Đang tải... (xem toàn văn)
Mục Lục A: Lời mở đầu………………………………………..……………………………...3 B: Tổng quát sơ lược về UBND thị xã Phúc Yên………………………..…….5 1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội thị xã Phúc Yên………………………….……..5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP….7 I: Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Phúc Yên…………………………………………………..…………………….…...7 1. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND thị xã Phúc Yên………………………………….7 2. Cơ cấu tổ chức thị xã Phúc Yên………………………………………………….…8 II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND thị xã Phúc yên………………………………………………………………..9 1. Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ thị xã Phúc Yên……………………….....9 1.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng Nội vụ, sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng…….....9 1.2. Số cán bộ hiện có của văn phòng và bản mô tả vị trí việc làm trong phòng nội vụ………………………………………………………………………..………….14 1.3. Thống kê danh mục các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành………………………………..…………………………………………….27 2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan……………….….27 2.1. Căn cứ vào sổ đăng kí công văn đi, thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây theo mẫu…………………………….…27 2.2. Nhận xét thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lí của phòng Nội vụ so với quy định hiện hành (thông tư 012011TTBNV)…………………………………...27 2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan…………….…..29 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan……..29 3.1. liệt kê những trang thiết bị sử dụng phổ biến trong văn phòng……………….…29 3.2. Sơ đồ bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng , nhận xét ưu nhược điểm hạn chế. Vẽ sơ đồ bố trí hợp lí hơn…………………………………………….…….31 3.3. thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan, nhận xét hiệu quả mang lại……………………………………………………….…..32 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................................33 I: Nhận xét ưu nhược điểm trong công tác hành chính của cơ quan…………............33 II: Những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm…………………...36 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………..38 PHẦN III: PHỤ LỤC………………………………………………………………...40
Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Mục Lục A: Lời mở đầu……………………………………… …………………………… B: Tổng quát sơ lược UBND thị xã Phúc Yên……………………… …….5 Điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội thị xã Phúc Yên………………………….…… PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP….7 I: Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND thị xã Phúc Yên………………………………………………… …………………….… Nhiệm vụ quyền hạn UBND thị xã Phúc Yên………………………………….7 Cơ cấu tổ chức thị xã Phúc Yên………………………………………………….…8 II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng UBND thị xã Phúc n……………………………………………………………… Tổ chức hoạt động phòng Nội vụ thị xã Phúc Yên……………………… 1.1 Chức nhiệm vụ phòng Nội vụ, sơ đồ cấu tổ chức văn phịng…… 1.2 Số cán có văn phịng mơ tả vị trí việc làm phòng nội vụ……………………………………………………………………… ………….14 1.3 Thống kê danh mục văn quản lí cơng tác văn thư, lưu trữ quan ban hành……………………………… …………………………………………….27 Tìm hiểu tình hình soạn thảo ban hành văn quan……………….….27 2.1 Căn vào sổ đăng kí cơng văn đi, thống kê hình thức văn hành số lượng ban hành 10 năm trở lại theo mẫu…………………………….…27 2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lí phịng Nội vụ so với quy định hành (thơng tư 01/2011/TT-BNV)………………………………… 27 2.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quan…………….… 29 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan…… 29 3.1 liệt kê trang thiết bị sử dụng phổ biến văn phịng……………….…29 3.2 Sơ đồ bố trí xếp trang thiết bị phòng , nhận xét ưu nhược điểm Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội hạn chế Vẽ sơ đồ bố trí hợp lí hơn…………………………………………….