Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Đóng góp của đề tài 5 7. Kết cấu khoá luận 6 PHẦN NỘI DUNG 7 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 7 1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 7 1.1.1 Khái niệm 7 1.1.2 Ý nghĩa 7 1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Giấy An Hòa 9 1.2.1 Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần Giấy An Hòa 9 1.2.2. Chức năng 10 1.2.3 Nhiệm vụ 11 1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Giấy An Hòa 11 1.3 Khái quát chung về hoạt động công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa 13 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 17 2.1 Mô hình tổ chức 17 2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18 2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi, đến 24 2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27 2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 29 2.6 Một số công tác khác 30 2.7 Tiểu kết 31 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 33 3.1 Nhận xét 33 3.1.1 Ưu điểm 33 3.1.2 Nhược điểm 35 3.2 Các nhóm giải pháp 36 3.2.1 Nhóm giải pháp tham mưu cho lãnh đạo về công tác văn thư 36 3.2.2 Nhóm giải pháp về tổ chức công tác văn thư 37 3.2.3 Nhóm giải pháp soạn thảo và ban hành văn bản 37 3.2.4 Nhóm giải pháp tổ chức và quản lý văn bản đi đến 38 3.2.5 Nhóm giải pháp kiểm tra, thi đua, khen thưởng 39 3.2.6 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư 40 3.2.7 Nhóm giải pháp lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 41 PHẦN KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC
Khóa luận tốt nghiệp Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THẠC SĨ LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : NHỮ MAI NHUNG Mã số SV, khóa, lớp : 1307QTVA039 Khóa luận tốt nghiệp Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A HÀ NỘI - 2015 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài .1 2.Mục tiêu nghiên cứu 3.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4.Đối tượng phạm vi nghiên cứu .4 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Đóng góp đề tài 7.Kết cấu khoá luận PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 1Lý luận chung công tác văn thư .6 1.1.1 Khái niệm .6 1.1.2 Ý nghĩa 2Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty cổ phần Giấy An Hòa 1.2.1 Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần Giấy An Hòa 1.2.2 Chức 10 1.2.3 Nhiệm vụ 10 1.2.4 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Giấy An Hòa 11 3Khái quát chung hoạt động công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hòa 13 Chương 17 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 17 GIẤY AN HÒA 17 2.1 Mô hình tổ chức 17 2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn 18 2.3 Công tác tổ chức quản lý văn đi, đến .24 2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 27 2.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 29 2.6 Một số công tác khác 30 2.7 Tiểu kết 31 Chương 33 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA .33 3.1 Nhận xét .33 3.1.1 Ưu điểm .33 3.1.2 Nhược điểm 35 Khóa luận tốt nghiệp Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A 3.2 Các nhóm giải pháp 36 3.2.1 Nhóm giải pháp tham mưu cho lãnh đạo công tác văn thư 36 3.2.2 Nhóm giải pháp tổ chức công tác văn thư 37 3.2.3 Nhóm giải pháp soạn thảo ban hành văn 37 3.2.4 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý văn đến 38 3.2.5 Nhóm giải pháp kiểm tra, thi đua, khen thưởng 39 3.2.6 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư 40 3.2.7 Nhóm giải pháp lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ 41 PHẦN KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC .45 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính xác, bảo mật an toàn thông tin văn phục vụ cho quản lý điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Với đặc thù doanh nghiệp chuyên sản xuất công nghiệp có quy mô lớn Trong trình hoạt động Công ty cổ phần Giấy An Hòa có nhiều loại hình văn hình thành tương đối phong phú đa dạng, đặc biệt có tính đặc thù chuyên môn cao hợp đồng kinh tế, tài liệu kỹ thuật, văn hành chính… nguồn thông tin phong phú giúp phục vụ cho trình quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh lãnh đạo Tuy nhiên đặc thù doanh nghiệp công việc sản xuất nên thực tế cho thấy công tác văn thư chưa thực trọng quan tâm Quản lý rời rạc không tập trung nhân phụ trách dẫn đến thất thoát văn bản, tài liệu Nhân phụ trách trước bàn giao tài liệu rời khỏi vị trí dẫn đến số tài liệu bị thất lạc trách nhiệm công tác tìm kiếm Các phòng ban, đơn vị, phận khác chưa thực có ý thức lưu văn phòng ban phát sinh ra, phụ thuộc nhiều vào cán văn thư muốn tìm kiếm tài liệu điều dẫn tới chậm trễ trình giải công việc tính kịp thời sản xuất kinh doanh Đặc biệt trình quản lý văn phận văn thư chưa có phần mềm quản lý văn nên việc lưu trữ công văn đi, đến mềm lưu thủ công file excel dẫn tới việc hạn chế tính chuyên nghiệp Trước thực tế việc đổi nâng cao hiệu công tác văn thư hoạt động văn phòng Công ty cổ phần Giấy An Hòa cần thiết cấp bách Sau thời gian nhìn nhận tìm hiểu tiếp xúc định chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà” nhằm đưa cách thức, giải pháp hiệu quả, phù hợp đưa công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hòa vào khuân khổ nề nếp Đồng thời giúp cho người có nhìn khách quan thực quan tâm, coi trọng tới công tác văn thư hoạt động chung Công ty Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài nhằm làm rõ công tác tổ chức quản lý công tác văn thư nói chung việc thực nói riêng từ giúp đẩy mạnh nâng cao vai trò công tác văn thư làm rõ thực trạng công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà Nhìn nhận từ thực trạng đưa phương pháp quản lý thống nhất, đồng nhằm bảo đảm an toàn, tính bí mật phát huy giá trị tài liệu văn phục vụ cho hoạt động Công ty Phân tích từ ưu điểm, hạn chế đưa định hướng giải pháp cải tiến hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư hoạt động văn phòng Đề tài nghiên cứu đóng góp cho công tác hoàn thiện tổ chức cán văn thư chuyên trách Công ty nhằm quản lý công tác văn thư thống Giúp cá nhân có nhìn đắn công tác văn thư, nâng cao ý thức bảo quản, lưu trữ tài liệu chung Đồng thời xây dựng sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn thư Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cùng với phát triển đất nước trình hội nhập giới qua thời kỳ, công tác văn thư thực tế ngày củng cố hoàn thiện công tác Trong năm qua với việc tiến hành công cải cách hành chính, nhà nước ta không ngừng đổi hoàn thiện công tác văn thư Trên thực tế có nhiều đề tài nghiên cứu, tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò hoàn thiện công tác văn thư Có thể kể đến đề tài luận văn thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp công tác văn thư đơn vị doanh nghiệp như: Luận văn Thạc sỹ Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ số công ty cổ phần địa bàn Thành phố Hà Nội Nguyễn Đăng Việt – 2014- Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn; Khóa luận thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 sinh viên Trần Thị Thúy – Lớp QT10001P – Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn; Và số số viết đăng Tạp chí Văn thư lưu trữ như: Bài viết Tác giả Hồng Minh – Đăng ký quản lý văn đến qua thực tế số quan cấp tỉnh, huyện (trang 168- Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6-Tháng 12/2003); Bài viết Tác giả Quốc Thắng – Đổi nâng cao chất lượng công tác văn thư yêu cầu cấp bách cải cách hành nước ta (trang - Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6-Tháng 6/2008); Bài viết Tác