MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH Nguyễn Văn Chiều – USSH, VNU Có số công cụ cần thiết cho công tác quản lý nói chng lập kế hoạch nói riêng Việc sử dụng thành thạo công cụ góp phần làm cho kế hoạch khả thi Phương pháp phân tích PEST * PEST gì? - Quá trình đánh giá môi trường tổ chức việc quan trọng trước bắt đầu công việc khác Do vậy, việc phân tích môi trường xây dựng kế hoạch thay đổi việc cần thiết - Môi trường tổ chức gồm: Môi trường bên (nhân viên, công nghệ, tài chính.v.v); môi trường khách quan vi mô (khách hàng, đối thủ cạnh tranh,.v.v); môi trường khách quan vĩ mô (các lực lượng trị, kinh tế, xã hội, kỹ thuật) - Các nhân tố thuộc môi trường khách quan vĩ mô gọi nhân tố PEST: + Nhân tố trị (Political Factors): P + Nhân tố kinh tế (Economic Factors): E + Nhân tố xã hội (Social Factors): S + Nhân tố kỹ thuật (Technological Factors): T * Tại phân tích PEST lại quan trọng? Phân tích PEST đơn giản quan trọng công cụ sử dụng rộng rãi giúp hiểu toàn cảnh tranh lớn đề cập đến vấn đề thuộc môi trường tổ chức Các tổ chức hoạch định thay đổi cần ứng dụng phân tích PEST để xây dựng tầm nhìn tương lai Những nguyên nhân cho thấy PEST quan trọng: - Thứ nhất: Bằng việc sử dụng kết phân tích, nhà quản lý đảm bảo việc làm chắn phù hợp với sức mạnh to lớn thay đổi; nhìn tận dụng hội từ thay đổi - Thứ hai: Sử dụng PEST thích hợp giúp trình hoạch định thay đổi tránh hành động dẫn tới thất bại nguyên nhân tầm kiểm soát - Thứ ba: PEST hữu ích nhà quản lý bắt tay vào thực kế hoạch thay đổi, nhanh chóng thích nghi với môi trường * Cách thức sử dụng công cụ Thực chất việc sử dụng phân tích PEST đánh giá ảnh hưởng nhân tố Chính trị - kinh tế - xã hội – công nghệ tổ chức tương: - Nhân tố trị: Hoạt động trị có ảnh hưởng lớn đến quy luật kinh tế - xã hội Nhân tố trị gồm vấn đề sau: Môi trường trị bền vững nào? Những sách nhà nước, đảng cầm quyền chi phối đến tổ chức sao? Sự quan tâm Chính phủ đến tổ chức biện pháp quản lý nào? V.v - Nhân tố kinh tế: Môi trường kinh tế diễn hoạt động gì? Ảnh hưởng đến tồn tổ chức mạnh hay yếu, trực tiếp hay gián tiếp? Trình độ phát triển kinh tế? Cơ cấu kinh tế?.v.v - Nhân tố xã hội: Sự chi phối văn hoá xã họi tổ chức khác Do đó, điều quan trọng phải nhận diện nhân tố có tác động như: Hệ giá trị văn hoá? Truyền thống, thói quen, tập quán số đông dân cư? Quan điểm thái độ phản ứng người dân vấn đề kinh tế - xã hội? v.v - Nhân tố công nghệ: Công nghệ vấn đề sống tổ chức nhân tố vấn đề toàn cầu hoá Khi phân tích nhân tố công nghệ có tác động đến tổ chức cần ý đến khía cạnh như: Công nghệ làm thay đổi cách tổ chức trình vận hành công việc nào? Có đóng góp cho phát triển người? Công nghệ giúp cho trình thay đổi? v.v Phân tích PEST công cụ hữu ích để hiểu tranh lớn môi trường mà tổ chức tồn với hội thách thức Hiểu môi trường này, nhà quản lý tận dụng hội, hạn chế tối đa thách thức hoạch định thay đổi Công cụ đưa bối cảnh kế hoạch chi tiết tận dụng đầy đủ hội có sẵn Do nhu cầu sử dụng đa dạng mà thời gian qua, phân tích PEST mở rộng thêm nội dung như: PESTLE: Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp luật, Môi trường PESTLED: Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp luật, Môi trường, Nhân STEEPLE: Xã hội/Nhân khẩu, Công nghệ, Kinh tế, Môi trường, Chính trị, Pháp luật, Đạo đức Phương pháp Delphi * Phương pháp Delphi gì? Phương pháp Delphi quân đội Hoa Kỳ sáng tạo vào thập niên 50 kỷ XX Nó kỹ thuật hỗ trợ trình thảo luận nhóm để đưa giải pháp cho vấn đề cụ thể Hay