Đang tải... (xem toàn văn)
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cp dịch vụ hàng hải hàng không con cá heo Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cp dịch vụ hàng hải hàng không con cá heo Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cp dịch vụ hàng hải hàng không con cá heo Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cp dịch vụ hàng hải hàng không con cá heo Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cp dịch vụ hàng hải hàng không con cá heo Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cp dịch vụ hàng hải hàng không con cá heo
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH -*** BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO Họ tên sinh viên: Lê Thị Đoan Trang Mã sinh viên: 1201016574 Khóa: K51D Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: ThS Lê Giang Nam TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2015 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN KHOA HỌC ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt AMS Automated Manifest System Corp Corporation Hệ thống khai báo kiểm sốt hàng hóa tự động Công ty Cổ phần CP CS Customer Service Dịch vụ khách hàng EXW Ex Works Giao xưởng FAST Freight Assistance System Technology Phần mềm quản lí hệ thống FCL Full Container Load Hàng nguyên container HB/L House Bill of Lading Vận đơn thứ Harmonized Commodity HS Description and Coding System Hệ thống hài hịa mơ tả mã hóa hàng hóa Kê khai an ninh dành cho nhà ISF Importer Security Filling LCL Less than Container Load Hàng lẻ MB/L Master Bill of Lading Vận đơn chủ SI Shipping Instruction Hướng dẫn gửi hàng nhập DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng biểu Sơ đồ 1.1: Mơ hình tổ chức Công ty Cổ phần dịch vụ hàng Sơ đồ hải hàng không Con Cá Heo Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hoạt động giao nhận hàng hóa xuất đường biển cơng ty CP Con Cá Heo Bảng 1.1: Số lượng nhân viên phịng ban cơng ty Bảng 1.2: Cơ cấu nhân Công ty CP Dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo giai đoạn 2012 – 2014 Bảng Bảng 1.3: Kết hoạt động kinh doanh công ty từ 2012 đến 2014 Trang 15 10 11 12 Bảng 1.4: Tỷ trọng doanh thu việc giao nhận hàng xuất đường biển tổng doanh thu Công ty CP Con Cá Heo giai đoạn 2012 – 2014 13 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT1 DANH MỤC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU .1 Chương .3 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO .3 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức tình hình nhân 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.2.4 Tình hình nhân 1.3 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 20122014 10 1.4 Vai trò nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất đường biển cơng ty .11 Chương 13 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG 13 ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI .13 HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO .13 2.1 Thực tế quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển cơng ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo 13 2.1.1 Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng .14 2.1.2 Gửi Booking Note 15 2.1.3 Phát hành vận đơn đường biển HB/L cho khách hàng 15 2.1.4 Nhận MB/L người vận tải gửi qua .16 2.1.5 Phát hành hóa đơn ghi nợ/có 17 2.1.6 Gửi thông báo chi tiết