Chức hoạch định: Khái niệm: trình ấn định nhiệm vụ, mục tiêu phương pháp tốt để thực mục tiêu nhiệm vụ Đây chức quan trọng găn slieenf với việc lựa chọn chương trình hành động tương lai Tầm quan trọng hoạch định: Hoạch định giúp cho hệ thống đối phó với không ổn định thay đổi nội hệ thống môi trường Hoạch định đưa mục tiêu cho hệ thống Hoạch định tạo khả cho việc điều hành tác nghiệp hệ thống Hoạch định làm cho công tác kiểm tra dễ dàng Nội dung hoạch định: Xác định mục đích: Động hoạt động dài hạn để thể chất hệ thống Nó thường biểu thông qua kế hoạch pahts triển dài hạn hệ thống Đó sở để xác định mục tiêu Xác định mục tiêu: Hoạch định ngắn hạn có tính chất hoạt động cụ thể, đo lường lượn hóa kết Gồm mục tiêu hệ thống gọi mục tiêu chung mục tiêu cho phận gọi mục tiêu riêng, góp phần vào việc đạt mục tiêu chung hệ thống, hai tập hợp mục tiêu tạo thành mục tiêu hệ thống Chính sách: Tổng thể biện pháp mà hệ thống sử dụng để tác động lên người có liên quan đến hệ thống việc thực có hiệu mục đích mục tiêu định Chương trình: Tổ hợp mục tiêu, sách, bước phải tiến hành, nguồn lực cần sử dụng yếu tố phương tiện cần phải có để thực ý đồ, mục đích định hệ thống Ngân sách: Cách phát biểu kế hoạch dạng cá quan hệ số cách chi tiêu khôn ngoan người lãnh đạo việc dẫn dắt hệ thống đạt đến mục tiêu Các kế hoạch tường trình chi tiết chương trình, nói cách khác kế hoạch chương trình, viết thành văn qui định phối hợp hành động phận hệ thống Chức tổ chức: Khái niệm: Là chức hình thành cấu tổ chức mối quan hệ chúng Đây chức quan trọng thứ hai nhà quản lý có liên quan đến việc triển khai thực kế hoạch doanh nghiệp Các nguyên tắc tổ chức quản lí: Cơ cấu tổ chức phải nhằm mục tiêu thực kế hoạch hệ thống Cơ cấu tổ chức phải chuyên môn hóa cân đối Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt thích nghi với môi trường Cơ cấu tổ chức phải hiệu hiệu lực Cơ cấu tổ chức trực tuyến: Đặc điểm: + Mỗi cấp nhận mệnh lệnh chịu quản lí trực tiếp cấp + Người lãnh dạo thực tất chức quản lý + Các mối quan hệ thành viên hệ thống thực theo đường thẳng từ xuống Ưu điểm: + Đơn giản, tạo điều kiện thực chế độ thủ trưởng + Qui trách nhiệm rõ ràng xảy sai lầm Nhược điểm: + Tâp trung gánh nặng vào người quản lí cấp cao, đồi hỏi họ phải có chuyên sâu nhiều lĩnh vực khác nhau, điều khó thực doanh nghiệp có qui mô lớn + Thông tin hai đơn vị hai cá nhân ngang quyền hai tuyến khác chậm, dễ gây tiêu cực Phạm vi sử dụng: Cơ cấu tổ chức áp dụng doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cấu công nghệ sản phẩm không phức tạp Cơ cấu chức năng: Đặc điểm: + Nhiệm vụ quản lí phân theo chức quản lí, người quản lí chuyên môn hóa, đảm nhận chức định + Mối liên hệ nhân viên hệ thống phức tạp Những người thừa hành mệnh lệnh cấp dưới, phải nhận mệnh lệnh từ nhiều lãnh đạo khác Ưu điểm: + Thu hút chuyên gia chức vào công tác lãnh đạo + Giúp cho lãnh đạo cấp cao nhiều việc giải vấn đề chuyên môn cách hiệu thành thạo Nhược điểm: + Các phận chức lợi ích riêng phận không đảm bảo thống mệnh lệnh + Khi xảy sai lầm khó qui trách nhiệm Phạm vi sử dụng: Chỉ phù hợp với số loại doanh nghiệp đặc thù, mà hoạt động phận tương đối độc lập (Như ngân hàng, bảo hiểm) Đây mô hình hiệu Cơ cấu trực tuyến chức năng: Đặc điểm: Các phận chức không trực tiếp ban hành định mà làm nhiệm vụ chuyên môn, tham mưu cho lãnh đạo cấp cao nhất, mệnh lệnh hệ thống tiến hành theo nguyên tắc trực tuyến Ưu điểm: + Đảm bảo tính thống mệnh lệnh Khi sai lầm