nói, Delphi trình thảo luận có để nhóm chuyên gia tích luỹ thông tin thể tri thức Thực tế cho thấy, tri thức thu thập qua bảng câu hỏi tri thức chuyên gia nhóm điểm chung Do đó, trình thảo luận nhóm kết cuối có thống từ đầu Phương pháp Delphi dựa nguyên lý “điều tra biện chứng”, nghĩa trình thảo luận nhóm từ đề (đưa ý kiến) phản đề (ý kiến mâu thuẫn) đến tổng hợp (đồng thuận) Hay nói cách khác, phương pháp Delphi dùng mâu thuẫn nảy sinh ý kiến trái ngược trình thảo luận nhóm, tập trung quanh vấn đề cụ thể để tìm giải pháp Chúng ta tóm lược khả ứng dụng thực tế phương pháp Delphi thành 10 bước sau: Xây dựng nhóm Delphi để thành lập giám sát kế hoạch Nhóm Delphi phải tìm đội ngũ chuyên gia tham gia vào trình dự đoán Nhóm Delphi đưa bảng câu hỏi Nhóm Delphi phải kiểm tra từ ngữ bảng câu hỏi để đảm bảo không gây mơ hồ Phân phối bảng câu hỏi đến chuyên gia nhóm Phân tích đưa phản hồi bảng câu hỏi Nhóm Delphi đưa bảng câu hỏi mới, mục đích bảng câu hỏi hướng đội ngũ chuyên gia tiến gần đến đồng thuận Đưa bảng câu hỏi cho chuyên gia Phân tích đáp án tiếp tục phát triển bảng câu hỏi đạt kết ổn định 10 Nhóm Delphi chuẩn bị báo cáo tóm tắt lại nôi dung suốt trình * Khi sử dụng phương pháp Delphi Phương pháp Delphi đặc biệt phát huy tác dụng việc dự đoán vấn đề cụ thể tương lai Ngoài ra, ứng dụng phương pháp Delphi tạo điều kiện để đạt đến đồng thuận nhóm giúp tạo ý tưởng sáng tạo, hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu thay đổi tổ chức Phân tích SWOT * Phân tích SWOT gì? SWOT tập chữ hai nhân tố bên (Stregths : Điểm mạnh Weaknesses : Điểm yếu) hai nhân tố bên (Opportunities : Cơ hội Threats : Nguy cơ) Phân tích SWOT để giúp tổ chức nhận biết điểm mạnh, điểm yếu, hội nguy để xây dựng kế hoạch thay đổi hành động hiệu Phân tích SWOT công cụ hữu ích cho tổ chức môi trường Đặc biệt phân tích SWOT phù hợp với tình thay đổi mang tính chiến lược * Vận dụng phân tích SWOT ? Để sử dụng phân tích SWOT, cần phải trả lời câu hỏi sau : Điểm mạnh: Điểm yếu : Điểm mạnh tổ chức nguồn lực khả để phát huy lợi : Điểm yếu tổ chức nhân tố có ảnh hưởng, làm hạn chế khả : - Tổ chức có nguồn lực quan trọng ? - Có kinh nghiệm ? - Có lợi ? Có thể làm tốt ? - Có lực cốt lõi ? - Có mạnh ? v.v.v - Tổ chức làm tốt ? - Tổ chức cần thêm ? Cần cải thiện ? - Điểm hiệu ? - Điểm yếu lực tổ chức ? v.v.v Cơ hội : Nguy : Quá trình phân tích môi trường bên tạo cho tổ chức hội để phát triển : - Tổ chức có hội để phát triển ? - Những đột phát công nghệ ? - Các xu hướng kinh tế mang lại cho tổ chức lợi ích ? - Những hội trị xã hội bật ? - Các đối thủ cạnh tranh bỏ lõ hội ? Những thay đổi môi trường bên mang đến nguy cho tổ chức : - Những điểm yếu đe doạ nghiêm trọng đến công việc tổ chức ? - Tổ chức phải đối mặt với trở ngại ? - Những thay đổi có ảnh hưởng đến tổ chức ? - Những xu hướng kinh tế - trị - xã hội tiêu cực ? Ảnh hưởng chúng đến tổ chức ? - Các đối thủ cạnh tranh làm ? v.v.v v.v.v * Sử dụng kết phân tích SWOT Phân tích SWOT phát huy hiệu cao tổ chức muốn hiểu rõ vấn đề thiết yếu liên quan đến công việc : - Bắt đầu công việc - Lập kế hoạch cho công việc - Các cải tiến, thay đổi Phân tích SWOT công cụ nhanh hiệu giúp nhận biết khả bắt đầu tìm kiếm thay đổi, đổi Nó giúp nhà quản lý hoạch định kế hoạch thay đổi khả thi nhờ khả định vị xác * Một số lưu ý Để sử dụng công cụ phân tích SWOT thành công hiệu quả, nhà quản lý cần : - Cụ thể, tránh "vùng xám" - Thực SWOT ngắn gọn đơn giản - Nhận rõ Điểm mạnh Điểm yếu - Phân biệt rõ vị tổ chức với vị mong muốn