Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 5 CHƯƠNG II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ VÀ BỘ PHẬN LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN 10 CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN VP.UBND TỈNH QUẢNG NINH 15 1. Hoạt động quản lý 15 2. Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 15 2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 16 2.2 Xác định giá trị tài liệu 18 2.3 Chỉnh lý tài liệu 19 2.4 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu 28 2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 29 CHƯƠNG IV. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, 31 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 31 1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 32 2. Một số khuyến nghị 33 C. KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 B NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I 5 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 5 CHƯƠNG II 10 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ VÀ BỘ PHẬN LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN 10 CHƯƠNG III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN- VP.UBND TỈNH QUẢNG NINH 15 1 Hoạt động quản lý .15 2 Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 15 2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 16 2.2 Xác định giá trị tài liệu 18 2.3 Chỉnh lý tài liệu 19 2.4 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu 28 2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 29 CHƯƠNG IV BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, 31 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ .31 1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 32 2 Một số khuyến nghị .33 C KẾT LUẬN 34 D PHỤ LỤC 1 D PHỤ LỤC Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, có đội ngũ giảng viên của nhà trường được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ giỏi để phục vụ cho công việc học tập được tốt nhất Nghành văn thư- lưu trữ chính là một nghành đi đầu của nhà trường từ khi nhà trường mới thành lập đến nay, phương chân đào tạo của nhà trường chính là “Học thật, thi thật để sau này làm thât” Chính vì vậy mà nhà trường không ngừng nâng cao cách dạy và học đối với giảng viên và sinh viên, Thực tập cũng được xem như là một môn học được nhà trường áp dụng vào quá trình học để cho sinh viên có cái nhìn toàn diện hơn về công tác Văn thư- lưu trữ, từ đó mang lại cho sinh viên những thành quả lớn về kiến thức học tập cũng như kinh nghiệm trong thực tiễn mà chúng ra có thể thấy rõ Là sinh viên chuyên nghành Văn thư- lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, ngay trong quá trình học em đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên năm cuối chuyên nghành Văn thư- lưu trữ, được sự phân công của nhà trường và sự đồng ý của Trung tâm thông tin- VP.UBND tỉnh Quảng Ninh, em đã đến thực tập tại cơ quan này, với sự lãnh giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan và các anh chị công tác tại Trung tâm Thông tin, em đã hoàn thành đợt thực tập của mình Trong thời gian này, em thấy việc thực tập là vô cùng hữu ích và cần thiết, giúp em có điều kiện đối chiếu và vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới và rèn luyện tác phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp; đồng thời rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc Người ta thường nói: “Trăm hay không bằng tay quen”, từ đó thấy được rằng, là một cán bộ văn thư- lưu trữ giỏi không chủ là nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có ký năng thực hành, cúng chính là thước đo nặng lực thực tế của cán bộ Văn thư- lưu trữ Việc đi thực tập giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm của các cô chú, anh chị đã làm việc lâu năm, giúp em thấy được giữa lý luận và thực tế chỉ là tương đối, đôi khi trong quá trình giải quyết công việc bên cạnh việc tuân theo những nguyên tắc nhất định Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 1 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì cán bộ Văn thư- lưu trữ cần linh hoạt cho phù hợp với thực tế, điều kiện khách quan, để giải quyết công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất Công tác Văn thư – Lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân một phần phụ thuộc vào công tác văn thư , lưu trữ làm tốt hay không.Cũng chính vì điều đó mà Công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác Văn thư- Lưu trữ là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng Như vậy, Công tác Văn thư – Lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư – Lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật Công tác Văn thư – Lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 2 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản được giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản đó sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực nhất Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu Lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức thực hiện tốt việc Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng Tài liệu Lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu , đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ Chính vì vậy, em chọn chủ đề “Công tác Văn thư – Lưu trữ ” làm báo cáo kiến tập Đây là một lĩnh vực lớn nên em chỉ để cập đến công tác Văn thư – Lưu trữ ở nơi em thực tập đó là Văn thư- lưu trữ trong cơ quan Được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên đề của bản thân, em cũng gặp rất nhiều thuận lợi, được tiếp cận với thực tế để hiểu sâu hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ Bên cạnh những thuận lợi đó thì còn có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện chuyên đề này như vì kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, trình độ xử lý công việc còn chậm còn nhiều hạn chế nên em chưa thể vận dụng hết vào thực tế làm việc Nhưng sau thời gian kiến tập được sự chỉ bảo của anh chị trong cơ quan em đã khắc phục được tình trạng này Do thời gian thực tập có hạn, nên trong bản báo cáo này, em xin được trình bày những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Trung tâm thông tin- VP.UBND tỉnh Quảng Ninh Dưới đây là bản báo cáo thực tập của em Trong thời gian kiến tập, viết báo cáo, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 3 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất mong sự đóng góp quý báu của Thầy, Cô giáo tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và các bác, các cô, chú, anh, chị đang công tác tại Trung tâm Thông tinVP.UBND Tỉnh Quảng Ninh để bài báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh hơn Qua bài báo cáo của mình, em xin được bày tỏ và gửi lời cảm ơn đến các cán bộ của Phòng Công báo – Lưu trữ thuộc Trung tâm thông tin – Văn phòng Ủy ban nhân nhân Tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện để em được tiếp xúc thực tế với công việc từ đó tìm hiểu kĩ hơn và củng cố lại kiến thức, phát hiện ra những thiếu xót trong quá trình học tập và thực tập giúp em tích lũy thêm kinh nhiệm để phục vụ cho học tập cũng như cho công việc của bản thân sau này Em xin chân thành cảm ơn! Hạ Long, ngày 16 tháng 4 năm 2015 Sinh viên Lăng Thị Minh Dung Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 4 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN * Lịch sử hình thành: Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh ra quyết định số 2608/QĐ-UBND ngày 19/8/2008 về việc thành lập Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ có các chức năng chính về Công báo, Tin học và lưu trữ hiện hành của Văn phòng Ngày 08/9/2009, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh ra quyết định số 2727/QĐ-UBND, đổi tên cho Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ thành Trung tâm Thông tin Ngoài chức năng, nhiệm vụ về Công báo, tin học và lưu trữ, Trung tâm thông tin còn có nhiệm vụ quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin lên cổng thông tin tổng hợp của Cổng thông tin điện tử Quảng Ninh Chức năng Trung tâm Thông tin là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng công bố các văn bản pháp luật trên Công báo tỉnh; quản lý việc cấp phát, sử dụng đối với Công báo cấp miễn phí cho các cơ quan, tổ chức trong tỉnh; tổ chức thực hiện các hoạt động tin học của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân tỉnh; quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin lên cổng thông tin tổng hợp của Cổng thông tin điện tử Quảng Ninh; tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân theo quy định của pháp luật Trung tâm Thông tin chịu sự chỉ đạo toàn diện của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan Công báo Trung ương, Cổng thông tin điện tử Chính phủ Trung tâm Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 5 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Nhiệm vụ: - Các nhiệm vụ về Công báo Tiếp nhận, nhập danh mục thông tin, thuộc tính văn bản gửi đăng Công báo, lưu trữ văn bản do các cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền ban hành gửi đên; Đọc soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đối chiếu, căn chỉnh giữa bản điện tử với bản chính của văn bản để sắp xếp biên tập, thiết kế kỹ thuật tạo bản điện tử của từng số Công báo; Đề nghị cơ quan ban hành có văn bản thu hồi, sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ theo đúng trình tự của pháp luật hiện hành nếu phát hiện có sai sót về nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản; Trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành Công báo; ký kết, thực hiện và thanh lý các hợp đồng in ấn, phát hành Công báo theo quy định của pháp luật; Lưu giữ Công báo đã phát hành và văn bản đăng Công báo đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, đối chiếu; Quản lý cơ sở dữ liệu bản điện