TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ====== - - NGUYỄN THÙY TRANG CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ QUẢN LÝ CƠNG VĂN TẠI TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Công nghệ thông tin Mục lục HÀ NỘI, 2016 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - - NGUYỄN THÙY TRANG CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ QUẢN LÝ CƠNG VĂN TẠI TRƯỜNG ĐHSP HÀ NỘI KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Công nghệ thông tin Giảng viên hướng dẫn: TS Lưu Thị Bích Hương HÀ NỘI, 2016 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Lưu Thị Bích Hương, tận tình hướng dẫn suốt q trình làm khóa luận tốt nghiệp Em chân thành cảm ơn quý thầy, cô khoa Công nghệ thông tin, trường Đại Học Sư phạm Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức năm em học tập Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà cịn hành trang quý báu để em bước vào đời cách vững tự tin Em chân thành cảm ơn Phịng hành - tổng hợp tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho q trình khảo sát hệ thống khóa luận tốt nghiệp Cuối em kính chúc q thầy, dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Sinh viên thực Nguyễn Thùy Trang LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, kết quả, số liệu nêu khóa luận chưa cơng bố cơng trình khoa học Nếu có sai sót, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Tác giả Nguyễn Thùy Trang MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH VẼ MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Cơ cấu tổ chức trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1.1.1 Cơ cấu tố chức 1.1.2 Một vài nét khái quát phòng hành - tổng hợp 1.2 Mơ tả quy trình hoạt động hệ thống 1.2.1 Nguyên tắc chung 1.2.2 Giải thích số từ ngữ 1.2.3 Quản lý văn đến 1.2.4 Quản lý văn 11 1.2.5 Một số mẫu giấy tờ liên quan công văn 14 1.3 Yêu cầu hệ thống 16 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 18 2.1 Biểu đồ Use - case 18 2.1.1 Danh sách actor 19 2.1.2 Danh sách use - case 19 2.2 Đặc tả use - case 19 2.2.1 Đặc tả USE-CASE “Đăng Nhập” 19 2.2.2 Đặc tả USE-CASE “Ban hành văn bản” 20 2.2.3 Đặc tả USE-CASE “Phân quyền” 21 2.2.4 Đặc tả USE-CASE “Tìm kiếm văn bản” .22 2.2.5 Đặc tả USE-CASE “Cập nhật thông tin nhân viên” .22 2.2.6 Đặc tả USE-CASE “Cập Nhật văn bản” 23 2.2.7 Đặc tả USE-CASE “Xóa văn bản” 25 2.2.8 Đặc tả USE-CASE “Thống kê văn bản” 26 2.2.9 Đặc tả USE-CASE “Sổ văn bản” 27 2.3 Biểu đồ lớp 27 2.3.1 Xác định kiểu liên kết 27 2.3.2 Biểu đồ lớp 29 2.3.3 Các lớp đối tượng .30 2.3.4 Mô tả chi tiết lớp đối tượng 30 2.3.5 Mô tả chi tiết kiểu liệu 31 2.4 Biểu đồ trạng thái 34 2.5 Biểu đồ hoạt động 35 CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 38 3.1 Thiết kế lược đồ chương trình 38 3.1.1 Biểu đồ 38 3.1.2 Biểu đồ cộng tác .40 3.2 Thiết kế giao diện chương trình quản lý công văn 42 3.2.1 Một số giao diện chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn 42 3.2.2 Thiết kế giao diện form hệ thống 43 3.2.3 Thiết kế form quản lý nhân viên 44 3.2.4 Thiết kế form duyệt công văn 46 3.2.5 Thiết kế form quản lý công văn 48 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Mẫu