Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................6 Phần I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG...........................................................................................................8 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG.....................................................................................................................8 1.1. Giới thiệu về Công.............................................................................................8 1.2. Chức năng, nhiêm vụ, quyền han.......................................................................8 1.3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................9 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG...............................................9 2.1. Chức năng, nhiệm vu, cơ cấu tổ chức của phòng tổng hợp................................9 2.1.1. Vị trí của phòng tổng hợp................................................................................9 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể..........................................................................10 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang..............10 2.2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng..................................................12 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG..........................................12 3.1. Chức năng nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng ........................................12 3.1.1. Đối với công việc Tiếp khách.......................................................................12 3.1.2. Đối với hoạt động Đãi khách.........................................................................13 3.1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học................................................................13 3.1.4. Tổ chức Hội họp............................................................................................14 3.1.5. Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo....................................................14 3.2. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty TNHH Huệ Quang........................15 3.2.1. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng......................................15 3.2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm....................................................15 3.2.3. Cách thức quản lý văn bản đến......................................................................16 3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành........................................................................17 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG.................................................18 I. TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG....................................................................................18 1.1. Tiếp khách.......................................................................................................18 1.1.1. Đón khách.....................................................................................................19 1.1.2. Giải quyết công việc cho khách.....................................................................19 1.1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp...........................................................................19 1.2. Đãi khách..........................................................................................................20 1.2.1. Lựa chọn hình thức đãi khách......................................................................20 1.2.2.Chuẩn bị đãi khách.........................................................................................20 1.2.2.1. Lập danh sách khách mời..........................................................................20 1.2.2.2. Chuẩn bị giấy mời......................................................................................20 1.2.2.3. Chuẩn bị địa điểm......................................................................................21 II. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN....21 2.1. Chương trình công tác năm..............................................................................23 2.2. Chương trình công tác quý...............................................................................23 2.3. Chương trình công tác tháng...........................................................................23 2.4. Chương trình công tác tuần.............................................................................23 III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN.....................................24 3.1. Lập kế hoạch...................................................................................................24 3.2. Chuẩn bị cho hội nghị......................................................................................24 3.2.1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị..................................................... 24 3.2.2. Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời.............................................25 3.2.3. Chuẩn bị địa điểm........................................................................................ 25 3.2.4. Chuẩn bị thời gian.......................................................................................26 3.2.5. Chuẩn bị ghi biên bản Hội Nghị..................................................................26 3.3. Tiến hành hội nghị.........................................................................................26 3.3.1. Đón đại biểu................................................................................................26 3.3.2. Điểm danh đại biểu.....................................................................................27 3.3.3. Duy trì trật tự thời gian và công tác lễ tân..................................................27 3.3.4. Chuẩn bị ghe biên bản Hội Nghị.................................................................27 3.4. Những công việc Thư ký phải làm sau Hội nghị...........................................27 IV. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO.............................................................................28 4.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác.....................................................................29 4.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác...............................................................29 4.2.1. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác................................................29 4.2.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi.........................................................................30 4.2.3. Chuẩn bị tư liệu, tài liệu................................................................................30 4.2.4. Chuẩn bị về phương tiện giao thông.............................................................30 4.2.5. Chuẩn bị giấy tờ............................................................................................30 4.2.6. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác......................................................31 4.3. Những công việc của người Thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác.......31 4.4. Những công việc thư ký phải làm sau chuyến đi công tác của lãnh đạo..........31 V. MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP CÔNG TY CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG.....................................................................32 5.1. Phòng làm việc của lãnh đạo............................................................................32 5.2. Phòng tổng hợp.................................................................................................32 VI. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG...................................................................................................................33 6.1. Giao tiếp với lãnh đạo......................................................................................33 6.1.1. Cách xưng hô với lãnh đạo............................................................................34 6.1.2. Cách đi đứng.................................................................................................34 6.1.3. Giữ thái độ tự nhiên trong giao tiếp..............................................................34 6.1.4. Bày tỏ quan điểm bản thân mới lãnh đạo..................................................... 35 6.2. Giao tiếp với đồng nghiệp..............................................................................35 6.3. Giao tiếp với khách........................................................................................35 6.4. Giao tiếp bằng các phương tiện truyền thông................................................36 6.4.1. Giao tiếp bằng điện thoại...............................................................................36 6.4.2. Giao tiếp bằng thư điện tử.............................................................................36 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................38 I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG........................................................................................................38 1.1. Ưu điểm............................................................................................................38 1.2. Hạn chế.............................................................................................................39 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM.......................................................................................39 KẾT LUẬN.............................................................................................................41 PHỤ LỤC................................................................................................................43
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG 1.1 Giới thiệu Công 1.2 Chức năng, nhiêm vụ, quyền han .8 1.3 Cơ cấu tổ chức II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TỔNG HỢP CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG .9 2.1 Chức năng, nhiệm vu, cấu tổ chức phòng tổng hợp 2.1.1 Vị trí phòng tổng hợp 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể 10 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang 10 2.2 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG 12 3.1 Chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng 12 3.1.1 Đối với công việc Tiếp khách .12 3.1.2 Đối với hoạt động Đãi khách .13 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 13 3.1.4 Tổ chức Hội họp 14 3.1.5 Tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo 14 3.2 Khảo sát công tác văn thư Công ty TNHH Huệ Quang 15 3.2.1 Biên chế, trình độ, cán văn thư phòng 15 3.2.2 Tổng số văn đến năm 15 3.2.3 Cách thức quản lý văn đến 16 3.2.4 Công tác lập hồ sơ hành 17 Phần II NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG .18 I TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 18 1.1 Tiếp khách .18 1.1.1 Đón khách 19 1.1.2 Giải công việc cho khách 19 1.1.3 Kết thúc trình giao tiếp 19 1.2 Đãi khách 20 1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách 20 1.2.2.Chuẩn bị đãi khách .20 1.2.2.1 Lập danh sách khách mời 20 1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời 20 1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm 21 Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 21 2.1 Chương trình công tác năm 23 2.2 Chương trình công tác quý .23 2.3 Chương trình công tác tháng 23 2.4 Chương trình công tác tuần 23 III CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 24 3.1 Lập kế hoạch 24 3.2 Chuẩn bị cho hội nghị 24 3.2.1 Xây dựng chương trình nghị Hội nghị 24 3.2.2 Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời 25 3.2.3 Chuẩn bị địa điểm 25 3.2.4 Chuẩn bị thời gian .26 3.2.5 Chuẩn bị ghi biên Hội Nghị 26 3.3 Tiến hành hội nghị .26 3.3.1 Đón đại biểu 26 3.3.2 Điểm danh đại biểu 27 3.3.3 Duy trì trật tự thời gian công tác lễ tân 27 3.3.4 Chuẩn bị ghe biên Hội Nghị .27 3.4 Những công việc Thư ký phải làm sau Hội nghị 27 IV VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 28 4.1 Lập kế hoạch chuyến công tác 29 4.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác .29 4.2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác 29 4.2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến .30 4.2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu 30 4.2.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 30 4.2.5 Chuẩn bị giấy tờ 30 4.2.6 Chuẩn bị kinh phí số yếu tố khác 31 4.3 Những công việc người Thư ký thời gian lãnh đạo công tác .31 4.4 Những công việc thư ký phải làm sau chuyến công tác lãnh đạo 31 V MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP CÔNG TY CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG 32 5.1 Phòng làm việc lãnh đạo 32 5.2 Phòng tổng hợp .32 VI KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 33 6.1 Giao tiếp với lãnh đạo 33 6.1.1 Cách xưng hô với lãnh đạo 34 6.1.2 Cách đứng .34 6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp 34 6.1.4 Bày tỏ quan điểm thân lãnh đạo 35 6.