Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU 4 PHẦN II: NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ UBND XÃ NA LOI 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Na Loi 6 1.1.1. Nguyên tắc làm việc 6 1.1.2. Chức năng của UBND xã Na Loi 6 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Na Loi 7 1.1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế 7 1.1.3.2. Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai 7 1.1.3.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 8 1.1.3.4. Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể thao 8 1.1.3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 9 1.1.3.6. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 9 1.1.3.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự và an toàn xã hội 9 1.1.3.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 10 1.1.3.9. Trong việc thi hành pháp luật 10 1.1.3.10. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 11 1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc 11 1.2.1. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ): 11 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận chuyên môn: 12 1.2.2.1. Công an: 12 1.2.2.2. Quân sự: 12 1.2.2.3. Văn phòng Thống kê: 13 1.2.2.4. Địa chính Giao thông Xây dựng 14 1.2.2.6. Tài chính Kế toán 14 1.2.2.7. Tư pháp Hộ tịch 15 1.2.2.8. Văn hóa thông tin 15 1.2.2.9. Văn hóa Xã hội 15 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN THƯ Ở UBND XÃ NA LOI 16 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND xã Na Loi Văn 16 2.2. Công tác văn thư của UBND xa Na Loi 16 2.2.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan 16 2.2.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của cơ quan 17 2.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND xã Na Loi 18 2.3.1. Cơ sở khoa học 18 2.3.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại cơ quan 18 2.3.2.1. Công tác soạn thảo văn bản 18 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN THƯ CỦA UBND XÃ NA LOI 35 3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác hành chính văn thư 35 3.1.1. Ưu điểm 35 3.1.2. Nhược điểm 35 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác hành chính văn thư 36 3.3. Một số kiến nghị với UBND xã Na Loi 37 PHẦN III: KẾT LUẬN 38 PHẦN IV: PHỤ LỤC 40
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ ───────── Họ và tên: Lương Thị Huyền BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT NGÀNH VĂN THƯ HÀNH CHÍNH K3 KHÓA HỌC (2013-2016) Tên quan: UBND xã Na Loi Địa chỉ: Bản Na Loi - xã Na Loi – Huyện kỳ sơn Tỉnh nghệ An Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Đào Thị Hoàn HÀ NỘI - 2015 MỤC LỤC PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ UBND XÃ NA LOI .6 1.1 Chức năng, nhiêm ̣ vụ vàquyêǹ haṇ cuả UBND xã Na Loi 1.1.1 Nguyên tăć lam ̀ viêc̣ 1.1.2 Chức cuả UBND xã Na Loi 1.1.3 Nhiêm ̣ vu,̣ quyêǹ haṇ cuả UBND xã Na Loi .7 1.1.3.1 Trong linh ̃ vực kinh tê ́ 1.1.3.2 Trong linh ̃ vực nông - lâm - ngư nghiêp, ̣ thuỷ lợi vàđât́ đai 1.1.3.3 Trong linh ̃ vực xây dựng, giao thông vâṇ taỉ 1.1.3.4 Trong linh ̃ vực văn hoa, ́ thông tin, giaó duc, ̣ y tê,́ xãhôị vàthể duc̣ thể thao 1.1.3.5 Trong linh ̃ vực thương mai, ̣ dich ̣ vụ vàdu lich ̣ 1.1.3.6 Trong linh ̃ vực khoa hoc, ̣ công nghê,̣ taì nguyên vàmôi trương ̀ 1.1.3.7 Trong linh ̃ vực quôć phong, ̀ an ninh, trâṭ tự vàan toaǹ xãhôị 1.1.3.8 Trong viêc̣ thực hiêṇ chinh ́ sach ́ dân tôc̣ vàchinh ́ sach ́ tôn giaó 10 1.1.3.9 Trong viêc̣ thi hanh ̀ phaṕ luâṭ 10 1.1.3.10 Trong viêc̣ xây dựng chinh ́ quyêǹ vàquan̉ lýđiạ giơí hanh ̀ chinh ́ 11 1.2 Cơ câú tổ chưć (sơ đô), ̀ chức năng, nhiêm ̣ vụ chủ yêú cuả tưng ̀ đơn vị trực thuôc̣ 11 1.2.1 Cơ câú tổ chưć (sơ đô): ̀ 11 1.2.2 Chức năng, nhiêm ̣ vụ chủ yêú cuả tưng ̀ bộ phâṇ chuyên môn: 12 1.2.2.1 Công an: .12 1.2.2.2 Quân sự: 12 1.2.2.3 Văn phong ̀ - Thông ́ kê: .13 1.2.2.4 Điạ chinh ́ - Giao thông - Xây dựng 14 1.2.2.6 Taì chinh ́ - Kếtoań 14 1.2.2.7 Tư phaṕ - Hộ tich ̣ .15 1.2.2.8 Văn hoá thông tin .15 1.2.2.9 Văn hoá - Xãhôị 15 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN THƯ Ở UBND XÃ NA LOI 16 2.2 Công tać văn thư cuả UBND xa Na Loi .16 2.2.1 Tinh ̀ hinh ̀ cań bộ lam ̀ công tać văn thư cuả quan 16 2.2.2 Công tać chỉ đaọ công tać văn thư cuả quan 17 2.3 Thực trang ̣ tinh ̀ hinh ̀ công tać văn thư cuả UBND xã Na Loi .18 2.3.1 Cơ sở khoa học 18 2.3.2 Thực trang ̣ tinh ̀ hinh ̀ công tać văn thư taị quan 18 2.3.2.1 Công tác soạn thảo văn 18 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN THƯ CỦA UBND XÃ NA LOI 35 3.1 Môṭ vaì nhâṇ xet, ́ đanh ́ giávềthực trang ̣ công tać hanh ̀ chinh ́ văn thư 35 3.1.1 Ưu điêm ̉ 35 3.1.2 Nhược điêm ̉ 35 3.2 Môṭ sốgiaỉ phaṕ nhăm ̀ nâng cao công tać hanh ̀ chinh ́ văn thư 36 3.3 Môṭ sốkiêń nghị vơí UBND xã Na Loi .37 PHẦN