Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂNỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ BỈM SƠN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 3 1. Chức năng, nhiệm vụ 3 1.1. Chức năng 3 1.2 Nhiệm vụ, qyền hạn 3 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 3 1.2.2. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống 4 1.2.3. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 4 1.2.4. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, chật tự an toàn xã hội 5 1.2.5. Về công tác quản lý đất đai quy hoạch 5 3. Cơ cấu tổ chức 5 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của văn phòng Hội đồng nhân dânỦy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 6 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.1 . Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 1.2. Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 7 1.2.1 Lãnh đạo văn phòng 7 1.2.2. Nhân viên văn phòng 8 1.3 Danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành. 9 1.3.1. Nguyên nhân 9 1.3.2. Nhận xét 10 2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản của cơ quan 11 2.1. Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau: 11 2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành 12 2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 13 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 15 3.1. Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng 15 3.2. Sơ đồ cách bố trí, cánh sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Nhận xét những ưu điểm và hạn chế. Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn 16 3.2.1. Sơ đồ cách bố trí, cách sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 16 3.2.2. Nhận xét những ưu điểm và hạn chế 16 3.2.3. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc hợp lý hơn 17 3.3. Tên các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu mà những hiệu quả mang lại. 17 PHẦN II. KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 18 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng 18 II. Đề xuất 20 KẾT LUẬN 22 PHÂN III: PHỤ LỤC 24
Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LƯƠNG THỊ HIÊN BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG K13A HỆ CHÍNH QUY KHĨA HỌC (2013 - 2016) Tên quan: HĐND - UBND THỊ XÃ BỈM SƠN Địa chỉ: Phường Ba Đình - Thị xã Bỉm Sơn - Tỉnh Thanh Hóa Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Tới Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2015 Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN-ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ BỈM SƠN .3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Chức năng, nhiệm vụ .3 1.1 Chức .3 1.2 Nhiệm vụ, qyền hạn .3 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 1.2.2 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao, xã hội đời sống 1.2.3 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường 1.2.4 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, chật tự an toàn xã hội .5 1.2.5 Về công tác quản lý đất đai quy hoạch Cơ cấu tổ chức II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng văn phịng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 1.Tổ chức hoạt động văn phòng .6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.2 Việc phân công nhiệm vụ cá nhân văn phòng .7 1.2.1 Lãnh đạo văn phòng 1.2.2 Nhân viên văn phòng 1.3 Danh mục văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành (Hiện quan chưa có văn quy định Quản lý cơng tác văn thư lưu trữ) 1.3.1 Nguyên nhân 1.3.2 Nhận xét 10 2.Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn quan 11 2.1 Các hình thức văn hành số lượng ban hành 10 năm trở lại theo Sổ đăng ký công văn sau: 11 2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành 11 2.3 Các bước quy trình soạn thảo văn Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 13 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 15 3.