xảy qui định trách nhiệm rõ ràng + Tính chuyên môn hóa cao chất lượng quản lí tăng Phạm vi sử dụng: Được sử dụng phổ biến doanh nghiệp VN Tuy nhiên để cấu phát huy tác dụng cần ý: + Xác định nhiệm vụ cho phận chức tiết, khoa học, trành chồng chéo đùn đẩy trách nhiệm phận + Các phận chức không làm tham mưu cho người quản lí cấp cao trình định mà định triển khai thực họ phải hướng dẫn cho phận trực thuộc theo chức chuyên môn + Để tăng tính linh hoạt cấu số trường hợp, người quản lí trung gian ban hành định, nhận ủy quyền người quản lí cấp cao Cơ cấu ma trận: Đặc điểm: Ngoài người lãnh đạo theo tuyến phận chức năng, có người lãnh đạo theo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động phận để thực dự thảo Phân loại: + Cơ cấu đề án – ma trận: Người lãnh đạo lập nhóm, chịu lãnh đạo trực tiếp để thực chương trình đề án phê chuẩn + Cơ cấu chức – ma trận: Bộ phận tạo thành có vai trò kiểm tra thúc đẩy phận cho sản xuất sản phẩm mình, chịu trách nhiệm sản phẩm hay công trình Ưu điểm: + Có tính hiệu linh hoạt cao việc sử dụng nguồn nhân lực + Dễ dàng chuyển nhân viên từ việc thực dự án sang việc thực dự án khác Nhược điểm: + Mối quan hệ hệ thống phức tạp + Vi phạm chế độ thủ trưởng Phạm vi sử dụng: Chỉ dùng để thực mục tiêu ngắn hạn trung hạn Thường áp dụng viện nghiên cứu trường đại học Các bước định: Sơ đề nhiệm vụ: Người định phác họa vài nét bản, mang tính định hướng làm rõ dần trình định nhiệm vụ Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án: Có nhiều phương án làm việc, mà phải chọn phương án tốt nhất, người chọn phương án phải có tiêu chuẩn đánh giá hiệu Việc chọn tiêu chuẩn trình quan trọng phức tạp Nếu không ý đến điều dễ nêu mục đích chung chung dẫn đến khó khăn lớn chọn định Thu thập thông tin chọn phương pháp định: Chỉ giải đắn vấn đề đó, có thông tin đầy đủ xác, phương pháp tốt Chính thức đề nhiệm vụ: Bước quan trọng để đề định đắn Chỉ thức đề nhiệm vụ sau xử lí thông tin thu thập Xây dựng mô hình toán chọn phương án tối ưu: Cá phương án định phức tap nghiên cứu mô hình, cho phép nghiên cứu phương án định với hao phí sức lực, phương tiện thời gian Ra định: Sau chọn phương án tối ưu, người lãnh đạo phải trực tiếp đề định vầ chịu trách nhiệm định Tổ chức thực hiện: Trước hết định nêu thành mệnh lệnh hay thị, để có hiệu văn hành Phải qui định rõ “ai làm” “ở đâu” “khi làm” “làm cách nào” “ai kiểm tra việc thực đó” Tất điều kiện tạo thành tiền đề cần thiết việc tổ chức thực định Tổng kết rút kinh nghiệm thực định Chức điều khiển: Khái niệm: + Là khiến cho người, đem hết khả nang họ làm việc, cách truyền đạt cho họ hiểu kế hoạch đề thúc đẩy họ cố gắng tối đa để đạt mục tiêu tổ chức Thực chất chức nhà quản lí định tổ chức thực định + Quyết định hành vi sáng tạo người lãnh đạo, nhằm định chương trình, tính chất hoạt động bộp hận cá nhân hệ thống, nhằm đạt tới mục tiêu định Các loại định: Có nhiều cách phân loại định Theo tốc độ phản ứng định mà người ta chia định thành hai loại + Các định trực giác: xuất phát từ trực giác người định mà không cần tới lí trí phân tích can thiệp vào + Các định lí giải: dựa vào nghiên cứu phân tích có hệ thống vấn đề định Các phương pháp định: + Trường hợp thông tin đầy đủ: Sử dụng công cụ toán học qui hoạch tuyến tính, xác suất… + Trường hợp có thông tin: Sử dụng phương pháp chuyên gia điều tra xã hội học, mô phỏng, so sánh hiệu quả… + Trường hợp có thông tin không có: Người lãnh đạo phải kết hợp hai phương pháp định phương