Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 3 I. CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN PHÚC THỌ 6 1. Trách nhiệm và quyền hạn của huyện Phúc thọ 6 2. Cơ cấu tổ chứ của Huyện ủy Phúc thọ 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY PHÚC THỌ 8 1. Chức năng 8 2. Nhiệm vụ 9 3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy phúc thọ 12 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18 I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18 1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 18 1.1. Xây dựng và ban hành văn bản 18 1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 18 1.3. Quy trình quản lý văn bản đi 18 1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18 1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 19 1.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư 19 2. Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị 19 II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 20 1. Cơ sở khoa học 20 1.1. Khái niêm về nghiệp vụ văn thư 20 1.2. Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư 20 1.3. Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng 20 2. Công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy 21 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản 21 2.2. Xác định văn bản cần soạn thảo 21 2.3. Phân công soạn thảo văn bản 21 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 21 2.5. Thể thức văn bản 22 2.6. Đánh máy, nhân văn bản 24 2.7. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký 24 2.8. Trình ký và ký văn bản 24 3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 25 4. Công tác quản lý và xử lý văn bản đi 26 5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 28 6. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 29 6.1. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 29 6.2. Xây dựng danh mục hồ sơ 29 6.3. Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ 30 6.4. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30 6.5. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30 III. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy 31 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 39 I. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư 39 1.Ưu điểm 39 2.Nhược điểm 39 II.Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 40 III.Một số kiến nghị với cơ quan, đơn vị 42 1. Đối với Huyện ủy Phúc Thọ 42 2. Đối với cơ quan nhà nước cấp trên 42 3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC 45
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN I.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN PHÚC THỌ 1.Trách nhiệm quyền hạn huyện Phúc thọ 2.Cơ cấu tổ Huyện ủy Phúc thọ .6 II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY PHÚC THỌ .8 1.Chức 2.Nhiệm vụ 3.Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện ủy phúc thọ 11 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18 I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 18 Tình hình cán làm công tác văn thư 18 1.1 Xây dựng ban hành văn 18 1.2.Quy trình quản lý giải văn đến: .18 1.3.Quy trình quản lý văn 18 1.4.Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 18 1.5.Quản lý sử dụng dấu 19 1.6.Trang thiết bị làm việc phòng văn thư .19 1.Công tác chi đạo công tác văn thư quan, đơn vị 19 II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN .20 1.Cơ sở khoa học 20 1.1.Khái niêm nghiệp vụ văn thư 20 1.2.Yêu cầu nghiệp vụ văn thư .20 1.3.Yêu cầu cán văn thư văn phòng 20 2.Công tác văn thư Văn phòng Huyện ủy .21 2.1.Công tác soạn thảo ban hành Văn .21 Khuất Thị Sinh - TC VTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.Xác định văn cần soạn thảo 21 2.3.Phân công soạn thảo văn .21 2.4.Quy trình soạn thảo văn 21 2.5.Thể thức văn 22 2.6.