Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 1 1.1. Khái quát chung về huyện Tĩnh Gia 1 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia. 1 1.3. Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3 2.1.1. Giới thiệu chung về phòng Nội Vụ của UBND huyện Tĩnh Gia 3 2.1.1.1. Vị trí và chức năng 3 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia. 7 2.1.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng. 8 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 8 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ. 8 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 11 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 11 3.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành. 14 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 15 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đên 15 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị. 17 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ 18 4. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng. 20 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 20 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 21 4.3. Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 24 1. Lý do chọn đề tài 24 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 24 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 24 4. Phương pháp nghiên cứu 25 5. Mục tiêu nghiên cứu 25 6. Cấu trúc của đề tài. 25 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 26 1.1. Lý luận chung về văn phòng 26 1.1.1. Khái niệm văn phòng 26 1.1.2. Chức năng của văn phòng 27 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 28 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng 29 1.2.1. Nội dung hoạt động của văn phòng 29 1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng. 33 1.3. Tổ chức khoa học văn phòng 35 1.3.1. Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng 35 1.3.2. Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng 35 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 39 2.1. Tình hình tổ chức Phòng Nội vụ 39 2.1.1. Vị trí và chức năng 39 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 39 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia. 39 2.1.4. Nhân sự phòng Nội vụ 40 2.1.5. Nguyên tắc hoạt động 41 2.1.6. Điều kiện làm việc 41 2.1.7. Tổ chức phòng làm việc 42 2.2. Thực trạng hoạt động của Phòng Nội vụ 44 2.2.1. Nội dung hoạt động của Phòng Nội vụ 44 2.2.2. Những nội dung hoạt động của Phòng Nội huyện Tĩnh Gia 45 2.2.2.1. Công tác tổ chức bộ máy. 45 2.2.2.2. Công tác xây dựng chính quyền 46 2.2.2.3. Công tác thanh tra, kiểm tra 47 2.2.2.4. Cải cách hành chính. 47 2.2.2.5. Công tác quản lý Cán bộ, công chức, viên chức. 49 2.2.2.6. Công tác quản lý nhà nước về công tác thi đua – khen thưởng 49 2.2.2.7. Công tác văn thư, lưu trữ 50 2.2.2.8. Công tác quản lý nhà nước về dân tộc, tôn giáo. 50 2.2.2.9. Công tác quản lí địa giới hành chính. 51 2.2.2.10. Công tác Hội và Tổ chức Phi Chính phủ 51 2.2.2.11. Các công tác khác. 52 2.3. Đánh giá việc tổ chức và hoạt động của văn phòng tại Phòng Nội vụ, UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa. 52 2.3.1. Những thành tựu đạt được 52 2.3.2. Những tồn tại, hạn chế. 53 2.3.4. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 53 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ, UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 55 3.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng tại phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia. 55 3.1.1. Tổ chức Phòng Nội vụ 55 3.1.2. Hoạt động của Phòng Nội vụ 55 3.1.2.1. Công tác tổ chức bộ máy 55 3.1.2.2. Công tác xây dựng chính quyền 56 3.1.2.3. Công tác thanh tra, kiểm tra 56 2.1.2.4. Công tác cải cách hành chính 56 3.1.2.5. Công tác quản lý, đào tạo, bồi dưỡng CBCC, viên chức 57 3.1.2.6. Công tác thi đua – khen thưởng 58 3.1.2.7. Công tác Văn thư – lưu trữ 58 3.1.2.8. Một số công tác khác 59 KẾT LUẬN 60 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1 Khái quát chung huyện Tĩnh Gia .1 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia .1 1.3 Sơ đồ tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Giới thiệu chung phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia 2.1.1.1 Vị trí chức 2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia 2.1.2 Xây dựng mô tả công việc vị trí công việc văn phòng Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ 3.