Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường THCS Cổ Bi 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường THCS Cổ Bi………………………………………………………..5 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng trường……………………………...5 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng………………………………………………………………………6 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của trường THCS Cổ Bi…………….....12 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của trường THCS Cổ Bi……………………………………………………….12 3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác…………………..13 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của trường THCS Cổ Bi………13 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của trường THCS Cổ Bi…………………………………………………………...13 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của trường THCS Cổ Bi ……………………………………………………………………………..14 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của trường THCS Cổ Bi…………………………………………………………………..14 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản……………………..15 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của trường THCS Cổ Bi………………………………………..15 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của trường THCS Cổ Bi…………….17 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của trường THCS Cổ Bi……………………17 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong trường THCS Cổ Bi…………………………………………………………………..18 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng trường………………………………………………………………….18 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng àm việc của văn phòng…………………………………………………………………19 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của trường THCS Cổ Bi…………………………………19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: Xây dựng văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước………….21 PHẦN III. PHỤ LỤC…………………………………………………………46 LỜI CẢM ƠN…………………………………………………………………52
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường THCS Cổ Bi .3 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng trường THCS Cổ Bi……………………………………………………… 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng trường…………………………… 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng………………………………………………………………………6 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Cổ Bi…………… 12 3.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Cổ Bi……………………………………………………….12 3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác………………… 13 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn trường THCS Cổ Bi………13 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí trường THCS Cổ Bi………………………………………………………… 13 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn trường THCS Cổ Bi …………………………………………………………………………… 14 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí trường THCS Cổ Bi………………………………………………………………… 14 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn bản…………………… 15 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi; văn đến; lập hồ sơ hành trường THCS Cổ Bi……………………………………… 15 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành trường THCS Cổ Bi…………….17 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ trường THCS Cổ Bi……………………17 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trường THCS Cổ Bi………………………………………………………………… 18 Nguyễn Thị Minh Hồng K5B Lớp: Quản trị văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng trường………………………………………………………………….18 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng àm việc văn phòng…………………………………………………………………19 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng trường THCS Cổ Bi…………………………………19 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: Xây dựng văn hóa công sở quan hành nhà nước………….21 PHẦN III PHỤ LỤC…………………………………………………………46 LỜI CẢM ƠN…………………………………………………………………52 Nguyễn Thị Minh Hồng K5B Lớp: Quản trị văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ở Việt Nam đất nước đặc biệt Đặc biệt từ thủa dựng nước đến đất nước ta trải qua chiến tranh tàn phá giặc ngoại xâm, đế quốc lớn không nước nào, đế quốc khuất phục sức mạnh tinh thần Việt Một đất nước anh hùng chiến thắng kẻ thù xâm lược muốn giữ hòa bình, tự cho quê hương, đất nước Hứng chịu tàn phá chiến tranh nên đất nước thời bình gặp nhiều khó khăn phát triển Kinh tế, Chính trị, Văn hóa - Xã hội… Hiện đất nước ta đường đổi mới, phát triển, mà tảng để kinh tế phát triển vững mạnh hệ thống trị Đảng Nhà nước phải ổn định không ngừng phát triển Để giúp cho công tác quản lý điều hành máy quản lý Nhà nước cấp nói chung quan, công ty, nhà máy, xí nghiệp nói riêng ngày đạt hiệu cao công tác Văn phòng - Văn thư Lưu trữ giữ vị trí quan trọng công tác tham mưu giúp việc cho hoạt động quan, tổ chức Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đất nước mặt xã hội, đồng thời thực chủ trương Đảng Nhà nước việc đẩy mạnh “Cải cách hành chính” Đặc biệt từ đất nước ta thức nhập tổ chức Thương mại giới (WTO) công tác văn phòng phải thể rõ vị trí, chức năng, vai trò tầm quan trọng mình, đòi hỏi phải ngang tầm với ngành khoa học khác Nhằm giúp học sinh nắm vững lý thuyết học, đồng thời đưa lý luận vào thực tiễn, với phương châm “Học đôi với hành”; “Nhà trường gắn liền với thực tế” Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ TWI (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) xây dựng kế hoạch thực tập tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng quan Được đồng ý tiếp nhận Ban giám hiệu Trường Trung học sở Cổ Bi, em đến thực tập văn phòng Trường từ ngày 25 tháng 10 đến ngày 10 tháng 11 năm 2015 công tác Quản trị văn phòng công tác Văn thư - Lưu trữ Trong trình thực tập nhà trường với tinh thần học hỏi, rèn luyện Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với giúp đỡ nhiệt tình Ban giám hiệu thầy cô giáo em làm quen trực tiếp áp dụng kiến thức học vào công việc từ rút kinh nghiệm phương pháp làm việc hiệu cho thân Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy, cô khoa Quản trị văn phòng trực tiếp hướng dẫn, trang bị cho chúng em kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác Quản trị văn phòng Xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu thầy, cô trường THCS Cổ Bi tạo điều kiện giúp cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 10 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Minh Hồng Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG THCS CỔ BI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường THCS Cổ Bi: Trường THCS Cổ Bi trường cấp hai nằm ngoại thành Hà Nội thuộc Huyện Gia Lâm Được thành lập vào năm 1998 với tổng diện tích đất tự nhiên Trường 8.820m2 Năm học 2015 – 2016 nhà trường có 13 lớp học với 520 học sinh Cán giáo viên nhà trường gồm có: 33 đồng chí Sau nhiều năm cố gắng tập thể đoàn kết trường THCS Cổ Bi hoàn thành nhiệm vụ cấp giao phó, tham gia thực tốt phong trào phát động ngành Chất lượng đội ngũ CB, GV, NV: thường xuyên quan tâm bồi dưỡng trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống chuyên môn nghiệp vụ - 03 CB, GV, NV có trình độ lý luận từ trung cấp trở lên - 100% CB, GV, NV đạt trình độ chuẩn tỷ lệ chuẩn đạt 84% - Từ năm 1998 đến nay: nhà trường có 130 SKKN xếp loại từ cấp Huyện cấp Thành phố Có 60 lượt giáo viên dạy giỏi chủ nhiệm giỏi Có nhiều ĐDDH tự làm dự thi cấp Huyện phục vụ giảng dạy Phong trào giáo viên dạy giỏi