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 35 6.3 Giao tiếp với khách 35 6.4 Giao tiếp phương tiện truyền thông 36 Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.4.1 Giao tiếp điện thoại .36 6.4.2 Giao tiếp thư điện tử 36 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG 38 1.1 Ưu điểm 38 1.2 Hạn chế 39 II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM .39 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC 43 LỜI MỞ ĐẦU Hiện thay đổi, đổi chế quản lý Nhà nước từ chế hóa tập trung sang chế hóa thị trường, kinh tế Việt Nam có bước chuyển biến kinh tế vững chắc, quan hệ sản xuất điều chỉnh phù hợp với tính chất trình độ yêu cầu lượng chế sản xuất thị trường, tạo cho doanh nghiệp có nhiều hội Cùng với tăng trưởng vượt bậc nhiều năm gần làm cho nhiều công ty, nhà máy xí nghiệp mọc lên ngày nhiều điều đặc biết quan tổ chức cần phải có phận văn phòng Hòa chung với thay đổi nỗ lực Khoa quản trị văn phòng nói chung phận văn phòng nói riêng để đáp ứng nguồn nhân lực nhu cầu cho xã hội Với thời kỳ hành hay văn phòng giữ vị trí quan trọng doanh nghiệp quan nhà nước dù lớn nhỏ Nếu giao thông mạch máu đất nước văn phòng ví hệ thần kinh người Bởi văn phòng trung tâm cầu nối đảm bảo cho hoạt động quan cách thông suốt Hoạt động văn phòng góp phần vào thành bại doanh nghiệp, tổ chức mà văn phòng phải quản lý cách khoa học, hiệu quả, đồng thời phải có cán đội ngũ nhân viên, văn phòng chuyên nghiệp động giúp cho doanh nghiệp quan tổ chức tiến hành thành công đạt hiệu chất lượng cao Nhận thấy tầm quan trọng nắm bắt xu thuế yêu cầu cấp thiết xã hội trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cho xã hội đội ngũ cán nhân viên phòng có lực chuyên môn phẩm chất đạo đức Với Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phương châm "học đôi hành, lý luận gắn liền với thực tiễn" rút ngắn khoảng cách lý thuyết thực hành trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức giúp đỡ cho sinh viên năm cuối ngành "Thư ký văn phòng " chúng em thực tập làm việc trực tiếp với ngành nghề học Với thời gian thực tập không dài từ 16 tháng tới 05 tháng 05 năm 2015 phòng tổng hợp Công Ty TNHH Huệ Quang giúp em học hỏi, trau dồi kiến thức mà em học trường vận dụng vào thực tiễn, hội tốt giúp em thêm kiến thức để sau trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp Với giúp đỡ anh chị công ty giúp đỡ hai cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập Mặc dù cố gắng không tránh khỏi sai sót trình thực tập làm báo cáo em mong góp ý thầy cô cán quan, để em có thêm kinh nghiệm cho công việc sau Mọi tri tiết xin liên hệ với em qua địa Email sau: Trần Thị Hương - Lớp Thư ký văn phòng k7 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Địa email: tranthihuong1994tkvpk7@gmail.com Sdt: 01699127447 Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Hương Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HUỆ QUANG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Huệ Quang 1.1 Giới thiệu công ty Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Huệ Quang công ty hoạt động với ngành nghề chuyên cấp tủ điện, tủ điện công nghiệp, cáp điện, vé máy bay, bán buôn sản phẩm khí, máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện, phục vụ cho công trình xây dựng Doanh nghiệp hoạt động tư nhân với kinh nghiệm gần 10 năm hoạt động thị trường Phương châm hoạt động công ty phát triển chất lượng, uy tín mong muốn đáp ứng tối đa hóa cho thị trường người tiêu dùng với sản phẩm đại chất lượng phù hợp giá túi tiền người tiêu dùng Trải qua gần 10 năm làm việc học hỏi công ty dần khẳng định uy tín giới doanh nghiệp Địa chỉ: số Ngọc Lâm - Long Biên - Hà Nội Điện thoại : 0438736912/ 09042939 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103245844 ngày 15/01/2009 phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế Hoạch đầu tư Hà Nội cấp, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty lĩnh vực ngành nghề kinh doanh chính, bao gồm: - Lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Sản xuất kinh doanh cáp điện, điện, vé máy bay - Buôn bán vật liệu xây dựng: máy móc,thiết bị điện, 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Huệ Quang tổ chức hoạt động điều hành theo mô hình tư nhân, công ty TNHH tuân thủ theo quy định pháp luật hành Với kinh nghiệm gần 10 năm xây dựng phát triển, đội ngũ lao động công ty lên tới gần 100 người, có 30% cán công nhân có trình độ đại học cao đẳng, 60% công nhân lao động trực tiếp có trình độ tay nghề cao đạt trung cấp trở lên, 10% cán có cấp thạc, tiến sĩ ( Sơ đồ máy phụ lục 01 ) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng tổng hợp 2.1.1 Vị trí phòng tổng hợp Là phòng chức giúp ban điều hành quản lý điều hành hoạt động chung Công ty, tham mưu tư vấn giúp việc cho Ban điều hành theo chức đảm nhận như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác trị, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội tiến độ thực công tác hoạt động hành *Nhiệm vụ chính: - Quản lý hành hoạt động văn phòng công ty - Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng công ty - Bảo vệ an toàn cho công ty - Ban hành theo dõi chế độ cho người lao động, phân tích hiệu người lao động công ty để xếp nhân cho hợp lý Với chức Phòng Tổng hợp trợ giúp cho ban điều hành nắm biến động nhân sự, tình hình thực quy định chung Công ty từ có sách phù hợp để vừa quản lý tốt người lao động vùa phát huy sáng tạo họ công việc Đồng thời Phòng tổng hợp phòng ban khác phối hợp nhịp nhàng tạo hiệu cao công việc 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể: a Quản lý hành hoạt động văn phòng công ty - Thực giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch công ty - Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển điện thoại phận người gọi - Tiếp nhận loại ăn thư từ, tài liệu từ bên ngoài, sử lý chuyển đến người phận cần nhân - Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ thời hạn yêu cầu - Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội Công ty - Quản lý dấu, thực nghiêm túc quy định nhà nước quản lý dấu - Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết phòng ban, trình duyệt, mua chuyển kho công ty - Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng b Quản lý trang thiết bị Công ty Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý kho hàng, vật liệu công ty - Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý tài sản toàn Công ty, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản - Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản tràn thiết bị - Bảo vệ an toàn