Đánh máy, nhân văn 24 2.7.Kiểm tra văn trước trình ký 24 2.8.Trình ký ký văn 24 3.Quy trình quản lý giải văn đến 25 4.Công tác quản lý xử lý văn 26 5.Công tác quản lý sử dụng dấu 28 6.Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 29 6.1.Trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .29 6.2.Xây dựng danh mục hồ sơ 29 6.3.Yêu cầu nội dung lập hồ sơ 30 6.4.Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 30 6.5.Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 30 III.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Văn phòng Huyện ủy 31 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 39 I Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư 39 1.Ưu điểm 39 2.Nhược điểm .39 II.Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư 40 III.Một số kiến nghị với quan, đơn vị 42 Đối với Huyện ủy Phúc Thọ .42 Đối với quan nhà nước cấp 42 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 KẾT LUẬN 44 Khuất Thị Sinh - TC VTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 45 Khuất Thị Sinh - TC VTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – đại hóa, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải xây dựng máy quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào phát triển kinh tế đất nước Như biết thời đại ngày công tác Văn thư – Lưu trữ giữ vị trí quan trọng đóng góp không nhỏ vào việc thành bại hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Vì Văn phòng Văn thư – Lưu trữ cần phải tổ chức cách khoa học hiệu Một Văn phòng Văn thư – Lưu trữ khoa học hoạt động có hiệu giúp cho đơn vị triển khai công việc cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại Văn phòng Văn thư – Lưu trữ bao gồm công việc : xây dựng soạn thảo văn bản, quản lý giải văn đi, đến, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu… Công tác Văn thư có ý nghĩ quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý nhà nước nói chung quan doanh nghiệp nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải công việc cách nhanh chóng, xác, suất, chất lượng hiệu giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ sau Sau năm học trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựa vào kiến thức thầy cô trường giảng dạy, đến kỳ thứ tư Nhà trường tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế quan, đơn vị Đây hoạt động mang tính chất thực tế có ý nghĩa quan trọng sinh viên Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên vận dụng lý luận vào thực tiễn “ học đôi với hành” Đưa kiến thức trang bị giảng đường vận dụng vào công việc thực tế Đồng thời cập nhật, bổ xung thêm kiến thức cho thân, trau dồi phẩm chất đạo đức học hỏi rèn luyện kỹ mềm như: giao tiếp, xử lý tình huống, tác phong làm việc… thực tốt nội dung yêu cầu đợt thực tập , qua cá nhân có chuẩn bị tốt cho môi trường làm việc sau Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua trình học tập trường nhận thức mục đích đợt thực tập em chọn Văn phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ nơi thực tập Sau thời gian tuần thực tập ( từ ngày 20/4 đến ngày 05/6/2015) văn phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ-Hà Nội, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, xong nhờ giúp đỡ tận tình cô, chú, anh, chị văn phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ nói chung cô Trần Thị Hảo phụ trách công tác văn thư nói riêng giúp đỡ em tận tình, tạo điều kiện tốt suốt trình em thực tập thực tập có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm phục vụ cho công việc học tập sau Em xin chân thành cản ơn ! Phúc Thọ, ngày tháng năm 2015 Học sinh Khuất Thị