cụ thể lô hàng cho Đại lý 17 2.1.7 Chuyển chứng từ để phận kế toán theo dõi toán với khách hàng/đại lý/hãng tàu 18 2.1.8 Lưu hồ sơ 18 2.2 Nhận xét chung 18 2.2.1 Điểm mạnh 18 2.2.2 Điểm yếu 20 Chương 22 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO 22 3.1 Triển vọng 22 3.1.1 Cơ hội 22 3.1.2 Thách thức 23 3.2 Định hướng công ty 23 3.3 Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất đường biển công ty 24 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 17 kiện, số kg, số CBM, … trùng khớp với HB/L hay chưa, loại cước trả trước hay cước trả cảng đến, gửi B/L sang đại lý đồng thời gửi HB/L phát hành cho khách hàng sang đại lý Đối với hàng USA/Canada khai AMS/ACI, phận yêu cầu hãng tàu gửi chi tiết AMS/ACI kê khai cho để gửi cho đại lý Khi MB/L xác, lúc yêu cầu hãng tàu gửi giấy ghi nợ cho lơ hàng (nếu có cước trả trước) Chuyển tiếp giấy hãng tàu tài liệu mà vào giấy ghi nợ nhập số tiền phải trả cho hãng tàu vào cước tiền hàng FAST 2.1.5 Phát hành hóa đơn ghi nợ/có Bộ phận chịu trách nhiệm bước phận kế toán chứng từ hàng xuất Có loại hố đơn ghi nợ/có (debit/credit note): - Hoá đơn ghi nợ phát hành cho khách hàng (không cần lưu file): phát hành xong HB/L, khách hàng yêu cầu gửi hoá đơn ghi nợ cho họ tốn, phận chứng từ thơng báo cho kế toán để phát hành hoá đơn ghi nợ/có hóa đơn gửi khách hàng - Hố đơn ghi nợ/có phát hành cho đại lý (nếu hàng định hàng thường yêu cầu thu tiền cước cảng đến – phải lưu vào file): phận chứng từ phát hành hoá đơn theo báo phận CS/Sales nhập vào FAST 2.1.6 Gửi thông báo chi tiết cụ thể lô hàng cho Đại lý Bộ phận chứng từ hàng xuất gửi Shipping Advice toàn chứng từ HB/L, MB/L, Debit Note/rCedit Note (nếu có), AMS/ACI ISF (nếu có) cho đại lý Lưu ý, gửi trước ngày tàu chạy (đối với tuyến ngắn ngày tuyến USA) chậm ngày kể từ ngày tàu chạy (đối với tuyến dài ngày) Đối với số tuyến ngắn ngày mà hãng tàu gửi MB/L ngày tàu chạy sau tàu chạy sau có MB/L phải gửi prealert cho đại lý để đại lý trình manifest bên nước ngồi u cầu đại lý hồi âm mail confirm nhận Shipping Advice Sau ngày kể từ ngày gửi Shipping Advice mà không thấy đại lý confirm nhận mail phải tiếp tục thúc đẩy đại lý Đối với lô hàng làm DDU/DDP, gửi prealert, chứng từ phải thông báo với đại lý lơ hàng làm DDU/DDP để tránh phát sinh vấn đề chậm trễ thông báo Trên pre-alert có đầy đủ thơng tin bao 18 gồm chứng từ gốc - Documents khách hàng tự gửi Công ty Con Cá Heo gửi mail trường hợp đại lí yêu cầu 2.1.7 Chuyển chứng từ để phận kế toán theo dõi toán với khách hàng/đại lý/hãng tàu Các chứng từ HB/L, MB/L, Debit/Credit note, Profit statement (lợi nhuận thu lô hàng) để phận kế toán theo dõi toán với khách hàng/đại lý/hãng tàu Chuyển file sang phận kế toán theo dõi toán với khách hàng/đại lý/hãng tàu Kế toán gửi mail xác nhận phận chứng từ hàng xuất toán với hãng tàu Đối với lơ hàng kế tốn tốn tiền mặt, phải mang bill telex release/surrender giao cho phận chứng từ hàng xuất gửi đại lý Đối với lơ hàng kế tốn chuyển khoản, sau chuyển khoản xong phải báo email cho phận Chứng từ hàng xuất để theo dõi liên lạc với hãng tàu để lấy Telex Release/Surrender gửi cho đại lý Sau có Telex Release/Surrender, chứng từ hàng xuất ghi vào sổ theo dõi để tránh việc quên làm Telex Release 2.1.8 Lƣu hồ sơ Khi hàng hóa vận chuyển đến nơi quy định người nhận hàng, công ty tổng hợp lưu lại toàn hợp đồng chứng từ cần thiết để phục vụ cho khiếu nại có sau này; đồng thời tổng kết lại doanh thu làm bảng tổng kết lãi – lỗ (Report profit – loss) Sau chuyển đến phịng kế tốn theo dõi cơng nợ 2.2 Nhận xét chung 2.2.1 Điểm mạnh Quy trình xuất hồn thiện: Cơng ty thành lập hoạt động suốt năm qua, tổng kết kinh nghiệm nhiều lần giao dịch thực với khách hàng, rút nhiều ưu điểm từ đẩy mạnh phát triển tồn quy trình Mỗi phận có đặc thù cơng việc riêng giúp cho họ chun mơn hóa kĩ kiến thức phục vụ cho việc thực bước quy trình Trao đổi thơng tin an tồn, chặt chẽ: Quy trình giao nhận Cơng ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo chặt chẽ an tồn 19 trao đổi thơng tin khách hàng, đại lý phận công ty điều thông qua email fax (luôn có đính kèm báo cáo vào lưu) cơng việc diễn nhanh lưu lại làm chứng có cố xảy Ngoài phận trao đổi với qua phần mềm quản lý FAST giúp cho việc giao tiếp phận diễn cách nhanh chóng xác, thúc đẩy tiến độ cơng việc Chi phí vận chuyển hợp lý: Hiện cơng ty có chi nhánh Tp Hồ Chí Minh Hà Nội vài thành phố lớn Việt Nam, khu vực Đơng Nam Á, Phnom Penh… nên có đơn đặt hàng từ nhiều nơi khác tới phí vận chuyển giảm nhiều làm đa dạng hóa phạm vi khách hàng Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết với công việc trang bị đầy đủ kĩ năng, kiến thức chuyên môn Nhân viên công ty làm việc với tinh thần xem quyền lợi khách hàng hàng đầu nhằm củng cố uy tín cơng ty trường quốc tế Ngồi cơng ty cịn tách biệt hai phận: phịng kinh doanh phịng chăm sóc khách hàng dẫn đến hiệu cao, tránh tình trạng thiếu kỹ giao tiếp với khách hàng, tập trung vào chuyên môn Đội ngũ lãnh đạo trẻ trung, động, trình độ chun mơn cao yếu tố tạo nên thành công hoạt động công ty Tình trạng nợ khó địi cơng ty có lơ hàng cước Collect đến nhận lệnh giao hàng ln phải tốn cước tiền mặt có ủy nhiệm chi nhận lệnh Sự phát triển hệ thống cảng biến, sân bay, thủ tục Hải quan, sách ưu đãi mở rộng giao thương nhà nước doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bước tạo đà tăng trưởng mạnh cho công ty lĩnh vực giao nhận Bên cạnh đó, ký kết hiệp định song phương, đa phương, mở rộng quan hệ kinh tế quốc tế nỗ lực tham gia vào tổ chức kinh tế toàn cầu giúp cho doanh nghiệp có bước tiến tốt vấn đề hợp tác, giao lưu học hỏi ngành nghề giao nhận quốc gia với 20 2.2.2 Điểm yếu Các khó khăn quy trình thực thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập phần lớn nằm khâu thủ tục Hải quan, thân thủ tục Hải quan hệ thống Hải quan Việt Nam nhiều bất cập gây nhiều bất lợi cho công ty giao nhận việc thực công tác giao nhận vận tải Những bất cập kể đến sau: chưa có quy định riêng thủ tục hải quan phù hợp với đặc thù loại hàng hóa; quy định hồ sơ hải quan khơng cịn phù hợp với việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử trường hợp miễn trả; thủ tục cịn rườm rà nhiều cơng đoạn Mặt khác, vấn nạn tiêu cực phận Hải quan gây nhiều khó khăn, tốn thời gian chi phí cho nhân viên q trình giao nhận hàng hóa Số lượng nhân viên bậc Cao học khơng có nhiều để nâng cao mặt chung chất lượng nhân công ty Khối lượng công việc người quản lý tải Trong phải điều hành nhiều công đoạn cho nhiều quy trình, số lượng người quản lí có hai người Điều dẫn đến việc tải công việc khơng xử lý kịp thời dẫn tới sai sót khó tránh khỏi Trình độ nghiệp vụ cán xuất nhập hạn chế, dẫn đến tình trạng thực cơng đoạn chậm chạp, thủ tục hải