giả Dương Mạnh Hùng – Một vài ý kiến việc xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu công văn điện tử (trang 3- Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 10-Tháng 10/2007); Bài viết Tác giả Nguyễn Trọng Biên – Một số vấn đề sử dụng dấu quan, tổ chức nước ta (trang 12- Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 11-Tháng 11/2008); Bài viết Tác giả Vũ Thị Phụng – Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng giải pháp (trang 127- Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 5-Tháng 10/2004); Bài viết Tác giả Phạm Hồng Duy – Đôi điều suy nghĩ thể thức xây dựng văn doanh nghiệp quốc doanh (trang 24 - Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số -Tháng 8/2008); Các viết nêu cách chân thực thực trạng công tác văn thư nói chung đồng thời đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư không quan nhà nước mà doanh nghiệp Như thấy công tác văn thư đề tài có sức hút lớn để tác giả nghiên cứu không quan nhà nước mà doanh nghiệp tư nhân Tuy nhiên Công ty cổ phần Giấy An Hòa chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề nắm bắt tình hình thực tế tiến hành nghiên cứu đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà” đề tài không cho thấy nhìn thực tế công tác văn thư doanh nghiệp cụ thể Để từ có biện pháp thích hợp hoàn thiện công tác văn thư doanh nghiệp Lợi ích đề tài mang lại nhằm nâng cao vai trò công tác văn thư, đồng thời giúp cho người nâng cao ý thức có quan điểm tích cực việc lưu giữ tài liệu giúp chủ động công việc đặc biệt bước đệm tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ sau Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới công tác đạo, điều hành công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hòa Từ nhìn lý luận tới thực trạng công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà dựa kết phân tích ưu điểm, hạn chế hoạt động công tác văn thư Từ đưa kiến nghị, đề xuất tìm biện pháp thích hợp nâng cao vai trò công tác văn thư văn phòng Phạm vi nghiên cứu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà Với thời gian nghiên cứu khoảng 02 tháng khoảng thời gian ngắn Tuy nhiên phần giúp cho có nhìn thực tế công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà Để từ xây dựng đề tài có đóng góp để nâng cao phát triển công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thiện khoá luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp quan sát, tiếp cận Phương pháp vấn Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin Đóng góp đề tài Các doanh nghiệp dù sản xuất hay thương mại trình hoạt động sản sinh giấy tờ có liên quan giấy tờ có giá trị lưu giữ lại để tra cứu cần thiết Vậy nâng cao hoạt động công tác văn thư doanh nghiệp quan trọng cần thiết Đề tài nghiên cứu “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà” mang lại đóng góp không nhỏ Công ty Trước tiên thay đổi quan điểm cá nhân công ty công tác văn thư như: thực coi trọng công tác văn thư, có ý thức soạn thảo trình bày văn thực nghiêm túc hơn, đầy đủ khâu bước không xảy tình trạng văn soạn thảo sai thể thức Tiếp đến nhân viên văn thư thực công tác tham mưu cho lãnh Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng văn chuyên môn đạo, hướng dẫn soạn thảo văn hướng dẫn thực công tác văn thư Từ xây dựng mô hình tổ chức công tác văn thư chuyên trách tốt cho đơn vị Giúp ích cho công tác soạn thảo, quản lý văn quản lý dấu hiệu quả, đảm bảo tính chuyên nghiệp Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý giải văn giải vấn đề quản lý, tra tìm, cung cấp thông tin cách nhanh chóng, thuận tiện độ xác cao, tiết kiệm thời gian Như thông qua đề tài khóa luận tốt nghiệp “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà” phần phản ánh thực trạng công tác văn thư đề xuất giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Kết cấu