Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 3 I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 3 1.Vài nét về sự hình thành của UBND xã Lê Hồ 3 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 4 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 8 1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 3. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 13 III. TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ 15 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Lê Hồ. 15 2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của UBND xã 16 4.Nhận xét về quá trình quản lý và giải quyết văn bản 18 5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Lê Hồ 19 IV. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 19 1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã. 19 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc. Đề xuất văn phòng mới tối ưu 20 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng: 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG UBND XÃ LÊ HỒ 21 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG 21 I. Khái niệm về thư kí văn phòng 21 1. Khái niệm 21 2. Chức năng 22 3. Nhiệm vụ và quyền hạn 22 4. Điều kiện để người thư ký làm việc có hiệu quả 23 5. Các yêu cầu cơ bản đối với người thư ký văn phòng 24 6. Vị trí của người thư ký văn phòng trong cơ quan 24 II. Thư ký với việc thiết lập quan hệ với lãnh đạo và đồng nghiệp 25 1. Thư ký và việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng 25 2. Thư ký và việc thiết lập quan hệ với đồng nghiệp 25 CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ CẦN THỰC HIỆN TRONG CƠ QUAN 26 I. NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG VĂN GIẤY TỜ 26 1. Sự tham gia tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của thư ký. 26 2. Sự tham gia xây dựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản đi của người thư ký. 27 II. TIẾP KHÁCH – ĐÃI KHÁCH 29 1. Tiếp khách 29 2. Đãi khách 33 III. THU THẬP VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN TỔ CHỨC LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO 38 A. Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 38 1. Thông tin và vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý 38 2. Vai trò của người thư kí trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 39 3. Vai trò của Thư kí trong việc xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý 41 B.THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO 41 1. Điện thoại 41 2.Internet 42 IV. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 43 1. Mục đích, ý nghĩa 43 2. Lập kế hoạch hội nghị 43 3. Chuẩn bị Hội nghị 43 4. Tiến hành hội nghị 43 5. Những công việc thư kí phải làm sau hội nghị 44 V. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC VÀ BỐ TRÍ CÁC THIẾT BỊ, MÁY MÓC TRONG VĂN PHÒNG LÃNH ĐẠO 44 1. Mục đích, ý nghĩa 44 2. Các máy móc, trang thiết bị dùng trong công tác văn phòng 45 3. Các đồ dùng văn phòng 46 4. Các yếu tố tác động đến năng suất lao động 46 5. Bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị 47 VI. THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 48 1. Mục đích, phạm vi chuyến đi công tác của lãnh đạo 48 2. Thư kí với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo 48 3. Những công việc thư kí cần phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác 49 4. Những công việc thư kí phải làm sau chuyến đi công tác 50 5. Một số lưu ý khi đi công tác cùng thủ trưởng 50