quan chủ yếu thực thủ cơng Trong quy trình bước chuẩn bị hồ sơ khai hải quan, nhân viên chứng từ thường nhầm lẫn làm tờ khai không phù hợp với điều kiện giao hàng hợp đồng, dẫn đến khó khăn thời gian trình làm thủ tục hải quan nộp chứng từ để lấy hàng Đối với hàng sales, hệ thống đại lý chưa thực đa dạng rộng rãi Vì cần thiết lập mối quan hệ rộng khắp thật uy tín tin cậy để không hạn chế vận chuyển hàng hóa xuất nhập Hiện hàng qua cơng ty chủ yếu hàng định chiếm tỷ trọng lên đến 70% cơng ty phải phụ thuộc nhiều vào lượng hàng, hoàn toàn bị động Nếu rủi ro đó, hàng định gặp cố, ảnh hưởng nghiêm trọng tới tình hình hoạt động cơng ty, mà tình hình cơng ty khơng thể dự đốn để phịng ngừa tổn thất xảy cho cơng ty Đội ngũ sales mỏng so với nhu cầu: cơng ty có nhân viên sales, điều cho thấy chưa thể phát triển hàng sales vượt lên so với hàng định 21 Chưa có đội ngũ sales chuyên sales hàng sea: lực lượng sales mỏng có nguồn hàng làm hàng đó, chưa có tính chun nghiệp khơng có phận chun biệt Ngồi cơng ty chưa có chiến lược lâu dài cho phận hàng sales Công nghệ khoa học chưa công ty ưu tiên hàng đầu, mức độ cập nhật chưa liên tục, kịp thời đầy đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng thị trường Nhu cầu hàng lạnh thị trường lớn cơng ty chưa có kho lạnh, xe lạnh để khai thác thị trường Tình hình tốn tiền cước khách hàng cho cơng ty cịn chậm điều ảnh hưởng phần đến hiệu hoạt động công ty Tuy bước quy trình thực việc giao nhận hàng hóa cơng ty chặt chẽ khó khăn bất cập tồn gây ảnh hưởng lớn đến uy tín doanh thu cơng ty tiếp tục tồn tình trạng Điều đòi hỏi phải đưa số biện pháp cải thiện việc thực giao nhận hàng hóa công ty CP Con Cá Heo nhằm tạo tiền đề vững cho cơng ty xây dựng hình ảnh thực mục tiêu lớn trở thành cơng ty lớn mạnh uy tín Việt Nam tầm quốc tế 22 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO 3.1 Triển vọng 3.1.1 Cơ hội Triển vọng phát triển dịch vụ vận tải giới: Dịch vụ Logistics qua nhiều giai đoạn phát triển, đến thời kỳ quản trị cung ứng (SCM) với đặc trưng bật phát triển quan hệ đối tác, kết hợp chặt chẽ nhà sản xuất, nhà cung cấp với người tiêu thụ bên liên quan Trong xu phát triển toàn cầu, dịch vụ mở phạm vi rộng, đáp ứng nhu cầu tích hợp nhiều hoạt động Xu thời đại dẫn đến bước phát triển tất yếu Logistics Logistics tồn cầu Triển vọng phát triển dịch vụ vận tải Việt Nam: Việt Nam đánh giá quốc gia có điều kiện tự nhiên vị trí địa lý vơ thuận lợi để phát triển ngành logistics với 17000 km đường nhựa, 3200 km đường sắt, 42000 km đường thủy, khoảng 300 cảng biển lớn nhỏ, 20 sân bay hàng trăm cửa quốc tế, quốc gia lớn nhỏ nằm dọc theo chiều dài đất nước Tuy xuất Việt Nam từ kinh tế hàng hóa đời, trao đổi thương mại Việt Nam nước giới phát triển, ngành logistics bước góp phần lớn vào cơng phát triển kinh tế đất nước Ngày với phát triển ngành công nghệ thông tin, hầu hết công việc khâu nhập liệu để kê khai hợp đồng, làm hóa đơn hay kiểm kê hàng hóa thực dễ dàng thiết bị điện tử Do đó, thủ tục nhập đơn giản giúp cơng ty giảm thiểu chi phí, thời gian công sức Việc nước ta gia nhập ngày sâu vào tổ chức thương mại quốc tế lớn Tổ chức Thương mại Thế giới – WTO; Liên minh Châu Âu – EU, Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á – ASIAN tạo lập nhiều mối quan hệ song phương với hầu hết kinh tế giới mang lại cho doanh nghiệp nhiều hội kinh doanh với mức thuế suất ưu đãi 23 Quy định Chính phủ Việt Nam thủ tục liên quan đến quy trình xuất hàng hóa khai hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, ngày rõ ràng, đơn giản Những quy định giúp Cơng ty tiết kiệm nhiều chi phí thời gian thực quy trình xuất Vì việc thực giao nhận hàng hóa xuất đường biển đường hàng không Công ty ngày diễn thuận lợi nhanh chóng 3.1.2 Thách thức Quá trình hội nhập thương mại quốc tế mang lại cho nước ta nhiều hội đồng thời kéo theo khơng thách thức với doanh nghiệp nước, bật cạnh tranh gay gắt số lượng chất lượng tương lai có nhiều cơng ty nước thực hoạt động giao nhận vận tải Vậy nên để tồn mơi trường khắc nghiệt địi hỏi cơng ty phải có cải tiến vượt bậc linh hoạt cách hoạt động Khn khổ pháp luật điều chỉnh hoạt động logistics khơng cịn phù hợp, thiếu cập nhật định chế cần thiết lĩnh vực logistics quốc tế Vì vậy, thị trường dịch vụ logistics cịn thiếu tính minh bạch, cạnh tranh chưa lành mạnh, chưa tạo điều kiện phát triển bền vững cho ngành Gây khó khăn cho cơng ty hoạt động lĩnh vực 3.2 Định hƣớng công ty Công ty Con Cá Heo hoạt động với phương châm rõ ràng “Empower your supply chain” (tạm dịch “tạo sức mạnh cho nguồn cung ứng bạn”) mà định hướng lâu dài công ty tiếp tục phát huy mặt đạt được, khắc phục hạn chế, tận dụng hội vượt qua thách thức để khẳng định vị doanh nghiệp môi trường đầy cạnh tranh, trở thành nhà giao nhận vận tải đáng tin cậy Việt Nam Giai đoạn tháng cuối năm 2015 năm 2016-2019 coi bước đệm để thực thành công định hướng dài hạn công ty, theo đó, mục tiêu trước mắt mà cơng ty đặt gồm có: - Tăng số lượng nhân viên lên, chủ yếu người có trình độ đại học, cao học, có kiến thức chuyên sâu ngành; nhằm mở rộng quy mô giúp cho việc thực quy trình dễ dàng 24 - Tìm kiếm khách hàng thị trường Châu Á, Châu Mỹ EU Canada, Brazil, Đức, Thụy Sĩ… - Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển đường hàng không nhằm giúp cho việc thực hợp đồng cách dễ dàng nhanh chóng 3.3 Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất đƣờng biển cơng ty Qua tìm hiểu, quy trình cịn có số điểm cần phải hồn thiện nhằm nâng cao khả cạnh trạnh, nâng cao lợi nhuận đó, đề xuất bên nhằm hồn thiện quy trình thực hiện, đem lại hiệu cho hoạt động kinh doanh công ty CP Con Cá Heo Hạn chế bất cập khâu thủ tục Hải quan hệ thống Hải quan: Với bất cập tồn khâu thủ tục Hải quan hệ thống pháp luật Hải quan, công ty cần có tác động định để góp phần cho việc cải cách thủ tục, làm hoàn thiện hệ thống Hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động lĩnh vực giao nhận Cụ thể yêu cầu tổng quát việc sửa đổi Luật Hải quan: Trên sở rà soát đánh giá tổng thể quy định pháp luật hành, rà soát điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên, việc sửa đổi Luật Hải quan cần xem xét cách tổng thể mặt thủ tục hải quan; đảm bảo đồng bộ, thống quy định hoạt động nghiệp vụ khác quản lý hải quan Việc quản lý hải quan nên dựa kỹ thuật tiên tiến, phương pháp khoa học áp dụng đầy đủ, phù hợp với chuẩn mực, thông lệ quốc tế toàn hoạt động Sự thay đổi cách quản lý phải đảm bảo đơn giản hóa hệ thống quản lý, từ đơn giản hóa thủ tục, có điều kiện để áp dụng công nghệ thông tin cách hiệu công tác quản lý Tiếp tục áp dụng biện pháp mà ngành hải quan thực phân luồng hàng hóa, đăng ký tờ khai máy tính, phân cấp rộng quyền ký tờ khai hải quan