Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 PHẦN MỞ ĐẦU 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 4 CHƯƠNG I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4 5 I. Khái quát quá trình hình thành và và phát triển công ty 5 1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển 5 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 6 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Sông Đà 4. 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4. 10 1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng 10 1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng. 10 1.1.1 chức năng 10 1.1.2.Nhiệm vụ. 10 1.2.Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 12 1.3. Thống kê các danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành. 14 1.3.1 Nguyên nhân. 14 1.3.2. Thuận lợi. 15 1.3.3. Khó khăn. 15 2 .Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty cổ phần Sông Đà 4. 16 2.1. Căn cứ vào Sổ đăng kí công văn đi, thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây. 16 2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành. 17 2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản. 18 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 18 3.1. Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng của Công ty. 18 3.2. Sơ đồ trang thiết bị văn phòng tổ chức hành chính: 20 3.3. Việc sử dụng và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty.Nhận xét bước đầu về những hiệu quả của phần mềm mang lại. 22 CHƯƠNG 2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 4. 25 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sông Đà 4. 25 1.Ưu điểm. 25 1.1. Hoạt động văn phòng. 25 1.2. Công tác văn thư. 26 1.3. Công tác lưu trữ. 26 1.4.Công tác hành chính văn phòng. 26 2. Nhược điểm. 27 2.1. Công tác văn phòng. 27 2.2. Công tác văn thư. 27 2.3. Công tác lưu trữ. 27 2.4. Công tác hành chính văn phòng. 28 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 28 KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC 32
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ CHƯƠNG I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ I Khái quát trình hình thành và phát triển công ty .5 Tóm lược trình hình thành phát triển .5 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty Cơ cấu tổ chức máy công ty cổ phần Sông Đà Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức máy công ty Cổ phần Sông Đà : II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà 10 Tổ chức hoạt động Văn phòng 10 1.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phòng ; vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng 10 1.1.1 chức 10 1.1.2.Nhiệm vụ 10 1.2.Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ cá nhân văn phòng 12 1.3 Thống kê danh mục văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành 14 1.3.1 Nguyên nhân 14 1.3.2 Thuận lợi 15 1.3.3 Khó khăn 15 Tìm hiểu tình hình soạn thảo ban hành văn công ty cổ phần Sông Đà .16 2.1 Căn vào Sổ đăng kí công văn đi, thống kê hình thức văn hành số lượng ban hành 10 năm trở lại .16 2.2.Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành 17 Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Các bước quy trình soạn thảo văn .18 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty 18 3.1 Quan sát, tìm hiểu liệt kê trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phòng Công ty 18 3.2 Sơ đồ trang thiết bị văn phòng tổ chức- hành chính: 20 3.3 Việc sử dụng thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng công ty.Nhận xét bước đầu hiệu phần mềm mang lại 22 CHƯƠNG 25 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ .25 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà 25 1.