…….31 3.3 thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan, nhận xét hiệu mang lại……………………………………………………….… 32 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 I: Nhận xét ưu nhược điểm cơng tác hành quan………… 33 II: Những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm………………… 36 KẾT LUẬN………………………………………………………………………… 38 PHẦN III: PHỤ LỤC……………………………………………………………… 40 Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kỳ Cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước nên cơng tác văn phịng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Công tác văn phịng cơng tác quan trọng quan nào, góp phần lớn đến hoạt động quan Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển quan, đơn vị Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư, cơng tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chun mơn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quảng trị Văn phịng Quản trị Văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị Văn phòng kiến tập ngành nghề quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên sau trường “ Học thật đôi với làm thật” “ Học đơi với hành” Trong q trình kiến tập, sinh viên trường củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chun mơn lực, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học ngành Quản trị Văn phòng Thực kế hoạch kiến tập nhà trường, quan tâm tạo điều kiện, hướng dẫn khoa Quản trị văn phòng đồng ý tiếp nhận Phòng Nội vụ thị xã Phúc Yên, em kiến tập Phòng Nội vụ thị xã Phúc Yên bắt đầu Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội từngày 11/5/2015 đến hết ngày 07/6/2015 Trong gần tháng kiến tập phòng Nội vụ thị xã Phúc Yên, nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc em cán phịng tận tình hướng dẫn bảo nên em làm tốt cơng việc giao phó quan, nhờ em tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn cơng tác văn phịng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ Nguyễn Mạnh Cườnggiảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán UBND thị xã Phúc Yên, Trần Quang Tĩnh- chuyên viên phòng Nội vụ UBND thị xã Phúc Yên giúp đỡ em hồn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua Đây lần tiếp xúc với công việc thực tế, trình độ lực thân cịn hạn chế, dù cố gắng rât nhiều báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, giáo anh chị quan toàn thể bạn để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội B.TỔNG QUÁT SƠ LƯỢCVỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ PHÚC YÊN: Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội thị xã Phúc Yên Vị trí địa lý: thị xã thuộc tỉnh Vĩnh Phúc.Thị xã Phúc Yên nằm phía Đơng Nam tỉnh Vĩnh Phúc, phía Đơng Bắc Thủ đô Hà Nội, cách trung tâm thủ đô 30 Km Thị xã Phúc Yên có chiều dài theo trục Bắc - Nam 24 km, từ phường Hùng Vương đến đèo Nhe, xã Ngọc Thanh giáp với tỉnh Thái Ngun, có hệ thống giao thơng đa dạng: đường có tuyến Quốc lộ 2, Quốc lộ 23, đường xuyên Á Hà Nội - Lào Cai qua; có đường sắt Hà Nội – Lào Cai, giáp cảng hàng không quốc tế Nội Bài, tạo điều kiện cho Phúc Yên tiềm lực, lợi để mở rộng thị trường, thu hút đầu tư, giao lưu kinh tế, văn hoá Là đô thị cửa ngõ tỉnh Vĩnh Phúc, Phúc Yên xác định đô thị vệ tinh Vùng thủ đô Hà Nội; trung tâm du lịch, nghỉ dưỡng, thể dục thể thao đào tạo, trung tâm kinh tế công nghiệpdịch vụ, trung tâm khoa học kỹ thuật công nghệ, giữ vị trí chiến lược quan trọng phát triển công nghiệp thương mại - du lịch tỉnh, góp phần kết nối giao lưu phát triển kinh tế với vùng thủ đô Hà Nội Thị xã Phúc Yên có hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống cung cấp dịch vụ tương đối hồn chỉnh Địa hình: Nhìn chung, đất đai Phúc Yên không nhiều, không giàu chất dinh dưỡng lại nằm gần kề thủ đô Hà Nội tài nguyên đất thị xã trở thành tài nguyên có giá trị kinh tế cao Tài nguyên khoáng sản quý thị xã khơng có ngồi đá granit, nước mặt nước ngầm phong phú đáp ứng nhu cầu phát triển tương lai Khí hậu thời tiết:Thị xã Phúc n nằm vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ bình qn năm 23oC, có nét đặc trưng nóng ẩm, mưa nhiều mùa hè, hanh khơ lạnh kéo dài mùa đơng Khí hậu tương đối thuận lợi cho phát triển nông nghiệp đa dạng Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Điều kiện kinh tế:Cơ cấu kinh tế thị xã Phúc Yên xác định là: công nghiệp-dịch vụ, du lịch – nông, lâm nghiệp Thị xã Phúc Yên có nhiều tiềm năng, lợi để thu hút đầu tư phát triển kinh tế xã hội.Kinh tế địa bàn đạt mức tăng trưởng cao, năm gần bình qn tăng 23,05%/năm, đó, cơng nghiệp tăng 21,78%; dịch vụ tăng 25,57%; nông nghiệp tăng 5,37%/năm Tốc độ tăng trưởng kinh tế thị xã cao mức bình quân chung tỉnh Cơ cấu kinh tế thị xã năm vừa qua chuyển biến theo hướng tích cực, có chuyển dịch phù hợp với xu chung toàn tỉnh, tăng tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ, giảm dần tỷ trọng ngành nông nghiệp Năm 2013, Thương mại- Dịch vụ: 7,44%; Công nghiệp - xây dựng: 92,23%; Nông, lâm nghiệp: 0,51%; Tỷ trọng công nghiệp - xây dựng thương mại - dịch vụ - du lịch cấu kinh tế 99,51% Tổng thu ngân sách thành phần kinh tế địa bàn chiếm 2/3 tổng thu Ngân sách tỉnh Vĩnh Phúc Phúc Yên xứng đáng vùng trọng điểm kinh tế, đầu tàu kinh tế Vĩnh Phúc Về Xã Hội:Phúc Yên có nguồn lao động dồi dào, lao động độ tuổi chiếm 60% tổng dân số; tỷ lệ lao động phi nông nghiệp chiếm tổng cấu không cao Thị xã Phúc n cịn có hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống cung cấp dịch vụ tương đối hồn chỉnh Trên địa bàn thị xã có 500 quan, doanh nghiệp, trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, dạy nghề trung ương, tỉnh, Hà Nội, điều kiện thuận lợi để Phúc Yên khai thác mạnh, phát triển kinh tế xã hội Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan kiến tập 1.1.Nhiệm vụ, quyền hạn ủy ban nhân dân thị xã Phúc Yên: -Uỷ ban nhân dân thị xã Phúc Yên Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã Phúc Yên quan hành nhà nước trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân cấp quan nhà nước cấp trên.Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở -Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội năm trình Ủy ban nhân dân cấp Tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch sau phê duyệt -Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách nhà nước, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp để trình Hội đồng nhân dân định -Căn dự toán ngân sách giao, định cụ thể dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trường hợp cần thiết, định chủ trương, biện pháp triển khai thực ngân sách báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp kết phân bổ giao dự toán ngân sách địa phương -Lập toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cấp Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội trực tiếp để trình Hội đồng nhân dân phê chuẩn -Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch, chương trình sau phê duyệt -Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội huyện 1.2 Cơ cấu tổ chức thị xã Phúc Yên Về cấu, tổ chức máy: Thực Nghị định 172/2004/NĐ - CP ngày 29/9/2004 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện định số 360/2005/QĐ - UB ngày 01/02/2005 UBND tỉnh Vĩnh Phúc việc kiện tồn tổ chức quan chun mơn thuộc UBND huyện, thị xã; Quyết định số 1009/2008/QĐ-UBND ngày 04/4/2008 UBND tỉnh Vĩnh Phúc việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện tỉnh Vĩnh Phúc UBND thị xã Phúc Yên định thành lập phòng, ban giúp việc cho UBND thị xã a THƯỜNG TRỰC UBND THỊ XÃ Chủ tịch: Vũ Việt Văn phụ trách: Chỉ đạo, điều hành tồn hoạt động UBND thị xã Phó Chủ tịch: Lê Văn Lãng phụ trách: khối Kinh tế Phó Chủ tịch: Lê Văn Tân phụ trách: khối Văn xã b CÁC CÁC PHỊNG BAN CHUN MƠN THUỘC UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN Văn phòng HĐND & UBND Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Tài chính-Kế hoạch Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Phịng Tài ngun- Mơi trường Phòng Lao động, Thương binh Xã hội Phòng Văn hóa thơng tin Phịng Giáo dục Đào tạo Phòng Y tế 10 phòng Thanh tra 11 Phịng Kinh tế 12 Phịng Quản lí thị 13 Phòng Thống kê c CÁC ĐƠN VỊ TRỰC SỰ NGHIỆP 1.Ban quản lí khu du lịch Đại Lải Trung tâm Văn Hóa- Thể thao- Thơng tin Đài truyền Trung tâm giới thiệu việc làm Ban quản lí dự án đầu tư xây dựng Ban giải phóng mặt Trạm khuyến nơng Ban quản lí chợ Đội quản lí trật tự đô thị d ĐƠN VỊ HỘI Hội Chữ thập đỏ 2.Hội người mù Sơ đồ tổ chức máy quan ( phụ lục 01) II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động cơng tác hành phòng Nội vụ Tổ chức hoạt động phòng Nội Vụ thị xã Phúc Yên 1.