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phòng 15 3.2 Sơ đồ cách bố trí, cánh xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Nhận xét ưu điểm hạn chế Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lý 16 3.2.1 Sơ đồ cách bố trí, cách xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (phụ lục 3) 16 3.2.2 Nhận xét ưu điểm hạn chế .16 Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 3.2.3 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc hợp lý (phụ lục 4) .17 3.3 Tên loại phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan Nhận xét bước đầu mà hiệu mang lại 17 PHẦN II 18 KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 18 I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm cơng tác hành văn phịng 18 II Đề xuất 20 KẾT LUẬN .22 PHÂN III: PHỤ LỤC .24 Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trước tình hình đất nước ngày đổi mới, năm gần với phát triển khoa học kỹ thuật công nội nghệ xã hội không nghừng lên phát triển cơng tác văn phịng có vị trí quan trọng hoạt động tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo ngày khẳng định vị và vai trị việc thực hiệu lãnh đạo quan, tổ chức Ngày quản trị văn phòng ngành đòi hỏi vốn kiến thức sâu rộng, dù đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, hay nói “trăm tay khơng tay quen” Những kiến thức học trường, sách phần để sinh viên hiểu biết thêmvề nghành nghề mà theo học Vì sinh viên phải biết hồ vào vào xã hội, vào cơng việc để tích lũy thêm kinh nghiệm thực tiễn cơng việc người cán tương lai Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn ngành nghề mà theo học Trường đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm kiến tập nhằm củng cố kiến thức nâng cao trình độ chun mơn làm quen với thực tế công việc Được đồng ý Nhà trường Khoa quản trị văn phòng em có điều kiện đến kiến tập Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Trong thời gian kiến tập em nhận giúp đỡ tận tình cán quan thầy cô giáo môn trường giúp em nâng cao lực công tác vận dụng kiến thức ghế nhà trường vào thực tế công việc người cán văn phòng tương lai Nội dung báo cáo em gồm phần: Phần I: Khảo sát cơng tác văn phịng ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Phần II: Kết luận để xuất kiến nghị Phần II: Phụ lục Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Dù có nhiều cố gắng việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn cơng việc cịn nhiều bỡ ngỡ thời gian kiến tập có hạn hồn thành báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu xót Nên em mong giúp đỡ góp ý thầy cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Bỉm Sơn, ngày 11 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Lương Thị Hiên Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN-ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ BỈM SƠN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Chức năng, nhiệm vụ 1.1 Chức Ủy ban nhân dân (UBND) Hội đồng nhân dân (HĐND) bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cung cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần đạo, quản lý, thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở 1.2 Nhiệm vụ, qyền hạn 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế - Kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm; chủ trương, biện pháp xây dựng phát triển kinh tế hợp tác xã kinh tế hộ gia đình thị xã; - Bảo đảm thực chương trình khuyến nơng, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công biện phát phát huy tiềm thành phần kinh tế, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất kinh doanh sở kinh tế theo định pháp luật; Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Dự toán thu ngân sách Nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách phân bổ ngân sách thị xã; phê chuẩn quyế toán ngân sách trường hợp cần thiết; giám sát việc thực ngân sách Hội đồng nhân dân định; - Quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông, thủy lợi biện pháp bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi, bảo vệ rừng; - Biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phi, chống tham nhũng, chống buôn lậu gian lận thương mại 1.2.2 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao, xã hội đời sống - Các biện pháp điều kiện