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Vũ Thị Thảo Lớp: Đại học liên thông Quản trị văn phòng K13B BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13B HỆ ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG KHÓA HỌC (2013 – 2015) Tên quan: Ủy ban nhân dân xã Lê Hồ Địa chỉ: Thôn An Đông, xã Lê Hồ, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Ngọc Huyền Giảng viên hướng dẫn: Đinh Thị Hải Yến NĂM 2015 LỜI MỞ ĐẦU Với quy mô dân số đứng thứ 13 giới mà kinh tế đứng thứ 42 tổng số 177 kinh tế, chưa tương xứng với tiềm (theo xếp hạng Ngân hàng Thế giới WB) Liệu Việt Nam vươn lên đứng thứ 13 tương xứng với tiềm dân số hay không? Để đạt mục tiêu đó, Việt Nam phải nỗ lực cải cách kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa xã hội, khoa học công nghệ… hướng tới công CNH – HĐH đất nước Chúng ta nên cải cách hạng mục cho trước bước như: Điện lưới, giao thông, nhân lực có hành Nước ta cho nước có thủ tục hành phức tạp, chậm trễ Chúng ta nên sửa đổi thủ tục cho nhanh gọn, thuận lợi để thu hút vốn đầu tư nước vào Việt Nam Luôn cho Việt Nam có thủ tục hành phức tạp Một nguyên nhân đội ngũ nhân viên hành chưa chuyên nghiệp công việc Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu xã hội có nhiều trường đại học, cao đẳng tham gia đào tạo đội ngũ nhân viên hành với đa dạng khoa, ngành như: Đại học hành quốc gia, Học viện Hành chính, Đại học Nội vụ Hà Nội,…các khoa như: Văn thư – lưu trữ, Hành học, Quản trị Văn phòng, … Để sinh viên có kĩ cần thiết nhất, thành thạo trường trường hầu hết tổ chức cho sinh viên thực tập trường để nhằm rèn luyện khả thực hành, thực hành kĩ cần thiết, kiến thức xã hội…Đây hội tốt cho sinh viên để nâng cao trình độ mình, đáp ứng công việc cao công ty, tìm công việc tốt cho Đối với chuyên ngành theo học mong muốn “học đôi với hành” sau trường có nguồn kiến thức cần thiết, bổ sung thiếu sót trước trường Vì chọn UBND xã Lê Hồ làm nơi thực tập tốt nghiệp Bởi trải nghiệm thực tế gần sát với chuyên ngành theo học, tiếp cận với cấu tổ chức, máy nhà nước, cách thức làm việc… Được hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo cán đây, đặc biệt đồng chí Nguyễn Ngọc Huyền – nhân viên tư pháp xã,ngoài giảng viên: Đinh Thị Hải Yến – Giáo viên chủ nhiệm lớp, hướng dẫn thực báo cáo cách tốt Trong báo cáo thực kiến thức học kiến thức thực tế mà tìm hiểu thực tập UBND xã Lê Hồ với nội dung: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND xã Lê Hồ Phần II: Thực hành chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ Thư kí văn phòng UBND xã Lê Hồ Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Trong thời gian thực tập với nỗ lực thân, mong muốn báo cáo hoàn thiện Tuy nhiên, báo cáo hoàn thành thời gian ngắn nên tránh khỏi thiếu sót hạn chế Chính rôi mong đóng góp ý kiến thầy cô bạn bè để báo cáo hoàn chỉnh Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nam, ngày 15 tháng 07 năm 2015 Sinh viên Vũ Thị Thảo PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 1.Vài nét hình thành UBND xã Lê Hồ Xã Lê Hồ đơn vị hành trực thuộc huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam, cách Hà Nội khoảng 60 km, nằm phía Tây Bắc huyện Kim Bảng Phía Đông giáp xã Đại Cương, xã Đồng Hóa, phía Tây giáp xã Tượng Lĩnh, phía Nam giáp xã Tân Sơn, phía Bắc giáp xã Nguyễn Uý xã Đại Cường Xã có diện tích 7.35 km2 , chiều dài 3.5 km, chiều rộng 2,5 km Trước cách mạng tháng Tám năm 1945, toàn xã có 3000 người Đến tháng 12/2005 xã có 8.182 người.Đến năm 2010 có 8.276 người Diện tích canh tác xã 521,95 Đơn vị hành gồm xã: Phương Thượng, Phương Đàn, An Đông, Đồng Thái, Đại Phú Lê Hồ “chiếc nôi” phong trào cách mạng huyện tỉnh thời kì tiền khởi nghĩa; sở vững mạnh kháng chiến chống Pháp, Mỹ; đơn vị đẩu huyện Kim Bảng công đổi Lê Hồ - người Đảng viên cộng sản quê hương hy sinh anh dũng lý tưởng Đảng, nghiệp giải phóng dân tộc, trở thành gương sáng cho hệ mai sau mãi noi gương, phát huy nghiệp đấu tranh bảo vệ, xây dựng quê hương, đất nước Theo ghi chép số dòng họ, thần phả lưu giữ đình Phương Thượng; đặc biệt vật tìm mộ cổ gò Nấm xã Lê Hồ Đồng Hóa năm 1987, địa danh thuộc xã Lê Hồ ngày có trước 2000 năm lịch sử Từ xa xưa, nơi có sông Đường Giang bắt nguồn từ vực Chùa Ông chảy dọc qua địa bàn xã xuống tận Vân Chu đổ sông Đáy Trải qua nhiều biến cố lịch sử nhiều lần thay đổi tên gọi Vũ Bình, Sơn Nam Thừa Tuyên, Sơn Nam Thượng,…Đến cách mạng tháng 8/1945 thành công, để tưởng nhớ tỏ lòng biết ơn đồng chí Lê Hồ - người ưu tú có nhiều cống hiến đóng góp cho phong trào cách mạng quê hương, xã nhỏ thuộc tổng Phương Đàn vinh dự mang tên