III: KẾT LUẬN .38 PHẦN IV: PHỤ LỤC 40 PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư không thể thiếu hoạt động của quan, tổ chức Các quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hộ dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị-xã hội là các quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị-xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó có giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác, phòng chống nạn quan liêu giấy tờ, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của quan tổ chức Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và quan Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng về lâu dài Được sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Na Loi, theo sự phân công của Trung tâm, về thực tập tại Văn phòng UBND xã Na Loi từ ngày 10/11/2015 đến ngày 25/12/2015 Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạn với sự quan tâm tạo điều kiện và sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm văn phòng cùng với sự nỗ lực của bản thân đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, những thu hoạch thời gian thực tập sẽ được trình bày cụ thể báo cáo dưới Nhân cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên Văn phòng xã Na Loi, đồng chí Đào Thị Hoàn đã tận tình giúp đỡ hoàn thành báo cáo này PHẦN II: NỘI DUNG * Giới thiệu chung về UBND xã Na Loi xã Na Loi trung tâm văn hoá, kinh tế, trị huyện kỳ sơn, cách thị trấn huyện 45km chạy qua địa bàn xã, có trục đường phụ, đường vành đai nội thị, đường liên xã lân cận đường sang xã Huồi tụ xã Phà đánh xã Na Loi có tổng diện tích 5961,01ha, dân số 5.728 với 02 dân tộc sinh sống gồm: Thái, Khơ mú người Thái chiếm 60% dân số Dân cư phân bố thành 6/6 Mức tăng dân số hàng năm 1,16 % Là trung tâm kinh tế - xã hội xã, có điều kiện thuận lợi giao thương hàng hóa, phát triển kinh tế với tuyến giao thông liên tỉnh, liên huyện Bên cạnh đó, sở vật chất giáo dục, y tế, internet đầy đủ, tiềm dồi tài nguyên thiên nhiên, khoáng sản, sắc văn hóa đa dạng, đặc sắc cộng đồng dân tộc thiểu số, với sách ưu đãi đầu tư huyện địa phương, xã Na Loi mở hội đầu tư hứa hẹn mang lại nhiều thành công cho nhà đầu tư tỉnh./ CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ UBND XÃ NA LOI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Na Loi 1.1.1 Nguyên tắc làm việc Ủy ban nhân dân xã Na Loi làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên Ủy ban nhân dân xã Na Loi chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã Na Loi; phối hợp chặt chẽ giữa Ủy ban nhân dân với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân Cán bộ, công chức quan UBND xã Na Loi phải sâu sát sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của quan Ủy ban nhân dân ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân 1.1.2 Chức của UBND xã Na Loi Ủy ban nhân dân xã Na Loi là Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân xã Na Loi chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của quan nhà nước cấp và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh, và thực hiện các chính sách khác địa bàn Ủy ban nhân dân xã Na Loi thực hiện chức quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Na Loi 1.1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán dự toán cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài chính cấp trực tiếp 1.1.3.2 Trong lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó; Chỉ đạo nhân dân thực hiện các biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản; Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định của pháp luật; Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ các công trình thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định của pháp luật 1.1.3.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch, xây dựng thị trấn, xây dựng điểm dân cư nông thôn địa bàn xã, quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng sở theo sự phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn xã; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp 1.1.3.4 Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể thao Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể thao địa bàn xã và tổ chức thực hiện sau được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các đơn vị sự nghiệp địa bàn; thực hiện các chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị truyền thống, di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế địa bàn; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ, chăm sóc sức khỏe người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật của các sở hành nghề y, dược tư nhân; Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo 1.1.3.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch địa bàn xã; Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch địa bàn 1.1.3.