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng Nội Vụ: Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Phòng Nội vụ có chức tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật lĩnh vực chuyên ngành nhiệm vụ, quyền hạn sau: Trình UBND cấp huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định Trình UBND cấp huyện ban hành định, thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Về tổ chức, máy: a) Tham mưu, giúp UBND cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn quan nhà nước cấp trên; b) Trình UBND cấp huyện định giúp UBND cấp huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, hợp nhất, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; c) Xây dựng đề án tổ chức tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định; Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 10 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội xếp chỗ định, dễ làm, dễ thấy dễ lấy 3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc phòng Nội vụ Nhận xét ưu điểm hạn chế, vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lý Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (phụ lục 04) a Ưu điểm hạn chế cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc phòng Nội vụ: -Ưu điểm: Phòng làm việc điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi nhân viên lãnh đạo, cán với nhân dân đến trao đổi cơng việc +Phịng làm việc có cửa sổ hướng vườn hoa tạo thoải mái, thoáng mát làm việc +Vị trí trang thiết bị, phương tiện phịng xếp hợp lí khoa học điều kiện làm việc tốt cho cán thực công việc cách nhanh chóng khơng bị chồng chéo +Các trang thiết bị phòng trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt cho cán làm việc -Hạn chế: +Do eo hẹp kinh tế địa phương số trang thiết bị cũ, khó sử dụng hiệu sử dụng không cao công việc +Cơ quan thiếu số giá đựng sách, số tài liệu xếp không nơi quy định làm ảnh hưởng tới việc tìm kiếm văn cán +Khn viên phịng làm việc chật hẹp nên phần làm ảnh hưởng tới công việc cán phòng b Cách khắc phục: +Các thiết bị phịng nên bố trí cách hợp lý, để dễ nhìn, dễ lấy cần làm việc với tài liệu Phịng Nội vụ huyện cần bố trí thêm số Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 31 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội cách xếp trang thiết bị phòng làm việc như: +Nên lắp thêm giá đựng tài liệu bố trí tủ đựng tài liệu sau bàn làm việc, +Trồng nhiều xanh phịng để có mơi trường làm việc mát mẻ, +Trang bị thêm hệ thống chiếu sang phong làm việc Sơ đồ văn phịng hợp lí (phụ lục 04) 3.3 Tìm hiểu thống kê tên phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng UBND thị xã Phúc n: Thực văn số 1430/UBND-HC ngày 27/3/2014 UBND tỉnh việc triển khai gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước địa vàn tỉnh văn số 67/VP-HC ngày 01/4/2014 Văn phòng UBND tỉnh việc gửi - nhận văn điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh, UBND thị xã ban hành văn số 208/UBND-VP ngày 10/3/2015 việc đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin áp dụng triệt để phần mềm quản lý văn điều hành Các phịng, ban chun mơn đơn vị nghiêm túc thực sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn Phấn đấu đến 16/3/2015 tất văn đến tỉnh văn đạo UBND thị xã gửi thông qua phần mềm quản lý văn điều hành Hầu hết cơng việc văn phịng có hỗ trợ cơng nghệ thơng tin, máy tính phương tiện đại Trong cơng