pháp ngoại cảm để xử lí Các vấn đề cần lưu ý định: + Phải hiểu rõ tập thể quyền + Nắm bắt thông tin nhanh chóng, xác kịp thời để gắn bó người hệ thống xử lí xung đột xảy Chức kiểm tra: Khái niệm: Là trình theo dõi hoạt động, để biết chúng thực theo kế hoạch đề sửa chữa sai lệch xảy Vai trò kiểm tra: + Kiểm tra công cụ chủ yếu để phát không phù hợp, từ kịp thời điều chỉnh + Công tác kiểm tra thực đặn làm cho đối tượng bị quản lí có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp + Kiểm tra tạo điều kiện tiết kiệm quản lí, chấp hành tốt tiêu chuẩn định mức qui định cấp Đặc điểm kiểm tra: + Kiểm tra phải tiến hành sau định đảm bảo cho định thành công + Kiểm tra nhiệm vụ người lãnh đạo cấp, ngành + Kiểm tra phải có tiêu thức để đánh giá mức độ thực tiêu thức kiểm tra (CN hoạch định) Các nguyên tắc kiểm tra: + Nguyên tắc xác khách quan (Nhìn nhận vât, tượng khách quan) Đây nguyên tắc hoạt động kiểm tra Nếu không tuân theo nguyên tắc này, người thực nhiệm vụ kiểm tra tùy tiện đưa kết luận đánh giá trạng việc, người tập thể mà họ kiểm tra + Nguyên tắc có chuẩn mực (đặt tiêu thức – Kiểm tra phận): Đây mốc cần đạt địa bị kiểm tra thực hệ thống (Giờ giấc, ý thức làm việc -> nhiều tiêu thức -> chuẩn mực) + Nguyên tắc công khai tôn trọng người bị kiểm tra: Nguyên tắc đồi hỏi hoạt động kiểm tra phải hoạt động mang tính thường tình, phiền hà, đánh đố, đe dọa người bị kiểm tra (mang tính bắt buộc) + Nguyên tắc có độ đa dạng hợp lí (nguyên tắc xác, khách quan) Nguyên tắc đòi hỏi phải biết kết hợp nhiều hình thức thủ thuật kiểm tra khác nhau, nhằm đảm bảo kết thu qua kiểm tra xác khách quan + Nguyên tắc kinh tế: Nguyên tắc đòi hỏi hoạt động kiểm tra phải mang lại kết thích hợp, tức chi phí kiểm tra phải nhỏ nhiều lần so với kết thu hoạt động kiểm tra mang cho hệ thống (Ktra phân xưởng) + Nguyên tắc có trọng tâm trọng điểm: Kiểm tra không nên dàn trải mà phải có trọng tâm, trọng điểm tùy thuộc tiến trình hoạt động hệ thống Nội dung chức kiểm tra: Xây dựng quy chế hoạt động hệ thống: Đây nội dung quan trọng hàng đầu mà hệ thống dễ bỏ qua cho điều kiện hiển nhiên, đáng bận tâm Nhưng thực tế hệ thống (từ phạm vi quốc gia, quốc tế đến doanh nghiệp…) việc đổ vỡ xuất phát từ việc vi phạm qui chế Đo lường việc thực hiện: Nội dung nhằm phát sai lệch, để tránh chúng hành động thích hợp Mặc dù đo lường thực được, với công việc tính kĩ thuật, việc vạch tiêu chuẩn khó, đo lường lại khó (Mang tính định tính) Điều chỉnh sai lệch: Bằng cách nhà quản lí thực chức tổ chức mình, thông qua việc phân công lại làm rõ nhiệm vụ phận, cá nhân Nhằm đảm bảo mục tiêu kế hoạch Phương tiện công cụ để kiểm tra: Sử dụng phương pháp sơ đồ mạng (phương pháp toán học) Sử dụng ma trận xã hội học, để kiểm tra vấn đề mang nặng tính định tính Sử dụng trang thiết bị đại, chuyên dùng cho khâu cụ thể Sử dụng đội ngũ chuyên gia Sử dụng nhân viên tình báo để thu lượm thông tin từ hệ thống bên Phương pháp quản lí: Khái niệm: Phương pháp quản lí tổng thể cách thức tác động có có chủ đích, chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí (cấp tiềm có hệ thống) khách thể quản lí (các ràng buộc môi trường hệ thống khác) để đạt mục tiêu quản lí Các phương pháp quản lí: Các phương pháp quản lí nội hệ thống - Các phương pháp tác động lên người: + Các phương pháp giáo dục, vận động, tuyên truyền: Các cách thức tác động vào nhận twhcs tình cảm người hệ thống, nhằm nâng cao tính tự giác nhiệt tình lao động họ việc thực nhiệm