Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 3 I.Tổng quan về UBND Huyện. 3 1. Vị trí, chức năng, quyền hạn. 3 1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn. 3 1.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển. 11 CHƯƠNG II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THU CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 15 I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 15 1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 15 1.1. Xây dựng và ban hành văn bản 15 1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 15 1.3. Quy trình quản lý văn bản đi 15 1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 15 1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 16 1.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư 16 2. Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị 16 II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 17 1. Cơ sở khoa học 17 1.1. Khái niêm về nghiệp vụ văn thư 17 1.2. Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư 17 1.3. Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng 18 2. Công tác văn thư tại cơ quan: 18 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản 18 2.2. Xác định văn bản cần soạn thảo 18 2.3. Phân công soạn thảo văn bản 18 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 18 3. Thể thức văn bản 19 3.1. Đánh máy, nhân văn bản 21 3.2. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký 21 3.3. Trình ký và ký văn bản 21 4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 21 5. Công tác quản lý và xử lý văn bản đi 23 6. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 24 7. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 24 7.1. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24 7.2. Xây dựng danh mục hồ sơ 25 7.3. Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ 25 7.4. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 7.5. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 III.Một số kiến nghị với cơ quan, đơn vị 27 1. Đối với Ủy ban nhân dân huyện Quế võ 27 2. Đối với cơ quan nhà nước cấp trên 28 3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 KẾT LUẬN 29
Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: .3 CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ .3 I.Tổng quan UBND Huyện Vị trí, chức năng, quyền hạn .3 1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn .3 1.1.3 Lịch sử hình thành phát triển 11 CHƯƠNG II .15 TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THU CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ .15 I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 15 Tình hình cán làm công tác văn thư 15 1.1 Xây dựng ban hành văn .15 1.2.Quy trình quản lý giải văn đến: 15 1.3.Quy trình quản lý văn 15 1.4.Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .15 1.5.Quản lý sử dụng dấu 16 1.6.Trang thiết bị làm việc phòng văn thư 16 1.Công tác chi đạo công tác văn thư quan, đơn vị 16 II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN .16 1.Cơ sở khoa học 17 1.1.Khái niêm nghiệp vụ văn thư .17 1.2.Yêu cầu nghiệp vụ văn thư 17 1.3.Yêu cầu cán văn thư văn phòng .18 2.Công tác văn thư quan: 18 2.1.Công tác soạn thảo ban hành Văn .18 2.2.Xác định văn cần soạn thảo .18 2.3.Phân công soạn thảo văn 18 2.4.Quy trình soạn thảo văn 18 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A 3.Thể thức văn 19 3.1.Đánh máy, nhân văn 21 3.2.Kiểm tra văn trước trình ký .21 3.3.Trình ký ký văn 21 4.Quy trình quản lý giải văn đến .21 5.Công tác quản lý xử lý văn 22 6.Công tác quản lý sử dụng dấu 23 7.Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 24 7.1.Trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 24 7.2.Xây dựng danh mục hồ sơ 25 7.3.Yêu cầu nội dung lập hồ sơ 25 7.4.Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 25 7.5.Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 26 II Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan 26 III.Một số kiến nghị với quan, đơn vị 27 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Quế võ 27 Đối với quan nhà nước cấp 28 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 KẾT LUẬN 29 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A LỜI NÓI ĐẦU Văn thư hành công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư hành quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua Văn Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hoá, hành nhà nước có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo UBND huyện Quế Võ, tiếp nhận thực tập phòng Nội Vụ UBND huyện Quế Võ kể từ ngày 25/10/2015 đến hết ngày 25/12/2015 Trong khoảng thời gian thân cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán văn phòng Là cán Văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư – Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ đối vơi phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A trẻ lớn Có thể nói đợt thực tập giúp cho cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Hà nội, ngày 25 tháng 12 năm 2015 SINH VIÊN NGUYỄN THỊ HÒA Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A CHƯƠNG I: CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ I.Tổng quan UBND Huyện Vị trí, chức năng, quyền hạn 1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn a.Vị trí, chức UBND Huyện HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành pháp luật HĐND, quan hành nhà nước địa phương,chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước nói UBND Huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,các văn thực chủ trương, ninh quốc phòng thưc pháp phát triển KTXH, củng cố an ninh quốc phòng thực sách địa bàn UBND Huyện thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở b Nhiệm vụ,quyền hạn - Trong lĩnh vực kinh tế, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; chủ trương, biện pháp xây dựng phát triển kinh tế hợp tác xã kinh tế hộ gia đình địa phương; Quyết định biện pháp bảo đảm thực chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công biện pháp phát huy tiềm thành phần kinh tế địa phương, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất, kinh doanh sở kinh tế theo quy định pháp luật Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; phê chuẩn toán ngân sách địa phương; định chủ trương, biện pháp triển khai thực Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A ngân sách; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trường hợp cần thiết; giám sát việc thực ngân sách Hội đồng nhân dân định; Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông, thuỷ lợi biện pháp bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi, bảo vệ rừng theo quy định pháp luật Quyết định biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, buôn lậu gian lận thương mại - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, xã hội đời sống, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định biện pháp điều kiện cần thiết để xây dựng phát triển mạng lưới giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông địa bàn theo quy hoạch chung; Quyết định biện pháp bảo đảm sở vật chất, điều kiện để phát triển nghiệp Quyết định biện pháp giữ gìn, bảo quản, trùng tu phát huy giá trị công trình văn hoá, nghệ thuật, di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh theo phân cấp Quyết định biện pháp phòng cháy chữa cháy địa phương Quyết định biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khoẻ nhân pháo dân, phòng, chống dịch bệnh; chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; Quyết định biện pháp thực sách ưu đãi thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có công với nước; biện pháp thực sách bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, cứu trợ xã hội, xoá đói, giảm nghèo -Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A Quyết định biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật để phát triển sản xuất, kinh doanh đời sống nhân dân địa phương Quyết định biện pháp quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên lòng đất, nguồn lợi vùng biển địa phương theo quy định pháp luật Quyết định biện pháp bảo vệ cải thiện môi trường; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai bão lụt địa pương Quyết định biện pháp thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương, bảo vệ lợi ích người tiêu dùng - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Quyết định biện pháp thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dựng lực lượng dự bị động viên, thực nhiệm vụ hậu cần chỗ, sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương; biện pháp kết hợp quốc phòng, an ninh với kinh tế, kinh tế với quốc phòng, an ninh Quyết định biện pháp thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội; biện pháp đấu tranh phòng ngừa, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương -Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Hội đồng nhân dân có quyền hạn nhiệm vụ sau đây: Quyết định nhiệm vụ thực chương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa vùng nhiều khó khăn Quyết định biện pháp bảo đảm việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực thi hành pháp luật Hội đồng nhân dân huyện thực Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị địa phương Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, quyền lợi ích hợp pháp công dân Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích Nhà nước; bảo hộ tài sản quan tổ chức cá nhân địa phương Quyết định biện pháp bảo đảm việc giải khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật - Trong lĩnh vực xây dựng quyền địa phương quản lý địa giới hành chính, Hội đồng nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên khác Uỷ ban nhân dân, Trưởng Ban thành viên khác Ban Hội đồng nhân dân, Hội thẩm nhân dân Toà án nhân dân cấp; bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xin làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định pháp luật Bỏ phiếu tín nhiệm người giữ chức vụ Hội đồng nhân dân bầu; Bãi bỏ phần toàn định, thị trái pháp luật Uỷ ban nhân dân cấp, nghị trái pháp luật Hội đồng nhân dân cấp xã; Giải tán Hội đồng nhân dân cấp xã trường hợp Hội đồng nhân dân làm thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích nhân dân, trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn trước thi hành Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia điều chỉnh địa giới hành địa phương để đề nghị cấp xem xét, định Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY QUẾ VÕ Sơ đồ máy UBND Huyện Quế Võ Chủ Tịch UBND Huyện Phó chủ tịch UBND Huyện phụ trách khối kinh tế tài Phòng nội vụ Phòng LĐ & TBXH Phòng tài Kế hoạch Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng văn hóa- Xã hội Phó chủ tịch UBND Huyện phụ trách khối kinh tế, nông nghiệp xây dựng Phó chủ tịch UBND Huyện phụ trách khối văn hóa xã hội Phòng y tế Phòng tài nguyên môi trường Phòng tư pháp Phòng kinh tế - Hạ tầng Phòng Nông nghiêp Phòng tra Văn Phòng UBND HĐND Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A UBND Huyện có 12 phòng chuyên môn có chức giúp việc cho UBND theo nghị định số: 14/2008/NĐ - CP quy định chức năng, nhiệm vụ phòng ban cụ thể sau: - Phòng Nội Vụ: Là quan chuyên môn thuộc UBND Huyện ( sau gọi chung UBND huyện ), có chức tham mưu, giúp UBND Huyện thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực: Tổ chức, biên chế quan hành chính, n ghiệp Nhà nước, cải cách hành chính, quyền địa phương, địa giớ hành chính, cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, cán công chức xã phường, thị trấn , hội, tổ chức Phi phủ, văn thư lưu trữ Nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng - Phòng Lao Động – Thương Binh Xã Hội: quan chuyên môn thuộc UBND Huyện ( sau đay gọi chhung UBND cấp huyện ), tham mưu, giúp UBND cấp Huyện thực chức quản lý Nhà nước về: Lao đông việc làm, dậy nghề tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động,trợ cấp xã hội, trợ cấp cho người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới - Phòng tài – Kế Hoạch: quan chuyên môn thuộc UBND Huyện ( sau gọi chung UBND cấp huyện ), có chức tham mưu, giúp UBND cấp Huyện thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực: Tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp; thống quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, kinh tế liên doanh với nước - Phòng Giáo Dục Đào Tạo: quan chuyên môn thuộc UBND Huyện, thị xã, thành phố , có chức tham mưu, giúp UBND thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tào bao gồm: Mục tiêu, chương trình nội dung giáo dục đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo,giáo viên, tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường học đồ chơi trẻ em, quy chế thi cử cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục đào tạo - Phòng Văn Hóa Thông Tin: quan chuyên môn thuộc UBND Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A 1.3 Yêu cầu cán văn thư văn phòng - Yêu cầu phẩm chất trị: có lòng trung thành, tuyệt đối tin tưởng vào đường lỗi sách Đảng nhà nước, giữ vững lập trường, có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước nội quy quan - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ: Cán văn thư phải nắm vững nghiệp vụ, luôn học tập nâng cao trình độ Phải có kỹ thực hành thành thục có