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 10 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .11 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 11 3.3.2 Về thể thức kỹ thuật trình bày văn .12 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành .14 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 15 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đên 15 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan, đơn vị .17 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ 18 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 20 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 20 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 21 4.3 Thống kê phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan (Hình ảnh giao diện phần mềm: Phụ lục 05) 22 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 24 Lý chọn đề tài 24 Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổng quan tình hình nghiên cứu 24 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 24 Phương pháp nghiên cứu .25 Mục tiêu nghiên cứu 25 Cấu trúc đề tài 25 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 26 1.1 Lý luận chung văn phòng 26 1.1.1 Khái niệm văn phòng .26 1.1.2 Chức văn phòng .27 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 28 1.2 Lý luận chung hoạt động văn phòng 29 1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng 29 1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 33 1.3 Tổ chức khoa học văn phòng 35 1.3.1 Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng 35 1.3.2 Nội dung tổ chức khoa học văn phòng .35 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA .39 2.1 Tình hình tổ chức Phòng Nội vụ 39 2.1.1 Vị trí chức 39 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 39 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia 39 2.1.4 Nhân phòng Nội vụ .40 2.1.5 Nguyên tắc hoạt động 41 2.1.6 Điều kiện làm việc 41 2.1.7 Tổ chức phòng làm việc 42 2.2 Thực trạng hoạt động Phòng Nội vụ 44 2.2.1 Nội dung hoạt động Phòng Nội vụ 44 2.2.2 Những nội dung hoạt động Phòng Nội huyện Tĩnh Gia 45 2.2.2.1 Công tác tổ chức máy 45 2.2.2.2 Công tác xây dựng quyền 46 2.2.2.3 Công tác tra, kiểm tra 47 2.2.2.4 Cải cách hành 47 2.2.2.5 Công tác quản lý Cán bộ, công chức, viên chức 49 2.2.2.6 Công tác quản lý nhà nước công tác thi đua – khen thưởng 49 2.2.2.7 Công tác văn thư, lưu trữ 50 2.2.2.8 Công tác quản lý nhà nước dân tộc, tôn giáo 50 2.2.2.9 Công tác quản lí địa giới hành 51 2.2.2.10 Công tác Hội Tổ chức Phi Chính phủ 51 2.2.2.11 Các công tác khác .52 Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Đánh giá việc tổ chức hoạt động văn phòng Phòng Nội vụ, UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 52 2.3.1 Những thành tựu đạt .52 2.3.2 Những tồn tại, hạn chế .53 2.3.4 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 53 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ, UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA .55 3.1 Một số kiến nghị\ nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia .55 3.1.1 Tổ chức Phòng Nội vụ .55 3.1.2 Hoạt động Phòng Nội vụ 55 3.1.2.1 Công tác tổ chức máy 55 3.1.2.2 Công tác xây dựng quyền 56 3.1.2.3 Công tác tra, kiểm tra 56 2.1.2.4 Công tác cải cách hành .56 3.1.2.5 Công tác quản lý, đào tạo, bồi dưỡng CBCC, viên chức 57 3.1.2.6 Công tác thi đua – khen thưởng 58 3.1.2.7 Công tác Văn thư – lưu trữ 58 3.1.2.8 Một số công tác khác 59 KẾT LUẬN 60 PHỤ LỤC 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 73 Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Ngành Quản trị văn phòng ngành học đào tạo cho sinh viên kỹ nghiệp vụ văn phòng kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, kỹ tổ chức kiểm tra, …Để làm điều yêu cầu bắt buộc đặt với sinh viên phải có nhận