Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC 3 A: Khái quát về sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 3 I. Khái quát về sự ra đời của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 3 II. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 3 1. Khái quát về vị trí và chức năng của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 3 2. Khái quát về nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 4 III. Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 7 1, Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước gồm có: 7 2. Cơ chế hoạt động: 8 3. Cơ cấu tổ chức của Viện khoa học tổ chức nhà nước còn được thể hiện qua sơ đồ sau 12 B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp. 12 1. Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp. 12 2. Quyền hạn và trách nhiệm. 15 3. Tổ chức và chế độ làm việc: 16 4. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp 17 5. Xây dựng bản mô tả công việc trong phòng Hành chính – Tổng hợp 17 C. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính văn phòng của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 20 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 20 2. Khảo sát về công tác Văn thư – Lưu trữ. 26 Phần 2. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC 30 I. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 30 1. Mẫu lịch công tác tuần: 30 2. Mẫu kế hoạch công tác tháng: 31 3. Mẫu kế hoạch công tác năm: 32 II. Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước; 33 III. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Viện Khoa học tổ chức nhà nước; 49 IV. xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Viện Khoa học tổ chức nhà nước; 54 V. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng hiện đại. 55 1. Mô hình văn phòng hiện đại: 55 2. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm: 55 VI. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện; Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính – Tổng hợp. 56 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. 58 II. Giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm trên: 60 PHỤ LỤC 61
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHẠM THỊ PHƯỢNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7A HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY KHĨA HỌC (2012 - 2015) Tên quan: VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Địa chỉ: 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm - Hai Bà Trưng - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Đinh Thị Thanh Nguyên Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC A: Khái quát đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước .3 I Khái quát đời Viện Khoa học tổ chức nhà nước .3 II Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Khái quát vị trí chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước .3 Khái quát nhiệm vụ quyền hạn Viện Khoa học tổ chức nhà nước III Cơ cấu tổ chức chế hoạt động Viện Khoa học tổ chức nhà nước .7 1, Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước gồm có: .7 Cơ chế hoạt động: Cơ cấu tổ chức Viện khoa học tổ chức nhà nước thể qua sơ đồ sau: (xem phần phụ lục 1) 12 B Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp .12 Chức nhiệm vụ phịng Hành – Tổng hợp 12 Quyền hạn trách nhiệm 15 Tổ chức chế độ làm việc: .16 Cơ cấu tổ chức phịng Hành – Tổng hợp cịn thể qua mơ hình sơ đồ sau: (xem phần phụ lục 2) 17 Xây dựng mô tả cơng việc phịng Hành – Tổng hợp 17 C Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác Hành văn phòng Viện Khoa học tổ chức nhà nước 20 Khao sát tổ chức cơng tác văn phịng .20 Khảo sát công tác Văn thư – Lưu trữ .26 Phần .30 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC 30 I.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .30 1.Mẫu lịch công tác tuần: 30 2.Mẫu kế hoạch công tác tháng: 31 3.Mẫu kế hoạch công tác năm: 32 II.Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện Khoa học tổ chức nhà nước; 33 III.Soạn thảo Quy chế văn hóa cơng sở Viện Khoa học tổ chức nhà nước; .49 IV xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Viện Khoa học tổ chức nhà nước; 53 V Xây dựng mô hình văn phịng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình văn phịng đại .55 1.Mơ hình văn phịng đại: .55 2.Nhận xét ưu điểm, nhược điểm: 55 Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI.Đánh giá cấu tổ chức, máy phịng Hành – Tổng hợp Viện; Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy phịng Hành – Tổng hợp .56 PHẦN II 58 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Viện Khoa học tổ chức nhà nước 58 II Giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm trên: 60 PHỤ LỤC 61 Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong năm gần đây, Hành chinh Văn phịng lĩnh vực quan tâm, khơng quan hành nghiệp nói riêng mà Doanh nghiệp sở giáo dục – đào tạo nước Là trường đào tạo có uy tín chuyên ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biết đến sở đào tạo hàng đầu chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Văn thư – lưu trưu số lĩnh vục khác Trường trọng việc đào tạo kỹ năng, trang bị kiến thức cần thiết khơng lý thuyết mà cịn dựa sở thực tế để sinh viên sau trường có đủ hành trang kỹ cần thiết cho trình làm việc thực tế sau trường Thực tập ngành nghề nội dung quan trọng chương trình đào tạo dành cho sinh viên cao đẳng ngành Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành – có lý luận Thơng qua thực tập ngành nghề, em biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hồn thành tốt công việc giao Trong thời gian thực tập Viên Khoa học tổ chức nhà nước, em cô chú, anh chị Viên dạy giúp đỡ nhiều giao tiếp ứng sử, học hỏi khinh nghiệm làm việc giúp em thu thập tài liệu để viết báo cáo thực tập ngành nghề ngành nghề Quản trị văn phòng – ngành mà em học trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mặc dù báo cáo hoàn thành xong khơng thể tránh khỏi sai sót, kính mong Ban Giám hiệu thầy cô giáo cho ý kiến đóng góp để em chỉnh sủa hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Cường –Trưởng Khoa Quản trị Văn phịng, Lâm Thu Hằng cô chú, anh chị làm việc Phịng Hành chính- Tổng hợp Viện Khoa học tổ chức nhà nước hướng dẫn, giúp đỡ em trình kiến tập ngành nghề thực báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày tháng năm 2014 Sinh viên thực tập Phạm Thị Phượng Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NĨI ĐẦU Trong thời buổi cơng nghiệp hóa, đại hóa nước ta nay, Hành chinh Văn phịng lĩnh vực quan tâm, khơng quan hành nghiệp nói riêng mà Doanh nghiệp sở giáo dục – đào tạo nước.Nhận biết quan trọng trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng việc đào tạo đội ngũ sinh viên có chất lượng tốt có kiến thức kỹ làm việc tốt Để làm điều nhà trường khơng ngừng cải tiến cách dạy học nhằm truyền đạt nâng cao kiến cho sinh vên Nhưng khơng có kiến thức sách làm việc mà cần phải áp dụng việc học đôi với hành, có nghĩa nhà trường áp dụng kết hợp việc giảng dạy truyền đạt kiến thức cần thiết cho sinh viên với việc cho sinh viên thực hành thực tế quan để sinh viên biết vận dụng kiến thức thầy cô truyền đạt cho vào cơng vêc thực tế quan Được nhà trường giao cho việc thực tập quan giúp em biết vận dụng kiến thức mà thầy cô truyền đạt lại vào công việc thực tế quan mà em thực tập, dạy tận tình giảng viên hướng dẫn thực tập giúp đỡ tận tình anh chị quan em hồn thiện tơt cơng việc giao quan thực báo cáo thực tập tốt nghiệp Báo cáo em hồn thành cịn nhiều sai sot, kính mong ban giám hiệu thầy cô giáo cho ý kiến đóng góp để em chỉnh sửa hồn thiện Em xin chân thành cam ơn! Sinh viên thực Phạm thị Phượng Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC A: Khái quát đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước I Khái quát đời Viện Khoa học tổ chức nhà nước Viện Khoa học tổ chức nhà nước tiền thân Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Thông tin (thành lập năm 1990) Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Năm 1995, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Thông tin chuyển thành Viện Nghiên cứu Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 15/TCCP ngày 11/3/1995 Năm 2008, Viện đổi tên thành Viện Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 1501/2008/QĐ-BNV ngày 02/12/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ngày 17/6/2013, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 749/QĐ-VKH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tên giao dịch quốc tế Institute on State Organizational Sciences (viết tắt INSOS) II Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Khái quát vị trí chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước - Viện Khoa học tổ chức nhà nước đơn vị nghiệp khoa học công lập phục vụ quản lý nhà nước thuộc Bộ Nôi vụ; Viện nghiên cứu đầu ngành khoa học tổ chức tổ chức nhà nước; đầu mối quản lý hoạt động khoa học công nghệ Bộ Nội vụ với Bộ khoa học Công nghệ - Viện Khoa học tổ chức nhà nước có chức nghiên cứu bản; nghiên cứu chiến lược, sách phục vụ quản lý nhà nước; giúp Bộ trưởng quản lý, tổ chức thực kế hoạch nghiên cứu khoa học ứng dụng kết nghiên cứu khoa học lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ; thực Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dịch vụ công theo quy định pháp luật - Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng; tự chịu trách nhiệm nhiệm vụ nghiên khoa học, đào tạo, tổ chức máy, biên chế, tài chính, hợp tác quốc tế; đơn vị kế hoạch tài Bộ Nội vụ Khái quát nhiệm vụ quyền hạn Viện Khoa học tổ chức nhà nước - Nghiên cứu khoa học tổ chức tổ chức nhà nước - Nghiên cứu xây dựng chiến lược, chế sách vấn đề khác phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ: + Nghiên cứu sở khoa học xây dựng, hoàn thiện hệ thống thể chế tổ chức máy, nhân sự, hoạt động máy hành nhà nước Trung ương quyền địa phương cấp; + Nghiên cứu sở khoa học tổ chức chế hoạt động máy hành nhà nước từ Trung ương đến địa phương; chức năng, nhiệm vụ, mơ hình tổ chức quản lý nhà nước dịch vụ cơng, hội, tổ chức phi Chính phủ (xã hội dân sự) tổ chức kinh tế; + Nghiên cứu sở khoa học quản lý phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chế độ công vụ; + Nghiên cứu luận khoa học giải pháp, mơ hình phục vụ cải cách hành nhà nước; + Nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn tổ chức lao động khoa học quan hành nhà nước; + Nghiên cứu xây dựng đề án, dự án, văn quy phạm pháp luật thuộc chức quản lý nhà nước Bộ theo phân công Bộ trưởng; + Nghiên cứu vấn đề tổ chức quyền thị quyền địa phương; + Nghiên cứu vấn đề quyền nghĩa vụ cán bộ, công chức, viên chức; văn hóa giao tiếp đạo đức hoạt động công vụ, hoạt động Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghề nghiệp cán bộ, công chức, viên chức - Nghiên cứu ứng dụng: + Nghiên cứu triển khai ứng dụng kết nghiên cứu đề tài, chương trình, dự án nghiệm thu vào thực nhiệm vụ trị yêu cầu thực tiễn Bộ, ngành Nội vụ; +Nghiên cứu triển khai ứng dụng thành tựu mới, đại khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Bộ, ngành Nội vụ, bao gồm phần mềm tin học -phục vụ thi tuyển, thi nâng ngạch quản lý cán bộ, công chức, viên chức Thực nhiệm vụ đầu mối quản lý hoạt động khoa học công nghệ Bộ Nội vụ: + Giúp Bộ trưởng quản lý công tác nghiên cứu khoa học Bộ; + Là quan thường trực Hội đồng khoa học Bộ; + Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển khoa học ngành; +Xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học dài hạn, hàng năm Bộ, tổ chức thực