đăng ký sổ đăng ký văn đến 15 Bảng 1.2: Mẫu đăng ký sổ đăng ký văn 15 Bảng 1.3: Mẫu phiếu trình ký văn 15 Bảng 1.4: Mẫu báo cáo tình hình giải văn đến .16 Bảng 1.5: Mẫu báo cáo tình hình văn 16 Bảng 2.1: Danh sách actor hệ thống 19 Bảng 2.2: Danh sách use - case hệ thống 19 Bảng 2.3: Các lớp đối tượng hệ thống quản lý văn 29 Bảng 2.4: Mô tả chi tiết lớp đối tượng 30 Bảng 2.5: Bảng quan ban hành 31 Bảng 2.6: Bảng chức vụ 31 Bảng 2.7: Bảng phòng ban 32 Bảng 2.8: Bảng Sổ văn 32 Bảng 2.9: Bảng loại văn 32 Bảng 2.10: Loại hồ sơ 33 Bảng 2.11: Bảng Nhân viên 33 Bảng 2.12: Bảng văn 34 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức trường đại học Sư phạm Hà Nội Hình 2.1: Biểu đồ use case quản lý công văn 18 Hình 2.2: Biểu đồ lớp hệ thống quản lý văn .29 Hình 2.3: Biểu đồ trạng thái văn hệ thống 35 Hình 2.4: Biểu đồ hoạt động admin 36 Hình 2.5: Biểu đồ hoạt động nhân viên 37 Hình 3.1: Biểu đồ quản lý cơng văn admin 38 Hình 3.2: Biểu đồ quản lý nhân viên admin 39 Hình 3.3: Biểu đồ nhân viên gửi công văn 40 Hình 3.4: Biểu đồ tìm kiếm danh sách cơng văn 40 Hình 3.5: Biểu đồ cộng tác trình load văn 41 Hình 3.6: Biểu đồ cộng tác trình duyệt văn 41 Hình 3.7: Biểu đồ cộng tác trình thêm nhân viên 42 Hình 3.8: Màn hình đăng nhập hệ thống 43 Hình 3.9: Giao diện hình đăng nhập nhân viên 43 Hình 3.10: Giao diện hình đăng nhập admin 44 Hình 3.11: Giao diện form quản lý nhân viên 45 Hình 3.12: Giao diện form thêm nhân viên 45 Hình 3.13: Giao diện form cập nhật nhân viên 46 Hình 3.14: Giao diện hiển thị danh sách công văn chờ duyệt 47 Hình 3.15: Giao diện duyệt cơng văn 48 Hình 3.16: Giao diện hình gửi cơng văn 48 Hình 3.17: Giao diện hình cơng văn gửi 49 Hình 3.18: Giao diện hình danh sách cơng văn gửi đến 50 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với xã hội, quản lý hoạt động liên quan đến kinh tế góp phần xây dựng xã hội tốt đẹp Đối với xí nghiệp, quan, tổ chức, cơng tác cơng văn có vai trị quan trọng hoạt động tổ chức đảm bảo thông tin dạng văn cập nhật, lưu trữ chuyển tới người xử lý cách kịp thời xác Trước đây, cơng tác quản lý văn bản, công văn thực thủ cơng hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Việc làm thủ cơng gặp khơng khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, xí nghiệp, quan dễ dàng quản lý văn với sản phẩm phần mềm ưu việt Giấy tờ công văn thông tin cần thiết cho hoạt động nhà nước Nó khơng phương tiện để giao tiếp, truyền thơng tin mà cịn phương tiện để quản lý nhà nước Vì cơng việc quản lý công văn đánh giá thiếu công việc quản lý phát triển xã hội Quản lý cơng văn tốt cơng việc quản lý nhà nước linh hoạt, bền vững, tổ chức tiết kiệm Tìm hiểu cơng tác quản lý văn bản, em nhận thấy Trường Đại học Sư phạm Hà nội đơn vị sớm coi trọng đầu tư cho công tác cơng văn lưu trữ, tin học hóa cơng tác Tuy nhiên, cịn tồn số khó khăn cho q trình quản lý văn cơng văn Chính vậy, em chọn đề tài “Chương trình hỗ trợ quản lý công văn trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống - Áp dụng xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý công văn trường ĐHSP Hà Nội Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu ngơn ngữ UML, C# 2012, SQL 