Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN. 4 1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 4 1.1 Khái quát chung về Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân học Kinh tế Quốc dân. 6 1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường 7 2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Tổng hợp. 10 2.1. Chức năng. 10 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.3 Cơ cấu tổ chức 13 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN. 14 2.1 Hoạt động quản lý. 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 14 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CÔNG TÁC LỮU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 15 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 15 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trường Đại học Kinh tê Quốc dân. 15 3.3 Một số kiến nghị 15 C . KẾT LUẬN 17 D . PHỤ LỤC 18
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1.1 Khái quát chung Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường Đại học Kinh tế Quốc dân học Kinh tế Quốc dân 1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Tổng hợp 10 2.1 Chức 10 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.3 Cơ cấu tổ chức 13 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .13 CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CÔNG TÁC .15 LỮU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 15 VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 15 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 15 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trường Đại học Kinh tê Quốc dân 15 3.3 Một số kiến nghị 15 C KẾT LUẬN 17 D PHỤ LỤC 18 NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ A PHẦN MỞ ĐẦU Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn – Tài liệu Làm tốt công tác văn bản, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Mặc dù gặp nhiều thuận lợi gặp khơng khó khăn q trình thực tập, tơi quan tâm giúp đỡ Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, tiếp nhận thực tập Phòng Tổng hợp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, kể từ ngày 23/03/2015 đến hết ngày 23/05/2015 Trong khoảng thời gian này, thân cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ lưu trữ sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Là cán Lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ phát triển NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ đất nước, thấy bất cập cơng tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng tơi lớn Có thể nói đợt thực tập giúp cho tơi cụ thể hố nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Nhờ có quan tâm, bảo tận tình thầy giảng viên, cán trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với phấn đấu không ngừng thân, đến em hồn thành chương trình học tập, nghiên cứu trường Qua thời gian học , thân em trau dồi trưởng thành nhiều nhiều mặt để chuẩn bị hành trang cho tươnglai Qua báo cáo thực tập này, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc tới: - Ban giám hiệu, lãnh đạo phịng ban, mơn tất q thầy cô giảng viên, cán bộ, nhân viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giúp đỡ, truyền đạt cho chúng em kiến thức quý báu môn đặc biệt nghiệp vụ công tác lưu trữ - Các cô, lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên chun mơn thuộc Phịng Tổng hợp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em tiến hành thực tập quan Và cuối em xin cảm ơn tới tất người bên cạnh giúp đỡ em lúc khó khăn, ln chỗ dựa tinh thần vững để em hồn thành tốt chương trình học tập hồn thành tốt chương trình thực tập Báo cáo gồm 4phần: A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG C PHẦN KẾT LUẬN D PHỤ LỤC NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ Do thời gian thực tập ngắn thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo cịn nhiều thiếu sót khó tránh khỏi Vì e mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy, giáo, bạn bè để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Học viên Nguyễn Thị Thủy NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1.1 Khái quát chung Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân thành lập ngày 25 tháng 01 năm 1956 với lần đổi tên tên trường “Đại học Kinh tế Quốc dân” tên gọi ngày - Tên Trường “ Huấn luyện cán Kinh tế - Tài chính” Trung ương Đảng Chính phủ định mở khóa học bồi dưỡng cán Kinh tế - Tài Những cán lớp huy động tham gia tiếp quản vùng giải phóng - Tên thứ hai Trường “ Kinh tế - Tài trung ương” với nhiệm vụ giao “đào tạo bồi dưỡng cán Kinh tế - Tài sơ cấp trung cấp để thỏa mãn bước nhu cầu cán việc khôi phục phát triển kinh tế có kế hoạch” - Tên thứ ba Trường “Đại học Kinh tế - Tài chính” Ngày 25 tháng 01 năm 1956, thủ tướng phủ ban hành Nghị định số 678/TTg việc đặt tên trường Kinh tế - Tài hệ thống trường Đại học Việt Nam - Tên thứ tư Trường “Đại học Kinh tế - Kế hoạch” Tháng 01 năm 1965, yêu cầu nên kinh tế kế hoạch hóa tập trung nên trường Đại học Kinh tế - Tài đổi tên thành trường Đại học Kinh tế Kế hoạch, trực thuộc Bộ Đại học Trung học chuyên nghiệp (nay Bộ Giáo dục Đào tạo) - Tên thứ năm Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Ngày 22 – 10 – 1985, Bộ trưởng Bộ Đại học Trung học chuyên nghiệp (nay Bộ Giáo dục Đào tạo) ký Quyết định số 1443/QĐKH việc đổi tên Trường Đại học Kinh tế Kế hoạch thành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Trải qua nửa kỷ xây dựng phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốc dân luôn giữ vững vị trí là: - Một trung tâm đào tạo bồi dưỡng cán quản lý kinh tế quản trị kinh doanh lớn Việt Nam Bên cạnh chương trình đào tạo NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ cấp cử nhân, thạc sĩ tiến sĩ, Trường thường xun tổ chức khố bồi dưỡng chun mơn ngắn hạn quản lý kinh tế quản trị kinh doanh cho nhà quản lý doanh nghiệp cán kinh tế phạm vi toàn quốc Cho đến nay, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đào tạo nhiều hệ cán quản lý quy, động, dễ thích nghi với kinh tế thị trường có khả tiếp thucác công nghệ Trong số sinh viên tốt nghiệp Trường, nhiều người giữ chức vụ quan trọng quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ doanh nghiệp Trung tâm nghiên cứu khoa học kinh tế phục vụ đào tạo, hoạch định sách kinh tế – xã hội Đảng, Nhà nước, ngành, địa phương chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Trường triển khai nhiều cơng trình nghiên cứu lớn kinh tế kinh doanh Việt Nam, Chính phủ trực tiếp giao nhiều đề tài nghiên cứu lớn quan trọng Ngoài ra, Trường hợp tác nghiên cứu với nhiều trường đại học, viện nghiên cứu tổ chức quốc tế - Trung tâm tư vấn chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế quản trị kinh doanh Trường có nhiều góp to lớn việc tư vấn cho tổ chức Trung ương, địa phương doanh nghiệp Ảnh hưởng sâu rộng trường Đại học Kinh tế Quốc dân đến tồn cơng đổi tăng cường mối liên kết chặt chẽ Trường với quan thực tiễn Trường Đại học KTQD có quan hệ trao đổi, hợp tác nghiên cứu - đào tạo với nhiều trường đại học, viện nghiên cứu tiếng nhiều tổ chức quốc tế nước Liên Bang Nga, Trung Quốc, Bungari, Ba Lan, CH Sec Slụvakia, Anh, Pháp, Mỹ, Úc, Nhật, Thuỵ Điển, Hà Lan, CHLB Đức, Canada, Hàn Quốc, Tháii Lan Đặc biệt, trường nhận tài trợ nước tổ chức quốc tế tổ chức Sida (Thuỵ Điển), UNFPA, CIDA (Canada), JICA (Nhật Bản), Chính phủ Hà Lan, ODA (Vương quốc Anh), UNDP, Ngân hàng Thế giới, Quỹ Ford (Mỹ), Quỹ Hanns Seidel (Đức) để tổ chức nghiên cứu, xây dựng chương trình đào tạo mở khoá đào tạo thạc sĩ Trường kinh tế, quản lý, quản trị kinh doanh lớp bồi dưỡng kinh tế thị NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ trường Đồng thời, Trường có quan hệ với nhiều cơng ty nước ngồi việc đào tạo, nghiên cứu cấp học bổng cho sinh viên Đại học Kinh tế Quốc dân đạt nhiều thành tựu to lớn trao tặng nhiều danh hiệu cao quý Đảng Nhà nước như: Huân chương Lao động Hạng Ba giai đoạn 1961 - 1972, Hạng Hai năm 1978, Hạng Nhất năm 1983, Huân chương Độc lập hạng Ba năm 1986, Hạng Hai năm 1991và Hạng Nhất năm 1996, danh hiệu Anh hùng Lao động năm 2000, Huân chương Hồ Chí Minh năm 2001-2011, Huân chương Hữu nghị nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào năm 2008 Mục tiêu phấn đấu Trường đến năm 2020 trở thành trường đại học đại với đầy đủ trang thiết bị tiên tiến Để đảm bảo chất lượng giảng dạy học tập đạt tiêu chuẩn quốc tế, Trường nâng cấp hệ thống phòng học, mua thiết bị đại, soạn xuất giáo trình tài liệu tham khảo, hệ thống thông tin phục vụ đào tạo nghiên cứu, đổi nâng cấp sở vật chất có với trang thiết bị đại 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường Đại học Kinh tế Quốc dân học Kinh tế Quốc dân Trường thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Điều 28 Luật Giáo dục : - Nội dung giáo dục phổ thông phải bảo đảm tính phổ thơng, bản, tồn diện, hướng nghiệp có hệ thống; gắn với thực tiễn sống, phù hợp với tâm sinh lý lứa tuổi học sinh, đáp ứng mục tiêu giáo dục cấp học - Giáo dục tiểu học phải bảo đảm cho học sinh có hiểu biết đơn giản, cần thiết tự nhiên, xã hội người; có kỹ nghe, nói, đọc, viết tính tốn; có thói quen rèn luyện thân thể, giữ gìn vệ sinh; có hiểu biết ban đầu hát, múa, âm nhạc, mỹ thuật - Giáo dục trung học sở phải củng cố, phát triển nội dung học tiểu học, bảo đảm cho học sinh có hiểu biết phổ thơng tiếng Việt, tốn, lịch sử dân tộc; kiến thức khác khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, pháp luật, tin học, ngoại ngữ; có hiểu biết cần thiết tối thiểu kỹ NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ thuật hướng nghiệp - Giáo dục trung học phổ thông phải củng cố, phát triển nội dung học trung học sở, hồn thành nội dung giáo dục phổ thơng; ngồi nội dung chủ yếu nhằm bảo đảm chuẩn kiến thức phổ thơng, bản, tồn diện hướng nghiệp cho học sinh cịn có nội dung nâng cao số môn học để phát triển lực, đáp ứng vọng học sinh 1.3 Cơ cấu tổ chức Trường Trường Đại học Kinh tế Quốc dân trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực trường đại học công lập trọng điểm hệ thống trường đại học nước, với chương trình đào tạo, nghiên cứu khoa học kinh tế, quản trị kinh doanh ngang tầm với trường khu vực giới, năm qua trường dành nhiều thời gian nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức máy bước hoàn thiện tổ chức máy nhà trường để đáp ứng cho nhu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học Nhà nước, xã hội Đến cấu tổ chức máy trường gồm 11 phòng ban chức năng, 18 khoa (trong khoa giảng dạy chung, 01 khoa quản lý), môn trực thuộc trường, 60 môn thuộc khoa tương đương, 10 viện (có viện đào tạo chuyên ngành), trung tâm (có trung tâm đào tạo bồi dưỡng), tạp chí, Nhà xuất đơn vị quản lý gián tiếp Cơ cấu tổ chức trường mơ hình tổ phận theo chức năng, bao gồm: - Hiệu trưởng trường đại học:Hiệu trưởng người đại diện theo pháp luật nhà trường, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý điều hành hoạt động nhà trường theo qui định pháp luật Hiệu trưởng có quyền ban hành bãi bỏ nội qui nội trường nhằm đảm bảo việc điều hành, kiểm tra giám sát hoạt động trường theo qui định hành; tổ chức tuyển dụng bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ, nhân viên trường; tổ chức hoạt động đào tạo khoa học- công nghệ trường theo qui định hành Hiệu trưởng chủ tài khoản trường đại NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ học, chịu trách nhiệm trước pháp luật tồn cơng tác quản lý tài tài sản đơn vị - Các Viện, Trung tâm trực thuộc Trường: Là đơn vị trực thuộc trường, thành lập nhằm thực chức cụ thể như: nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn, nhằm phát huy khả cung cấp dịch vụ nhà trường đáp ứng nhu cầu xã hội.Gồm đơn vị: Viện Quản trị Kinh doanh, Viện Đào tạo Sau đại học, Viên Nghiên cứu Kinh tế Phát triển, Viện Dân số Các vấn đề xã hội, Viện Công nghệ thông tin, Viện Đào tạo Quốc tế, Viện Đào tạo Kinh tế phát triển Chính sách cơng Việt Nam- Hà Lan, Viện Châu Á Thái Bình Dương, Trung tâm Dịch vụ Hỗ trợ Đào tạo,Trung tâm Thông tin tư liệu, Trung tâm Đào tạo từ xa, Trung tâm Đào tạo Liên tục, Trung tâm đào tạo ngoại ngữ - Các Viện, Khoa đào tạo chuyên ngành: Là đơn vị thành lập trực thuộc trường, có nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập chủ trì tổ chức trình - Phó Hiệu trưởng trường đại học: Các Phó Hiệu trưởng giúp Hiệu trưởng việc quản lý điều hành hoạt động trường, trực tiếp phụ trách số lĩnh vực công tác theo phân công Hiệu trưởng - Hội đồng khoa học đào tạo: Hội đồng khoa học đào tạo tổ chức tư vấn cho Hiệu trưởng mục tiêu, chương trình đào tạo, khoa học cơng nghệ trường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ, nhân viên Hội đồng khoa học đào tạo bao gồm Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, trưởng khoa, viện trưởng, số giám đốc trung tâm, trưởng phòng, giáo sư, phó giáo sư hoạt động khoa học cơng nghệ Trường ngồi Trường - Các Phịng chức năng: Hiện Trường có 16 đơn vị chức đơn vị thành lập với chức tham mưu giúp Hiệu trưởng việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực công việc theo chức nhiệm vụ Hiệu trưởng giao.Gồm đơn vị: Phòng Tổng hợp, Phịng Tổ chức Cán bộ, Phịng Tài Kế tốn, Phòng Quản trị thiết bị, Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Quản lý khoa học, Phòng Hợp tác Quốc tế, NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ Phịng Cơng tác trị quản lý sinh viên, Phòng Bảo vệ, Phòng Thanh tra – pháp chế, Phịng Khảo thí đảm bảo chất lượng giáo dục Ngồi trường đại học KTQD cịn có thêm đơn vị như: Nhà xuất bản, Trạm y tế, Nhà trẻ Đào tạo số ngành, tổ chức trình đào tạo hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung nhà trường Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học Hiệu trưởng giao, tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập Bao gồm viện, khoa: Viện Ngân hàng Tài chính, viện Thương mại Kinh tế quốc tế, viện Kế toán - Kiểm toán, viện Công nghệ thông tin, khoa Bất động sản Kinh tế tài nguyên, khoa Luật Kinh tế, khoa Kinh tế học, khoa Kinh tế Quản lý Nguồn nhân lực, khoa Môi trường Đô thị, khoa Quản trị kinh doanh, khoa Tin học kinh tế, khoa Marketting, khoa Toán kinh tế, khoa Kế hoạch Phát triển, khoa Khoa học quản lý, khoa Thống kê, khoa Du lịch Khách sạn, khoa Đầu tư, khoa Bảo hiểm, khoa Ngoại ngữ kinh tế - Các khoa không đào tạo chuyên ngành Bộ môn trực thuộc Trường: Khoa Lý luận trị, khoa Giáo dục Quốc phịng, khoa Đại học Tại chức, Bộ môn Giáo dục thể chất - Các Trung tâm trực thuộc khoa: Là đơn vị trực thuộc khoa, thành lập nhằm khai thác nguồn nhân lực thuộc mạnh công tác chuyên môn khoa chuyên ngành thực chức cụ thể như: nghiên cứu khoa học, tư vấn kinh tế, bồi dưỡng kiến thức, đào tạo cấp chứng ngắn hạn… nhằm cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu để góp phần nâng cao vị uy tín nhà trường lĩnh vực đào tạo tư vấn cung cấp sản phẩm dịch vụ cho xã hội gồm có 11 đơn vị: Trung tâm Nghiên cứu, Bồi dường Tư vấn quản lý – Khoa Khoa học Quản lý; Trung tâm Kinh tế tài nguyên Phát triển nông thôn – Khoa Bất động sản KTTN; Trung tâm Tư vấn Bồi dưỡng kiến thức đầu tư – Khoa Đầu tư; Trung tâm Bồi dưỡng, Đào tạo Tư vấn du lịch – Khoa Du lịch – Khách sạn; Trung tâm Phân tích, Dự báo Phát triển bền vững – Khoa Kinh tế học; Trung NGUYỄN THỊ THỦY CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ tâm Bồi dưỡng Tư vấn pháp luật – Khoa Luật; Trung tâm Marketing Thương hiệu – Khoa Marketing; Trung tâm Nghiên cứu - Tư vấn Môi trường Phát triển bền vững – Khoa Môi trường Đô thị; Trung tâm Tư vấn Doanh nghiệp – Khoa Quản trị Kinh doanh; Trung tâm Tư vấn Phát triển nguồn nhân lực – Khoa Kinh tế Quản lý Nguồn nhân lực; Trung tâm Xử lý liệu Kinh tế xã hội dự báo – Khoa Toán Kinh tế - Tổ chuyên trách: Văn phịng Đảng Uỷ, Cơng Đồn trường, Đồn Thanh niên, Hội Sinh viên Hội Cựu chiến binh Sơ đồ máy tổ chức Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Phụ lục 01) Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Tổng hợp 2.1 Chức Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực quản lý cơng tác hành - tổng hợp, văn thư, lưu trữ lễ tân, khánh tiết trường; điều phối hoạt động đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng Trường 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Chủ trì tổng hợp lập chương trình kế hoạch cơng tác trường tổ chức theo dõi đôn đốc hoạt động đơn vị trường thực chương trình, kế hoạch - Chủ trì tổng hợp làm báo cáo trường, lập biểu báo cáo thống kê theo yêu cầu cấp Trường - Tham mưu, chủ trì xây dựng tổ chức triển khai hoạt động phát triển thương hiệu Trường nước - Chủ trì xếp lịch cơng tác tuần Trường; tổ chức soạn thảo quy định, quy chế thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; kiểm tra thể thức thủ tục việc ban hành văn hành Trường - Làm cơng tác thư ký cho Ban Giám hiệu, bao gồm: xây dựng, chương trình, kế hoạch