều nàysẽ ảnh hởng đến kế hoạch sản xuất, nếu không đồng ý, Dave sẽ mất một cơhội kinh doanh ” (Trích sách “Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh”-

Phil Baguley).

Những mâu thuẫn giống nh trờng hợp trên rất thờng xảy ra ở nơi làmviệc, ảnh hởng của chúng rất đáng kể Chúng ảnh hởng đến cách chúng tanói, viết, hành động, cảm giác và c xử với ngời khác Hậu quả của nhữngđiều này có thể khá tiêu cực, những mối quan hệ khá tốt có thể trở nên xấuđi loại mâu thuẫn này có thể xảy ra giữa bất cứ ai ở nơi làm việc, giữa cáccá nhân, nhóm, phòng ban…trCó thể là mâu thuẫn về việc sở hữu tài nguyênquý hiếm nh tiền , nhân tài hay về quyền lực và mức đọ ảnh hởng, chẳnghạn nh cá nhân hay phòng ban nào có ảnh hởng hàng đầu trong nhữngquyết định về tơng lai của công ty

Tổ chức nào cũng có đầy những mâu thuẫn nh thế Nhng chúngkhông nhất thiết phải mang đến “sự phá hoại” mà có thể là một thành tố cầnthiết trong chu kỳ phát triển và làm mới Nhng trớc mắt, chúng ta phải biếtcách giải quyết những mâu thuẫn này

3 Giải quyết mâu thuẫn:

Để giải quyết “rừng mâu thuẫn” này, bạn cần phải có thời gian và sựkiên nhẫn Bạn cũng đừng ngạc nhiên vì không có một cách thống nhất để

giải quyết những mâu thuẫn này Bạn phải lựa chọn từ nhiều cách khácnhau để giải quyết mâu thuẫn của bạn, Nhng dù giải quyết theo cách nàothì mục tiêu chung vẫn là:

* Giải quyết mâu thuẫn của bạn

* Giới hạn những tác động và hậu quả

Bạn sẽ chọn lựa cách nào để giải quyết mâu thuẫn? Sau đây là 5 cáchcơ bản giúp bạn giải quyết mâu thuẫn:

*Tránh mâu thuẫn:

Cách đầu tiên là tránh mâu thuẫn Tránh mâu thuẫn có thể hiểu là“phớt lờ” đi rồi mọi việc sẽ “êm xuôi” Trong một môi trờng chuyênnghiệp, có thể hiểu tránh mâu thuẫn là đặt nó vào một quy trình –thủ tụcbắt buộc, đây là một phơng pháp nhằm giúp hạn chế hoặc ít ra là cố gắnghạn chế những hậu quả do mâu thuẫn gây ra Không thể sử dụng phơngpháp này để giải quyết những mâu thuẫn lớn Nó thờng đợc sử dụng để giảiquyết những mâu thuẫn nhỏ và ở mức độ u tiên thấp, những mâu thuẫn màcái gía để giải quyết lớn hơn lợi ích mà việc giải quyết thành công mang lại,hoặc những mâu thuẫn mà dù cố gắng mọi cách bạn cũng không thể nàogiải quyết đợc

* Cạnh tranh:

Cạnh tranh là cách giải quyết mâu thuẫn bằng cách phân định “thắng”hay “thua”, đợc” hay “mất” Phơng pháp này khai thác sức mạnh và sự ganhđua Nhng nên nhớ rằng khi gặp lại đối thủ vào lần sau, đối thủ của bạn đãchuẩn bị cẩn thận hơn và bạn có thể trở thành kẻ thua cuộc Chỉ nên sử

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

dụng phơng pháp này trong những tình huống không phổ biến Nhng nó cóthể là một cách trả lời mang tính “tự vệ” một khi ngời khác tìm cách khaithác những khía cạnh mà họ nhận thấy bạn thiếu khả năng cạnh tranh

*Nhợng bộ:

