Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 4 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 5 1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 11 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12 2.1.1.1 Chức năng của văn phòng 12 2.1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng 12 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 14 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 14 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond palace: 17 3.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 17 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19 3.3.2 Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 20 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 23 3.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 23 3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 24 3.4 Nhận xét quy trình quản lí và giải quyết văn bản 25 3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lí và giải quyết văn bản điđến 25 3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 26 3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến 27 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 28 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 29 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 31 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 31 4.2 Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 32 4.2.1 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng Công ty (Phụ lục 3) 33 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (Phụ lục 4) 34 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diaond Palace. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 34 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 36 1. Ưu điểm: 36 1.1 Hoạt động của văn phòng 36 1.2 Công tác văn thư 37 1.3 Công tác lưu trữ 37 1.4 Công tác hành chính văn phòng 37 2.Nhược điểm: 37 2.1 Công tác văn phòng 37 2.2 Công tác Văn thư Lưu trữ 38 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38 KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHẦN III: PHỤ LỤC 42
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty 1.2Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace .6 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 11 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 11 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .11 2.1.1.1 Chức văn phòng .11 2.1.1.2 Nhiệm vụ văn phòng 11 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng 13 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 13 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond palace: 16 3.1 Hệ thống hoá văn quản lí Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 16 Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace .17 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 18 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 18 3.3.2 Nhận xét thể thức, kỹ thuật trình bày văn Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 19 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 21 3.3.3.1 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan .22 3.3.3.2 So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 23 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 23 3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lí giải văn đi-đến 23 3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn 24 3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đến 25 3.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 26 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 27 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 29 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 29 4.2 Sơ đồ hoá cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 30 Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.2.1 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Công ty (Phụ lục 3) 31 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu (Phụ lục 4) 32 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể phần mềm sử dụng công tác văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diaond Palace Nhận xét bước đầu hiệu mang lại .32 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 34 Ưu điểm: 34 1.1 Hoạt động văn phòng 34 1.2 Công tác văn thư 35 1.3 Công tác lưu trữ 35 1.4 Công tác hành văn phòng 35 2.Nhược điểm: 35 2.1 Công tác văn phòng .35 2.2 Công tác Văn thư- Lưu trữ 36 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 36 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .39 PHẦN III: PHỤ LỤC 40 Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT BHLĐ CBNV CBCNV QTTS CNTT ĐKKD Sinh viên: Hà Thị Loan Bảo hiểm lao động Cán nhân viên Cán công nhân viên Quản trị tài sản Công nghệ thông tin Đăng ký kinh doanh Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu trường Đại học Nội vụ Hà Nội em toàn thể bạn sinh viên khoa Quản trị văn phòng vinh dự kiến tập Đây thực hội giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tiễn Là hội để em tự tin giao tiếp, có thêm nhiều kinh nghiệm tự hoàn thiện thân Trong trình làm báo cáo không tránh khỏi thiếu xót, hạn chế Em