hiện, quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học; + Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác nghiên cứu khoa học phục vụ nhiệm vụ Bộ, ngành - Thực dịch vụ công: + Ký kết hợp đồng mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng, phương pháp nghiên cứu cho cán bộ, công chức, viên chức lớp đào tạo, bồi dưỡng theo chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước Viện chủ trì; + Ký kết hợp đồng dịch vụ xây dựng đề thi cơng chức, viên chức; giáo trình, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành cho cán bộ, công chức, viên chức; + Thực dịch vụ công khác theo quy định pháp luật - Đào tạo sau đại học chuyên ngành khoa học tổ chức tổ chức nhà nước; quản trị nguồn nhân lực gắn với nghiên cứu khoa học theo quy định Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp luật - Hợp tác nghiên cứu khoa học: + Thực hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; + Hợp tác nghiên cứu khoa học trao đổi kinh nghiệm nghiên cứu khoa học với quan, đơn vị; Viện nghiên cứu khoa học; sở đào tạo, bồi dưỡng nước vấn đề liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ; + Phối hợp với quan, đơn vị thuộc Bộ; quan, đơn vị ngành tổ chức triển khai ứng dụng kết nghiên cứu vào thực tiễn công tác Bộ, ngành; + Tổ chức phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học nước quốc tế có liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ - Tổ chức quản lý công tác thông tin - tư liệu khoa học quản lý thư viện khoa học Viện: + Xây dựng, quản lý phục vụ khai thác, sử dụng sở liệu thông tin khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học quản lý nhà nước Bộ; + Xuất ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, tổ chức phát hành tin hoạt động nghiên cứu khoa học Viện, Bộ; phổ biến, tuyên truyền, ứng dụng kết nghiên cứu khoa học vào giải nhiệm vụ thực tiễn Bộ; + Hợp tác, trao đổi thông tin tư liệu khoa học với quan nước nước theo quy định pháp luật; + Quản lý trì hoạt động thư viện khoa học Viện; đề xuất ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ - thông tin để nâng cao hiệu hoạt động thư viện - Tổ chức biên tập phát hành định kỳ hàng tháng Bản tin cải cách hành thực điểm báo tuần phục vụ lãnh đạo Bộ - Tổ chức biên tập phát hành định kỳ Tạp chí nghiên cứu khoa học Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Viện - Quản lý đội ngũ công chức, viên chức người lao động, tài chính, tài sản Viện theo quy định nhà nước chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức khoa học công nghệ công lập - Thực nhiệm vụ khác theo phân công Bộ trưởng - Để thực nhiệm vụ giao, Viện có quyền hạn: + Tổ chức hoạt động theo chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật tổ chức khoa học công lập nghiên cứu bản, nghiên cứu chiến lược sách phục vụ quản lý nhà nước; +Tham dự Hội nghị liên quan Bộ tổ chức; +Đề nghị Vụ (Ban) Tổ chức cán Bộ, ngành Trung ương, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phối hợp nghiên cứu cung cấp thông tin lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ để phục vụ nghiên cứu; + Chủ trì tham gia xây dựng đề án, dự án nước dự án tổ chức quốc tế tài trợ lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ III Cơ cấu tổ chức chế hoạt động Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1, Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước gồm có: - Viện trưởng - Các Phó Viện trưởng - Hội đồng khoa học - Và tổ chức thuộc viện, gồm có: + Phịng Nghiên cứu tổ chức; + Phịng Nghiên cứu quản lý cán bộ, cơng chức; + Phòng Nghiên cứu quản lý viên chức; + Phòng Nghiên cứu tiền lương chế độ, sách; + Phòng Quản lý khoa học; Họ tên: Phạm Thị Phượng Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu (trừ đun, nấu nước uống) phòng làm việc Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thơng Phịng Hành – Tổng hợp có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Khơng thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 17 Xử lý vi phạm Việc chấp hành Quy chế tiêu chuẩn đánh giá kết công tác xét thi đua - khen thưởng cho tập thể, cá nhân Đơn vị, cá nhân vi phạm quy định Quy chế này, tùy vào tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định Điều 18 Tổ chức thực Trưởng phòng, ban, đơn vị nghiệp trực thuộc Viện Khoa học tổ chức nhà nước có trách nhiệm tổ chức triển khai thực quán triệt Quy chế đến tất cán bộ, công chức, viên chức Phịng, ban, đơn vị Giao Trưởng phịng Phịng Hành chính- Tổng hợp chủ trì phối hợp với phịng, ban, đơn vị có liên quan định kỳ tổ chức kiểm tra việc triển khai thực Quy chế văn hóa cơng sở phịng, ban, đơn vị báo cáo kết Phòng Hành – Tổng hợp Trong q trình thực hiện, có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáo phịng Hành – Tổng hợp để xem xét sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung Quy chế cho phù hợp với quy định pháp luật tình hình thực tế Viện./ Nơi nhận: Q VIỆN TRƯỞNG - Như - Lưu: VT Trần Văn Ngợi IV xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Viện Khoa học tổ chức Họ tên: Phạm Thị Phượng 53 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhà nước; Quy trình tổ chức hội nghị gồm bước sau: Bước 01: - Xác định thống chủ đề hội nghị, hội thảo - Lập kế hoạch xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo: * Lập kế hoạch: - Mục đích, yêu cầu cần đạt - Nội dung - Thời gian, địa điểm - Kinh phí - Dự kiến đơn vị phối hợp - Khách mời - Chương trình hội nghị - Chuẩn bị nội dung báo cáo khai mạc, bế mạc (nếu có) * Chuẩn bị tổ chức hội nghị: - Chuẩn bị: + Truyền thông cho kiện + In ấn tài liệu + Phát hành thư mời + Chuẩn bị hội trường, hiệu, âm thanh, máy móc… + Đặt ăn uống, bố trí nghỉ ngơi (nếu có) - Tổ chức hội nghị: + Đón tiếp đại biểu + Phát tài liệu + Điều khiển dẫn chương trình hội nghị - Kết thúc hội nghị: + Ghi biên hội nghị + Thông báo ý kiến kết luận đạo hội nghị Bước 02: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo: Họ tên: Phạm Thị Phượng 54 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo + Kiến nghị tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo nội dung hội nghị Bước 03: Đánh giá hiệu hội nghị, hội thảo V Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình văn phịng đại Mơ hình văn phịng đại: Nhận xét ưu điểm, nhược điểm: Ưu điểm: Mơ hình văn phịng đại có thiết kế hài hịa tạo khơng gian riêng cho nhân viên làm việc, cách trí trang thiết bị kỹ thuật khoa học, tiện nghi Các trang thiết bị đại tạo không gian sang cho văn phòng làm viêc Nhược điểm: Chi phí cho văn phịng đại cao Họ tên: Phạm Thị Phượng 55 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Hành – Tổng hợp Viện; Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy phịng Hành – Tổng hợp Tổ chức máy trình xếp thành cấu tổ chức xác định chức nhiệm vụ cho phận cấu tổ chức thiết lập Thực Quyết định số 79/QĐ-VKH ngày 16/10/2013 Viện trưởng Viện Khoa học tổ chức nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phịng Hành – Tổng hợp Đứng đầu Phịng Hành – Tổng hợp Trưởng phịng, Phó trưởng phịng Mỗi phịng thuộc Phịng Hành – Tổng hợp có Tổ trưởng giúp Trưởng phịng quản lý phịng chức Mơ hình tổ chức máy Phịng Hành – Tổng hợp thực theo chế Thủ trưởng Mọi hoạt động Phòng phải tuân thủ quy định pháp luật quy định Viện Khoa học tổ chức nhà nước Nghĩa tất hoạt động Phòng Trưởng phịng quản lý, Trưởng phịng khơng phải người trực tiếp quản lý nhân viên mà thông qua Tổ trưởng tổ để quản lý Tổ trưởng người giúp Trưởng phòng điều hành hoạt động tổ mình, theo dõi sát hoạt động thành viên công việc, đôn đốc thành viên tổ thực nhiệm vụ Lãnh đạo viện Lãnh đạo Phịng giao phó Trong phân công công việc, việc đạo giao cho tổ, cá nhân phụ trách chịu trách nhiệm Khi cơng việc giao cho tổ cụ thể Tổ trưởng phải chịu trách nhiệm cơng việc phân cơng Trên sở