Phơng pháp này là thợng sách khi mà chuyện mâu thuẫn của bạnđang tạo ra những khó khăn lớn và không thể giải quyết Bạn cũng có thể sửdụng kế sách này nếu bạn đang vớng vào một mâu thuẫn nhng lại phát hiệnra mình mắc sai lầm hoặc khi bạn muốn hạn chế tối đa tổn thất vì tuy bạn làngời đúng nhng đang thua cuộc Phơng pháp này thực sự hữu ích khi bạnbạn muốn làm cho tình hình tốt hơn và muốn “khôi phục hoà khí”, hoặc khimà những mâu thuẫn của bạn chỉ gây ra những ảnh hởng nhỏ nhặt

* Hợp tác:

Phơng pháp này đợc dùng để tháo ngòi nổ bằng một cách giải quyếtmà cả hai bên cùng nhất trí Cách giải quyết này thờng mất nhiều thời gianvà đòi hỏi sự nhất trí đáng kể từ hai phía Cách giải quyết này sẽ rất có giátrị khi bạn muốn khôi phục những mối quan hệ lâu dài Do phải mất nhiềuthời gian nên ta chỉ sử dụng phơng pháp này đối với những mâu thuẫn “cótính quan trọng” và để hỗ trợ cho những mối quan hệ lâu dài

*Phơng pháp trung lập:

Đây là phơng pháp kết hợp giữa “những kế sách tốt nhất” nhằm đạtđến sự thoả hiệp Phơng pháp này đợc dùng để giải quyết những mâu thuẫndo xung đột về quyền lợi, mục tiêu trong tình hình bị áp lực về thời gian.Đây là cách giải quyết hiệu quả khi mà phơng pháp cạnh tranh hay hợp táctỏ ra là không có lợi, đòi hỏi phải “trả giá qúa đắt”

* Vậy phơng pháp nào có khi nào?

Trong một tình huống nhất định, để quyết định cách giảI quyết mâuthuẫn, bạn phải trả lời một loạt câu hỏi: Mình có bao nhiêu thời gian để giảIquyết chuyện này? ”Chuyện giải quyết mâu thuẫn này quan trọng đến mứcđộ nào? ”, Lần trớc, mình đã dùng phơng pháp nào? ” Mình đã có kinhnghiệm nào với những cách giải quyết này? ” Bạn phải trả lời những câuhỏi dạng này trớc khi quyết định Có thể là thời gian của bạn rất ít hoặc bạnsẽ nhận ra chuyện mâu thuẫn này không quan trọng và việc có giải quyếtvấn đề hay không hầu nh không gây rắc rối cho bạn Có thể là bạn đã từngsai lầm do giải quyết một tình huống mâu thuẫn bằng phơng pháp cạnhtranh và không muốn lặp lại sai lầm này Nhng bạn lại từng thành công khidàn xếp một mâu thuẫn bằng cách hợp tác hay nhợng bộ và bạn tin rằngđiều này sẽ xảy ra một lần nữa

Rõ ràng là để chọn đợc một cách giải quyết thích hợp không phải làchuyện dễ dàng Cách giải quyết mà bạn chọn có thể hợp lý, nhng cũng có thể là quá mạo hiểm, uy tín của bạn có thể đang ở trên “bờ vực”

Đàm phán, thơng lợng không đơn giản chỉ là chuyện ai thắng, aithua, ai đợc ai mất mà quan trọng là kết quả cuối cùng hay hậu quả của nó

Việc th ơng l ợngHiệu quả,

Hợp lýSự thoả hiệp về

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Thơng lợng là một phơng pháp tiết kiệm, hiệu quả và thực tế để giảiquyết vấn đề Một cuộc thơng lợng có thể diễn ra giữa những tổ chức, giữacác công ty, đoàn thể, chính phủ hay giữa những cá nhân, chẳng hạn giữangời mua và ngời bán, đó có thể là một cuộc đàm phán trang trọng hay cóthể chỉ là một cuộc đổi chác hàng ngày Nhng dù ở hình thức nào thì tựuchung lại, hầu hết các cuộc thơng luợng đều có 6 đặc điểm cơ bản sau:

