Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG LỜI NÓI ĐẦU 2 CHƯƠNG I.GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 4 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT 4 I.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT 4 1. Chức năng và quyền hạn của UBND phường Giáp Bát 4 2. Cơ cấu, tổ chức của UBND phường Giáp Bát 5 II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG UBND phường Giáp Bát 6 1. Chức năng 6 2. Nhiệm vụ 6 3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Giáp Bát 8 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 8 I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 8 1.Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 8 2.Công tác chỉ đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị 10 II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 11 1. Cơ sơ khoa học 11 2. Nội dung công tác văn thư 11 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 15 I.MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 15 II.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ 17 III.MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN 18 KẾT LUẬN 20 PHỤ LỤC 22
BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I.GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN *KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT I.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT Chức quyền hạn UBND phường Giáp Bát Cơ cấu, tổ chức UBND phường Giáp Bát II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG UBND phường Giáp Bát Chức Nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND phường Giáp Bát CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 1.Tình hình cán làm công tác văn thư 2.Công tác đạo công tác văn thư quan, đơn vị II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN Cơ sơ khoa học Nội dung công tác văn thư CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN I.MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ II.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ III.MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN KẾT LUẬN PHỤ LỤC NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 6 8 8 10 11 11 11 15 15 17 18 20 22 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn tào liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý sử dụng dấu Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Vì mà Văn thư – lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng xác, đảm bảo bí mật cho quan thuận tiện cho công tác lưu trữ.Đảng nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ tài liệu Tuy quan tổ chức có chức nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, xác nhận việc sảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn lưu trữ tài liệu quan trọng Do quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư – lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư – lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Để đảm bảo quan, tổ chức thực tốt công tác văn thư – lưu trữ đòi hỏi cần có đội ngũ cán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao vững vàng Từ thực tiễn chương trình đào tạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung trung tâm nghiệp vụ văn phòng dạy nghề nói riêng, cuối khóa học Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan theo nội dung lý thuyết học Đây phần thời gian cần thiết để khép kín chương trình đào tạo Nhà trường Đồng thời rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ thành thạo cho sinh viên làm quen với công việc bên ngoài, tạo cho chồ đướng xã hội, đặc biệt thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước đề “Học đôi với hành, lý thuyết liền với thực tiễn” Với đồng ý tiếp nhận sinh viên đến thực tập Văn phòng UBND phường Giáp Bát, em vận dụng kiến thức công tác Văn thư Lưu trữ trình học tập trường để giải công việc thực tiễn UBND Từ rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất người cán Văn thư lưu trữ tương lai Đồng thời dịp để em thu thập thêm tài liệu, kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp tới Sau tuần thực tập Văn phòng UBND phường Giáp Bát em đúc kết nhiều kinh nghiệm thực tế để bổ sung vào chuyên ngành văn thư lưu trữ mà em học Nhà trường Với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên Văn phòng UBND, với kiến thức thầy cô trang bị trình học tập trường nỗ lực thân em hoàn thành tốt công việc giao Em xin chân thành cản ơn ! Hà Nội, ngày 18 tháng 12 năm 2015 Học sinh Nguyễn Hồng Ngọc NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN *KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT Địa bàn phường Giáp Bát nằm cụm làng cổ xung quanh kinh thành Thăng Long xưa Giáp Thất, Giáp Bát làng thuộc tổng Thịnh Liệt (hay kẻ Sét) Thường gọi nôm na làng Bảy, làng Tám Từ tháng năm 1973 hai làng tách khỏi xã Thịnh Liệt; thành lập phường có tên chung Giáp Bát Phường có diện tích gần 0,8 km2 có 4272 hộ với gần 18.000 người Phía bắc giáp với phường Đồng Tâm, phía Nam giáp với phường Thịnh Liệt, phía Đông giáp với phường Tương Mai, phía Tây giáp với phường Phương Liệt Giáp Bát có bến xe phía Nam tiếp giáp có bến xe vận tải Hàng Hóa, ga Giáp Bát, hàng ngày có hàng vạn hành khách phương tiện hàng hóa qua lại lưu trú địa bàn phường Điểm nhấn phường nhà Thờ Giáo Xứ Thịnh Liệt xây dựng từ năm 1911 Đình làng Bảy thờ vị Thành Hoàng công nhận di tích lịch sử văn hóa cấp Thành phố Sau 20 năm đổi phường Giáp Bát bước thay da đổi thịt, đô thị hóa nhanh bắt nhịp với phát triển Quận hoàng Mai Thành phố Hà Nội.