xếp loại Tốt - Hàng năm có từ 75 – 80% CB, GV, NV đạt LĐTT Có giáo viên giỏi cấp Thành phố, chiến sĩ thi đua Có nhiều CB, GV, NV khen thưởng thành tích hoạt động công tác khác 1.1 Chức Trường THCS Cổ Bi: Trường THCS Cổ Bi chịu quản lý trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Gia Lâm công tác tổ chức, đội ngũ, sở vật chất, tài chịu quản lý UBND huyện Gia Lâm mặt hoạt động giáo dục địa bàn, thực chương trình, kế hoạch, tổ chức thi tốt nghiệp, lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ khác theo quy định hành pháp luật Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Nhiệm vụ Trường THCS Cổ Bi: - Đào tạo nguồn, bồi dưỡng kiến thức tổng hợp cho tất học sinh bậc trung học sở địa bàn xã Cổ Bi - Tham gia xã hội hóa giáo dục đào tạo học sinh cấp THCS cho địa bàn xã Cổ Bi 1.3 Quyền hạn Trường THCS Cổ Bi: - Trường thực chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục quy định Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Gia Lâm Không ngừng nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện cho học sinh - Thực kế hoạch phát triển giáo dục theo tiêu Phòng - Bộ Sở GD&ĐT giao - Trong trình giáo dục hệ trẻ, trường phải tham gia hoạt động Huyện theo chức nhà trường - Hiệu trưởng quản lý hoạt động nhà trường theo chế độ thủ trưởng 1.4 Cơ cấu tổ chức trường THCS Cổ Bi: a, Ban Giám hiệu: - 01 đ/c Hiệu trưởng - 01 đ/c Hiệu phó - 03 tổ chuyên môn: + Tổ Văn phòng + Tổ Tự nhiên + Tổ Xã hội b, Đoàn Thanh niên: - Chi đoàn giáo viên gồm: + 01 Bí thư Đoàn trường + 01 Phó Bí thư Đoàn trường + 03 Ủy viên - Liên đội c, Công Đoàn: - Ban Thanh tra Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ Công đoàn gồm: + 01 Chủ tịch công đoàn + 01 Phó Chủ tịch công đoàn + 01 Ủy viên Sơ đồ tổ chức máy Trường: (Xem phụ lục 1) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Trường THCS Cổ Bi: 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng trường THCS Cổ Bi: 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Trường THCS Cổ Bi: 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng: Văn phòng Trường THCS Cổ Bi thành lập thành lập trường Có thể nói, công tác Văn phòng khâu thiếu hoạt động quản lý trường a Chức năng: Văn phòng máy giúp việc tổng hợp cho lãnh đạo nhà trường vừa có chức tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành Hiệu trưởng trường, vừa có chức đảm bảo điều kiện sở vật chất kỹ thuật cho nhà trường hoạt động b Nhiệm vụ: - Phục vụ công tác đạo, lãnh đạo giúp việc cho Ban giám hiệu, phận khác nhà trường như: Chi đoàn, công đoàn, Đoàn – Đội… - Quản lý, mua bán cấp phát văn phòng phẩm, cung ứng trang thiết bị dạy học, cấp phát hồ sơ, sổ sách trường hàng ngày như: Sổ ghi đầu bài, sổ điểm, bút viết, phấn… - Chuẩn bị sở vật chất tài liệu văn cho kỳ thi trường - Photocopy tài liệu, đề kiểm tra tiết, học kì, lưu kiểm tra cho giáo viên - Đóng dấu học bạ, sổ sách chứng từ Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Soạn thảo văn bản, trình ký, nhân chuyển đến đơn vị theo đạo nhà trường - Vào sổ công văn đi, đến, bảo quản tài kiệu lưu trữ nhà trường - Chuyển nhận công văn đến, nhà trường với quan tổ chức có liên quan 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng Trường THCS Cổ Bi: Văn phòng Trường THCS Cổ Bi có 07 nhân viên, gồm: - 01 nhân viên kế toán - 01 nhân viên văn thư – lưu trữ (kiêm thủ quỹ) - 01 nhân viên y tế (phụ trách chế độ bảo hiểm) - 01 nhân viên phục vụ - 03 nhân viên bảo vệ 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng: * Bản mô tả công việc nhân viên Kế toán: Bộ phận Phòng Hành Chức danh Tổ trưởng Cán quản lý trực tiếp Hiệu trưởng a, Trách nhiệm: - Tổ chức thực công tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban giám hiệu - Thống kê tổng hợp số liệu kế toán có yêu cầu Ban giám hiệu - Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị nhà trường - Tham mưu đề xuất cho Ban giám hiệu để xử lý vấn đề thuộc lĩnh vực tài Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham mưu cho Ban giám hiệu công tác hành nhà trường - Hỗ trợ phận liên quan công tác văn phòng b, Quyền hạn: - Quản lý toàn nhân viên tổ văn phòng - Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn nhân viên phòng - Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, nhân viên phòng c, Báo cáo: - Lập báo cáo tài theo quý báo cáo giải trình chi tiết - Phối hợp kiểm tra, kiểm kê tài sản nhà trường - Báo cáo cho Ban giám hiệu công tác hành theo nhiệm vụ giao định kỳ tuần, tháng, quý, tháng, năm báo cáo trường hợp đột xuất nhiệm vụ Ban giám hiệu giao d, Tiêu chuẩn: * Trình độ học vấn (chuyên môn): - Có lực nghiệp vụ kế toán, tốt nghiệp Cao đẳng kế toán trở lên - Vi tính văn phòng tương đương B trở lên - Văn bằng, chứng Tiếng Anh * Kỹ năng: - Kỹ lãnh đạo nhân viên - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ tổ chức giám sát công việc - Kỹ phân tích, tổng hợp, làm báo cáo - Kỹ giao tiếp tốt * Kinh nghiệm: - Đã có kinh nghiệm công tác kế toán * Phẩm chất cá nhân: Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Có khả thích ứng với công việc - Trung thực, nhiệt tình công tác - Sáng tạo công việc * Bản mô tả công việc nhân viên Văn thư – lưu trữ: Bộ phận Phòng Hành Chức danh Nhân viên Cán quản lý trực tiếp Hiệu trưởng a, Trách nhiệm: - Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đi, đến theo quy định quan - Tiếp nhận thảo để trình duyệt, đánh máy để trình lãnh đạo ký (theo yêu cầu thủ trưởng quan) - Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn theo dõi trình luân chuyển văn theo địa - Chuyển giao văn bản, tài liệu điện tín - Kiểm tra thể thức văn báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp văn sai thể thức - Quản lý đóng dấu văn quy chế - Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý để tra tìm nhanh phục vụ nhu cầu khai thác - Nộp hồ sơ đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan - Đánh máy, in văn tài liệu b, Báo cáo: Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoá hành vi giao tiếp công vụ trở nên khó khăn nhiều Từ phân tích giúp ta nhìn nhận, đánh giá hạn chế khách quan Qua năm thực Quy chế văn hoá công sở quan hành nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 129/QĐ- TTg Thủ tướng Chính phủ ngày 02 tháng năm 2007 cho thấy bên cạnh kết đạt được, tồn bộc lộ hạn chế việc thực quy chế Đó là: Việc triển khai thực quy chế mang tính hình thức, nội dung quy chế chung chung chưa xác định rõ việc phải làm để thực tốt văn hoá công sở; hình thức tuyên truyền chưa phong phú CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VĂN HOÁ CÔNG SỞ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Ở NƯỚC TA HIỆN NAY 3.1 Yêu cầu việc xây dựng Quy chế văn hóa công sở quan hành nhà nước nước ta Văn hoá công sở đời tồn đời quan, tổ chức, theo thời gian với nỗ lực tổ chức, cá nhân văn hoá công sở hun đúc nên khuôn mẫu riêng để tiếp xúc người nhận biết quan, tổ chức Như vậy, văn hoá công sở có nguồn gốc lịch sử trở thành chuẩn mực chung cho tổ chức định, đó, văn hoá mang tính tổ chức hay nói cách khác văn hoá công sở ảnh hưởng quy định văn hoá tổ chức Chính đặc điểm văn hoá công sở mà việc xây dựng nên văn hoá công sở cho tổ chức, quan điều cần thiết có ảnh hưởng đến phát triển bền vững tổ chức với thương hiệu tiếng thất bại trình hoạt động cách thức, phương châm hành động không phù hợp mà chứa đựng yếu tố văn hoá công