xã Lê Hồ Qua thời gian cố gắng toàn xã, xã đạt danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang thời kì kháng chiến chống Pháp ngày 21/08/2005 Thành tích khen thưởng 75 năm 1930-2010 Tập thể : 07 có công với nước, 03 Huân chương kháng chiến, 03 Huân chương Lao động, 03 khen Hội đồng Chính phủ, 820 huân, huy chương, 07 gia đình tặng Bằng có công với nước 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 2.1 Chức UBND HĐND bầu ra, quan chấp hành HĐND xã, quan quản lý hành nhà nước địa phương Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật văn Cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị HĐND cấp UBND xã Lê Hồ Cơ quan hành cấp xã có chức lãnh đạo, điều hành UBND cấp xã, ban ngành thuộc xã thực nhiệm vụ trị, xã hội có trách nhiệm tổ chức quản lý Hành Nhà nước UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách khác địa bàn 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trong lĩnh vực kinh tế: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; + Lập toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình HĐND cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp; + Tổ chức thực ngân sách đại phương, phối hợp với quan nhà nước, cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; + Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định + Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xâu dựng công trình kết cấu hạ tầng xã nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát đảm bảo sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp: + Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; + Tổ chức việc xây dựng công trình thủy lợi nhỏ, thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, lũ lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều địa phương; + Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước dịa bàn theo quy định pháp luật; + Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ, để phát triển ngành, nghề Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: + Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; + Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; + Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể dục thể thao + Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thwujc lớp bổ túc văn hóa, thực xóa mù chữ cho người độ tuổi; + Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với UBND cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; + Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình giao; vận động nhân dẫn giữ gìn vệ sinh; phòng, chống bệnh dịch; + Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; + Thực sách chế độ thương binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có công với nước theo quy định pháp luật; + Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; + Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; + Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng kí, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; + Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; + Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng kí tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: + Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; + Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân ; + Tổ chức thực phối hợp thực với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật 2.3 Cơ cấu tổ chức ( xem phần phụ lục I) - 01 chủ tịch: Nguyễn Văn Trường - 01 phó chủ tịch: Kiều Văn Tâm Gồm 07 phòng, ban sơ đồ phụ lục I II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.Tổ chức hoạt động văn phòng (xem kĩ phụ lục 2) 1.1 Tổ chức: UBND xã làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể có phân công cá nhân chịu trách nhiệm Đứng đầu Chủ tịch UBND xã người lãnh đạo điều hành công việc UBND, Phó chủ tịch UBND người giúp việc cho chủ tịch, thực công việc chủ tịch phân công phụ trách liên quan tới lĩnh vực chuyên môn định Tiếp đó, Ủy viên ban ngành khác UBND 1.2 Hoạt động: UBND xã thường xuyên thực hoạt động sau: + Tổ chức phiên họp UBND + Hoạt động Chủ tịch UBND + Hoạt động Ủy viên thủ trưởng quan chuyên môn thuộc UBND Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1 Vị trí chức Văn phòng HĐND – UBND xã quan chuyên môn thuộc UBND, có chức tham mưu, tổng hợp cho UBND hoạt động UBND; Tham mưu giúp UBND xã quản lý nhà nước lĩnh vực ngoại vụ; tham mưu cho Chủ tịch UBND xã công tác đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Văn phòng HĐND – UBND xã có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động UBND xã, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng UBND huyện, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội HĐND huyện 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn + Xây dựng tổ chức thực chương trình công tác thường kỳ: vào yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch UBND duyệt, ban hành Sau chương trình công tác ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện: Đôn đốc phận công tác triển khai; theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kì, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo tổ chức họp sơ kết, tổng kết thực chương trình Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuẩn UB Tổ chức họp giao ban hàng tuần Chủ tịch Phó chủ tịch UB + Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã việc đạo thực hiện: Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin xử lý thông tin, phản ánh thường xuyên, kịp thời, xác tình Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Trong việc ban hành định quản lý: khẳng định giá trị thực tế định phụ thuộc vào nguồn thông tin cung cấp trước ban hành định Điều có nghĩa cung cấp thông tin đầy đủ, xác nhà quản lý có hội: Nhận thức xác vấn đề cần định Xác định hội, khả thực triển vọng sau định ban hành Lựa chọn phương án tốt Xác định sở pháp lý, tiền đề khoa học từ có điều chỉnh sáng tạo ban hành định + Trong việc hoạch định, tổ chức, điều hành kiểm soát công việc:Thể số phương diện sau: Giúp nhà quản lý nhận thức xác vấn đề, cung cấp liệu, xây dựng phương án, giải vấn đề, kiểm tra thực + Phân tích, dự báo, phòng ngừa ngăn chặn rủ ro:Trên sở thông tin cung cấp nhà quản lý phòng tránh, ngăn chặn rủ ro,… Vai trò người thư kí việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo a Một số yêu cầu tiến hành hoạt động thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo + Hiểu xác vai trò ý nghĩa thông tin hoạt động quản lý + Có khả xác định nhu cầu thông tin lãnh đạo + Nắm vững có khả khai thác, tìm tòi, thu thập nguồn thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động lãnh đạo + Có khả truyền đạt thông tin xác + Nắm vững nhiệm vụ trị, nhiệm vụ chuyên môn quan b Vai trò thư kí hoạt động tổ chức thông tin + Thu thập thông tin: sơ đồ hóa sau: XĐ nhu cầu cctt Xđ nguồn tt Sinh viên: Vũ Thị Thảo 27 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thu thập thông tin PP khác Thư kí Xử lý thông tin Phân tích Lưu giữ tt Cung cấp thông tin Thông tin thường sử dụng phương pháp sau: quan sát, thực nhiệm, phương pháp thăm dò dư luận, phương pháp thu thập thông tin trường, phương pháp thống kê, phương pháp vấn… c Xử lý thông tin Đây giai đoạn kiểm tra đánh giá, phân loại xác định giá trị thông tin sau thu thập Có thể đánh giá vai trò thư kí giai đoạn xử lý thông tin qua sơ đồ sau: Hệ thống thông tin thu thập Vai trò thư kí xử lý Xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn, để đánh giá thông tin Phân tích đánh giá thông tin Rút thông tin Cung cấp lưu giữ thông tin Có thể thấy thư kí nhân vật trung tâm trình thu thập cung cấp thông tin, trình gắn liền với chủ thể cụ thể thư kí Để thực trình thư kí cần đáp ứng số yêu cầu định trình độ chuyên môn, khả tư khoa học,… Sinh viên: Vũ Thị Thảo 28 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d Cung cấp thông tin Thông tin sau phân tích, xử lý khái quát hóa cung cấp cho lãnh đạo Đương nhiên thông tin phải xếp theo trật tự logic định Vai trò Thư kí việc xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý Thứ nhất: Thư kí phải có khả phát hiện, tổ chức lại hệ thống tư liệu riêng phòng, ban chức đơn vị Thứ hai: Thư kí phải kịp thời bổ sung cập nhật thông tin đồng thời tiến hành loại bỏ xử lý thông tin đồng thời tiến hành loại bỏ xử lý thông tin hết giá trị Thứ ba: hệ thống thông tin phải coi tài sản quan trọng quan phải sử dụng có hiệu để đạt lợi ích cao Thứ tư: Khi xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp trung tâm thư kí phải lưu ý đảm bảo yêu cầu tính bảo mật, tính thuận tiện việc khai thác sử dụng tin B.THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO Điện thoại a Vai trò điện thoại công sở Điện thoại vật dụng phổ biến công sở đại tính ưu việt, thuận tiện, hiệu quả, đơn giản thao tác sử dụng b Nghệ thuật nghe nói điện thoại + Nghệ thuật nói điện thoại: Khi nói điện thoại nên ý số điểm sau: Có chuẩn bị Đảm bảo nguyên tắc xưng danh Phải làm cho đối tượng giao tiếp quan tâm, ý Nói rõ ràng, đủ nghe Sinh viên: Vũ Thị Thảo 29 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sử dụng xác từ thành ngữ thông dụng Nói với giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, mục đích giao tiếp Nhắc lại thông tin cần thiết Nói điện thoại kết hợp với nghe điện thoại + Nghệ thuật nghe điện thoại Khi nghe điện thoại thư kí cần phải để lại ấn tượng thái độ tôn trọng đối tượng giao tiếp, đảm bảo thông tin tiếp nhận xác Để đạt điều thư kí cần ý: - Tập trung ý vào trình giao tiếp Nghe kết hợp với ghi tin Thể cho đối tượng giao tiếp thấy quan tâm ý Nghe kết hợp với việc đặt câu hỏi suy nghĩ Tránh ngắt lời người nói + Một số điểm lưu ý sử dụng điện thoại công sở Không sử dụng điện thoại quan vào việc riêng Không đột ngột mời thủ trưởng nghe điện thoại mà không bịt ống nghe Không sử dụng điện thoại trình bày thông tin bí mật, không dùng thuật ngữ hay tiếng lóng qua điện thoại Không sử dụng điện thoại chưa kịp chuẩn bị tài liệu, thông tin Nói ngắn gọn, rõ ràng 2.Internet Internet cho thấy tiện ích mà khai thác như: Có thể sử dụng Internet hệ thống thư điện tử để truyền đạt thông tin Có thể sử dụng nguồn thông tin để khai thác Thông qua hệ thống mạng thư kí tổ chức họp, hội thảo, … IV TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Mục đích, ý nghĩa + Tổng kết đánh giá công việc, thông báo nhiệm vụ cần triển khai Sinh viên: Vũ Thị Thảo 30 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Đảm bảo quyền làm chủ nhân viên quan nhiệm vụ chung + Xây dựng tinh thần đoàn kết Lập kế hoạch hội nghị Kế hoạch hội nghị văn có tính định hướng trình bày vấn đề liên quan đến việc tổ chức Hội nghị Do phải đảm bảo yêu cầu sau: - Thể thức văn - Tính khả thi triển khai - Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực kế hoạch - Các thông tin kế hoạch Ngoài ra, thư kí phải đề cập đến nội dung sau kế hoạch: tên hội nghị, thời gian hội nghị, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị Chuẩn bị Hội nghị Trước tiến hành triển khai Hội nghị, thư kí cần chuẩn bị chi tiết nội dung Hội nghị như: + Xây dựng chương trình nghị hội nghị + Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời + Chuẩn bị địa điểm Hội nghị + Chuẩn bị thời gian Hội nghị + Chuẩn bị ghi biên Hội nghị Tiến hành hội nghị + Đón đại biểu: Tùy vào quy mô Hội nghị, thư kí áp dụng nhiều hình thức khác việc chào đón đại biểu như: băng rôn, hiệu,cờ hoa, tổ chức phòng nhỏ để chào đón riêng đại biểu quan trọng,… + Điểm danh đại biểu: Điểm danh đại biểu để biết xác đại biểu đến dự Có nhiều cách để điểm danh đại biểu như: Sơ đồ vị trí chỗ ngồi, thẻ đại biểu, đăng kí trưởng đoàn lễ tân, phiếu đăng kí có mặt… + Giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận Sinh viên: Vũ Thị Thảo 31 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thư kí không nên thay đổi thời gian nghỉ tham luận, văn dài… + Ghi biên Hội nghị Thư kí sử dụng nhiều hình thức khác ghi biên với nhiều phương tiện kĩ thuật, đảm bảo yêu cầu sau: kĩ thuật, thể thức, thông tin xác, khách quan Những công việc thư kí phải làm sau hội nghị Lưu biên hội nghị với hội nghị nhỏ lập hồ sơ Hội nghị với hội nghị lớn, Hồ sơ trình bày Hội nghị như: Biên hội nghị, báo cáo, diễn văn khai