Ưu điểm .25 1.1 Hoạt động văn phòng 25 1.2 Công tác văn thư 26 1.3 Công tác lưu trữ 26 1.4.Công tác hành văn phòng 26 Nhược điểm 27 2.1 Công tác văn phòng .27 2.2 Công tác văn thư 27 2.3 Công tác lưu trữ 28 2.4 Công tác hành văn phòng 28 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 28 KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC 33 Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong trình kiến tập viết báo cáo em gặp nhiều khó khăn thiếu kinh nghiệm thực tế, khả trình độ hạn chế, gặp phải số vấn đề sức khỏe…Tuy nhiên, hướng dẫn tận tình thầy ThS Nguyễn Mạnh Cường, với giúp đỡ ban lãnh đạo, toàn thể công nhân Công ty Cổ phần Sông Đà 4, em hoàn thành báo cáo kiến tập Em xin cảm ơn tất thầy cô khoa, thầy cô giảng dạy em trình học tập Các thầy cô người truyền đạt cho em kiến thức kinh nghiệm sống Em cung xin chân thành cảm ơn thầy ThS Nguyễn Mạnh Cường hướng dẫn em tận tình suốt trình kiến tập trải nghiệm để em hoàn thành báo cáo kiến tập Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sông Đà 4, toàn thể công nhân viên công ty nhiệt tình giúp đỡ, hợp tác suốt trình em kiến tập Bài báo cáo kiến tập em nhiều điểm hạn chế kiến thức thời gian kinh nghiệm thực tế, cố gắng không tránh khỏi thiêu sót Vì vậy, em mong nhận giúp đỡ, góp ý thầy cô hội đồng chấm để báo cáo em hoàn thiện hơn! Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên kiến tập Lê Thị Phương Dung Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, đất nước đà phát triển máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Chính điều khiến cho cần phải trang bị điều kiện tốt để làm công việc đòi hỏi tính chuyên môm cao Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, sử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan tổ chức Cùng với phát triển đất nước, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cho hướng đúng, chỗ vững thị trường, cần phải nhạy bén thay đổi cho phù hợp với kinh tế Vậy doanh nghiệp muốn quản lý, lãnh đạo tốt thiết phải có máy hoàn thiện, khâu hành động sáng tạo không ngừng đổi Xuất phát từ nhu cầu xã hội tầm quan trọng văn phòng xu phát triển nay, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thành lập khoa Quản Trị Văn Phòng, với phương châm nhà trường “ Học thật, thi thật, đời làm thật”, “ lý luận gắn với thực tiễn” Để đáp ứng phương châm khoa Quản Trị Văn Phòng tiến hành cho sinh viên ngành Quản Trị Văn Phòng kiến tập quan đơn vị, giúp cho sinh viên có thời gian trải nghiệm với thực tế làm quen với công việc quan, đơn vị ,vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế tai quan, dịp sinh viên củng cố tổng hợp kiến thức, tập dượt rèn luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc giao tiếp Được đồng ý nhà trường khoa Quản Trị Văn Phòng em giới thiệu tới Công ty Cổ phần Sông Đà Hà Nội để kiến tập ngành nghề với thời gian từ ngày 11/05/2015 đến hết ngày 07/06/2015 với nội dung tìm hiểu Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn phòng quan Trong khoảng thời gian kiến tập Công Ty Cổ Phần Sông Đà 4, thân em học hỏi nhiều cách làm việc, vận dụng kiến thức học từ thầy cô vào công việc quan, từ tiếp thu thêm số kinh nghiệm, hội để thân em củng cố lại kiến thức, từ tìm thiếu sót để khắc phục, đợt kiến tập giúp sinh viên định hình rõ công việc, trau dồi thêm kiến thức – kinh ngiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà quản trị phục vụ tốt cho công việc sau Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức máy công ty cổ phần Sông Đà Sơ đồ 2.2 cấu tổ chức máy văn phòng Bảng 2.1 Bảng thống kê số văn hành sô lượng ban hành 06 năm công ty Bảng 2.2 Các trang thiết bị văn phòng công ty Sông Đà Bảng 2.3 Sơ đồ xếp lại trang thiết bị văn phòng tổ chứchành Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ I Khái quát trình hình thành và phát triển công ty Tóm lược trình hình thành phát triển Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ Tên giao dịch quốc tế: SONG DA No4 JOINT- STOCKS COMPANY Viết tắt: SONGDA No4.JSC Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà TM,KĐT Văn khê, phường La Khê, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 042.2253465 Fax: 0422253467 Email: info@songda4.vn Website: www songda4.vn - www.songda4.com.vn Ngày thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 1989 Vốn điều lệ: 103.000.000.000 (một trăm linh ba tỷ đồng chẵn) Tổng số cán công nhân: 1086 người Trong đó: Gián tiếp 177 người Trực tiếp 909 người Công ty cổ phần Sông Đà đơn vị thành viên thuộc Tổng Công ty Sông Đà, thành lập theo định số 447/QĐ- BXD ngày 18/05/1989 Bộ trưởng Bộ Xây dựng Công ty cổ phần Sông Đà chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần theo định số 1329/QĐ-BXD ngày 26/10/2007 trưởng Bộ Xây dựng Trải qua hai mươi năm xây dựng trưởng thành, Công ty không ngừng phát triển mặt: quy mô tổ chức, chức nhiệm vụ, cấu ngành nghề, tổng giá trị sản xuất kinh doanh năm sau cao năm trước… Công ty quan tâm đến việc đào tạo, xây dựng đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật, cán quản lý giỏi tất lĩnh vực, đội ngũ công nhân có tay nghề Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cao với kỹ thuật chuyên sâu Đến nay, Công ty xây dựng đội ngũ bộ, công nhân có trình độ giỏi để thi công công trình công nghiệp, dân dụng… Với ngành nghề truyền thống xây dựng công trình thủy điện Trong năm qua, Công ty cổ phần Sông Đà tham gia nhiều công trình lớn, trọng điểm đất nước như: Thủy điện Yaly (720MW), Nhà máy nước long xuyên, Công trình đường Hồ Chí Minh, Thủy điện Sêsan 3(290NW), thủy điện Sêsan 4(320MW), Công trình thủy điện vẽ, Công trình thủy điện Xêkaman1 - nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào… Trong lĩnh vực xây lắp, Công ty coi trọng ứng dụng tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ vào thi công Công ty tăng cường hợp tác với tổ chức nước đầu tư trang thiết bị thi công sản xuất vật liệu tiên tiến Công ty vươn lên chiếm lĩnh thị trường công nghệ thi công bê tông lạnh…Việc áp dụng công nghệ rút ngắn thời gian thi công công trình, đảm bảo tiến độ, chất lượng hiệu kinh tế, an toàn lao động, nâng cao hiệu quả, uy tín nhà thầu Sông Đà xây lắp thủy điện Hiện Công ty áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Đến Công ty cổ phần Sông Đà trở thành doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xây lắp đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, lấy hiệu kinh tế xã hội thước đo phát triển bền vững mong muốn đối tác tin cậy lĩnh vực hoạt động với tất bạn hàng nước Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty Công ty Cổ phần Sông Đà hoạt động theo giấy chứng nhận doanh nghiệp Công ty cổ phần với mã số doanh nghiệp 5900189325 đăng ký lần đầu ngày 15/11/2007, đăng ký thay đổi lần thứ ngày 20/01/2011 sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp với chức Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Xây dựng công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông đường bộ, công trình công nghiệp, dân dụng -Thi công lắp đường dây trạm biến áp đến 110KV; -Đầu tư xây dựng khu công nghiệp đô thị ; -Khai thác đá,cát, sỏi, đất sét (chỉ hoạt động sau quan có thẩm quyền nhà nước cho phép); -Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét (sản xuât vật tư , vât liệu xây dựng, kết cấu bê tông, đường ống cấp thoát nước); -Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng (kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông, đường ống cấp thoát nước); -Sản xuất, truyền tải phân phối điện (chỉ hoạt động quan có thẩm quyền nhà nước cho phép); -Xuất nhập vật tư, nghuên liệu, thiết bị khí, giới công nghệ xây dựng; Cơ cấu tổ chức máy công ty cổ phần Sông Đà Công ty cổ phần Sông Đà Công ty thuộc Bộ Xây dựng chia thành nhiều chi nhánh Công ty cổ phần Sông Đà nằm chi nhánh đó, Bộ máy quản lý công ty tổ chức phong phú đa dạng ….