* Diễn ra giữa những ngời có liên quan-có thể là những cá nhân hoặc

những ngời đại diện cho một tập thể

* Có một mâu thuẫn “xuyên suốt” giữa họ

* Sử dụng những cách thức đã đợc sử dụng từ lâu nh “mặc cả” hoặc “đổi

chác” để cùng nhau trao đổi

* Hầu hết các cuộc thơng lợng đều diễn ra “mặt đối mặt” (face to

face)-cách dùng từ ngữ, điệu bộ và nét mặt thờng có ảnh hởng mạnh đến kết

quả

* Các cuộc thơng lợng đều bàn về những hành động tơng lai

* Kết quả cuối cùng là quyết định chung của các bên tham gia thơng lợng

II Nghệ thuật đàm phán:

Nghệ thuật đàm phán là một loại hình nghệ thuật rất phức tạp, không

chỉ đơn thuần dễ gọi tên nh bất kỳ một loại hình nghệ thuật nào khác, mànó là sự kết hợp giữa rất nhiều các yếu tố, trong đó có yếu tố tâm lý, tình

Cạnh tranhTránh mâu thuẫn

MấtMất

cảm, khả năng giao tiếp, thuyết phục, độ nhạy cảm, sự sắc bén, khả năngvận dụng linh hoạt nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm thơng lợng trên th-ơng trờng, và một điều rất quan trọng, không thể thiếu, đó là sự “biết ngờibiết mình” Nói về nghệ thuật đàm phán thì rất vô cùng, không thể thâu tómhết đợc những biểu hiện tinh tế của nó, nhng nhìn chung, có thể thấy một sốnét nh sau:

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

1 Tách vấn đề, sự kiện ra khỏi con ngời, tấn công vấn đề chứkhông phải tấn công con ngời

Một trong những điều tối quan trọng mà các nhà đàm phán phải lutâm là khi thơng lợng, đàm phán với đối tác, cái mà chúng ta tập trung phântích, mổ xẻ là vấn đề đợc đa ra, ví dụ vấn đề giá cả của một lô hàng mới màchúng ta đang chào bán Chính vì thế cái đích cần nhắm sự tấn công vàochính là vấn đề, hay sự kiện đợc nêu ra trong cuộc đàm phán, chứ hoàn toànkhông phải là đối tác của chúng ta Phải tâm niệm một điều rằng chúng tađang cùng đối tác, cả hai bên cùng nhau tần công một vấn đề để tìm đợcmột tiếng nói chung, tức là để cùng đI đến một thoả thuận mà cả hai bênđều có thể chấp nhận đợc, tất nhiên là bằng những lý lẽ và cách thuyết phụcriêng của mỗi bên Nói cách khác, cả chúng ta và đối tác của chúng ta đềucùng săn một con mồi nhng bằng những vũ khí, phơng tiện khác nhau, vàmục đích cũng có thể khác nhau nhng đều nh nhau ở chỗ mong muốn đạtđợc mục tiêu đặt ra Nh vậy là chúng ta cùng đi trên một chiếc thuyền, dođó không có lý do gì mà lại tấn công ngời cùng thuyền vói mình, mặc dù họcó thể có mục tiêu khác với ta Nếu chúng ta tấn công con ngới, tức tấncông đối tác của chúng ta, thì nh thế là đã quay mũi giáo vào đối tác, điềunày chỉ có thể làm cho quan hệ giữa hai bên xấu đi mà thôi, và cuộc dàmphán sẽ nhanh chóng đi vào bế tắc hoặc chuyển từ thế đối thoại sang đốiđầu, một điều mà không một nhà đàm phán khôn ngoan nào mong muốnxảy ra Nói một cách ngắn gon là khi đàm phán, ta phải biết tách bạch giữavấn đề chúng ta đem ra đàm phán với đối tợng mà chúng ta đang đàm phán,rồi tập trung tấn công vào vấn đề theo cách của chúng ta, trong khi đối tácsẽ tấn công vào vấn đề theo cách của họ