mạc, bế mạc Giúp thủ trưởng thông báo triển khai kết luận Hội nghị Tổ chức rút kinh nghiệm sau Hội nghị Soạn thảo công văn, thư cảm ơn đại biểu quan trọng đến dự V TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC VÀ BỐ TRÍ CÁC THIẾT BỊ, MÁY MÓC TRONG VĂN PHÒNG LÃNH ĐẠO Mục đích, ý nghĩa + Tạo môi trường thích hợp cho công việc giám đốc thư kí + Tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách quan có kết + Tạo yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, để làm tăng suất lao động yêu mến nơi làm việc + Bảo đảm nguyên tắc định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ, tài liệu phương tiện khác Các máy móc, trang thiết bị dùng công tác văn phòng e Máy chữ, máy in rô-nê-ô, máy photocopy Máy chữ phương tiện trang bị phổ biến tất loại văn phòng.Các loại máy chữ sử dụng phổ biến máy chữ giới máy chữ điện Sinh viên: Vũ Thị Thảo 32 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Máy in rô-nê-ô công cụ truyền thống văn phòng Có hai loại máy in rô-nê-ô thường dùng: máy quay tay, máy điện Máy photocopy so với máy in rô-nê-ô thuận lợi nhiều Photocopy không cần làm mẫu, đặc biệt thời gian chụp nhanh, số nhiều hay tùy theo yêu cầu cán Tuy nhiên loại máy photocopy đòi hỏi kĩ thuật cao, vật liệu sử dụng đắt f Điện thoại Điện thoại phương tiện thông tin nhanh nhất, thuận tiện kinh tế g Điện tín Tùy vào điều kiện cụ thể, số văn phòng có trang thiết bị điện tín máy telex, facsimile, máy đàm h Máy ghi âm văn phòng Ghi âm văn phòng trước hết sử dụng để ghi lại diễn biến hội nghị, hội đàm có tính cam kết, ghi lại công việc giám đốc mặt văn phòng, lời nhắn… i Thiết bị hội nghị Tùy theo điều kiện yêu cầu công việc cụ thể mà người ta bố trí hội nghị cách thuận lợi j Máy tính điện tử máy vi tính Máy tính điện tử thông dụng sử dụng văn phòng loại máy điện tử tí hon, bỏ túi, sử dụng lượng mặt trời… Máy vi tính công cụ đắc lực giúp ích cho công tác văn phòng Người ta sử dụng máy tính vào việc : đăng kí văn bản, tra tìm tài liệu, … việc sử dụng máy vi tính đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ kỹ thuật định Các đồ dùng văn phòng a Bàn ghế Bàn ghế văn phòng chia thành nhiều ngăn để đựng hồ sơ, tài liệu, ngăn thứ hai dùng để đựng giấy phong bì… Sinh viên: Vũ Thị Thảo 33 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Tủ hồ sơ Tùy theo số lượng hồ sơ tài liệu nhiều hay mà người ta bố trí tủ hồ sơ thích hợp Tủ hồ sơ chia thành nhiều ngăn, chiều cao ngăn tủ để xếp cặp ba giây hộp đựng hồ sơ c Tủ con, tủ lạnh Tùy theo điều kiện kinh tế mà trang bị thêm tủ con, tủ lạnh, cốc chén d Tủ áo mắc áo Tủ áo cần thiết văn phòng.Nếu điều kiện để trang bị tủ áo phải có mắc áo phòng e Các vật dụng khác: tùy vào điều kiện trang bị thêm Các yếu tố tác động đến suất lao động + Sự thoáng mát: phòng nên rộng từ 15-20 m2 , đảm bảo tính thoáng mát + Nhiệt độ: Nên trì nhiệt độ phòng từ 18 – 25 0c + Tiếng động: Tiếng động ảnh hưởng đến thần kinh người suất lao động Tiếng động từ 0d – 10d cường độ thích hợp cho việc nghỉ ngơi.Có thể đến 40d (đề - ci – ben) Từ 90d trở tiếng động gây hại cho người + Màu sắc: màu sắc chia làm màu màu nóng lạnh Màu nóng: hồng, cam, đỏ nâng cao suất lao động Màu lạnh: xanh cây, xanh nước biển,…giúp tập trung tinh thần, giữ vững ổn định suất lao động +Ánh sáng: sử dụng hệ thống đèn chiếu sáng phù hợp + Tiện nghi vệ sinh + Tư thao tác lao động: Khi làm việc lâu người thư kí cần thay đổi tư thế, thay đổi tốc độ thao tác, tính nhịp nhàng thao tác, việc sử dụng đồng thời tay, tầm hoạt động thao tác phù hợp với góc độ thể chất + Giải lao ăn uống bổ sung: Điều chỉnh hoạt động công việc kết Phân bố công việc hợp lý Sắp xếp trật tự kết thúc công việc Sinh viên: Vũ Thị Thảo 34 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố trí phòng làm việc trang thiết bị a Những nguyên tắc cần phải đảm bảo + Thuận tiện + kinh tế + Thẩm mĩ + chiếu sáng thích hợp + có tiền đề bảo đảm cho việc tiếp khách có kết b Phương pháp xếp Phòng làm việc thư kí cần nằm liền với phòng làm việc giám đốc có cửa thông sang phòng