sở thể 37 Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn hoá ứng xử, đạo đức nghề nghiệp Các công ty xây dựng uy tín công ty tuân thủ theo tiêu chuẩn cao trực đạo đức nơi mà họ có hoạt động kinh doanh Họ xây dựng Quy tắc xử áp dụng cho toàn cầu dịch thứ tiếng địa phương nơi có hoạt động kinh doanh Ở Việt Nam, tổ chức có chức kinh doanh trọng tới việc xây dựng văn hoá công sở từ lâu Thí dụ hệ thống ngân hàng thương mại Qua nghiên cứu thực tế cho thấy có tới 100% tổ chức xây dựng văn hoá công sở việc mặc trang phục, đeo thẻ công chức, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ công tác hay làm hồ sơ; đặc biệt thái độ niềm nở diện khuôn mặt nhân viên ngân hàng Do vậy, lớn mạnh quốc gia thể tính chuyên nghiệp, đại hoạt động máy nhà nước- thiết chế thiếu nhà nước nào, mà thành phần quan trọng cho thiết chế có sứ mệnh điều hành máy đội ngũ cán công chức, viên chức nhà nước Đây lực lượng chủ công kiến tạo thực thi công vụ, họ trực tiếp tiếp xúc với nhân dân, hay nói cách khác khu vực dịch vụ công Như vậy, lúc cán công chức, viên chức với vai trò người phục vụ đòi hỏi chuyên môn cần phải thể thái độ lịch thiệp, nhã nhặn, tôn trọng người đến liên hệ công việc Do vậy, cần thiết phải chuẩn hoá đội ngũ cán công chức, viên chức yêu cầu cấp bách đặt song song với trình cải cách hành nhà nước 3.2 Phương hướng nâng cao văn hoá công sở quan hành nhà nước nước ta 3.2.1 Nâng cao nhận thức văn hoá công sở quan hành nhà nước Nói đến văn hoá công sở nói đến nếp văn hoá làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Nó đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý toàn thành viên công sở phải quan tâm đến hiệu hoạt động chung quan Muốn cán phải tôn trọng kỷ luật quan, công sở, phải ý đến danh 38 Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dự quan việc ứng xử với người, đoàn kết hợp tác nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, hội Như niềm tin cán với công sở củng cố, phát triển với trình xây dựng quan, công sở Chính tính tự giác làm cho công sở vượt lên khác hẳn công sở khác, cho dù chúng hoạt động lĩnh vực có môi trường Như vậy, nhận thức đắn văn hoá công sở sở vững cho việc thực văn hoá công sở cách tự nguyện Trong trình thực văn hoá công sở phải ý đến hình thành văn hoá vai trò, văn hoá quyền lực văn hoá tổ chức Sự xuất yếu tố văn hoá tất yếu, lẽ văn hoá công sở xuất phát từ vai trò công sở đời sống xã hội hoạt động máy hành mà phận cấu thành Sự xuất loại văn hoá thúc đẩy văn hoá công sở ngày hoàn thiện hơn, đồng thời chúng có mối quan hệ biện chứng tạo nên thể thống chế vận hành máy hành nhà nước 3.2.2 Tăng cường lãnh đạo Đảng chương trình cải hành nhà nước nói chung văn hoá công sở nói riêng Tiếp tục thực có hiệu nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X Đảng cộng sản Việt Nam cải cách hành chính, cụ thể đẩy mạnh cải cách hành công, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước kinh tế, xã hội Đẩy nhanh công xây dựng Nhà nước pháp quyền bốn mặt: chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, cán phương hướng hoạt động Định rõ việc nhà nước phải làm đảm bảo đủ điều kiện để làm tốt; khắc phục tình trạng buông lỏng làm thay, chồng chéo chức năng, nhiệm vụ quan Đảng quan nhà nước; đại hoá hành nhà nước Điều chỉnh chức Chính phủ với vai trò CQHCNN cao Xác định rõ phạm vi nội dung quản lý nhà nước kinh tế- xã hội phù Nguyễn Thị Minh Hồng 39 Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hợp với yêu cầu phát triển giai đoạn Chính phủ tập trung vào việc hoạch định thể chế, sách, xây dựng biện pháp, cải cách thủ tục hành chính, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi cho hoạt động kinh