Sinh Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN *KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN PHÚC THỌ Phúc Thọ huyện nằm phía Tây thành phố Hà Nội, cách trung tâm Thủ đô khoảng 30 km theo đường Quốc lộ 32 Diện tích tự nhiên 11.719,27 ha, dân số năm 2010 168,3 nghìn người, toàn huyện có 22 xã 01 thị trấn : Thị Trấn Phúc Thọ 13.Xã Thọ lộc Xã cẩm Đình 14.Xã Thượng Cốc Xã Hát Môn 15.Xã Tích Giang Xã Hiệp Thuận 16.Xã Trạch Mỹ Lộc Xã Tam Hiệp 17.Xã Phụng Thượng Xã Long Xuyên 18.Xã Phương Độ Xã Ngọc tảo 19.Xã Vân Nam Xã Phúc Hòa 20.Xã Vân Hà Xã Sen Chiểu 21.Xã Vân Phúc 10.Xã Tam Hiệp 22.Xã Võng Xuyên 11.Xã Tam Thuấn 23.Xã Xuân Phú 12.Xã Thanh Đa Ranh giới hành sau: - Phía Bắc giáp sông Hồng, ranh giới huyện với tỉnh Vĩnh Phúc (huyện Vĩnh Tường, huyện Yên Lạc) - Phía Đông giáp với huyện Đan Phượng, TP Hà Nội - Phía Nam giáp với huyện Thạch Thất Hoài Đức - Phía Tây giáp Thị xã Sơn Tây Huyện Phúc Thọ có vị trí tiếp giáp với Thị xã Sơn Tây, trung tâm văn hoá, kinh tế, đô thị, lớn phía Tây Thành phố Hà Nội; cách khu du lịch Đồng Mô Làng Văn hoá dân tộc 20 km Đặc biệt có tuyến đường Quốc lộ 32 chạy qua địa bàn với chiều dài 16km đầu tư nâng cấp, tỉnh lộ 421 huyện Quốc Oai tỉnh lộ 419 khu Công nghệ cao Hoà Lạc, Với vị trí địa lý tạo điều kiện thuận lợi việc phát triển kinh tế xã hội giao lưu văn hoá với huyện khác Thành phố Hà Nội nói riêng tỉnh khác vùng đồng Bắc nói chung *.Địa hình, địa mạo Vùng đất đồng bao gồm 12 xã, thị trấn: Thị trấn Phúc Thọ, xã Sen Chiểu, Võng Xuyên, Long Xuyên, Thọ Lộc, Tích Giang, Phúc Hòa, Ngọc Tảo, Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trạch Mỹ Lộc, Phụng Thượng, Tam Hiệp, Liên Hiệp với diện tích tự nhiên 6.502,32 ha, chiếm 55,48% diện tích tự nhiên toàn huyện Vùng đất bãi ven sông bao gồm 11 xã: Vân Hà, Vân Phúc, Vân Nam, Xuân Phú, Phượng Độ, Cẩm Đình, Thượng Cốc, Hát Môn, Thanh Đa, Tam Thuấn, Hiệp Thuận với diện tích tự nhiên 5.216,95 ha, chiếm 44,52% diện tích tự nhiên toàn huyện Phần lớn diện tích canh tác huyện Phúc Thọ phẳng, thích hợp cho sản xuất nông nghiệp, đặc biệt gieo trồng loại lương thực, công nghiệp ngắn ngày, rau màu, *.Khí hậu, thời tiết Huyện Phúc Thọ mang đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều Khí hậu năm ẩm, mùa đông chịu ảnh hưởng đợt gió mùa Đông Bắc Khí hậu chia thành hai mùa rõ rệt: mùa nóng đồng thời mùa mưa, mùa lạnh mùa khô Mùa Đông tháng 11 năm trước đến tháng năm sau, hướng gió chủ yếu Đông Bắc, thời tiết lạnh khô, tháng tháng lạnh có nhiệt độ trung bình 160C Lượng mưa tháng thấp khoảng 18 mm Số ngày nắng tháng mùa khô có xu hướng giảm Đồng thời đới gió mùa Đông Bắc dải hội tụ nhiệt đới xoáy nhiệt đới thường gây áp thấp nhiệt đới Mùa nóng, ẩm thường có mưa nhiều, tháng đến tháng 10 hàng năm, hướng gió chủ yếu Đông Nam mang theo nước, có giông bão với sức gió đạt 128 - 144 km/h Lượng mưa tập trung từ tháng đến tháng (có năm bão xuất từ tháng 5, tháng 6), hàng năm thường có đến bão Bão đến thường kèm theo mưa lớn gây úng lụt cho khu vực thấp trũng Nhiệt độ bình quân hàng năm 23,30C, nhiệt độ tháng cao 28,80C, nhiệt độ thấp (tháng 1) 15,9 0C, nhiệt độ cao tuyệt đối ghi nhận 410C, nhiệt độ thấp tuyệt đối 4,50C Điều kiện khí hậu tạo thuận lợi phát triển nông nghiệp đa dạng với nhiều loại vật nuôi, trồng có nguồn gốc tự nhiên từ nhiều miền địa lý khác Yếu tố hạn chế vào mùa khô, trồng thường thiếu nước, phải thực chế độ canh tác phòng chống hạn, vào mùa mưa thường bị mưa, bão, gây úng nội đồng *.Thủy văn, sông ngòi Hệ thống sông ngòi địa bàn Phúc Thọ gồm sông: sông Đáy, sông Hồng sông Tích Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sông Hồng chạy dọc ranh giới huyện Phúc Thọ với huyện Vĩnh Tường