tương lai - Phân tích SWOT so sánh với tổ chức khác - Cảnh giác phân tích SWOT mang tính chủ quan Công thức đổi * Bối cảnh đời Từ năm 1970, trình toàn cầu hoá công nghệ đại mở nhiều hội thách thức cho nhà quản lý tổ chức Theo đó, buộc nhà quản lý phải áp dụng chiến lược có lối tư Bên cạnh đó, mối đe doạ từ bên tuổi thọ dân số cao, biến đổi khí hâuk, cạnh tranh.v v đặc nhà quản lý trước nhu cầu phải đổi thường xuyên cho phù hợp với thay đổi * Công thức đổi ? Mục tiêu công thức đổi là đòi hỏi tình trạng không thoả mãn tổ chức, tầm nhìn khả thi tương lai nhận biết bước thực để đạt tầm nhìn tương lai phải chiến thắng lực lượng kháng cự lại đổi nhằm bảo đảm thực thành công tiến trình thay đổi : Công thức : D x V x F > R Trong đó: D: Sự không thoả mãn với tình trạng máy tổ chức V: Tầm nhìn khả thi tương lai F: Những bước để đạt tầm nhìn tương lai R: Các lực lượng kháng cự thay đổi Nếu ba yếu tố (D,V,F) tiệm cận đến không kế hoạch thay đổi gần Lúc này, lực lượng chống đối lại thay đổi chiếm ưu Sự không thoả mãn với tình trạng tổ chức (D) Nguyên nhân gây tình trạng không thoả mãn với xuất phát từ lực lượng bên bên tổ chức Đội ngũ quản lý phải nhận biết nhu cầu thay đổi hậu chúng Về vấn đề này, nhà quản lý cần tiến hành khảo sát bên tổ chức để phân tích tình trạng Nhà quản lý cần tự hỏi hai điều: 1) Điều xảy ra? 2) Tại lại xảy điều đó? Sự không thoả mãn nhân tố thúc đẩy người tiến hành thay đổi Tầm nhìn (V) Tầm nhìn tranh vẽ lên viễn cảnh lý tưởng tổ chức với hệ thống thông tin, trình làm việc, sách nhân sự.v.v.Nó tranh chi tiết tương lai mong muốn Tầm nhìn thúc đẩy người thực đổi đồng thời vạch hướng để đạt đổi Nhà quản lý đặt câu hỏi: 1) Tại không lòng với thực tại? 2)Sự thay đổi mang lại cho gì? Những bước (F) Trước đưa định tiến hành thay đổi, đội ngũ quản lý phải định rõ bước thực Những bước tiến trình thay đổi là: xác định rõ mục tiêu, ưu tiên, sáng kiến kế hoạch hành động hướng đến tương lai Các lực lượng kháng cự (R) Theo Beckhard “cứ nơi xuất đổi nơi nảy sinh kháng cự” Nguyên nhân tình trạng do: Nhân viên: Mọi người cảm thấy lòng với Họ không muốn thoát khỏi “vùng thoải mái” Mặt khác, kháng cự xuất phát từ cảm giác lo sợ thất bại thiếu lực khả thích nghi Chi phí: Một vài thay đổi đồng nghĩa với việc nhân viên tổ chức phải hi sinh lợi ích định, phải đầu tư thêm vào hoạt động (chi phí đổi mới) * Khi sử dụng công thức đổi Công thức đổi công cụ sử dụng nội tổ chức nhằm xác định nhanh điều điều kiện cần thiết để tiến hành thay đổi thành công Công thức đổi giúp đội ngũ quản lý đối phó với lực lượng bên bên cản trở trình đổi tổ chức Khi nhà quản lý bắt đầu tiến hành xây dựng kế hoạch thay đổi điều có nghĩa họ không muốn quay trở lại tình trạng cũ Lúc này, vai trò nhà quản lý dẫn dắt toàn nhân viên thực trình thay đổi, nghĩa bắt nguồn từ tình trạng để đạt đến trạng thái mong muốn tương lai Beckhard gọi thời kỳ độ Đội ngũ quản lý phải tỉnh táo tinh ý nhận biết nhữung diễn biến “thời kỳ độ” này, cụ thể: - Điều hành công việc: Nhà quản lý phải xác định rõ cần làm gì, phải làm đảm nhận công việc đó? - Tạo cấu làm việc phù hợp thể tậm tâm công việc - Đưa chiến lược kế hoạch lời cam kết đến mục tiêu trình thay đổi tham gia để hoàn thành chiến lược kế hoạch đề - Đưa chiến lược truyền đạt thông tin phù hợp để hỗ trợ mục tieu kinh tế TÀI LIỆU THAM KHẢO Koenraad Tommisen, Tư vấn quản lý: Một quan điểm mới, Nxb Tổng hợp Tp HCM, 2008 James.L Gibson, Quản trị học bản, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2000, tr560 - 595