chất lượng, hiệu cao.Cán văn thư cần thiết phải rèn luyện tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, nhạy bén linh hoạt công việc Công tác văn thư quan: 2.1 Công tác soạn thảo ban hành Văn Căn vào chức năng, nhiệm vụ mục đích giải công việc, thủ trưởng quan định văn cần soạn thảo 2.2 Xác định văn cần soạn thảo Căn vào chức năng, nhiệm vụ mục đích giải công việc, thủ trưởng quan định văn cần soạn thảo 2.3 Phân công soạn thảo văn Tùy vào tính chất, nội dung văn cần ban hàn, người đứng đầu coq quan phân công đơn vị cá nhân soạn thảo văn Cán phân công trì soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan tiến độ, nội dung, chất lượng văn soạn thảo 2.4 Quy trình soạn thảo văn Đối với văn mang tính đạo, hướng dẫn toàn hệ thống tổ chức trị - xã hội, quy trình, soạn thảo thường bao gồm bước: - Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, gồm: mục đích, yêu cầu, đối tượng, phạm vi áp dụng; gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến độ hoàn thành văn - Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn soạn thảo - Soạn thảo văn tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn - Chỉnh sửa, hoàn thiện văn trình duyệt dự thảo văn Đối với loại văn hành thông thường, công văn trao đổi vụ 18 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A không cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo Thể thức văn Thể thức văn Đảng theo Hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng thể thức văn Đảng Mỗi văn thức Đảng bắt buộc phải có đủ thành phần thể thức: • Phụ lục 3: ví dụ thể thức văn a.Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: font chữ times new roman cỡ chữ 15,kiểu in hoa,đậm Ví dụ : ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM b.Tên quan ban hành văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa, đậm Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ - tên quan cấp trên: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa Ví dụ: THÀNH ỦY BẮC NINH a Số ký hiệu văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường Ví dụ : Số 01-BC/HU b Địa điểm ngày tháng năm văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường, nghiêng Ví dụ: Quế Võ, ngày 20 tháng năm 2015 c Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: - Tên loại văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 16, kiểu in hoa, đậm Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH - Trích yếu nội dung văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 1415, kiểu in thường, đậm Ví dụ: 19 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A Ban hành quy định số chế độ công tác văn phòng cấp ủy huyện, thị, ban đảng, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy - Trích yếu nội dung công văn: font chữ times new roman, cỡ chữ 12, kiểu in thường, nghiêng Ví dụ: Về chế độ chi tiêu đại hội ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ BẮC NINH ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM HUYỆN ỦY QUẾ VÕ Quế Võ, ngày tháng năm 2015 * Số : 143 – CV/HU v/v tăng cường phòng chống bão lụt năm 2015 HUYỆN ỦY QUẾ VÕ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VĂN PHÒNG Quế Võ, ngày tháng năm * Số:100-QĐ/VPHU QUYẾT ĐỊNH Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành văn bản, Nơi nhận văn Nơi nhận: -Như kính gửi; T/M BAN THƯỜNG VỤ PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC -Lưu VP (Chữ ký) Nơi nhận: K/T CHÁNH VĂN PHÒNG -Như kính gửi; PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG -Lưu VP (Chữ ký) Ngoài thành phần thể thức bắt bược, văn cụ thể, tùy theo nội dung tính chất bổ sung thành phần thể thức: 20 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A - Dấu mức độ mật ( mật, tối mật, tuyệt mật) - Dấu mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc) - Các dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị, - Các thành phần thể thức bổ sung người ký văn định 3.1 Đánh máy, nhân văn Văn thư quan chịu trách nhiệm đánh máy nguyên văn thảo văn theo thể thức kỹ thuật trình bày văn Nếu phát có sai sót không rõ ràng thảo văn phải hỏi lại người chủ trì soạn thảo người đứng đầu đơn vị duyệt thảo văn Việc nhân văn phải số lượng quy định Việc đánh máy, nhân văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn thời gian quy định 3.2 Kiểm tra văn trước trình ký Người chủ trì soạn thảo văn người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung văn xác định độ mật văn trước trình ký Cán phụ trách phận văn thư quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình ký thức 3.3 Trình ký ký văn Văn thư quan chịu trách nhiệm trình ký văn quan Ký văn ban hành phải thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ giao; thẩm quyền ký văn tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị - xã hội quy định Người ký phải chịu trách nhiệm nội dung văn ký phải đăng ký chữ ký mẫu văn thư quan Người ký không dung bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai để ký văn Quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến:Văn thư tiếp nhận từ nguồn bưu điện, fax, mạng Đăng ký văn đến vào đăng ký vào sở liệu gắn tệp scan - Phân phối văn đến : Căn trách nhiệm đồng chí lãnh đạo 21 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A quan, văn thư xác định người chủ trì xử lý văn để trực tiếp chuyển văn cho người chủ trì xử lý văn - Xử lý văn đến : Người chủ trì xử lý văn xác định người phối hợp xử lý ( lãnh đạo đơn vị chức hay chuyên viên) theo chức nhiệm vụ quyền hạn đơn vị cá nhân - Chuyển xử lý tiếp :Những văn cần xử lý tiếp người chủ trì xử lý văn người phối hợp xử lý xác định người xử lý tiếp Văn thư cập nhật yêu cầu xử lý chuyển cho người xử lý tiếp - Kết thúc xử lý: Người chủ trì xử lý văn nghiên cứu kết người phối hợp xử lý đạt yêu cầu định kết thúc xử ký phân công người lập hồ sơ - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ: Lãnh đạo quan, đơn vị chức chuyên viên phân công có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao, sau kiểm tra nội dung kết thúc hồ sơ chuyển hồ sơ sang sở dự liệu “hồ sơ đơn vị” • Phụ lục I:Sổ đăng ký văn đến phòng Nội vụ Công tác quản lý xử lý văn - Ban hành văn bản: Chuyên viên văn thư dự thảo công văn chuyển xin ý kiến người duyệt (lãnh đạo văn phòng) Người duyệt dự thảo xem 22 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A xét dự thảo chỉnh sửa, bổ sung thiếu xót để văn thư chỉnh sửa Sau sửa dự thảo trình xin thêm ý kiến người chủ trì xử lý cập nhật yêu cầu, ý kiến giải người chủ trì xử lý văn để tiếp tục sửa đổi Khi người chủ trì xử lý văn xác nhận trạng thái văn “cho phép phát hành văn bản” chuyển văn tới văn thư để cấp số - Ký văn bản: Trình cho người có thẩm quyền kí chuyển văn tới văn thư để đăng ký sổ - Đăng ký, phát hành, kiểm tra theo dõi văn phát hành: Đăng ký sổ văn đi, số ngày tháng văn Phát hành qua đường bưu điện, đường mạng hay gửi trực tiếp kịp thời, xác nơi nhận ghi văn theo danh sách nhận văn Kiểm tra, theo dõi văn phát hành - Lập hồ sơ: Người dự thảo văn lập hồ sơ thực theo quy trình lập hồ sơ • Phụ lục II: Sổ đăng ký văn phòng Nội vụ Công tác quản lý sử dụng dấu - Quản lý sử dụng dấu: Người đứng đầu quan có trách nhiệm quản lý , kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan 23 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu đơn vị (nếu có) Con dấu quan, đơn vị phải bảo quản trụ sở quan giao cho cán văn thư giữ đóng dấu Cán giao quản lý dấu không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, đơn vị; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Đóng dấu: Chỉ người giao trách nhiệm giữ dấu quyền đóng dấu; trước đóng dấu, văn thư kiểm tra lại thể thức văn bản, thẩm quyền ký, chữ ký số bản; đối chiếu chữ ký văn với chữ ký mẫu đăng ký Đóng dấu ngắn, rõ ràng, chiều trùm lên khoảng 1/3 chữ ký người ký văn phía bên trái Trong trường hợp cần thiết, đóng dấu giáp lai vào khoảng mép trái văn trùm lên phần giấy tờ, dấu đóng tối đa tờ giấy, đóng trang văn có trang liền Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên tổ chức tên phụ lục Không đóng dấu văn bản, giấy tờ chưa có nội dung chữ ký người có thẩm quyền; không đóng dấu khống Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 7.1 Trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Chánh văn phòng trưởng phòng hành (phòng văn thư – lưu trữ), người phụ trách công tác văn phòng quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu quan đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lại hồ sơ tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan 24 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A Cán giao xử lý, giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hố sơ công việc giao, kiểm tra lại hồ sơ lập năm (kiểm tra thiếu, đủ tài liệu, cách xếp, mục tài liệu hồ sơ, hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản…), thống kê hồ sơ cần nộp lưu nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cán trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác, phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Văn thư đơn vị : Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ cán đơn vị; xác định hồ sơ kết thúc, thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Lưu trữ quan có trách nhiệm giúp người phụ trách công tác văn phòng hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; chuẩn bị sở vật chất tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vao lưu trữ quan 7.2 Xây dựng danh mục hồ sơ Lưu trữ quan phối hợp với văn thư dự kiến danh mục hồ sơ cho đơn vị năm, gửi xin ý kiến cán phụ trách, cán bộ, chuyên viên đơn vị Sau đó, tổng hợp ý kiến góp ý, bố sung, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ quan trình người đứng đầu quan ký ban hành vào đầu năm 7.3 Yêu cầu nội dung lập hồ sơ - Yêu cầu: Hồ sơ lập phải phản ánh đúng, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, công việc giao cá nhân, đơn vị quan Văn bản, tài liệu tập hợp vào hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với vấn đề, việc, phản ánh diễn biến hay trình tự giải công việc Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ thức có giá trị có thời hạn bảo quản tương đối đòng - Nội dung lập hồ sơ: Mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ xếp văn bản, tài liệu hồ sơ kết thúc biên mục hồ sơ 7.4 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Hồ sơ, tài liệu đại hội : Trong thời hạn tháng kể từ ngày liền kề sau ngày bế mạc kết thúc đại hội 25 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A - Hồ sơ, tài liệu hành chính: Trong thời hạn năm kể từ ngày công việc kết thúc - Hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn tháng kể từ ngày công trình nghiệm thu toán - Hồ sơ, tài liệu, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử: Nộp lưu tài liệu hành Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ cho công việc phải người đứng đầu quan đồng ý lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ quan 7.5 Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Lưu trữ quan thông báo lịch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu để đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Khi tiếp nhạn hồ sơ, tài liệu, bên giao bên nhận kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ giao nộp - Lưu trữ quan lập biên giao nhận hồ sơ, tài liệu thành bản, đơn vị cá nhân giao nộp giữ bản, lưu trữ quan giữ Biên phải có đầy đủ chữ ký người giao, người nhận xác nhận người phụ trách công tác văn phòng II Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan Trong quan, văn phòng coi “trái tim” quan, trung tâm thông tin quan Văn phòng nơi thu nhận, xử lý ,tìm kiếm cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo đưa định đắn, kịp thời Trong thời đại thông tin công tác văn thư giải công việc phương pháp thủ công gặp nhiều khó khăn việc đáp ứng kịp thời đầy đủ nhu cầu tìm tin cán quan, nhu cầu trao đổi thông tin với quan, đơn vị khác Chính vậy, công nghệ thông tin đóng vai trò to lớn công tác văn thư, giúp nâng cao hiệu công việc công tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư phòng Nội Vụ huyện Quế Võ Hiện nay, Văn phòng Huyện ủy Quế Võ sử dụng mạng nội cho ứng 26 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A dụng LOTUS NOTES 8.5 phần mềm ứng dụng cho việc gửi nhận văn quản lý văn Hình vẽ giao diện phần mềm Lotus Note Khi đăng nhập mật ứng dụng: tên quan, chức ứng dụng Hiện với ứng dụng Văn phòng Huyện ủy sử dụng chức gửi văn qua Thư điện tử, xử lý công văn đi, xử lý công văn đến lưu trữ văn scan đính tệp từ năm 2010 đến III.Một số kiến nghị với quan, đơn vị Trong thời gian thực tập UBND Huyện Quế Võ em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích sau em xin có vài ý kiến kiến nghị sau: Đối với Ủy ban nhân dân huyện Quế võ a Về sở chất Để giúp cho công tác văn thư Huyện ủy bước cải thiện ngày đại hóa, biện pháp quan đưa công nghệ thông tin ứng dụng cách đồng Huyện ủy nên trang bị thêm máy vi tính có kết nối internet, máy photocopy đại…để hỗ trợ thêm cho công việc b Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Cần có biện pháp để kích thích tinh thần làm việc việc không ngừng đào tạo , bồi dưỡng kiên thức chuyên môn cho cán tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, cần quan tâm đến quyền lợi lợi ích cùa họ Huyện ủy cần bố