tỉnh Vĩnh Phúc có chiều dài khoảng 10 km Dòng chảy hàng năm sông Hồng vào khoảng 115 ÷ 137 tỷ m3 (dòng chảy trung bình năm khoảng 3.600 m3/s Sơn Tây) Ngoài ra, sông Hồng có hàm lượng phù sa tương đối lớn Mùa lũ hàm lượng phù sa trung bình 1,0 kg/m nước, ngày lớn đạt kg/m Đây nguồn phù sa bồi đắp cho đất sản xuất nông nghiệp vùng bãi sông nói chung vùng bãi huyện Phúc Thọ nói riêng Sông Đáy chạy dọc phần lãnh thổ phía Đông huyện, bắt nguồn từ sông Hồng Hát Môn, qua Phúc Thọ chảy Đan Phượng, lòng sông bị bồi lấp Hiện nay, khôi phục xây dựng dòng sông Đáy (trên địa bàn huyện gọi kênh Cẩm Đình - Hiệp Thuận) để lấy nước phù sa tưới cho đồng ruộng, xây dựng từ đập Cẩm Đình đến cầu Phùng (địa phận xã Hiệp Thuận) dài 12 km Đến cuối năm 2009, hệ thống kênh đào hoàn thành Sông Tích Giang chạy cắt ngang phần lãnh thổ phía Tây huyện theo chiều từ Tây Bắc xuống Đông Nam, đến địa phận Thuỷ Xuân Tiên (huyện Chương Mỹ) hợp lưu với sông Bùi Cùng với sông Hồng, sông Tích nguồn cung cấp nước cho sản xuất sinh hoạt, đồng thời hệ thống tiêu thoát nước cho phần lớn xã huyện Hình TRỤ SỞ HUYỆN ỦY PHÚC THỌ Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN PHÚC THỌ Trách nhiệm quyền hạn huyện Phúc thọ Quyết định chương trình công tác toàn khóa chương trình công tác hàng năm Huyện ủy; quy chế làm việc Huyện ủy; quy chế làm việc ban kiểm tra Huyện ủy kế hoạch kiểm tra toàn khóa Quyết định chủ trương, biện pháp lớn lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống chinh trị tháng hàng năm nhiệm kỳ Đảng Quyết định chương trình mang tính đột phá năm toàn khóa lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị Đại hội Đảng huyện Có trách nhiệm thảo luận định tập thể công tác cán Đảng huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định Cơ cấu tổ Huyện ủy Phúc thọ Thường trực Huyện ủy gồm Bí thư, Phó Bí thư Thường trực Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND huyện Gồm phòng ban có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy: - Văn phòng Huyện ủy - Ban Tổ chức Huyện ủy - Ủy ban kiểm tra Huyện ủy - Ban Tuyên giáo Huyện ủy - Ban Dân vận Huyện ủy • Bí thư Huyện ủy: người đứng đầu Ban chấp hành Đảng huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban Chấp hành , Ban Thường vụ Thường trực Huyện ủy, Ban Chấp hành Đảng huyện, Ban Thường vụ Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, trước Đảng huyện lãnh đạo lĩnh vực hoạt động huyện Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy: chịu trách nhiệm hoạt động Đảng huyện, giúp Bí thư giải công việc hàng ngày Đảng bộ, chịu trách nhiệm điều hành máy Đảng Trực tiếp giải công việc Bí thư phân công ,thay mặt Bí thư Huyện ủy điều hành công việc Bí thư ủy nhiệm THƯỜNG TRỰC HUYỆN ỦY Bí thư Huyện ủy Phó Bí thư thường trực Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND huyện Văn phòng Huyện ủy Ban Tổ chức Huyện ủy Ban Tuyên giáo Huyện ủy Ủy ban kiểm tra Huyện ủy Ban Dân vận Huyện ủy Chánh Văn phòng Trưởng Ban Trưởng Ban Chủ nhiệm Trưởng Ban Phó Chánh Văn phòng Chuyên viên, phục vụ Phó Trưởng Ban Phó Trưởng Ban Phó Chủ nhiệm Phó Trưởng Ban Chuyên viên Chuyên viên UV UBKT Chuyên viên Chuyên viên • Phụ lục 1: Cơ cấu tổ chức Huyện ủy Phúc Thọ • Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND huyện Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN I Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư 1.