Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 B. PHẦN NỘI DUNG 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 1 SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ 1 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1 1. Đặc điểm tình hình chung. 1 2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì 1 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND huyện Thanh Trì. 2 2.1 Chức năng 2 2.2 Nhiệm vụ 2 2.3 Quyền hạn. 3 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì 5 III. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì. 5 3.1. Chức năng. 5 3.2. Nhiệm vụ. 5 33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7 IV. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 7 4.1.Về tổ chức công tác văn thư. 7 4.2.Về cán bộ làm công tác văn thư 7 V. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư 8 5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư. 8 5. 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ. 10 1.Hoạt động quản lý của Viện kiểm sát Thanh Trì. 10 2. Quy trình soạn thảo văn bản. 12 3.Công tác quản lý văn bản đi. 15 3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 18 4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 20 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ THỰC TẬP TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 23 1.Nhận xét đánh giá chung. 23 2. Ưu điểm. 24 3. Nhược điểm. 24 4. Đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư và chuyên môn nghiệp vụ. 25 KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC 30
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ .1 SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ I./ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1 Đặc điểm tình hình chung 2.Lịch sử hình thành phát triển Viện KSND huyện Thanh Trì II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức VKSND huyện Thanh Trì 2.1 Chức .2 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Quyền hạn 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì III Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì 3.1 Chức 3.2 Nhiệm vụ .5 33.Cơ cấu tổ chức Văn phòng IV Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư 4.1.Về tổ chức công tác văn thư 4.2.Về cán làm công tác văn thư V Tình hình quản lý đạo công tác văn thư 5.1.Về ban hành đạo công tác văn thư Về thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ .10 1.Hoạt động quản lý Viện kiểm sát Thanh Trì .10 Quy trình soạn thảo văn 12 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.Công tác quản lý văn 15 Công tác quản lý giải văn đến .18 Công tác quản lý sử dụng dấu 20 Công tác lập hồ sơ hành 20 CHƯƠNG III 24 NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ THỰC TẬP 24 TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 24 24 1.Nhận xét đánh giá chung 24 Ưu điểm 25 Nhược điểm 25 Đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư chuyên môn nghiệp vụ .26 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC 31 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong công ngày toàn diện đất nước, đặc biệt năm gần với yêu cầu cải cách hành Quốc gia phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ, công tác Văn phòng có bước phát triển thay đổi đáng kể Đã dần khẳng định vị trí thể thiếu tất quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế -chính trị -xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Trong hoạt động quan, công tác văn thư khâu nghiệp vụ quan trọng công việc quản lý văn , giấy tờ quan Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước tổ chức kinh tế, trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Trong quan văn phòng đầu mối tiếp nhận thông tin, chuyển giao thông tin, Công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng văn phòng nói riêng quan nói chung Công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức xem hoạt động chính, phục vụ công tác quản lý, điều hành quan, tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Thực tế năm qua, công tác văn thư góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ ban hành văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ngày chặt chẽ vào nề nếp, khắc phục nhiều nhược điểm so với trước Tuy nhiên, nhiều hạn chế việc quản