2008 để xây dựng chương trình - Tìm hiểu thực trạng cách quản lý công văn trường ĐHSP Hà Nội - Tiến hành phân tích thiết kế hệ thống dựa vào trình khảo sát thực trạng cách quản lý cơng văn trường - Xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý công văn trường ĐHSP Hà Nội hoàn thiện Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công văn Trường Đại học Sư phạm Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài - Về mặt lý luận: Áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng vào xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn - Về mặt thực tiễn: Xây dựng chương trình hỗ trợ quản lý công văn trường Đại học Sư phạm Hà Nội nhằm góp phần khắc phục hạn chế phương pháp quản lý thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu sai sót q trình quản lý cơng văn trường đại học Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu lí luận Nghiên cứu qua việc đọc sách, báo tài liệu liên quan nhằm xây dựng sở lý thuyết đề tài biện pháp cần thiết để giải vấn đề đề tài - Phương pháp thực nghiệm Thông qua quan sát thực tế, yêu cầu sở, lí luận nghiên cứu kết đạt qua phương pháp - Phương pháp chuyên gia Tham khảo ý kiến chuyên gia để thiết kế chương trình phù hợp với yêu cầu thực tiễn Nội dung xử lý nhanh đáp ứng yêu cầu ngày cao người sử dụng Hình 3.2: Biểu đồ quản lý nhân viên admin c) Biểu đồ nhân viên gửi công văn 39 Hình 3.3: Biểu đồ nhân viên gửi cơng văn d) Biểu đồ tìm kiếm danh sách cơng văn gửi nhận Hình 3.4: Biểu đồ tìm kiếm danh sách cơng văn 3.1.2 Biểu đồ cộng tác a) Biểu đồ cộng tác trình load văn 40 Hình 3.5: Biểu đồ cộng tác trình load văn b) Biểu đồ cộng tác trình duyệt văn Hình 3.6: Biểu đồ cộng tác trình duyệt văn c) Biểu đồ cộng tác trình thêm nhân viên 41 Hình 3.7: Biểu đồ cộng tác trình thêm nhân viên 3.2 Thiết kế giao diện chương trình quản lý cơng văn 3.2.1 Một số giao diện chương trình hỗ trợ quản lý cơng văn Bảng 3.1: Một số giao diện chương trình STT Ý nghĩa/Ghi Tên hình Đăng nhập Để đăng nhập vào hệ thống Đăng nhập nhân viên Hiển thị chức nhân viên đăng nhập Đăng nhập admin Hiển thị chức admin đăng nhập Nhân viên Để tìm kiếm kiếm, thêm cập nhật nhân viên Thêm nhân viên Để thêm thông tin nhân viên Cập nhật nhân viên Để cập nhật thông tin nhân viên Công văn chờ duyệt Để tìm kiếm hiển thị trạng thái công văn Duyệt công văn Để duyệt công văn gửi đến Gửi công văn Để gửi công văn đến admin chờ duyệt 10 Danh sách công văn Hiển thị danh sách công văn gửi gửi 11 Danh sách công văn gửi đên Hiển thị danh sách công văn gửi đến 42 3.2.2 Thiết kế giao diện form hệ thống a) Form đăng nhập Hình 3.8: Màn hình đăng nhập hệ thống  Mục đích: Cho phép người sử dụng có tài khoản đăng nhập vào hệ thống  Mơ tả: Người sử dụng nhập id password đăng ký để đăng nhập vào hệ thống b) Form đăng nhập nhân viên Hình 3.9: Giao diện hình đăng nhập nhân viên  Mục đích: Vào giao diện sử dụng nhân viên Giao diện này, cung cấp chức mà nhân viên thao tác hệ thống  Mô tả: o Nhân viên đăng nhập vào hệ thống 43 o Màn hình thể chức hệ thống: gửi công văn, danh sách công văn gửi danh sách cơng văn đến c) Form đăng nhập admin Hình 3.10: Giao diện hình đăng nhập admin  Mục đích: Vào giao diện sử dụng admin Giao diện này, cung cấp chức mà admin thao tác hệ thống  Mô tả: o Admin đăng nhập vào hệ thống o Màn hình thể chức hệ thống: Quản lý công văn quản lý nhân viên 3.2.3 Thiết kế form quản lý nhân viên a) Form nhân viên 44 Hình 3.11: Giao diện form quản lý nhân viên  Mục đích: Giao diện admin quản lý nhân viên hệ thống  Mơ tả: Admin tiến hành thao tác tìm kiếm, thêm mới, sửa xóa nhân viên có hệ thống b) Form thêm nhân viên Hình 3.12: Giao diện form thêm nhân viên  Mục đích: Thêm nhân viên vào hệ thống 45  Mô tả: o Admin tiến hành thêm thông tin nhân viên: Tên đăng nhập, họ tên, giới tính, địa chỉ, ngày sinh, phòng ban, mật khẩu, số điện thoại chức vụ o Chọn nút thêm để thêm nhân viên c) Form cập nhật nhân viên Hình 3.13: Giao diện form cập nhật nhân viên  Mục đích: Sửa đổi thơng tin nhân viên có hệ thống  Mô tả: o Admin tiến hành sửa đổi thông tin nhân viên cần thiết o Admin nhập thông tin nhân viên cần phải sửa đổi o Chọn nút cập nhật để cập nhật thông tin 3.2.4 Thiết kế form duyệt công văn a) Form cơng văn chờ duyệt 46 Hình 3.14: Giao diện hiển thị danh sách công văn chờ duyệt  Mục đích: Hiển thị danh sách cơng văn chờ duyệt theo tiêu chí tìm kiếm  Mơ tả: o Giao diện giúp admin theo dõi danh sách công văn o Chứa chức tìm kiếm cơng văn: theo thời gian, phận gửi, gửi đến, mức độ khẩn, mức độ mật trạng thái o Chứa chức duyệt công văn cho danh sách công văn chưa duyệt b) Form duyệt cơng văn 47 Hình 3.15: Giao diện duyệt cơng văn  Mục đích: Admin duyệt cơng văn gửi đến có trạng thái chờ duyệt  Mơ tả: o Với công văn chờ duyệt, admin điền giá trị thuộc tính cơng văn: Bộ phận gửi, phận nhận, mã số, số hiệu, tiêu đề, mã quan, ngày ban hành, trích yếu, độ khẩn, độ mật, ý kiến, ngày duyệt o Chọn nút duyệt để duyệt văn o Văn duyệt gửi đến cho phận nhận 3.2.5 Thiết kế form quản lý cơng văn a) Form gửi cơng văn Hình 3.16: Giao diện hình gửi cơng văn  Mục đích: Tải công văn gửi công văn vào hệ thống chờ admin duyệt 48  Mô tả: o Khi khoa ban giám hiệu cần gửi công văn tiến hành q trình tải cơng văn vào hệ thống o Nhân viên khoa đăng nhập vào hệ thống điền tham số: Lựa chọn file công văn, ngày ký, gửi đến, mức độ khẩn, số hiệu văn bản, độ mật, nội dung chính, hạn, loại văn số trang o Chọn nút tải file để tải công văn vào hệ thống o Công văn gửi đến admin với trạng thái chờ duyệt b) Form danh sách cơng văn gửi Hình 3.17: Giao diện hình cơng văn gửi  Mục đích: Hiển thị danh sách cơng văn mà nhân viên gửi  Mô tả: o Khi nhân viên muốn hiển thị danh sách công văn mà họ gửi o Nhân viên tiến hành nhập điều kiện tìm kiếm cơng văn: thời gian, phận nhận, mức độ khẩn, độ mật, số hiệu văn o Chọn nút tìm kiếm để thị danh sách công văn theo yêu cầu c) Form danh sách cơng văn gửi đến 49 Hình 3.18: Giao diện hình danh sách cơng văn gửi đến  Mục đích: Hiển thị danh sách cơng văn gửi đến từ admin  Mô tả: o Khi admin duyệt công văn, công văn gửi đến cho tài khoản khoa tương ứng o Nhân viên tiến hành nhập điều kiện tìm kiếm để tìm kiếm danh sách văn gửi đến: thời gian, phận gửi, mức độ khẩn, độ mật số hiệu văn o Chọn nút tìm kiếm để thị danh sách công văn thỏa mãn yêu cầu 50 