Ưu điểm Trước hết quan tâm lãnh đạo, đạo trực tiếp, thường xuyên mặt ban thường vụ, thường trực cấp ủy cấp tỉnh công tác văn phòng cấp uỷ Tổ chức máy văn phòng cấp ủy tỉnh bước củng cố, kiện toàn Đội ngũ cán công chức văn phòng cấp ủy tỉnh không ngừng phát triển, trưởng thành Sự động viên, phối hợp, hỗ trợ kịp thời, có hiệu quan ban ngành liên quan Ứng dụng triệt để công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ đạt hiệu cao Kết hợp tốt với Thành ủy sử dụng gửi nhận văn qua mạng Nội 2.Nhược điểm Về công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình công tác: chưa giúp cấp uỷ xây dựng chương trình công tác năm; chưa dự báo xác, đầy đủ số lượng nội dung hội nghị cấp uỷ cần bàn, thảo luận thông qua Tính chủ động việc tham mưu tổ chức thực nội dung đề chương trình công tác chưa cao Việc chuẩn bị nội dung hội nghị nhiều lúc chưa kịp thời; văn hoá kết luận hội nghị cấp ủy, ban thường vụ, thường trực cấp ủy huyện, thành phố chưa thực cách có hệ thống Về công tác tham mưu lĩnh vực kinh tế - xã hội: Tham mưu lĩnh vực kinh tế xã hội có vấn đề chưa thật trúng tính bền vững chế, sách chưa cao Chưa thể rõ tính sáng tạo cấp uỷ địa phương, đơn vị Về công tác tham mưu lĩnh vực nội chính, tiếp dân: Công tác nội chủ yếu dựa báo cáo định kỳ quan nội Công tác tiếp dân, chủ yếu nhận chuyển đơn thư, việc hướng dẫn công dân việc Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 39 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khiếu nại, tố cáo, kiến nghị Việc đôn đốc xử lý, cập nhật kết giải đơn thư thiếu thường xuyên Chưa áp dụng phần mềm công nghệ thông tin quản lý đơn thư Về công tác tổng hợp thông tin phục vụ cấp ủy: Thông tin chưa cập nhật cách đầy đủ có hệ thống để cung cấp thường xuyên cho cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy Sản phẩm công tác thông tin đơn điệu, chủ yếu báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định (chưa có tin tháng, tuần, ngày) Nội dung thông tin chưa thật phong phú, có việc chưa kịp thời; thông tin chủ yếu theo chiều thuận mà chưa thu thập xử lý thông tin theo chiều ngược Về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng: chưa kịp thời tham mưu ban hành quy định công tác văn thư; kho lưu trữ chưa đảm bảo điều kiện, tiêu chuẩn cho việc bảo quản tài liệu lâu dài; tài liệu chưa thu nhận, phân loại, xử lý nhiều Việc kết hợp gửi nhận văn với xã, thị trấn chi đảng trực thuộc chưa thực tốt việc truyền đạt thông tin, văn mạng điện tử Đảng theo quy định; số văn gửi qua đường mạng diện rộng Về công tác tham mưu quản lý tài chính, tài sản đảng có lúc, có việc thụ động, chưa thật chủ động, linh hoạt, có việc chậm trễ chưa đảm bảo mặt thời gian Công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài chính, tài sản cấp đơn vị trực thuộc quan tâm thực nhiều chưa thường xuyên II.Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Các nội dung công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước thành phố quy định, hướng dẫn cụ thể Vì vậy, để khắc phục hạn chế nêu công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc, cần quan tâm, đạo liệt thủ trưởng đơn vị; mạnh dạn tham mưu, đề xuất người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; quan chủ quản quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cần quan tâm nữa, tích cực đạo, đôn đốc, nhắc nhở thường xuyên kiểm tra đơn vị việc triển khai thực quy định công tác văn thư, lưu trữ Cụ thể: Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội vụ Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung heo quy định Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến quan, đơn vị phải quản lý tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật) trước xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn đến vào Sổ đăng ký văn đến theo hướng dẫn Phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao giải thực việc ký nhận văn đến; quy định thời gian xử lý văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc tình hình xử lý văn đến theo quy định Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để văn đảm bảo theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn vào Sổ đăng ký văn theo hướng dẫn Phụ lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu hai (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định Điều 9, Luật Lưu trữ hoàn thiện hồ sơ lập theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào lưu trữ quan theo quy định Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV III.Một số kiến nghị với quan, đơn vị Trong thời gian thực tập Huyện ủy Phúc Thọ em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích sau em xin có vài ý kiến kiến nghị sau: Đối với Huyện ủy Phúc Thọ a Về sở chất Để giúp cho công tác văn thư Huyện ủy bước cải thiện ngày đại hóa, biện pháp quan đưa công nghệ thông tin ứng dụng cách đồng Huyện ủy nên trang bị thêm máy vi tính có kết nối internet, máy photocopy đại…để hỗ trợ thêm cho công việc b Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Cần có biện pháp để kích thích tinh thần làm việc việc không ngừng đào tạo , bồi dưỡng kiên thức chuyên môn cho cán tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, cần quan tâm đến quyền lợi lợi ích cùa họ Huyện ủy cần bố trí thêm phòng làm việc cho cán bộ, bố trí phòng cách khoa học gọn gàng, thoáng mát, xếp phòng cho việc trao đổi cán với thuận tiện Hằng năm cần cử cán học lớp nâng cao để nâng cao trình độ cuyên môn tiếp thu áp dụng vào quan để theo kịp phát triển xã hội c Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực quan phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả công thích đáng Hằng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, để họ có động lực phấn đấu, giúp công việc đạt kết cao Đối với quan nhà nước cấp Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư, quan nhà nước cấp cần trọng việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 42 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác văn phòng văn thư Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhà trường cần tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc văn phòng nhiều để sinh viên kết hợp việc học đôi với hành giúp nâng cao hiệu quả, có hành trang vững phục vụ cho công việc sau Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua tháng thực tập Văn phòng huyện ủy Phúc Thọ, thời gian dài để em tìm hiểu đánh giá cách toàn diện công tác văn thư quan đơn vị Nhưng khoảng thời gian đủ để em nhìn nhận đánh giá tầm quan trọng công tác văn thư quan đơn vị Văn phòng huyện ủy Phúc Thọ nói riêng công tác văn thư nói chung Với cương vị học viên em cố gắng nỗ lực tìm hiểu học hỏi để hoàn thành tốt công việc giao thời gian thực tập Văn phòng huyện ủy Phúc Thọ Biết áp dụng kiến thức học thời gian tham gia học tập trường vào công tác văn thư Văn phòng để đạt kết cao trình thực tập Trên báo cáo ghi lại trình thực tập quan đơn vị Văn Phòng huyện ủy Phúc Thọ em Do thời gian đợt thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em xin trình bày phần chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức số phương pháp làm việc công tác văn thư quan đơn vị Và để hoàn thành nhiệm vụ giao thời gian thực tập em nhận nhiều giúp đỡ từ nhiều phía Trước tiên cho em gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám Hiệu nhà trường, thầy,cô giáo hướng dẫn giảng dạy tân tình cho chúng em Em xin chân thành cảm ơn bác, cô, chú, anh chị văn phòng Huyện ủy nói chung cô Trần Thị Hảo người hướng dẫn, bảo em tận tình để em hoàn thành tốt công việc hoàn thành tốt đề tài thực tập Mặc dù thời gian thực tập em cố gắng nỗ lực để đạt kết tốt nhất, trình độ nhận thức kinh nghiệm làm việc thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em hạn