Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4 LỜI NÓI ĐẦU 1 PHÂN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 3 1.1. Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 3 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 3 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND Quận Nam Từ Liêm. 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 5 2.1.1. Vị trí chức năng. 5 2.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn. 6 2.2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy Văn phòng. 10 3. Tìm hiều công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan tổ chức. 13 3.1. Hệ thống hóa các văn bản về công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan tổ chức. 13 3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan. 14 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 14 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 14 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 15 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND quận Nam Từ Liêm. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 16 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 17 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 17 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ Liêm. 17 3.5. Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm. 18 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm. 18 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 18 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 19 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng ở UBND quận Nam Từ Liêm. Nhận xét hiệu quả bước đầu mang lại. 20 PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 21 1. Lý do chọn chuyên đề thực tập. 21 2. Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 22 2.1. Khái niệm Văn phòng. 22 2.2. Khái niệm công tác văn thư. 22 2.3. Thông tin. 22 2.4. Thông tin quản lý hành chính nhà nước 23 2.5. Tin học hóa 23 2.6. Công nghệ thông tin. 23 2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư. 24 3. Cơ sở thực tiễn của đề tài. 24 4. Thực trạng công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 26 4.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 26 4.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 27 4.1.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 28 5. Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 29 5.1. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 29 5.2. Công tác chỉ đạo điều hành và hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho việc “ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư” ở UBND huyện Từ Liêm. 31 5.2.1. Công tác chỉ đạo điều hành. 31 5.2.2. Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin ở UBND quận Nam Từ Liêm. 32 5.3. Giới thiệu về chương trình “phần mềm quản lý hồ sơ công việc” tại UBND quận Nam Từ Liêm. 33 5.3.1. Giới thiệu chương trình trong hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc. 34 5.3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm. 35 6. Đánh giá thực trạng ứng dụng tin học hóa trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 42 6.1. Nhận xét chung. 42 6.2. Ưu điểm của công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư. 42 6.2.1. Công tác soạn thảo và in ấn văn bản 42 6.2.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản. 43 6.3. Nhược điểm của công tác “ứng dụng công nghệ thông tin” vào trong công tác văn thư. 44 6.3.1. Công tác soan thảo và in ấn văn bản. 44 6.3.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản. 44 6.3.3. Nhóm nhược điểm khác. 45 6.4. Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm. 46 6.4.1. Nhóm giải pháp về công tác chỉ đạo, điều hành. 46 6.4.2. Nhóm giải pháp về kỹ thuật cơ sở vật chất. 47 6.4.3. Nhóm giải pháp về nhân lực. 48 KẾT LUẬN 50 PHẦN III.PHỤ LỤC 52