lý văn khuyết điểm nội dung thể thức văn hành Là sinh viên, vinh dự học tập mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên nghành văn thư lưu trữ em hiểu rõ vai trò Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư công tác chuyên môn thiếu bọ máy quan Đó nơi tiếp nhận xử lý thông tin đạo, máy giúp việc cho Thủ trưởng quan việc điều hành, lãnh đạo Để đáp ứng yêu cầu thực tế chuyên môn người cán văn thư phải không ngừng học hỏi lý thuyết kinh nghiệm thực tế Chính trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập tốt nghiệp quan, xí nghiệp… nhằm nâng cao nghiệp vụ sau trường công tác dịp để sinh viên tập dượt, rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cán Văn thư - lưu trữ tương lai Được đồng ý tiếp nhận Viện Kiểm sát Nhân dân huyện Thanh Trì, em đến thực tập Văn phòng Viện Kiểm sát Nhân dân huyện Thanh Trì từ ngày 2/3 đến ngày 28/8 năm 2015, để tìm hiểu Công tác văn thư nghành kiểm sát, giúp em học hỏi kinh nghiệm từ Viện nghành em theo học.Trong trình thực tế đối chiếu với lý luận học em thu nhận kiến thức thực tế rút học kinh ngiệm bổ ích phục vụ cho công tác sau Những kiến thức thu nhận qua đợt thực tập vừa em xin trình bày báo cáo thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua nghành học Công tác văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội em nhận thức tầm quan trọng nghành học Tuy thời gian kiến tập môn công tác văn thư dài với tận tình truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm nghành nghề lâu năm anh chị,các cán Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì em cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức để phục vụ cho công việc sau Lời cảm ơn em xin gửi tới thầy cô Khoa văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện tổ chức khóa thực tập cho chúng em cọ sát với thực tế nghành mà chúng em theo học, để chúng em trang bị kiến thức cho Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn tới đồng chí lãnh đạo Viện, đồng chí cán anh, chị phận Văn phòng quan, nơi em thực tập, giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập Xin gửi lời cảm ơn tới cán văn thư Viện, người theo sát em hướng dẫn em khâu nghiệp vụ công tác văn thư Viện, giúp em hiểu rõ khâu nghiệp vụ quan trọng công tác Văn thư lưu trữ, giúp em làm quen với công việc bổ sung thêm kiến thức học trường Học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế để phục vụ cho công việc chuyên môn sau Báo cáo thực tập cuối khóa kết việc áp dụng lý thuyết vào thực tế, có nhiều cố gắng em không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em kính mong Qúy quan thầy cô bảo, góp ý, nhận xét để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 06 tháng 06 năm 2014 Người thực Nguyễn Thị Vân Anh Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ I./ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Đặc điểm tình hình chung Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì lập trụ sở Ngõ 405, Ngọc Hồi, Thị trấn Văn Điển, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội Với tổng diện tích 1.540m2, thiết kế tầng, có 16 phòng làm việc Tổng số cán bộ, kiểm sát viên 35 đồng chí, có đồng chí Ban lãnh đạo, kiểm sát viên: 16 đồng chí, cán : đồng chí đồng chí thuộc phận Văn phòng Là Viện Viện kiểm sát nhân dân tối cao đánh giá huyện có trị ổn định, tình hình tội phạm nghiêm trọng Tập thể lãnh đạo, kiểm sát viên, cán hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hằng năm đơn vị cấp bình chọn đơn vị dẫn đầu khối, đạt nhiều thành tích công tác nghiệp vụ Cán bộ, kiểm sát viên đạt danh hiệu chiến sĩ thi đua cấp sở, 100% cán bộ, kiểm sát viên đạt danh hiệu lao động tiên tiến 2.Lịch sử hình thành phát triển Viện KSND huyện Thanh Trì Ngày 26/7/1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Lệnh công bố Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, đánh dấu đời hệ thống Viện kiểm sát nhân dân, hệ thống máy Nhà nước xã hội chủ nghĩa nước ta Nhờ lãnh đạo sáng suốt Đảng, giám sát thường xuyên Quốc hội, phối hợp chặt chẽ quan Nhà nước, tổ chức Trung ương địa phương, đồng tình ủng hộ nhân dân 53 năm qua, Viện kiểm sát không nghừng phấn đấu trưởng thành việc thực chức năng, nhiệm vụ, góp phần giữ vững an ninh trị trật tự an toàn xã