tác quản lí tài quản sử dụng phần mềmMicrosoft Excel Trong công tác quản lí soạn thảo văn quan sử dụng phần mềm Microsoft Wort- công cụ soạn thảo văn phổ biến phận soạn thảo văn Ngoài quan sử dụng “phần mềm quản lí văn điều hành UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc” (http://iphucyen.vinhphuc.gov.vn) Việc sử dụng phần mềm văn điện tử công tác quản lý, điều hành đem lại hiệu sau - Đối với công tác văn thư +Triển khai văn nhanh chóng đảm bảo tính kịp thời Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 32 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội +Đảm bảo an toàn cho việc giao nhận, gửi văn nội dung công việc thông qua thư điện tử Tránh việc truyền tải nội dung công việc chun mơn qua hịm thư Gmail, yahoo góp phần giữ vững cơng tác bảo mật an tồn thơng tin + Quy trình quản lí văn chặt chẽ +Phần xử lý công việc công khai, minh bạch từ Đánh giá đc hiệu giải cơng việc cán công chức +Tiết kiệm giấy không cần in photo nhiều -Đối với công tác lưu trữ +UBND thị xã có danh mục hồ sơ lưu trữ để phục vụ công tác tra cứu, khai thác tài liệu đảm bảo nhanh gọn xác PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng quan kiến tập: Trong thời gian kiến tập UBND thị xã Phúc n, em thấy cơng tác văn phịng quan có vai trị quan trọng, với hiểu biết sinh viên năm thứ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin đưa số nhận xét sau: -Về công tác hành chính: Phịng Nội vụ thị xã Phúc n nhìn chung có thành tích bật quan cơng tác văn phịng tốt, hiệu Tại phịng, cán phịng phân cơng nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phịng gắng sức hồn thành nhiệm vụ cách tốt đạt hiệu cao Mơi trường phịng bố trí thống mát, lành có cửa sổ hướng vườn hoa giúp cán phịng có khơng gian thống mát để làm việc tốt Các trang thiết bị phòng đầy đủ, đại giúp cán phịng làm việc hiệu nhanh chóng Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 33 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Hơn phòng tổ chức nâng cao trình độ chun mơn cho cán phịng việc cử cán học tạ trường lớp uy tín nước, khơng nâng cao trình độ chun mơn mà cịn đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp, chứng học ngành học Cơng tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước soạn thảo ban hành văn quy định nhà nước ban hành Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao phó Ngồi phịng cịn làm tốt cơng tác tham mưu cho lãnh đạo phòng vấn đề quan, lãnh đạo phịng bố trí nhân viên thực cơng tác thu thập, xử lý thông tin cách hiệu để chủ tịch UBND huyện vào thơng tin để giải cơng việc cách hiệu Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình cơng tác thường kỳ, chương trình cơng tác năm UBND huyện Công tác thực nội quy văn phòng thực cách nghiêm túc, cán phịng có ý thức thực nội quy cách nghiêm chỉnh đào tạo mối quan hệ tốt đẹp cán với Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải mái đồng nghiệp với khơng có quyền lực hay sợ sệt cán với lãnh đạo Lãnh đạo phòng liên tục tổ chức thi nhân viên giỏi trao phần thưởng cho đạt thành tích cao nhằm tạo cảm giác thoải mái vui vẻ cho nhân viên sau ngày mệt nhọc cơng việc Phịng thường xun thay đổi cách làm việc nhằm tạo môi trường cho cán phịng làm việc hiệu -Về cơng tác văn thư, lưu trữ quan; Ưu điểm: Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 34 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian cơng sức cho cán bộ, cơng chức cho q trình thi hành công vụ Cán văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn cao, nên cơng tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực tốt xác Cán văn thư, lưu trữ quan thực đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn Cán văn thư, lưu trữ công tác vô quan trọng quan, giấy tờ xử lý văn thư lưu lưu trữ quan Nhờ quan tìm giấy tờ cách dễ dàng Vì vậy, cơng tác văn thư đáp ứng yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý đạo, điều hành UBND huyện tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, quốc