vụ giao + Các phương pháp hành chính: Các phương pháp tác động dựa vào mối quan hệ tổ chức kỉ luật hệ thống quản lí + Các phương pháp kinh tế: Tác động vào đối tượng quản lí thông qua lợi ích kinh tế, để đối tượng quản lí tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu nhất, phạm vi hoạt động họ (Doanh nghiệp phạt tiền nhân viên đến muộn) + Các phương pháp liên kết người: Việc vận dụng tổng hợp phương pháp - Các phương pháp tác động lên đối tượng khác hệ thống Để quản lí hệ thống có hiệu quả, yếu tố người, hệ thống đụng chạm đến hàng loạt yếu tố khác tiền vốn, công nghệ, thông tin, tài nguyên thiên nhiên Vì vậy, để quản lí thành công cần phải có phương pháp hình thức quản lí thích hợp (gồm phương pháp, kĩ hình thức thích hợp, mang tính nghiệp vụ chuyên môn) - Các phương pháp tác động lên khách thể quản lí Về dựa phương pháp dùng nội hệ thống Nhưng phương pháp tác động phải thay đổi cho phù hợp với thực tế mối quan hệ + Căn hình thành phương pháp tác động lên khách thể quản lí Phải xuất phát từ thực lực hệ thống thực tế mối tương quan hệ thống với khách thể Phải bám sát mục tiêu mục đích quản lí đặt cho hệ thống + Các nguyên tắc lựa chọn phương pháp tác động: Nguyên tắc hiệu tính toán khoa học: Nguyên tắc để lựa chọn phương pháp tác động lên khách tể, đảm bảo cho việc đưa phương pháp, hình thức tác động hiệu Nguyên tắc thêm bạn bớt thù: nguyên tắc lựa chọn phương pháp tác động khôn khéo, tạo thông thoáng môi trường hoạt động hệ thống Nguyên tắc uyển chuyển linh hoạt: Nguyên tắc đòi hỏi việc lựa chọn phương pháp hình thức tác động lên khách thể, phải xuất phát từ hoàn cảnh thực tế Nguyên tắc không xa rời mục tiêu: Nguyên tắc đồi hỏi việc lựa chọn phương pháp hình thức tác động hướng tới mục đích phát triển hệ thống, giải pháp trực tiếp gián tiếp Nguyên tắc dung hòa có phân biệt đối xử: Nguyên tắc đảm bảo mối quan hệ đối ngoại hợp lí, theo hướng tương hỗ đa phương Nghệ thuật quản lí: Khái niệm: Nghệ thuật quản lí việc xem xét động tĩnh công việc quản lí, để chế ngự Thực chất nghệ thuật quản lí: Là việc vận dụng tri thức, mưu lược phương pháp thông tin quản lí để sử dụng có hiệu tiềm năng, hội hệ thống để đạt mục đích mục tiêu quản lí đề biến động môi trường + Tri thức: lực hiểu biết qui luật khách quan quản lí, khôn khéo người để nhận biết, phân tích, dự đoán xử lí vấn đề quản lí + Mưu lược: Kế hoạch, sách lược dựa sở thực tế khách quan tri thức quản lí, để vạch kế hoạch phương hướng hành động thích hợp Cơ sở khoa học nghệ thuật quản lí: Nghệ thuật tạo lập sở tiềm năng, tài thao lược (tri thức thông tin) đoán người lãnh đạo, khả giữ bí mật ý đồ hệ thống trình độ sử dụng mưu kế hoạt động + Tiềm (sức mạnh) hệ thống: thực lực để tạo sở cho nghệ thuật quản lí Đó trường vốn, sức mạnh khoa học công nghệ, khả nắm bắt thông tin nhanh, xác, kịp thời đối thủ, khả thu hút chất xám từ nơi khác với hệ thống sức mạnh vũ trang bạo lực + Tri thức thông tin: Khả nhận biết qui luật diễn mặt hoạt động hệ thống, cụ thể là: Phải hiểu biết sâu sắc công việc chuyên môn thuộc lĩnh vực hoạt động mình, biết tiếp cận với công nghệ cao thuộc chuyên ngành Có thông tin nhanh chóng, kịp thời xác so với đối thủ cạnh tranh Biết thêm bạn bớt thù, biết làm lợi nhiều: Biết giải vấn đề cách nhanh chóng, nắm khả nguyện vọng môi trường, giảm rủi ro hoạt động đến mức tối đa, không đưa đến cạnh tranh đối thủ Chuẩn bị chu đáo + giữ bí mật hoạt động: Có đánh lạc hướng đồn đối phương vào bị động, để buộc