hội, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội đảm bảo quyền dân chủ nhân dân, góp phần tích cực vào Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp bảo vệ xây dựng chủ nghĩa xã hội, vào thắng lợi kháng chiến chống Mỹ cứu nước, giải phóng miền Nam, thống đất nước vào thắng lợi ngiệp đổi Đảng, Nhà nước nhân dân ta II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức VKSND huyện Thanh Trì 2.1 Chức Viện kiển sát nhân dân huyện Thanh Trì thực chức thực hành quyền công tố kiểm sát hoạt động tư pháp theo quy định hiến pháp pháp luật, đảm bảo cho pháp luật chấp hành nghiêm chỉnh thống 2.2 Nhiệm vụ Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ góp phần bảo vệ pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa quyền làm chủ nhân dân, bảo vệ tài sản Nhà nước, tập thể, bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản, tự do, danh dự nhân phẩm công dân, bảo đảm để hành vi xâm phạm lợi ích Nhà nước, tập thể, quyền lợi ích hợp pháp nhân dân phải sử lí theo pháp luật Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì thực chức năng, nhiệm vụ công tác sau : Thực hành quyền công tố kiểm sát việc tuân theo pháp luật điều tra vụ án hinh quan điều tra quan khác giao nhiệm vụ tiến hành số hoạt động điều tra; Điêu tra số loại xâm phạm hoạt động tư pháp mà người phạm tội cán thuộc quan tư pháp; Thực hành quyền công tố kiểm sát việc tuân theo pháp luật việc xét xử vụ án hình sự; Kiểm sát việc giải vụ án dân sự, hôn nhân gia đình, hành chính, kinh tế, lao động việc khác theo quy định pháp luật; Kiểm sát việc tuân theo pháp luật việc thi hành án, định toàn án nhân dân; Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kiểm sát việc tuân theo pháp luật việc tạm giữ, tạm giam, quản lí giáo dục người chấp hành án phạt tù 2.3 Quyền hạn Trong giai đoạn kiển sát điều tra Viện kiểm sát có quyền hạn sau: Khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can, yêu cầu quan điều tra khởi tố thay đổi định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can Đề yêu cầu điều tra quan điều tra tiến hành điều tra, trực tiếp tiến hành số hoạt động điều tra theo quy định pháp luật, hành vi Điều tra viên có dấu hiệu tội phạm khởi tố hình Quyết định áp dụng thay đổi, hủy bỏ biện pháp bắt, tạm giữ, tạm giam biện pháp ngăn chặn khác, phê chuẩn, không phê chuẩn định quan điều tra theo quy định pháp luật Hủy bỏ định trái pháp luật quan điều tra Quyết định việc truy tố bị can, định đình tạm đình chỉ, đình tạm đình vụ án Khi thực công tác kiểm sát điều tra, viện kiểm sát nhân dân có nhiện vụ quyền hạn sau đây: Kiểm sát việc khởi tố, kiểm sát hoạt động điều tra việc lập hồ sơ vụ án quan điều tra Kiểm sát việc tuân theo pháp luật người tham gia tố tụng Giải tranh chấp thẩm quyền điều tra theo quy định pháp luật Yêu cầu quan điều tra khắc phục vi phạm pháp luật hoạt động điều tra, yêu cầu Thủ trưởng quan điều tra sử lí nghiêm minh điều tra viên vi phạm pháp luật tiến hành điều tra Kiến nghị với quan, tổ chức đơn vị hữu quan áp dụng biện pháp phòng ngừa tội phạm vi phạm pháp luật Viện trưởng, Phó viện trưởng, Kiểm sát viên phải nghiêm chỉnh thực quy định pháp luật chịu trách nhiệm hành vi, định Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc khởi tố, bắt, giam, giữ, truy tố định khác theo quy định pháp luật Cơ quan điều tra, quan, tổ chức, đơn vị vũ trang nhân dân cá nhân có liên quan có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh định yêu cầu Viện KSND theo quy định pháp luật Trong giai đoạn xét xử vụ án Vện kiểm sát có quyền sau: Viện kiểm sát nhân dân có trách nhiệm thực hành quyền công tố bảo đảm việc truy tố người, tội, pháp luật, không để lọt tội phạm người phạm tội, kiểm sát việc xét xử vụ án hình sự, nhằm đảm bảo việc xét xử pháp luật, nghiêm minh, kịp thời Khi thực hành quyền công tố giai đoạn xét xử vụa án hình sự, viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ quyền hạn sau : Đọc cáo trạng, định Viện kiểm sát nhân dân liên quan đến việc giải vụ án phiên tòa Thực việc luân tội bị cáo phiên tòa sơ thẩm, tranh luận với người bào chữa người tham gia tố tụng khác phiên tòa sơ thẩm, phúc thẩm Phát biểu quan điểm Viện kiểnm sát nhân dân phiên tòa giám đốc thẩm, tái thẩm Khi thực công tác kiểm sát