giám đốc Người thư kí ngồi gần bàn làm việc phải quan sát cửa vào, bàn tiếp khách, cửa phòng giám đốc, người giám đốc khách thiết phải qua trước mặt người thư kí gần cửa Trên bàn làm việc người thư kí, phía tay phải bố trí máy chữ, phía tay trái bố trí điện thoại Phía sau bên bàn làm việc bố trí tủ hồ sơ, giá để tài liêu, bàn để đồ, tủ con, tủ lạnh bố trí vị trí thuận tiện Đối với việc bố trí bàn làm việc cần tuân thủ số điểm sau: + Không nên kê đối diện bàn làm việc với + Bàn nhân viên tiếp khách kê gần chỗ vào + Ánh sáng tốt chiếu từ phía bên phải bên trái qua VI THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC Mục đích, phạm vi chuyến công tác lãnh đạo + Mục đích: Chuyến công tác lãnh đạo gắn với chức năng, nhiệm vụ quan cho dù mục đích chuyến để giải công việc cụ thể hay thiết lập mối quan hệ + Phạm vi chuyến công tác: xác định sở - Sự phân cấp hoạt động Quản lý nhà nước - Khả thiết lập mối quan hệ quan - Đối với công ty việc thực chuyến phu thuộc vào tiềm lực quan Thư kí với hoạt động tổ chức chuyến công tác lãnh đạo Sinh viên: Vũ Thị Thảo 35 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội k Các yêu cầu thư kí tiến hành hoạt động tổ chức chuyến công tác + Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, quan vị trí thủ trưởng + Nắm vững mục đích chuyến công tác + Thư kí phải có phân biệt chuyến công tác lãnh đạo với chuyến công tác quan + Thư kí phải hiểu rõ vai trò trách nhiệm thân việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo l Nhiệm vụ người thư kí việc tổ chức chuyến công tác lãnh đạo + Lập kế hoạch chuyến công tác: Kế hoạch chuyến công tác loại văn dùng để trình bày cách có hệ thống việc có liên quan đến chuyến công tác Thông thường kế hoach chuyến phải có đủ yêu cầu: Thể thức văn Tính khả thi việc thực Các nội dung thông tin Ngoài yếu tố trên, bao gồm: mục đích, nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian, tài liệu, tư liệu, kinh phí, phương tiện, giấy tờ cần thiết + Chuẩn bị chuyến công tác: sau kế hoạch thủ trưởng đơn vị duyệt, thư kí chuyển kế hoạch tới đại biểu tham gia, chuyển tới phòng ban có liên quan để chuẩn bị chuyến công tác Đây giai đoạn mà thư kí cần chuẩn bị trước Có thể cụ thể hóa thành sơ đồ sau: Chuẩn bị chuyến công tác liên hệ Chuẩn với nơi bị nội tiếp dung nhận chuyến chuyến công Sinhđiviên: Thảo 36 côngVũ Thịtác tác Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Chuẩn bị giấy tờ Lớp: ĐHLT QTVP K13B Chuẩn bị phươn g tiện giao thông Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những công việc thư kí cần phải làm thời gian lãnh đạo công tác Trong thời gian lãnh đạo công tácthư kí phải giúp thủ trưởng tiến hành số công việc sau: + Tổ chức họp bàn giao công việc thủ trưởng cá nhân có liên quan từ xác định: - Phạm vi thẩm quyền, phạm vi ủy nhiệm thủ trưởng cá nhân, phòng ban có liên quan - Xin ý kiến thủ trưởng giải công việc tồn đọng - Xác định hình thức để liên hệ với thủ trưởng - Các công việc giao + Trên sở kết họp bàn giao thời gian lãnh đạo công tác thư ký có nhiệm vụ sau: - Thực chức năng, nhiệm vụ thường xuyên công việc giao ủy quyền - Ghi nhât kí công tác - Lưu giữ văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng - Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát phòng ban chức thực chương trình kế hoạch mà thủ trưởng giao - Giữ liên lạc với thủ trưởng thời gian thủ trưởng công tác Những công việc thư kí phải làm sau chuyến công tác + Giúp thủ trưởng giải vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác Sinh viên: Vũ Thị Thảo 37 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ + Tổ chức họp mở rộng nội thông báo kết chuyến công tác triển khai công việc rút kinh nghiệm kỹ thuật tổ chức chuyến khác + Trình nhật ký công tác văn giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng Xin ý kiến giải thủ trưởng + Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận công tác Một số lưu ý công tác thủ trưởng + Nếu công tác xe ô tô chỗ Thủ trưởng cấp cao ngồi bên phải, hàng sau, thư kí ngồi bên phải hàng trước, cán