để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Khơng riêng Việt Nam mà nước khác, hải quan khâu phức tạp với nhà xuất nhập Bởi thủ tục hải quan gồm nhiều bước, gặp sai sót hàng hóa giấy tờ làm chậm trễ quy trình 25 thực cơng tác xuất nhập Do cơng ty cần phải lập chứng từ hải quan đầy đủ, giấy tờ cần phải khớp với chứng từ quan trọng hợp đồng L/C chuẩn bị từ trước Khuyến khích q trình làm tờ khai hải quan, phòng nên bổ sung thêm bước kiểm tra chéo hồ sơ nhân viên phận, nhằm hạn chế sai sót khơng đáng có tiết kiệm thời gian làm thủ tục, đảm bảo cho quy trình hoạt động thơng suốt Cơng ty cần tiếp tục hồn thiện quy trình thực cơng tác giao nhận hàng hóa xuất nhập thủ tục hành chính: cần chuẩn bị tốt giấy tờ liên quan đến hoạt động xuất nhập nhằm đảm bảo đầy đủ, kịp thời nhận hàng, đồng thời chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết theo quy định Nhà nước như: giấy phép xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa… Khi nhận chứng từ khách hàng, nhân viên cần phải dựa vào chuyên môn kinh nghiệm làm chứng từ để kiểm tra chứng từ thật kỹ, tư vấn cho khách hàng chuẩn bị hồ sơ cho hợp lí Bộ phận chứng từ cần tổ chức lớp bồi dưỡng đào tạo cán nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, tổ chức buổi trao đổi học hỏi kinh nghiệm hàng tháng, phải có buổi họp đánh giá tình tình thực giải đáp thắc mắc khó khăn nhân viên khâu làm chứng từ Hồn thiện cơng tác lãnh đạo tổ chức nhân sự: Cần đào tạo bồi dưỡng nhân viên có trình độ chun mơn cao đồng đều, cán quản lý có lực, coi chiến lược phát triển lâu dài công ty Cần có sách khen thưởng đãi ngộ cá nhân có thành tích xuất sắc, khuyến khích nhân viên cách tạo hội cho họ tự khẳng định Đồng thời nghiêm khắc phê bình, xử phạt cá nhân vi phạm nội quy, quy chế làm ảnh hưởng tới lợi ích chung công ty Đội ngũ lãnh đạo phải gương mẫu công nhân noi theo Đối với sách tuyển dụng nhân sự, cơng ty phải xây dựng chương trình tuyển dụng bản, hợp lý từ đầu để có lựa chọn xác Quá trình tuyển dụng nên chặt chẽ, cần mô tả công việc tiêu chuẩn cách cụ thể trình đăng tuyển, nên ưu tiên người có kinh nghiệm đào tạo qua trường lớp Bên cạnh đó, cơng ty cịn liên kết với trường Đại 26 học toàn thành, tổ chức chuyên đề hội thảo tuyển dụng liên quan đến vấn đề xuất nhập khẩu, qua tìm kiếm hội lựa chọn tiếp cận sinh viên thích hợp, phẩm chất tốt cho vị trí cơng ty sau Bên cạnh sách lương bổng phúc lợi hợp lý, cơng ty cịn phải quan tâm đến cải thiện môi trường làm việc Tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, nâng cao ý thức làm việc cống hiến nhân viên phát triển văn hóa doanh nghiệp đến mức cao Sự hiệu họ khen thưởng xứng đáng, bên cạnh đó, nhân viên cịn cần có quan tâm đầu tư cho chương trình huấn luyện, đào tạo trung dài hạn để nâng cao hội học hỏi, phát huy chun mơn… Đặc biệt, hoạt động chủ yếu có liên quan trực tiếp tới nước ngồi, công ty nên trọng bồi dưỡng ngoại ngữ cho cán nghiệp vụ để đạt hiệu cao giao dịch với đối tác nước Tạo mối liên kiên chặt chẽ phận cơng ty, tránh tình trạng hoạt động độc lập đặc thù chuyên sâu cấu hành Ngồi cần phải có thêm vị trí giám sát quy trình chặt chẽ bước quy trình bị sai sót kéo theo hậu vô nghiêm trọng sau Những vị trí nên có trình độ bậc Cao học trở lên dày dạn kinh nghiệm Nâng cao trình độ tay nghề nhân viên, đặc biệt trình độ chuyên môn nhân viên phận chứng từ Khi tuyển dụng nhân viên phận cần lưu ý