thức đắn đánh giá tổng hợp cách khoa học công tác văn phòng Ngoài kiến thức thầy, cô giáo dạy trường sinh viên cần phải tìm hiểu trình tự cách thức giải công việc thực tế Sau hai tháng thực tập Phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia, em học hỏi rút nhiều kiến thức bổ ích cho Thời gian thực tập không nhiều, khối lượng công việc quan lớn việc áp dụng lý thuyết thầy, cô giáo trang bị vào thực tiễn có nhiều điểm khác đòi hỏi phải có linh hoạt công việc hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với cố gắng nỗ lực thân, kiến thức thầy, cô giáo trang bị suốt trình học giúp đỡ tận tình Lãnh đạo phòng nên trình nghiên cứu chuyên đề thân em gặp thuận lợi nhiều hoàn thành đợt thực tập cách thành công Tuy nhiên, có số khó khăn nhỏ thực chuyên đề như: công việc văn phòng mang tính chất tổng hợp khối lượng công việc tương đối lớn nên việc xử lý công việc đòi hỏi phải có kinh nghiệm định Qua báo cáo mình, cá nhân em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới tất người giúp đỡ em hoàn thành kết học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khoá học Đó biết ơn tới thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng nói riêng lòng biết ơn sâu sắc dạy dỗ truyền đạt cho em kiến thức bổ ích suốt trình học tập trường, đặc biệt ngành Quản trị văn phòng Bằng nhiệt huyết lòng yêu mến học trò thầy, cô truyền đạt kiến thức bổ ích ví dụ sát với thực tế qua giảng lớp để trang bị cho chúng em kiến thức trình vừa học vừa làm Bản báo cáo thực tập thực Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ quan tâm bảo em cách tận tình cán bộ, công chức phòng Nội vụ, đặc biệt chị Lại Thị Nhẫn công chức phụ trách hướng dẫn sinh viên thực tập giúp đỡ, tạo điều kiện hướng dẫn em nhiệt tình cho em học hỏi, vào nghiên cứu thực tế nghiệp vụ công tác phát thiếu sót để em hoàn thành tốt công việc giao trình thực tập củng cố thêm kiến thức, kinh nghiệp để phục vụ cho công việc học tập thân Đây thu hoạch thực tập em, thân em chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc giải công việc thực tế nên không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì vậy, em mong Thầy, cô giáo, toàn thể Cán bộ, công chức làm việc phòng Nội vụ tham gia đóng góp ý kiến cụ thể, giúp em bổ sung thiếu sót để hoàn thiện, vững vàng chuyên môn nghiệp vụ sau trường Em xin chân thành cảm ơn! Tĩnh Gia, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Phạm Trần Đức Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên viết tắt Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Cán bộ, công chức Cải cách hành HĐND UBND CBCC CCHC Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1 Khái quát chung huyện Tĩnh Gia Huyện Tĩnh Gia nằm cực Nam tỉnh Thanh Hóa tiếp giáp với huyện: + Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An + Phía Đông giáp biển Đông + Phía Bắc giáp huyện Quảng Xương + Phía Tây giáp huyện Nông Cống huyện Như Thanh Với diện tích tự nhiên 45.733,61 ha, dân số tính đến ngày 31/12/2012 231.520 người Tĩnh Gia có vị trí địa lý thuận lợi so với nhiều địa phương khác bao gồm đường bộ, đường sắt đường biển Ngoài ra, Tĩnh Gia huyện giàu tài nguyên Về tài nguyên khoáng sản, vùng núi cao huyện có số loại khoáng sản có giá trị kinh tế cao như: Chì, kẽm, sắt, đá chịu lủa, đặc biệt mỏ đá vôi phía Tây Nam huyện có trữ lượng hàng tỷ mét khối nguyên liệu để làm xi măng Dọc theo sườn phía Đông huyện tiếp giáp với biển Đông với đường bờ biển dài 42km chứa đựng nguồn tài nguyên hải sản phong phú cá, tôm,cua, mực, hải sâm, nước mắm Duy Xuyên, Ba Làng tiếng nước Ở phía Nam huyện, khu kinh tế Nghi Sơn giai đoạn xây dựng hình thành với cảng nước sâu Nghi Sơn, nhà máy đóng tàu, nhà máy lọc dầu hàng loạt nhà máy khác Với điều kiện tự nhiên, tài nguyên thiên nhiên thuận lợi nguồn nhân lực dồi dào, tương lai huyện Tĩnh Gia phát triển mạnh mẽ theo hướng công nghiệp hóa, đại hóa trở thành khu kinh tế trọng điểm tỉnh Thanh Hóa 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý, đạo, hướng dẫn xã hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia quy định chung Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2013 Cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, xã hội, An ninh Quốc phòng hàng năm nhiều năm huyện Xây dựng Kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm huyện trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình công tác hàng năm Ủy ban nhân dân huyện, biện pháp thực Nghị Hội đồng nhân dân huyện kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, thông qua báo cáo Ủy ban nhân dân Huyện trước trình Hội đồng nhân dân huyện - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt Ủy ban nhân dân quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thuộc Ủy ban nhân dân huyện hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Sơ đồ tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia UBND huyện Tĩnh Gia quan hành nhà nước địa phương, thực chức quản lý nhà nước địa phương Góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương tới sở Vì cấu tổ chức khoa học chặt chẽ Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia (Phụ lục 01) Hiện nay, Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia có 127 cán bộ, công chức (không kể cán hợp đồng), làm việc phòng ban quan Cơ cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia gồm có: - 01 Chủ tịch UBND Huyện - 04 Phó Chủ tịch UBND Huyện Trong đó: + 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế + 01 Phó Chủ tịch phụ trách Nông Nghiệp + 01 Phó Chủ tịch phụ trách giải phóng mặt + 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa xã hội - 05 Ủy Viên Ủy ban - Có 15 phòng, ban, đội thuộc UBND Huyện Ngoài có Trung tâm Văn Hóa Huyện; Trạm khuyến nông; phòng Bảo vệ thưc vật trực thuộc quan UBND 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Giới thiệu chung phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia - Phòng Nội Vụ - Địa chỉ: Tiểu khu Thị trấn Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa - Số điện thoại: 0373861002 - Email: noivu.tinhggia@thanhhoa.gov.vn 2.1.1.1 Vị trí chức Phòng Nội Vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quan tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: Tổ chức,biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã; trị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo,quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội Vụ tỉnh Thanh Hóa 2.1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Phòng Nội Vụ UBND huyện Tĩnh Gia thực nhiệm vụ quyền hạn cụ thể sau: Trình UBND huyện văn hướng dẫn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định Trình UBND huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh lực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau tổ chức phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,phổ biến,giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Về tổ chức máy: a, Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng dẫn UBND tỉnh b, Trình UBND huyện định để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện; c, Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp thuộc UBND huyện trình cấp có thẩm quyền định; d, Tham mưu giúp Chủ tịch UBND định thành lập, giải thể, sáp nhập, tổ chức phối hợp liên nghành huyện theo quy định pháp luật Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho người làm công tác Đồng thời, người đứng đầu quan Trưởng phòng cần có nhìn nhận vai trò công tác cách mức Từ đó, ban hành văn quản lý quy trình thực nghiệp vụ cách khoa học, hợp lý Tạo động lực làm việc cho cá nhân chủ động hoàn thành nhiệm vụ giao Kích thích tinh thần làm việc, không ngừng bồi dưỡng chuyên môn ngiệp vụ cho CBCC Tinh thần làm việc có ảnh hưởng lớn tới hiệu công việc Vì vậy, cần quan tâm đến quyền lợi lợi ích Phòng cần thực tốt công tác tham mưu cho UBND huyện công tác văn thư – lưu trữ 3.1.2.8 Một số công tác khác - Chấp hành tốt quy định công tác báo cáo, thống kê Tránh tình trạng sai sót chậm trễ - Khắc phục hạn chế, bất cập nội dung, lĩnh vực hoạt động khác nhằm trì hoạt động nâng cao hiệu lĩnh vực giao phụ trách Sinh viên: Phạm Trần Đức 59 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Hiện nay, hội nhập kinh tế quốc tế trở thành xu khách quan thiếu phát triển tạo nhiều hội, nhiều thách thức cho quốc gia Để làm điều trước hết phải nâng cao lực thực thi đội ngũ CBCC hiệu hoạt động văn phòng Đội ngũ CBCC coi “xương sống” quyền, chế độ, có vai trò quan trọng giai đoạn mở cửa, hội nhập, phát triển đất nước Cơ quan hành nhà nước địa phương phận tách rời hệ thống hành nhà nước có nhiệm vụ thực mục tiêu chung nước mục tiêu riêng địa phương Mỗi phòng ban chuyên môn có vai trò chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, hoạt động khác tất đại diện cho nhà nước thực hiẹn quản lý hành địa phương đại diện làm chủ tập thể cho cộng đồng dân cư địa bàn Tinh gọn máy,nâng cao hiệu máy hành nhà nước địa phương đòi hỏi tất yếu công cải cách hành Quốc gia, nhiệm vụ cấp thiết để xây dựng quyền địa phương ,vững mạnh sẵn sàng thực tốt đường lối ,chủ trương Đảng Nhà nước,quản lý tốt đời sống xã hội, làm cho dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Vì năm qua phòng Nội vụ huyện Tĩnh Gia có nhiều đổi Đánh giá thành tựu đạt phòng thấy thay đổi không ngừng tổ chức hoạt động Trong thời gian thực tập Phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia, hướng dẫn nhiệt tình cán bộ, công chức phòng em tiếp cận với kiến thức mới, vận dụng học vào thực tế, rèn luyện môi trường làm việc nghiêm túc, qua giúp em tự tin trường Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ cán bộ, công chức làm việc Phòng Nội vụ huyện Tĩnh Gia hướng dẫn tận tình thầy, cô khoa Quản trị văn phòng giúp em hoàn thành báo cáo Sinh viên: Phạm Trần Đức 60 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia Văn phòng HĐND UBND Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Văn hóa - Thông tin Chủ tịch Phòng Y tế Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Giáo dục Đào tạo Thanh tra huyện Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn Các Phó Chủ tịch Phòng Công thương Phòng Tài Kế hoạch Đội Kiểm tra quy tắc xây dựng Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Ban Giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư Các ủy viên ủy ban Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (phụ trách quyền, tổ chức cán bộ) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách công tác quyền) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách công tác cán bộ) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (Phụ trách tôn giáo) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách thi đua khen thưởng) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách văn thư lưu trữ kiêm kế toán) Chú thích: Phối hợp thực Trực tiếp lãnh đạo, đạo Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 03 Bản mô tả công việc vị trí việc làm thuộc phòng Nội vụ Trưởng phòng Nội vụ Họ tên: Lê Năng Lương Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tĩnh Gia Chức danh: Trưởng phòng Vị trí chức trách: Là lãnh đạo phòng, thủ trưởng trực tiếp Phòng, giúp UBND huyện quản lý, điều hành tổ chức thực nhiệm vụ UBND huyện giao cho Phòng Trách nhiệm: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Sở Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động Phòng việc thực nhiệm vụ giao Nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND UBND huyện Tĩnh Gia - Điều hành chung hoạt động, nhiệm vụ văn phòng - Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác: - Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định - Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện định thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành quận theo quy định - Triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp UBND xã thực công tác cải cách hành địa phương - Xử lý giải văn đến theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật - Tiếp nhận giải yêu cầu tổ chức, công dân theo nhiệm vụ, quyền hạn giao - Quản lý sở vật chất cho máy, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động phòng Nội vụ - Ký văn theo nhiệm vụ, quyền hạn giao - Tổ chức thực chế độ, sách Đảng nhà nước định UBND phạm vi Phòng Nội vụ - Là người truyền đạt chủ trương UBND huyện tới cấp, ngành Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội huyện UBND huyện ủy nhiệm - Hàng ngày phân công cán chuyên môn tổng hợp tham mưu giúp thường trực UBND huyện công việc quan - Làm chủ tài khoản quản lý mặt thu – chi ngân sách phòng nội vụ theo quy định pháp luật - Thường xuyên quan tâm công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức phòng Nội vụ - Triệu tập chủ tọa công việc Phòng Nội vụ Thẩm quyền: - Ban hành văn thuộc thẩm quyền Phòng Nội vụ - Thừa lệnh UBND huyện ký văn hành thông thường để đôn đốc ngành, phòng, ban, đơn vị, UBND các phường quận việc thực công tác giao - Ký giấy giới thiệu cho cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ công tác - Ký báo cáo, thông báo, đề xuất tổ chức cán bộ, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật cho nội Phòng Nội vụ Quyền hạn: - Có quyền định công việc hai Phó Trưởng phòng đề xuất - Được cấp ủy quyền ủy quyền cho cấp việc giải công việc - Bố trí công tác văn phòng - Được hưởng quyền lợi theo luật lao động hành Trình độ: - Có trình độ từ đại học trở lên - Có kiến thức sâu rộng khả lý luận trị tốt - Qua đào tạo sơ cấp nghiệp vụ hành văn phòng - Có khả tư lực lãnh đạo tốt Phó Trưởng phòng: Phụ trách công tác tôn giáo Họ tên: Nguyễn Thị Hằng Bộ phận: Phòng Nội vụ Chức danh: Phó Trưởng Phòng Vị trí chức trách: Phó Trưởng phòng lãnh đạo phòng, giúp Trưởng phòng điều hành số mặt công tác theo phân công Trưởng phòng Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ Trưởng phòng giao, Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, UBND huyện trước pháp luật định Nhiệm vụ: Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước pháp luật số công tác sau: - Hội, tổ chức phi Chính phủ, tôn giáo, thi đua – khen thưởng; Cải cách hành chính, pháp lệnh thực dân chủ, quản lý địa giới hành chính, thôn, tổ dân phố, công tác văn thư – lưu trữ - Công tác tra, kiểm tra, giải đơn thư lĩnh vực công tác phòng báo cáo thống kê phòng - Tổng hợp báo cáo hàng tháng, quý, tháng năm báo cáo khác phòng - Thay mặt trưởng phòng ủy nhiệm ký văn có liên quan đến lĩnh vực phụ trách lĩnh vực khác phòng - Thay mặt Trưởng phòng dự hội nghị Trưởng phòng ủy nhiệm mời đích danh - Giúp Trưởng phòng tổ chức, đạo, thực số mặt công tác phân công - Công tán công đoàn quản trị hành quan Quyền hạn: - Được thay mặt Trưởng phòng đạo, giải công việc Phòng Trưởng phòng giao - Đề xuất danh sách cán công chức tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định quan Trình độ: - Có trình độ từ đại học trở lên - Có kiến thức sâu rộng khả lý luận trị tốt - Qua đào tạo sơ cấp nghiệp vụ hành văn phòng - Có khả tư lực lãnh đạo tốt Phó Trưởng phòng: Phụ trách công tác quyền tổ chức cán Họ tên: Trần Hoàng Gia Bộ phận: Phòng Nội vụ Chức danh: Phó Trưởng Phòng Vị trí chức trách: Phó Trưởng phòng lãnh đạo phòng, giúp Trưởng phòng điều hành số mặt công tác theo phân công Trưởng phòng Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ Trưởng phòng giao, Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, UBND huyện trước pháp luật định Nhiệm vụ: Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham mưu quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy; đề án thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể phòng, ban chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện - Tham mưu kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức - Thực công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện, Giám đốc Sở Nội vụ tình hình, kết triển khai thực công tác Nội vụ địa bàn - Tham gia Thành viên Hội đồng, ban đạo UBND huyện phân công - Thực công tác tuyển dụng, hợp đồng công chức theo quy định - Hướng dẫn, tổng hợp, đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm - Điều hành công tác tổ chức quyền công tác tổ chức cán địa bàn huyện - Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng lãnh đạo cấp công việc giao - Báo cáo công tác xây dựng cán công tác tổ chức quyền cho Trưởng phòng - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng phân công - Theo dõi phụ trách công tác: tổ chức, máy, quản lý sử dụng biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước cấp huyện cán bộ, công chức cấp