được bố trí xếp theo quy mô hợp lý, nhằm tạo điều kiện cho việc quản lý giám đốc đến tất nhân viên cách hợp lý đạt hiệu công việc Hoạt động lĩnh vực phát triển Việt Nam nói riêng giới nói chung, Công ty Cổ phần Sông Đà thiết lập tổ chức máy gồm: Sinh viên: Lê Thị Phương Dung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức máy công ty Cổ phần Sông Đà : HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ PHÓ PHÓ GIÁM GIÁM GIÁM ĐỐC ĐỐC ĐÔC PHÒNG QUẢN LÝ – KĨ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN PHÒNG KINH TẾVẬT TƯ ĐỘI CÔNG TRÌNH II ĐỘI CÔNG TRÌNH I Sinh viên: Lê Thị Phương Dung PHÒNG KINH TẾ - KẾ HOẠCH Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thể lại cách thuận tiện không ảnh hưởng đến nhân viên khác Các máy hủy tài liệu, máy photo, máy scaner, máy fax đồ dùng thiếu văn phòng mà phải sử dụng đến, nên đặt chỗ gọn gàng tiện lợi để sử dụng cách thuận tiện Bảng 2.3.Sơ đồ xếp lại trang thiết bị văn phòng tổ chức - hành chính: xkjdckzcklxhcoo Cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng làm việc hợp lý giữ vai trò quan trọng phục vụ cho công việc nhân viên lãnh đạo văn phòng Bố trí, xếp hợp lý trang thiết bị phòng làm việc không giúp tiết kiệm diện tích tạo tính thẩm mỹ tạo cho cán bộ, nhân viên văn phòng có không gian làm việc thoải mái, nâng cao hiệu xuất công việc Nhận xét * Ưu điểm: Phòng trang bị đầy đủ tiện nghi làm việc bố trí xếp phù hợp với vị trí văn phòng, vị trí làm việc được bố trí máy Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 21 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vi tính máy in đặt với khoảng cách phù hợp kết nối với máy vi tính vị trí; photo copy đặt gần vị trí cửa vào tạo thuận lợi cho việc chép, chụp văn bản, tài liệu nhanh chóng Các tủ tài liệu, giá đựng tài liệu văn phòng phẩm bố trí gần với vị trí làm việc xếp gọn gàng, ngăn nắp giúp cho việc sử dụng thuận lợi Ánh sáng tự nhiên nhờ hệ thống cửa vào cửa sổ lắp đặt hệ thống cửa kính, khung nhôm kết hợp với ánh sáng đèn điện có ánh sáng phù hợp đủ độ sáng đáp ứng cho cán bộ, nhân viên làm việc giảm mệt mỏi, tránh sai sót nâng cao hiệu xuất công việc * Nhược điểm Ngoài ưu điểm việc xếp trang thiết bị văn phòng công ty có nhược điểm sau; Các trang thiết bị văn phòng đặt gần sát nhau,các vị trí làm việc chưa có ngăn riêng, có nhân viên làm việc riêng gây ảnh hưởng tới đồng nghiệp văn phòng, gây tập trung người trình xử lý công việc Máy photo đặt phòng làm việc, máy hoạt động nhiều để lưu chụp văn bản, tài liệu gây tiếng ồn gây tập trung 3.3 Việc sử dụng thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng công ty.Nhận xét bước đầu hiệu phần mềm mang lại Việc sử dụng áp dụng phần mềm quản lý hay phần mềm hỗ trợ cho trình làm việc, sản xuất kinh doanh quan, tổ chức doanh nghiệp không điều lạ thời đại công nghệ thông tin nay.Gần doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng nhiều phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm như: phần mềm soạn thảo Microsoft office (phần mềm soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu thông minh; hệ thống mạng LAN công ty; mạng Internet…) Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 22 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc ứng dụng phần mềm quản lý công tác văn phòng Công ty có hiệu định như: góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện cho cán nhân viên công ty dễ dàng thống kê số, liệu, báo cáo với nội dung chi tiết, xác phục vụ cho việc định quản lý, điều hành công ty Đặc biệt công ty có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự: Phần mềm quản lý nhân áp dụng vào quan để dễ quản lý nhân công ty đáp ứng nghiệp vụ thông thường văn phòng quản lý nhân như: chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân viên…và công cụ để xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn đào tạo, tiêu chuẩn đánh giá, phân tích hoạch định nguồn lực, quản trị chi phí nhân sự, xây dựng sách đãi ngộ giữ chân người tài…cho Công ty không lực lượng nhân lớn, nhiều cấp bậc đòi hỏi phải có nghiệp vụ vô phức tạp mang tính đặc thù riêng ngành mà phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi sách công ty HRM Pro cung cấp công cụ hữu hiệu việc dự báo tình hình nhân tương lai giúp Công ty có nhiều không gian thời gian cho việc đào tạo, hoạch định ổn định đội ngũ nhân kế cận Giải pháp phần mềm quản lý nhân giúp công ty xây dựng tiêu chuẩn đánh giá hiệu công việc nhân viên mang tính linh hoạt nhạy bén Hình ảnh phần mềm quản lý nhân HRM Pro ( phần phụ lục 1) Bên cạnh công ty sử dụng phần mềm quản lý văn (ECM) phần mềm tự động hóa quản lý hồ sơ luân chuyển văn công ty Sản phẩm phần mềm “1C: quản lý văn bản” phất triển tảng “1C:Doanh nghiệp 8.2, sản phẩm kế thừa phần mềm “1C:Archire3”, áp dụng 10 năm văn phòng hàng nghìn doanh nghiệp quan nhà nước việc tự động hóa quản lý văn Giải pháp “1C: Quản lý văn bản” cho phép: Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 23 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặt trình tự làm việc nhân viên với văn không làm phiên làm chồng chéo phần việc có nhiều người làm việc, giảm thời gian tìm kiếm thông tin hữu ích thời gian xử lý văn Nâng cao chất lượng tài liệu hoàn chỉnh (các dự án, văn kiện…) nhằm giải số lượng lớn vấn đề để xếp lại công việc người sử dụng “1C:quản lý văn bản” không phân chia theo chuyên nghành sử dụng hiệu phòng ban, giải pháp phần mềm cho phép giải cách tổng thể tự động hóa ghi nhận văn phối hợp làm việc nhân viên, kiểm soát phân tích kỷ luật thực văn Hình ảnh cho phần mềm quản lý văn bản( ECM) công ty ( phần phụ lục 2) Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 24 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng công ty Cổ phần Sông Đà Thời gian kiến tập khoảng thời gian không dài giúp em xem xét đánh giá phần công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Sông Đà 4, nơi em tham gia kiến tập nghề nghiệp Hi vọng đánh giá em giúp ích cho công ty trình hoàn thiện máy hành Sau đánh giá em ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty 1.Ưu điểm 1.1 Hoạt động văn phòng Văn phòng Công ty thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, đầu phong trào thi đua Công ty, tập thể Việc xếp, phân công công việc văn phòng hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, công việc giải cách nhanh chóng hiệu Văn phòng mặt công ty, cầu nối lãnh đạo với nhân viên, cá nhân đơn vị khác công ty Vì vậy, cán văn phòng giữ cho tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan văn phòng đáp ứng yêu cầu công việc, xác, kịp thời, đảm bảo hoạt động quản lý điều hành lãnh đạo Đội ngũ cán nhân viên điều người có hoạt động chuyên môm định lĩnh vực mà phụ trách, giữ vững lập trường, đáp ứng yêu cầu công việc đặt Đa số người có tuổi đời trẻ, động, nhiệt tình sáng tạo Những người lãnh đạo công ty người có lực chuyên môm cao, có nhiều kinh nghiệm công tác lãnh đạo, Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 25 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều hành Tổ chức phân công, xếp lao động nhìn chung cán bộ, nhân viên điều phân công công việc theo chuyên môm đào tạo, không trồng chéo công việc tạo hiệu làm việc Bố trí nơi làm việc, chỗ ngồi hợp lý, tạo môi trường làm việc khoa học, hiệu Trang thiết bị văn phòng lãnh đạo công ty quan tâm đầu tư trang thiết bị văn phòng đầy đủ phục vụ cho công việc, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành, lãnh đạo giải công việc 1.2 Công tác văn thư Công tác văn thư công ty giải cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo cho hoạt động điều hành lãnh đạo công ty Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời bảo mật đảm bảo cho công việc công ty giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách nguyên tắc công ty Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, nhân viên trình thực thi công vụ Công tác văn thư công ty thực cách tương đối khoa học xác Cán văn thư học hỏi đồng nghiệp vầ cập nhật văn bản, quy định nhà nước để áp dụng vào công việc 1.3 Công tác lưu trữ Các tài liệu công ty cán lưu trữ tổ chức đưa vào bảo quản phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tài liệu Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại đảm bảo hiệu giải công việc Hồ sơ lưu trữ công ty xếp, bố