họ hành động theo dự kiến tận dụng thời + Sự đoán người lãnh đạo: Một sở để hình thành nghệ thuật quản lí Tất người người lãnh đạo yếu nhu nhược, đùn đảy trách nhiệm có nghệ thuật quản lí NTQL đồng nghĩa với tiên tức việc diễn theo dự định Sự đoán sản phẩm trí tuệ người lãnh đạo khác hẳn với liều lĩnh (chỉ dựa vu vơ, suy luận, mong muốn chủ quan, tùy tiện để định) + Sử dụng mưu kế: Do người lãnh đạo nghĩ ra, thực thi nhằm buộc đối tượng bị quản lí khách thể quản lí hành động theo dự kiến đặt Mưu kế tạo lập sở sau: Nắm thông tin đối tượng khách thể (phát ý đồ họ) Ý chí tâm lớn mạnh hệ thống, dám đoán, chấp nhận mạo hiểm rủi ro Vận dụng thục mưu kế truyền thống [...]... quan hệ đối ngoại hợp lí, theo hướng tương hỗ và đa phương Nghệ thuật quản lí: Khái niệm: Nghệ thuật quản lí là việc xem xét động tĩnh công việc quản lí, để chế ngự nó Thực chất của nghệ thuật quản lí: Là việc vận dụng tri thức, mưu lược phương pháp và thông tin quản lí để sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống để đạt được mục đích và mục tiêu của quản lí đề ra trong biến động... trường + Tri thức: năng lực hiểu biết các qui luật khách quan của quản lí, sự khôn khéo của người để nhận biết, phân tích, dự đoán và xử lí các vấn đề quản lí + Mưu lược: Kế hoạch, sách lược dựa trên cơ sở thực tế khách quan và tri thức quản lí, để vạch ra kế hoạch và phương hướng hành động thích hợp Cơ sở khoa học của nghệ thuật quản lí: Nghệ thuật được tạo lập trên cơ sở tiềm năng, tài thao lược (tri... sở cho nghệ thuật quản lí Đó là sự trường vốn, sức mạnh khoa học công nghệ, khả năng nắm bắt thông tin nhanh, chính xác, kịp thời hơn đối thủ, khả năng thu hút các chất xám từ nơi khác về với hệ thống và sức mạnh vũ trang bạo lực + Tri thức và thông tin: Khả năng nhận biết của các qui luật diễn ra trên mọi mặt hoạt động của hệ thống, cụ thể là: Phải hiểu biết sâu sắc công việc chuyên môn thuộc lĩnh vực... buộc họ hành động theo dự kiến của mình và tận dụng thời cơ + Sự quyết đoán của người lãnh đạo: Một trong những cơ sở để hình thành nghệ thuật quản lí Tất cả những người người lãnh đạo yếu kém và nhu nhược, luôn đùn đảy trách nhiệm thì không thể có nghệ thuật quản lí NTQL đồng nghĩa với sự tiên quyết tức mọi việc diễn ra theo đúng dự định của mình Sự quyết đoán là sản phẩm trí tuệ của người lãnh đạo khác... hẳn với sự liều lĩnh (chỉ dựa trên căn cứ vu vơ, suy luận, mong muốn chủ quan, tùy tiện để ra quyết định) + Sử dụng các mưu kế: Do người lãnh đạo nghĩ ra, thực thi nhằm buộc đối tượng bị quản lí hoặc khách thể quản lí hành động theo đúng dự kiến của mình đặt ra Mưu kế được tạo lập trên cơ sở sau: Nắm chắc thông tin của đối tượng hoặc khách thể (phát hiện đúng ý đồ của họ) Ý chí và quyết tâm lớn mạnh...+ Các nguyên tắc lựa chọn phương pháp tác động: Nguyên tắc hiệu quả và tính toán khoa học: Nguyên tắc đầu tiên để lựa chọn phương pháp tác động lên khách tể, nó đảm bảo cho việc đưa ra một phương pháp, một hình thức tác động hiệu quả nhất Nguyên tắc thêm bạn bớt thù: nguyên tắc lựa chọn... biết tiếp cận với công nghệ cao nhất thuộc chuyên ngành Có thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn so với đối thủ cạnh tranh Biết thêm bạn bớt thù, biết làm ít lợi nhiều: Biết giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, nắm khả năng nguyện vọng của môi trường, giảm rủi ro hoạt động đến mức tối đa, không đưa đến sự cạnh tranh của các đối thủ mới Chuẩn bị chu đáo + giữ bí mật trong hoạt động: Có