NỘI DUNG ÔN TẬP MÔN NGHIỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH VĂN PHỊNG – THỐNG KÊ Phần I: Nội dung ơn tập mơn thi Viết I Nghiệp vụ cơng tác văn phịng (Có nội dung biên tập chi tiết kèm theo) II Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 Bộ nội vụ hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn Điều Chức trách Công chức xã, phường, thị trấn (xã, phường, thị trấn sau gọi chung cấp xã) làm công tác chuyên môn thuộc biên chế Ủy ban nhân dân cấp xã, có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực công tác phân công thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao Điều Tiêu chuẩn cụ thể Công chức cấp xã phải có đủ tiêu chuẩn định Điều Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 Chính phủ cơng chức xã, phường, thị trấn (sau gọi chung Nghị định số 112/2011/NĐ-CP) THEO ĐĨ: Đối với cơng chức Văn phịng - thống kê, Địa - xây dựng - đô thị môi trường (đối với phường, thị trấn) Địa - nơng nghiệp - xây dựng mơi trường (đối với xã), Tài - kế tốn, Tư pháp - hộ tịch, Văn hóa - xã hội: a) Hiểu biết lý luận trị, nắm vững quan điểm, chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước; b) Có lực tổ chức vận động nhân dân địa phương thực có hiệu chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước; c) Có trình độ văn hóa trình độ chun môn, nghiệp vụ phù hợp yêu cầu nhiệm vụ, vị trí việc làm, có đủ lực sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụ giao; d) Am hiểu tôn trọng phong tục, tập quán cộng đồng dân cư địa bàn công tác Đối với công chức Chỉ huy trưởng Quân cấp xã Trưởng Cơng an xã: ngồi tiêu chuẩn quy định khoản Điều cịn phải có khả phối hợp với đơn vị Quân đội nhân dân, Công an nhân dân lực lượng khác địa bàn tham gia xây dựng quốc phịng tồn dân thực số nhiệm vụ phòng thủ dân sự; giữ gìn an ninh, trị, trật tự an tồn xã hội, bảo vệ Đảng, quyền, bảo vệ tính mạng, tài sản nhân dân, tài sản Nhà nước tiêu chuẩn cụ thể sau: a) Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên; b) Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thơng; c) Trình độ chun mơn: Tốt nghiệp trung cấp chun nghiệp trở lên ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ chức danh công chức đảm nhiệm; d) Trình độ tin học: Có chứng tin học văn phịng trình độ A trở lên; đ) Tiếng dân tộc thiểu số: Ở địa bàn công tác phải sử dụng tiếng dân tộc thiểu số hoạt động cơng vụ phải biết thành thạo tiếng dân tộc thiểu số phù hợp với địa bàn cơng tác đó; tuyển dụng mà chưa biết tiếng dân tộc thiểu số sau tuyển dụng phải hồn thành lớp học tiếng dân tộc thiểu số phù hợp với địa bàn công tác phân công; e) Sau tuyển dụng phải hoàn thành lớp đào tạo, bồi dưỡng quản lý hành nhà nước lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận trị theo chương trình chức danh công chức cấp xã đảm nhiệm Tiêu chuẩn cụ thể chức danh Chỉ huy trưởng Quân cấp xã Trưởng Công an xã thực theo quy định pháp luật chuyên ngành chức danh này; trường hợp pháp luật chun ngành khơng quy định thực theo khoản Điều Căn vào tiêu chuẩn công chức cấp xã quy định khoản khoản Điều vào điều kiện thực tế địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sau gọi chung cấp tỉnh) xem xét, định: a) Giảm cấp trình độ văn hóa, trình độ chun mơn công chức làm việc xã quan có thẩm quyền cơng nhận thuộc khu vực miền núi, biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; đồng thời xây dựng tổ chức thực kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để chuẩn hóa cơng chức cấp xã theo quy định khoản khoản Điều này; b) Ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ chức danh công chức cấp xã; c) Thời gian để công chức cấp xã tuyển dụng phải hoàn thành lớp học tiếng dân tộc thiểu số; lớp đào tạo, bồi dưỡng quản lý hành nhà nước lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận trị theo quy định điểm đ, điểm e khoản Điều Tiêu chuẩn cụ thể công chức cấp xã quy định khoản 1, khoản khoản Điều để địa phương thực công tác quy hoạch, tạo nguồn, tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, xếp lương, nâng bậc lương thực chế độ, sách khác cơng chức cấp xã Điều Nhiệm vụ công chức Văn phòng - Thống kê Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp xã lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc niên địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: a) Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc định kỳ đột xuất Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; b) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức kỳ họp; chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã; c) Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách Ủy ban nhân dân cấp xã; thực công tác văn thư, lưu trữ, chế “một cửa” “một cửa liên thông” Ủy ban nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo chuyển đến Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi báo cáo việc thực quy chế làm việc Ủy ban nhân dân cấp xã thực dân chủ sở theo quy định pháp luật; d) Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng theo dõi việc thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển cơng nghiệp, thương mại, dịch vụ hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn cấp xã; dự thảo văn theo yêu cầu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao III Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Điều Giải thích từ ngữ Trong Nghị định này, từ ngữ hiểu sau: “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức; “2 “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền; “Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành” “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ chính; “Bản trích sao” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ chính; “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định; “Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân; “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Điều Trách nhiệm công tác văn thư Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao, có trách nhiệm đạo cơng tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Mọi cá nhân q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực nghiêm chỉnh quy định Nghị định quy định khác pháp luật công tác văn thư Chương II SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: “1 Văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật văn quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật Văn hành Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư cơng” Văn chun ngành Các hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Các hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định Điều Thể thức văn “1 Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành a) Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu văn bản; - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; - Dấu quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) b) Đối với công văn, thành phần quy định điểm a khoản này, bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) biểu tượng (logo) quan, tổ chức c) Đối với công điện, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất thành phần thể thức bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) biểu tượng (logo) quan, tổ chức d) Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Thể thức văn chuyên ngành Thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Thể thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Thể thức kỹ thuật trình bày văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định Thể thức kỹ thuật trình bày văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước thực theo thông lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn “1 Việc xây dựng văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật ban hành văn quy phạm pháp luật” Việc soạn thảo văn khác quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo b) Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Điều Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Điều Đánh máy, nhân Việc đánh máy, nhân văn phải bảo đảm yêu cầu sau: Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo đó; Nhân số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định “Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Chánh Văn phịng; Trưởng Phịng Hành quan, tổ chức khơng có Văn phịng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư quan, tổ chức khác phải kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật” Điều 10 Ký văn “1 Ở quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật.” Ở quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể a) Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo điều lệ tổ chức, phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức; Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo uỷ quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách b) Việc ký văn vấn đề khác thực quy định khoản Điều “3 Ký thừa uỷ quyền Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức uỷ quyền cho người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký thừa uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa uỷ quyền theo thể thức đóng dấu quan, tổ chức uỷ quyền” Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành Trưởng số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) số loại văn Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế hoạt động quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Khi ký văn khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 11 Bản văn Các hình thức quy định Nghị định gồm y chính, trích lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: y trích sao, lục; tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thơng tin, tham khảo Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 12 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 13 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Điều 14 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Điều 15 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực công việc sau: a) Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; b) Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; c) Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 16 Nghiệp vụ quản lý văn đến thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 17 Trình tự quản lý văn Tất văn quan, tổ chức phát hành (sau gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn “Điều 18 Chuyển phát đính văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương quan, tổ chức ban hành văn 10 b) Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý d) Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến Điều Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến a) Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận b) Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần ghi rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) c) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (Tham khảo Phụ lục IV) d) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng Cơ sở liệu quản lý văn đến Chuyển giao văn đến a) Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn b) Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải 67 c) Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng d) Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp; 2000 văn đến dùng Sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; 2000 văn đến lặp Sổ chuyển giao văn đến Mẫu Sổ chuyển giao văn đến cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V Điều Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến a) Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước b) Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến a) Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải b) Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến Mẫu Sổ theo dõi giải văn đến cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục VI d) Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chương III 68 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: + Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào số hệ thống số + Các loại văn hành khác đăng ký vào số hệ thống số riêng - Văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng b) Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Viêc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều Đăng ký văn Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Đăng ký văn sổ a) Lập sổ đăng ký văn Căn phương pháp ghi số đăng ký văn hướng dẫn Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư này, quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn cho phù hợp b) Mẫu Sổ đăng ký văn cách đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII 69 Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính a) Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực b) Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý Điều 10 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân Văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Đóng dấu quan a) Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành c) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Đóng dấu mức độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu chi mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Điều 11 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Làm thủ tục phát hành văn a) Lựa chọn bì Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định Khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) 70 b) Trình bày bì viết bì Mẫu trình bày bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII c) Vào bì dán bì Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, khơng bị nhăn; khơng để hồ dán dính vào văn d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định Khoản Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn a) Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng Mẫu Sổ chuyển giao văn cách đăng ký thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ b) Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ c) Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bưu điện cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X 71 - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) d) Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi đ) Chuyển phát văn mật Việc chuyển phải văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định b) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc c) Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Điều 12 Lưu văn Việc lưu văn thực sau: a) Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc b) Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải ln kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng lưu cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI 72 Chương IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 13 Lập Danh mục hồ sơ Tác dụng Danh mục hồ sơ a) Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ b) Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học c) Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan d) Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng Căn lập Danh mục hồ sơ Các chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; Danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) Nội dung lập Danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, khơng ổn định, khơng rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động 73 - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ Mẫu danh mục hồ sơ - Phụ lục XII b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ Khoản Điều này; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Mẫu số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục XIII c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: + Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 + Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn 74 phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c) Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Điều 14 Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Điều 15 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Điều 16 Kết thúc hồ sơ Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: a) Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ b) Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ c) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng 75 Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) d) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Điều 17 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành b) Hồ sơ công việc chưa giải xong c) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV) Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại Chương V TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 18 Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Điều 19 Trách nhiệm Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) người giao trách nhiệm Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức minh Cụ thể: 76 a) Chỉ đạo việc xây dựng trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức cấp Điều 20 Trách nhiệm người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Cụ thể: Phân công trách nhiệm cho cá nhân đơn vị lập hồ sơ việc mà đơn vị giao chủ trì giải Tổ chức tiếp nhận hồ sơ cá nhân sau công việc giải xong quản lý hồ sơ đơn vị chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan Tổ chức lựa chọn nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định Điều 21 Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư Ngồi việc lập hồ sơ cơng việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm giải công việc ngày Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Trường hợp nghỉ hưu, việc hay chuyển cơng tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận Điều 22 Trách nhiệm Văn thư đơn vị Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác định hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ quan Điều 23 Trách nhiệm Văn thư quan Xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức 77 Đầu năm, Văn thư gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Trên sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ Phối hợp với Lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan Điều 24 Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải b) Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ - Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa thơng tin bìa hồ sơ cần), đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ - Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức 78