mong nhận góp ý, bảo thấy cô, bạn bè, bạn đọc để em rút kinh nghiệm, hoàn thiện tốt làm Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS Lâm Thu Hằng- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng tận tình hướng dẫn suốt trình tham gia kiến tập viết báo cáo Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Quản trị văn phòng tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức năm em học tập Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace cho phép tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình kiến tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới chị Phạm Minh Tâm – người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ thực công việc Công ty Cuối em xin kính chúc quý Thầy, Cô dồi sức khoẻ thành công nghiệp trồng người Đồng kính chúc Cô, Chú, Anh, Chị Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace luôn mạnh khoẻ, thành công công việc sống Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên Hà Thị Loan Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, thời kì đẩy mạnh Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nước đòi hỏi phải có hành chuyên nghiệp khoa học để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước giai đoạn nay, công tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc điều hành, tổ chức, quản lý công việc hoạt động quan, tổ chức Cùng với phát triển đất nước, đòi hỏi Doanh nghiệp phải có hướng đắn, nhạy bén với thay đổi liên tục xã hội để có chỗ đứng vững thị trường ngày phát triển theo hướng tích cực Để làm điều đó, doanh nghiệp cần có máy tổ chức khoa học, hoàn thiện, khâu hành không ngừng thay đổi để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế Nhận thấy rõ tầm quan trọng công tác hành văn phòng để đáp nhu cầu thực tiễn xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo khối lượng lớn sinh viên ngành Hành văn phòng có ngành Quản trị văn phòng nhằm cung cấp nguồn lực có chuyên môn, trình độ ngành Quản trị văn phòng để đảm nhiệm công việc người nhân viên, cán văn phòng công việc người quản lí, phụ trách văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Với phương châm “ Gắn liền lý luận với thực tiễn” công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng thực Kế hoạch kiến tập ngành Quản trị văn phòng khoá 2012-2016 quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tế giúp cho sinh viêc làm quen với công việc quan, áp dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hội vận dụng kiến lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành sau tốt nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ giao Được cho phép nhà Trường khoa Quản trị văn phòng em giới thiệu tới Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace để kiến tập với thời gian ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/201 với nội dung tìm hiểu công tác văn phòng Công ty Trong khoảng thời gian kiến tập Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace thân em học hỏi nhiều điều Kiến tập đem lại cho em hội cọ xát với môi trường làm việc thực tế mà góp phần định hướng cho công việc văn phòng tương lai Em có hội tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp từ giúp em học hỏi tích lũy cho nhiều kinh nghiệm hơn; vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc quan;Từ giúp em nhận biết điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu công việc Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE * Giới thiệu vài nét công ty Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE Mã số thuế: 0105821123 Địa chỉ: Số 16 Ngách 64 Ngõ 67 Phố Thái Thịnh, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam Tên giao dịch: HANOI DIAMOND PALACE JOINT STOCK COMPANY Giấy cấp kinh doanh: 0105821123 – ngày cấp: 14/03/2012 Giám đốc: Thành Thị Thuỳ Nga - Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace công ty cung cấp dịch vụ tiệc cưới, hội nghị, kiện Diamond Palac thức khai trương vào ngày 28/7/2012 đường Hoàng Quốc Việt sầm uất, có tổng diện tích lên đến 3.000 m2 phòng đại tiệc gồm Sapphire tầng đón 500 khách, Ruby Opal tầng đón tới 700 khách Nối tiếp thành công sau năm đời, hệ thống tiệc cưới kiện Diamond Palace có thêm trung tâm toạ lạc toàn nhà M5-91 Nguyễn Chí Thanh- Hà Nội Trung tâm tổ chức tiệc cưới, kiện Diamond Palace gồm ba phòng đại tiệc Sapphire, Ruby Opal đón tiếp linh hoạt từ 200 đến 1000 khách Các phòng lắp đặt hệ thống vách ngăn linh hoạt mở rộng hay ngăn cách tạo không gian chung hay riêng biệt tuỳ theo nhu cầu khách hàng Sân khấu Diamond Palace thiết kế với hệ thống âm thanh, ánh sáng đại thích hợp để trình diễn tiết mục ca Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhạc, tạp kĩ phục vụ thực khách nơi để thực hình cưới đẹp Phòng tiệc trí lĩnh lãm theo phong cách Châu Âu, mang lại cho đôi uyên ương thực khách cảm giác thăng hoa ngày trọng đại Ngoài ra, tất phòng tiệc gắn hình máy chiếu, để cần truyền hình trực tiếp kiện diễn phòng với nhau, thích hợp để tổ chức tiệc cưới , hội nghị công ty, buổi lễ tri ân khách hàng * Một số hình ảnh Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace - Phụ lục 