đến cẩn thẩn tỉ mỉ để tránh việc nhầm lẫn làm tờ khai không phù hợp với điều kiện giao hàng hợp đồng, dẫn đến khó khăn thời gian q trình làm thủ tục hải quan nộp chứng từ để lấy hàng Tiếp tục trẻ hóa đội ngũ cán bộ, tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ chun mơn giỏi đặc biệt khắc phục tình trạng tải cơng việc phịng Xuất Nhập để cơng việc thực nhanh chóng hiệu Cố gắng tăng số lượng người có học vấn bậc Cao học để thực việc quản lí quy trình, quản lý phận cách sáng suốt chặt chẽ Tạo môi trường làm việc động, thân thiện, thoải mái để phát huy hiệu công việc cho nhân viên, thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm liên kết phòng ban công ty dã ngoại, du lịch … 27 Đa dạng phạm vi khách hàng loại hàng hóa giao nhận: Phịng Sales phịng chịu trách nhiệm cho việc tìm kiếm khách hàng mới, chào giá theo đuổi, xây dựng mối quan hệ vững với đại lý nước ngồi Vậy nên đẩy mạnh cơng tác phịng Sales vơ cần thiết Đối với tình hình thực tế cơng ty, Con Cá Heo bước muốn thoát khỏi bị động phụ thuộc vào hàng định, tăng lượng hàng thường nhằm tạo chủ động kinh doanh Để làm vậy, trước hết công ty phải xây dựng đội ngũ sales vững mạnh Cụ thể công ty cần có sách đào tạo nghiệp vụ sale hàng có hiệu cho nhân viên phận sales Đào tạo nhân viên sale số nghiệp vụ làm hàng cách từ lên nâng cao nhằm giúp họ nắm rõ nghiệp vụ để sale hàng tốt hơn, tạo tin tưởng cho khách hàng Bên cạnh cịn phải xây dựng đội ngũ sales chun biệt, xây dựng riêng đội sale hàng air (tức đào tạo nghiệp vụ làm hàng air để nhân viên sale nắm rõ số quy định từ đến nâng hàng air) xây dựng riêng đội sale hàng sea Đối với hàng sea chia cách rõ rệt loại: Hàng FCL (công ty cần xây dựng hệ thống giá hỗ trợ cho nhân viên sale hàng tốt cách ký hợp đồng với hãng tàu lớn.) hàng LCL (tuyển thêm nhân viên phận sale để bán đủ lượng hàng) Đặc biệt cần trọng phát triển hàng sea thành mạnh kinh doanh cơng ty tình hình kinh doanh hàng air suy giảm chi phí vận chuyển cao cơng ty có kế hoạch sản xuất hàng tốt giao hàng tiến độ Về trình độ nhân viên phịng Sales nói riêng, bước hoàn thiện cách học hoàn chỉnh chương trình đào tạo ngắn hạn, chương trình đạo tạo chuyên viên làm hàng, … Cải tiến loại máy móc thiết bị: Trong nhu cầu hàng lạnh lớn cơng ty lại khơng có kho lạnh xe lạnh để khai thác thị trường Đây tổn thất lớn không kịp thời cập nhật để bị bỏ xa thương trường Công ty cần nghiên cứu nhu cầu đa dạng khách hàng để xem xét đạt chưa nhằm bổ sung trang bị máy móc thiết bị cịn thiếu, mang lại hiệu cao góp phần làm tăng lợi nhuận Từ bắt tay vào việc tìm hiểu loại thiết bị cơng nghệ đại giới, nhập từ nước 28 để đảm bảo mặt chất lượng Tuy nhiên cần ý đến ngân sách cơng ty tránh tình trạng lãng phí, dư thừa khơng cần thiết Đƣa sách tốn phù hợp: Việc chậm toán khách hàng, nợ tồn đọng nhiều gây khơng khó khăn cho cơng ty Vì việc đưa sách tốn phù hợp để hạn chế rủi ro tín dụng vơ cần thiết để giải khó khăn mà cơng ty mắc phải Cơng ty cần phải tìm ngun nhân gây khả tín dụng khả tín dụng khách hàng tiềm bị ảnh hưởng trường hợp khác Tuỳ theo mà cơng ty linh động lập điều khoản tín dụng thích hợp làm tăng khả toán toán phần, … Hơn để đề phịng nguồn thơng tin tham khảo xác cơng ty nên có danh sách đầy đủ nhà cung cấp thay liên lạc với ngưòi khách hàng tiềm cung cấp Thứ ba phác thảo điều khoản tốn Cơng ty cần u cầu khách hàng xem xét lại sách