2 Thuyết phục, mềm mỏng, tránh nóng giận, không để yếu tốtâm lý làm hỏng cuộc đàm phán

Lạt mềm buộc chặt

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Yếu tố tâm lý trong đàm phán rất quan trọng, nó có ảnh hởng khôngnhỏ đến chất lợng, kết quả đàm phán Một nhà đàm phán khôn ngoan sẽbiết cách thuyết phục đối tác bằng những lý lẽ khôn ngoan của mình, phảibiết kết hợp giữa cái lợi của mình với cái lợi của ngời, làm sao để ngời ta

thấy đợc rằng họ sẽ có lợi nếu làm ăn với chúng ta Trong khi thơng thuyết,

sự mềm mỏng, khéo léo là một phơng thuốc hữu hiệu để tránh những xungđột không nên có trên bàn đàm phán hay để xoa dịu sự căng thẳng phát sinhtrong quá trình “mặc cả” Một điều quan trọng mà nhà đàm phán nào cũngnên tránh là nóng giận Ngời ta vẫn thờng nói giận thì mất khôn Trong sinhhoạt hàng ngày, nếu chúng ta nổi giận thì mọi việc sẽ không đợc suôn sẻ,còn nổi giận trong đàm phán thì chắc chắn sẽ hỏng việc Điều này tởng rấtđơn giản nhng thật khó thực hiện bởi vì tình cảm con ngời không phải là thứdễ kiểm soát và kiềm chế Chính vì vậy đòi hỏi nhà đàm phán phải có khảnăng kiểm soát tốt tình cảm của mình, phải có bản lĩnh để không để yếu tốtình cảm chi phối, làm ảnh hởng không tốt đến công việc đàm phán Trongmột số trờng hợp, nhà đàm phán có thể bị đối tác xúc phạm một cách vôtình hoặc hữu ý, có thể là xúc phạm đến danh dự của bản thân hoặc đếndanh dự của quốc gia, văn hoả của dân tộc Đối với những trờng hợp nhvậy, ngời trong cuộc phải hết sức bình tĩnh tĩm cách giải quyết khôn ngoannhất, thích hợp nhất cho tình huống của mình Có thể khéo léo chỉ ra chođối tác thấy rằng họ đã mắc một sai lầm và giải thích cho họ tại sao, trongtrờng hợp xấu hơn, nhiều khi cần phải tìm cách tạm ngừng cuộc đàm phán,chúng ta phải rời khỏi bàn đàm phán trớc khi nổi nóng hoặc có thể cónhững lời nói, hành vi không kiểm soát đợc do quá tức giận Nói một cáchdân dã, trong đàm phán , nhiều khi “nhu” thắng “cơng”, cũng nh các cụ xa

thờng nói “lạt mềm buộc chặt” vậy

3 Nghệ thuật chiến tranh

Trong đàm phán , yếu tố thuyết phục mềm mỏng là rất cần thiết, tuy

nhiên điều đó không có nghĩa là lúc nào cũng phải mềm mỏng mà phải tuỳ

cơ ứng biến Đàm phán cũng có điểm giống nh đánh nhau trên chiến trờng,hay giống nh một vở kịch, cần phải có cao trào , đỉnh điểm Nhà đàm phánphải biết nắm bắt thời điểm để ra những đòn quyết định, thay đổi tình thế,tức là phải biết đẩy cuộc đàm phán lên cao trào, đa ra những điều kiện quantrọng cha đa ra vì cha đúng thời điểm , đồng thời thăm dò, nắm chắc phảnứng, động thái của đối tác để có phơng án thích hợp cho những chiêu tiếptheo Khi không khí của cuộc đàm phán đã thực sự nóng lên hừng hực bởinhững cú ra đòn liên tiếp của cả hai bên thì khi đó nó đã đang nằm ở caotrào, cả hai bên sẽ đi đên một thoả thuận khi các điều kiện của họ ăn khớpvới nhau Một điều cần chú ý ở nghệ thuật này là không phải lúc nào cùngmềm mỏng thuyết phục, mà có lúc cần phải tranh thủ mọi yếu tố để giànhlợi thế cho mình, phải tranh giành với đối tác các điều kiện có lợi, cạnhtranh ngay trên bàn đàm phán, tất nhiên là vẫn trên cơ sở thơng lợng, thoảhiệp và trên tinh thần đối thoại chứ không đối đầu ngời ta gọi đấy là “nghệthuật chiến tranh trong đàm phán”