lịch cơng tác; phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi NGUYỄN THỊ THỦY 10 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ biên dự thảo thông báo, kết luận họp Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng chủ trì - Chủ trì, phối hợp với Phịng Tổ chức Cán giúp Hiệu trưởng đôn đốc, kiểm tra việc thực quy chế làm việc trường quy định khác Trường bàn hành - Tổ chức, quản lý hướng dẫn thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ trường, đóng dấu quản lý dấu; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng; cấp giấy phép; làm thẻ viên chức thẻ sinh viên hệ đại học quy hệ cấp đại học quy trường lục văn cấp theo quy định Hiệu trưởng - Đầu mối quản lý đào tạo ngắn hạn có cấp chứng Trường Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan in, cấp quản lý loại phôi chứng đào tạo ngắn hạn - Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán đơn vị có liên quan, tổ chức Hội nghị đại biểu cán bộ, viên chức hàng năm, hội nghị chung kiện trường theo nhiệm vụ phân công Hiệu trưởng - Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, đạo công tác thi đua, khen thưởng Trường; thường trực Hội đồng thi đua trường - Chuẩn bị văn bản, phát biểu Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng theo yêu cầu - Đầu mối giao tiếp, xếp lịch làm việc, tiếp đón khách Trường (trừ khách quốc tê) Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện lại thuận tiện, chu đáo cho khách thời gian công tác trường có yêu cầu Hiệu trưởng phê duyệt - Chuẩn bị điều kiện cần thiết Ban Giám hiệu công tác nước - Chủ trì, phối hợp với Phịng Quản trị Thiết bị quản lý điều hành sử dụng xe ô tô Trường Quản lý điều phối sử dụng phòng họp; vệ sinh, NGUYỄN THỊ THỦY 11 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ phục vụ phòng làm việc Ban Giám hiệu, Chủ tịch Hội đồng trường phòng họp Phòng trực tiếp quản lý Đảm bảo điều kiện vật chất theo quy định cho Ban Giám hiệu, Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng trường làm việc - Quản lý in chủ trì với đơn vị trường để phát hành loại hồ sơ tuyển sinh, in tài liệu phục vụ cho đạo quản lý Trường, loại giấy tờ, sổ sách trường - Chủ trì, phối hợp với Phịng Hợp tác Quốc tế, Phịng Tài Kế tốn mua sắm, cấp phát q tặng vật phẩm lưu niệm trường theo quy định - Phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị cấp phát văn phòng phẩm cho lãnh đạo nhà trường theo quy định - Phối hợp với Cơng đồn trường đơn vị liên quan gia đình làm thủ tục tang lễ cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng, sinh viên trường qua đời thực hiếu, hỷ theo quy định hành - Thực cải cách hành chính, triển khai chế hành “một cửa”, ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Hướng dẫn, bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ cơng tác văn phịng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng …) cho viên chức đơn vị tổ chức thuộc trường - Cấp sở quản lý toàn diện nhân Đề xuất nhu cầu phối hợp với đơn vị chức tham gia vào trình tuyển dụng viên chức, lao động hợp đồng Phòng theo quy định hành - Tạo điều kiện phối hợp hoạt động với đồn thể quần chúng Phịng - Chủ động phối hợp với đơn vị chức năng: đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho viên chức lao động hợp đồng thuộc Phòng quản lý - Chủ động phối hợp với đơn vị chức năng: đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức lao động hợp đồng thuộc Phòng quản lý - Quản lý sử dụng có hiệu lao động, tài sản giao theo quy NGUYỄN THỊ THỦY 12 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ định pháp luật hành Trường - Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 2.3 Cơ cấu tổ chức - Trưởng Phòng: ThS Bùi Đức Dũng - Phó Phịng: Đ/c Nguyễn Việt Cường ThS Hồ Quỳnh Anh - Cán Văn phòng: Đỗ Thị Kim Liên Nguyễn Thị Nhung Trần Đăng Ninh Hà Thị Ngà Phạm Thị Kim Nguyên Nguyễn Thị Minh Tâm Trần Trung Dũng Trương Văn Thanh - Tổ xe: Ngô Quốc Tuấn (Tổ trưởng) Nguyễn Quang Hưng (A) (Tổ phó) Nguyễn Vũ Dũng Nguyễn Duy Hoạt Nguyễn Văn Tuấn Nguyễn Văn Lâm Nguyễn Quang Hưng (B) Trần Quốc Nam CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 2.1 Hoạt động quản lý Do cán phòng nhận thức tầm quan trọng giá trị tài liệu lưu trữ nên thực tốt công tác lưu trữ - Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ - Tổ chức phận tốt, cán thực lưu trữ có kinh nghiệm lâu dài 2.2 Hoạt động nghiệp vụ NGUYỄN THỊ THỦY 13 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ - Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đầy đủ - Xác định giá trị tài liệu xác - Chỉnh lý tài liệu theo quy định - Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ áp dụng công cụ truyền thống - Bảo quản tài liệu lưu trữ cịn nhiều khó khăn - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu cao NGUYỄN THỊ THỦY 14 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CÔNG TÁC LỮU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Phịng Tổng hợp cơng việc làm nhiều công tác lưu trữ Lưu trữ toàn tài liệu:Quyết định Trường, Công văn Trường, Quyết định sau đại học Quyết định tổ chức cán Kho lưu trữ lưu trữ tầng nhà 10, tài liệu lưu trữ cẩn thận, xếp gọn gàng Tơi thực hồn thành tốt cơng tác lưu trữ theo hướng dẫn cô, Phòng Tổng hợp 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trường Đại học Kinh tê Quốc dân - Thường xuyên tổ chức cho cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao kiến thức có thêm kinh nghiệm cơng việc - Ln có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc - Phải đảm bảo hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ theo quy định ban hành - Nên mở thêm diện tích kho lưu trữ để tiện cho việc lưu trữ tài liệu khai thác sử dụng - Tăng cường đẩy mạnh công tác tin học, ứng dụng công nghệ thông tin dựa tảng ứng dụng công nghệ thông tin đại - Hàng năm cần cử cán lưu trữ đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn công tác Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý 3.3 Một số kiến nghị - Đối với quan, tổ chức: +, Lãnh đạo cần có nhận thức tốt lưu tữ Tăng cường đầu tư vật chất, trang thiết bị cho kho lưu trữ +, Cần có chun viên chun lưu trữ +, Tham gia lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ NGUYỄN THỊ THỦY 15 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ - Đối với khoa, trường: khơng có kiến nghị thêm NGUYỄN THỊ THỦY 16 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ C KẾT LUẬN Trường Đại học Kinh tế Quốc dân trường đại học lớn hệ thống trường đại học Việt Nam Trường có hệ thống lớn ngành đào tạo Chính thế, việc lưu trữ tài liệu cần thiết Tôi thực tập hội lớn để trải nghiệm nhân viên lưu trữ Dưới hướng dẫn cơ, Phịng Tổng hợp giúp tơi hồn thành tốt cơng việc Khối tài liệu trường lớn, cần có tâm huyết nhiệt tình cơng việc Mọi cơng việc cho dù khó khăn đến bao nhiều có tình yêu nghề vượt qua tất Trong công tác lưu trữ thể rõ hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ: - Hoạt động quản lý: + Xây dựng, ban hành văn lưu trữ + Tổ chức, phận, cán thực công tác lưu trữ - Hoạt động nghiệp vụ: + Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ + Xác định giá trị tài liệu + Chỉnh lý tài liệu + Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ + Bảo quản tài liệu lưu trữ + Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ hoạt động thiếu hoạt động tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Hy vọng, với vai trò đặc biệt quan trọng công tác lưu trữ quan, tổ chức Trường Đại học Kinh tế Quốc dân nói chung Phịng Tổng hợp nói riêng tăng cường chấn chỉnh, thực quy định để công tác đạt kết tốt thời gian tới NGUYỄN THỊ THỦY 17 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ D PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ Bộ máy tổ chức Trường Đại học Kinh tế Quốc dân NGUYỄN THỊ THỦY 18 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BỘ MÁY TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN HỘI HỘI ĐỒNG ĐỒNG KHOA KHOA HỌC HỌC VÀ VÀ ĐÀO ĐÀO TẠO TẠO HIỆU TRƯỞNG PHÓ PHÓ HIỆU HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG HỘI HỘI ĐỒNG ĐỒNG GIÁO GIÁO SƯ SƯ ĐẢNG UỶ CÔNG CÔNG ĐOÀN ĐOÀN TRƯỜNG TRƯỜNG ĐOÀN ĐOÀN TNCS TNCS HCM HCM HỘI HỘI SINH SINH VIÊN VIÊN TỔ TỔ CHUYÊN CHUYÊN TRÁCH TRÁCH CÁC CÁC PHÒNG PHÒNG CHỨC CHỨC NĂNG NĂNG TRỰC TRỰC THUỘC THUỘC PHÒNG TỔNG HỢP CÁC CÁC VIỆNVIỆNTRUNG TRUNG TÂM TÂM TRỰC TRỰC THUỘC THUỘC V ĐT SAU ĐẠI HỌC CÁC CÁC KHOA KHOA KHÔNG KHÔNG ĐÀO ĐÀO TẠO TẠO NGÀNHNGÀNHBM BM TRỰC TRỰC THUỘC THUỘC CÁC CÁC KHOA KHOA ĐÀO ĐÀO TẠO TẠO CHUYÊN CHUYÊN NGÀNH NGÀNH K LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ K BẤT ĐỘNG SẢN KTTN CÁC CÁC TỔ TỔ CHỨC CHỨC ĐOÀN ĐOÀN THỂ THỂ CÁC CÁC VIỆNVIỆNTRUNG TRUNG TÂM TÂM TRỰC TRỰC THUỘC THUỘC P TỔ CHỨC CÁN BỘ V CÔNG NGHỆ TTKT K ĐH TẠI CHỨC K BẢO HIỂM TT NCBD tư vấn QL P TÀI CHÍNH KẾ TỐN V ĐT QUỐC TẾ K GD QUỐC PHÒNG K ĐẦU TƯ TT KTTN PTNT KT P QL ĐÀO TẠO V QT KINH DOANH BM CÔNG NGHỆ TT K DU LỊCH VÀ KS TTTV BD kiến thức Đtư P QL KHOA HỌC V DÂN SỐ CVĐ XH BM GD THỂ CHẤT K KẾ HOẠCH & PT TT BD, ĐT TV Du lịch P CTCT&QLSV V NGHIÊN CỨU KTPT K KINH TẾ HỌC TTPTích, DB PT bền vững P QT THIẾT BỊ V QL CHÂU Á TBD K KT QL NGUỒN N LỰC TT BD TV pháp luật P THANH TRA-PC V NGÂN HÀNG-TC K KHOA HỌC QUẢN LÝ TT Marketing Thương hiệu P KHẢO THÍ ĐBCLGD V THƯƠNG MẠI KTQT K LUẬT TT NC tư vấn Mơi trường PHỊNG BẢO VỆ V KẾ TOÁN –KT K MARKETING TT tư vấn Doanh nghiệp P HỢP TÁC QUỐC TẾ TT ĐT TIÊN TIẾN POHE K MÔI TRƯỜNG & ĐT TT TV PT nguồn NL TẠP CHÍ KT PHÁT TRIỂN TT ĐÀO TẠO TỪ XA K NGOẠI NGỮ KT TT Xử lý liệu Kinh tế xã hội dự báo NHÀ XUẤT BẢN TT ĐT LIÊN TỤC NHÀ TRẺ TT PHÁP VIỆT ĐT VỀ QL K THỐNG KÊ TRẠM Y TẾ TT DỊCH VỤ HTĐT K TIN HỌC KT TT TT THƯ VIỆN K TOÁN KT NGUYỄN THỊ THỦY HỘI CỰC CHIẾN BINH HỘI CỰU GIÁO CHỨC K QUẢN TRỊ KD 19 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ Phụ lục 02 Quy trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu Xác định giá trị tài liệu Chỉnh lý tài liệu Thống kê công cụ tra tìm Bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ NGUYỄN THỊ THỦY 20 CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGUYỄN THỊ THỦY KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6