khoá luận Cấu trúc của đề tài gồm có chương sau: Chương Lý luận chung công tác văn thư khaí quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty cổ phần Giấy An Hòa Chương Thực trạng công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hoà PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Văn thư vốn từ gốc Hán, dùng để tên gọi chung loại văn bản, bao gồm văn cá nhân, gia đình, dòng họ lập văn quan nhà nước ban hành để phục vụ quản lý, điều hành công việc chung Ngày văn phương tiện quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh dạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, ký duyệt, chuyển giao, tiếp nhận văn Những công việc gọi công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức, nhân viên quan, tổ chức doanh nghiệp Vậy định nghĩa công tác văn thư sau: “Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức”1 1.1.2 Ý nghĩa Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan: hoạt động quan thông tin đóng vai trò quan trọng, thông tin đầy đủ xác hoạt động quản lý quan tăng hiệu cao Đặc biệt việc đề định quản lý giải vấn đề, việc liên quan đến chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan: Trong hoạt động quan, văn chủ yếu để giải công việc nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Do hiệu suất chất lượng công tác quan nói chung, cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chạc chẽ với công tác văn thư Vương Đình Quyền: Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2005, trang Người nhân viên văn thư biết cách giao tiếp công việc, có phối hợp, hợp tác chia sẻ với phận Giúp cho hoạt động đồng nghiệp phối hợp chôi chảy thực thi tốt chức năng, nhiệm vụ giao Hơn giao tiếp thể văn minh lịch mắt đối tác đến giao dịch công ty Giúp nâng cao vị hình ảnh công ty mắt đối tác bạn hàng 3.1.2 Nhược điểm Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm bật tránh khỏi nhược điểm tồn công tác văn thư công ty cổ phần Giấy An Hòa như: Công tác soạn thảo văn số hạn chế mặt trình bày thể thức Một số cá nhân chưa thực tuân thủ theo quy trình soạn thảo văn bản, cẩu thả soạn thảo trọng nội dung mà quên hình thức Nhận thức số cán công nhân viên công tác văn thư tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư chưa quan tâm trọng mức Chưa có biện pháp xử lý thích đáng trường hợp sai thể thức nội dung Còn có số văn gửi đến số văn không qua văn thư, văn không đăng ký số dẫn đến tình trạng thất lạc, cản trở việc tìm kiếm văn bản, ảnh hưởng chất lượng công việc Việc thực lưu văn số phận bỏ gỏ Dẫn tới việc phải phụ thuộc nhiều vào nhân viên văn thư tra tìm văn bản, tài liệu Chưa thực chủ động công tác lưu trữ tài liệu gây gián đoạn làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng đến hoạt động chung Công tác thu thập, lập hồ sơ nộp lưu tài liệu chưa quan tâm thực Nhiều đơn vị chưa xây dựng kế hoạch tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào 35 Lưu trữ công ty Chưa thực có phần mềm quản lý văn thức dẫn tới tính chuyên nghiệp công tác quản lý văn thư hạn chế Việc lãnh đạo công tác xa xử lý kịp thời hạn chế cập nhật thông tin Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ nhiên số máy móc xuống cấp máy fax, số tủ tài liệu khóa Cơ cấu ngồi Phòng văn thư chung đụng với phận khác lễ tân, ISO Điều thực gây khó khăn công tác quản lý văn Như vậy, Để đưa công tác văn thư Công ty vào nề nếp đạt hiệu quả, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xtôi nhẹ công tác văn thư mà phủ nhận giá trị to lớn mà công tác mang lại 3.2 Các nhóm giải pháp Để phát huy ưu điểm công tác văn thư nêu đống thời khác phục số hạn chế xin đưa số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lương công tác văn thư sau: 3.2.1 Nhóm giải pháp tham mưu cho lãnh đạo công tác văn thư Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư hoạt động máy quản lý nói