Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1. Những chặng đường phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 8 1. Vị trí và chức năng 9 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 3. Cơ cấu tổ chức 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 1.1 Vị trí và chức năng 11 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 11 1.2.1 Thực hiện công tác hành chính 11 1.2.2. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp 12 1.2.3. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng; 13 1.2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 13 1.3. Các bước trong xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan 13 1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị hoặc hội họp cơ quan 14 1.5. Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 15 1.6. Lấy ví dụ về những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan; 16 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 19 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của cơ quan 19 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 21 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quy định về soạn thảo, ban hành văn bản và quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan 21 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 21 2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan 21 2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 22 2.3.3. Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan 22 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Trường ĐHNVHN 23 3. Khảo sát về tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 26 I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính 26 II. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành trong 5 năm trở lại đây 26 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điêm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 27 II. Để xuất những phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 29 PHẦN PHỤ LỤC 31
BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I Khảo sát công tác hành văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những chặng đường phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vị trí chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức 11 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .11 Tổ chức hoạt động văn phòng 11 1.1 Vị trí chức 11 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn .11 1.2.1 Thực công tác hành 11 1.2.2 Thực công tác thông tin, tổng hợp 13 1.2.3 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý Hiệu trưởng; .13 1.2.4 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 13 1.3 Các bước xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ quan 13 1.4 Những nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị hội họp quan .14 1.5 Nội dung quy trình tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng 15 1.6 Lấy ví dụ tình cụ thể cung cấp thông tin văn phòng cho lãnh đạo quan; .17 1.7 Tìm hiểu biện pháp đại hóa văn phòng quan 17 Khảo sát công tác văn thư 19 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư quan .20 2.2 Soạn thảo ban hành văn 22 Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường 2.2.1 Hệ thống hóa văn quy định soạn thảo, ban hành văn quy trình soạn thảo văn ban hành văn quan 22 2.3 Tổ chức quản lý giải văn quan .22 2.3.1 Các bước quy trình tổ chức quản lý giải văn quan 22 2.3.2 Các bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến .22 2.3.3 Việc lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan .22 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Trường ĐHNVHN 23 Khảo sát tình hình thực tế nghiệp vụ lưu trữ .24 PHẦN II .26 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .26 I Mẫu hóa số văn hành .26 II Thống kê từ sổ đăng ký công văn quan tên loại văn quản lý ban hành năm trở lại 27 Phần III 28 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .28 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điêm công tác hành văn phòng quan thực tập 28 II Để xuất phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 30 PHẦN PHỤ LỤC .32 Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường LỜI NÓI ĐẦU Cùng với phát triển đất nước công tác hành văn phòng quan, tổ chức, đơn vị nghiệp ngày phát triển có vai trò quan trọng Trong điều hành hoạt động tổ chức, quan hành nhà nước phận đắc lực giúp việc cho lãnh đạo quan Bộ phận hành văn phòng hình thành để giúp thủ trưởng quan việc quản lý điều hành hoạt động huyện tham mưu tổng hợp Xây dựng văn phòng vững mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Đặc biệt