tài sản trang thiết bị công ty, nhân viên công ty, xử lý kịp thời tượng tiêu cực xảy - Tham gia bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy c Thực sách nhân - Kiểm tra chấp hành quy chế, nội quy, vệ sinh công ty - Thực chế độ đời sống ( Hiếu, hỉ, lế tết ) - Thiết lập quản lý hồ sơ nhân - Phân tích đánh giá hiệu công việc người lao động - Theo dõi cập nhật nhân phận theo tuần - Xây dựng kế hoạch sát hạch nhân sự, xếp đào tạo tuyển dụng - Kết hợp với phòng Kế toán theo dõi lương thực - Thực chế độ sách cho người lao động : Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, chế độ sinh con, nghỉ phép - Theo dõi thực nội quy, quy chế công ty tổng hợp đề xuất để khen thưởng, kỷ luật nhân viên 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức phòng tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang ( sơ đồ cấu tổ chức xem phụ lục 02 ) 2.2 Bản mô tả công việc phòng Tổng hợp ( Xem phụ lục 03 ) III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người Thư ký văn phòng công ty TNHH Huệ Quang 3.1 Chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Người thư ký ví phin pha cà phê để từ vấn đề sàng lọc đánh giá sơ * Chức năng: - Giải phóng thủ trưởng khỏi công việc vụ tạo điều kiện cho khả lao động sáng tạo lãnh đạo - Giúp lãnh đạo tiếp khách lãnh đạo vắng - Tổ chức phòng làm việc khoa học - Tổ chức hội họp - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 3.1.1 Đối với công việc tiếp khách *Thư ký có vai trò: - Xây dựng lịch hẹn - Cung cấp đầy đủ thông tin vị khách, mục đích khách - Chuẩn bị tài liệu liên quan để giải vấn đề cho khách Ví dụ : Có khách hàng đến Văn phòng công ty TNHH Huệ Quang để đặt mua vật liệu xây dựng thư ký người thay mặt cho lãnh đạo giải công việc cho Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khách hàng Thư ký cung cấp thông tin cho lãnh đạo: tên khách hàng, địa , mục đích đến quan Thư ký cung cấp thông tin cho khách: giá vật liệu, quy cách, số lượng, giải câu hỏi thắc mắc khách, sau giải thủ tục thư ký lên lịch hẹn cho lãnh đạo 3.1.2 Đối với hoạt động đãi khách *Người thư ký có nhiệm vu : - Cung cấp thông tin mục đích việc đãi khách - Cung cấp thông tin hình thức chọn tổ chức - Cung cấp thông tin có liên quan đến khách tham gia tiệc chiêu đãi Ví dụ: Ngày 15/04/2015 công ty TNHH Huệ Quang có tổ chức tiệc chiêu đãi đối tác hợp tác lâu dài nhà hàng 54 ngọc lâm Người thư ký phải cung cấp thông tin buổi tiệc, cách thức tổ chức Cung cấp cho lãnh đạo thời gian, địa điểm 3.1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học Người thư ký tìm hiểu cách bố trí, xếp vật dụng, máy móc, thiết bị phòng cho hợp lý phù hợp diện tích, môi trường làm việc Tìm hiểu vật dụng máy móc cần cho văn phòng Hiểu rõ mục đích việc bố trí Ví dụ: Trong phòng làm việc công ty cần có trang thiết bị: máy vi tính, máy photo, máy fax, điện thoại, bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ để tài liệu Người thư ký phải bố trí trang thiết bị cho phù hợp với môi trường diện tích, đặc biết phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng Trong phòng có hoa tươi tạo không khí thoáng đãng 3.1.4 Tổ chức hội họp Hội họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có không khí trang trọng, tổ chức hội họp người thư ký cần: - Nắm rõ mục đích yêu cầu họp - Cung cấp thông tin họp: thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức - Ghi lại biên họp Ví dụ: Cứ đầu tuần công ty lại có họp giao ban, Phạm Thu Trang - Thư ký có vai trò cung cấp thông tin, địa điểm, thời gian, thành phần Chuẩn bị phòng họp ghi biên họp 3.1.5 Tổ chức chuyến công tác *Khi tổ chức chuyến công tác người thư ký cần: - Xác định rõ mục đích, nội dung chuyến - Cung cấp việc diễn thời gian công tác - Cung cấp thông tin liên quan cho lãnh đạo: thời gian, địa điểm, thành phần, phương tiên - Chuẩn bị giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến di 3.2 Khảo sát công tác văn thư Công ty TNHH Huệ Quang Công ty TNHH Huệ Quang có bố trí ba, cán văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, công ty tạo điều kiện cho cán tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cán văn thư thực tốt công tác văn thư, đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời, xác, phục vụ công tác quản lý tài liệu chặt chẽ - Công ty trang bị sở vật chất nhằm phục vụ cho công tác văn thư như: máy in, máy photo, máy vi tính, điện thoại, giá đựng tài liệu Tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn thư - Cán văn thư công ty TNHH Huệ Quang tốt nghiệp trường cao đẳng, đại học, có tin học văn phòng, tiếng anh trình độ A trở lên - Hiểu biết quy định hành công tác văn thư giấy tờ, bảo mật tài liệu, hướng dẫn đăng ký công văn - Có phẩm chất đạo đức, nhanh nhẹn, trung thực 3.2.2 Tổng số văn đến năm Các văn đi, đến công ty TNHH Huệ Quang năm 2014 sau: Tên loại văn Văn đến Văn Quyết định 46 52 Kế Hoạch 36 62 Thông báo 98 127 Hợp đồng 1027 1342 Biên Bản 68 73 Công Văn 54 87 3.2.3 Cách thức quản lý văn đến * Cách thức quản lý văn đi: Trình tự quản lý văn công ty TNHH Huệ Quang tuân thủ theo quy định 110/2004/NĐ-CP phủ ngày 08/04/2008 công tác văn thư Các văn Quyết đinh, Kế hoạch, Thông Báo, Báo cáo, Biên bản, Công văn, Hợp đồng phải chuyển qua phận văn thư đăng ký, đóng dấu Công tác quản lý văn thực tốt tất khâu: đánh máy, in , trình ký đóng dấu, đăng ký văn đi, chuyển giao văn Sau văn có chữ ký văn thư tiến hành đóng dấu vào sổ văn đi, ghi lại thông tin văn bản, tài liệu: tên, ký hiêu, ngày ban hành Tất văn công ty sau đóng dấu đăng ký giữ lại chính: lưu đơn vị soạn thảo cán chuyên môn phụ trách để lập hồ sơ công việc, gốc lưu phận văn thư quan Cuối tháng văn thư xếp văn lưu thành tập theo tên loại lưu giữ phòng văn thư phục vụ cho việc khai thác tra tìm ngày Sau năm cán văn thư tổng hợp lập thành hồ sơ đến thời hạn nộp vào lưu trữ quan ( Mẫu sổ văn xem phụ lục 04) * Cách thức quản lý văn đến Tất văn đến công ty TNHH Huệ Quang phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ văn đến Sau văn chuyển giao tới phòng ban cần giao Khi bàn giao văn ký nhận rõ ràng đảm bảo tính khách quan nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật - Quá trình xử lý văn đến: tiếp nhận văn bản, văn thư ký nhận, trả lại phiếu gửi cho quan, sau văn thư phân loại bóc bì văn bản, văn có dấu hỏa tốc bóc trước, đối chiếu số ký hiệu, số lượng văn ghi phong bì văn Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phong bì đối chiếu phiếu gửi - Công việc vào sổ đăng ký: sau nhận văn đến Văn thư đóng dấu đến vào sổ, ghi lại thông tin văn bản, tài liệu; không trùng lặp k bỏ sót, văn ký lần - Trình chuyển giao văn bản: văn thư trình trưởng phòng sau nhận