xét xử vụ án hình sự, Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ quyền hạn sau : Kiểm sát việc tuân theo pháp luật hoạt động xét xử án nhân dân Kiểm sát việc tuân theo pháp luật người tham gia tố tụng Kiểm sát án định Tòa án nhân dân theo quy định pháp luật Yêu cầu Toà án nhân dân cấp chuyển hồ sơ vụ án hình để xem xét, định việc kháng nghị Khi thực hành quyền công tố kiểm sát xét xử vụ án hình sự, Viện Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiểm sát nhân dân có quyền kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm, gián đốc thẩm, tái thẩm án, định Tòa án nhân dân theo quy định pháp luật, kiến nghị với tòa án nhân dân cấp cấp khắc phục vi phạm trng việc xét xử, kiến nghị với quan, tổ chức, đơn vị hữu quan áp dụng biện pháp phòng ngừa tội phạm vi phạm pháp luật, có dấu hiệu tội phạm khởi tố hình 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì III Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì 3.1 Chức Tham mưu cho lãnh đạo Viện công việc có liên quan đến văn phòng, thu thập xử lý thông tin, tiếp nhận, tổ chức, quản lý văn đi, văn đến, lưu trữ, bảo quản hồ sơ nghiệp vụ theo hướng dẫn cấp Quản lý tài sản quan, mua bán văn phòng phẩm, tổ chức kiện nghành, tổ chức quản lý dấu, đảm bảo tránh bị thất lạc 3.2 Nhiệm vụ - Lập kế hoạch chương trình công tác dài hạn, ngắn hạn cho Viện Dự kiến lịch làm việc tuần Lãnh đạo - Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, phục vụ công tác điều Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ VĂN PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số…………đến số Từ ngày…………đến ngày Quyển số Năm - Phần đăng ký bên gồm cột: Ngày Số, ký Tên loại Người Nơi Đơn vị Số tháng hiệu trích ký nhận người lượng văn văn yếu nội văn nhận dung Ghi lưu văn Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 17 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác quản lý giải văn đến - Đối với văn đến : - Tất văn nhận được kiểm tra, phân loại,bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Các văn phân loại theo chuyên môn, theo phòng gửi xuống, phân loại theo đơn vị chủ quản gửi xuống., phân loại theo khâu chuyên môn nghiệp vụ Khi văn đến giải kịp thời giúp Viện biết chủ trương, đường lối, sách cấp gửi xuống việc trao đổi thông tin quan khác - Có nhiều hình thức chuyển văn đến Viện, việc quản lý văn đến quan thống nhất, theo quy trình phải tiến hành khẩn trương, kịp thời, an toàn hiệu Trước nhận Văn thư phải kiểm tra mức độ an toàn, hoàn chỉnh bì văn tránh việc bị rách nát, dấu, nhòe chữ… Sau hoàn thành thao tác đó, cán Văn thư tiến hành phân loại, bóc bì, đóng dấu đến (trừ văn Mật, văn đích danh, tuyệt mật) Việc phân loại văn khâu quan trọng tránh tượng nhầm lẫn, thất lạc văn - VD: Có phòng xét xử, phòng khiếu nại, phòng khởi tố…văn phải phân loại theo phòng - Các văn nhận xử lý từ văn thư, sau chuyển lên trình cho lãnh đạo Viện kiểm sát xử lý văn bản, lãnh đạo lại chuyển lại cho văn thư để văn thư đăng ký văn đến chuyển văn đến cho đơn vị để giải thời gian định Văn đến phải gắn kèm với phiếu xử lý văn chuyển lên cho lãnh đạo Viện kiểm sát Cán văn thư phải có sổ theo dõi, ghi ngày tháng,ký tên, đăng ký xếp vào sổ văn đến quan, lấy số văn bản, văn đến trước xếp trước, vào sổ trước Phân loại, chỉnh lý theo phòng ban cấp Cán văn thư photo chuyển 01 lãnh đạo phụ trách xử lý văn bản, 01 lưu giữ văn thư Cán văn thư chuyển văn đến phận chuyên môn đơn vị, yêu cầu ký nhận vào sổ xử lý văn Đây việc đòi hỏi cán Văn thư phải thực Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 18 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhanh chóng, xác, kịp thời gian giải lĩnh hội công việc - VD: mẫu phiếu xử lý văn Viện VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN Số công văn đến:………………………………… Ngày công văn đến:……………………………… Nơi gửi…………………………………………… Kính chuyển:……………………………………… - Chuyển giao văn đến: Tất văn đến sau có ý kiến đạo cấp có thẩm quyền cán Văn thư gửi đến đơn vị, cá nhân viện có liên quan để giải công việc thời gian nhanh Trong trình chuyển giao, phận văn thư theo dõi thông qua sổ giao – nhận văn đến theo mẫu sau: Ngày, tháng Số đến Đơn vị Ký nhận Ghi người nhận - Kiểm tra, đôn đốc giải văn đến: Văn đến Viện với mục đích trao đổi thông tin, trả lời có ý kiến đạo…liên quan đến hoạt động Viện Chính việc giải văn đến tiến hành chậm trễ sai sót Trong trình thực hiện, phận văn thư phải kiểm tra lại thật kĩ khâu nghiệp vụ Lãnh đạo đạo, đôn đốc, kiểm tra đem lại trình làm việc khẩn trương, thẩm quyền hiệu cao Đồng thời, giúp cá nhân, đơn vị lĩnh hội cách nhanh nội dung thông tin giải yêu cầu công việc xác kịp thời Ưu điểm: Việc tiếp nhận giải văn đến phận Văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 19 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực đầy đủ, quy trình Công văn, giấy tờ đến Viện phân loại giải theo chức năng, nhiệm vụ thời gian ngắn Cho đến nay, công việc tiến hành nghiêm ngặt, cẩn thận chưa có tượng nhầm lẫn hay làm hỏng văn Công tác quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý : - Tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì việc quản lý dấu làm cẩn thận, phận văn thư Viện làm việc xác, đảm bảo quy định hiệu Mỗi sử dụng dấu phải đồng ý cán văn thư phép sử dụng Dấu đóng với chữ ký người có thẩm quyền ký, đóng dấu rõ ràng, không nhòe nét dấu Con dấu cất tủ quan có chìa khóa riêng có cán văn thư sử dụng Cho đến chưa có trường hợp đóng dấu khống, không mục đích tùy tiện sảy - Việc sử dụng : - Dấu ban hành văn đóng ngắn, rõ ràng chùm lên 1/3 chữ kí phía bên trái, dấu đóng mực đỏ tươi, không đóng dấu khống (giấy trắng), dấu phải với tên quan ban hành văn - Chỉ đóng dấu văn bản, văn người có thẩm quyền ký, không đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thệu chưa ghi tên người, tên việc cụ thể Công tác lập hồ sơ hành - Lập hồ sơ lý thuyết thực tế đơn vị Viện kiểm sát làm theo hướng dẫn Viện kiểm sát nhân dân tối cao Làm tốt công việc có tác dụng tra cứu nhanh chóng, làm xác giải công việc kịp thời, hiệu quả, quản lý chặt chẽ tài liệu Nắm bắt vai trò quan trọng việc lập hồ sơ hành, Viện tiến hành thực khâu công việc nhằm hoàn chỉnh công tác Văn thư - Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 20 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Ví dụ: Các hồ sơ chủ yếu Viện hồ sơ xét sử án hình sự, hồ sơ xét xử án hành chính, kinh doanh thương mại, lao động, dân Các loại hồ sơ lập theo hướng dẫn Viện kiểm sát nhân dân tối cao Hồ sơ thi đua khen thưởng, báo cáo, công văn lập theo hướng dẫn Thông tư 01 Bộ Nội Vụ Ví dụ :hồ sơ án hình viện có mẫu sau: VIỆN KIỂM SÁT NHÂN HUYỆN THANH TRÌ BỘ PHẬN CÔNG TÁC: KIỂM SÁT ÁN HÌNH SỰ Số ngày thụ lý…………………… HỒ SƠ Bị can………………………………………Năn sinh………… Trú quán……………………………………………………… Can tội………………………………………………………… ( số bị can………….) Ngày khởi tố :…………………… Hạn giam………………………… Kết thúc ĐT:…………………… Chuyển tòa……………………… Xét xử…………………………… Điều tra viên:…………………… Kiểm sát viên…………………… + Bên bìa hồ sơ là: Mục lục hồ sơ văn kiện cân thống kê hồ sơ gồm có nhũng văn liên quan nào, bút lục ST Số kí hiệu văn T kiện Ngày Tên loại trích Cơ quan lập tháng văn yếu văn kiện văn kiện Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Tờ Ghi số 21 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội … kiện … Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh … … … … 22 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: - Cứ sau tháng cuối năm phải chuyển hết tất hồ sơ công việc hố sơ nhân để cán lưu trữ xếp, chỉnh lý văn theo hồ sơ hướng dẫn Cán lưu trữ phải vào sổ theo dõi theo hướng dẫn Viện kiểm sát tối cao sau chuyển lên tủ để bảo quản hồ sơ Ưu điểm: Tất văn bản, tài liệu có hồ sơ có mối quan hệ biện chứng chặt chẽ với nhau, có trình phát sinh – phát triển tài liệu Tất tài liệu hồ sơ phản ánh vấn đề lớn cần bàn đến Nhược điểm: Còn có số tài liệu chữ mờ tài liệu bổ sung vấn đề mức tương đối Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 23 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ THỰC TẬP TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ 1.Nhận xét đánh giá chung - Viện kiểm sát nhân dân quan tư pháp thực nhiệm vụ hành quyền công tố kiểm sát hoạt đọng tư pháp nên văn đơn vị văn luật cấp ( Viện kiểm sát nhân dân tối cao ) ban hành, phận đơn vị thực nghiêm túc văn hướng dẫn ngành, văn ban hành Lãnh đạo Viện phụ trách duyệt kí ban hành theo thẩm quyền quy trình mà ban Lãnh đạo Viện hướng dẫn - Viện kiểm sát thực theo quy định thể thức quy trình soạn thảo văn thông tư số 01 Bộ Nội Vụ Văn phòng Viện kiểm sát thực tốt nhiệm vụ mình,qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn Ngoài văn giấy tờ cán văn phòng Viện giải nhanh chóng, đảm bảo không thất lạc, sót văn bản, phục vụ tốt công tác đạo, điều hành công việc lãnh đạo Viện a).Công việc thực Được phân công lãnh đạo Viện em giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản,công văn, báo cáo tuần, báo cáo tháng, quý năm, lập hồ sơ công việc,lưu trữ hồ sơ…Em tiếp cận với văn chuyên ngành kiểm sát Tất quy trình, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư Viện tuân theo hướng dẫn thông tư số 01 Bộ Nội Vụ b) Kết đạt - Qua đợt thực tập Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì em học nhiều kinh nghiệm thực tế ngành học Em giao nhiệm vụ thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư soạn thảo văn bản,tiếp nhận văn đến,lập hồ sơ vụ án liên quan đến ngành kiểm sát in sổ lưu trữ Em hướng dẫn sử dụng trang thiết bị văn phòng 24 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội : sử dụng máy photo,máy vi tính, máy scan, máy fax mà ban lãnh đạo Viện giao nhiệm vụ Ưu điểm Nhìn chung công tác văn thư Văn phòng Viện vào nề nếp có tích cực Qua thời gian thực tập, thực hành với toàn khâu nghiệp vụ văn thư thân em phần nắm ưu điểm hạn chế khâu nghiệp vụ Tuy nhiên ưu điểm trội cần phát huy - Sự quan tâm Lãnh đạo Viện công tác hành Văn phòng nói chung công tác văn thư nói riêng - Công việc quản lý văn đến tiến hành kết hợp phần mềm quản lý công văn đến đi, đơn thư khiếu nại Sổ truyền thống - Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư thực tương đối chặt chẽ quy định - Cán bộ, kiểm sát viên Viện kiểm sát huyện Thanh Trì có tinh thần đoàn kết nội bộ, nhiệt tình công tác, ý thức trách nhiệm với công việc, hầu hết cán yên tâm công tác, công tác tuyên truyền vận động thường xuyên nên từ cán bộ, kiểm sát viên có ý thức thực tốt nội dung công việc - Cơ sở vật chất Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì trang bị tương đối đầy đủ để phục vụ cho chuyên môn nghiệp vụ nghành máy photo, cán bộ, kiểm sát viên trang bị máy vi tính, máy in, phòng làm việc trang bị máy điện thoại để liên hệ công tác - Hoạt động Văn phòng Viện ban lãnh đạo quan tâm tạo điều kiện để cán văn phòng nhận thức đắn công tác nghành công tác văn phòng Hằng năm Văn phòng cử cán văn thư học lớp bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ văn thư Nhược điểm - Đối với cán văn thư chưa đào tạo chuyên môn nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 25 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vụ nên việc thực nhiệm vụ công việc nhiều hạn chế thiếu sót - Đối với cán kiểm sát viên, chuyên viên tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Viện tự soạn thảo văn nên số văn chưa đảm bảo theo quy định nhà nước, chủ yếu không tuân theo thể thức trình bày,chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc giải văn cán văn thư - Cán văn thư làm việc chưa thực dụng hết khả việc giải văn đến, chưa giám sát tốt việc giải văn bản, đôn đốc nhắc nhở bên có liên quan thực công việc Đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư chuyên môn nghiệp vụ - Văn phòng Viện kiểm sát huyện Thanh Trì nói riêng tập thể Viện Kiểm sát huyện Thanh Trì nói chung chủ yếu ban hành văn pháp luật phạm vi giải công việc phạm vi Vì chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo văn phải đảm bảo trình tự xây dựng nghành quy định - Cơ quan phải nâng cao việc nghiêm chỉnh chấp hành tuân thủ thẩm quyền ban hành nội dung thể thức văn - Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật phải thực tốt nhằm phát văn có nội dung trái với pháp luật để kịp thời đình việc thi hành - Lãnh đạo Viện có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác soạn thảo quản lý văn nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động lĩnh vực đơn vị Có chế độ khuyến khích hỗ trợ kịp thời kinh phí thiết bị kĩ thuật cán công chức - Cán làm công tác văn thư cần phải có trách nhiệm với công việc, phải cập nhật thường xuyên liên tục thông tin, quy định quan nhà nước cấp công tác văn thư, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bản thân cán Văn thư phải có ý thức học hỏi, trau dồi kiến thức nghiệp vụ áp dụng vào công việc thực tế cho hợp lý, khoa Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 26 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học Bên cạnh không nghừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế - Do khối lượng công việc lãnh đạo nhiều nên Cán Văn thư Viện nên lập sổ ghi chép, địa điểm, thời gian buổi họp, dự hội thảo, công tác Lãnh đạo, thông báo cho Lãnh đạo xếp công việc - Những văn đường lối, sách, định, thông báo, văn ấn địnhthời gian như: giấy mời họp, góp ý dự thảo… đơn vị, quan khác gửi đến sau đăng kí vào sổ Lãnh đạo, cán văn thư chủ động ghi ngày tháng nhận vào góc văn có nhiều văn đến muộn với thời gian ghi văn bản, để lãnh đạo nắm tình hình - Về phòng Hành tổ chức phòng ban Viện, cần phải có hoạt động tích cực công tác có liên quan đến văn bản, thu ngắn thời gian giải văn bản, thủ tục văn hành - Do khố lượng công việc chung Văn phòng nhiều nên Cán Văn thư không làm công tác phải kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác, nên cán văn thư bị phân tán, việc quản lý, chuyển giao văn bản, đăng kí văn chậm Vì cần có phân công khoa học, hợp lý cho cán công việc cụ thể chức để gánh bớt phần việc cán văn thư Hướng dẫn soạn thảo văn hành - Cần thực theo trình tự định: - Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn - B1: Xác định mục đích nội dung văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn - B2: Xây dựng dự thảo sở thông tin có chọn lọc, hoàn thiện thảo thể thức, ngô ngữ - B3: Thông qua lãnh đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 27 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - B4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện Cơ quan đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản.( giai đoạn xây dựng thông qua đề cương, giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt - Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn - Đảm bảo nội dung văn tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo them hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn - Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật, tang cường tra kiểm tra công tác văn thư Để phát văn có nội dung trác pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn - Văn phòng Viện nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo tính thông tin truyền cách chọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra nội dung, thẩm quyền ban hành, thể thức kỹ thuật trình bày văn - Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn coi trọng, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đản bảo tính khách quan phát sai trái văn thư việc tực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nâng cao tinh thần làm việc phận văn thư, Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan - Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác văn thư Đối với quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức làm công tác văn thư: cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn banrcuar quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán bộ, công chức, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ cán văn thư Đối với cán làm công tác văn thư: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác chuyên môn, nghiệp vụ mình, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành, bên cạnh không ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế thiếu sót công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn thư nói chung công tác soạn văn thư Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì nói riêng có vai trò quan trọng Nó góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Chính việc quan tâm mực đến công tác văn thư góp phần tích cực vào việc tang cường hiệu lực quản lý hành quản lý nhà nước Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 30 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 1.Mẫu hồ sơ án hình Viện (được đưa vào báo cáo mục số công tác lập hồ sơ hành) 2.Phiếu sử lý văn đến (được đưa vào báo cáo mục Công tác quản lý giải văn đến Mẫu sổ đăng ký văn (trang 20) Mẫu sổ chuyển giao văn đến (trang 22) Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 31 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6