tế, xã hội; nâng cao lực hiệu đạo thực hiện, kiểm tra, tra thực quy chế, xác định rõ phạm vi nội dung quản lý nhà nước kinh tế, xã hội quan công quyền cấp 3.2.3 Tăng cường tuyên truyền, giáo dục, phổ biến pháp luật Ngoài phương hướng nâng cao nhận thức văn hoá công sở cho cán công chức, viên chức, lãnh đạo Đảng vấn đề tuyên truyền, giáo dục, phổ biến pháp luật lại nắm vai trò vô quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới việc nâng cao hiệu thực quy chế văn hoá công sở Xây dựng mô hình điểm tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn hoá công sở; Các quan ban ngành cần đạo để qaun có quy định văn hoá công sở riêng cho quan nằm nâng cao tính thực tế cho quy định pháp luật Ngoài ra, công tác phổ biến, giáo dục pháp luật phải có sở pháp lý vững cho việc triển khai hoạt động, đặc biệt hoạt động phố hợp quan, tổ chức hệ thống trị hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật cho cán Các hoạt động giáo dục, phổ biến pháp luật phải vào nề nếp theo kế hoạch, chương trình cụ thể với nhiều hình thức, biện pháp thực phù hợp với nhóm đối tượng giáo dục, phổ biến điều kiện địa bàn thực Các hình thức phổ biến giáo dục, tuyên truyền phải mang tính chất phong phú, đa dạng, tránh nhàm chán tuyên truyền, việc tuyên truyền có ý nghĩa lớn mang tính chất trực tiếp nhanh vào thực tiễn định hướng khác Tránh việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục mang tính phong trào 3.3 Các giải pháp nâng cao văn hoá công sở quan hành nhà nước nước ta Thực tốt văn hoá công sở nội dung quan trọng quan Nguyễn Thị Minh Hồng 40 Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành nhà nước nói riêng toàn xã hội nói chung Như trình bày chương lý luận văn hoá công sở, theo hiểu văn hoá công sở xuất phát từ vai trò công sở đời sống xã hội hoạt động thân máy hành Quan niệm dựa đặc thù công sở- công sở tập hợp có tổ chức dựa quan hệ thứ bậc: cấp trên- cấp dưới; nhân viên- nhân viên; nhân viên- nhân dân Đây mối quan hệ ràng buộc ba nhóm yếu tố: quyền lực- phục tùng; nhu cầu- phục vụ; hiệu lực – hiệu Các thành viên công sở gắn bó với chi phối cấu tổ chức, công việc, lợi ích, tình cảm Tính đặc thù quy định tính đặc thù văn hoá công sở- thực thể văn hoá Vì vậy, công sở muốn tồn bền vững, phát huy có hiệu lực, hiệu đồng thời không ngừng phát triển trước hết phải dựa vào trình độ nhận thức, môi trường văn hoá mối quan hệ xã hội giai đoạn lịch sử định Tuy nhiên, để thực tốt văn hoá công sở quan hành nhà nước cần thực tốt giải pháp chủ yếu sau: 3.3.1 Xây dựng hoàn thiện pháp luật văn hoá công sở Từ thực tiễn khảo sát nghiên cứu, thấy để xây dựng hành đại, chuyên nghiệp, thực máy hành công quyền phục vụ nhân dân đáp ứng nguyện vọng nhân dân yêu cầu nghiệp đổi góp phần vào thắng lợi công cải cách hành mà Nhà nước ta triển khai thực theo lộ trình kế hoạch định; đồng thời phù hợp với xu hội nhập với hành nước khu vực giới; nâng cao giá trị pháp lý để thuận lợi cho trình thực thi, cần dự thảo đưa quy chế lên thành nghị định 3.3.2 Thường xuyên tổng kết, đánh giá thực tiễn văn hoá công sở quan hành nhà nước Định kỳ hàng quý quan, đơn vị phải có báo cáo kết đánh giá việc thực quy chế văn hoá công sở quan đơn vị dựa số liệu cụ thể, khách quan qua xác định khó khăn, hạn chế 41 Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình triển khai tổ chức thực hiện; nêu gương, khen thưởng nhân, tổ chức thực tốt có sáng kiến hay cần nhân rộng; có hình thức kỷ luật cá nhân, tổ chức không thực hay thực không đầy đủ nội dung mà quy chế quy định quy định cán công chức, viên chức không làm - Hàng năm nên tổ chức tôn vinh cán công chức, viên chức , lực lượng đầu nghiệp đổi mới, đại diện cho