tốn ký vào biên chấp nhận chúng Đảm bảo điều khoản cơng ty đặt vị trí dễ thấy đơn đặt hàng hố đơn Nó bao gồm chi tiết phương thức toán, thời kỳ ân hạn, chiết khấu cho việc toán sớm, hình thức phạt tốn chậm, q trình cơng ty thực để theo dõi hố đơn tốn chậm Ngồi cơng ty yêu cầu toán trước phần với khách hàng chưa có đủ độ tin cậy 29 KẾT LUẬN Dịch vụ giao nhận ngày đóng vai trò quan trọng kinh tế giới thông qua việc thiết lập tuyến đường vận tải nối liền biên giới quốc gia; cước phí cạnh tranh, tiến khoa học kỹ thuật suất lao động… hạ thấp thúc đẩy thương mại giới phát triển chưa thấy so với nhiều thập niên trước Tuy nhiên, vận tải thương mại giới có mối liên hệ chặt chẽ Giao nhận vận tải phát triển phải dựa sản xuất mua bán trao đổi hàng hóa Trái lại, phương tiện vận tải tốt làm giảm giá cước, tạo cho mậu dịch hàng hóa tăng trưởng mở rộng Ở nước ta ngành vận tải kinh doanh dịch vụ giao nhận đời từ lâu, trình độ phát triển cịn thấp, chưa tương xứng với tiềm biển đất nước ta Hiện Việt Nam xuất nhiều doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận vận tải với nhiều quy mô khác Bất chấp nhiều khó khăn thị trường, cơng ty CP Con Cá Heo thành lập năm có bước phát triển đáng kể Trong thời gian qua ngành giao nhận vận tải công ty nói riêng tồn ngành nói chung gặt hái nhiều thành công như: Doanh thu hàng năm tăng, chất lượng dịch vụ cải thiện, thị trường dịch vụ mở rộng, nguồn nhân lực trọng Chúng ta trình hội nhập với kinh tế toàn cầu, điều tạo nhiều hội làm ăn cho doanh nghiệp, đặc biệt công ty giao nhận vận tải Tuy nhiên gặp nhiều thách thức khó khăn tham gia vào thị trường giao nhận tồn cầu Vì lý đó, Nhà nước cơng ty giao nhận phải lập cho kế hoạch lâu dài, chiến lược hợp lý để vượt qua thách thức, đưa ngành giao nhận vận tải nước nhà lên tầm cao mới, đủ sức cạnh tranh với cơng ty giao nhận nước ngồi, tạo niềm tin với doanh nghiệp xuất nhập Qua trình thực tập nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hoá xuất đường biển cơng ty, tác giả nhận thấy tình hình, cách thức hoạt động quy trình giao nhận nhập phần thể tính đa dạng phức tạp Điều cho thấy doanh nghiệp Việt Nam có thay đổi theo hướng hoàn thiện quy trình xuất nhập nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng vận tải nội địa quốc tế Tuy nhiên vướng phải khó khăn từ thị trường 30 từ hoạt động cơng ty Hiện nước ta trình xây dựng lại hệ thống cảng biển, mở rộng hoạt động số cảng mới, đồng thời tiến hành xây dựng hệ thống giao thông nhiều mặt, doanh nghiệp vận tải tích cực phát triển, làm Với đà phát triển cùa ngành giao nhận vận tải tồn giới nói chung Việt Nam nói riêng, với nỗ lực thay đổi kịp thời, xác cơng ty nay, tác giả tin tưởng tương lai công ty CP Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo phát triển lớn mạnh hơn, đóng góp phần quan trọng vào tốc độ tăng trưởng ngành chung tay vào vươn mạnh mẽ kinh tế Việt Nam Tác giả mong công ty ngày phát triển để góp phần đưa kinh tế đất nước lên 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Xuân Lưu (2002), Giáo trình Kinh tế ngoại thương, Nhà xuất Giáo dục, Hà Nội Hồng Văn Châu, 2009, Giáo trình Logistics Vận tải quốc tế, Nhà xuất Thông tin Truyền thông, Hà Nội Vũ Hữu Tửu (2005), Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nhà xuất Giáo dục, Hà Nội Tài liệu phòng ban công ty CP Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo