Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp. 1 2. Lý do chọn đề tài thực tập tốt nghiệp. 3 3. Khó khăn và thuận lợi khi sinh viên đi thực tập 5 4. Lời cảm ơn 6 A. PHẦN NỘI DUNG 8 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 8 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN. 8 1.1.1. Lịch sử hình thành. 8 1.1.2. Vị trí và chức năng. 8 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn. 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường 10 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của cơ quan. 12 1.2.1. Tình hình tổ chức. 12 1.2.2. Giới thiệu Phòng Hành chính – Tổng hợp 13 1.2.2.1. Vị trí và chức năng 13 1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 16 2.1. Hoạt động quản lý. 16 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 17 2.2.1. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản. 18 2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 18 2.2.2. Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 2.2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi. 21 2.2.2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 21 2.2.2.1.2.Đăng kí văn bản đi 22 2.2.2.1.3. Nhân bản, đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 23 2.2.2.1.4.Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 25 2.2.2.1.5. Lưu văn bản đi 26 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Cơ quan. 27 2.2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 27 2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 29 2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 30 2.3.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu: 30 2.3.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 33 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 34 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 34 3.2. Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Cơ quan. 35 3.3. Một số khuyến nghị. 38 3.3.1. Đối với Cơ quan. 38 3.3.2. Đối với khoa. 39 C. PHẦN KẾT LUẬN 41 D. PHẦN PHỤ LỤC 42
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1.Khái quát mục đích, ý nghĩa đợt thực tập tốt nghiệp 2.Lý chọn đề tài thực tập tốt nghiệp .3 Khó khăn thuận lợi sinh viên thực tập .5 Lời cảm ơn A PHẦN NỘI DUNG .8 CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1.1 Lịch sử hình thành .8 1.1.2 Vị trí chức 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn .8 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trường .10 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư quan 12 1.2.1 Tình hình tổ chức 12 1.2.2 Giới thiệu Phịng Hành – Tổng hợp .13 1.2.2.1 Vị trí chức .13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 16 2.1 Hoạt động quản lý .16 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 17 2.2.1 Về công tác xây dựng ban hành văn 18 2.2.1.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 18 Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2 Công tác quản lý văn giải văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 2.2.2.1 Quy trình quản lý văn .21 2.2.2.1.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn 21 2.2.2.1.2.Đăng kí văn 22 2.2.2.1.3 Nhân bản, đánh dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 23 2.2.2.1.4.Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 25 2.2.2.1.5 Lưu văn 26 2.2.3 Công tác quản lý giải văn đến Cơ quan 27 2.2.3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 27 2.2.3.2 Trình, chuyển giao văn đến 29 2.2.3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 29 2.3.4.2 Nội dung quy định quản lý sử dụng dấu: 30 2.3.5 Công tác lập hồ sơ hành 33 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 34 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 34 3.2 Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Cơ quan 35 3.3 Một số khuyến nghị 38 3.3.1 Đối với Cơ quan 38 3.3.2 Đối với khoa 39 C PHẦN KẾT LUẬN .41 D PHẦN PHỤ LỤC 42 Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Khái quát mục đích, ý nghĩa đợt thực tập tốt nghiệp Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn thư vấn đề xử lý thơng tin Hịa với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Văn thư – Lưu trữ vươn lên tự khẳng định Ngồi loại hình văn thư truyền thống, có nhiều loại hình văn phịng đại xuất ( văn thư tập trung, văn thư phân tán, văn thư hỗn hợp…) ngành đầy triển vọng có mặt tất đơn vị quan hành nhà nước Cùng với đổi phát triển việc đào tạo đội ngũ tri thức vô quan trọng Đảng Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách thức đặt với học sinh, sinh viên không dừng lại học tập, tu dưỡng, rèn luyện lực phẩm chất, trình độ chun mơn nghiệp vụ để tiếp thu kiến thức nhà trường mà phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm thực tiễn Để tận dụng cách triệt để hội, vượt qua khó khăn thử thách, đáp ứng yêu cầu đổi xã hội, công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh động cải cách có hiệu Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu hoạt động quản lý Nhà nước Cấp, Ngành, chuyên ngành Lưu trữ học quản trị văn phòng mở hệ thống trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Học viện Hành Quốc gia, Đại học Luật trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở thêm ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ, Tin học văn phòng… Tất chuyên ngành đào tạo với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm nhiệt huyết Để giúp sinh viên áp dụng kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên khoá thực tập quan đơn vị Thời gian thực tập quan trọng sinh viên, việc áp dụng kiến thức thực tiễn giúp sinh viên củng cố nhiều kiến thức học, hiểu biết chun ngành theo học có Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tư tưởng đắn cho cơng việc Thực tập giúp sinh viên quen dần với phong cách làm việc nhân viên văn thư tưong lai, tảng vững giúp sinh viên tự tin trước thức bước vào nghề Bài báo cáo gồm nội dung sau: Khảo sát, nghiên cứu lịch hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan Khảo sát, nghiên cứu tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư quan Khảo sát thực trạng công tác văn thư quan gồm nội dung: ◊ Tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng ban hành văn bản; ◊ Tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý văn đi; ◊ Tìm hiểu thực trạng cơng tác giải văn đến; ◊ Tìm hiểu cơng tác quản lý sử dung dấu; ◊Tìm hiểu công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; ◊ Tìm hiểu nhu cầu sử dụng, bố trí cán văn thư lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức; ◊ So sánh, đối chiếu kiến thức lý thuyết trang bị trường với thực tiễn quan; ◊ Vận dụng kiến thức học để thao tác nghề nghiệp Thực tập phương pháp tốt cho sinh viên tiếp cận thực tế, vận dụng lý thuyết q trình học tập vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ tổ chức cho sinh viên tham gia trình thực tập để cọ sát với thực tiễn,vận dụng kiến thức lý luận học nhằm nâng cao nghiệp vụ, học hỏi kinh nghiệm, làm quen với môi trường công sở, môi trường làm việc để sau trường có đủ tự tin, động mạnh dạn việc tạo mối quan hệ mơi trường cơng sở Vì thời gian 02 tháng thực tập thời gian để học hỏi kinh nghiệm, vận dụng lý thuyết vào thực hành thời gian khẳng định kiến thức thân Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Lý chọn đề tài thực tập tốt nghiệp Công tác văn thư thiếu hoạt động tất quan có ý nghĩa quan trọng hoạt động Cơ quan,có vai trị vị trí đặc biệt quan trọng thể điểm sau: - Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công, việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: - Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá; giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Bên cạnh cơng tác lưu trữ đóng vai trị vơ quan trọng quan, đơn vị, phần lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm nội dung như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hội, thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ giúp hiểu giá trị tài liệu khứ tương lai Nhưng công tác lưu trữ vấn đề nan giải mà nhiều quan hành Nhà nước lẫn doanh nghiệp tư nhân Tất khâu nghiệp vụ công tác cịn nhiều bất cập cơng tác chỉnh lý tài liệu, tài liệu tất quan doanh nghiệp tài liệu không chỉnh lý mà cịn tình trạng bó gói, rời lẻ.(Phụ lục 3) Xong muốn thực tốt công tác lưu trữ cơng tác văn thư phải thực xác hồn chỉnh =>Phần lớn phịng ban chuyên môn, xã, phường, thị trấn thuộc huyện cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế Đặc biệt việc chỉnh lý hồ sơ, tài Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu tồn đọng cịn gặp nhiều khó khăn; cơng tác triển khai thực quy định, quy chế theo hướng dẫn Thông tư Bộ Nội vụ chưa thực đầy đủ Nguyên nhân chủ yếu đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ; kiêm nhiệm nhiều công việc khác Bên cạnh đó, việc bố trí cơng chức, viên chức làm công tác không ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu công việc chưa cao Đối với phường, xã khơng có kho lưu trữ gây khó khăn cho việc bảo quản hồ sơ, tài liệu cấp xã Vì với thực trạng cơng tác lưu trữ cịn nhiều bất cập, khó khăn em chọn đề tài Công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ làm tốt cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ đầy đủ thuận lợi, cơng tác văn thư xác cơng tác lưu trữ hồn thiện phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tra tìm cách nhanh chóng Khó khăn thuận lợi sinh viên thực tập Là sinh viên năm thứ 3, trước thực tập năm thứ có hội kiến tập chúng em dường cảm thấy xa lạ bỡ ngỡ Bởi lẽ chúng em sinh viên năm thứ 3, chưa quen với mơi