Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI ĐĂNG KHOA 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 1.1 Chức năng. 4 1.2 Nhiệm vụ của công ty. 4 1.3 Quyền hạn của công ty. 4 1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty. 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa 7 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 2.1.1.1 Chức năng của văn phòng 7 2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng. 7 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng. 8 2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng. 9 2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính 9 2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp 10 2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ 10 2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị 10 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Đăng Khoa 11 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty. 11 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Đăng Khoa 11 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty. 11 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 11 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 12 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty 12 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến. 14 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Đăng Khoa 15 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 15 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 16 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 16 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 17 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của công ty Đăng Khoa . Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 19 A. PHẦN MỞ ĐẦU 19 Lý do chọn đề tài: 19 Lịch sử nghiên cứu: 20 Mục tiêu nghiên cứu: 20 Mục đích nghiên cứu: 21 Nhiệm vụ nghiên cứu: 21 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 21 Phương pháp nghiên cứu: 21 B. PHẦN NỘI DUNG 23 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ. 23 1.1 Khái niệm văn hóa. 23 1.2 Khái niệm công sở. 24 1.3 Khái niệm văn hóa công sở 25 1.4 Đặc điểm của văn hóa công sở 26 1.5 Vai trò của Văn hóa công sở. 27 1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 28 1.6.1 Các yếu tố bên trong của văn hóa công sở 28 1.6.2 Các yếu tố bên ngoài của Văn hóa công sở 28 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI ĐĂNG KHOA 29 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa. 29 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 29 2.1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động. 29 2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty 29 2.2.1 Văn hóa giao tiếp ứng xử nơi giao tiếp công sở. 29 2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ Công ty. 30 2.2.1.1.1 Giao tiếp của nhân viên với cấp trên. 30 2.2.1.1.2 Giao tiếp với cấp dưới. 30 2.2.1.1.3Giao tiếp với đồng nghiệp. 31 2.2.1.2 Giao tiếp với bên ngoài 31 2.2.1.3Giao tiếp không trực diện 33 2.2.2Trang phục nơi công sở 35 2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở 35 2.2.4 Bài trí nơi công sở 36 2.3 Đánh giá về môi trường văn hoá công sở tại Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa 37 2.3.1 Những ưu điểm 37 2.3.2 Những tồn tại, hạn chế 38 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 39 3.1 Giải pháp 39 3.2. Một số kiến nghị 41 C. PHẦN KẾT LUẬN 42 PHẦN III: PHỤ LỤC 1
MỤC LỤC Chức Nhiệm vụ công ty .4 Quyền hạn công ty .4 Cơ cấu tổ chức công ty 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức văn phòng 2.1.1.2 Nhiệm vụ Văn phòng 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 2.1.2 Bản mô tả công việc vị trí văn phòng 2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính 2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp 10 2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ 10 2.1.2.4 Bộ phận Hành quản trị .10 Công tác văn thư, lưu trữ Công ty TNHH Đăng Khoa .11 3.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan công tác văn thư, lưu trữ công ty 11 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Công ty Đăng Khoa 11 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn công ty 11 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý công ty .11 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn công ty .12 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí công ty .12 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn .13 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi- đến 13 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành công ty Đăng Khoa 15 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ công ty 15 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty 16 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 16 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu .16 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng công ty Đăng Khoa Nhận xét bước đầu hiệu mang lại .16 Lý chọn đề tài: 19 Lịch sử nghiên cứu: 19 Mục tiêu nghiên cứu: .20 Mục đích nghiên cứu: .20 Nhiệm vụ nghiên cứu: .21 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 21 Phương pháp nghiên cứu: 21 LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng máy thiếu quan, đơn vị, doanh nghiệp nào, làm tốt nghiệp vụ Nhà quản trị Văn phòng đảm bảo cho hoạt động quan đơn vị hoạt động hiệu hơn.Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa máy văn phòng thay đổi để phù hợp với quan tổ chức Trong thời gian học tập rèn luyện trường Đại học Nội Vụ với chuyên ngành Quản trị văn phòng chúng em thầy cô truyền đạt nhiều kiến thức mà người cán văn phòng tương lai chúng em cần có để góp phần nhỏ bé vào công nâng cao lực cán bộ, đặc biệt công cải cách hành đất nước Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”, nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế sau khóa học nhà Trường nói chung khoa Quản trị văn phòng riêng tạo điều kiện liên hệ, giúp đỡ học sinh, sinh viên thực tập tốt nghiệp quan, đơn vị, tổ chức nhằm giúp sinh viên nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành, tích lũy kinh nghiệm từ thực tế Đồng thời phần đánh giá lực cá nhân trình học tập, giúp cho sinh viên bắt nhịp tác phong nghề nghiệp cán Quản trị văn phòng tương lai Là sinh viên cuối khóa ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ, đạo hướng dẫn nhiệt tình thầy cô giáo khoa em tiếp nhận thực tập Văn phòng Công ty THHH Đăng Khoa Trong thời gian thực tập, em củng cố phần chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu công việc kỹ giao tiếp bên ngoài, em dần tiếp thu số kinh nghiệm, mở rộng phát huy kiến thức học trường cách hiệu nhất, đồng thời rút ưu điểm, khuyết điểm thân có biện pháp khắc phục định cho phù hợp với yêu cầu thực tế Dưới báo cáo tổng kết trình thực tập em Công tyTNHH Đăng Khoa Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm Qua cho em gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến cán Văn phòng Công ty TNHH Đăng Khoa, thầy cô Khoa Quản Trị Văn Phòng Nhà trường nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ đợt thực tập tốt nghiệp Do thời gian thực tập không nhiều thiếu kinh nghiệm thực tế nên Báo cáo nhiều thiếu sót khó tránh Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy cô giáo, bạn bè để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Báo cáo thực tập em trình bày theo mục sau: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan thực tập Phần II: Chuyên đề thực tập: Văn hóa doanh nghiệp Phần III: Phần phụ lục Do thời gian thực tập không dài kiến thức thân phải học hỏi nhiều, hiểu biết kinh nghiệm chuyên môn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cô đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN HOÀNG LAN PHƯƠNG Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI ĐĂNG KHOA Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa thành lập ngày 10 tháng năm 2002 Ngay từ thành lập, với quy mô công ty tư nhân nhỏ công ty đặt tiêu chí lợi ích khách hàng lên hàng đầu Vì uy tín tên tuổi Công ty nhiều khách hàng biết đến, sản phẩm công ty có mặt nhiều lĩnh vực thị trương Trong trình hoạt động phát triển, công ty không ngừng phát triển mở rộng quy mô hoạt động Khi thành lập công ty cung cấp mặt hàng chủ yếu cho khách hàng khu vực Hà Nội số khách hàng lẻ mối quan hệ quen biết từ trước, công ty đủ lực cung cấp mặt hàng không khu vực Hà Nội mà phân phối cho đơn vị khắp tỉnh Miền Bắc Sau 13 năm hoạt động, nhân viên công ty tăng không ngừng số lượng chất lượng phục vụ khách hàng Công ty có đội ngũ cán công nhân viên đào tạo làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Đặc biệt đội ngũ nhân viên kinh doanh phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, gặp gỡ khách hàng tạo mối quan hệ tốt với khách hàng Tuy công việc vất vả đòi hỏi có tìm hiểu kỹ lưỡng đối tác đội ngũ cán nhân viên làm việc mang lại cho công ty ngày nhiều mối quan hệ với khách hàng Vì doanh thu công ty năm tăng lên đáng kể Hiện với phát triển kinh tế nước, hoạt động công ty vào ổn định, phát triển, hoàn thành tiêu kế hoạch đề kinh doanh có hiệu quả, thực đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đời sống cán công nhân viên công ty ngày cải thiện nâng cao -Tên đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI ĐĂNG KHOA -Tên viết tắt: Công ty TNHH Đăng Khoa - Hình thức công ty: Công ty TNHH - Mã số thuế: 0105447236 - Vốn điều lệ: 10.000.000.000 NVĐ (Mười tỷ đồng) - Tài khoản: 801.120.100.1611 Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam - Địa chỉ: Ngách 21- Ngõ 310- Đường Nghi Tàm -Tây Hồ -Hà Nội - Điện thoại: 04.62661716 Fax: 04.62660356 - Năm thành lập: 2002 - Người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp: LÊ THỊ THÚY HUYỀN Chức danh: Giám đốc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Chức Chức công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa kinh doanh thiết bị điện điện tử, điện lạnh, điện dân dụng Nhiệm vụ công ty • Nâng cao tiêu thụ Kinh doanh danh mục mặt hàng đăng ký kinh doanh • Thực đầy đủ sách pháp luật nhà nước • Thực nghĩa vụ người lao động theo quy định • Thực chế độ báo cáo định kỳ theo quy định nhà nước Quyền hạn công ty Mỗi phòng ban có quyền hạn trách nhiệm riêng quy định rõ phân cấp từ xuống dưới, từ phận lãnh đạo tới phòng, ban Bộ phận quản lý công ty hoạt động nhịp nhàng, hài hoà Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý Tổ chức, xếp, điều động nhân lực phù hợp để kiểm tra chất lượng nguyện vật liệu đầu vào Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu đầu vào, lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu thực tế Cơ cấu tổ chức công ty Các phòng ban có máy quản lý riêng thích hợp nhằm đảm bảo hoạt động khâu, phận toàn hệ thống phối hợp nhịp nhàng, không gián đoạn đạt hiệu qua cao nhằm phát triển sản xuất số lượng lẫn chất lượng với chi phí thấp đồng thời không ngừng cải thiện điều kiện lao động, nâng cao đời sống chất lượng tinh thần cho thành viên Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, máy quản lý tổ chức thành phòng ban với chức quản lý định phân cấp bậc rõ ràng, điều cho phép xác định rõ trách nhiệm, tránh chồng chéo bất hợp lý mà gây phiền hà, cản trở đình trệ sản xuất Thêm vào cán cao cấp thời gian giải vụ việc lặt vặt, tập trung quản lý tổ chức mang tính khoa học mà Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa chủ động tháo gỡ khó khăn, cản trở kịp thời hiệu ∗ Sơ đồ cấu tổ chức công ty (Sơ đồ: Phụ lục 01) Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh Công ty đặc biệt có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực đầy đủ định, đại diện cho Công ty quan hệ với Nhà nước bên thứ tất vấn đề có liên quan đến hoạt động Công ty phạm vi điều lệ công ty Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ chung phụ trách tiếp tân, đón khách, thực giao dịch với đối tác khách hàng Soạn thảo văn phụ trách công tác văn thư Phụ trách tuyển dụng Điều động luân chuyển nhân viên cần Chấm công Phòng kinh doanh Phụ trách công tác tiêu thụ sản phẩm như: Lập kế hoạch kinh doanh, đưa chiến lược kinh doanh, tìm hiểu phân tích thị trường, tìm kiếm đối tác từ mở rộng thị trường kinh doanh cho Công ty Phòng Marketing: Định hướng chiến lược hoạt động Marketing công ty Xây dựng chiến lược & hoạt động Marketing cụ thể cho thương hiệu Sáng tạo hình thức Marketing phù hợp với đặc tính thương hiệu Phối hợp với phận kinh doanh để theo dõi trạng nhãn hiệu công ty Phối hợp với phận kinh doanh việc sáng tạo phát triển vật phẩm quảng cáo cửa hiệu, chương trình khuyến Lên kế hoạch hoạt động PR lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn dài hạn công ty Tổ chức kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông cáo báo chí, cung cấp thông tin bên ngoài) Xây dựng, trì phát triển mối quan hệ với quan truyền thông Đánh giá kết truyền thông dựa khảo sát Chăm sóc website, đưa tin lên website Tổ chức hoạt động nội công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết thành viên công ty Đảm bảo mục tiêu Marketing gắn liền với kinh doanh Tạo mối quan hệ với khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng, chương trình khách hàng thân thiết… Cập nhập đưa phản hồi thị trường thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ưu thị trường Tổ chức hội chợ thương mại nước quốc tế Kết hợp với phận kinh doanh đưa chiến lược phát triển Phòng tài kế toán Là quản lý lập kế hoạch cho hoạt động tổ chức, kết hợp với phòng ban khác Công ty hợp đồng mang tính chất chiến lược chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc hoạt động phòng nhân sự, phòng Tài Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa Phòng hành bảo vệ:Có nhiệm vụ quản lý tài sản Công ty không bị mát Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Chức văn phòng Văn phòng công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa quan tham mưu, tổng hợp hậu cần cho Ban giám đốc toàn công ty - Tổ chức, phục vụ hoạt động công ty - Tham mưu cho việc xây dựng quy chế, quy định tổ chức điểu hành công ty - Tham mưu cho công ty thực công tác Văn thư - Lưu trữ - Tham mưu việc bao hiểm xã hội cho toàn nhân viên công ty - Tham mưu tuyển nhân - Xây dựng tổ chức chương trình cho khóa đào tạo, đảm bảo tiến hành thường xuyên, hiệu - Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin cho hiệu - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho lãnh đạo chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thả văn công ty ban hành - Xây dựng, tổ chức củng cố máy Văn phòng - Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục Văn phòng - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại công ty, giữ vai trò cầu liên hệ với đối tác 2.1.1.2 Nhiệm vụ Văn phòng Xây dựng trình Ban giám đốc chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ công ty Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ đạo lãnh đạo, điều hành ban Giám đốc theo quy định Thực thông tin báo cáo định kỳ đột xuất giao theo quy định Trình ban Giám đốc kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn công ty chương trình thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực công việc thuộc phạm vi Văn phòng Phối hợp với phòng ban, phận thực kế hoạch Ban lãnh đạo phê duyệt Giúp ban Giám đốc trì mối quan hệ công tác với khách hàng, đối tác công ty Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị công ty, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Lên kế hoạch, tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách công ty Đảm bảo cho sở vật chất, điều kiện làm việc cho hiệu Thực nhiệm vụ khác ban lãnh đạo công ty giao 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng (Sơ đồ: Phụ lục 02) Phòng Hành Chính Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa bao gồm: Trưởng phòng phận chuyên môn * Trưởng phòng: Là lãnh đạo đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty, trước pháp luật toàn hoạt động Văn phòng Trưởng phòng có nhiệm vụ quyền hạn: - Chỉ đạo phận trực thuộc, tham mưu xây dựng, trình ban Giám đốc chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ của công ty; đôn đốc kiểm tra phận việc thực định, thị cấp - Chỉ đạo phận chuyên môn xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo đạo, điều hành công ty ban Giám đốc - Tham mưu cho lãnh đạo công tác Văn thư - Lưu trữ - Tham mưu cho ban lãnh đạo, Giám đốc giữ mối quan hệ lâu dài với hỏi nhiều kỹ năng, khéo léo, ứng xử thông minh người nói người nghe Tại công ty khách hàng, nhà cung cấp, đối tác thường xuyên gọi điện đến công ty để trao đổi công việc, khách hàng gọi điện đến công ty nhân viên tiếp nhận điện thoại nhân viên chăm sóc khách hàng nói chuyện giao tiếp với tinh thần tích cực, thái độ niềm nở, thân thiện, sẵn sàng hợp tác, giúp đỡ tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái, tin tưởng, từ hiệu công việc nâng cao, tạo bầu không khí dễ chịu, xây dựng hình tượng tốt cho công ty Để làm tốt điều này, cần phải có khả sau: - Phân biệt giao tiếp điện thoại với hình thức giao tiếp khác - Chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ tài liệu trước tiến hành giao tiếp - Chuẩn bị phương tiện phục vụ việc thu thập thông tin khả hỗ trợ cho việc giải vấn đề phát sinh giao tiếp - Sử dụng thành thạo thao tác nghiệp vụ sử dụng điện thoại Trên thực tế, nhân viên cán công ty thực tốt điều này: - Nhấc máy sau hồi chuông - Xưng danh tên đối tượng, tổ chức: Phòng Hành Tổ chức xin nghe… - Tập trung vào trình đàm thoại, không để yếu tố bên ảnh hưởng đến giao tiếp - Trao đổi hỏi lại cần thiết - Sử dụng số cụm từ nghi thức: vâng, dạ… đối tượng biết ý lắng nghe - Giọng nói có âm điệu, tránh nhàm chán - Lời nói phải thể tiếng cười - Nói phải kết hợp với nghe điện thoại - Tốc độ nói phải phù hợp với đối tượng giao tiếp - Nên sử dụng số cụm từ nghi thức: xin lỗi, cảm ơn… - Sử dụng xác từ thành ngữ thông dụng 33 Giao tiếp thư điện tử Khách hàng,các nhà cung cấp gửi thư điện tử đến công ty thông qua địa hòm thư, việc trao đổi thông tin thông qua hòm thư điện tử công ty khách hàng thự thường xuyên Thông qua hòm thư điện tử khách hàng gửi mẫu sản phẩm dịch vụ công ty, mẫu biển quảng cáo nhất, nội dung điều khoản hợp đồng… 2.2.2Trang phục nơi công sở Công sở nơi làm việc nơi thể phong thái lịch sự, trang nhã nhân viên Vì nhân viên mặt công ty nên việc ăn mặc nhân viên phần đánh giá mức độ phong thái làm việc nơi đó, góp phần làm cho công ty trở nên chuyên nghiệp hơn, chu hơn, tạo ấn tượng tốt hình ảnh đẹp mắt khách hàng Trang phục công sở thể tôn trọng thân người xung quanh Hiểu rõ tầm quan trọng vấn đề đồng phục công ty có quy định rõ ràng thể nội quy công ty trang phục làm nhân viên: - Đối với nhân viên nữ : Áo sơ mi trắng, giày dép kín mũi có quai - Đối với nhân viên nam: Áo sơ mi trắng, quần âu tối màu, giày công sở -Trang phục, nhân viên công ty sẽ, chỉnh tề, ủi thẳng thắn, nếp - Nam nhân viên: Không để tóc dài, không dép lê, giày thể thao - Nữ nhân viên: Không để tóc loà xoà che lấp mặt, tóc dài phải bới gọn gàng trang điểm nhẹ Luôn lưu ý vấn đề vệ sinh cá nhân, tránh tạo thiện cảm cho khách hàng chi tiết không đáng có mùi thở, mùi thể không dễ chịu lưu ý cải thiện thẩm mỹ nha khoa Trên thực tế, trở thành nhân viên công ty, người thực tốt vấn đề 2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở Phong cách làm việc cách thức làm việc ổn định, mang sắc thái 34 người Phong cách làm việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như: Phẩm chất trị, đạo đức, trình độ, lực, khí chất cá nhân; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, điều kiện làm việc, sinh hoạt; giáo dục, rèn luyện… Các công ty hướng nhân viên đến phong cách làm việc chuyên nghiệp với tinh thần người làm việc có ý thức cao nghĩa vụ trách nhiệm với công ty, với bạn đồng nghiệp với thân người làm việc Bên cạnh đó, phong cách người có tinh thần làm việc cống hiến, biết đánh giá, biết nhận định đóng góp mang tính xây dựng lợi ích chung mang lại hiệu cao, thiết thực Tập thể nhân viên công ty cổ Đăng Khoa hướng đến phong cách làm việc chuyên nghiệp, không ngừng đổi mới, hoàn thiện góp phần nâng cao lực, lãnh đạo, tạo hình ảnh phong cách riêng cho Để thực điều nhân viên lãnh đạo công ty cố gắng thực tiêu chuẩn: Làm việc có kế hoạch Tinh thần trách nhiệm Không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức chuyên môn Độc lập, tự chủ có tinh thần hợp tác công việc Ý thức kỷ luật Tác phong công nghiệp 2.2.4 Bài trí nơi công sở Mỗi quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp có cách trí riêng, nhiên dù trí phải tuân thủ nguyên tắc lịch sự, khoa học văn minh Công ty TNHH Phát triển Thương Mại Đăng Khoa thể sau: Về biển tên công ty: Biển tên công ty đặt ngách 21- Ngõ 310 Đường Nghi TàmTây Hồ- Hà Nội Về hiệu: Khẩu hiệu hình thức dễ nhập tâm nhân viên doanh 35 nghiệp, khách hàng người khác trích dẫn Khẩu hiệu thường ngắn gọn, cô đọng xúc tích, thường sử dụng câu từ đơn giản, dễ nhớ Khẩu hiệu cách diễn đạt cô đọng triết lý hành động, kinh doanh tổ chức doanh nghiệp Khẩu hiệu công ty là: Thương hiệu bạn – Trách nhiệm Về phòng họp Phòng họp công ty thiết kế rộng, có đủ chỗ cho khoảng 50 nhân viên, phòng họp công ty trí đầy đủ trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho tất họp quan như: bàn ghế, máy chiếu, hình chiếu, camera, lọ hoa… Về phòng làm việc: Trước cửa phòng ban chức có biển tên ghi rõ tên phận (Ví dụ: Phòng Hành Nhân sự, phòng kế toán…), bên phòng làm việc trí khoa học, phù hợp với phận chuyên môn, phục vụ cho công việc cách tốt gồm có máy tính, máy photo, máy in, máy fax, máy scan, bàn ghế, cốc chén, lọ hoa…Ngoài cửa phòng bố trí xanh nhằm tăng tính sinh động đồng thời việc trí tốt cho sức khoẻ nhân viên công ty 2.3 Đánh giá môi trường văn hoá công sở Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa 2.3.1 Những ưu điểm Công ty Đăng Khoa thật môi trường làm việc động, làm việc công ty nhân viên có hội khẳng định mình, cống hiến sức trẻ, tài năng, nhân viên công ty vào làm việc có trình độ chuyên môn định, rèn luyện, trưởng thành qua trình làm việc công ty Tập thể, cán nhân viên công ty hướng tới xây dựng môi trường làm việc động, thân thiện, có tính chuyên nghiệp cao, đạt nhiều kết tích cực lĩnh vực: - Về ý thức làm việc: Các nội quy, quy định chung công ty kỷ 36 luật lao động, an toàn lao động nhân viên thực nghiêm túc, việc sử dụng thời gian hợp lý, có hiệu quả, nhân viên công ty làm việc với ý thức trách nhiệm cao với phương châm” hết việc không hết giờ” với tinh thần làm việc chủ động, có ý thức trách nhiệm, môi trường văn hoá công ty có đồng - Về tác phong làm việc: Việc giao tiếp nội quan, giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác thể thái độ lịch sự, vui vẻ, có trách nhiệm với công việc, tác phong làm việc động, chủ động công việc, môi trường làm việc công ty thân thiện, đồng cảm giúp tập thể công ty trở thành nhà đoàn kết, vững mạnh phát triển Điều thể rõ tinh thần giúp đỡ lẫn sẵn sàng hợp tác nhân viên công việc sống hàng ngày Luôn có chia sẻ, cảm thông nhân viên để từ nhìn nhận việc cách tích cực hướng đến kết tốt - Về trang phục: Trang phục nhân viên công ty chỉnh tề, gọn gàng lịch tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty, tâm lý thoải mái, tự tin nhân viên trình làm việc, nhân viên làm việc trực tiếp bên như: nhân viên vận chuyển hàng ; bảo vệ trang phục đươc găn logo tên công ty - Về trí nơi công sở: Được trí khoa học, hợp lý, hệ thống máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc đầu tư, đổi mới, công ty bố trí hệ thống xanh cửa phòng khuôn viên công ty, việc giữ gìn vệ sinh chung thực gon gàng, 2.3.2 Những tồn tại, hạn chế Mặc dù thực tế tập thể cán nhân viên công ty thực tốt quy chế văn hóa công sở tồn hạn chế sau: - Hiện tượng muộn - sớm số nhân viên chưa thể khắc phục triệt để công ty đưa nhiều biện pháp khác như: nhắc nhở, phạt tiền…Việc nói chuyện riêng, làm việc riêng phòng họp, làm việc tồn số phòng, số nhân viên công ty lãng phí việc sử dụng điện, nước công ty 37 - Tình trạng né tránh hay nghe lời cách máy móc lãnh đạo với nhân viên quyền tồn Tức nhân viên quyền ngại góp ý, trao đổi thẳng thắn lãnh đạo Tình trạng tương tự diễn người làm việc lâu năm với nhân viên trẻ vào - Trang phục, đầu tóc, tác phong ứng xử số nhân viên chưa gọn gàng, cách giao tiếp, nói chuyện trình làm việc số nhân viên sử dụng từ ngữ địa phương, nhiều câu nói tục… Không phù hợp với môi trường điều kiện làm việc, số nhân viên làm việc trực tiếp bên chưa tuân thủ triệt để quy định an toàn lao động, bảo hộ lao động gây nguy hiểm cho người khác - Việc giữ gìn vệ sinh chung chưa thực nghiêm túc, số nhân viên nam hút thuốc lá, xả rác chưa nơi quy định nhiều làm ảnh hưởng đến uy tín chất lượng hiệu công việc; ảnh hưởng không tốt đến tâm lý, sức khỏe đồng nghiệp người xung quanh; làm xấu hình ảnh quan, đơn vị - Hiện tượng đùn đẩy, né tránh trách nhiệm, trông chờ, ỷ lại công việc tồn tại, số mâu thuẫn nhân viên công việc sống chưa giải triệt để gây ảnh hưởng đến tình cảm đồng nghiệp, tâm lý nhân viên trình làm việc Trên ưu điểm số tồn hạn chế vấn đề văn hóa công sở củacông tymà em rút trình làm việc học tập công ty, số hạn chế chưa khắc phục tập thể cán bộ, nhân viên Công ty Đăng Khoa cố gắng xây dựng, phát huy mà làm từ từ loại bỏ hạn chế tồn để xây dựng môi trường văn hóa công sở văn minh phát triển CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 3.1 Giải pháp Để Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa thật trở thành tập thể đoàn kết, vững mạnh phát triển, đồng thời xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực, động cho đội ngũ cán nhân viên, xin đưa số 38 giải pháp sau: Thứ nhất: Xây dựng nguồn nhân lực có văn hoá, có trình độ lực, am hiểu quy định pháp luật, không ngừng bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao lực đáp ứng tốt đòi hỏi nhu cầu công việc Đặc biệt đội ngũ nhân lực giỏi khoa học, kỹ thuật, ngọai ngữ…tổ chức đặn, thường xuyên buổi học nghiệp vụ định kỳ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên có nhiều kinh nghiệm truyền đạt lại kiến thức kỹ cho nhân viên mới, đồng thời trao đổi học kinh nghiệm thực tiễn công việc Thứ hai: Xây dựng môi trường, bầu không khí làm việc hoà đồng, thân thiện công ty: Công ty nơi làm việc chung với nhiều người có trình độ, tính cách hoàn toàn khác biệt Thời gian tiếp xúc với đồng nghiệp nhiều người thân gia đình Do vậy, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp việc làm cần thiết cần hoà đồng, nhiệt tình giúp đỡ người công việc sẵn sàng tiếp nhận góp ý xây dựng đồng nghiệp để thân ngày hoàn thiện hơn, không để việc cá nhân ảnh hưởng đến hiệu công việc Mỗi thành viên công ty phải xem môi trường làm việc trường lớn để học hỏi, rèn luyện kỹ năng, gom góp kinh nghiệm hoàn thiện nhân cách thân.Không thể có công sở văn hóa nội tồn căng thẳng, soi xét lẫn nhau; cấp nghi ngờ cấp trên, cấp đề phòng cấp cần tạo bầu không khí làm việc hòa đồng, vui vẻ cởi mở, tin tưởng lẫn khơi nguồn sáng tạo thành viên công ty Thứ 3: Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp: Mỗi nhân viên công ty cần tạo cho phong cách làm việc chuyên nghiệp, có khoa học,biết quý trọng thời gian vàng ngọc, muốn thành công công việc, quản lý phải làm việc, tham dự họp nơi công sở, có kỷ luật giờ; ngăn nắp, gọn gàng nơi làm việc; biết nhận trách nhiệm công việc sống, biết lắng nghe, biết xin lỗi 39 biết nói lời cảm ơn chân thành.Hiện tồn công ty thói thờ ơ, vô cảm, làm việc cẩu thả với tâm lý cho xong số nhân viên Thứ 4: Tổ chức hoạt động giải trí: Giải trí phần không quan trọng sau ngày làm việc mệt mỏi, giúp giải toả căng thẳng, làm vơi bớt nỗi lo âu giúp có trạng thái cân sống Khi chơi người giải tỏa căng thẳng, áp lực công việc, cư xử thoải mái với đồng nghiệp nơi làm việc từ thành viên công ty hiểu công việc sống, góp phần mang lại hiệu cao Thứ 5: Xây dựng hoàn thiện nội quy quy chế công ty văn hóa công sở, có chế tài xử lý khen thưởng kịp thời 3.2 Một số kiến nghị Thứ nhất: Đối với nhà nước Cần ban hành quy chế, quy định văn hóa ứng xử riêng dành cho doanh nghiệp, cần quan tâm tới văn hóa công sở doanh nghiệp Tạo hành lang pháp lý cho doanh nghiệp thực thi Từ đó, doanh nghiệp đánh giá tầm quan trọng văn hóa công sở Thứ hai: Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhà trường cần quan tâm tới môn học văn hóa công sở Mặc dù học văn hóa công sở số lượng tiết có hạn nên giáo viên chưa thể có hội truyền đạt hết nguyên tắc văn hóa công sở, chưa sinh viên nhận hết tầm quan trọng văn hóa công sở… Thứ ba: Đối với doanh nghiệp Cần quan tâm tới sách phát triển người để thân nhân viên người có văn hóa, người có cách ứng xử đẹp 40 C PHẦN KẾT LUẬN Việt Nam gia nhập WTO tạo hội lớn để phát triển kinh tế quốc gia song với nhiều khó khăn thử thách đặt để hòa nhập không hòa tan Hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam phận đông đảo đóng góp vào phát triển kinh tế nước nhà Làm để doanh nghiệp phát triển bền vững có lợi cạnh tranh thị trường câu hỏi lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải vạch chiến lược kinh doanh cụ thể xây dựng văn hoá doanh nghiệp với sứ mạng, tầm nhìn, triết lý kinh doanh cụ thể dựa tảng đoàn kết, gắn bó, yêu thương, tạo dựng nhờ giao tiếp, ứng xử văn hoá tất thành viên doanh nghiệp Văn hoá công sở doanh nghiệp chất keo kết dính thành viên, góp phần tạo nên sức mạnh nội lực to lớn doanh nghiệp Và sức mạnh để nâng đỡ doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thử thách để đạt “quả ngọt, trái bùi” Nhận thức điều đó, Công ty Đăng Khoa bước xây dựng hoàn thiện hành trang Văn hóa công sở để đất nước bước vào trận chiến kinh tế Từ kết nghiên cứu cho thấy, văn hoá công sở Công ty góp phần quan trọng vào việc nhân rộng biết đến thương hiệu tâm trí khách hàng, góp phần vào phát triển lên công ty ngày hôm Có không khó khăn ban Giám đốc đội ngũ nhân viên công ty nỗ lực không ngừng, sát cánh bên để xây dựng uy tín thương hiệu với mong muốn đem lại điều tốt cho khách hàng Bên cạnh tồn hạn chế định như: Sự đoàn kết nhiều thái thành hình thức bao che lẫn nhau, quý mến nên nhiều tình cảm cá nhân xen lẫn vào công việc, người làm sai người xử lý hậu người mắc sai lầm không nhận hậu thật mà sai lầm gây Hơn nhiều cách Ban Giám đốc 41 quan tâm tới nhân viên khiến người thường coi che chở, quan tâm người lớn tuổi dành cho người nhỏ tuổi nên làm giảm uy quyền Ban giám đốc Sự giúp đỡ đoàn kết nhiều khiến thành viên yếu trình độ chuyên môn ỷ lại, họ thường nhờ vả người khác để hoàn thành nhiệm vụ mà phấn đấu thân Đặc biệt, chưa có sa thải với nguyên nhân văn hóa công sở nên người thường không coi trọng Trên sở phân tích thực trạng em mạnh dạn đưa số giải pháp nâng cao văn hóa công sở Cùng với số kiến nghị cho cấp lãnh đạo công ty Đăng Khoa, khuyến nghị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong sống lĩnh vực kinh doanh, sau sóng gió thử thách, tiền bạc, quyền lực thay đổi, chí vĩnh viễn, có tình cảm người với tồn mãi biết xây dựng cho doanh nghiệp mình, cho tổ chức văn hoá vững mạnh xây dựng văn hoá ứng xử doanh nghiệp để gắn kết tất giá trị riêng lẻ thành viên hệ thống giá trị chung doanh nghiệp, tạo nên sức mạnh to lớn bền vững, đưa doanh nghiệp phát triển lên tầm cao 42 PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Phát Triển Thương Mại Đăng Khoa Phòng Hành Chính Phòng kinh doanh Phòng Maketing GIÁM ĐỐC Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng Hành bảo vệ Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ phận tổng hợp Bộ phận Văn thư Lưu trữ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Bộ Phận Hành Quản trị Bộ Phận Hậu cần Phụ lục 03:Sơ đồ hóa cách bố trí xếp phòng làm việc Lối vào Ghi chú: Bàn làm việc Trưởng phòng Phòng làm việc nhân viên Các tủ đựng hồ sơ Tủ đựng văn phòng phẩm Máy photocopy Phụ lục 04 Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu ( Mô hình văn phòng đại) 14 14 16 15 12 13 10 11 Ghi : 0.Cửa vào 8.Bàn làm việc 1.Cửa sổ, rèm cửa 9.Điện thoại Quạt 10.Đèn 3.Bảng phân công công việc 11.Tài liệu 4.Bàn tiếp khách 12.Vật chặn giấy 5.Ghế 13 Máy tính 6.Bình lọc nước 14.Tủ tài liệu 7.Chậu cảnh 15.Máy Fax 5 16 Máy in