chung, quan tổ chức nói riêng, Công ty cổ phần Giấy An Hòa dần đẩy mạnh quan tâm đến việc ban hành văn đạo công tác Nhằm tạo sở pháp lý cho việc ban hành soạn thảo văn đơn vị, thiết lập quản lý thống công tác văn thư nói chung Tham mưu công tác đạo, điều hành quản lý công tác văn thư, tham mưu công tác tổ chức nhân Trưởng phòng Hành Nhân 36 tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng số quy chế quản lý sử dụng dấu, quy chế quản lý sở vật chất kỹ thuật, quy định giao nhận tài liệu hồ sơ Đổi nhận thức công tác văn thư tới phận, phòng ban vị trí tầm quan trọng công tác hoạt động chung công ty như: phổ biến rộng rãi quy chế công tác văn thư lưu trữ tới đơn vị hay mở buổi thảo luận lấy ý kiến chung công tác văn thư Chú trọng xây dựng sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác văn thư như: máy fax, máy scan, máy photocopy, bàn ghế, giá tủ đựng tài liệu bảo quản theo tiêu chuẩn 3.2.2 Nhóm giải pháp tổ chức công tác văn thư Để công tác văn thư ngày hoàn chỉnh hoàn thiện Phòng Hành Nhân phải bố trí nhân viên văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Tránh tình trạng sau nhân nghỉ bàn giao công việc, tránh tình trạng thất thoát tài liệu Tham mưu công tác tổ chức máy, nhân làm công tác văn thư như: thành lập tổ văn thư lưu trữ có trách nhiệm công tác văn thư lưu trữ chung công ty Đồng thời cần lựa chọn nhân thực có tâm với nghề có trách nhiệm với công việc giao Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho nhân viên làm công tác văn thư chuyên trách để nhanh chóng cập nhật văn nhà nước quy định công tác văn thư lưu trữ… Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức, Tập đoàn tổ chức 3.2.3 Nhóm giải pháp soạn thảo ban hành văn Hiện công ty xây dựng quy chế thể thức trình bày loại văn cần thường xuyên kiểm tra, đốc thúc, nhắc nhở đơn 37 vị công tác soạn thảo văn Nâng cao ý thức tự giác cá nhân, cần thường xuyên cập nhật văn nhà nước công tác soạn thảo văn nói chung Có thể mở lớp tập huấn ngắn hạn mời chuyên gia có kinh nghiệm lĩnh vực hành để phổ biến văn quy chế soạn thảo, trình bày kỹ thuật văn đến cán nhân viên Đồng thời tạo điều kiện cho việc giải đáp vướng mắc trình xử lý văn word Công ty cần đặt chế tài xử phạt cá nhân không tuân thủ theo quy định như: đánh giá vào bảng xếp loại nhân viên hàng tháng trường hợp gây hậu lớn đánh giá xếp loại thi đua khen thưởng cuối năm Bởi văn ban hành quan trọng, không quan trọng phần nội dung văn mà hình thức thể trang trọng, văn minh lịch tôn trọng đối tác người đọc văn 3.2.4 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý văn đến Với khối lượng văn tài liệu năm nhiều việc áp dụng phần mềm quản lý văn đến quan trọng Như nêu chương phần thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư cần nhanh chóng áp dụng phần mềm M office văn phòng để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nói chung đồng thời giúp nâng cao nghiệp vụ văn thư nói riêng mang tính chuyên nghiệp Nâng cao ý thức trách nhiệm cán nhân viên trình giao dịch, công tác nhận văn đến quan cần chuyển cho nhân viên văn thư để lưu trình lãnh đạo Tránh tình trạng việc giao nhận thư qua đường bưu điện không để thư từ, văn bị thất lạc Chính có nhiều phận để thất lạc tài liệu quay hỏi nhân viên văn thư nhân viên văn thư văn Điều 38 xảy gây nên hiểu lầm, nghi ngờ ảnh hưởng xấu đến trình giải công việc chung Văn phải tập trung thống phận văn thư công ty 3.2.5 Nhóm giải pháp kiểm tra, thi đua, khen thưởng Đối với công tác kiểm tra: Công ty cần xây dựng tiêu chí đánh giá cán nhân viên thông qua công tác soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ, lập hồ sơ nói chung Trong trường hợp phát sai phạm nhiều lần không sửa chữa trừ vào điểm chuyên cần hàng tháng Cần tiến hành đợt kiểm tra đột xuất, định kỳ công tác soạn thảo văn bản, công tác lưu trữ tài liệu phòng