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Ngành nghề kinh doanh Công ty đa dạng: STT Tên ngành Mã ngành 5610 Nhà hàng dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 4632 Bán buôn thực phẩm 77290 Cho thuê đồ dùng cá nhân gia đình khác 82300 Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại 7710 Cho thuê xe có động 5630 Dịch vụ phục vụ đồ uống 56290 Dịch vụ ăn uống khác Sinh viên: Hà Thị Loan 56210 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới…) Bán lẻ đồ uống cửa hàng chuyên 47230 kinh doanh Bán buôn tổng hợp 46900 11 Bán buôn đồ uống 12 Cho thuê máy móc thiết bị đồ dùng hữu 7730 hình khác 4633 Hoạt động Công ty cung cấp dịch vụ ăn uống không thường xuyên với khách hàng ( phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới…) 1.2Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace * Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty ( Phụ lục số 02) Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace hoạt động hình thức Công ty Cổ phần Bộ máy quản lý Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức Cụ thể chức phận máy tổ chức sau: a) Hội đồng Quản trị: • Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn kế hoạch kinh doanh năm công ty; • Kiến nghị loại cổ phần tổng số cổ phần quyền chào bán • Quyết định chào bán cổ phần phạm vi số cổ phần quyền loại; chào bán loại; định huy động thêm vốn theo hình thức khác; • Quyết định giá chào bán cổ phần trái phiếu công ty; • Quyết định mua lại cổ phần theo quy định khoản Điều 91 Luật • Quyết định phương án đầu tư dự án đầu tư thẩm quyền giới này; hạn theo quy định Luật Điều lệ công ty; Sinh viên: Hà Thị Loan Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm…toàn nhân viên phải quẹt thẻ làm nghỉ làm Mỗi nhân viên có mã số riêng cho biết cấp bậc, vị trí, phận toang thông tin cá nhân khác lưu trữ sở liệu Việc áp dụng phần mềm công tác văn phòng giúp cho công tác văn phòng Công ty đạt hiệu cao hơn, tiết kiệm nhiều thời gian, công sức thực triển khai công việc khác cách nhanh chòng thuận lợi Đảm bảo cung cấp nhanh chóng xác thông tin cho lãnh đạo, phòng ban trình đạo-điều hành giải công việc Sinh viên: Hà Thị Loan 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace Quá quãng thời gian kiến tập Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace em có nhận xét, đánh giá công tác văn phòng Công ty sau: Ưu điểm: 1.1 Hoạt động văn phòng Bộ máy văn phòng Công ty tổ chức thích hợp Bộ máy văn phòng với đầy đủ phận nhân viên cần thiết để thực thi hoạt động văn phòng, đáp ứng đầy đủ hoạt động Công ty Văn phòng Công ty thực tốt chức năng, nhiệm vụ Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng bảng phân công công viêc, quy chế làm việc tổ chức thực theo quy chế; giúp Giám đốc xây dựng tổ chức thực chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo… Như vây, việc thực tốt chức tham mưu, tổng hợp mà văn phòng Công ty trợ giúp cho lãnh đạo có sở để lựa chọn cac định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan Việc xếp, phân công công việc văn phòng hợp lý, đảm bảo phân chia công việc không bị chồng chéo, công việc giải nhanh chóng hiệu Văn phòng vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng Công ty Văn phòng làm tốt nhiệm vụ vừa trở thành phận đầu não Công ty vừa mặt Công ty, thu nhận phát lượng thông tin kịp thời cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo cho hoạt động Công ty trôi chảy đạt hiệu Sinh viên: Hà Thị Loan 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Công tác văn thư - Công tác văn thư đầu tư trang thiết bị như: máy tính, máy in, máy tính nối mạng, tủ đựng hồ sơ… - Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư tổ chức thực cách khoa học, đảm bảo giải công việc nhanh chóng, xác đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời 1.3 Công tác lưu trữ - Các tài liệu cán văn thư xếp hợp lý đưa vào tủ lưu trữ bảo quản cẩn thẩn Hồ sơ lưu trữ xếp gọn gang, khoa học, dễ tìm phục vụ cho hoạt động kinh doanh Công ty 1.4 Công tác hành văn phòng - Cán bộ, nhân viên văn phòng có ý thức, kỷ luật tốt, chấp hành đạo, điều hành cấp Mối quan hệ thành viên Công ty tốt đẹp, người thường giúp đỡ lẫn công việc - Sự cố gắng Lãnh đạo chuyên viên chuyên trách công tác văn phòng, khẳng định đóng góp công tác văn phòng giúp thông tin hai chiều lãnh Công ty đơn vị thông suốt, xác kịp thời, đóng góp hiệu vào phát triển Công ty 2.Nhược điểm: 2.1 Công tác văn phòng - Chất lượng xử lý văn tiến độ chưa kỳ vọng; công tác tham mưu tổng hợp, thống kê chưa chuyên nghiệp, chưa đáp ứng yêu cầu Công ty - Chưa quán triệt vai trò, chức văn phòng phận tham mưu giúp việc quan trọng cần quan tâm đầu tư mức; phận chuyên viên chuyên trách công tác văn phòng chưa thật có tinh thần trách nhiệm cao; văn hướng dẫn chế tài xử lý chưa thích hợp hiệu Sinh viên: Hà Thị Loan 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa bám sát vào thực tiễn công việc; tính chuyên nghiệp đội ngũ cán chưa cao 2.2 Công tác Văn thư- Lưu trữ - Do hạn chế kinh phí biên chế nên sở vật chất, trang thiết bị đầu tư cho công tác Văn thư- Lưu trữ chưa đầu tư Trong Công kho lưu trữ tài liệu với đầy đủ trang thiết bị đại mà hồ sơ, tài liệu bảo quản tủ - Chưa có cán văn thư riêng mà cán hành kiêm công tác văn thư nên trình độ chuyên môn nhiều hạn chế, chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư chuyên sâu, họ giải công việc theo cảm tính, Trưởng phòng phải nhắc nhở nhiều - Cồng tác Văn thư- Lưu trữ chưa coi trọng Quá trính soạn thảo văn mắc nhiều lỗi, mắc lỗi nhiều thể thức kỹ thuật trình bày như: phông chữ, cỡ chữ, lề… cán bộ, nhân viên Công ty chưa nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ Công ty - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ hạn chế chưa trọng II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để phát huy ưu điểm đạt khắc phục nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty Người viết xin đưa giải pháp cụ thể sau: - Tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành Công tác tác văn phòng, công tác Văn thư – Lư trữ theo quy định pháp luậ; nhanh chóng ban hành văn quản lí công tác văn Văn thư - Lưu trữ Công ty.Nâng cao chất lượng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán văn phòng cách tổ chức chương trình đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên Sinh viên: Hà Thị Loan 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến thức văn phòng cho nhân viên Công ty như: thuê chuyên gia đào tạo công tác văn phòng, cử người học lớp bồi dưỡng - Xây dựng môi trường làm việc tốt để phát huy khả năn sáng tạo công việc nhân viên Môi trường làm việc phải đảm bảo vật chất lẫn tinh thần.Phòng làm việc cần bố trí hợp lý Phòng làm việc cán văn phòng cần tách riêng với nhân viên văn phòng Đầu tư trang thiết bị văn phòng để phục vụ tốt cho trình làm việc cán nhân viên để tiết kiệm thời gian, công sức - Xây dựng chương trình công tác hợp lý cán văn phòng nhân viên Văn thư – Lưu trữ Cán nhận viên cần chủ động tham gia đề xuất, đóng góp ý kiến Bên cạnh Ban lãnh đạo Công ty cần có chế độ khen thưởng, khích lệ ý kiến sáng tạo, mang tính ứng dụng đem lại hiệu cho Công ty Sinh viên: Hà Thị Loan 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Ngày nay, với phát triển đất nước, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan tổ chức Cơ quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt công tác văn phòng văn phòng coi vị trí trung tâm kết nối hoạt dộng quản lý điều hành cấp, phận tổ chức; máy làm việc lãnh đạo; trung tâm khâu nối hoạt động quản lý, điều hành Vì công tác văn phòng mang mặt đa dạng hơn: trang thiết bị đại, không gian mở, trì linh hoạt, thích ứng với nhu cầu, phương thức làm việc phong phú Đối với Công ty Cổ phần Hà Nội Daimond Palace công tác văn phòng có vai trò quan trọng trình lãnh đạo, điều hành hoạt động Công ty.Công tác văn phòng tiến hành có nề nếp, cán văn phòng có ý thức làm việc tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi công việc đơn vị thông suốt, trôi chảy, lãnh đạo, điều hành ngày hiệu Bài tiểu luận em thực với mong muốn đóng góp ý kiến việc nâng cao hiệu công tác văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace Tuy nhiên với kiến thức nhiều hạn chế số ý kiến mang tính chủ quan, cá nhân Em mong nhận đóng góp thầy cô bạn Một lần em xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu nhà trường thầy cô môn, đặc biệt hướng dẫn ThS Lâm Thu Hằng tạo điều kiện giúp em hoàn thành báo cáo Sinh viên: Hà Thị Loan 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; 2.Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2015 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; -Giáo trình “ Nghiệp vụ công tác văn thư” trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải 2009; Giáo trình “ Công tác Lưu trữ” Cao đẳng học Nội vụ Hà Nội, NXB Hà Nội 2009; Sinh viên: Hà Thị Loan 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Sinh viên: Hà Thị Loan 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC TRỤ SỞ CÔNG TY TẠI 91 HOÀNG QUỐC VIỆT, NGHĨA ĐÔ, CẦU GIẤY, HÀ NỘI Sinh viên: Hà Thị Loan 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHÒNG TIỆC CÔNG TY TRỤ SỞ TẠI 91 HOÀNG QUỐC VIỆT, NGHĨA ĐÔ, CẦU GIẤY Sinh viên: Hà Thị Loan 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHÒNG TIỆC CÔNG TY TRỤ SỞ TẠI TÒA NHÀ M5 91 NGUYỄN CHÍ THANH Sinh viên: Hà Thị Loan 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN BỘ PHẬN KẾ BỘ PHẬN BỘ PHẬN KỸ BỘ PHẬN TRUNG TÂM TOÁN HÀN CHÍNH THUẬT BẢO VỆ TRƯỞNG BỘ PHẬN TRUNG TÂM TRƯỞNG BỘ TRƯỞNG PHẬN BÁN BỘ PHẬN HÀNG BÀN NHÂN VIÊN LỄ TÂN BẾP TRƯỞNG 02 BẾP PHÓ NHÂN VIÊN BÀN NHÂN VIÊN LAO CÔNG NẤU ĂN Sinh viên: Hà Thị Loan 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CÁCH BỐ TRÍ , SẮP XẾP TRANG THIẾT BỊ TRONG PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG 8 8 * Chú giải: Máy tính Ghế Máy đếm tiền : Cửa vào Giá đựng văn phòng phẩm : Bàn Máy điện thoại Máy in Tủ đựng hồ sơ, tài liệu Máy photocopy Sinh viên: Hà Thị Loan 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 04 ĐỀ XUẤT VĂN PHÒNG MỚI TỐI ƯU ƯU 8 Sinh viên: Hà Thị Loan 1 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN SAI THỂ THỨC CỦA CÔNG TY Sinh viên: Hà Thị Loan 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B