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN Với thời gian tìm hiểu nghiên cứu quản lý cơng văn nhiều hạn chế, vấn đề giải khóa luận phần lĩnh vực quản lý văn nói riêng lĩnh vực quản lý hệ thống hành nói chung Tuy nhiên, khóa luận giải số vấn đề sau: Khóa luận trình bày số nét trường Đại học Sư phạm Hà Nội nói chung phịng hành tổng hợp nói riêng Khảo sát hệ thống quản lý cơng văn trường đưa yêu cầu cần thiết cho hệ thống tốt Trình bày vấn đề liên quan đến phân tích hệ thống Phân tích biểu đồ use – case, biểu đồ lớp Thiết kế biểu đồ biểu đồ activity cho chương trình quản lý văn Trình bày vấn đề thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế chương trình gồm trình cập nhật liệu trình tìm kiếm văn thiết kế giao diện cho chương trình Ngồi kết đạt được, khóa luận cịn nhược điểm cần phải khắc phục trình giám sát thực cơng văn cịn nhiều hạn chế, tính bảo mật nên công văn thu thập dạng pdf, chưa có thơng báo nhắc nhở cơng văn gần đến hạn hạn Do vậy, hướng phát triển khóa luận nghiên cứu thêm chức cần thiết bổ sung thêm cho hệ thống xây dựng Tìm hiểu chuyển đổi ứng dụng hệ thống cho nhiều lĩnh vực hành khác nhà trường áp dụng cho tổ chức hành khác Trong q trình nghiên cứu, thực khóa luận cố gắng tập trung nghiên cứu tham khảo nhiều tài liệu, báo cáo, tạp chí khoa học, than chưa có nhiều kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em mong bảo đóng góp nhiều thầy, giáo bạn để em hoàn thiện 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt: Tài liệu giới thiệu “Phần mềm quản lý văn và điều hành”, Công ty cổ phần công nghệ tâm hợp 2010, Đà Nẵng Trần Nguyên Phong 2004, Giáo trình SQL, Trường ĐH KH Huế, Huế Nguyễn Ngọc Bình Phương “Các Giải Pháp Lập Trình C#”, NXB Giao Thơng Vận Tải Thanh Tú, khóa luận “Xếp lịch trực bác sĩ” sử dụng DevExpress 7.7.3 năm 2008 Nguyễn Thị Trà Vang, “Chương trình quản lý cơng văn - đến”, Đồ án tốt nghiệp 2015, Thành phố Hồ Chí Minh http://www.codeprovn.com/forums/viewtopic.php?f=68&t=1017 Tài liệu DevExpress tham khảo chủ yếu là: http://www.devexpress.com Tiếng Anh: Grady Booch, James Rumbaugh, Ivar Jacobson, The Unified Modeling LanguageUser Guide, Addison-Wesley, 1999 52 PHỤ LỤC Yêu cầu hệ thống Để chạy chương trình hệ thống cần có:  SQL 2012  Restore liệu  IIS  Host website Hướng dẫn sử dụng Đầu tiên phần Đăng nhập, em để mặc định mật là: 123456 - Sau đăng nhập vào chương trình, em chọn yêu cầu Menu  Gửi văn bản: Nhấn vào Chọn tệp để hiển thị cơng văn cần gửi có máy tính Sau chọn nơi nhận mục Gửi đến có Ban giám hiệu, phịng ban, khoa gửi lúc cho tất  Tiếp tục điền Số hiệu văn bản, Trích yếu văn bản, Loại văn bản, Mức độ khẩn, Độ mật, Số trang  Ngày ký em để ngày thay đổi  Hạn cơng văn ngày ngày sau - Danh sách văn dã gửi: Em tìm cơng văn gửi cách chọn ngày tháng hai mục Từ, Tới hay Bộ phận nhận, Mức độ khẩn, Độ mật - Thực tương tự với Danh sách văn đến - Admin người quản lý danh sách văn Để vào tài khoản Admin em thoát vào lại phần đăng nhập em để sẵn mật mặc định Tương tự nhập thơng tin cần tìm kiếm Ngồi có thêm phần Thêm để đăng ký thêm tài khoản khác để gửi nhận cơng văn Ngồi ra, nhân viên có sẵn danh sách có thêm phần sửa thông tin liên quan nhấn vào chữ Sửa