giai đoạn nhà nước thực chủ trương đổi cải cách hành thực đơn giản hóa thủ tục hành thực chế “một cửa”, “chính phủ điện tử” hay “văn phòng không giấy” áp dụng công nghệ thông tin văn phòng ngày phát triển, yêu cầu nâng cao hiệu hoạt động quan nhà nước ngày trở nên quan trọng hết Công tác văn phòng ngày phát triển quan khẳng định vị trí quan trọng thiếu quan Thực tập có vai trò quan trọng chương trình đào tạo sinh viên Quá trình thực tập giúp sinh viên rút ngắn khoảng cách lý thuyết thực tiễn, gắn kết Nhà trường xã hội Sinh viên rèn luyện kỹ nghiệp vụ, củng cố kiến thức học Đồng thời, nâng cao kiến thức chuyên môn ngành Quản trị văn phòng để từ giúp sinh viên có thêm ý thức trách nhiệm hình thành cho phong cách làm việc người cán chuyên công tác văn phòng tương lai Được đồng ý Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em thực tập Khoa Quản trị văn phòng Là sinh viên thực tập tốt nghiệp cuối khóa trang bị kiến thức ngành văn phòng để áp dụng vào thực tế Chính mà giúp em nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực khác quan Khoảng thời gian thực tập không dài Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường để lại cho em ấn tượng sâu sắc giúp đỡ, bảo tận tình thầy, cô Khoa Qua trình thực tập em làm quen tiếp cận với công việc cán văn phòng Đồng thời thời gian để em tích lũy kiến thức thực tế đầy bổ ích Nhằm nâng cao đích đề tổng kết kết đạt trình thực tập Khoa Quản trị văn phòng, em xin trình bày báo cáo kết thực tập tốt nghiệp theo trình tự sau: Lời nói đầu Phần I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Phần phụ lục Do vốn kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo em nhiều thiếu sót Kính mong thầy cô giáo trường đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Phùng Đức Khoa Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường PHẦN I Khảo sát công tác hành văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đội ngũ cán bộ, công chức (cán bộ) phận quan trọng hành nhà nước Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng đội ngũ cán có phẩm chất tốt, chuyên môn vững vàng đáp ứng yêu cầu công cải cách hành nhà nước tiến trình công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trải qua 40 năm xây dựng trưởng thành, có nhiệm vụ cụ thể khác thời kỳ, song tập thể nhà trường đoàn kết, quán triệt chủ trương, nghị Đảng, bám sát nhiệm vụ quan cấp giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ không ngừng đổi phát triển Trường tự khẳng định vị trước yêu cầu ngành nhu cầu xã hội Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán cung cấp cho ngành nội vụ cho xã hội Các hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp Trường không ngừng trưởng thành phát triển Những chặng đường phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi tình hình đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình Trình độ lực cán công chức, viên chức thiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt kết mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý Bộ Do vậy, Ban cán Đảng Bộ Nội vụ chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý Bộ, lĩnh vực mà chưa có trường đại học đào tạo Chủ trương triển khai Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 04/10/2010 Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học công nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể sau: Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phòng Tổ chức cán Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường - Phòng Hành - Tổng hợp - Phòng Kế hoạch - Tài - Phòng Quản trị - Thiết bị - Phòng Khảo thí bảo đảm chất lượng - Phòng Quản lý khoa học sau đại học - Phòng Hợp tác quốc tế - Phòng Công tác sinh viên Các khoa: - Khoa Tổ chức xây dựng quyền - Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực - Khoa Hành học - Khoa Văn thư - Lưu trữ - Khoa Quản trị văn phòng - Khoa Văn hoá - Thông tin xã hội - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Các tổ chức khoa học-công nghệ dịch vụ: - Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Tin học - Trung tâm Ngoại ngữ - Trung tâm Thông tin Thư viện - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban Quản lý ký túc xá Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác (Sơ đồ cấu tổ chức máy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Phụ lục I) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những chặng đường phát triển Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng hình thành phát triển sở khoa: - Khoa Hành văn phòng (giai đoạn 2001 - 2004) - Khoa Hành văn phòng Thông tin thư viện (giai đoạn 2004 