Trưởng phịng phân chia cụ thể trách nhiệm tổ thuộc Phịng Hành – Tổng hợp Theo chế quản lý này, lãnh đạo Phòng Hành – Tổng hợp giải cơng việc sở xem xét, tiếp thu ý kiến tổ thuộc phòng Họ tên: Phạm Thị Phượng 56 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với mơ hình quản lý theo chế độ thủ trưởng đem đến ưu điểm trình quản lý cơng việc Phịng Hành – Tổng hợp: - Tổ chức máy hợp lý, gọn nhẹ quy định rõ trách nhiệm phận Phịng Hành – Tổng hợp góp phần mang lại hiệu công việc cao; - Bảo đảm tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải công việc theo quy định Nhà nước Viện Khoa học tổ chức nhà nước; phát huy lực sở trường cán bộ, công chức, viên chức tạo nề nếp làm việc khoa học; - Theo chế độ thủ trưởng đảm bảo dân chủ, rõ ràng, minh bạch hiệu hoạt động; - Các đơn vị thuộc Phịng Hành – Tổng hợp đảm nhận chức khác chung mục đích giúp Trưởng phịng thực cơng việc Lãnh đạo Viện giao phó; Tuy nhiên, quản lý theo chế Thủ trưởng cịn số hạn chế sau: Thực theo mơ hình Thủ trưởng quản lý nên tình hình hoạt động Phịng Hành – Tổng hợp chủ yếu báo cáo hệ thống văn đơn vị chua có xác tuyệt đối thực tế diễn Họ tên: Phạm Thị Phượng 57 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Viện Khoa học tổ chức nhà nước Trong hoạt động quan nói chung Viện Khoa học tổ chức nhà nước nói riêng khơng thể thiếu cơng cụ quản lý vơ hiệu văn Để ban hành văn xác hợp lý, cơng tác hành văn phịng đóng vai trị vơ quan trọng Sau hai tháng kiến tập Viện Khoa học tổ chức nhà nước em nhận thấy cơng tác hành văn phịng quan có đặc điểm sau: Ngồi việc hoàn thành chức tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng công tác tổng hợp, điều phối hoạt động lãnh đạo viện, Phịng Hành – Tổng hợp giao nhiệm vụ: Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ; Phịng Hành – Tổng hợp thực chức tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác tổ chức - cán bộ, hành - quản trị hợp tác quốc tế Viện; thực nghiên cứu số lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Nội vụ theo phân cơng Viện trưởng Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực đề án, dự án, chương trình, đề tài, chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định đề án, dự án, dự thảo văn theo phân công Viện trưởng - Tham gia thực dịch vụ công theo phân công Viện trưởng Quản lý viên chức, trang thiết bị, phương tiện làm việc Phòng Viện phân cấp theo quy định Thực hịên chế độ thông tin, báo cáo, thống kê theo quy chế làm việc Viện Trong thời gian thực nhiệm vụ Phịng Hành – Tổ chức đạt hiệu định, giúp cho công tác quản lý Lãnh đạo Viện dễ dàng - Ưu điểm: Họ tên: Phạm Thị Phượng 58 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được quan tâm Lãnh đạo Viện, cơng tác hành văn phịng Phịng Hành – Tổ chức nhìn chung đạt nhiều kết khả quan như: + Công tác soạn thảo văn ngày tốt hơn, nội dung văn truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu, văn ban hành đầy đủ thành phần thể thức Nhà nước quy định + công tác văn thư khơng xảy tình trạng thất lạc tài liệu + Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn đi, văn đến Phịng Hành – Tổng hợp đơn vị trực thuộc kết nối sử dụng phần mềm quản lý văn đại hoàn toàn thay cho hình thức đăng ký sổ truyền thống bước nâng cao hiệu công việc Việc mua sắm máy móc, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác Văn phịng trọng từ bước nâng cao hiệu cơng tác công việc đảm bảo giải nhanh chóng, kịp thời - Hạn chế: Tuy nhiên, nhận thức chưa ý thức trách nhiệm công tác chung chưa cao nên việc thực công tác gặp phải không it hạn chế sau: + Một số đơn vị, phòng ban chuyên trách chụp văn để ban hành khơng tính số lượng văn cần thiết dẫn đế tình trạng chụp thừa nhiều gây lãng phí thời gian làm việc chi phí quan, vi phạm quy trình xử lý tài liệu + Việc xin số văn trước không dùng đến dẫn đến tình trạng văn cịn trống số nhiều việc