lại để chuyển đến đối tượng chịu trách nhiệm giải đối tượng phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Văn chuyển giao ngày chuyển giao vào ngày đó, gốc lưu lại văn thư ( mẫu số văn đến xem phụ lục 05 ) 3.2.4 Công tác lập hồ sơ hành Các văn hình thành trình hoạt động Công ty TNHH Huệ Quang lập thành hồ sơ dựa vào đặc điểm chung tên loại văn bản, quan, tổ chức ban hành văn bản, Qua thực tế em thấy công tác lập hồ sơ hành công ty đảm bảo yêu cầu văn tài liệu hồ sơ chủ yếu văn gốc Phần II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG I Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 1.1 Tiếp khách Tiếp khách hoạt động người thư ký nhằm đáp ứng cầu giao tiếp khách, sở góp phần thực chức nhiệm vụ quan, doanh nghiệp Hàng ngày khách đến Công ty TNHH Huệ Quang để giao dịch đặt hàng, mua bán, nhập hàng vậ liệu xây dưng điện, cáp điện, đặt vé máy bay Khách vào nhiều nên việc tiếp khách người thư ký công ty quan trọng, người thư ký phải tuân thủ nghiệp vụ tiếp khách, tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết kết hợp hài hào lợi ích hai bên, ứng xử tình Thư ký công ty làm điều này, người công ty thiết lập quan hệ giao tiếp thư ký lại người công ty thay mặt cho lãnh đạo để giải bước đầu công việc cho khách Khi chuẩn bị tiếp khách người thư ký Công ty TNHH Huệ Quang xây dựng nôij quy tiếp khách, chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp, chuẩn bị thông tin liên quan đến công việc, xác định thời gian cho phép thực hoạt động giao tiếp khách chuẩn bị sẵn sàng tư tiếp khách Các bước tiếp khách công ty TNHH Huệ Quang: 1.1.1 Đón khách Đây giai đoạn đầu giúp thu ký bày tỏ tình cảm, thiện chí bước đầu kiểm soát giao tiếp - Người thư ký đảm bảo nguyên tắc xưng danh giao tiếp - Có chào đón với khách, thực nghi thức giao tiếp đơn giản mời khách Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dùng nước giải khát lúc chờ đợi có trường hợp khách từ xa tới mời khách nghỉ nhà khách công ty 1.1.2 Giải công việc cho khách Công ty TNHH Huệ Quang thực nguyên tắc thân thiện cởi mở khách đến công ty Sau đón khách người thư ký chủ động hỏi khách điều khách muốn trình bày - Thư ký công ty hướng dẫn cho khách quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng để giải công việc cho khách - Yêu cầu đề nghị khách thực quy trình - Trao đổi thông tin khách từ xác định khó khăn thuận lợi giải công việc - Giải nhanh yêu cầu cho khách tren sở thẩm quyền khả cá nhân trợ giúp phòng ban chức - Xây dựng lịch hẹn ( cần ) 1.1.3 Kết thúc trình giao tiếp Ở giai đoạn công ty TNHH Huệ Quang sau giải song công việc thường sử dụng hệ thống câu hỏi với mục đích kiểm tra lại thông tin thông báo cách lịch cho khách biết kết thúc giao tiếp 1.2 Đãi khách Đãi khách hoạt động phổ biến lại công cụ quan trọng cần thiết cho công tác đối ngoại công sở, hiệu hoạt động có khả ảnh hướng tới trình giải công việc sau Trong trình đãi khách công ty người thư ký thực công việc sau: 1.2.1 Lựa chọn hình thức đãi khách Thông thường công ty TNHH Huệ Quang thường sử dụng ba hình thức đãi khách bản: - Giải khát: khách hàng nhỏ đến thời gian ngắn - Tiệc: có họp lớn, khách ký hợp đồng lâu năm - Chiêu đãi Người thư ký lựa chọn hình thức đãi khách phù hợp hoàn cảnh công ty 1.2.2 Chuẩn bị đãi khách Người thư ký tìm hiểu rõ khách, xem khách phù hợp kiểu đãi khách nào, chuẩn bị hình thức 1.2.2.1 Lập danh sách khách mời Người thư ký xây dựng hệ thống tiêu chuẩn có tính khách quan, tính thứ bậc 1.2.2.2 Chuẩn bị giấy mời Thư ký lựa chọn hình thức mời cho phù hợp với mục đích, vị trí, chức vụ người mời Phần lớn thư ký công ty TNHH Huệ Quang thường sử dụng hình thức văn để đảm bỏa tính trang trọng, xác giá trị pháp lý thông tin Cũng có trường hợp dùng hệ thống điện thoại để chuyển lời mời 1.2.2.3 Chuẩn bị địa điểm Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 10 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương trình công tác quý công ty cụ thể hóa từ chương trình công tác năm, chậm vào ngày 15 tháng cuối quý, phòng ban thực công tác Quý bổ sung chương trình Quý Phòng tổng hợp bổ sung chương trình Quý sau trình Ban lãnh đạo duyệt ban hành vào ngày 20 tháng cuối quý 2.3 Chương trình công tác tháng Chương trình công tác tháng triển khai cụ thể chương trình công tác Quý Văn phòng tổng hợp lại kết hoạt động tháng trước nên chương trình cho tháng sau Sau trình ban lãnh đạo phê duyệt gửi cho phòng ban có liên quan 2.4 Chương trình công tác tuần Từ chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần thực hiện, trưởng đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức quan, tiến hành đăng ký lịch công tác tuần cho lãnh đạo phòng tổng hợp Việc đăng ký công tác tuần cho lãnh đạo thực thường xuyên, hàng ngày Trình lãnh đạo phê duyệt trước thứ hàng tuần III Công tác tổ chức hội họp quan Hội họp coi phương tiện để nhà quản lý thực việc điều hành kiểm soát hoạt động công ty 3.1 Lập kế hoạch *Đảm bảo nội dung sau: - Đúng thể thức văn - Tính khả thi thực hiên - Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực chương trình kế hoạch Sau kế hoạch duyệt thư ký gửi cho phận, cá nhân có liên quan để phối hợp thực triển khai kế hoạch 3.2 Chuẩn bị hội nghị Trong giai đoạn thư ký thực công việc cụ thể sau: 3.2.1 Xây dựng chương trình nghị Hội nghị Xây dựng chương trình nghị văn trình bày lịch trình công việc tiến hành hội nghị; - Thư ký công ty xếp vấn đề theo trình tự khoa học hợp lý - Có khả hỗ trọ phận điều hành kiểm soát diễn biến Hội nghị Chương trình nghị xây dựng thành hai mẫu, dù có khác biệt kỹ thuật xây dựng nội dung thông tin giồng nhau: trình tự vấn đề trình bày, nội dung vấn đề, thời gian thực Chương trình nghị thường có nội dung sau: - Các hoạt động diễn họp xếp theo trình tự - Thời gian bắt đầu kết thúc cho hoạt động - Thời gian nghỉ giải lao Sau lập chương trình song cán văn phòng phát trước cho khách mời, Đại biểu để người dự chủ động việc tham gia góp ý, đọc tham luận, báo cáo, từ phòng ban, đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung Công ty 3.2.2 Lập danh sách đại biểu soạn thảo giấy mời Khi lập danh sách thư ký công ty ghi rõ họ tên, chức danh, đơn vị, địa Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liên hệ đại biểu, không mời người thành phần dự Hội nghị Sau thứ ký tiến hành soạn thảo giấy mời, tùy thuộc vào vị trí đại biểu, tính chất mối quan hệ nghi thức tuân thủ, thư ký sử dụng nhiều loại giấy mời khác tùy trường hợp giấy mời công văn mời Công ty TNHH Huệ Quang đảm bảo yêu cầu như: thể thức văn bản, trang trọng, thông tin quan, đơn vị cá nhân mời, tên hội nghị, họ tên chức vụ người mời, thời gian, địa điểm, yêu cầu đại biểu tham gia hội