cần thiết để xây dựng phát triển mạng lưới giáo dục mầm non, giáo dục trung học phổ thông địa bàn theo quy hoạch chung; - Đảm bảo sở vật chất, điều kiện để phát triển nghiệp văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao thị xã; - Giữ gìn, bảo quản, trùng tu phát huy giá trị cơng trình văn hóa, nghệ thuật, di tích lịch sử-văn hóa danh lam thắng cảnh; - Phịng chống, tệ nạn xã hội địa phương; - Bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phịng dịch bệnh, chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hóa gia đình; - Thực sách ưu đãi thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người gia đình có cơng với nước; thực sách bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, cứu trợ xã hội, xóa đói giảm nghèo 1.2.3 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Ứng dụng tiến khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật để phát triển sản xuất kinh doanh sống nhân dân thị xã; Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Quản lý sử dụng đất đai rừng núi, sơng, hồ, nguồn nước, tài ngun lịng đất; - Bảo vệ cải thiện mơi trường; phịng chống khắc phục hậu thiên tai bảo lụt; - Thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương, bảo vệ lợi ích người tiêu dùng 1.2.4 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, chật tự an toàn xã hội - Thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân quốc phịng tồn dân, bảo đảm thực chế độ nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng dự bị động viên, thực nhiệm vụ hậu cần chỗ, sách hậu phương quan đội sách lực lượng vũ trang nhân dân; - Thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an tồn xã hội; biện pháp đấu tranh phịng chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương 1.2.5 Về công tác quản lý đất đai quy hoạch - Thông qua quy hoạch tổng thể xây dựng phát triển thị xã sở quy hoạch chung tỉnh để trình Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp phê duyệt; - Xây dựng sở hạ tầng kỹ thuật đô thị thị xã; - Bảo đảm trật tự công cộng giao thơng, phịng chống cháy nổ bảo vệ môi trường, cảnh quan đô thị thị xã thành phố thuộc tỉnh; - Quản lý dân cư đô thị tổ chức đời sống nhân dân địa bàn Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn (phụ lục 1) Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng văn phịng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Chức Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND) thị xã Bỉm Sơn quan chun mơn thuộc UBND thị xã có chức tham mưu, tổng hợp UBND hoạt động UBND; tham mưu, tổng hợp giúp UBND thị xã công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa bàn thị xã, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND thị xã Nhiêm vụ - Tổ chức phụ vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND tham mưu số công việc Chủ tịch HĐND thị xã giao; - Tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND thị xã đạo điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước; giúp Chủ tịch UBND thị xã tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động quan chuyên môn, đơn vị, tổ chức thuộc UBND thị xã; - Giúp thường trực HĐND, Chủ tịch UBND thị xã hướng dẫn HĐND UBND xã, phường địa bàn thực chương trình kế hoạch cơng tác HĐND, UBND, Thương trực HĐND, Chủ tịch UBND thị xã; - Tham mưu giúp UBND thị xã quản lý nhà nước cồng tác dân tộc, thực số sách dân tộc địa bàn; Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Giúp UBND thị xã đạo thực cơng tác cải cách hành theo lĩnh vực công tác, trực tiếp phụ trách Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết theo chế “một cửa” “một cửa liên thông”; - Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND UBND thị xã quản lý công tác văn thư, lưu trư hồ sơ tài liệu HĐND UBND thị xã, công tác hành chính, quản trị; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND thị xã; - Giúp Thường trực HĐND UBND thị xã báo cáo tình hình thực nhiệm vụ địa phương với Thị ủy, HĐND UBND tỉnh Thanh Hóa; - Tổng hợp báo cáo tình hinhg thực nhiệm vụ cơng tác văn phịng với HĐND UBND thị xã; - Thực số nhiệm vụ khác Chủ tịch HĐND-UBND