kinh tế tri thức thực tốt văn hoá công sở thông qua nhiều hình thức khác như: tổng kết công tác năm, thông qua thi, bình chọn phương tiện thông tin đại chúng Đặc biệt, cần có sách khuyến khích để động viên, thu hút nhân tài - Lựa chọn cá nhân, đơn vị tiêu biểu để triển khai học tập nhân điển hình tiên tiến; đồng thời dự kiến tiêu chí để xây dựng quan văn hoá coi tiêu chí đánh giá thi đua chất lượng công tác cán bộ, công chức quan Công tác phải trì thường xuyên, lâu dài tạo thành nội dung thiếu hoạt động công vụ cán bộ, công chức quan hành nhà nước Muốn vậy, đòi hỏi quan tâm đạo lãnh đạo quan, đồng tình hưởng ứng cán bộ, công chức, giám sát, động viên tầng lớp nhân dân Nên thành lập tổ tự quản để đôn đốc việc thực văn hoá công sở giúp cho lãnh đạo quan nắm tình hình kết thực văn hoá công sở 3.3.3 Nâng cao hiệu tra công vụ thực trạng văn hoá công sở quan hành nhà nước Thực tế năm qua, bên cạnh thành tựu to lớn đạt việc cải cách hành chưa đạt kết mong muốn, chưa đáp ứng yêu cầu công đổi mới: Cải cách hành tiến chậm so với mong muốn nhân dân, doanh nghiệp, việc ban hành số chế, sách chưa kịp thời chưa đồng bộ, thủ tục hành chậm cải tiến, công tác kiểm tra, giám sát thực sách, pháp luật nhà nước chưa thực thường xuyên, mối quan hệ số quan nhà nước với người dân nhiều bất cập, lực đội ngũ cán bộ, công 42 Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức nhiều hạn chế, sa sút phẩm chất đạo đức, nhũng nhiễu dân cản trở cho trình phát triển kinh tế - xã hội Những khó khăn, yếu nêu nhiều nguyên nhân khách quan chủ yếu nguyên nhân chủ quan, tình trạng vi phạm kỷ luật hành phổ biến, việc triển khai thực định, thị cấp chậm thiếu nghiêm túc, tuỳ tiện đặt quy định bất hợp lý; phẩm chất phận cán bộ, công chức, viên chức thấp, thiếu tinh thần trách nhiệm công việc giao, lại thiếu kiểm tra giám sát nên phận không nhỏ viên chức lợi dụng gây phiền hà, nhũng nhiễu, khó khăn, chậm trễ việc giải yêu cầu dân, doanh nghiệp Có thể nói chất lượng đội ngũ công chức, thủ tục hành phiền hà cản trở nghiệp phát triển đất nước 3.3.4 Tăng cường cở sở vật chất, kỹ thuật tài cho việc thực văn hoá công sở quan hành nhà nước - Căn vào tình hình thực tế quan, cần dự kiến kinh phí đầu tư trang bị sở vật chất công sở, chẳng hạn mô hình cửa tạo cho công sở có phong cách chuyên nghiệp, ngăn nắp, đại, phải ý đến yếu tố thẩm mỹ, tránh tư tưởng phô trương phòng làm việc; hay trang bị trang phục, lễ phục cho cán công chức, viên chức nhằm tạo thương hiệu riêng cho công sở - Lắp đặt hệ thống camera tự động phận thường xuyên tiếp xúc với nhân dân như: Phòng công chứng, nơi đăng ký phương tiện giao thông, kê khai nộp thuế, tiếp nhận giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân Hệ thống truyền thông tin đến hệ thống trung tâm có khả lưu trữ đầy đủ liệu liên quan đến hoạt động suốt thời gian cán công chức, viên chức thực nhiệm vụ - Xây dựng tiêu chí định mức khen thưởng, kỷ luật vật chất trình thực văn hoá công sở Thiết nghĩ, thực việc khen thưởng vật chất cán bộ, công chức thực tốt văn hoá công sở thái độ vui vẻ niềm nở, nhiệt tình tiếp dân; phát kịp thời ngăn 43 Nguyễn Thị Minh Hồng Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chặn hành vi nhũng nhiễu, đòi hối lộ đồng nghiệp kích thích hưng phấn thực thi công vụ, tạo phong trào thi đua cá nhân, tập thể với tập thể khác quan - Ngược lại, không áp dụng biện pháp xử lý vi phạm vật chất cán bộ, công chức có hành vi sai trái thực văn hoá công sở làm cho tình trạng vi phạm tăng lên, hiệu lực văn quy phạm pháp luật hạn chế tác dụng C KẾT LUẬN Qua trình tìm hiểu sở lý luận thực trạng xây dựng văn hoá công sở quan hành nhà nước nước ta cho thấy văn hoá