nghị, hình thức liên hệ số dẫn, khách công ty khách công ty k cần thiết phải đầy đủ yêu cầu 3.2.3 Chuẩn bị địa điểm Việc bố trí địa điểm Hội nghị phải vào tính chất mục đích họp, vào số lượng đặc điểm, vị trí người tham dự, vào điều kiện có quan thư ký tiến hành công việc sau; - Lựa chọn cách xếp bàn ghế cho phù hợp với mục đích việc tổ chức - Kiểm tra lại trang thiết bị cần sử dụng hội nghị, ánh sáng, băng rôn, cờ hoa hiệu, 3.2.4 Chuẩn bị thời gian Thời gian chi tiết hội nghị xác định chương trình nghị sự, nhiên để đảm bảo thành công Hội nghị thư ký cần ý: - Không tổ chức Hội nghị vào thời điểm mà số đại biểu khong chủ động tham dự - Xác định thời gian dự phòng có thay đổi 3.2.5 Chuẩn bị ghi biên Hội nghị Thư ký công ty đã: - Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi Thư ký Hội nghị - Xin ý kiến lãnh đạo hình thức ghi biên - Chuẩn bị phương tiện hỗ chợ cho trình ghi biên máy vi tính, máy ảnh, máy ghi âm - Chuẩn bị hồ sơ tài liệu phục vụ cho trình ghi biên 3.3 Tiến hành Hội nghị 3.3.1 Đón đại biểu Tùy theo tính chất, quy mô, vị trí đại biểu mà thư ký công ty lựa chọn hình thức đón khác - Đối với Hội nghỉ nhỏ thư ký công ty đón tiếp đại biểu - Đối với hội nghị lớn thư ký sử dụng hình thức đón treo băng rôn, cờ hoa, hiệu thông qua diễn văn khai mạ - Thư ký công ty đón tiếp điểm đầu Hội nghị cách đón trọng thị 3.3.2 Điểm danh đại biểu *Thư ký điểm danh theo: - Sơ đồ vị trí chỗ ngồi - Theo thẻ đại biểu - Đăng ký trưởng đoàn đại biểu - Theo phiếu đăng ký Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.3 Duy trì trật tự thời gian công tác lễ tân Người thư ký công ty đảm bảo thời gian giờ, chương trình, dự định đảm bảo thời gian giải lao, thông báo cho đại biểu liên quan đến hội nghị đọc báo cáo tham luận, bên cạnh tiếp nước phát tài liệu cho đại biểu tham gia Hội nghị 3.3.4 Chuẩn bị ghi biên Hội nghị Thư ký công ty TNHH Huệ Quang ghi biên kỹ thuật , thể thức, thông tin xác, khách quan 3.4 Những công việc thư ký làm sau Hội nghi Sau Hội nghị kết thúc Thư ký Văn phòng làm công việc sau: - Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ Hội nghị - Giúp thủ trưởng thông báo triển trai kết luận Hội nghị - Tổ chức họp triển khai kết luận Hội nghị - Soạn thảo công văn thư cảm ơn tới đại biểu tham dự Hội nghị Tuy nhiên số Hội họp k lớn lên cách tổ chức thực đơn giản Ưu điểm: - Đội ngũ cán công nhân viên chức có kinh nghiệm việc tổ chức Hội nghị - Mọi người động sáng tạo công việc, có trách nhiệm nhiệm vụ giao - Phòng họp thoáng mát, đầy đủ tiện nghi, xếp khoa học, hợp lý - Ban lễ tân đón khách chuyên nghiệp - Hệ thống hỗ trợ cho việc tổ chức Hội Nghị đại - Khi diễn Hội nghị phòng ban có liên quan chuẩn bị tốt Nhược điểm: - Sau Hội nghị họp kêt thúc văn giấy tờ báo cáo, tham luận, ý kiến đóng gióp không giữ lại Do muốn tìm lại thông tin họp gây cản trở khó khăn IV Vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo hoạt động thường xuyên phổ biến quan, nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình tiến độ sơ, tham khảo kinh nghiệm quan hay đối tác nước ngoài, từ hợp tác, thỏa thuận ký hợp đồng lĩnh vực mà quan hoạt động Khi lãnh đạo có chuyến công tác người thư ký: - Liên hệ với nới tiếp nhận chuyến công tác, - tìm hiểu nội dung chuyến công tác - Chuẩn bị tư liệu tài liệu cho lãnh đạo *Để chuyến công tác diễn thuận lợi em thấy người thư ký công ty làm công việc sau: 4.1 Lập kế hoạch cho chuyến Kế hoạch chuyến công tác loại văn dùng để trình bày cách có hệ thống công việc liên quan đến chuyến công tác sở để đánh giá chuyến Khi lập kế hoạch cho chuyến công tác thư ký đảm bảo yêu cầu Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 14 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyến như: thể thức văn bản, tính khả thi, nội dung thông tin Thông thường lập theo nội dung sau: Mục đích, nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian, tài liệu, tư liệu, kinh phí, giấy tờ cần thiết 4.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến Sau lập kế hoạch thủ trưởng duyệ, thư ký chuyển kế hoạch tới đại biểu tham gia chuyến công tác phòng ban có liên quan để hỗ trợ việc tổ chức chuyến 4.2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác Tùy vào tính chất mối quan hệ, thời gian, địa điểm có liên hệ điện thoại, fax,trực tiếp văn Lãnh đạo công ty TNHH Huệ quang thường công tác tỉnh lên việc liên lạc tới nơi tiếp nhận chuyến công tác thường gọi điện trước gửi qua fax 4.2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến Trên sở mục đích chuyến thư ký phối hợp với phòng ban chức để chuẩn bị nội dung chuyến Thư ký lựa chọn đại biểu tham gia chuyến công tác có khả giải vấn đề phát sinh thời gian công tác 4.2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Thư ký công ty chuẩn bị cho lãnh đạo giấy tờ sau: - Giấy giới thiệu, giấy đường - Hồ sơ công viêc - Các văn có liên quan tới chuyến - Các mẫu văn 4.2.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông Căn tính chất công việc, số lượng, thành phần, mức độ gần xa thư ký lựa chọn phương tiện lại phù hợp cho lãnh đạo Phương tiện lại công ty TNHH Huệ Quang chủ yếu ô tô 4.2.5 Chuẩn bị giấy tờ Công ty thường công tác nước nên thư ký thường chuẩn bị giấy tờ sau: - Công văn liên hệ - Giấy tờ tùy thân - Giấy giới thiệu - Giấy đường, danh thiếp 4.2.6 Chuẩn bị phí số yếu tố khác Ở công ty TNHH Huệ Quang phòng kế hoạch tài dự trù kinh phí, thư ký bổ sung thêm số khoản dự phòng phát sinh 4.3 Những công việc thư ký phải làm thời gian lãnh đạo côngtác Trong thời gian lãnh đạo công tác thư ký công ty tiếp tục thực chức nhiệm vụ mình, tổ chức họp bàn giao công việc lãnh đạo phòng ban, ghi nhật ký công tác, lưu giữ văn giấy tờ liên quan tới cá nhân lãnh đạo, thừa lệnh lãnh đạo đôn đốc giám sát phòng ban thực chức nhiệm vụ mình, giữ liên lạc với thủ trưởng Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 15 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.4 Những công việc thư ký phải làm sau thời gian lãnh đạo công tác Thư ký công ty giải quyế vấn đề thủ tục liên quan đến chuyến công tác, thu thập tài liệu giấy tờ có liên quan để lập hồ sơ, tổ chức họp để thông báo kết chuyến đi, trình nhật ký công tác giấy tờ có liên quan lãnh đạo, soạn thảo thu cảm ơn đến nơi tiếp nhận chuyến công tác Trong chuyến công tác Công ty TNHH Huệ Quang có ưu điểm nhược điểm sau: Ưu điểm: Ban thư ký có kinh nghiệm việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, có tinh thần trách nhiệm cao công tác tổ chức, thời gian lãnh đạo công tác công việc thường ngày diễn ra, công việc không bị để ùn chưa xử lý, tất cán bộ, nhân viên, thực theo nội quy công ty Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm số hạn chế sau: việc lập kế hoạch chưa trọng V Mô hình tổ chức phòng làm việc phòng Tổng hợp công ty TNHH Huệ Quang 5.1 Phòng làm việc lãnh đạo * Ưu điểm: - Phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị, đồ dùng văn phòng - Phòng sơn màu trắng xám tạo cảm giác tươi tắn, tinh thần thoải mái với công việc, tạo cảm giác thoáng mát làm việc - Các đồ dùng phòng xếp gọn gàng ngăn lắp - Đã có không gian xanh phòng làm viêc * Nhược điểm: - Phòng chưa trọng trang trí, khung tranh ảnh điều tạo cảm giác cứng nhắc phòng - Văn phòng có xanh ít, nhỏ, không gian phòng không thoải mái, áp lực công việc khó giải tỏa ( Sơ đồ bố trí lại xem phụ lục 05 ) 5.2 Phòng Tổng hợp * Ưu điểm - Các phòng ban chuyên ngành có liên quan chặt chẽ, mật thiết với xếp bố trí gần tạo tiện nghi, thuận lợi công việc trao đổi giấy lại trình làm việc - Phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết như: máy tính, điện thoại, máy in, máy fax, máy photo, Cũng đồ dùng văn phòng, điều giúp cho người công ty yên tâm làm việc có khả nâng cao trình độ chuyên môn * Nhược điểm - Bên cạnh ưu điểm phòng Tổng hợp số nhược điểm sau: + Diện tích phòng hạn chế + Phòng chưa trọng khâu trang trí Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Các trang thiết bị đầy đủ số cũ + Không gian xanh chưa có ( Sơ đồ bố trí lại xem phụ lục 06 ) VI Kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng Kỹ giao tiếp có vai trò vô quan trọng người thư ký đặc biệt hoạt động văn phòng, không nghệ thuật mà cách để người thư ký giao tiếp hiệu bên cạnh trình độ chuyên môn 6.1 Giao tiếp với lãnh đạo - Với thời gian thực tập không dài công ty TNHH Huệ Quang em tìm hiểu kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động giao tiếp lãnh đạo sau: + Trước hết tạo cho tâm lý thoải mãi, tự tin xuất trước mặt lãnh đạo nói riêng toàn nhân viên quan nói chung + Tạo cho ngoại hình lịch sự, phù hợp với vóc dáng thân môi trường làm việc công ty Trang điểm nhẹ nhàng đem lại cho người Thư ký vẻ tự tin tạo ấn tượng đẹp từ ban đầu với lãnh đạo 6.1.1 Cách xưng hô - Thư ký thể vị trí mình, tự tin thân tôn trọng lãnh đạo - Xưng hô - sếp, em - anh - Biết cách lắng nghe lãnh đạo, hể người tôn trọng người khác, ham học hỏi biết lắng nghe - Luôn lắng nghe tuân theo định quản lý nhà lãnh đạo 6.1.2 Cách đứng - Thư ký thể phong thái đứng lịch thiệp, dáng ngắn, đường hoàng, trang nghiêm, không liếc ngang liếc dọc, không nhảy lò cò, không chạy lúc vội 6.1.3 Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp - Khi giao tiếp thư ký có sử dụng hành động phi ngôn ngữ, nét mặt, điệu - Khi nói chuyện giữ thái độ lịch sự, không nói từ nóng, từ đa nghĩa - Cách nói chuyện sáng ngôn từ, thông tin khách quan, rõ ràng xác - Thư ký không nói nhanh, chậm 6.1.4 Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo - Thư ký bày tỏ quan điểm lãnh đạo , nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có thắc mắc thẳng thắn trung thực cấp trên, không a dua, xu nịnh, luồn cúi 6.2 Giao tiếp đồng nghiệp - Thư ký người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo phạm vi hoạt động thu ký không giới hạn mối quan hệ với lãnh đạo mà với đồng nghiệp - Thư ký công ty TNHH Huệ Quang tôn trọng đồng nghiệp, hợp tác đoàn kết sẵn sàn chia se quyền lợi trách nhiệm với nhân viên quan - Luôn lắng nghe ý kiến, tham khảo ý kiến đồng nghiệp vấn đề chung quan, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, đoàn kết hợp tác công việc Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 17 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Biết phối hợp, đoàn kết, thương yêu nhau, có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác với đồng nghiệp công ty - Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp, quan tâm tới đời sống đồng nghiệp, chia sẻ khó khăn công việc sống 6.3 Giao tiếp với khách Thư ký người thường xuyên tiếp súc khách hàng, người đến công ty để làm việc, trao đổi, mua bán, giao tiếp khách thư ký công ty giao tiếp lịch sự, nhã nhặn - Nói chuyện rõ ràng, không tỏ thái độ khó chịu, quát mắng khách, không nói lời thô thiển, khiếm nhã nói chuyện - Luôn nhiệt tình, hiếu khách giao tiếp khách dù vị khách đến mục đích - Khi giao tiếp khách thư ký công ty tập trung cao độ không làm việc riêng tư 6.4 Giao tiếp phương tiện truyền thông 6.4.1 Giao tiếp điện thoại * Giao tiếp điện thoại ngày phổ biến tính tiện lợi nhanh chóng nên nói điện thoại thư ký công ty làm việc: - Khi giao tiếp điện thoại thư ký suy nghĩ kỹ trước nói - Điều chỉnh tốc độ nói cho phù hợp - Thư ký công ty dảm bảo nguyên tác xưng danh, nói giọng nhỏ nhẹ, không sử dụng từ địa phương * Khi nghe điện thoại thư ký tập trung vào trình giao tiếp, kết hợp với đặt câu hỏi suy nghĩ - Nghe kết hợp với ghi lại thông tin cần thiết - Không ngắt lời đối tượng giao tiếp - Thường xuyên sử dụng cụm từ vâng, dạ, hiểu 6.4.2 Giao tiếp thư điện tử - Sắp xêp nội dung thư theo thứ tự: nội dung quan trọng cần bàn luận hay thông báo trước sau bổ sung thêm thông tin cần thiết - Trình bày email dễ đọc, dễ hiểu, sử dụng văn nói viết Email - Đọc sửa lỗi tả gửi thu Đánh giá ưu điểm hạn chế giao tiếp người Thư ký công ty TNHH Huệ Quang * Ưu điểm: - Đã đảm bảo nguyên tắc xưng danh giao tiếp - Đội ngũ cán trẻ trung, động nên cách nói chuyện khách cởi mở, nhiệt tình - Các phòng bố trí trang thiết bị văn phòng, điện thoại thuận tiện giao tiếp *Hạn chế: - Bên cạnh ưu điểm việc giao tiếp người thư ký hạn chế làm việc theo cảm tính, tính kiên nhẫn chưa cao Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 18 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký Công ty TNHH Huệ Quang 1.1 Ưu điểm Được quan tâm, sát ban lãnh đạo công ty, công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm Phòng Tổng hợp - Đội ngũ cán văn phòng Công ty trẻ, họ làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao công việc - Hệ thống phòng làm việc tương đối thoáng mát - Công ty trọng đến việc đầu tư trang thiết bị cho văn phòng, tất phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công ty - Công nghệ thông tin, tốc độ internet cao, phục vụ nhu cầu cập nhập tìm kiếm thông tin cho cán bộ, nhân viên cách nhanh chóng - Cán nhân viên văn phòng có lực chuyên môn cao không ngừng học hỏi nâng cao trình đô 100% cán nhân viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên - Ban thư ký có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, xếp công việc khoa học Năng động nhiệt tình tỏng hoạt động, biết cách bố trí xếp phòng làm việc, tổ chức hội nghị, hội thảo hợp lý thuận tiện cho công việc - Các khâu nghiệp vụ thư ký trọng thực nghiêm túc 1.2 Hạn chế * Trong thời gian thực tập công ty