Đảng liên tục phấn đấu đạt danh hiệu TSVM Chính quyền nhiều năm công nhận đơn vị xuất sắc tiêu biểu, năm 2010 nhà nước trao thưởng huân chương Lao động hạng ba An ninh trị – Trật tự an toàn xã hội giữ vững ổn định Thương mại dịch vụ mạnh góp phần giảm hộ nghèo cải thiện nâng cao chất lượng sống cho nhân dân phường CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT Chức quyền hạn: • Chức năng: - Uỷ ban nhân dân Phường Hội đồng nhân dân Phường bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp I NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT - Uỷ ban nhân dân Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội thực sách khác địa bàn - Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở • Quyền hạn: - Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền địa phương Trong hoạt động mình, Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân phối hợp chặt chẽ với Ban thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức thành viên Mặt trận, tổ chức xã hội khác chăm lo bảo vệ lợi ích nhân dân, vận động nhân dân tham gia vào việc quản lý nhà nước thực nghĩa vụ Nhà nước Khi định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn mình, Hội đồng nhân dân nghị giám sát việc thực nghị đó; nghị vấn đề mà pháp luật quy định thuộc quyền phê chuẩn cấp trước thi hành phải cấp phê chuẩn.Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, Uỷ ban nhân dân định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn Cơ cấu tổ chức: - Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ viên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân Các thành viên khác Uỷ ban nhân dân không thiết phải đại biểu Hội đồng nhân dân Kết bầu thành viên Uỷ ban nhân dân Phường phải Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phốphê chuẩn - Trong nhiệm kỳ, khuyết Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch Uỷ ban nhân dân NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT để Hội đồng nhân dân bầu Người bầu giữ chức vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân nhiệm kỳ không thiết đại biểu Hội đồng nhân dân II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT Chức năng: - Văn phòng HĐND UBND phường quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân phường thuộc quận, có chức tham mưu, tổng hợp cho UBND hoạt động UBND phường; tham mưu, giúp UBND phường quản lý nhà nước lĩnh vực ngoại vụ; lĩnh vực dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân - Văn phòng HĐND UBND phường có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động UBND phường; đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Văn phòng UBND Nhiệm vụ: - Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, đại biểu HĐND tham mưu số công việc Chủ tịch HĐND giao - Tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước; giúp Chủ tịch UBND tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động quan chuyên môn, để thực nhiệm vụ, chương trình công tác Chủ tịch UBND; tham mưu giúp UBND công tác ngoại vụ dân tộc; đồng thời tham mưu giúp UBND thực việc tiếp nhận trả kết theo chế "một cửa", "một cửa liên thông" - Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm Thường trực HĐND, UBND Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực chương trình, kế hoạch công tác phối hợp Phòng chuyên môn NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT - Quản lý thống văn Thường trực HĐND UBND theo quy định việc tiếp nhận, soạn thảo, in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời bảo mật - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động Thường trực HĐND, UBND phường; đôn đốc, kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp Thường trực HĐND, UBND phường với Thường trực Đảng uỷ, UBMTTQ Việt Nam tổ chức đoàn thể cấp phường - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND Chủ tịch UBND phường theo quy định pháp luật Thực công tác báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình hoạt động HĐND UBND - Trình UBND chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND - Tiếp nhận, tham mưu giải đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng HĐND UBND - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND - Quản lý tài chính, tài sản Văn phòng HĐND UBNDtheo quy định pháp luật phân cấp UBND - Quản lý tổ chức, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND UBND theo quy định pháp luật phân công UBND - Thực số nhiệm vụ khác HĐND UBND giao theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND phường Giáp Bát - Văn phòng HĐND UBND phường có Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT - Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND phường trước pháp luật công tác giao - Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật nhiệm vụ uỷ quyền - Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực chế độ, sách Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND phường định theo quy định pháp luật quy định phân cấp quản lý cán Uỷ ban nhân dân tỉnh NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN Tình hình cán làm công tác văn thư Công tác văn thư phân gắn liền với hoạt động đạo điều hành công việc UBND Hiệu hoạt động quản lý quan phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không làm tốt Vì công tác văn thư chiếm vị trí quan trọng hoạt động máy UBND lãnh đạo quan tâm Công tác văn thư UBND phường đặt lãnh đạo Chánh văn phòng, tổ chức hình thức tập chung, cán văn thư phụ trách 1.1 Xây dựng ban hành văn - Soạn thảo văn - Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt - Đánh máy hoàn chỉnh văn - Ký văn 1.2 Quy trình quản lý giải văn đến: - Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn - Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Đăng kí văn đến - Trình văn đến - Chuyển giao văn đến - Giải , theo dõi tiến độ giải văn đến 1.3 - Quy trình quản lý văn Kiểm tra thể thức NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT - Trình ký - Ghi số, ngày, tháng văn - Đóng dấu văn - Đăng kí văn - Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn - Sắp xếp, bảo quản phục vụ nghien cứu sử dụng văn lưu 1.4 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ - Lập hồ sơ - Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.5 Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Quản lý dấu - Sử dụng dấu I.6 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư Máy in Máy photocopy Máy scan Máy vi tính Máy điện thoại Máy fax Công tác chi đạo công tác văn thư quan, đơn vị - Công tác văn thư đặt quản lý Chánh văn phòngvới mục đích nầng cao hiệu công tác văn thư trình giải công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế UBND, công tác văn thư văn phòng quan tâm, đạo, giám sát, đôn đốc lãnh đạo, cán văn phòng làm tốt công việc Chánh văn phònglà người điều hành chung hoạt động Văn phòng UBND, chịu trách nhiệm trước UBND, Ban Thường vụ UBND Thường trực UBND toàn hoạt động Văn phòng: NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 10 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT - Quản lý dấu: Để đảm bảo tính minh bạch khách quan văn thư quan người quản lý trực tếp dấu, thủ trưởng quan người quản lý gián tiếp - Sử dụng dấu: Việc sử dụng cong dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định: Những văn quan tổ chức ban hành phải đóng dấu quan tổ chức Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao đóng dấu văn phòng hay đơn vị - Bảo quản dấu: Con dấu quan phải để trụ sở quan, tổ chức nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Trường hợp phải giải công việc xa trụ sở muốn đem dấu quan phải có đồng ý văn thu trưởng quan đem dấu quan * Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ: việc xây dựng bảng thống kê có hệ thống danh mục dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản người lập hồ sơ -Lập hồ sơ: trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp quy định - Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trưc quan: quy định điều 11 luật lưu trữ Trong thời hạn năm kể từ công việc kết thúc Trong thời hạn tháng kể từ công trình toán *Trang thiết bị làm việc văn phòng văn thư: NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 14 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Trang thiết bị làm việc văn phòng văn thư gôm: máy tính, máy im, máy photo, máy cắt hủy tài liệu, máy scan, bàn ghế, bút, ghim, kẹp NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 15 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN I/ MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Qua khảo sát thực tiễn, kết hợp với vận dụng kiến thức lý thuyết học cho em thấy quan có ưu, nhược điểm : 1/ Công tác xây dựng ban hành văn Ưu điểm: Công tác soạn thảo văn thực tương đối tốt Các văn ban hành hình thức, nội dung quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn ban hành mặt thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm anh toàn, bí mật tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc quan nhanh tróng xác, kịp thời 2/Quy trình quản lý giải văn đến: Ưu điểm: tất văn đến quan tập trung phận văn thư khâu nghiệp vụ: tiếp nhận, bóc bì, theo dõi, giải quết văn đến thực theo quy định Tất văn đến đăng ký vào “sổ đăng ký văn đến” văn đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm cần thiết Nhược điểm: quy trình quản lý văn đến Huyện ủy thực hiệu chưa cao Văn đến đăng ký vào 01 sổ nên gặp nhiều khó khăn việc tra tìm văn Việc theo dõi giải văn cán văn thư quan tâm đến việc giải văn đến song chưa lập sổ theo dõi giải văn mà nhắ nhở nên việc giải văn số đơn vị chưa tốt NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 16 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT 3/ Quy trình quản lý văn đi: Ưu điểm: Công tác quản lý văn quản lý theo quy định từ khâu đánh máy, in văn bản, trình ký văn đến khâu nghiệp vụ đóng dấu văn Văn quan cán đăng ký vào “sổ đăng ký văn đi” Do số lượng văn quan Huyện ủy nhiều nên sổ đăng ký lập theo tên loại văn thuận tiện cho việc tra tìm văn Nhược điểm:việc đăng ký văn thực tốt Song bên canh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn việc quản lý văn dẫn đến tình trạng nhiều đơn vị làm văn làm cho việc giải văn chậm trễ 4/ Công tác quản lý sử dụng dấu: Ưu điểm: công tác quản lý sử dụng dấu cán văn thư bảo quản chặt chễ, cẩn thận , dấu lau chùi cất vào hộp đựng ngăn tủ bàn làm việc cán văn thư sau sử dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thông tin có chữ ký người có thẩm quyền.Dấu dóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Nhược điểm: việc sử dụng dấu tốt song áp lực công việc, tinh thàn làm việc cán văn thư quan phát hành nhiều văn dẫn đến nhiều văn đóng bị nhòe, mờ dấu 5/ Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Ưu điểm: Cơ quan lập danh mục hồ sơ dự kiến thuận tiện cho giải công việc quan Nhược điểm: quan lập danh mục hồ sơ song việc tiến hành lập hồ sơ không trọng đến văn tình trạng bó, gói 6/ Trang thiết bị làm việc phòng văn thư NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 17 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Ưu điểm: Văn phòng UBND phường Giáp Bát trang bị đầy đủ trang thiết bị tiên tiến giúp cho cán văn thư hoàn thành tốt nghiệp vụ cách nhanh tróng, xác, kịp thời Nhược điểm: tranh thiết bị văn phòng sử dụng nhiều nên số trang thiết bị hay bị hỏng gây ảnh hưởng đến việc giải văn cán văn thư II/ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Vì cán công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng nhà nước hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Đảm bảo yếu tố đòi hỏi cán văn thư quan phải làm tốt vai trò cán văn thư chuyên trách Đểnghiệp vụ công tác văn thư đảm bảo nhanh tróng xác, quan, tổ chức cần đại hóa công tác văn thư Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 18 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu công tác văn thư III/ Một số kiến nghị với quan, đơn vị Bằng kiến thức học nhà trường với trình thực tập công tác văn thư Huyện ủy Lập Thạch em hòa thành đợt thực tập rút nhiều học kinh nghiệm, bổ ích cho thân Qua đợt thực tập em xin đưa số kiến nghị công tác văn thư UBND phường Giáp Bát sau: Đối với lãnh đạo quan: Đối với quan công tác văn thư có vị trí vô quan trọng , móng để xây dựng quan Vì lãnh đạo UBND cần quan tâm sát đến công tác văn thư - lưu trữ quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sát Hàng nên tổ chức đưa cán tập huấn, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư- lưu trữ Hàng năm nên tổ chúc kiểm tra thực công tác cán văn thư- lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng ban quan Cơ quan cần ban hành văn hướng dẫn: đôn đốc, xây dựng đề án đưa công tác văn thư – lưu trữ vào hoạt động có nề nếp Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư- lưu trữ để rút nha kinh nghiệm, đánh giá việc mà văn thư làm việc văn thư chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương Đưa giải pháp khắc phục, hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán Ngoài lãnh đạo Huyện uỷ cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại , trang thiết bị có tượng hỏng hóc cần sửa chữa kịp thời cần thiết nên thay để đẩm bảo cho cán văn thư sử lý nghiệp vụ cách nhanh chóng NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 19 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Đối với càn làm công tác văn thư: Đối với cán làm công tác văn thư cần thực quy định công tác văn thư nhà nước quan quy định Ngoài cán văn thư cần phải có phẩm chất trị tốt có tinh thần trách nhiệm công việc cao bên cạnh nghiệp vụ chuyên môn văn thư phải hiểu biết nghiệp vụ khác đẻ hỗ trợ cho nghiệpvụ chuyên môn Cán làm công tác văn thư phải có kín đáo trongcông việc Luôn cảnh giác không để kẻ gian lợi dụng sơ hở NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 20 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT KẾT LUẬN “Học đôi với hành” thực tập