tử của các số Công báo đã xuất bản; Đề xuất, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền quyết định những vấn đề liên quan đến hoạt động Công báo; Giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh soạn thảo trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các Văn bản Quy phạm Pháp luật liên quan đến hoạt động Công báo và tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó sau khi ban hành; Tham mưu cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh các nội dung liên quan đến việc rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật đăng trên Công báo; Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu của Công báo tỉnh lên Công báo điện tử của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Tổ chức hoạt động và trực tiếp quản lý Công báo điện tử của tỉnh; Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 6 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lập dự toán kinh phí hoạt động, kinh phí xuất bản, phát hành Công báo hàng năm để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; quản lý, sử dụng đối với hoạt động tài chính theo quy định của Pháp luật; Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp của cơ quan Công báo Trung ương và có trách nhiệm báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan Công báo Trung ương về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ xuất bản và phát hành Công báo - Các nhiệm vụ về Công tác Tin học: Thực hiện các nhiệm vụ về Quản lý mạng nội bộ Cơ quan Văn phòng UBND tỉnh; bảo trì, sửa chữa, tham mưu phát triển ứng dụng tin học trong các hoạt động của Văn phòng Ưỷ ban nhân dân tỉnh; Thực hiện các dịch vụ về tin học, chuyển giao công nghệ, xây dựng, phát triển phần mềm công nghệ thông tin; sửa chữa thiết bị cho các cơ quan hành chính, các đơn vị ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Được Ủy ban nhân dân tỉnh giao trực tiếp quản lý điều hành các dự án công nghệ thông tin do Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh làm chủ đầu tư Giám đốc Trung tâm thông tin chịu trách nhiệm trước Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về công việc được giao - Các nhiệm vụ về công tác Lưu trữ Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn hàng năm về Công tác Lưu trữ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và hướng đẫn tổ chức thực hiện; Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định về Công tác Lưu trữ tại Vãn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Tham mưu cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và Công tác Lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm Công tác Lưu trữ Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 7 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về Lưu trữ theo quy định; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh; Triển khai các dịch vụ lưu trữ, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin theo quy định; - Các nhiệm vụ về Quản lý, Biên tập, Cập nhật thông tin lên Cổng thông tin điện tử tổng hợp của Tỉnh Tổ chức sản xuất tin tức, đưa các Văn bản Quy phạm pháp luật, Văn bản chỉ đạo điều hành của UBND Tỉnh lên cổng thông tin điện tử tổng hợp của Tỉnh; Thu thập, biên tập, biên dịch thông tin (tiếng Anh, tiếng Trung Quốc) cập nhật lên cổng Thông tin điện tử Tổng hợp của Tỉnh theo thẩm quyền được giao; Triển khai Công báo điện tử trên Cổng Thông tin điện tử Tổng hợp của Tỉnh; Phối hợp với các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các Dịch vụ công, tra cứu tìm kiếm thông tin và quảng cáo trên Cổng Thông tin điện tử tổng hợp của tỉnh theo quy định của Pháp luật; Tiếp nhận câu hỏi của công dân và doanh nghiệp chuyển tới các cơ quan chức năng trả lời về Thủ tục hành chính và các công việc liên quan đến Công tác Quản lý nhà nước của bộ máy hành chính; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh giao * Quyền hạn của Trung tâm Thông tin Trực tiếp Quản lý Tài chính đối với các hoạt động của Trung tâm theo quy định của Pháp luật Ngân sách địa phương đảm bảo cấp toàn bộ kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm, trả nhuận bút cho Cổng Thông tin điện tử Tổng hợp, phát hành Công báo miễn phí và các nhiệm vụ khác theo Quyết định của Ủy ban Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 8 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân dân Tỉnh Căn cứ vào nhu cầu độc giả, Trung tâm trực tiếp hoặc thông qua các đại lý, đơn vị, cá nhân có đủ điều kiện phát hành Công báo có thu phí cho Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước (ngoài số lượng công báo miễn phí) Đươc tô chức khai thác quảng cáo, truyên thông và các hoạt động dịch vụ công trên Cổng thông tin điện tử Tổng hợp theo Quy định của Pháp luật * Cơ cấu tổ chức Trung tâm thông tin bao gồm : Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 9 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tiêu chuẩn qui định bìa hồ sơ lưu trữ có kích thước 650mm x 320mm (không tính kích thước phần tai trên và tai dưới) và gồm 5 phần: + Tờ đầu có kích thước 320mm x 230mm; + Phần gáy có kích thước 320mm x 40mm (có 5 đường gấp nếp, khoảng cách giữa các đường là 10mm); + Tờ sau có kích thước 320mm x 230mm; + Phần tai trên và tai dưới có kích thước 230mm x 100mm (có 5 đường gấp nếp, khoảng cách giữa các đường là 10mm); + Phần tai cạnh có kích thước 320mm x 150mm (có 5 đường gấp nếp, khoảng cách giữa các đường là 10mm); *) Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Dùng dụng cụ tháo gim để gỡ bỏ gim, kẹp ghim, tránh ghim, kẹp gim bị han rỉ làm hư hỏng tài liệu Làm phẳng đối với tài liệu bị nhàu nát Phô tô lại đối với tài liệu là bản fax để tránh bay mực mất chữ *) Đưa hồ sơ vào hộp *) Viết và dán nhãn hộp *)Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá d) Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Tài liệu trong phông UBND Tỉnh Quảng Ninh chưa tiến hành tiêu hủy tài liệu loại vì những tài liệu hết thời hạn bảo quản, sau khi được đánh giá lại vẫn thấy còn giá trị 2.4 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu Đối với những hồ sơ tài liệu đã được chỉnh lý hoàn thiện, cơ quan tiến hành lập mục lục hồ sơ Căn cứ các nội dung trên thử tạm, phòng lưu trữ đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông; Quyển mục lục còn bao gồm Lời nói đầu giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và phương án phân loại tài liệu Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyển mục lục hồ sơ sau khi in được đóng quyển nhằm phục vụ việc tra cứu tài liệu được dễ dàng Mục lục hồ sơ được in riêng thành 3 quyển theo thời hạn bảo quản: Tạm thời,lâu dài,vĩnh viễn Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo tiêu chuẩn nghành TCN-041997 “Mục lục hồ sơ” được ban hành kèm theo quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trưc Nhà nước Ngoài quyển mục lục hồ sơ, Phòng công nghệ thông tin của Trung tâm thông tin còn giúp Bộ phận lưu trữ xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, giúp công tác tra cứu tài liệu lưu trữ một cách dễ dàng, đây cũng là áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu phông UBND Tỉnh Quảng Ninh được bảo quản tập trung tại kho lưu trữ hiện hành nằm trong trụ sở UBND tỉnh Quảng Ninh Hồ sơ tài liệu được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ; tìa liệu được vệ sinh thường xuyên, có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản như: giá, tủ, điều hòa nhiệt độ, hộp đựng tài liệu… phương tiện phòng chống cháy nổ, chống mối mọt và các tác nhân phá hoạt của côn trung, môi trường, thời tiết, và camera theo dõi chống kẻ gian lấy cắp Cơ quan thường xuyên kiểm tra việc bảo quản hồ sơ tài liệu, tiến hành tu bổ, phục chế cá tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, hoặc có nguy cơ bị hỏng 2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan tổ chức và cá nhân Hiện Trung tâm Thông tin và VP.UBND tỉnh Quảng Ninh đang sử dụng 02 phần mềm quản lý văn bản đi đến của Văn phòng UBND Tỉnh Quảng Ninh và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ do Công ty phần mêm Tân Dân cung cấp và Phòng Công nghệ Thông tin thuộc Trung tâm Thông tin xây dựng Số lượng tài liệu lưu trữ trong kho chủ yếu phục vụ cho công tác của chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh Ngoài ra còn có những độc Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giả là cá nhân, tổ chức, cơ quan đoàn thể …bên ngoài cơ quan đến xin khai thác sử dụng tài liệu Lượt tra cứu tài liệu mỗi năm bình quân có từ 200 đến 300 lượt người khai thác Nhằm thực hiện tốt hơn công tác khai thác sử dụng tài liệu, từ năm 2012 Trung tâm thông tin tiến hành dự án số hóa tài liệu Ngoài kho tài liệu lưu trữ hiện hành,Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh còn có kho lưu trữ số hóa, giúp phục vụ công tác tra cứu tài liệu nhanh chóng, đề phòng trường hợp hỏa hoạn, thiên tai xảy ra vẫn còn khối lượng tài liệu số hóa được lưu giữ Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 30 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Sau 4 tuần thực tập tại Phòng Công báo Lưu trữ Trung tâm thông tin Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh, tuy thời gian không nhiều, nhưng qua đợt kiến tập đã mang lại cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết quả khả quan trong chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Trong thời gian thực tập, em đã được tạo điều kiện tiếp xúc với công việc thực tế như: 2 Giao nhận tài liệu; 3 Vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý; 4 Vệ sinh sơ bộ tài liệu; 5 Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại; 6 Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ; 7 Biên mục phiếu tin, thẻ tạm; 8 Đánh số tờ, biên mục hồ sơ; 9 Đưa hồ sơ vào hộp; 10 Viết và dán nhãn hộp; 11 Vận chuyển tài liệu và xếp lên giá Qua những công việc thực tế đã làm, em đã giải đáp được những vướng mắc của mình trong lý thuyết đã học, em có điều kiện áp dụng những kiến thức được trau dồi trên ghế nhà trường vào thực tế hoạt động của công tác Văn thư- Lưu trữ, đồng thời cũng tích lúy được cho bản thân mình thêm một số kinh nghiệm quý báu Đó cũng chính là những kiến thức bổ ích bổ sung vào kiến thức cũng như những ký năng nghiệp vụ giúp em có thể thực hiện tốt công tác Văn thưLưu trữ khi ra trường Đợt kiến tập đã cho em có cơ hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ xung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng, tự hoàn thiện mình trong công tác chuyên môn để có thể trở thành một Cán bộ chuyên trách Văn thư – Lưu trữ chuyên trách thực thụ trong tương lai Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 31 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy thời gian ngắn nhưng em đã được làm quen và thực hành khá đầy đủ các khâu Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ đặt ra trong đề cương Qua thời gian kiến tập đã cho em thấy giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự khác nhau nhưng luôn bổ xung cho nhau Để làm tốt công tác Văn thư- Lưu trữ không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần thêm một kiến thức sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế, chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dung lý luận một cách sáng tạo, linh hoạt, có như thế công tác Văn thư – Lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt , hiệu quả 1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức Sau thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin- VP UBND tỉnh Quảng Ninh, em thấy được vai trò, ý nghĩa quan trọng trong việc của tài liệu lưu trữ Đây là một nghiệp vụ quan trọng trong việc quản lý của nhà nước, nó giúp cho các lãnh đạo cơ quan theo dõi được toàn bộ chương trình kế hoạch cũng như thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước để báo cáo kịp thời Qua bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp này, em xin đóng góp một số ý kiến về công tác Văn thư- Lưu trữ của Trung tâm thông tin- Vp UBND tỉnh Quảng Ninh như sau: - Hệ thống kho lưu trữ của Trung tâm thông tin là phòng làm việc cải tạo lại, số lượng tài liệu mỗi năm thu nộp vào kho lưu trữ ngày càng nhiều, hiện tại kho lưu trữ không đủ chỗ để tài liệu, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm, tạo điều kiện mở rộng kho để phục vụ công tác bảo quản tài liệu - Để nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên, đề nghị Cơ quan đặt việc thực hiện nội dung công tác lập hồ sơ công việc là một chỉ tiêu thi đua hàng năm của cán bộ, công chức trong cơ quan Tiếp tục thực hiện Công văn số 2864/UBND-NC về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 32 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2 Một số khuyến nghị - Đối với cơ quan, tổ chức Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, Trung tâm Thông tin- VP.UBND tỉnh Quảng Ninh cần làm tốt một số vấn đề sau: Cần xây dựng, ban hành các quy chế, quy định hướng dẫn về nghiệp vụ của công tác này một cách cụ thể, Tập huấn nâng cao nghiệp vụ chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ, xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho khối tài liệu của cơ quan, cần thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này Cán bộ chuyên môn, chuyên viên cơ quan cần lập hồ sơ công việc một cách đầy đủ trước khi nộp tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ, giao nộp tài liệu đã đến hạn giao nộp một cách đầy đủ và đúng hạn, nhằm thực hiện tốt hơn về công tác lưu trữ Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra việc thực hiện Công tác Văn thư – Lưu trữ của cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư – Lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả - Đối với khoa, trường: Cần tăng số tiết những môn chuyên nghành có khả năng ứng dụng nhiều trong thực tiễn như: Chỉnh lý tài liệu, Xác định giá trị tài liệu… Tăng số tiết thực hành, cũng như cho sinh viên đi thực tế nhiều hơn để cọ xát Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 33 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Có thể nói việc kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giữa lý luận và thực tiễn đã đem lại hiệu quả rất lớn cho việc tiếp thu kiến thức cho mỗi học sinh, sinh viên Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của Trung tâm Thông tinVP UBND Tỉnh Quảng Ninh, em đã thực hiện tốt đợt thực tập chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Tuy thời gian thực tập không dài nhưng nó thực sự có ý nghĩa đối với bản thân em, nó đã giúp em trưởng thành hơn rất nhiều Đó cũng là cơ hội cho em có điều kiện tiếp xúc thực tế công việc, làm quen với chuyên môn và cụ thể hóa phần lý thuyết đã học Đợt thực tập diễn ra rất thuận lợi nhờ sự giúp đỡ của các cán bộ chuyên môn phòng Công báo- Lưu trữ đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập Em đã được thực hành các khâu nghiệp vụ cơ bản trong đề cương một cách thuận lợi Bên cạnh đó, em đã có thêm những kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc của cán bộ Văn phòng là sự nhanh nhẹn, tự tin và khéo léo, tự trau dồi kiến thức chuyên môn để thành công trong công tác chuyên môn sau này Để hoàn thành tốt được báo cáo, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy cô giáo đã giảng dạy chuyên ngành cũng như thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ và Nhà trường đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em có một môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết trên lớp, làm nền tảng cho đợt kiến tập này Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các cấp lãnh đạo đến cán bộ văn phòng cùng các ban ngành khác tại Trung tâm thông tin- VP.UBND tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc của cơ quan em đã gặt hái được nhiều kết quả cũng như hoàn thành báo cáo một cách thuận lợi Trong quá trình thực tập tại cơ quan không thể tránh khỏi bỡ ngỡ, thiếu sót rất mong được sự góp ý chân thành của cơ quan để hoàn thành tốt báo cáo cũng như đợt kiến tập này Em xin chân thành cảm ơn! Hạ Long, ngày 25 tháng 4 năm 2015 Sinh Viên Lăng Thị Minh Dung Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 34 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm thông tin – VP UBND tỉnh Quảng Ninh Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sổ theo dõi sử dụng tài liệu UBND TỈNH QUẢNG NINH TRUNG TÂM THÔNG TIN STT Họ tên độc giả/ cơ quan công tác Ngày, tháng năm sử dụng tài liệu Số, ký hiệu văn bản SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG TÀI LIỆU Ngày, tháng năm của văn bản Hình thức mượn Nội dung VB Người cho mượn Ký tên Hồ sơ/ hộp số Ghi chú Nội dung bên trong sổ: Ngày ký 1 Số đi 2 Số ký hiệu 3 Trích yếu Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 4 Người ký 5 Nơi nhận 6 Số lượng bản 7 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Ghi chú 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sổ đăng ký công văn đi Bìa sổ: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH *** SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: Nội dung bên trong sổ: Ngày ký 1 Số đi 2 Số ký hiệu Trích yếu 3 Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung 4 Người Nơi ký nhận 5 6 Số lượng Ghi chú bản 7 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sổ đăng ký công văn đến Bìa sổ: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH *** - SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: Nội dung bên trong sổ: Ngày đến 1 Số đến 2 Số ký Trích yếu hiệu nội dung 3 4 Cơ quan Đơn vị, phát người xử hành 5 lý 6 Trạng thái Phụ lục 05: Biên bản nộp lưu tài liệu Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 xử lý 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu biên bản bàn giao: UBND TỈNH QUẢNG NINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM THÔNG TIN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hạ Long, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn cứ Điều 22 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Danh mục hồ sơ năm 2014 của UBND tỉnh Quảng Ninh; Căn cứ kế hoạch thu thập tài liệu số 745/KH-VP.UBND ngày 12/01/2014 của Văn Phòng UBND Tỉnh Quảng Ninh; Chúng tôi gồm: BÊN GIAO (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: 1 Ông (bà)……………………… Chức vụ/chức danh:…………………… BÊN NHẬN (lưu trữ hiện hành của cơ quan), đại diện là: 1 Ông (bà):………………………… Chức vụ/chức danh:……………… Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể sau: 1 Tên khối tài liệu giao nộp: 2 Thời gian của tài liệu: 3 Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): - Quy ra mét giá: … mét - Tổng số văn bản: Trong đó: + Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: + Tài liệu rời lẻ: 4 mét mét Tình trạng tài liệu giao nộp: Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 5 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành chính: - Tài liệu KHKT&CN: 6 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mét mét Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Biên bản này được lập thành hai bản có giá trị như nhau, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Chữ ký và họ tên) Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Chữ ký và họ tên) Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Mẫu phiếu tin: (Trình bày trên 2 mặt của tờ giấy khổ A5: 148 mm x 210 mm) Mặt trước 1 Tên (hoặc mã) kho lưu trữ 2 Tên (hoặc mã) phông: 3 Số lưu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: c Hồ sơ số: 4 Ký hiệu thông tin: 5 Tiêu đề hồ sơ: 6 Chú giải: Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mặt sau: 7 Thời gian của tài liệu: a Bắt đầu: ………………………… b Kết thúc: 8 Ngôn ngữ: 9 Bút tích: 10 Số lượng tờ: 11 Thời hạn bảo quản: 12 Chế độ sử dụng: 13 Tình trạng vật lý: 14 Ghi chú: Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6