trường làm việc, số cịn ngại rụt rè mối quan hệ giao tiếp Trong thời gian 02 tháng em tiếp xúc thực tế em gặp đơi chút khó khăn khúc mắc Tuy nhiên quan tâm, giúp đỡ, bảo, hướng dẫn tận tình thầy Khoa, thầy trường, từ em dần làm quen với môi trường công sở vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế, hồn thành tốt cơng việc giao hồn thành tốt báo cáo kiến tập Đặc biệt q trình kiến tập em thầy phòng hướng dẫn số khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư, cơng tác văn phịng, tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm thực tế, quan trọng học hỏi làm khâu nghiệp vụ ngành văn thư lưu trữ mà học suốt năm qua o Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, từ em có cách nhìn nhận, đánh giá lý luận thực tiễn cách sâu sắc Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lời cảm ơn Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Phịng Hành – Tổng hợp tồn thể thầy cô giáo , đặc biệt cô Ngô Thị Kiều Oanh giáo viên chủ nhiệm, cô Trần Việt Hà, cô Trịnh Thị Kim Oanh thầy cô khác hướng dẫn nắm vững kiến thức trước tham gia trình thực tập để em tiếp cận thực tế cách tốt Vậy nên thông qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Phịng Hành – Tổng hợp, Khoa Văn thư Lưu trữ Đặc biệt bảo hướng dẫn tận tình Nguyễn Thị Thanh, Hồng Thị Thúy Lan, Trần Việt Hà – giảng viên hướng dẫn tận tình giúp em hồn thành tốt báo cáo Q trình thực tập thực hội tốt để em tiếp cận thực tế, áp dụng lý thuyết học trường, phát huy ý tưởng trình học chưa thực nghiệm Trong thời gian này, em tiếp cận với tình hình hoạt động, quan sát học tập phong cách làm việc, kinh nghiệm lao động, làm việc Phịng Hành – Tổng hợp Là sinh viên lớp chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ với kiến thức tích lũy trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với tháng thực tập Phịng Hành – Tổng hợp em nhận thức mặt tích cực, vai trò quan trọng số tồn nghiệp vụ văn thư nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ nói riêng em xin trình bày vấn đề thông qua báo cáo Báo cáo em ngồi phần mở đầu, phần kết luận, phần phụ lục tài liệu tham khảo, phần nội dung bao gồm: Chương 1: Giới thiệu vài nét quan Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư quan Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan đề xuất, khuyến nghị Trong thời gian thực tập, thân em cố gắng tìm hiểu thực tế để hồn thành báo cáo thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế hạn Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chế, bước đầu cịn bỡ ngỡ với mơi trường làm việc công sở nên báo cáo em khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến thầy đặc biệt thầy Phịng Hành – Tổng hợp, thầy cô Khoa Văn thư Lưu trữ để em hoàn thiện báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên thực tập Vũ Thị Thương Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1.1 Lịch sử hình thành Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trường vào Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Vị trí chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác Nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế; nghiên cứu Khoa học triển khai áp dụng tiến Khoa học công nghệ phục vụ phát triển Kinh tế - Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách Pháp nhân, có dấu riêng tài khoản riêng kho bạc Nhà nước Ngân hàng Nhà nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học thấp ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Vũ Thị Thương Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập em mắc phải số sai sót bảo tận tình thầy cô em khỏi bỡ ngỡ hồn thành cơng việc giao 3.2 Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Cơ quan * Ưu điểm: Công tác văn thư thực khoa học xem mặt quan, ln ln cần quan tâm, đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán tham gia lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chun mơn Các cơng tác tổ chức quản lý giải văn đị, văn đến, lập hồ sơ nâng cao hơn, có chất lượng, thực theo quy định Nhà nước Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp Cán Văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo điều hành, đạo lãnh đạo Văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa tiến độ thực văn Với cách làm văn sử lý xác hơn, tìm kiếm văn dẽ dàng thuận tiện, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí Cơng tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, khơng cịn tồn đọng văn chưa đóng dấu Lập hồ sơ tồn đọng, theo trình tự quy trình lập hồ sơ Nhà nước đề Sắp xếp cơng việc có nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán nhân viên ln hồn thành nhiệm vụ * Nhược điểm: Cơng tác soạn thảo văn cịn số lỗi kỹ thuật trình bày văn Một số văn cịn bỏ sót số, cơng tác lập hồ sơ hành đưa vào lưu Vũ Thị Thương 35 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ quan chưa thực hiện, có mang tính tạm thời Một số khâu chuyển giao văn cịn rườm rà, chưa khoa học nên q trình giải cơng việc cán văn thư gặp khó khăn Với nhu cầu trình độ phát triển văn hóa thơng tin, ngơn ngữ quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng cơng việc tính khoa học địi hỏi người cán phải động, sáng tạo cơng việc, khơng làm tốt nghiệp vụ mình, cịn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào cơng tác quản lý hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn cơng việc cịn khó địi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Sự phát triển kinh tế nay, người không ngừng đổi măt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện tryền thơng khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Trong thời gian đến thực tập Trường, em có số đề xuất với nhà Nhà trường sau: - Cần đầu tư kinh phí, sở vật chất để áp dụng phần mềm quản lý văn để thuận lợi, dễ dàng nhanh chóng cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng, nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng - Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc, nâng cao khả hội nhập với nước quốc tế - Cần có đội ngũ chỉnh lý tài liệu chuyên nghiệp, phân loại xếp tài liệu cách khoa học nhằm phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuận lợi nhanh chóng - Quan tâm phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai công việc chuyên môn công tác VTLT tổ chức lớp tập huấn, tổ chức hội thi quan, đơn vị thuộc quận; Vũ Thị Thương 36 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác Văn thư lưu trữ; - Mở lớp đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cán công tác văn thư lưu trữ; - Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư; - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ; - Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư toàn Cơ quan; - Phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu trữ Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với phát triển Văn thư Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ - Tạo điều liện cho cán Văn thư – Lưu trữ tiếp cận, học hỏi với phát triển công tác Văn thư – Lưu trữ nước tiến nước quốc tế - Quy định trách nhiệm công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc xem tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm - Thực chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; bố trí phịng, kho lưu trữ (tối thiểu 20m2) trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Bộ Nội vụ: - Tham mưu Trường ban hành văn quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngành; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ - Chuẩn bị điều kiện (bố trí cán bộ, kho tàng, phương tiện) để tiến hành thu tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu từ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư-Lưu trữ; - Theo dõi, báo cáo kết triển khai thực quan, đơn vị, đề xuất khen thưởng kịp thời đơn vị đạt thành tích xuất sắc, đồng thời đề xuất xử lý đơn vị, vi phạm pháp luật lĩnh vực văn thư, lưu trữ để Ban Vũ Thị Thương 37 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giám hiệu Trường xem xét, đạo 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Cơ quan - Quản lý sở vật chất, trang thiết bị tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải cơng việc cách hiệu quả, ngồi nhà trường cần phải mạnh dạn áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư quan, đưa vào sử dụng trang thiết bị tiên tiến để đáp ứng đầy đủ yêu cầu ngày cao hoạt động văn thư - Thường xuyên cử cán bộ, viên chức nhà trường học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, để đáp ứng thay đổi ngày cơng tác hành nhà trường xã hội - Trong việc xếp nhân sự, phân công công việc cần cụ thể rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo cơng việc, người kiêm nghiệm nhiều công việc dễ dẫn tới việc cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao, chậm chễ hồn thành cơng việc - Lãnh đạo nhà Trường cần phải kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhỡ cán bộ, viên chức nhà trường việc thực kế hoạch, nhiệm vụ mà trường đặt ra, theo giỏi sát việc áp dụng văn Đảng Nhà nước lĩnh vực hoạt động - Cần thường xuyên tổ chức họp nhắc nhỡ, triển khai kế hoạch hoạt động trường, đưa đề xuất kiến nghị, biện pháp khả thi để hoàn thành nhiệm vụ giao - Tăng cường thêm số tiết học số ngành Tin học, Soạn thảo văn bản, tiếng anh để sinh viên hiểu sâu thêm mơn chun ngành - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phịng cho cán để thúc cơng tác Tin học hóa cơng tác Văn thư - Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt đội ngũ cán làm công tác này: Vũ Thị Thương 38 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại, ln