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU PHÂN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội .3 1.1.Vị trí chức Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm .3 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành Văn phịng UBND Quận Nam Từ Liêm .5 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 2.1.1 Vị trí chức .5 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn .6 2.2 Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phịng vị trí khác máy Văn phòng Tìm hiều cơng tác Văn thư, Lưu trữcủa quan tổ chức 13 3.1 Hệ thống hóa văn công tác Văn thư, Lưu trữ quan tổ chức 13 3.2 Mơ hình tổ chức Văn thư quan .14 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .14 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm .14 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 15 Đinh Văn Thao Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý UBND quận Nam Từ Liêm So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá .16 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn .17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến 17 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành UBND quận Nam Từ Liêm 17 3.5 Tìm hiểu tổ chức Lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm 18 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm .18 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 18 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu .19 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng UBND quận Nam Từ Liêm Nhận xét hiệu bước đầu mang lại .20 PHẦN II 21 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .21 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM .21 Lý chọn chuyên đề thực tập 21 Cơ sở lý luận ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 22 2.1 Khái niệm Văn phòng 22 2.2 Khái niệm công tác văn thư 22 2.3 Thông tin 22 2.4 Thơng tin quản lý hành nhà nước 23 2.5 Tin học hóa .23 2.6 Công nghệ thông tin 23 2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .24 Cơ sở thực tiễn đề tài 24 Thực trạng công tác văn thư UBND quận Nam Từ Liêm 26 Đinh Văn Thao Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.1 Tình hình cán làm công tác văn thư .26 4.2 Công tác đạo công tác văn thưở UBND quận Nam Từ Liêm 27 4.1.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 28 Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND quận Nam Từ Liêm 29 5.1 Sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư UBND quận Nam Từ Liêm 29 5.2 Công tác đạo điều hành hệ thống sở vật chất phục vụ cho việc “ ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư” UBND huyện Từ Liêm 31 5.2.1 Công tác đạo điều hành 31 5.2.2 Hệ thống sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin UBND quận Nam Từ Liêm .32 5.3 Giới thiệu chương trình “phần mềm quản lý hồ sơ công việc” UBND quận Nam Từ Liêm 33 5.3.1 Giới thiệu chương trình hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc .34 5.3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND huyện Từ Liêm 35 Đánh giá thực trạng ứng dụng tin học hóa công tác văn thư UBND quận Nam Từ Liêm .42 6.1 Nhận xét chung 42 6.2 Ưu điểm công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 42 6.2.1 Công tác soạn thảo in ấn văn .42 6.2.2 Công tác tổ chức quản lý văn 43 6.3 Nhược điểm công tác “ứng dụng công nghệ thông tin” vào công tác văn thư .44 6.3.1 Công tác soan thảo in ấn văn .44 6.3.2 Công tác quản lý giải văn 44 6.3.3 Nhóm nhược điểm khác 45 Đinh Văn Thao Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.4 Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư UBND huyện Từ Liêm .46 6.4.1 Nhóm giải pháp cơng tác đạo, điều hành 46 6.4.2 Nhóm giải pháp kỹ thuật sở vật chất 47 6.4.3 Nhóm giải pháp nhân lực 48 KẾT LUẬN .50 PHẦN III 52 PHỤ LỤC 52 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt/ ký hiệu Cụm Từ đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân CNTT Công nghệ thông tin CQHCNN Cơ quan hành nhà nước CNH- HĐH Cơng nghiệp hóa- đại hóa Đinh Văn Thao Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đinh Văn Thao Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong xu ngày nay, việc đổi nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý, điều hành quan, tổ chức vấn đề vô quan trọng Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cơng tác quản lý bao gồm tồn công việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan, tổ chức, đơn vị Do mà công tác văn thư quan trung tâm diễn hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ xử lý thơng tin, cơng văn giấy tờ đối tượng chủ yếu công tác văn thư, phương tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Vai trị cơng tác văn thư ngày tăng cường xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì cơng tác văn thư tổ chức hợp lý tự động hóa khâu nghiệp vụ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý Công nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư từ thư cơng sang tự động hóa bán tự động hóa khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay người, đồng thời nâng cao xuất lao động cán văn thư UBND quận Nam Từ Liêm quan quản lý hành Nhà nước Để hồn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước mình, UBND quận Nam Từ Liêm phải đẩy mạnh công tác tổ chức phương thức hoạt động Văn phòng Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phịng HĐND & UBND quận đóng vai trò quan trọng việc quản lý ban hành văn UBND quận Nắm tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng HĐND & UBND quận Nam Từ Liêm khơng ngừng hồn thiện, đại hố để nâng cao chất lượng công tác hoạt động điều hành quản lý Văn phòng Uỷ ban, nhằm thực tốt chức tham mưu tư vấn cho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước địa bàn quận Đinh Văn Thao 1Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy nhiên qua khảo sát thực tế văn UBND quận Nam Từ Liêm em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư cịn số vấn đề đặt cần giải thời gian tới nhằm hoàn thiện cơng tác văn thư Chính em chọn chuyên đề“Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư” với nội dung cụ thể sau: PhầnI Khảo sát cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm Phần II Chuyên đề thực tập: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND quận Nam Từ Liêm” Phần III Phụ lục Có kết đợt thực tập không cố gắng nỗ lực thân mà phần nhờ vào quan tâm giúp đỡ nhiệt tình từ anh chị Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm Đặc biệtlà bảo, hướng dẫn nhiệt tình giảng viên Lâm Thu Hằng thuộc Khoa văn phòng – Trường Đại học nội vụ Hà Nội Qua cho em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô giáo Khoa Văn phòng, anh chị UBND quận Nam Từ Liêm nhiệt tình hướng dẫn em suốt thời gian em thực tập trường quan Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 thán năm 2015 Sinh viên ĐinhVăn Thao Đinh Văn Thao 2Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHÂN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 1.1.Vị trí chức Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm Căn vào Luật tổ chức HĐND & UBDN năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn HĐND & UBND cấp Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung dân chủ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp , Luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế Xã hội Chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vơ trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền địa phương 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Nam Từ Liêm quy định Đinh Văn Thao 3Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luật tổ chức Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân năm 1993, sửa đổi bổ sung điều 97- 110 năm 2003 Theo đó: a) Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát truyền hình linh vực xã hội khác, quản lý nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hố b) Tổ chức đạo cơng tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật c) Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính Phủ d) Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương đ) Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên sách hậu phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú lại người nước ngồi địa phương e) Phịng chống thiên tai bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn khác g) Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời khoản thu từ thuế khoản thu khác điạ phương 1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm UBND quận NamTừ Liêmdo HĐND cấp bầu làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, kết hợp lãnh đạo tập thể UBND quận với điều hành Đinh Văn Thao 4Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ tịch UBND quận đề cao trách nhiệm thành viên UBND quận để giải công việc Cơ cấu tổ chức UBND quận Nam Từ Liêm cụ thể sau: Đứng đầu chủ tịch UBND quận, giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch (01 Phó Chủ tịch Kinh tế, 01 Phó Chủ tịch Văn xã, 01 Phó Chủ tịch Tài mẫu) nhân danh Chủ tịch đạo, điều hành, trực tiếp giải công việc thuộc lĩnh vực công tác Chủ tịch phân công chịu trách nhiệm trước Chủ tịch cơng việc Ngồi UBND quận cịn có 12 phịng ban chun mơn: 