tốt nghiệp khâu kếtiếp sau quátrình tiếp thu lý thuyết lớp Hầu hết tất trường cao đẳng,đại học tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp giúp em học sinh đượctrải nghiệm thực tế bổ sung cho kiến thức lý thuyết học Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tổchức đợt thực tập 06 tuần cho học sinh ngành văn thư lưu trữ thực tế Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận UBND phuòng Giáp Bát em thực đợt thực tập với chuyên ngành văn thư Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩađối với thân em, đợt thực tập giáp em trưởng thành rấtnhiều hôi cho em bạn có điều kiện hiểu biết vềthực tế, làm quen với huyên môn cụ thể hoá phần lý thuyết đãđược học Có thể nói đợt thực tập giúp em hiểu sau chuyên ngành văn thư - lưu trữ Từ thấy tầmquan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan từ em ý thức trách nhiệm cán văn thư-lưu trữ trẻ em lớn Nhờ giúp anh, chị cán quan đợt thực tập em diễn thuận lợi Bên cạnh em tích luỹ thêm chomình kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tácphong làm việc nhanh nhẹn, tự tin khéo léo cán vănphòng Để hoàn thành báo cáo báo cáo em xin bày tỏ long biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên ngành thầycô trung tâm nghiệp vụ văn phòng dạy nghề nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho em có môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp làm tảng cho đợt thực tập NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 21 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến đến cấp lãnh đạo, đến cán văn phòng phòng ban khác UBND phường Giáp Bát tạo điều kiện giúp đỡ em trìnhthực tập Nhờ quan tâm giúp đỡ tận tình sau sắc quan em gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn em không khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Em xin chân thành cảm ơn sựhướng dẫn tận tình chị cán văn thư quan Song kiến thức cònhạn chế nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy, cô giáo chuyên ngành thầy, cô trung tâm đào tạo nghiệp vụvăn phòng dạy nghề Nhà trường Em xin chân thành cảm ơn! NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 22 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT PHỤ LỤC • Phụ lục 1:Cơ cấu tổ chức UBND Phường CHỦ TỊCH UBND Phụ trách chung Phó Chủ tịch Phụ trách Văn hóa- Xã hội Phó Chủ tịch Phụ trách Kinh tế-Đô thị Lao động Văn hóa Dân số kế Tư pháp Giáo dục TBXH Trẻ Thông tin hoạch hộ tịch đào tạo em TDTT Đô thị Công thương nghiệp xây dựng môi trường NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 23 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Quân Văn phòng UBND, Tổ chức CBCC Kế toán ngân sách Quy hoạch, kế hoạch tài nguyên đất Phụ lục : Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND phường: Văn phòng UBND Chánh văn phòng Phó Chánh Văn phòng tổnghợp Phó Chánh Văn phòng Hành chính- quản trị NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 24 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Tổng hợp Nội Văn thư Lưu trữ CNTT Bảo vệ Lái xe Tạp vụ Bếp ăn Kế toán Thủ quỹ NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 25 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT Phụ lục 3: ví dụ thể thức văn • a.Tiêu đề font chữ times new roman cỡ chữ 15,kiểu in hoa,đậm Ví dụ :CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc b.Tên quan ban hành văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa, đậm Ví dụ: UBND PHƯỜNG GIÁP BÁT c.Số ký hiệu văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường Ví dụ : Số 01/BC-UBND d.Địa điểm ngày tháng năm văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường, nghiêng Ví dụ: Giáp Bát, ngày 18 tháng 12 năm 2015 e.Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: - Tên loại văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 16, kiểu in hoa, đậm Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 26 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT - Trích yếu nội dung văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14-15, kiểu in thường, đậm Ví dụ: Về việc thi đua khen thưởng năm 2015 - Trích yếu nội dung công văn: font chữ times new roman, cỡ chữ 12, kiểu in thường, nghiêng Ví dụ: Về chế độ chi tiêu đại hội ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG GIÁP BÁT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số : 143/UBND Giáp Bát, ngày tháng năm Độc lập – Tự – Hạnh phúc v/v tăng cường phòng chống bão lụt năm 2015 Nơi nhận: CHỦ TỊCH -Như trên; -Lưu VP Trần Văn Sâm NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 27 BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG GIÁP BÁT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số:100/QĐ-UBND Độc lập – Tự – Hạnh phúc Giáp Bát, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Nơi nhận: CHỦ TỊCH -Như trên; -Lưu VP Trần Văn Sâm NGUYỄN HỒNG NGỌC-VTHCK3 Page 28