thị xã giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng (phụ lục 2) 1.2 Việc phân công nhiệm vụ cá nhân văn phịng Trong quan để hoạt động tốt phải quản lý phân cơng cơng cách hợp lý cụ thể: 1.2.1 Lãnh đạo văn phịng - Lãnh đạo văn phịng phụ trách cơng tác văn phòng chung chịu trách nhiệm tham mưu, tổng hợp ban hành loại văn phục vụ cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Có trách nhiệm tổ chức đơn đốc thực nhiệm vụ văn phòng đồng thời thực nhiệm vụ: + Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã ký văn thơng báo tình hình chủ trương Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thị xã; Sv: Lương Thị Hiên Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội + Thu thập từ hồ sơ công việc + Thu thập từ thực tế công việc có liên quan đến vấn đề giải văn Bước 2: Xây dựng đề cương soạn thảo văn - Xây dựng đề cương để trình bày điểm chính, cốt lõi dự định thể văn Từ làm rõ bố cục, nêu ý nội dung văn bản, khơng để xót nội dung để xếp nội dung hợp lý - Viết thảo: Các cán chuyên môn vào đề cương để hoàn thiện thảo Gửi cho đơn vị phận để lấy ý kiến Sau có ý kiến góp ý thảo người soạn thảo tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thiện thảo Bước 3: Duyệt thảo - Trình lãnh đạo quan đơn vị duyệt nội dung thảo - Lãnh đạo quan ký nháy chịu trách nhiệm nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn chữ ký người có thẩm quyền Bước 4: Ban hành văn - Làm thủ tục ban hành văn bản: Bản thảo sau duyệt có chữ ký người có thẩm quyền chuyển qua phận hành (văn thư) để làm thủ tục ban hành (vào sổ, lấy số ngày tháng năm) ban hành văn đóng dấu văn - Phát hành văn bản: Chuyển giao văn đến đối tượng trực tiếp thi hành đối tượng có liên quan đề cập đến teong văn - Lưu văn - Theo dõi văn phát hành Sv: Lương Thị Hiên 14 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 3.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phịng Có thể nói trang thiết bị văn phịng tồn máy móc, trang thiết bị có liên quan đến công việc nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc quan, phục vụ tốt đến cơng việc chun mơn Quan sát em Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm sơn có số trang thiết bị văn phịng để đảm bảo cơng tác văn phịng đạt hiệu cao như: - Máy tính - Máy in - Điện thoại bàn - Máy photo - Máy fax - Máy scan - Tủ đựng tài liệu - Giá đựng tài liệu - Văn phòng phẩm - Điều hòa - Quạt - Bàn làm việc - Bàn uống nước - Ghế Sv: Lương Thị Hiên 15 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 3.2 Sơ đồ cách bố trí, cánh xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Nhận xét ưu điểm hạn chế Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lý 3.2.1 Sơ đồ cách bố trí, cách xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (phụ lục 3) 3.2.2 Nhận xét ưu điểm hạn chế Các trang thiết bị văn thư-lưu trư, cải hộ tịch chứng thực tương đối đầy đủ, tất phục vụ hiệu cho cơng tắc văn phịng Sự xếp có ưu điểm hạn chế sau: a Ưu điểm - Văn phòn Ủy ban nhân dân Thị xã Bỉm Sơn nơi trực tiếp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, tổng hợp thông tin giúp chủ tịch điều hành hoạt động quan Với cách bố trí văn phịng làm việc giúp lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý giải công việc chuyên môn thuận tiện công việc tiếp nhận cách tốt mang lại hiệu cao cơng việc - Trong phịng trang bị trang thiết bị thuận lợi cho công tác hoạt động cán văn thư - Tủ đựng tài liệu đặt góc phịng nên thuận tiện cho nhân viên văn thư cất tài liệu, cần thiết tìm tài liệu cách dễ dàng b Hạn chế Bên cạnh ưu điểm cách bố trí phịng làm việc cịn có hạn chế cần khắc phục - Sự xếp cị rời rạc, chưa có thống hiệu chưa cao - Bố trí theo mơ hình văn phịng tạo nên khơng gian chật, chưa hợp lý Sv: Lương Thị Hiên 16 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 3.2.3 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc hợp lý (phụ lục 4) 3.3 Tên loại phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan Nhận xét bước đầu mà hiệu mang lại Trong năm gần Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn tiến thành cải cách sử dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác Ủy ban nhân dân - Văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn ứng dụng phần mềm vào sử dụng công tác văn phòng thị xã như: - Sử dụng văn điện tử thay bước văn giấy quản lý điều hành trao đổi thông tin phục vụ cơng tác quản lý, điều hành góp phần cải cách hành giảm văn giấy tờ phuowng thức làm việc truyền thống đội ngũ cán bộ, công chức thị xã - Phần mềm quản lý cán - Pần mềm quản lý ngân sách - Phần mềm lưu trư văn điện tử - Phần mềm quản lý văn thư-edoc Việc sử dụng phần mềm để quản lý văn phòng đem lại hiệu cao việc giải công việc Sv: Lương Thị Hiên 17 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN II KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác hành văn phịng Trong q trình kieend tập với tìm hiểu quen với cơng việc nghiệp vụ văn phịng, có điều kiện sâu để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phịng Khóa kiến tập giúp em áp dụng lý thuyết sách vào thực tế công việc giúp em hiểu sâu cơng việc người cán văn phòng Sau số ý liến nhận xét cơng tác văn phịng quan sau: a Về cơng tác văn phịng - Ưu điểm + Văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thực tốt chức tham mưu, tổng hợp, tổ chức hoạt động hội họp quan tổ chức công tác lễ tân hậu cần + Quy trình soạn thảo văn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn + Đội ngũ cán thực hiên công tác hành văn phịng có trình độ chun mơn cao nên hiệu công vệc nâng cao + Hiện hầu hết cán văn phịng có trình độ Đại học có trình độ trị cao, tiền đề vững máy làm việc quan +Giũa phòng ban phận có phối hợp nhịp nhàng công tác Đây nhân tố quan trọng hoạt động văn phịng tiền đề, sở để tạo nên đồng công việc Sv: Lương Thị Hiên 18 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội + Văn phịng thực đơn giản hóa thủ tục hành theo chế mở cửa +Hằng năm cán chuyên viên văn phòng thừng tập huấn lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ ngoại ngư, tin học nên chất lượng cán ngày nâng cao góp phần đem lại hiệu công tác quản lý hoạt động chuyên môn văn phịng - Nhược điểm + Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn phịng cịn hạn hẹp, trang thiết bị sử dụng lâu nên có thiết bị hỏng, số phương tiện chư đại thực yêu cầu công việc, nên khó khăn q trình giải cơng việc nắm bắt công việc + Công tác kiểm tra, rà sốt chưa chặt chẽ dẫn tới số cán chưa tâm vào công việc b Công tác văn thư-lưu trư - Ưu điểm: Nhìn chung cơng tác văn thư văn phòng thực tốt, công tác văn thư đảm bảo theo quy định Nhà nước, bước tiến hành quy trình nghiệp vụ văn thư + Cơng tác quản lý giải văn thực tốt vấn đề phát sinh xử lý kịp thời cán văn thư có nhiều năm kinh nghiệp đào tạo chuyển nghành nên tổ chức việc quản lý giải văn đáp ứng nhu cầu công tác quan + Công tác quản lý giải văn đến thực tốt, văn đến sau tiếp nhận phân loại chuyển giao nhanh chóng phục vụ cho cơng tác giải văn đến kịp thời nhanh chóng + Cơng tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, khơng cịn tồn đọng văn chư đóng dấu Sv: Lương Thị Hiên 19 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Nhược điểm + Công tác quản lý văn đi, đến cịn gặp nhiều khó khăn việc ký vào sổ, phải lập nhiều sổ với số lượng văn nhiều việc kiểm tra tìm khơng nhanh chóng hiệu cơng việc khơng cao + Với văn đến số chuyển cho lãnh đạo nên văn thư ký vào sổ gây khó khăn cơng tác theo dõi + Do tất văn đến không ký vào sổ nên việc tra tìm gặp nhiều khó khăn + Những tài liệu sau năm 2011 đăng ký máu tính nên dễ tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ, trước năm năm 2011 chủ yếu ký sổ cần tra tìm tài liệu gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian + Tài liệu chưa chỉnh lý nên cịn tình trạng lộn xộn, khó khăn việc quản lý + Kho tài liệu chưa trang bị số máy hút ẩm, máy điều hòa, tủ bảo quản tài liệu… Nên việc bảo quản tài liệu cịn gặp nhiều khó khăn II Đề xuất Trong trình kiến tập, em học hỏi nhiều kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ em nhận thấy sồ điểm hạn chế cơng tác văn phịng quan Để cơng tác văn phong ngày hồn thiện em có số ý kiến đóng góp