động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý - Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn - Thận trọng giữ bí mật phát ngơn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu văn văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn thư lưu trữ để tạo nên phát triển chung cho toàn Trường 3.3.2 Đối với khoa - Cho sinh viên trường tiếp xúc với thực tế nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả để giúp sinh viên quan thực tập không bị bỡ ngỡ - Tổ chức cho sinh viên tham gia nhiều thi toàn trường lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành sinh viên theo học - Trong công tác giảng dạy, theo em Khoa Nhà trường cần tăng cường tiết học thực hành, tăng số tiết, số buổi cho môn chuyên ngành môn ứng dụng tin học văn thư – lưu trữ, tiếng anh giao tiếp, tiếng anh chuyên nghành, thay đổi phương pháp dạy học để phù hợp với tình hình tại, cần mua sắm thiết bị dạy học (máy chiếu, máy tính…) thực hành, cần tổ chức nhiều tiết học ngoại khóa, nhằm đưa sinh viên tiếp cận với hoạt động lành mạnh, bổ ích, tạo hứng khởi cho học lớp, đề cương giảng cần biên soạn lại, biên soạn đầy đủ để phục vụ cho việc dạy học đạt hiệu tối đa, không ngừng nâng cao đổi phương pháp dạy học, để học lớp thực học bổ ích, lý thú, mà truyền đạt khối lượng kiến thức cần thiết cho sinh viên, cách xếp Vũ Thị Thương 39 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học, phòng học cần quan tâm nữa, tránh tình trạng thiếu phịng học, mơn học kỳ lại chuyển sang kỳ sau, lớp chung phòng học, phịng thi, gây ảnh hưởng khơng tốt tới việc đào tạo nhà trường việc học tập nghiên cứu sinh viên Vũ Thị Thương 40 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Sau tháng thực tập phịng Hành – Tổng hợp – Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em có điều kiện kiểm chứng thực tiễn kiến thức mà học ghế nhà trường Trong q trình em sâu nghiên cứu nhiều công tác quản lý văn thư Trường, em tích lũy thêm nhiều kiến thức chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Nhìn chung cơng tác văn thư trường tốt đem lại hiệu định, chất lượng viên chức giảng dạy tăng lên Trong suốt thời gian thực tập em tích lũy nhiều kiến thức lĩnh vực rút kinh nghiệm quý báu cho thân để hồn thành tốt khóa thực tập viết báo cáo thực tập chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp Song bên cạnh em tự thấy cịn nhiều khuyết điểm nhờ giúp đỡ cán quan em khắc phục nhiều khuyết điểm Trên “ Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Ngành Văn thư – Lưu trữ em viết sau đợt thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được giúp đỡ Trường, đặc biệt thầy giáo Phịng Hành – Tổng hợp thân em Nhờ tạo điều kiện thuận lợi mặt, bảo, hướng dẫn tận tâm thầy Phịng giúp em hoàn thành đợt thực tập quan trọng Em xin chân thành cảm ơn thầy phịng Hành – Tổng hợp, tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập viết báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20tháng năm 2015 Sinh Viên Thực Tập Vũ Thị Thương Vũ Thị Thương 41 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: : mối quan hệ đạo : Vũ Thị Thương : mối quan hệ phối hợp 42 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Danh sách cán bộ, viên chức Phịng Hành – Tổng hợp STT HỌ VÀ TÊN CHỨC HỊM THƯ DANH Trưởng tthanh.cv1@moet.edu Phịng Phó Trưởng thanh_vtlt@yahoo.com phòng Giảng viênduongdungcdvp@gmail.com Ths Trần Thị Hạnh Ths Hoàng Văn Thanh Ths Dương Thị Dung Ths Nguyễn Văn Dũng Nông Trương Ngọc Sơn Phạm Thế Cường Nguyễn Thị Thanh Hoàng Thị Thúy Lan Nguyễn Thị Thanh Hòa 10 Phạm Thị Duyên 11 Đặng Thị Lý 12 Nguyễn Thị Tý 13 Nguyễn Thị Vượng Giảng viênnguyenvandungcathai@gmail.com Chuyên nongson4285@gmail.com viên Chuyên phamthecuong76@gmail.com viên Chuyên nguyenthithanh:dhnv@gmail.com viên Chuyên hoa_phong_lan_87@yahoo.com viên Chuyên hoanguyen1986@gmail.com viên Nhân viên phamthiduyen@gmail.com Y tế Nhân viên Y tế Nhân viên Y tế (HĐ) Nhân viên 14 Đỗ Thị Thúy Hạnh Nhân viên Vũ Thị Thương 43 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Vũ Thị Thương 44 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 4: Một số mẫu văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vũ Thị Thương 45 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 5: Một số hình ảnh công tác văn thư Trường Vũ Thị Thương 46 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Vũ Thị Thương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 47 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Vũ Thị Thương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 48 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Vũ Thị Thương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 49 Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A