4 Cả hai bên đàm phán đều là ngời chiến thắng

Nghệ thuật này xuất phát từ loại đàm phán win-win(cả hai bên đều làngời chiến thắng) Trong đàm phán, nhiều khi điều quan trọng không phảilà ai thắng ai thua, ai đợc ai mất mà điều quan trọng là kết quả đàm phán.Một kết quả đàm phán tốt là cả hai bên đều có lợi, đều đạt đợc mục tiêu màmình đặt ra Để cả hai bên đều trở thành ngời chiến thắng thì hai bên đềuphải có tinh thần hợp tác, đàm phán trên tinh thần thoả hiệp, tôn trọng lợi

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

ích của nhau Cả hai bên đàm phán đều muốn đạt đợc lợi ích tối đa củamình, tuy nhiên lợi ích ấy phải không làm tổn hại đến lợi ích của đối tác,hoặc ảnh hởng ít nhất đến lợi ích của đối tác

Nói tóm lại, khi tham gia đàm phán cũng giống nh tham gia vào mộttrận chiến, phải “biết mình biết ta” thì mới có thể giành chiến thắng đợc.Nhng ở đây có một điều quan trọng là phải biết đặt lợi ích của mình trongmối tơng quan hợp lý với lợi ích của đối tác, tức là phải biết dung hoàquyền lợi giữa hai bên, làm đợc nh vậy thì cả hai bên sẽ đều là ngời chiếnthắng

5 Bình đẳng, tự nguyện, đôi bên cùng có lợi, tôn trọng lẫn nhau:

Sự bình đẳng trong đàm phán là rất quan trọng, là một trong nhữngyếu tố quyết định sự thành công của đàm phán Bình đẳng giữa hai bêntham gia đàm phán, tức là cả hai bên đều có những t cách nh nhau, quyềnlợi nh nhau khi bớc vào bàn đàm phán Đặc biệt là trong đàm, phán thơngmại quốc tế, các đối tác ở các nớc khác nhau tham gia đàm phán cùng nhau,thì yếu tố bình đẳng lại càng trở nên quan trọng, dù là đàm phán diễn ragiữa hai bên thuộc một nớc lớn và một nớc bé, một nớc phát triển và một n-ớc đang phát triển, thì hai bên tham gia đàm phán vẫn có t cách nh nhau,không phân biệt là bên nào đợc u đãi hơn bên nào

Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng là “tự nguyện” Trọngđàm phán thơng mại, yếu tố tự nguyện rất đợc coi trọng Tự nguyện trớc hếtlà tự nguyện tham gia đàm phán, sau đó là tự nguyện đa ra các điều kiện,các lý lẽ của mình để thuyết phục hay phản bác Tự nguyện ra quyết định,

tức là chúng ta không thể ép buộc đối tác phải thuận theo lý lẽ mà chúng tađa ra khi nó cha đủ sức thuyết phục, không thể áp đặt điều kiện của chúngta cho đối tác mà phải tôn trọng sự tự nguyện Nói chung là hai bên phảitôn trọng sự tự nguyện của nhau, cùng đàm phán đi đến quyết định chungtrên cơ sở tự nguyện

Cả hai bên đàm phán cần phải biết tôn trọng danh dự của nhau, danhdự của nớc đối tác, cũng nh tôn trọng quyền lợi của nhau, cùng nhau đàmphán trên tinh thần đôi bên đều có lợi