sau: - Tổ chức thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học văn phịng cho cán để thúc đẩy cơng tác tin học hóa cơng tác hành văn phịng - Cần phải có chế độ khen thưởng cho cán theo quy định Nhà nước quan - Cán văn phòng cần nêu cao tinh thần trách công việc Sv: Lương Thị Hiên 20 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Thường xuyên cử cán nhân viên tham gia lớp chuyên môn nghệp vụ cơng tác hành văn thư-lưu trữ - Trang bị thêm số trang thiết bị mà văn thư cịn thiếu nhằm tăng hiệu cơng việc, tạo điều kiện bảo quản tài liệu phòng lưu trư, từ tạo tiền đề tốt cho cơng tác lưu trư quan - Cần trẻ hóa đội ngũ cán cơng tác văn phịng - Phơng lưu trữ cần đầu tư hệ thống chiếu sáng, hệ thống làm lạnh, giá cặp, hộp để tài liệu - Các tài liệu lưu trữ cần bảo quản nơi quy định tránh lam mác thất lạc tài liệu có giá trị trị - Cần sớm chỉnh lý tài liệu để thuận lợi cho việc tra tìm bảo quản Sv: Lương Thị Hiên 21 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong phát triển kinh tế tri thức nhu cầu sử dụng nguồn thông tin ngày đa dạng, việc trau dồi học hỏi tạo nên động sáng tạo công việc người cán văn phòng tương lai Qua tháng kiến tập quan em làm quen với thực tế công việc, tiếp xúc với công việc người cán Quản trị văn phòng thân em phần em hiểu khâu nghiệp vụ chun mơn Việc tiếp xúc với thực tế công vệc, áp dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc giúp em nâng cao lực tích lũy thêm kinh nghiệm Sau tháng kiến tập văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn thân em học thực tế sâu sắc vốn kiến thức nghiệp vụ cho thân phong cách làm việc người cán văn phịng Qua em rút học kinh nghiệm tình thực tế xảy khâu giải Trong thời gian kiến tập quan với giúp đỡ nhiệt tình cán nhân viên văn phòng em nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng quan tổ chức Là sinh viên bước tiếp xúc làm uen với công việc giúp em hiểu cách làm việc, lĩnh vực chuyên môn khác em cảm thấy tự tin em đào tạo trường với chun mơn khóa học sau bước vào làm việc quan giúp em tự tin với vốn kiến thức học trường Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc chun nghiệ người cán văn phịng qua tháng kiến tập văn phòng Ủy ban nhân dân thị xã thờ gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế công việc giúp đỡ thầy cô giáo môn Khoa Sv: Lương Thị Hiên 22 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Quản trị |Văn phòng giúp đỡ lãnh đạo quan, hướng dẫn tận tình cán văn phịng cán ban nghành Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt kiến tập báo cáo Qua em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng cán ban lãnh đạo thị xã đặc biệt cán văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt kiến tập này./ Em xin chân thành cản ơn ! Bỉm Sơn, ngày 13 tháng 06 năm 2015 Sinh viên Lương Thị Hiên Sv: Lương Thị Hiên 23 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHÂN III: PHỤ LỤC Sv: Lương Thị Hiên 24 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Chủ tịch Phó chủ tịch Kinh tế Phó chủ tịch văn-xã Văn-xã Văn phịng HĐND Phịng tài ngun-MT Phịng tài chính-KH Phòng Nội vụ Phòng Giáo dục Thanh tra Phòng văn hóa-TT Phịng tư pháp Phịng lao độngTBXH Đài truyền hình Trung tâm dạy nghề Trung tâm văn hóa Sv: Lương Thị Hiên 25 Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng Hội đông nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Trưởng phịng Chun viên thực cơng việc số Sv: Lương Thị Hiên Chuyên viên thực công việc số 26 Chuyên viên thực công việc số Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm 10 12 6333 12 121 32 12 2 2 12 11 11 Ghi chú: Cửa vào Bàn tiếp khách Bàn làm việc Máy tính Khay đựng tài liệu Máy in Máy điều hòa Tủ đựng tài liệu Quạt 10 Máy photo 11 Cây cảnh Sv: Lương Thị Hiên 27 12 Ghế Lớp: CĐ.QTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ cách bố trí trang thiết bị văn phịng hợp lý 8 10 12 2 2 12 5 4 11 11 Ghi chú: Cửa vào Bàn tiếp khách Bàn làm việc Máy tính Khay đựng tài liệu Máy in Máy điều hòa Tủ đựng tài liệu Quạt 10 Máy photo 11 Cây cảnh Sv: Lương Thị Hiên 12 28 Ghế Lớp: CĐ.QTVPK13A