em thấy công ty giải công việc nhanh xác, kịp thời, nhiên hạn chế như: - Số lượng ban thư ký hạn chế mà khối lượng công việc nhiều nên tiến độ công việc chậm - Việc lập Hồ sơ sau trình có Hội nghị, Họp chưa thực trọng - Cách bố trí phòng làm việc chưa thực khoa học II Đề xuất giải pháp Từ vai trò, chức nhiệm vu Văn phòng ta thấy tầm quan trọng Văn phòng quan, doanh nghiệp Văn phòng phận thiếu, hoạt động Văn phòng ảnh hưởng tới việc quản lý, điều hành quan, mà đòi hỏi văn phòng phải trang bị đầy đủ phương tiện khoa học kỹ thuật, độ ngũ cán nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ cao, hoạt động cách khoa học, kỷ cương nề nếp để vận dụng hành tốt máy công việc văn phòng Từ em xin đưa Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 19 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ý kiến để khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm - Lãnh đạo Công ty cần quan tâm tới công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng, mở lớp đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn trình độ ngoại ngữ cho toàn thể nhân viên công ty - Quan tâm nhiều đến chế độ ưu đãi khen thưởng để tạo thêm động lực cho nhân viên làm việc - Hiện đại hóa phần mềm quản lý văn - Cần bổ sung thêm nhân viên để tiến độ làm việc nhanh chóng thuận tiện - Trong công tác tổ chức Hội nghi, chuyến công tác cần lập kế hoạch cụ thể, văn tài liệu giấy tờ chuyến cần lưu giũ để lập hồ sơ - Công ty nên tổ chức cho nhân viên tham gia Hội thảo tổ chức phòng làm việc khoa học - Để công việc thuận lợi cần phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho người, phận công ty Trên ý kiến đóng góp đề xuất em, nhiều thiếu sót em mong nhận tiếp nhận quan tâm tới ý kiến Và em hy vọng công tác Văn phòng công ty ngày hoàn thiện đại KẾT LUẬN Trải qua trình tồn phát triển Công ty TNHH Huệ Quang khẳng định vị trí giới kinh doanh, mà công ty không ngừng xây dựng phát triển, cấu tổ chức dần hoàn thiện Qua trình thực tập tài Phòng Tổng hợp Công ty TNHH Huệ Quang giúp em có thêm thời gian tìm hiểu môi trường làm việc, cách thức làm việc thư ký văn phòng Đây thực thời gian có ích giúp em có thêm kinh nghiệm thực tế phục vụ cho việc hoàn thành báo cáo chuẩn bị hành trang vững trắc cho công việc sau Trong thời gian thực tập công ty em nhận quan tâm,giúp đỡ từ thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng anh, chi, công ty TNHH Huệ Quang Qua em xin gửi lời cảm ơn tới trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho chúng em có thời gian thực tập giúp chúng em hiểu rõ ngành nghề học,cũng lần đầu làm nhân viên văn phòng thực sự, làm việc học hỏi, tiếp xúc công việc mà sau Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 20 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải làm nhiều điều giúp ích lớn cho bước ngoặc em, móng vững cho em sau Trong thời gian thực tập công ty từ ngày 16 tháng 04 đến ngày 05 tháng 05 năm 2015 khoảng thời gian không dài em nhận giúp đỡ tận tình người quan, em xin cảm ơn anh, chị, phòng Tổng hợp Đặc biệt em xin cảm ơn hai cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường giúp đỡ em trình thực tập, giúp em hoàn thành tốt báo Cuối em xin chúc người công ty toàn thể thầy cô khoa Quản trị Văn phòng có sức khỏe tốt thăng tiến đường công danh mình, chúc thầy Nguyễn Mạnh Cường trưởng Khoa Quản trị Văn phòng ngày lãnh đạo khoa tốt có nhiều chuyển biến Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nôi, ngày 20 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Hương PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ máy Công ty TNHH Huệ Quang Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc Thư ký Phòng Tổng hợp Phòng kế toán Phòng Kinh doanh Sinh viên : Trần Thị Hương Phòng quản lý vật liệu Lớp : Thư ký văn phòng K7 21 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ máy văn phòng công ty TNHH Huệ Quang Văn phòng Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Đội xe Phòng tổng hợp Phòng hành Nhà khách quan Phòng quản trị Phòng kinh doanh Phòng tài vụ Đại diện văn phòng Phòng tuyên truyền thi đua Phòng kế toán Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 22 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: sơ đồ bố trí trang thiết bị làm việc văn phòng 11 10 G G G G G G G G G Chú thích: Cửa vào Tủ đựng tài liệu Máy photo Bàn tiếp khách Bàn làm việc 10 Quạt Khay đựng tài liệu 11 Điều hòa Máy in G ghế Máy fax Máy tính Phụ lục 07: sơ đồ bố trí trang thiết bị phong làm viêc hoàn chỉnh 11 G G G G Sinh viên : Trần 3Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 23 10 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội G G G G Chú thích; Cửa vào Tủ đựng tài liệu Máy photo Bàn tiếp khách Bàn làm việc 10 Quạt Khay đựng tài liệu 11 Điều hòa Máy in G Ghế Máy tính Máy fax Phụ lục 03: Bản mô tả công việc phòng Tổng hợp STT Mảng công viêc phụ Mô tả công việc trách Chánh văn phòng Là đầu mối xây dựng, tổ chức triển khai, giám sát công việc - Nội quy, quy chế - Lương, thưởng bảo hiểm, chế độ - Công tác tuyển dụng - Công tác đào tạo - Công tác hành - Chương trình hoạt động nội - Quản lý chi phí chung hoạt động nội Nhân - Công tác tiền lương - Công tác bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN - Quyết toán TTNCN tháng, quý, năm - Quản lý nhân - Theo dõi, tổng hợp, đánh giá nhân viên - Theo dõi, tổng hợp khen thưởng, kỷ luật - Triển khai chương trình hoạt động nội - Chế độ cán nhân viên: ốm, hiếu hỉ, sinh nhật, ma chay Sinh viên : Trần Thị Hương Lớp : Thư ký văn phòng K7 24 Báo cáo thực tập Hành tổng hợp IT Thư ký Lễ tân, văn thư STT Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công tác đào tạo - Công tác tuyển dụng - Công tác Hành tổng hợp - Giám sát thực Nội quy, Quy chế - Giám sát hoạt động Công ty thành viên, chi nhánh - Quản lý hệ thống mạng máy tính, điện thoại, trang web - Quản lý lưu trữ phần mềm - Quản lý tài sản trang thiết bị - Thực mua sắm, sửa chữa tài sản - Hỗ trợ công tác tuyển dụng - Quản lý tài liệu HĐQT, tài liệu pháp lý gốc Công ty - Công tác thư ký tổng hợp : + Theo dõi tổng hợp trình ký tài liệu + Lập biên họp, báo cáo + Chuẩn bị hậu cần cho thành viên Ban điều hành ban điều hành công tác - Công tác lễ tân - Công tác văn thư - Quản lý văn phòng phẩm Phụ lục 04: Mẫu sổ công văn đến Tên tài Số ký Nơi Ngày Ngày Người liệu hiệu phát phát đến nhận văn hành hành Sinh viên : Trần Thị Hương Đơn vị Ký nhân nhận Lớp : Thư ký văn phòng K7 25 Báo cáo thực tập STT Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Mẫu sổ công văn Số ký Ngày Trích yếu Ngày gửi hiệu văn tháng ban nội dung hành Sinh viên : Trần Thị Hương Nơi nhận Ghi Lớp : Thư ký văn phòng K7 26