2008) KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Giai đoạn (2001 - 2004) - Trưởng khoa: Lê Thị Năm (2001 - 2004) - Trưởng khoa: Lê Thanh Huyền (2004 - 2006) - Năm 1998 hệ trung cấp ngành Hành văn phòng mở đào tạo khoá (1998-2000) - Năm 2001 Khoa Hành văn phòng thành lập giao quản lí ngành Hành văn phòng; - Năm 2004 Khoa Hành văn phòng xây dựng mở thêm ngành Thông tin Thư viện (hệ trung cấp) KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ THÔNG TIN THƯ VIỆN Giai đoạn (2004 - 2008) - Trưởng khoa: Lê Thanh Huyền (2006 - 2008) - Phó trưởng khoa: Nguyễn Mạnh Cường (2007 - 2008) - Năm 2005 Khoa xây dựng mở ngành Cao đẳng Quản trị văn Sinh viên: Phùng Đức Khoa Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường mã số chìa khóa cán văn thư quản lý Dấu chức danh số loại dấu khác bảo quản kệ dấu nằm phục vụ thuận tiện cho việc đóng dấu 2.2 Soạn thảo ban hành văn 2.2.1 Hệ thống hóa văn quy định soạn thảo, ban hành văn quy trình soạn thảo văn ban hành văn quan Được quy định “Quy chế công tác văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội(Ban hành theo định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)” 2.3 Tổ chức quản lý giải văn quan 2.3.1 Các bước quy trình tổ chức quản lý giải văn quan Trình tự giải văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng năm văn - Đăng ký văn - Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật khẩn - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn 2.3.2 Các bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Trình tự quản lý văn đến: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 2.3.3 Việc lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan - Mở hồ sơ Căn Danh mục hồ sơ trường va thực tế công việc giao, công chức, viên chức, người lao động phải chuậ bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ Sinh viên: Phùng Đức Khoa 22 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường lên bìa hồ sơ Công chức, viên chức, người lao động trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ - Thu thập văn vào hồ sơ Viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) - Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Viên chức người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải biên mục hồ sơ đầy đủ - Yêu cầu hồ sơ lập Hồ sơ lập phải phản ánh chức nhiệm vụ trường, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết; Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc; Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Trường ĐHNVHN Con dấu thể tính pháp lý hiệu lực thi hành văn việc giao dịch quan, đơn vị với Xuất phát từ vai trò việc bảo quản sử dụng dấu phải quản lý chặt chẽ Sinh viên: Phùng Đức Khoa 23 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Việc quản lý sử dụng dấu Trường ĐHNVHN thực theo quy định Nghị định số 62/NĐ-CP ngày 22 tháng năm 2003 Chính phủ, Thông tư số 32/TT-LT Bộ Nội vụ Ban tổ chức Cán Chính phủ ngày 30 tháng 12 năm 1993 Nghị định số 58/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Con dấu đóng có chữ ký người có thẩm quyền Dấu đóng chùn lên 1/3 ký phía trái chữ ký Không đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống Con dấu Trường ĐHNVHN giao cho cán văn thư phòng Văn thư bảo quản chịu trách nhiệm đóng dấu Trước đóng dấu, cán phải kiểm tra hợp pháp thủ tục trước đó, xác định chữ ký để đóng dấu tròn quan dấu chức danh Dấu tròn cất cẩn thận tủ có mã số chìa khóa cán văn thư quản lý Dấu chức danh số loại dấu khác bảo quản kệ dấu nằm phục vụ thuận tiện cho việc đóng dấu Khảo sát tình hình thực tế nghiệp vụ lưu trữ Công tác lưu trữ nghiệp vụ công tác văn phòng, việc lưu giữ bảo quản tài liệu cura quan Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực công tác lưu trữ triển khai theo quy trình quy định quy chế công tác văn thư lưu trữ Việc thực công tác lưu trữ nghiêm túc Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ hoạt động cá nhân, tổ chức đặc biệt quan tâm Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Sinh viên: Phùng Đức Khoa 24 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Thu thập, bổ sung trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thành phần tài liêu thuộc lưu trữ quan phòng lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để bảo quản phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu độc giả Công tác thu thập, bổ sung tài liệu kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ lưu trữ Giải tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ bổ sung nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần Phông lưu trữ quốc gia khả phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo tồn di sản văn hóa quốc gia dân tộc Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu việc tổ chức lại tài liệu phông theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Để bảo quản tài tốt tài liệu lưu trữ Trường ĐHNVHN thực biện pháp nghiệp vụ nhằm ngăn chặn tác động nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể việc phòng phá hoại, lấy cắp tài liệu người tạo Tất tài liệu văn gốc sử dụng chất liệu giấy tốt văn thư Trường lưu giữ cẩn thận từ đầu nên việc bảo quản tài liệu có tính hiệu cao Sinh viên: Phùng Đức Khoa 25 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Để văn lưu trữ tốt biện pháp khoa học kỹ thuật trường sử dụng phương pháp cổ truyền để hạn chế mức tối đa việc hư hỏng tài liệu Đối với tài liệu hư hỏng có nguy hư hỏng áp dụng biện pháp tu bổ phục hồi tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trường ĐHNVHN việc theo dõi nguyên tắc tổ chức sử dụng, kết sử dụng tài liệu lưu trữ để giúp quan lưu trữ nắm xác kết sử dụng tài liệu lưu trữ hình thức Trên sở phân tích đặc điểm tình hình sử dụng tài liệu độc giả để quan lưu trữ có xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả có hiệu Đồng thời, việc theo dõi kết sử dụng tài liệu giúp trường tổng kết kết phục vụ khai thác, rút kinh nghiệm, ưu khuyết điểm , góp phần cải thiện công tác sử dụng tài liệu Công tác đạo nghiệp vụ lưu trữ lãnh đạo quan lãnh đạo (phụ trách) văn phòng Cơ quan ban hành văn đạo công tác này, quy chế, nội quy công tác lưu trữ quan thực theo văn (Pháp lệnh lưu trữ hay Luật Lưu trữ) Trường ĐHNVHN thực công tác văn thư lưu trữ dựa Luật lưu trữ ban hành quy chế văn thư lưu trữ trường Việc thưc công tác văn thư lưu trữ quan tâm đạo sát từ lãnh đạo quan lãnh đạo phụ trách văn phòng PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I Mẫu hóa số văn hành Sinh viên: Phùng Đức Khoa 26 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường II Thống kê từ sổ đăng ký công văn quan tên loại văn quản lý ban hành năm trở lại TT Loại VB Quyết định Công văn Thông báo Chương trình công tác Kế hoạch Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Sinh viên: Phùng Đức Khoa 2010 16 76 45 38 15 12 2011 21 84 47 14 42 19 11 Số lượng 2012 18 83 52 12 47 24 11 15 2013 26 87 58 17 49 27 14 17 2014 31 93 61 19 53 30 16 18 27 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điêm công tác hành văn phòng quan thực tập Công tác văn phòng Ưu điểm: Công tác văn phòng quản trị văn phòng phần lớn thể tầm nhìn khả lãnh đạo người quản lý Qua nghiên cứu cho thấy lãnh đạo Văn phòng trưởng phòng, ban khác người có trình độ cao, có phương pháp tổ chức điều hành quản lý Vì vậy, mặt công tác văn phòng thực tốt.Cụ thể: - Cách thức tổ chức văn phòng: Mô hình Văn phòng tổ chức khoa học tạo lên độc lập tương đối phòng ban mặt khác phối hợp giải công việc lãnh đạo kiểm tra tình hình hoạt động đơn vị Việc bố trí phòng ban ý đến mối tương quan phòng ban Tổ chức lao động khoa học Văn phòng: Trong tổ chức Trường ĐHNVHN áp dụng hình thức phân công lao động theo chức cách rõ nét giúp tạo nên cấu lao động chung Văn phòng tương đối hợp lý Bên cạnh đó, việc bố trí công việc cho cán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ đào tạo đảm bảo yêu cầu công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Sử dụng cán đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Việc bố trí cán làm việc kiêm nhiệm vừa đảm bảo mặt nhân vừa phát huy tối đa lực trình độ thân cán Công tác đào tạo cán Lãnh đạo quan tâm việc tạo điều kiện cho cán tham dự lớp tập huấn, khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên Sinh viên: Phùng Đức Khoa 28 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường môn nghiệp vụ Công tác tuyển dụng quan tâm nhằm đảm bảo tuyển dụng cán vừa có chuyên môn vừa trẻ hóa đội ngũ cán Văn phòng - Quan tâm, bố trí trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng: Về trang thiết bị phục vụ công tác Văn phòng đáp ứng yêu cầu công việc Sự bố trí phù hợp trang thiết bị tạo thuận lợi cho cán thao tác nghiệp vụ Công tác kiểm kê, bão dưỡng, lý mua sắm thiết bị Văn phòng tiến hành theo định kỳ - Phương thức điều hành hoạt động văn phòng: Mọi hoạt động Văn phòng vào quy chế làm việc, đơn vị phòng ban cán vào để thực nhiệm vụ Bản quy chế làm việc văn phòng vừa để thực vừa dùng để kiểm tra đánh giá mức độ hoàn thành công việc giao đơn vị cá nhân Việc xây dựng thực kế hoạch hoạt động Văn phòng xây dựng từ kế hoạch chiến lược kế hoạch nghiệp vụ cụ thể Đồng thời vào cuối năm Văn phòng xây dựng báo cáo chi tiết kết hoạt động Văn phòng năm vừa qua, đánh