1.Văn phòng HĐND-UBND; Phòng Nội vụ; Phòng Tư pháp; Phòng Thanh tra nhà nước; Phòng Lao động thương binh xã hội; Phịng Tài – Kế hoạch; Phịng Tài ngun Mơi trường; Phịng Văn hóa thơng tin; Phịng Y tế; 10 Phòng Kinh tế; 11 Phòng Giáo dục đào tạo 12 Phịng Thống kê Các phịng ban có chức tham mưu, giúp việc cho UBND theo lĩnh vực chuyên mơn ngành phụ trách Thực chức quản lý theo ngành theo lĩnh vực Chịu trách nhiệm công tác trước UBND quận công tác chuyên mơn mà phịng giao Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm( Xem phụ lục 1) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành Văn phòng UBND Quận Nam Từ Liêm 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phịng 2.1.1 Vị trí chức Đinh Văn Thao 5Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thống phần mềm Nâng cấp đường truyền mạng leaseline (cáp quang) cảu nhà cung cấp: Công ty viễn thông Viettel với tốc độ đường truyền: Trong nước 10Mbps, quốc tế 128Kbps Cơ cấu đầu tư cho CNTT phải hợp lý, đồng phần cứng, phần mềm, sở liệu đào tạo Tránh tình trạng đầu tư thiên phần cứng, đầu tư cho phần mềm đào tạo làm ảnh hưởng đến việc ứng dụng phát triển CNTT 6.4.3 Nhóm giải pháp nhân lực Yếu tố nguồn nhân lực, người quan trọng, cán công chức, viên chức phải nhận thức tầm quan trọng khả nâng cao hiệu công tác công nghệ thông tin thực thi công việc Cần biện pháp nâng cao nhận thức thay đổi dần từ cách làm việc thủ công hiệu sang ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu Việc ứng dụng phải phù hợp với cơng việc, khơng thiết phải tồn cán bộ, công chức quan phải ứng dụng CNTT cơng việc có cơng việc khơng thể ứng dụng khơng đạt hiệu cao ứng dụng Về yếu tố cần ý giải hai mặt: đầy đủ số lượng đạt tiêu chuẩn chất lượng Đối với cán công chức : Tăng cường lực CNTT cho cán bộ, công chức UBND cần tập trung đào tạo sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng phát triển CNTT, dựa sở đội ngũ cán chuyên trách phận Tin học thuộc Văn phịng HĐND-UBND Đối với phận ngồi việc đào tạo nâng cao trình độ CNTT cịn cần bổ sung kiến thức QLHCNN đồng thời cần tăng cường chế đô ưu đãi CBCC chuyên trách CNTT Đối với cán công chức Văn phòng HDDND UBND, đặc biệt cán phụ trách công tác Văn thư – lưu trữ cần nâng cao trình độ tin học thơng qua việc mở lớp đào tạo, bồi dưỡng Định kỳ cần tổ chức kiểm tra trình độ ứng dụng, sử dụng chương trình cơng nghệ thơng tin giải cơng việc để có hướng phổ cập, bồi dưỡng kịp thời Chỉ cán công chức sử dụng thành thạo chương trình phần Đinh Văn Thao 48Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mềm ứng dụng tận dụng hết chức hỗ trợ chương trình nâng cao hiệu cơng việc Qua cần nâng cao nhận thức cán công viên chức người dân xã hội ứng dụng CNTT Tổ chức tuyên truyền, nâng cao hiểu biết, nhận thức, trách nhiệm lực ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức người dân; Nâng cao nhận thức vai trị, vị trí cơng nghệ thông tin truyền thông trong nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng- an ninh xây dựng hệ thống trị; nâng cao lực sử dụng công nghệ thông tin truyền thơng thơng qua hình thức tun truyền, phổ biến kiến thức công nghệ thông tin truyền thông Internet phương tiện thông tin đại chúng Đinh Văn Thao 49Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Đất nước ta thời kỳ phát triển đổi mới, nghiệp đổi nói chung cải cách hành quốc gia nói riêng địi hỏi cơng tác văn thư quan, tổ chức nhà nước phải đổi cấu tổ chức đại hóa nội dung hoạt đơng Trong năm qua nhà nước ta có phương hướng cải cách hành để bước phù hợp với kinh tế, đặc biệt đẩy mạnh việc “ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư” tất quan, tổ chức nhà nước để nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước cấp UBND quận Nam Từ Liêm quan đầu việc “ ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách hành chính” đặc biệt cơng tác văn thư Với việc đại hóa hành bước đầu UBND quận Nam Từ Liêm gặt hái nhiều thành công Ứng dụng tin học, công nghệ thông tin quản lý, xử lý công việc xu hướng tất yếu phổ biến ưu tin học, công nghệ thông tin thời đại ngày Vấn đề lại việc áp dụng, ứng dụng, chọn lựa giải pháp cho phù hợp với yêu cầu tình hình thực tế văn thư UBND quận Nam Từ Liêm nói riêng quan nhà nước địa bàn Hà nội nói chung, tiến tới xây dựng hành điện tử hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ tốt cho công phát triển kinh tế xã hội quận Nam Từ Liêm Chính vậy, quan hành nhà nước nói chung UBND quận Nam Từ Liêm nói riêng ngày phải quan tâm đến việc đẩy mạnh hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư Lưu trữ Đây coi giải pháp quan trọng hàng đầu làm tăng hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiêm túc em suốt trình thực tập UBND quận Nam Từ Liêm Hy vọng kết nguồn thơng tin q giá giúp UBND quận hồn thiện công tác văn thư, đưa công tác văn thư vào nề nếp Đồng thời Đinh Văn Thao 50Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nguồn tư liệu tham khảo có giá trị quan, tổ chức khác Qua báo cáo lần cho em gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo UBND quận Nam Từ Liêm, cán phòng Nội vụ Văn phòng, cung cấp số liệu quý báu, bảo tận tình tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn ! Đinh Văn Thao 51Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Nam Từ Liêm CHỦ TỊCH UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM (Phụ trách chung khối nội chính) Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch (Phụ trách Văn xã) (Phụ trách KT -XD) ( Thường trực) Phòng ban: -Phòng Lao động TB & XH -Phịng Văn hố Phịng ban: -Phịng Kinh tế Phòng ban: - Văn Phòng Phòng ban: - Phòng Y tế -PhịngTài kế tốn - Phịng Nội vụ - Phịng Giáo dục Đào tạo - Phịng QL thị - Phòng Thanh tra - Phòng TNMT Đinh Văn Thao 52Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số2: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến Văn Văn thư thư cơ quan quan Văn Văn bản đến đến Tiếp Tiếp nhận, nhận, phân phân loại loại sơ sơ bộ, bộ, bóc bóc bì, bì, đóng đóng dấu dấu “Đến”, “Đến”, ghi ghi số số và đến, đến, đăng đăng ký, ký, scan, scan, chuyển chuyển giao văn bảnđến giao văn bảnđến Lãnh đạo văn Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo phòng/lãnh đạo cơ quan quan Lãnh Lãnh đạo đạo đơn vị đơn vị Cán Cán bộ, bộ, công công chức, viên chức chức, viên chức (CBCCVC) (CBCCVC) chuyên chuyên môn môn ÝÝ kiến kiến phân phân phối phối văn văn bản K hông Quan Quan trọng trọng Tổ Tổ chức chức thực thực hiện C ó ÝÝ kiếnchỉ kiếnchỉ đạo đạo giải giải quyết Theo Theo dõi dõi giải giải quyết Chú thích: Đường củavăn điện tử Đường củavăn giấy Đinh Văn Thao 53Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Giải Giải quyết Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 4: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn CBCCVC Chun mơn Pháp chế quan/lãnh đạovăn phịng Lãnh đạo đơn vị Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thỏa văn Tiếp thu ý kiên đạo lãnh đạo quan, đạo chuyên viên C có Ý kiến đóng góp có In, trình ký vềnội có Kiểm tra pháp chế hình thức, thể thức, ký thuật, có bổ sung sửa đổi Kiểm tra nội dung,thể thức, kỹ thuật, có bổ sung sửa đổi ó xin ý kiến Ký tắt dung Văn quan quan kiến đạo , có bổ sung sửa đổi khơng Ký tắt pháp chế, thể thức, kỹ thuật chuyển giao Đăng ký làm thủ tục phát hành Lưu hồ sơ Chú thích: Đường văn điện tử Đường văn giấy Đinh Văn Thao 54Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Ký ban hành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 5: Giao diện đăng nhập phần mềm quản lý văn Đinh Văn Thao 55Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 6: Giao diện phần mềm quản lý văn Đinh Văn Thao 56Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 7: Đăng ký văn đến vào phần mềm văn đến Đinh Văn Thao 57Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 8: Chức tìm kiếm văn đến Đinh Văn Thao 58Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 9: Giao diện đăng ký văn phần mềm Đinh Văn Thao 59Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 10 : Tìm kiếm văn “ Tờ Trình” Đinh Văn Thao 60Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 11: Danh mục loại sổ văn Đinh Văn Thao 61Lớp: ĐHLT.QTVP 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 12 :Lưu đồ quản lý hồ sơ mơi trường mạng Văn đến, văn bảnđi có mã hồsơVăn (1) Ýkiến đạo, ý kiếnđóng góp có mã hồ sơ (1) ( ( 1) Văn tài khác hồ sơ (1) liệu có mã Hồ sơ có mã theo khung phân loại hồ sơ Hồsơđang giải (3) (3) (2) 1) Hồ sơtại đơn vị(4) Hồ sơ nộp vào lưu trữ quan Đinh Văn Thao Hồ sơ phải nộp vào lưu trữ quan Lưu trữ quan(5) Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Tài liệu loại khỏi hồ sơ Hồ sơ bảo quản có thời hạn 62Lớp: ĐHLT.QTVP 13A