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực hiện, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa địa bàn; ngăn chặn việc sản xuất và lưu thông hàng giả, hàng kém chất lượng địa bàn 1.1.3.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự và an toàn xã hội Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phong thủ, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám sơ tuyển nghĩa vụ quân sự; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm khác địa bàn; Thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú của người nước ngoài địa bàn; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội 1.1.3.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương; Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương; 1.1.3.9 Trong việc thi hành pháp luật Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của quan nhà nước cấp và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; Thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi và lợi ích hợp pháp khác của công dân; Tổ chức thực hiện công tác hộ tịch địa bàn; 10 soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải *Mẫu bì gửi công văn Uỷ ban nhân dân xã Na Loi (Phụ lục 2) Bước 7: Lưu văn đi: Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền (được gọi gốc) Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật lưu giữ, bảo quản chặt chẽ sử dụng mục đích Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau xử lý xong phải phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm két sắt, không tự động mang khỏi quan Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước công tác, mang nhà riêng phải đồng ý thủ trưởng quan, đơn vị, phải đăng ký với phận văn thư có phương án bảo mật chặt chẽ Mọi trường hợp phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng bí 28 mật nhà nước bị lộ phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp giải kịp thời *Quy trình quản lý, giải văn đến: Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến: Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, cán văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu Hoả tốc hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại không bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật) 29 - Đối với văn mật: Văn thư không bóc bì Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì có dấu Chỉ người có tên bóc bì văn thư vào sổ số tài liệu ghi bì chuyển đến người có tên bì Nếu người có tên ghi bì vắng chuyển đến người có trách nhiệm giải Nếu thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực thủ tục bảo mật chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị tráo đổi, mất, hư hỏng người nhận phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời Khi bóc bì văn cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Bước 3: Đóng dấu Đến, ghi số ngày đến: Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu Đến; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với 30 Fax cần chụp lại trước đóng dấu Đến; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư đóng dấu Đến mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu Đến đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Bước 4: Đăng ký văn đến: *Mẫu sổ đăng ký văn đến Uỷ ban nhân dân xã Na Loi (Phụ lục 3) Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn bản: Ngày Số Tác Số ký Ngày Trích yếu nội Ý kiến Đơn vị Ghi đến giả hiệu tháng dung văn văn văn văn lãnh người bản đạo nhận (3) (4) (5) (7) (8) (1) đến (2) (6) (9) Khi nhập văn vào sổ theo dõi văn thư cần nhập vào mục ký hiệu văn Đối với văn mang tính bí mật Nhà nước văn thư phải vào sổ theo dõi riêng - Việc cập nhật văn đến máy vi tính thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng 31 Bước 5: Trình chuyển giao văn đến: * Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường hợp tương ứng sở liệu văn đến * Chuyển giao văn đến: Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu Thượng khẩn Hoả tốc (kể Hoả tốc hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển 32 Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu Đến, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Bước 6: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến * Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan * Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng 33 dụng máy vi tính để theo dõi Việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải văn - Đối với văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định c, Quản lý dấu Dấu mức độ mật việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu mức độ khẩn tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Dấu mức độ mật: dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi đóng vào ô số 11 Dấu mức độ khẩn: dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi 34 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN THƯ CỦA UBND XÃ NA LOI 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác hành chính văn thư 3.1.1 Ưu điểm Công tác Hành văn phòng hoạt động quan trọng lãnh đạo trọng Bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến hoạt động công sở, công tác văn thư lưu trữ Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng năm gần đại hóa để đáp ứng yêu cầu công việc, giúp hoàn thành nhanh chóng Bên cạnh môi trường làm việc cải thiện, phòng làm việc trang bị hện đại Cán văn thư lưu trữ người có trình độ kinh nghiệm công việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, văn đến hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc Mặc dù quan có khối lượng văn nhiều, công tác văn thư lưu trữ hoạt động có hiệu quả, quy trình thực chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu giúp cho máy quan thực tốt nhiệm vụ 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt đạt công tác Hành văn phòng có số hạn chế: Việc chuẩn bị nôi dung cho làm việc, giao ban chưa đáp ứng yêu cầu, thời gian chậm; việc ban hành văn thức chậm chưa đảm bảo thời gian quy định theo quy chế 35 Trang thiết bị hạn chế việc đăng kí văn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng kí Phần lớn phòng, ban, phận, cán công nhân viên chưa lập hồ sơ công việc làm, hồ sơ tài liệu tình trạng bó gói, gây không khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác hành chính văn thư Để đáp ứng công tác Hành văn phòng UBND hoàn thiện xin đưa số đề xuất sau: Việc xây dựng công tác tháng cần ấn định cụ thể ngày tổ chức họp tháng nhằm giúp quan xã, thị trấn thuận tiện việc bố trí lịch công tác đơn vị mình, đồng thời giúp Văn phòng chủ động phát giấy mời phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung Mua sắm trang bị thêm máy tính,phần mềm để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng ký văn nhanh chóng, có hiệu Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần để tạo cho cán bộ, chuyên viên có động làm việc, tạo tâm lý thỏa mái công việc thực quy định quan Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc Đẩy mạnh tăng cường đối ngoại để tăng vai trò phận hoạt động quan Trên đề xuất cá nhân tôi, hy vọng đề xuất nêu góp phần khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm Văn phòng HĐND UBND xã Na Loi 36 3.3 Một số kiến nghị với UBND xã Na Loi Đề nghị huyện tăng cường mở lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức Văn phòng - Thống kê Bố trí nguồn kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ để mua sắm trang thiết bị, phần mềm quản lý lưu trữ phục vụ cho công tác VTLT đơn vị - Tiếp tục đạo phận chuyên môn công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ làm tốt công tác văn thư lưu trữ quan - Tạo điều kiện cho công chức kiêm nhiệm tham gia tập huấn nghiệp vụ cấp tổ chức, bố trí kho lưu trữ đơn vị 37 PHẦN III: KẾT LUẬN Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên chuẩn bị trường, ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết phải cố gắng trau rồi, học hỏi kiến thức lý thuyết thực tế để sau làm tốt công việc Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND xã Na Loi, trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho thân Đó không nắm vững kỹ nghiệp vụ mà kỹ sống, cách ứng xử nơi công sở Trên sở nghiên cứu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động HĐND UBND, Văn phòng HĐND UBND xã Na Loi với kiến thức thực tế thu thập trình thực tập Văn phòng HĐND UBND xã giúp củng cố them kiến thức học hai năm ngồi ghế giảng đường trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cán chuyên viên văn phòng, có hội áp dụng lý thuyết mà thu thập phận chuyên môn như: Kỹ thuật soạn thảo văn bản; Nghiệp vụ văn thư; Nghiệp vụ lưu trữ; Quản trị văn phòng;…vào thực tế Trong trình thực hành có nhiều hạn chế xong học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế để làm hành trang sau trường Mặc dù trình làm báo cáo, hướng dẫn tận tình cán quan thầy cô giáo, thời gian thực tập 38 không dài, kinh nghiệm thực tế thân nhiều hạn chế không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, kính mong nhận quan tâm, nhận xét, đánh giá cán hướng dẫn thầy cô giáo để báo cáo hoàn thiện Tôi xin trân thành cảm ơn giúp đỡ lãnh đạo, anh chị chuyên viên, cán Văn phòng HĐND UBND xã Na Loi, đặc biệt chị Đào Thị Hoàn - cán văn thư tận tình bảo giúp đỡ việc tiếp cận công việc, khảo sát thực tế, thu thập tài liệu viện dẫn, giải thích cho vấn đề liên quan đến công việc thực tế sau Và hoàn thành tốt đợt thực tập Văn phòng HĐND UBND xã Na Loi Tôi xin trân thành cảm ơn! 39 PHẦN IV: PHỤ LỤC Phụ luc UBND xã NA LOI - Văn phòng HĐND UBND 40 - Bàn làm việc CBCV văn phòng 41 Phụ lục - Mẫu sổ đăng ký văn đến - Vật dụng văn phòng 42