giá mặt tích cực, hạn chế tồn từ đề phương hướng, nhiệm vụ năm Cán Văn phòng người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có nhiều cán có thâm niên công tác, có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực công tác, có ý thức trách nhiệm với nghề nghiệp Nhược điểm: Về bản, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng trang bị đầy đủ tình trạng: Một số trang thiết bị không sử dụng thường xuyên gây lãng phí Trong có số máy móc cũ hỏng lại chưa đầu tư sửa chữa thay mới, gây ảnh hưởng tới hiệu công việc Sinh viên: Phùng Đức Khoa 29 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Phòng ban để phục vụ công việc nhỏ hẹp không đáp ứng đủ không gian làm việc cho cán (do diện tích Trường hạn chế nên tránh khỏi) - Trong công tác xây dựng thực kế hoạch: Kế hoạch xây dựng phần lớn theo ý chí lãnh đạo Vì việc tực kế hoạch văn phòng nhiều khó khăn, không tiến độ công việc Công tác văn thư lưu trữ Ưu điểm: Công tác soạn thảo văn ưu điểm bật cán Trường Cán văn thư người có trình độ chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, văn thư chuyên trách người có kinh nghiệm lâu năm nghiệp vụ thực tốt, đặc biệt việc quản lý văn bản; Quản lý dấu; Lập hồ sơ hành cho văn đi, đến II Để xuất phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Tổ chức thường xuyên buổi bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ Một số cán thuộc văn phòng không làm ngành nghề đào tạo, Nhà trường cần phải thường xuyên tổ chức buổi bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ quan trường đào tạo có liên quan Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực công tác văn phòng công tác văn thư Kiểm tra, đánh giá để từ tổng kết, phát mặt đạt để rút kinh nghiệm, tiếp tục phát huy đạt khắc phục tồn để giúp cho công tác văn phòng nói chung công tác văn thư nói riêng thực nghiêm túc có hiệu thời gian tới Sinh viên: Phùng Đức Khoa 30 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đối với công tác văn thư, Nhà trường nên thành lập tổ kiểm tra công tác văn thư Có hình thức khen thưởng tập thể, nhân làm tốt công tác văn thư – lưu trữ xử lý kỷ luật đơn vị, nhân vi phạm quy định công tác văn thư Nhà trường cần đầu tư mở rộng không gian làm việc cho cán bộ, giảng viên trường Đầu tư sử dụng có hiệu trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng công nghệ thông tin văn phòng có cải tiến mặt khoa học kỹ thuật Nhà trường nên nghiên cứu ứng dụng thành tựu cho phù hợp sở tài nhu cầu sử dụng Tránh lãng phí, sử dụng hiệu Các máy móc, trang htieets bị hư hỏng, khả sử dụng nên nhanh chóng sửa chữa để đưa vào hoạt động Sinh viên: Phùng Đức Khoa 31 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Phùng Đức Khoa 32 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Phụ lục Sinh viên: Phùng Đức Khoa 33 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Phụ lục Sinh viên: Phùng Đức Khoa 34 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Lãnh đạo Khoa Giáo vụ Khoa Các tổ môn Quản trị văn phòng Sinh viên: Phùng Đức Khoa Thư ký văn phòng Văn Kế toán thống kê 35 Lớp: HCVPK16 BÁO CÁO THỰC TẬP Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Phụ lục Chuẩn bị cho chuyến công tác - Lập kế hoạch cụ thể chuyến (phải xác định rõ ràng thời gian, mục đich, nội dung công việc, địa điểm) - Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục, tài liệu cho lãnh đạo công tác - Chuẩn bị trước nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho lãnh đạo - Chuẩn bị lịch làm việc cho lãnh đạo - Liên hệ trước đến nơi lãnh đạo công tác để xếp công việc - Xin ý kiến đạo thời gian lãnh đạo công tác(giao, ủy quyền…) Trong trình công tác Nếu lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo trình giải công việc Ngoài ra, cần phải thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết chi phí để toán Cập nhật tình hình quan báo cho lãnh đạo có vấn đề đột xuất Nếu không lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo giải công việc thường nhật công ty Thông báo thông tin, tình hình quan đến lãnh đạo Liên hệ hỏi thăm sức khỏe, công việc lãnh đạo(nhắc nhở lãnh đạo công tác chuyến đi) - Chuẩn bị trước nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho lãnh đạo - Chuẩn bị lịch làm việc cho lãnh đạo - Liên hệ trước đến nơi lãnh đạo công tác để xếp công việc - Xin ý kiến đạo thời gian lãnh đạo công tác(giao, ủy quyền…) Sau trình công tác Báo cáo với lãnh đạo công việc giải chưa giải Thông báo lịch làm việc cua lãnh đạo Thanh toán kinh phí hóa đơn chuyến công tác Biên soạn, tổng hợp tài liệu chuyến công tác Sinh viên: Phùng Đức Khoa 36 Lớp: HCVPK16