6 Giữ chủ động:

Sự chủ động trong đàm phán là một trong những yếu tố quan trọnghàng đầu quyết định thắng lợi trong đàm phán Trớc hết nhà đàm phán cầnphải chuẩn bị cho mình một tâm lý vững vàng, tự tin, tức là chủ động bớcvào bàn đàm phán Có đợc tâm lý chủ động ngay từ đầu sẽ giúp cho ta chủđộng đa ra các lý lẽ để thuyết phục hoặc phản bác đối phơng Giữ đợc tâmlý, t thế chủ động sẽ giúp ta chủ động phán đoán tinh hình, chủ động raquyết định hay không, và quan trọng nhất là chủ động nắm bắt thời cơ kýkết hợp đồng khi thấy thời cơ đã chín muồi

7 Tập trung:

Bên cạnh yếu tố chủ động thì sự tập trung cũng rất cần thiết Đây làmột yếu tố tâm lý rất quan trọng mà nhà đàm phán cần phải chuẩn bị ngaytừ đầu Trong quá trình đàm phán, ngời tiến hành đàm phán cần phải giữ tậptrung cao độ để theo dõi diễn biến cuộc đàm phán và để bát kịp với tốc độ

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

đàm phán Sự tập trung giúp ta phân tích vấn đề một cách chính xác và đara các luận điểm của mình một cách đầy đủ Giữ đợc tập trung còn giúp tanhìn nhận vấn đề một cách tỉnh táo, tránh đợc sơ hở trong đối đáp cũng nhtránh đợc những cái bẫy do đối phơng cố tình giăng ra để dụ chúng ta

Chủ động và tập trung là hai yếu tố tâm lý rất cần thiết đối với ngờitiến hành đàm phán, cần phải chuẩn bị cho mình một tâm lý thật tốt Làmtốt điều này là chúng ta đã thực hiện đợc nghệ thuật tâm lý trong đàm phán.

8 Không biến đối tác thành kẻ thù, biến kẻ thù thành đối tác:

Đàm phán khác với ra trận đánh nhau ở chỗ đối tác của chúng ta làngời sẽ bắt tay làm ăn với chúng ta nếu đàm phán thành công, chứ khôngphải là kẻ thù của chúng ta Điều này đã đợc đề cập đến ở phần (1): “Tấn

công vấn đề chứ không phải tấn công con ngời” Đúng vậy, cần phải xác

định rõ ràng ngay từ đầu rằng đối tác không phải là kẻ thù Chúng ta đàmphán trên tinh thần hoà bình, hữu nghị, tôn trọng lẫn nhau Nếu đàm phánthành công thì hai bên sẽ cùng hợp tác làm ăn Nếu không thành công thìvẫn có cơ hội gặp nhau ở lần đàm phán khác

Nếu đàm phán mà áp đặt điều kiện, quan điểm của mình cho đối phơng,áp đảo đối phơng họăc dồn ép họ vào tình thể bất lợi, buộc họ phải đồng ýký hợp đồng thì nh vậy là đã biến đối tác thành kẻ thù Đàm phán nh vậy sẽrất khó thành công, dù có hoàn toàn áp đảo đợc đối phơng thì cũng khôngthể gọi là thành công đợc Nói tóm lại, phải coi đối tác là bạn, đàm phán vớibạn chứ không phải đàm phán với kẻ thù Muốn làm đợc điều đó thì cả haibên đều phải tôn trọng lẫn nhau, đặt lợi ích của mình trong mối liên quan

mật thiết với lợi ích chung của cả hai bên, có nh vậy thì mới có thể bắt taynhau để hợp tác làm ăn đợc