ban công ty Kiểm tra phận văn thư công ty hoạt động nghiệp vụ văn thư, hàng tháng cần có báo cáo chung công tác văn thư như: báo cáo thống kê kết số lượng văn đi, đến tháng Qua kiểm tra chế độ thực quy trình soạn thảo trình bày văn phòng ban, cá nhân có thực tốt hay không Kiểm tra kết sử dụng bảo quản dấu có thực theo quy trình hay không? Có thường xuyên vệ sinh dấu không? Có cất giữ bảo quản hay không? Như vậy, công tác kiểm tra đóng vai trò quan trọng thúc đẩy trình phát triển chung sở tạo động lực cho cán nhân viên Nếu phát sai sót kịp thời sửa chữa giúp cho hoạt động công việc diễn theo quy định Từ rút kinh nghiệm cần thiết cho công việc Công tác thi đua khen thưởng: Bên cạnh công tác kiểm tra công tác thi đua khen thưởng cần trọng 39 Cần có chế độ đãi ngộ tốt cho nhân viên văn thư quan tâm tinh thần có quan tâm vật chất nhằm động viên tinh thần cho họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao ví dụ như: xây dựng chế độ phụ cấp trách nhiệm cất giữ bảo quản sử dụng dấu tài sản vô quan trọng công ty, nhân viên văn thư thường xuyên liên lạc công việc với người nên có phụ cấp điện thoại Nên có chế độ phụ cấp không khích lệ tinh thần cho nhân viên hăng say làm việc giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân công việc hàng ngày 3.2.6 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư Hiện công tác văn thư công ty cổ phần Giấy An Hòa đại hóa nhiều Nhân viên văn thư xử lý văn không phụ thuộc nhiều vào máy photocopy vừa lãng phí mà dễ làm cho người nhận văn bị thất lạc văn trình xử lý Toàn văn đến scan gửi tôiail cho phận để xử lý thông qua hệ thống tôiail nội chung Tuy nhiên, chưa thực chuyên nghiệp công ty chưa thực có phần mềm quản lý văn đi, văn đến Cần tiến hành việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử M office công tác văn thư Nâng cao trình độ soạn thảo văn máy tính cán nhân viên như: mở lớp tập huấn hướng dẫn word excel Như vậy, việc áp dụng phần mềm quản lý giúp cho hoạt động liên quan đến văn chuyên nghiệp Thuận tiện cho trình theo dõi văn không sở nhân viên văn thư mà giúp lãnh đạo theo dõi trình xử lý văn phận, phòng ban Nếu trường hợp lãnh đạo công tác theo dõi đạo xử lý văn cấp trình lên 40 3.2.7 Nhóm giải pháp lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ bước tiền đề cho công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ sau Bộ phận văn thư cần hoàn thiện công tác biên mục hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ tránh tình trạng văn tài liệu bị ứ đọng nhiều dễ gây nhầm lẫn thất lạc Cần mở lớp tập huấn ngắn hạn hướng dẫn công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ cho cán nhân viên công ty Bởi nghiệp vụ cá nhân biết đến họ chưa có phương pháp kỹ Cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ muốn thực cần nhiều thời gian yêu cầu công việc cần tỷ mỉ xác Việc lập hồ sơ vào lưu trữ bước phản ánh đầy đủ trình hoạt động công ty nói chung 41 PHẦN KẾT LUẬN Trong giai đoạn phát triển đất nước ngày có bước tiến vượt trội tất ngành, lĩnh vực Hòa xu ngành công tác văn thư tiếp thu chuyển với tất lĩnh vực chung Đối với quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh văn tài liệu liên quan có giá trị lưu giữ lại để tra cứu sử dụng cần thiết Nắm bắt thay đổi trước trạng, mặt hạn chế tồn công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hòa thực đề tài nghiên cứu nhằm đưa giải pháp tối ưu hiệu cho hoạt động văn thư nói chung công ty Đồng thời rõ vai trò công tác văn thư hoạt động doanh nghiệp Ban lãnh đạo công ty Phòng Hành Nhân không ngừng củng cố hoàn thiện mặt sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công tác văn thư Quan trọng việc thay đổi nâng cao ý thức cá nhân công tác văn thư phải coi trọng người thầm lặng tỷ mỉ chau chuốt cho văn tài liệu Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm cung