công sở nội dung không mới, song thực cần thiết đòi hỏi tất yếu giai đoạn mà Đảng, nhà nước nhân dân ta tiến hành công đổi đất nước, hội nhập quốc tế trình cải cách hành nước ta Chính tầm quan trọng Văn hoá công sở có ảnh hưởng to lớn nên Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm Trên sở tìm hiểu lí luận vấn đề xây dựng văn hoá công sở quan hành nhà nước nước ta nay, luận văn thực nhiệm vụ nghiên cứu cách đầy đủ, toàn diện, khách quan lý luận văn hoá công sở sở khoa học lý luận nhà nước pháp luật, chủ nghĩa Mác- Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh Từ sâu vào thực trạng thực quy định pháp luật xây dựng văn hoá công sở, kết đạt hạn chế mắc phải nhằm đưa phương hướng, giải pháp cụ thể nhằm thực có hiệu văn hoá công sở, thành đóng góp vào thành công kế hoạch cải cách hành nhà nước, tiến tới xây dựng hành chuyên nghiệp, đại, phù hợp với nhu cầu đổi đất nước xu hội nhập phát triển nhân loại Nguyễn Thị Minh Hồng 44 Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Nguyễn Thị Minh Hồng 45 Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Trường THCS Cổ Bi TỔ CHỨC BỘ MÁY TRƯỜNG THCS CỔ BI CÔNG ĐOÀN BAN THANH TRA TỔ CÔNG ĐOÀN Nguyễn Thị Minh Hồng BAN GIÁM HIỆU TỔ HÀNH CHÍNH TỔ TỰ NHIÊN 46 ĐOÀN – ĐỘI TỔ XÃ HỘI CHI ĐOÀN GIÁO VIÊN LIÊN ĐỘI Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng năm văn Đăng ký văn Trình ký văn Nhân Đóng dấu văn Chuyển giao văn Bảo quản lưu trữ sử dụng lưu Nguyễn Thị Minh Hồng 47 Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận văn đến Kiểm tra phân loại, bóc bì đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng văn Đăng ký văn đến Trình văn đến lãnh đạo, xin ý kiến phân phối hướng giải Sao văn đến Chuyển giao văn đến Theo dõi, đôn đốc giải văn đến Nguyễn Thị Minh Hồng 48 Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa lập hồ sơ hành trường THCS Cổ Bi Lập danh mục Hồ sơ Mở Hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào Hồ sơ Kết thúc biên mục Hồ sơ Lập Mục lục Hồ sơ, tài liệu nôp lưu, Biên giao nhận tài liệu Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Nguyễn Thị Minh Hồng 49 Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 17 19 14 16 20 11 10 13 12 5 5 Ghi chú: Cửa sổ, rèm cửa Điều hoà Bảng phân công công việc Bàn tiếp khách Ghế Bình nước nóng Bình lọc nước Bàn làm việc Điện thoại Nguyễn Thị Minh Hồng 10 11 12 13 14 16 17 18 19 50 Đèn Tài liệu Vật chặn giấy Hộp đựng văn phòng phẩm Tủ tài liệu Máy tính Máy in Tranh phong cảnh Móc treo quần áo Lớp: Quản trị văn phòng K5B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau thời gian thực tập, ngày hôm em phải chia tay thầy cô trường THCS Cổ Bi với lòng biết ơn chân thành sâu sắc Chính môi trường làm việc thân thiện cho em hiểu lý thuyết giảng em học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chìa khóa, hành trang cho công việc em sau Do thời gian thực tập không nhiều, kinh nghiệm thực tế thân nhiều hạn chế Vì Báo cáo thực tập chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp, bổ sung thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Ban giám hiệu thầy cô giáo trường THCS Cổ Bi để Báo cáo em đầy đủ hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn quan tâm giúp đỡ, dạy bảo tận tình thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng truyền đạt cho em kiến thức quý báu làm tảng đường lập nghiệp em sau Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu toàn thể thầy cô giáo trường THCS Cổ Bi động viên giúp đỡ em hoàn thành Báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 10 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Minh Hồng Nguyễn Thị Minh Hồng 51 Lớp: Quản trị văn phòng K5B