9 Không ra những quyết định quan trọng tại bàn đàm phánsong phải quyết đoán nếu thấy thời cơ chín muồi:

Đây là một nghệ thuật hết sức quan trọng trong đàm phán mà ngờitiến hành đàm phán không thể không biết tới Trên bàn đàm phán, ngời đàmphán khôn ngoan thờng không hay ra những quyết định quan trọng bởi vìnếu ra những quyết định quan trọng ngay trên bàn đàm phán thì sẽ rất dễ cónhững sơ hở, thiếu sót Chúng ta rất có thể cha đủ điều kiện để suy xét, cânnhắc vấn đề một cách chi tiết, cụ thể ngay trên bàn đàm phán trớc khi raquyết định Có thể có những chi tiết rất nhỏ, tởng nh không có ảnh hởng gìnhiều đến việc ra quyết định của chúng ta, nhng nhiều khi đó lại là nhữngcái bẫy hoặc những trở ngại nếu chúng ta ra quyết định vội vàng Tốt nhấtlà nên tạm dừng cuộc đàm phán để giành thời gian trao đổi với các đồngnghiệp, tham khảo ý kiến của mọi ngời trong đoàn đàm phán, nếu mọi vầnđề đã ổn thì lúc ấy ra quyết định cũng cha muộn Nừu vẫn còn một vài chitiết cha rõ ràng, chắc chắn thì có thể hẹn đối tác mội khoảng thời gian nhấtđịnh để cân nhắc rồi mới đi đến quyết định Trong trờng hợp đối tác thúc épchúng ta quyết định thì lại càng cần phải thận trọng, vì rất cò thể đó là mộtcái bẫy hoặc có một chi tiết nào đó cha ổn, không có lợi cho chúng ta

Tuy nhiên, nh thế không có nghĩa là trong bất cứ trờng hợp nàochúng ta cũng phải thận trọng dò từng bớc nh vậy Thận trọng cân nhắc vấnđề là rất cần thiết, nhng trong trờng hợp chúng ta nhận thấy thời cơ đã chínmuồi, mọi điều kiện đều hợp lý và có thể chấp nhận đợc, nếu ký kết hợpđồng thì chúng ta sẽ có lợi và đối tác cũng có lợi thì khi ấy cần phải quyết

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

đoán, phải nắm lấy thời cơ để ra quyết định ký kết hợp đồng Những cơ hộinh thế không nhiều và không phải lúc nào cũng có thể gặp đợc, do đó nhàđàm phán cần phải nhanh nhạy , quyết đoán, không để cơ hội kinh doanhtrôi qua, vừa mất một cơ hội kinh doanh tốt vừa mất một đối tác làm ăn

Nói tóm lại, nghệ thuật này đòi hỏi một nhà đàm phán giỏi là ngờivừa phải thận trọng , chín chắn trong việc ra quyết định, nhng cũng phảilinh hoạt, nhanh nhạy, quyết đoán khi thời cơ tốt đã đến

II Cấu trúc của một cuộc đàm phán:

Chuẩn bị trớc đàm phán

Mở đầu

Chào bán

Thoảmãnđối tác

Đối tác không thoả mãn

Kết thúc

Phân tích sau đàm phán

Xử lý phản bác, bất đồng

Một cuộc đàm phán thơng mại quốc tế sẽ bao gồm ba phần:  Chuẩn bị trớc đàm phán,

Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị:- Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị

- Làm việc có phơng pháp và theo kế hoạch Lập kế hoạch đàm phántrớc hết là vạch ra một sơ đồ có tính khái quát , logic áp dụng cho mọi trờnghợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thểnhằm đạt đợc mục tiêu đã đề ra

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

(a) Tìm hiểu dữ liệu:

Việc truy cứu dữ liệu lịch sử đã có về đối tác và các thơng vụ của họgiúp ta đánh giá sơ bộ về đối tác, lên kế hoạch đàm phán dễ hơn

Trớc hết việc thu thập tài liệu là công việc khó khăn và chiếm nhiềuthời gian nhất, nhng nó là một trong những thao tác quan trọng của khâuchuẩn bị Hiện nay ở nhiều nớc, các doanh nghiệp đã có hệ thống mạngmáy vi tính chứa đựng tất cả các thông tin cần thiết cho cán bộ đàm phángiúp họ tăng năng suất và hiệu quả công việc

Sau khi truy cứu thông tin cần phải có ý kiến nhận xét, đánh giá,phân tích ngay Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện t-ợng, sự kiện và rút ra đợc các kết luận cụ thể