phịng, an ninh Cịn lưu trữ thực nhiệm vụ lưu trữ lại tồn cơng văn, giấy tờ quan để phục vụ cho mục đích lưu giữ lại toàn giấy tờ quan trọng quan Phòng làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ đảm bảo sẽ, thống mát, phịng văn thư cần thêm thiết bị khoa học để đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu không bị hỏng môi trường, nhiệt độ Hằng ngày khối lượng văn cần giải ngày nhiều công tác văn thư, lưu trữ cần phải thật nhanh chóng đạt hiệu cao Tuy nhiên tính chung cơng tác văn thư, lưu trữ phịng tốt: đầy đủ, có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm cần thiết Nhược đểm: - Cơ sở hạ tầng: Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 35 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội +Do điều kiện sở vật chất cịn khó khăn nên UBND thị xã chưa xây dựng kho lưu trữ theo tiêu chuẩn nên tạm thời bố trí 01 phịng có diện tích khoảng 24m2 làm kho lưu trữ + Không gian làm việc văn thư, lưu trữ cịn chật hẹp khơng đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan - Trang thiết bị: +Tại phòng văn thư, lưu trữ cần liên tục cập nhật trang thiết bị giảm khâu thủ công giúp ích hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu công việc - Công tác nghiệp vụ: +Một số văn bản, giấy tờ không văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách +Công tác xác định giá trị tài liệu thực tốt xác định tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng, thừa nhiên số lượng không nhiều nên thị xã chưa tiến hành việc tiêu hủy +Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực quy định điều kiện thực tế kinh phí dành cho cơng tác lưu trữ cịn hạn chế nên chưa đảm bảo thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu từ đơn vị vào Lưu trữ quan +Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ cịn bị thất lạc khơng tìm thấy - Cán bộ: +Phòng Nội vụ phải đảm nhiệm nhiều công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ như: Công tác tổ chức cán bộ, công chức, viên chức; công tác thi đua khen thưởng, công tác CCHC, KSTTHC quy chế dân chủ, công tác niên; công tác tơn giáo địa giới hành chính; lưu trữ hồ sơ số lượng cán thiếu để đảm nhiệm hồn thành tốt cơng việc giao Trình độ chun mơn kinh nghiệm cơng tác lĩnh vực Nội vụ cịn hạn chế ảnh hưởng lớn đến kết nhiệm vụ giao II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 36 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Trong thời gian kiến tập phòng Nội vụ UBND thị xã Phúc Yên, em thu nhều kiến thức thực tế, bổ ích Em thấy phòng Nội vụ phận quan trọng cấu tổ chức làm việc UBND thị xã Phúc Yên Đây quan chun mơn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin cho lãnh đạo cần giải cơng việc Ngồi phịng phận quan trọng quản lý đào tạo nhân quan Mọi việc quan thơng qua phịng Nội vụ Phòng phận hậu cần quan, đảm bảo công tác tốt cho lãnh đạo cho quan Chính em xin đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: - Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra cơng tác văn bản, văn thư phịng ban chun mơn - Các cán phịng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải - Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất cơng việc cán phịng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Do nhu cầu công việc nhiều theo thời gian mà số lượng nhân lực quan lại thiếu, nên quan cần bổ sung them nhân lực để hoàn thành tốt công việc - cần trang bị thêm phương tiện máy móc đại như: tủ bảo quản tài liệu; giá sắt cố định bảo quản tài liệu; hệ thống báo cháy chữa cháy tự động; bình chữa cháy khí, bọt; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; thiết bị thơng gió; máy qt(scanner) Ngồi ra, lãnh đạo văn phịng cần thường xun đơn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Có đảm bảo hiệu cơng việc giúp kéo dài tuổi thọ cảu tài liệu - Cơ quan cần mua sắm thêm số trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu làm việc cán phòng Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 37 