xin số văn trước gây tình trạng chèn số văn sảy nhiều làm thẩm mỹ kết xuất văn để in theo tháng gây khó khăn cho văn thư làm tổng kết số lượng văn ban hành năm số văn khơng có số đăng ký phát hành bình thường mà cịn số chèn nũa + Việc lạm dụng giấy tờ dấu giáp lai phổ biến + Việc thiếu nhân đơn vị dẫn đến tình trạng cán Văn thư phải Họ tên: Phạm Thị Phượng 59 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác Phịng Hành – Tổng hợp II Giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm trên: - Tăng cường việc hướng dẫn công tác chuyên môn, nghiệp vụ kiểm tra công tác cán bộ, viên chức cách tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng trình độ thường xuyên cho cán bộ, nhân viên - Có sách, chế độ đãi ngộ hợp lý với cán bộ, nhân viên - Chú trọng công tác tuyển dụng sử dụng cán công tác hành văn phịng từ ban đầu tuyển dụng để tuyển dụng chun mơn, chun ngành đảm bảo hiệu công việc - Đầu tư thêm trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cơng tác văn thư, hành chính, gúp đạt hiệu cao công việc - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác hành chính, văn thư cơng tác khác Phịng Hành – Tổng hợp - Đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm quản lý văn đi, đến quản lý hồ sơ, tài liệu máy tính nhằm giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, thống hiệu đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc không phận Văn thư – Hành thuộc Phịng Hành – Tổng hợp nói riêng mà Viện Khoa học tổ chức nhà nước nói chung Họ tên: Phạm Thị Phượng 60 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Họ tên: Phạm Thị Phượng 61 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC I Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước hệ thống hóa qua sơ đồ sau: Họ tên: Phạm Thị Phượng 62 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH -TỔNG HỢP Trưởng phịng Phó trưởng phịng Phó trưởng phịng Đội bảo vệ Đội xe Họ tên: Phạm Thị Phượng Bộ phận hành - văn thư, lưu trữ 63 Bộ phận kỹ thuật Lớp: CĐQTVPK7A Phục vụ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC NĂM CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Yêu cầu đơn vị đăng ký chương trình công tác đơn vị năm tới Lập danh mục , đề án chương trình cơng tác năm Tổng hợp, xây dựng thảo chương trình cơng tác năm Trình Lãnh đạo xem xét, phê duyệt Chỉnh sủa, hồn thiện chương trình cơng tác năm Trình ký, phát hành văn tới đơn vị quan Tổ chức thực Họ tên: Phạm Thị Phượng 64 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG LỊCH CƠNG TÁC TUẦN CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Cán phụ trách làm lịch công tác tuần Xin ý kiến đạo, lịch làm việc Lãnh đạo viện Lãnh đạo văn phòng Lên dự thảo lịch Chuyển Trưởng phòng Phịng Hành – Tổng hợp xem xét lại sủa chũa Trình lãnh đạo duyệt In, đóng dấu, phát hành đến đơn vị thuộc quan Thực Họ tên: Phạm Thị Phượng 65 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 01 HỘI NGHỊ CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Mục đích tổ chức hội nghị Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị Nội dung hội nghị Tổ chức thực Thành lập ban tổ chức hội nghị Chuẩn bị hội nghị Chuẩn bị nội dung Tổ chức dẫn chương trình Tổ chức hội nghị Xử lý công việc đột xuất xảy trình hội nghị diễn Cử cán ghi biên Thiết lập hồ sơ hội nghị Tổng kết hội nghị Quyết tốn kinh phí Họ tên: Phạm Thị Phượng 66 Lớp: CĐQTVPK7A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC Lập kế hoạch công tác cho Lãnh đạo Viện Liên hệ trước với nơi Lãnh đạo công tác Chuẩn bị tài liệu phục vụ chuyến Đơn đốc, theo dõi phịng ban chuẩn bị chuyến công tác cho Lãnh đạo Chuẩn bị phương tiện lại Chuẩn bị chỗ ăn, nghỉ ngơi cho Lãnh đạo Lãnh đạo Viện công tác Đôn đốc, theo dõi công việc quan báo cáo hàng ngày với Lãnh đạo Tổng hợp kết chuyến công tác Lãnh đạo; lập hồ sơ Họ tên: Phạm Thị Phượng 67 Lớp: CĐQTVPK7A