(b) Đặt mục tiêu:

Đây là phần quan trọng nhất của kế hoạch vì nó xác định chính xáccái mà ta cần đạt đợc khi kết thúc đàm phán

Một cuộc đàm phán mà không có mục tiêu thì chẳng khác nào mộtvở kịch ma không có các tình tiết, khó mà gây đợc sự chú ý từ phía khángiả

Mục tiêu sẽ giúp cuộc đàm phán của ta có định hớng và sẽ giúp ta tậptrung hơn vào giải pháp, sự lựa chọn nh đã định

Mục tiêu của một cuộc đàm phán phải đảm bảo 3 tiêu chuẩn sau:- Cụ thể (specific)

- Hớng đến kết quả (Result-oriented)- Thực tế (fisible)

*Cụ thể (Specific):

Chúng ta đến gặp đối tác không phải chỉ đơn giản là để khám phá,khai thác một cái gì đó mà chúng ta đến để thiết lập mối quan hệ thơngmại, ký kết hợp đồng Nếu các mục tiêu ta đặt ra trớc đàm phán càng cụ thểbao nhiêu thì khả năng đạt đợc càng dễ bấy nhiêu Nếu mục tiêu của cuộcđàm phán mơ hồ thì sẽ giống nh chúng ta đang đi trên một con đờng màchẳng biết sẽ phải đi về đâu, đến đâu, chúng ta có thể lạc vào một cánhrừng mà không có lối ra

*Hớng đến kết quả (Result-Oriented):

Nhiệm vụ của chúng ta là phải giúp đối tác chuyển từ trạng thái hiệnhành sang quan tâm, sang tiếp ham muốn và cuối cùng ra hành động ký kếthợp đồng thơng mại Chính vì vậy, mục tiêu của chúng ta phải xác định rõràng cái mà ta muốn đối tác làm, đó là kết quả cuộc đàm phán mà ta muốn

*Thực tế (Fisible):

Khoá luận tốt nghiệpNguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Mục tiêu cuối cùng của cuộc đàm phán đó là cam kết, hợp đồng Màcam kết hay hợp đồng chúng ta đòi hỏi sẽ xảy ra hay không phụ thuộc vàomức độ quan tâm của đối tác đến thơng vụ và mục đích của chúng ta chocuộc đàm phán Hay nói cách khác, trớc cuộc đàm phán, chúng ta-nhữngnhà đàm phán -phải xem xét đến tính khả thi của thơng vụ Mục tiêu khả thilà yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công trong đàm phán của các doanh gia

Khi đặt mục tiêu cho một cuộc đàm phán, chúng ta phải đặt mục tiêutối u và mục tiêu thứ yếu Tất nhiên mục tiêu tối u là hợp đồng đợc ký kết.Trên thực tế hiếm khi sau vài giờ đàm phán mà hợp đồng đợc ký kết ngay,chính vì vậy ta phải đặt mục tiêu phụ để sau đó tạm rút lui, phân tích để tìmđấu pháp mới Nếu chúng ta không đặt mục tiêu thứ yếu thì khi mục tiêutối u không đạt đợc, chúng ta sẽ chẳng bao giờ có cơ hội kinh doanh với đốitác ấy nữa Một doanh gia mà luôn luôn chỉ có một mục tiêu khi bớc vàođàm phán thì sẽ luôn luôn là kẻ thất bại trên thơng trờng

(c) Lên kế hoạch chiến lợc, chiến thuật:

Đây là bớc lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán Để đạtđợc mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần phải đa ra chi tiết các hành động haynói cách khác là ta cần một chiến lợc rõ ràng Để giúp chúng ta lên đợc kếhoạch chiến lợc thì chúng ta cần trả lời đợc các câu hỏi sau:

- Làm thế nào để chúng ta bắc cầu đợc từ cuộc đàm phán trớc - Làm thế nào để xây dựng đợc s thiện cảm

- Làm thế nào để chúng ta tìm ra cái mà chúng ta muốn