trí thêm phòng làm việc cho cán bộ, bố trí phòng cách khoa học gọn gàng, thoáng mát, xếp phòng cho việc trao đổi cán với thuận tiện Hằng năm cần cử cán học lớp nâng cao để nâng cao trình độ chuyên môn tiếp thu áp dụng vào quan để theo kịp phát triển xã hội c Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực quan phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả công thích đáng Hàng tháng phải tổ chức 27 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A bình xét thi đua cán bộ, để họ có động lực phấn đấu, giúp công việc đạt kết cao Đối với quan nhà nước cấp Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư, quan nhà nước cấp cần trọng việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phòng văn thư Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhà trường cần tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc văn phòng nhiều để sinh viên kết hợp việc học đôi với hành giúp nâng cao hiệu quả, có hành trang vững phục vụ cho công việc sau 28 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A KẾT LUẬN Trong tháng thực tập phòng Nội vụ huyện Quế Võ, hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán phòng Văn thư huyện, em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Hai tháng thực tập, thực tế ủy ban huyện Quế Võ, thời gian dài để em tìm hiểu đánh giá cách toàn diện công tác văn thư quan đơn vị Nhưng khoảng thời gian để em có nhìn rõ nét tầm quan trọng công tác văn thư quan đơn vị Văn thư huyện Quế Võ nói riêng công tác văn thư nói chung Em hiểu công tác văn thư đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Vị trí Văn thư cầu nối phận, phòng ban, đơn vị quan; trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng quan có định đắn góp phần vào phát triển chung quan Với cương vị học viên em cố gắng nỗ lực tìm hiểu học hỏi để hoàn thành tốt công việc giao thời gian thực tập phòng Nội vụ huyện Quế võ Những kiến thức học thời gian tham gia học tập trường em áp dụng vào công tác văn thư văn phòng để đạt kết cao trình thực tập Trên báo cáo ghi lại trình thực tập quan đơn vị phòng Nội Vụ huyện Quế Võ em Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em xin trình bày phần chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức số phương pháp làm việc công tác văn thư quan đơn vị Và để hoàn thành nhiệm vụ giao thời gian thực tập em nhận giúp đỡ từ nhiều phía Trước tiên cho em gửi lời cảm ơn đến Bam giám hiệu nhà trường, thầy, cô giảng dạy nhiệt tình cho chúng em Em xin chân thành cảm ơn bác, cô, anh chị văn phòng huyện ủy Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp chị Nguyễn Thị Thu Hằng – Chuyên viên, em hiểu rõ công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau công tác hành văn thư Đây coi học quý báu, hội cho em rèn 29 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Mặc dù thời gian thực tập em cố gắng, nỗ lực để đạt kết tốt nhất, trình độ nhận thức kinh nghiệm làm việc thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em hạn chế, báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em kính mong nhận bảo góp ý thầy cô ban lãnh đạo nhà trường thầy cô khoa, để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 30 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A PHỤ LỤC III: MÂŨ SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN A/ MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN NĂM 200… Từ số ……… Đến số ……… Từ ngày …… Đến ngày…… B/ NỘI DUNG CỦA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Ngày tháng đến Số đến Tác giả văn Số ký hiệu văn 05/5 3072 Tỉnh Ủy Vĩnh Phúc 286BC/TU Ngày tháng Tên loại trích Đơn vị Ký văn yếu nội dung cá nhận nhân nhận 27/4/2015 Báo cáo Văn đánh giá kết phòng đại hội điểm Chị, Đảng sở nghiệm kỳ 20152020 Ghi 31 Nguyễn Thị Hòa Lớp: Văn thư Hành 13A PHỤ LỤC IV PHIẾU CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN (01) HUYỆN ỦY QUẾ VÕ Số đến: (02)……… Sao gửi: (03)…………………… …………………………………… Chuyển: (04)…………………… …………………………………… …………………………………… (05)Ngày… tháng… Năm 20… (1) Tên quan (2) Số thứ tự văn đến (3) Thể thức (4) Tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quết (5) Ngày , tháng, năm văn đến quan PHỤ LỤC V: THỂ THỨC BẢN SAO A/ SAO Y BẢN CHÍNH ĐẢNG BỘ TỈNH VĨNH PHÚC SAO Y BẢN CHÍNH HUYỆN HỦY QUẾ VÕ * Quế Võ, ngày… tháng… năm… Số Nơi nhận: - SY/HU T/L BAN THƯỜNG VỤ - PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG - Nguyễn Bá Quân -lưu VP 32