chế, báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong nhận bảo góp ý thầy cô ban lãnh đạo nhà trường thầy cô khoa, để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC • Phụ lục 1: Cơ cấu tổ chức Huyện ủy Phúc Thọ THƯỜNG TRỰC HUYỆN ỦY Bí thư Huyện ủy Phó Bí thư thường trực Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND huyện Văn phòng Huyện ủy Ban Tổ chức Huyện ủy Ban Tuyên giáo Huyện ủy Ủy ban kiểm tra Huyện ủy Ban Dân vận Huyện ủy Chánh Văn phòng Trưởng Ban Trưởng Ban Chủ nhiệm Trưởng Ban Phó Chánh Văn phòng Chuyên viên, phục vụ Phó Trưởng Ban Phó Trưởng Ban Phó Chủ nhiệm Phó Trưởng Ban Chuyên viên Chuyên viên UV UBKT Chuyên viên Chuyên viên Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng huyện ủy Phúc Thọ Văn phòng Huyện ủy Chánh văn phòng Tổng hợp Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng tổng hợp Hành chính- quản trị Nội Văn thư Lưu trữ Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A Kế toán CNTT Thủ quỹ Bảo vệ Lái xe Tạp vụ Bếp ăn 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phụ lục 3: ví dụ thể thức văn a.Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: font chữ times new roman cỡ chữ 15,kiểu in hoa,đậm Ví dụ : ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM b.Tên quan ban hành văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa, đậm Ví dụ: HUYỆN ỦY PHÚC THỌ - tên quan cấp trên: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa Ví dụ: THÀNH ỦY HÀ NỘI c.Số ký hiệu văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường Ví dụ : Số 01-BC/HU d.Địa điểm ngày tháng năm văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường, nghiêng Ví dụ: Phúc thọ, ngày 20 tháng năm 2015 e.Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: - Tên loại văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 16, kiểu in hoa, đậm Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH - Trích yếu nội dung văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 1415, kiểu in thường, đậm Ví dụ: Ban hành quy định số chế độ công tác văn phòng cấp ủy huyện, thị, ban đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy - Trích yếu nội dung công văn: font chữ times new roman, cỡ chữ 12, kiểu in thường, nghiêng Ví dụ: Về chế độ chi tiêu đại hội Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM HUYỆN ỦY PHÚC THỌ Phúc Thọ, ngày tháng năm 2015 * Số : 143 – CV/HU v/v tăng cường phòng chống bão lụt năm 2015 HUYỆN ỦY PHÚC THỌ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VĂN PHÒNG Phúc Thọ, ngày tháng năm * Số:100-QĐ/VPHU QUYẾT ĐỊNH Nơi nhận: -Như kính gửi; -Lưu VP T/M BAN THƯỜNG VỤ PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC (Chữ ký) Nguyễn Đình Thức Nơi nhận: K/T CHÁNH VĂN PHÒNG -Như kính gửi; PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG -Lưu VP (Chữ ký) Nguyễn Thị Lương • Phụ lục 4:Sổ đăng ký văn đến Huyện ủy Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phụ lục 5: Sổ đăng ký văn Huyện ủy Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phụ lục 6: Phong bì Huyện ủy Phúc Thọ • phụ lục 7: Giao diện phần mềm Lotus Notes Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 50 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phụ lục 8: Ứng dụng gửi Thư điện tử b • Phụ lục 9: Giao diện ứng dụng sử lý công văn đến Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 51 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phụ lục 10 : Các bước thực xử lý công văn đến • Phụ lục 11: Ứng dụng Xử lý văn Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 52 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phụ lục 12: Các bước nhập xử lý công văn Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A 53