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 38 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau gần tháng kiến tập UBND thị xã Phúc Yên, thời gian không ngắn không dài sinh viên năm thứ hai em Nhưng quan, em học tập nhiều kiến thức bổ ích thực tế quan Đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động phịng Nội vụ nói riêng Qua em tiếp xúc thực tế với công việc thật, với chuyên môn thật quan nhà nước, trực tiếp tham gia vào công việc quan Tại quan em học hỏi nhiều kiến thức tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu chú, anh chị quan hướng dẫn tận tình Nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp quan, có kết hợp hài hịa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường nhận thức rõ ràng vai trị cơng tác văn phòng quan Là sinh viên trường, em nhận thấy thân cần trau dồi thêm nhiều kiến thức trường cần phải trải qua q trình thực tiễn cơng việc để có đủ lực làm tốt cơng việc tương lai Sau đợt kiến tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với hướng dẫn, góp ý, bảo nhiệt tình cán bộ, chuyên viênphòng Nội Vụ UBND thị xã Phúc Yên, em tự tin bước đường chọn Qua em xin cảm ơn khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ tập thểđội ngũ Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường- giáo viên hướng dẫn kiến tập nói riêng truyền đạt cho em kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề báo cáo Đồng thời em gửi lời cảm ơn tới phòng Nội vụ UBND thị xã Phúc Yên cho em kiến tập thực tế quan học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 39 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội trường, em xin chân thành cảm ơn Trần Quang Tĩnh- chun viên phịng Nội vụ trực tiếp nhiệt tình dạy giúp đỡ em thời gian kiến tập vừa qua Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế cịn ít, hiểu biết cịn nhiều hạn chế lần đầu em áp dụng kiến thức học tập vào thực tế nên em khơng tránh thiếu sót báo cáo Kính mong thầy, giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn Phúc Yên, ngày 09 tháng năm 2014 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hương Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 40 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 41 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 01:SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phụ trách kinh tê PHÓ CHỦ TỊCH Phụ trách Văn xã Phòng Phòng Phòng Phòng Thanh Phòng Ban Ban Phòng Phòng Phòng Phòng Văn Phòng Ban TT Phòng Tài Quản Kinh tra thị Tài Tư Giải Nội Giáo Văn phòng LĐ Quản Giới QL Dân Y pháp nguyên lý tế xã phóng DA vụ dụcđà tế hố HĐ TB lý du thiệu tộc MT Đô thị KH ND &XH lịchĐ việc MB o tạo TT ĐT UB XD Lải làm ND Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 42 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 02:SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ PHÚC YÊN: Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 43 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ cách bố trí,sắp xếp trang thiết bị phòng làm việc UBNDThị xã Phúc Yên 3c3 2b 2b 2b 2b 6a 3a 5d 2b 3b 2b 2a 2b 4b 3a 5c 1 f 3b 1b 10e 5a 1a 4a 4aa444 3a 5b 3a 10d 3b 3b 10a Chú Thích:1a Cửa vào 10b 10c 3.a bàn làm việc 6a Điện thoại 1b Cửa sổ 3.b ghế làm việc Máy photoCopy 2a bàn tiếp khách 4a.b Máy in 8.bình nước 2.b ghế tiếp khách 5a.b.c.d Máy tính 9.thùng rác 10.a.b.c.d.e.f: Tủ đựng hồ sơ,Tài liệu Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 44 Báo Cáo Kiến Tập-Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội Phụ Lục 04:Sơ đồ bố trí xếp trang thiết bị phịng hợp lí 2b 2b 2b 5d 11 3a 10f 3b 2b 2b 3a 4b 2b 2a 2b 1b 3b 5c 11 6a 1a 10e 3a 5a 4a 4aa444 5b 3a 10d 3b 10a Chú Thích: 1a Cửa vào 3b 10b 10c 3.a bàn làm việc 6a Điện thoại 1b Cửa sổ 3.b ghế làm việc Máy photoCopy 2a bàn tiếp khách 4a.b Máy in 8.bình nước 2.b ghế tiếp khách 5a.b.c.d Máy tính 9.thùng rác 10.a.b.c.d.e.f: Tủ đựng hồ sơ,Tài liệu 11 Cây xanh Nguyễn Thị Thu Hương-Lớp CĐ Quản Trị Văn Phòng K13A Trang 45