trí gọn gàng, ngăn nắp theo quy định nhà nước 1.4.Công tác hành văn phòng Việc chấp hành nội quy, quy định công ty thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán bộ, nhân viên có ý thức chấp hành Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 26 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đấu hoàn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên công ty Cán nhân vên văn phòng người có trình độ chuyên môm, nhạy bén, động sáng tao say mê tìm tòi công việc Công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu cải cách nên hành thời đại Nhược điểm 2.1 Công tác văn phòng Mô hình tổ chức văn phòng theo kiểu truyền thống, bố trí theo kiểu rải rác nên không tạo nên liên kết phận với nhau, gây khó khăn trình làm việc Tổ chức phân công xếp lao động chưa thực hợp lý Vẫn nhiều trường hợp chưa tuân thủ nội quy, quy định công ty làm muộn, tình trạng bỏ sót công việc xảy Sự đạo, điều hành lãnh đạo công tác văn phòng chưa thực quan tâm hiệu công việc chưa thực tốt chưa phát huy hết khả thành viên công ty Nhân văn phòng công ty thiếu, chưa có quy mô nên tiến độ công việc chậm Qua trình kiến tập công ty theo trình quan sát em nhận thấy đa số phận phân công công việc cụ thể theo chuyên nghành đào tạo có số cán đảm nhiệm thêm chuyên môm khác Điều làm cho công việc không cao sai sót, chí quan lại tốn thêm chi phí đào tạo 2.2 Công tác văn thư Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai, mắc lỗi nhiều thể thức : phông chữ, cỡ chữ, thể thức nội dung, canh lề… Trình bày theo nhiều kiểu, tùy tiện theo suy nghĩ người soạn thảo Hiện tượng trùng số văn xảy ra…Bên canh việc lập hồ sơ số phòng chưa Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 27 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tốt 2.3 Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ chưa thực coi trọng, chưa nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ quan, công ty chưa có phòng kho riêng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trình độ nhân viên đảm nhiệm công việc văn thư- lưu trữ chưa đào tạo chuyên sâu chuyên ngành trình độ thấp Những giá trị tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt, tài liệu thường bị phân tán phòng ban nên khai thác sử dụng tài liệu nhiều thời gian gặp nhiều khó khăn 2.4 Công tác hành văn phòng Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng nhiều hạn chế Vì vậy, công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn trình làm việc Chất lượng ban hành văn chưa cao văn mắc phải số sai sót nhỏ thể thức… II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để ưu điểm phát huy nhược điểm cần khắc phục công tác hành Công ty Em xin có số đề xuất sau: Phòng làm việc cần bố trí hợp lý Phòng làm việc ban lãnh đạo văn phòng cần phải tách riêng với phòng làm việc nhân viên văn phòng, phòng làm việc có diện tích tương đối rộng nên sử dụng vách ngăn để phân tách phòng Xây dựng phối hợp phòng, ban chuyên môn: Công ty bao gồm phòng ban, đơn vị phụ trách lĩnh vực khác Công ty làm việc có hiệu điều có nghĩa tổng thể thống từ xuống dưới, văn phòng đầu mối công việc, nên mối quan hệ văn phòng phòng ban quan trọng góp phần tạo nên tất thành công cho Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 28 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phận khác Chính vậy, kết hợp chặt chẽ phòng ban điều kiện để công việc thống sử lý nhanh nhất, ý tưởng, sáng kiến đưa vào thực tiễn Đầu tư đào tạo người: Con người nguồn lực quan trọng giúp cho doanh nghiệp phát triển Đầu tư phát triển người bước nhanh để phát triển nguồn tư duy, khả sáng tạo Đào tạo nghiệp vụ, kỹ chuyên môn, đào tạo kỹ mềm… đồng thời đưa điều kiện với nhân viên sau họ trải qua trình đào tạo như: thời gian cống hiến làm việc sau tham gia khoa đào tạo bao lâu, chấp nhận số yêu cầu Công ty… Công tác tham mưu tổng hợp có ý ngĩa quan trọng Vì vậy, xây dựng chương trình công tác hợp lý giúp cho hoạt động công ty diễn liên tục có hiệu Vì