cấp phòng ngồi bên trái hàng sau + Nếu xe com-măng-ca ghế ngang vị trí ngồi sau: Thủ trưởng cấp cao ngồi bên phải hàng trước, cán ngồi bên phải hàng sau, thư kí ngồi bên trái hàng sau + Nếu lái xe không mở cửa thư kí phải mở cửa xe mời thủ trưởng + Nếu bị say xe phải chuẩn bị túi li non tối màu + Không xả rác xe vứt rác qua cửa sổ xe + Nếu tàu hỏa nên dành cho thủ trưởng bạn nữ tầng + Nếu máy bay, thư kí cần chủ động chào hỏi người ngồi bên cạnh Khi công tác thư kí phải xác nhận giấy đường cho thủ trưởng Phải hoàn tất sớm hồ sơ công việc chuyến toán tạm ứng.Thư kí nên nói chuyện cần thiết, không kể lể chuyện tế nhị chuyến công tác Sinh viên: Vũ Thị Thảo 38 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ .4 I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 1.Vài nét hình thành UBND xã Lê Hồ 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG .9 1.Tổ chức hoạt động văn phòng (xem kĩ phụ lục 2) .9 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Bản mô tả công việc vị trí công việc Văn phòng III TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ .3 Hệ thống hóa văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Lê Hồ .3 Mô hình tổ chức văn thư quan .4 Công tác soạn thảo ban hành văn quản lý UBND xã .4 4.Nhận xét trình quản lý giải văn Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND xã Lê Hồ IV TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ 1.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng UBND xã Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Đề xuất văn phòng tối ưu (sơ đồ có phụ lục 5) .8 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng: PHẦN II .9 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG UBND XÃ LÊ HỒ .9 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG Khái niệm thư kí văn phòng .9 Khái niệm .9 Sinh viên: Vũ Thị Thảo 39 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức 10 Nhiệm vụ quyền hạn .10 Điều kiện để người thư ký làm việc có hiệu 11 Các yêu cầu người thư ký văn phòng 12 Vị trí người thư ký văn phòng quan 12 Thư ký với việc thiết lập quan hệ với lãnh đạo đồng nghiệp 13 Thư ký việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng 13 Thư ký việc thiết lập quan hệ với đồng nghiệp 13 CHƯƠNG II 14 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ CẦN THỰC HIỆN TRONG CƠ QUAN 14 NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG VĂN GIẤY TỜ 14 Sự tham gia tổ chức quản lý giải văn đến thư ký 14 Sự tham gia xây dựng văn tổ chức quản lý văn người thư ký 15 II TIẾP KHÁCH – ĐÃI KHÁCH 17 Tiếp khách 17 Đãi khách 21 III THU THẬP VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN TỔ CHỨC LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO 26 Thu thập cung cấp thông tin cho lãnh đạo 26 Thông tin vai trò thông tin hoạt động quản lý .26 Vai trò người thư kí việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo 27 Vai trò Thư kí việc xây dựng hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý .29 B.THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC LIÊN LẠC CHO LÃNH ĐẠO 29 Điện thoại 29 2.Internet 30 IV TỔ CHỨC HỘI NGHỊ .30 Mục đích, ý nghĩa .30 Lập kế hoạch hội nghị 31 Chuẩn bị Hội nghị .31 Tiến hành hội nghị .31 Những công việc thư kí phải làm sau hội nghị 32 V TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC VÀ BỐ TRÍ CÁC THIẾT BỊ, MÁY MÓC TRONG VĂN PHÒNG LÃNH ĐẠO 32 Mục đích, ý nghĩa .32 Các máy móc, trang thiết bị dùng công tác văn phòng .32 Sinh viên: Vũ Thị Thảo 40 Lớp: ĐHLT QTVP K13B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các đồ dùng văn phòng 33 Các yếu tố tác động đến suất lao động .34 Bố trí phòng làm việc trang thiết bị 35 VI THƯ KÍ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 35 Mục đích, phạm vi chuyến công tác lãnh đạo 35 Thư kí với hoạt động tổ chức chuyến công tác lãnh đạo 35 Những công việc thư kí cần phải làm thời gian lãnh đạo công tác .37 Những công việc thư kí phải làm sau chuyến công tác 37 Một số lưu ý công tác thủ trưởng 38 Sinh viên: Vũ Thị Thảo 41 Lớp: ĐHLT QTVP K13B