xã - Trực tiếp quản lý, bảo quản hồ sơ bổ sung hồ sơ hàng năm cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện (diện biên chế, hợp đồng theo nghị định Chính phủ hợp đồng huyện) cán bọ, công chức cấp xã; giải chế độ sách đói với cán bộ, công chức, viên chức nâng bậc lương, chuyển xếp lương mới, chuyển ngạch, hưu trí, nghỉ Bảo hiểm xã hội, đăng ký quỹ tiền lương hàng tháng, quý, làm thủ tục hồ sơ phục vụ cho công tác điều động, thuyên chuyển, đề bạt, tuyển dụng, hết tập thời gian thực công chức dự bị, … - Trực tiếp quản lý hướng dẫn làm hồ sơ bảo hiểm xã hội giải chế độ hưu trí, trợ cấp lần cho cán bộ, công chức huyện xã Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyền hạn: - Phối hợp với Phó Trưởng phòng phụ trách công tác dân tộc – tôn giáo đạo, giải công việc Phòng Trưởng phòng giao - Trực tiếp quản lý phân công chuyên viên phụ trách công việc thuộc lĩnh vực giao Trình độ: - Có trình độ từ đại học trở lên - Có kiến thức sâu rộng khả lý luận trị tốt - Qua đào tạo sơ cấp nghiệp vụ hành văn phòng - Có khả tư lực lãnh đạo tốt Các chuyên viên Phòng Nội vụ Bộ phận: Phòng Nội vụ Chức danh: Chuyên viên Vị trí chức trách: Chuyên viên công chức chuyên môn nghiệp vụ phòng Nội vụ, thực quản lý hoạt động công tác nhiệm vụ khác theo phân công Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Chuyên viên giao thực công việc có quy mô tính chất phức tạp trung bình thấp Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ giao, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách trước pháp luật ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu thực công việc giao, hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục ban hành văn quy trình giải công việc phân công Nhiệm vụ: - Chủ động nghiên cứu, tham mưu lĩnh vực chuyên môn phân công đảm nhiệm - Tham gia xây dựng kế hoạch, tổ chức thực công tác cán bộ, quyền địa phương, thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ công tác khác thuộc phạm vi nhiệm vụ giao - Thực quy trình trách nhiệm việc phân công, trình hồ sơ Phòng theo Quy chế tổ chức hoạt động Phòng Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ công việc, thực đạo đức văn hóa công vụ quan - Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo quan nhân sự, phương tiện, sở vật chất phục vụ công tác; giải pháp nâng cao suất, chất lượng hiệu công tác chuyên môn - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng giao Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyền hạn: - Đề xuất ý kiến với Phó Trưởng phòng, Trưởng phòng vấn đề liên quan đến việc thực chức trách nhiệm vụ giao - Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo quan nhân sự, phương tiện, sở vật chất phục vụ công tác; giải pháp nâng cao suất, chất lượng hiệu công tác chuyên môn quyền lợi đáng công chức Trình độ: - Có trình độ từ đại học trở lên - Có kiến thức sâu rộng khả lý luận trị tốt - Được đào tào ngành, lĩnh vực phân công - Qua đào tạo sơ cấp nghiệp vụ hành văn phòng Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Mô hình tối ưu Tủ đựng tài liệu Giá tài liệu Bàn làm việc Máy tính Máy in Tủ đựng tài liệu Tủ đựng tài liệu Bình lọc nước Bàn tiếp khách Cửa vào Điện thoại Bàn làm việc Máy tính Máy in Sinh viên: Phạm Trần Đức Bàn để xếp tài liệu chuẩn bị tài liệu Chậu xanh Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Một số hình ảnh phần mềm sử dụng công tác văn phòng Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Phạm Trần Đức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kết công tác năm 2014, phương hướng, nhiệm vụ năm 2015 phòng Nội vụ huyện Tĩnh Gia Chương trình tổng thể cải cách hành giai đoạn 2011-2020 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2014 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Pháp lệnh cán bộ, công chức 2003 Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn chứng năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thuộc trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Học viện Hành chính, Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, NXB Khoa học Kỹ thuật, 2009 Sinh viên: Phạm Trần Đức Lớp: ĐHLT.QTVP K13B