vậy, phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng nhân viên văn thư lưu trữ; Cán nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, đóng góp ý kiến Bên cạnh ban lãnh đạo công ty cần có chế độ khen thưởng khích lệ ý kiến có tính sáng tạo đem lại lợi ích hiệu cho công ty Lãnh đạo Công ty cần quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ cần nhanh chóng ban hành văn quản lý công tác văn thư lưu trữ công ty Bên cạnh đó,công tác văn thư lưu trữ công ty nên trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, tài liệu, xây dựng phòng lưu trữ riêng có nhiệt độ tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu tốt Đồng thời đưa sách khuyến khích, động viên nhân viên Giúp nhân viên có động lực làm tốt công việc giao Văn phòng cần lên kế hoạch tổ chức thường xuyên đợt huấn luyện, hướng dẫn cho cán bộ, nhân viên công ty công tác văn thư, lưu trữ cho phòng ban khác công ty Để cán bộ, nhân viên công ty năm khâu cần thiết trình đào tạo soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 29 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sơ, tài liệu công ty; Phân công nhiệm vụ, công việc cho nhân viên: tuyển dụng nhân vào làm việc, công ty dựa vào tình hình hoạt động công việc cụ thể doanh nghiệp cho tuyển dụng người, việc Điều đồng thời việc phân công cho hợp lý Nhân viên làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ Điều nay, thuận lợi cho trình đào tạo nguồn nhân lực, cho trình giải công việc Không nên để người kiêm nhiệm nhiều công việc gây cân bố trí thời gian công việc không thực theo quy trình, không hiệu Ứng dụng phần mềm tiên tiến đa dụng, trang thiết bị đại: Áp dụng thành công nghệ thông tin giúp cho doanh nghiệp theo kịp với thị trường bên ngoài, giảm thiểu tối đa thời gian giải công việc Bố trí cho phù hợp với mức sử dụng Công ty Ví dụ áp dụng phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, phần mềm kế toán doanh nghiệp Sử dụng trang thiết bị phục vụ cho công việc chuyên môn, công việc đòi hỏi mức độ sác cao Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 30 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 31 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Như ông cha ta có câu: “đi ngày đàng, học sang khôn”, kiến thức vô tận học sinh, sinh viên không nắm bắt kiến thức ngồi ghế nhà trường mà phải khảo sát với thực tế để hiểu biết thêm công việc nhân viên quản trị văn phòng Văn phòng đóng vai trò quan trọng công tác quản lý nói chung công tác văn phòng nói riêng Với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng ngày khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công ty, góp phần tạo điều kiện thuận lợi công tác quản lý văn phòng Qua thời gian kiến tập thời gian dài em nhận thấy quan trọng văn phòng quan nhà nước doanh nghiệp đặc biệt quan mà em kiến tập Công ty Cổ phần Sông Đà 4.Văn phòng nơi diễn hoạt động xử lý thư từ hoạt động công việc hành chính, nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin cho hiệu Bên cạnh đó, sau trình đồng ý nhà trường em kiến tập Công ty Cổ phần Sông Đà 4, làm công việc nhân viên văn phòng thân em học hỏi nhiều điều Đồng thời hướng dẫn, giúp đỡ cán văn phòng Nguyễn Ngọc Mẫn giúp em khoảng thời gian kiến tập nhiều tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo Tuy cố gắng để hoàn đợt kiến tập này, khả thân nhiều hạn chế nên nhiều sơ xuất Vậy em mong quý thầy cô bạn xem xét đánh giá giúp em để em có cách nhìn nhận sâu sắc vấn đề này, để làm điểm tựa cho phấn đấu công việc sau cách tốt Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 32 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 33 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01 Phần mềm quản lý nhân HRM Pro Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 34 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 Hình ảnh phần mềm quản lý văn (ECM) công ty Sinh viên: Lê Thị Phương Dung 35 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A