cấp thông tin… cá nhân làm công tác nỗ lực, cẩn thận, tỷ mỉ miệt mài không áp lực thời gian giấc Cho nên Thế đóng góp phải ghi nhận xứng đáng Nói chung công tác văn thư công ty cổ phần giấy An Hòa thực tốt, có đóng góp không nhỏ vào hoạt động chung công ty Tuy nhiên bên cạnh mặt hạn chế tồn Vì để nâng cao hoạt động quản lý xin đề nghị số khuyến nghị sau: Cần phổ biến quy chế, quy định công tác văn thư kỹ thuật 42 trình bày soạn thảo văn tới cán nhân viên công ty Nhằm nâng cao chất lượng văn soạn thảo xong nâng cao ý thức tự giác cá nhân công tác soạn thảo văn Việc giữ bí mật công tác văn thư vô quan trọng cần nâng cao tinh thần giữ bí mật Bảo quản sử dụng dấu doanh nghiệp theo quy định hợp lý chặt chẽ Công tác quản lý giải văn đến phải nhanh chóng, xác, kịp thời chủ động tránh tình trạng ỉ lại làm giảm hiệu công việc chung Nhanh chóng tiến hành triển khai việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử mOffice vào công tác văn thư nói chung công tác văn phòng nói riêng Thường xuyên theo dõi kiểm tra công tác văn thư nhằm nắm bắt lượng văn đến tinh thần trách nhiệm nhân viên giao trọng trách Qua thấy văn thư phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp ổn định cần thay đổi nhận thức không cá nhân, đặc biệt cấp lãnh đạo ghi nhận đánh giá khách quan tập thể đừng nhận thức hạn hẹp chưa mà xtôi nhẹ công tác phủ nhận đóng góp cá nhân làm công tác văn thư Trong thời gian nghiên cứu vừa qua cố gắng để hoàn thành tốt công việc không ngừng trau dồi lý luận thực tiễn Tuy nhiên số điều kiện khách quan nên không tránh khỏi thiếu xót hạn chế Vì vậy, mong nhận đóng góp quý thầy cô bạn để để tài nghiên cứu hoàn thiện hơn./ 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính Phủ sửa dổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư liên tích số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng năm 2002 Bộ Công an- Ban Tổ chức cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Về quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày Văn hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông thư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng qy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức; Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 thán năm 2011 Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành quy chế thể thức, kỹ thuật trình bày loại văn bản; 10 Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng năm 2010 Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành quy định công tác văn thư lưu trữ; 11 Vương Đình Quyền: Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2005 44 PHỤ LỤC Phuc lục số II Sơ đồ tổ chức Phòng Hành Nhân KHỐI HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Phó trưởng phòng nhân Bộ phận tuyển dụng/đào tạo, thường trực ISO Tuyển dụng Đào tạo, thường trực ISO Bộ phận lao động tiền lương, Bảo hiểm/chế độ sách Phó trưởng phòng hành Bộ phận phục vụ Bộ phận hành quản trị Tổ bếp ăn Y tế quan Tổ vệ sinh môi trường Văn thư/lưu trữ, IT Tạp vụ, bảo vệ Hành chính, lễ tân, lái xe Tiền lương, thưởng Bảo hiểm, chế độ sách Phụ lục số III Sơ đồ soạn thảo ban hành văn Người yêu cầu ban hành văn Nghiên cứu văn Soạn thảo văn Kiểm duyệt văn Kiểm tra, ký nháy Cán tổng hợp sửa chữa văn Trình ký văn Văn thư đăng ký văn In văn Văn thư đóng dấu phát hành văn Phụ lục số IX Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn Soạn thảo văn Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Trình ký văn Đăng ký văn Đánh máy, nhân Đóng dấu quan Chuyển giao văn (nội quan) Lưu văn Sắp xếp, bảo quản, nghiên cứu lưu PHỤ LỤC V Sơ đồ quy trình tổ chức giải văn đến Tiếp nhận văn đến kiểm tra bì Phân loại thư, bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến Đăng ký văn đến vào sổ Trình văn đến cho Lãnh đạo Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn