Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNGCỦA CÔNG TY 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 3 1.1 Giới thiệu chung về công ty. 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức . 3 1.2.1 Chức năng 3 1.2.2 Nhiệm vụ 3 1.2.3 Quyền hạn 4 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 4 1.2.4.1 Tổ chức bộ máy 4 1.2.4.1.1 Ban giám đốc 4 1.2.4.1.2 Các phòng ban 7 1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội 11 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty. 11 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 11 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 11 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính – Nhân sự. 12 3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty. 13 3.1 Hệ thống hóa các văn bản Quản lý của Công ty về công tác Văn thư, lưu trữ. 13 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội. 13 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 14 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 14 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức 16 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 16 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản 19 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 19 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 23 3.5 Tìm hiểu về quy trình tổ chức lưu trữ của Công ty. 25 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 26 4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 26 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 27 4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng hiện tại. 27 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (phụ lục 04). 27 4.3 Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 29 A. PHẦN MỞ ĐẦU 29 1. Lý do chọn đề tài: 29 2. Lịch sử nghiên cứu: 29 3. Mục tiêu nghiên cứu: 30 4. Mục đích nghiên cứu: 30 5. Nhiệm vụ nghiên cứu: 30 6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 30 7. Phương pháp nghiên cứu: 31 8. Kết cấu của chuyên đề: 31 B. PHẦN NỘI DUNG 32 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ. 32 1.1 Khái niệm văn hóa. 32 1.2 Khái niệm công sở. 33 1.3 Khái niệm văn hóa công sở 34 1.4 Đặc điểm của văn hóa công sở 35 1.5 Vai trò của Văn hóa công sở. 36 1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 37 1.6.1 Các yếu tố bên trong của văn hóa công sở 37 1.6.2 Các yếu tố bên ngoài của Văn hóa công sở 37 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI 38 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội. 38 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 38 2.1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động. 39 2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội. 39 2.2.1 Văn hóa giao tiếp ứng xử nơi giao tiếp công sở. 39 2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ Công ty. 40 2.2.1.1.1 Giao tiếp của nhân viên với cấp trên. 40 2.2.1.1.2 Giao tiếp với cấp dưới. 41 2.2.1.1.3Giao tiếp với đồng nghiệp. 41 2.2.1.2 Giao tiếp với bên ngoài 42 2.2.1.2.1Giao tiếp với khách hàng. 42 2.2.1.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp đối tác 43 2.2.1.2.3 Giao tiếp với cơ quan chính quyền. 43 2.2.1.3Giao tiếp không trực diện 44 2.2.1.3.1Giao tiếp qua điện thoại 44 2.2.1.3.2 Giao tiếp bằng thư điện tử 45 2.2.2Trang phục nơi công sở 45 2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở 46 2.2.4 Bài trí nơi công sở 49 2.2.4.1 Về biển tên công ty: 49 2.2.4.2Về khẩu hiệu: 49 2.2.4.3Về phòng họp 49 2.2.4.4 Về phòng làm việc: 49 2.3 Đánh giá về môi trường văn hoá công sở tại Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội 50 2.3.1 Những ưu điểm 50 2.2.3 Những tồn tại, hạn chế 51 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 53 3.1 Giải pháp 53 3.2. Một số kiến nghị 54 C. PHẦN KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHẦN III: PHỤ LỤC 58
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Cao Thị Thùy Linh BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13A KHÓA HỌC (2013 - 2015) Tên quan: CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI Địa chỉ: Số - B9, Khu đô thị Mỹ Đình 1, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Trần Thị Khánh Tươi Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNGCỦA CÔNG TY Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1 Giới thiệu chung công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.2.1 Chức .3 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Quyền hạn .4 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 1.2.4.1 Tổ chức máy 1.2.4.1.1 Ban giám đốc .4 1.2.4.1.2 Các phòng ban .7 1.2.4.2 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội 11 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty 11 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng .11 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng 11 2.1.2 Xây dựng mô tả công việc vị trí công việc phòng Hành – Nhân 12 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ công ty 13 3.1 Hệ thống hóa văn Quản lý Công ty công tác Văn thư, lưu trữ 13 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội 13 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .14 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 14 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan tổ chức .16 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan, so sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 16 3.4 Nhận xét quy trình quản lý văn giải văn 19 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn - đến 19 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan đơn vị .23 3.5 Tìm hiểu quy trình tổ chức lưu trữ Công ty 25 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty 26 4.1.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 26 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 27 4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng làm việc văn phòng 27 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu (phụ lục 04) .27 4.3 Những phần mềm sử dụng công tác văn phòng công ty 27 PHẦN II 29 CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 29 A.PHẦN MỞ ĐẦU 29 1.Lý chọn đề tài: 29 2.Lịch sử nghiên cứu: 29 3.Mục tiêu nghiên cứu: 30 Mục đích nghiên cứu: 30 5.Nhiệm vụ nghiên cứu: 31 6.Đối tượng phạm vi nghiên cứu: .31 7.Phương pháp nghiên cứu: 32 Kết cấu chuyên đề: .32 B.PHẦN NỘI DUNG .33 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ .33 1.1 Khái niệm văn hóa 33 1.2 Khái niệm công sở 34 1.3 Khái niệm văn hóa công sở .35 1.4 Đặc điểm văn hóa công sở 36 1.5 Vai trò Văn hóa công sở .37 1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 38 1.6.1 Các yếu tố bên văn hóa công sở .38 1.6.2 Các yếu tố bên Văn hóa công sở 38 CHƯƠNG 39 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY .39 CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI .39 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội 39 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .39 2.1.2 Mục tiêu phạm vi hoạt động 40 2.2 Thực trạng văn hóa công sở Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội 40 2.2.1 Văn hóa giao tiếp - ứng xử nơi giao tiếp công sở 40 2.2.1.1 Giao tiếp nội Công ty 41 2.2.1.1.1 Giao tiếp nhân viên với cấp 41 2.2.1.1.2 Giao tiếp với cấp 42 2.2.1.1.3Giao tiếp với đồng nghiệp 42 2.2.1.2 Giao tiếp với bên .43 2.2.1.2.1Giao tiếp với khách hàng 43 2.2.1.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp/ đối tác 44 2.2.1.2.3 Giao tiếp với quan quyền 44 2.2.1.3Giao tiếp không trực diện .45 2.2.1.3.1Giao tiếp qua điện thoại 45 2.2.1.3.2 Giao tiếp thư điện tử 46 2.2.2Trang phục nơi công sở 46 2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở 47 2.2.4 Bài trí nơi công sở 50 2.2.4.1 Về biển tên công ty: 50 2.2.4.2Về hiệu: .50 2.2.4.3Về phòng họp .50 2.2.4.4 Về phòng làm việc: .50 2.3 Đánh giá môi trường văn hoá công sở Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội 51 2.3.1 Những ưu điểm 51 2.2.3 Những tồn tại, hạn chế 52 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 54 3.1 Giải pháp 54 3.2 Một số kiến nghị 55 C.PHẦN KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 PHẦN III: PHỤ LỤC 59 LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng máy thiếu quan, đơn vị, doanh nghiệp nào, làm tốt nghiệp vụ Nhà quản trị Văn phòng đảm bảo cho hoạt động quan đơn vị hoạt động hiệu hơn.Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa máy văn phòng thay đổi để phù hợp với quan tổ chức Trong thời gian học tập rèn luyện trường Đại học Nội Vụ với chuyên ngành Quản trị văn phòng chúng em thầy cô truyền đạt nhiều kiến thức mà người cán văn phòng tương lai chúng em cần có để góp phần nhỏ bé vào công nâng cao lực cán bộ, đặc biệt công cải cách hành đất nước Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”, nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế sau khóa học nhà Trường nói chung khoa Quản trị văn phòng riêng tạo điều kiện liên hệ, giúp đỡ học sinh, sinh viên thực tập tốt nghiệp quan, đơn vị, tổ chức nhằm giúp sinh viên nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành, tích lũy kinh nghiệm từ thực tế Đồng thời phần đánh giá lực cá nhân trình học tập, giúp cho sinh viên bắt nhịp tác phong nghề nghiệp cán Quản trị văn phòng tương lai Là sinh viên cuối khóa ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ, đạo hướng dẫn nhiệt tình thầy cô giáo khoa em tiếp nhận thực tập Văn phòng Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội Trong thời gian thực tập, em củng cố phần chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu công việc kỹ giao tiếp bên ngoài, em dần tiếp thu số kinh nghiệm, mở rộng phát huy kiến thức học trường cách hiệu nhất, đồng thời rút ưu điểm, khuyết điểm thân có biện pháp khắc phục định cho phù hợp với yêu cầu thực tế Là cán Văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Quản trị văn phòng nhận thức tầm quan trọng công tác quản trị văn phòng phát triển Doanh nghiệp thấy bất cập công tác Doanh nghiệp Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Có thể nói đợt thực tập giúp cho em cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập Doanh nghiệp Dưới báo cáo tổng kết trình thực tập em Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm Qua cho em gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến cán Văn phòng Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội, thầy cô Khoa Quản Trị Văn Phòng Nhà trường nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ đợt thực tập tốt nghiệp Do thời gian thực tập không nhiều thiếu kinh nghiệm thực tế nên Báo cáo nhiều thiếu sót khó tránh Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy cô giáo, bạn bè để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Cao Thị Thuỳ Linh PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNGCỦA CÔNG TY Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1 Giới thiệu chung công ty Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI Tên tiếng anh: HA NOI TM ADVERTISEMENT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: HA NOI TM.,JSC Loại hình : Công ty cổ phần Địa chỉ: Số 8- B9 Khu đô thị Mỹ Đình 1, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam Tel / Fax: 0462871908 Wesite: Tmhanoiads.com Người đại diện: Đào Duy Sinh 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.2.1 Chức Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội có ngành nghề kinh doanh sau: - Quảng cáo; - Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại (triển lãm, hội chợ); - Kinh doanh dịch vụ khách sạn (không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát karaoke, vũ trường); - Kinh doanh dịch vụ nhà hàng, quán ăn, hàng ăn uống; - Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới); - Vận tải khách taxi; - Lắp đặt hệ thống điện; - Hoàn thiện công trình xây dựng; - Hoạt động kiến trúc tư vấn kỹ thuật có liên quan; 1.2.2 Nhiệm vụ -Tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp luật khác có liên quan - Hoạt động khuôn khổ pháp luật điều lệ công ty - Đăng ký kinh doanh kinh doanh theo ngành nghề đăng ký - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ công ty - Xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài đa ngành nghề - Tập trung phát triển ngành nghề kinh doanh biển quảng cáo lớn - Tham gia đóng góp tài trí lực vào Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam - Thực chủ trương sách Nhà nước Luật Quảng cáo 1.2.3 Quyền hạn -Sử dụng vốn điều lệ quỹ công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn sinh lãi - Phát hành, chuyển nhượng cổ phiếu trái phiếu, , tăng giảm vốn điều lệ công ty theo quy định pháp luật - Quyết định sử dụng, phân phối lợi nhuận thành lập quỹ theo định Chủ tịch Hội đồng quản trị 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 1.2.4.1 Tổ chức máy 1.2.4.1.1 Ban giám đốc a) Giám đốc: - Quản lí, điều hành,bảo toàn phát triển toàn diện công ty - Quản lí,điều hành, bảo toàn phát triển vốn công ty trình hoạt động - Trực tiếp xét duyệt, định nội dung ký văn hợp đồng kinh tế theo thẩm quyền, báo cáo cấp thông báo với cấp chủ trương, kế hoạch thuộc chức nhiệm vụ - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh công ty Trừ chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị - Quản lí, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng phát triển trang thiết bị, công nghệ nhằm đảm bảo thỏa mãn yêu cầu khách hàng nước - Tăng cường mối quan hệ đất nước - Giao ban đầu tháng với phòng ban công ty b) Phó Giám đốc Tài chính: - Chịu trách nhiệm đạo, quản lý điều hành hoạt động phòng Kế toán - Kiểm tra bảng lương, bảng chấm công nhận từ phòng Kế toán phòng Hành nhân - Đảm bảo nguồn tài để phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc tình hình tài công ty - Kiểm tra báo cáo tài hàng năm thực toán thuế với chi cục thuế Nhà nước theo quy định c) Phó Giám đốc Điều Hành - Chủ trì giao ban hàng tuần với phòng ban - Ký nháy văn bản, hợp đồng trước trình ký Giám đốc - Chỉ đạo, đôn đốc nhắc nhở phòng ban hoàn thành công việc theo kế hoạch tuần, tháng, quý, năm - Lập kế hoạch phát triển ngắn hạn lâu dài cho công ty - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn hoạt động công ty - Trực tiếp thực việc ngoại giao với quan Nhà nước có thẩm quyền - Đàm phán thực việc thuê đất phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty - Trực tiếp đạo phòng Sản xuất thực công việc theo tiến độ d) Phó giám đốc Kinh doanh: - Quyết định toàn công việc liên quan vấn đề kinh doanh công ty - Lập kế hoạch phát triển kinh doanh công ty, thúc đẩy tình hình kinh doanh công ty - Phối hợp với Phó giám đốc Điều hành Phó Giám đốc Tài để đề phương phướng phát triển, xây dựng thêm biển quảng cáo vị trí đắc địa - Gây dựng thương hiệu công ty - Đảm bảo việc doanh thu theo tiêu đề - Đánh giá diễn biến tình nhu cầu khách hàng để từ có phương án hợp lý cho hoạt động kinh doanh công ty - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc tình hình hoạt động kinh doanh công ty e) Trợ lý Giám đốc - Thay mặt Giám đốc hỗ trợ Phó Giám đốc Điều hành đôn đốc kiểm tra công việc phòng, với phó Giám đốc Điều hành trao đổi công việc hàng ngày, tuần, tháng để có ý kiến kết luận cuối cùng, xin ý kiến Giám đốc đạo - Trực tiếp giúp đỡ, giám sát quản lý phòng thi công để hoàn thành công việc - Sắp xếp lên lịch hẹn với đối tác, khách hàng cho Giám đốc - Sắp xếp tài liệu công việc cho Giám đốc, lập Báo cáo tháng, quý, năm tình hình hoạt động công ty - Kiểm tra văn bản: Hồ sơ, Hợp đồng, nghiệm thu, bảng lương, doanh thu, thu chi trước trình Giám đốc ký - Ghi chép nội dung họp giao ban tuần, đột xuất, họp Phòng kinh doanh, phòng sản xuất, nắm bắt công việc để báo cáo Giám đốc - Chuẩn bị chuyển Công tác cho lãnh đạo đặt vé máy bay, tàu, hay TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình Đạo đức công vụ, nhà xuất lao động, 2012 2.Th.S Trịnh Thanh Hà – Sự cần thiết đưa văn hóa ứng xử công vụ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng công chức hành hay – Tạp chí Quản lý nhà nước số 151 (8/2008) 3.Trần Hoàng, Văn hóa ứng xử nơi công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2004 Lê Ngọc Hồng, giảng Văn hóa công sở PGS.TS Nguyễn Văn Lê, Văn hóa đạo đức giao tiếp ứng xử xã hội, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội 2004 Phan Ngọc, Văn hóa công sở, cách tiếp cận mới, xuất năm 1998 Trần Ngọc Thêm, Cơ sở văn hóa Việt Nam, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 2004 TS Đào Thị Ái Thi, Văn hóa công sở, NXB Chính trị - hành chính, 2012 Lương Văn Việt, Xây dựng Văn hoá Doanh nghiệp, Luận án tiến sĩ Hành công, 2007 10.Hồ Sĩ Vinh, Văn hóa ứng xử nói thêm điều cần nói, Tạp chí VHNT số 332, 2012 58 PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội Giám Đốc Chủ tịch Hội đồng quản trị Phó Giám đốc điều hành Trưởng phòng thiết kế - Đơn vị in - Đơn vị in Phó Giám đốc tài Phó Giám đốc kinh doanh Trưởng phòng thi công Tổ - thi công - thi công Trưởng phòng - AE - AE - AE Trưởng phòng Tổ chức – Trợ lý Giám đốc Kế toán tổng hợp Trưởng phòng Hành - Nhân Báo cáo thuế - Lễ tân kiêm thủ kho + quỹ - Lái xe, Bảo vệ - Tạp vụ 59 Phụ lục 02: Các văn hành Công ty: CÔNG TY CP QUẢNG CÁO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TM HÀ NỘI Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: …… /TMHN V/v: Tái ký giảm giá thuê địa điểm Hà Nội, ngày 17 tháng 06 năm 2015 Quảng cáo Kính gửi: Trường Trung Cấp Kỹ Thuật Công Nghiệp, Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội xin gửi đến quý Trường lời chào trân trọng cảm ơn giúp đỡ quý Trường suốt thời gian qua! Căn vào Hợp đồng số 05/HĐTĐĐ/QCTM - 2008 ký ngày 16/8/2008; Căn vào Phụ Lục Hợp Đồng số 02/PLHĐ/2011 ký ngày 24/02/2011; Căn vào Phụ Lục Hợp Đồng số 03/PLHĐ/2013 ký ngày 09/01/2013, Công ty xin thông báo với Quý Trường vấn đề sau: Xin ký tiếp Hợp Đồng thuê địa điểm quảng cáo sau Hợp đồng Phụ lục hợp đồng ký với Quý Trường hết hạn vào ngày 31/12/2015 Chúng xin đề nghị giảm giá tiền thuê địa điểm tới với lý cụ thể sau: - Hiện tại, Cầu Nhật Tân đưa vào lưu thông nên giá thành thuê biển quảng cáo nói chung tuyến đường Bắc Thăng Long - Nội Bài bị giảm nhiều mật độ phương tiện lưu thông qua tuyến Bắc Thăng Long - Nội Bài giảm khoảng nửa so với trước Điều gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tuyến đường - Trong phụ lục số 03/PLHĐ/2013 ngày 19/01/2013 Công ty có ký với quý trường với thời gian năm, nhiều yếu tố khách quan nên gần 01 năm biển khách Hiện tại, kinh tế chung nước suy thoái nên nhu cầu quảng cáo nói chung không cao trước giá thành giảm nhiều Và biển quảng cáo khách - Công ty với Quý trường có hợp tác lâu dài, 60 trình hợp tác tôn trọng điều khoản Hợp đồng Phụ lục Hợp đồng đặc biệt điểu khoản toán Căn vào Phụ lục hợp đồng số: 02/PLHĐ/2011 ký ngày 24/02/2011 thời gian cho thuê từ ngày 02/12/2010 đến ngày 02/03/2014, Phụ lục hợp đồng số 03/PLHĐ/2013 ký ngày 09/01/2013 quý Trường lập thời gian thuê lại từ 01/01/2013 đến 31/12/2015 Xét bên bị thiếu 02 tháng thời gian thuê phải từ ngày 01/03/2013 đến 01/03/2016, mong quý trường quan tâm hỗ trợ thêm vào Hợp đồng tới cho Công ty Kính mong quý Trường xem xét tạo điều kiện để hai bên có hợp tác lâu dài Xin trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: KT GIÁM ĐỐC - PHÓ GIÁM ĐỐC Như trên; Ban giám đốc (b/c); Lưu: HCNS Nguyễn Hùng Cường 61 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP Kính gửi: - Giám đốc Công ty CP Quảng cáo TM Hà Nội, - Phòng Hành - Nhân sự, - Tên là: …………………………………………… …………… …… - Chức vụ:…………………………………………………………………… - Đơn vị công tác:…………………………………………………………… - Tôi xin trình bày Lý sau đây: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… - Thời gian nghỉ phép năm 2015: 12 ngày - Đã sử dụng đến :………………ngày, tháng…… - Số ngày xin nghỉ phép:……… ngày - Từ ……giờ, ngày….tháng…….năm………đến …….giờ, ngày…….tháng… năm…… - Địa nơi nghỉ phép: Thôn (xóm)……………Xã (phường)………………… Huyện (quận)………………… Tỉnh (TP)…………………… - Điện thoại liên lạc:……………………………… - Cam kết: Trả phép thời hạn, chấp hành nghiêm Pháp luật nhà nước Quy định Công ty thời gian nghỉ phép, đảm bảo liên lạc thông suốt, công việc hoàn thành Kính mong Ban lãnh đạo quan tâm, giải quyết./ Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày ……… tháng………năm 2015 Giám Đốc (duyệt) P HC - NS Trưởng phận Người làm đơn 62 CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TM HÀ NỘI Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:… /TTr-TMHN Hà Nội, ngày … tháng ….năm 2015 TỜ TRÌNH Về việc tặng quà cho cán nhân viên nhân ngày 30/4 01/5 Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội; Căn Nội quy Lao động ban hành theo Quyết định số:126/QĐQCTM ngày 30 tháng năm 2012 Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội; Căn vào tình hình thực tế Công ty; Để chào mừng ngày Giải phóng Miền Nam thống đất nước chào mừng ngày Quốc tế lao động đồng thời thể quan tâm Công ty nhân viên, Phòng Hành nhân lập tờ trình việc tặng quà cho nhân viên toàn công ty 30/4 01/5 sau: Tặng quà cho nhân viên công ty tương ứng: 200.000đ (Hai trăm nghìn đồng chẵn/) Danh sách nhân viên nhận quà: (Có danh sách kèm theo.) Kính trình Ban Giám đốc xét duyệt! GIÁM ĐỐC TP HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Đào Duy Sinh Trần Thị Khánh Tươi 63 CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÁO TM HÀ NỘI Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TB-HCNS Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2015 THÔNG BÁO Về việc nghỉ Giỗ tổ Hùng Vương, Quốc tế lao động kỷ niệm ngày Giải phóng Miền Nam thống đất nước Theo quy định lịch nghỉ chung nước đặc thù tình hình thực tế, Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội thực kế hoạch nghỉ Giỗ tổ Hùng Vương, Quốc tế lao động kỷ niệm ngày Giải phóng Miền Nam thống đất nước năm 2015 sau: Toàn thể Cán - Nhân viên Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội nghỉ thứ ngày 25/4/2015 đến hết ngày 03/5/2015 Như toàn thể Cán - Nhân viên Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội nghỉ 09 ngày Trong có ngày 27/4/2015 ngày 29/4/2015 ngày nghỉ thông nên theo quy định Công ty ngày nghỉ không hưởng lương Phòng Hành – Nhân Thông báo đến phòng ban Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội để có kế hoạch xếp công việc hợp lý, chủ động để không bị chậm tiến độ đảm bảo an toàn cho ngày nghỉ Lễ 64 Yêu cầu: - Toàn thể Cán - Nhân viên vệ sinh khu vực làm việc xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, kiểm tra tắt máy tính thiết bị điện trước nghỉ - Thực hoàn thành nốt công việc đảm nhận dở dang, phải theo dõi, kiểm tra báo cáo kịp thời để khônglàm ảnh hưởng đến lợi ích Công ty - Đảm bảo liên lạc thông suốt ngày nghỉ Lễ - Bộ phận lái xe trực lái xe theo điều động Ban Giám đốc - Phòng Hành Nhân theo dõi chấm công phận làm vào ngày nghỉ có công việc phát sinh Vậy thông báo để toàn Cán - Nhân viên biết thực Trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: - - Các phòng ban; - - Lưu HCNS GIÁM ĐỐC 65 CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số ………./GM- QCTM/201… Hà Nội, ngày ……… tháng……… năm 201… GIẤY MỜI Trân trọng kính mời: Ông (Bà)……………………………………………………… Đến dự:…………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………… - Thời gian: Vào hồi …… h…… ngày …… tháng …………năm 20… - Địa điểm: …………………………………………………………… Rất mong có mặt Quý vị.! Sự diện Quý vị niềm vinh hạnh Công ty CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI CÔNG TY QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 66 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số………/QĐ-TMHN Hà Nội, ngày thángnăm 2014 QUYẾT ĐỊNH Về việc chuyển công tác đồng chí Nguyễn Mạnh Tiến GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI Căn vào Điều lệ Công ty; Căn vào Tổ chức biên chế Công ty; Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Giám đốc; Xét tình hình thực tế Công ty lực nguyện vọng đồng chí Nguyễn Mạnh Tiến, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: Điều chuyển công tác đồng chí Nguyễn Mạnh Tiến từ Trưởng phòng sản xuất sang làm nhân viên kinh doanh theo nguyện vọng đồng chí Tiến Điều 2: Đồng chí Nguyễn Mạnh Tiến làm vị trí nhân viên kinh doanh hưởng mức lương theo quy định phòng Kinh doanh (bao gồm phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe) Ngoài hưởng theo doanh thu thưởng theo quy định Công ty Điều 3: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015 thay Quyết định bổ nhiệm trước Điều 4: Phòng Sản xuất, phòng Kinh doanh, phòng Hành nhân sự, phòng Kế toán đồng chí Nguyễn Mạnh Tiến chịu trách nhiệm thi hành Quyết 67 định này./ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Ban giám đốc để (b/c); - Như điều 4; - Lưu: HCNS Đào Duy Sinh 68 10 11 12 13 14 17 16 15 19 18 Phụ lục 03: Sơ đồ phòng văn phòng công ty MẶT BẰNG TẦNG 69 17 27 26 20 21 22 23 24 25 28 29 30 31 13 14 15 16 19 18 MẶT BẰNG TẦNG SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHÒNG HÀNH CHÍNH HIỆN TẠI 70 71 Phụ lục 4: Mô hình văn phòng tối ưu CHI TIẾT PHÒNG HÀNH CHÍNH TỐI ƯU 72