Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ 3 I. Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì 4 1. Chức năng 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.1. Trong lĩnh vực kinh tế: 4 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai: 4 2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: 5 2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 5 2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: 5 2.6. Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao: 5 2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường: 6 2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội: 6 2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: 6 2.10. Trong việc thi hành pháp luật: 7 2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: 7 3. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì 7 4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì 7 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND UBND thành phố Việt Trì: 8 1.1. Vị trí, chức năng: 8 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng: 8 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Việt Trì: 9 1.4 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng: 10 1.5 Bản mô tả công việc của các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Phòng Nội vụ : 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng HĐND UBND thành phố Việt Trì: 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng: 11 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 11 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND thành phố Việt Trì 13 1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 13 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 13 2. Khảo sát về công tác văn thư: 14 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì 14 2.1.1. Quản lý văn bản đến: 14 2.1.2. Quản lý văn bản đi: 15 2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu: 16 2.1.4. Lập và quản lý hồ sơ: 17 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 17 2.2.1. Trong hoạt động quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi: 17 2.2.2. Trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu: 18 2.2.3. Trong việc lập và quản lý hồ sơ: 18 3. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 18 3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 18 3.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu : 19 3.4. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 19 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 21 1. Xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm . 21 2.Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 27 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì. 46 4 . Quy trình tổ chức hội nghị của UBND thành phố Việt Trì. 50 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì, nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này. 51 6 .Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan.Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng Hành chính. 53 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 54 1. Ưu điểm trong công tác hành chính văn phòng: 54 1.1. Về đội ngũ cán bộ công chức văn phòng: 54 1.2. Về công tác văn thư: 54 1.3. Về công tác lưu trữ: 55 1.4. Về công tác hành chính văn phòng : 55 2. Nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng: 55 2.1. Về đội ngũ cán bộ công chức Văn phòng: 55 2.2. Về công tác văn thư: 56 2.3. Về công tác lưu trữ: 56 2.4. Về công tác hành chính Văn phòng: 56 II. Đề xuẩt giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hành chính văn phòng: 56 1. Đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng: 56 2. Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin: 57 3.Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng: 57 4. Đổi mới nghiệp vụ hành chính: 58 LỜI CẢM ƠN 59 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ I Chức quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì Chức Nhiệm vụ, quyền hạn .4 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai: .4 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: 2.6 Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: .5 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: 2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: 2.10 Trong việc thi hành pháp luật: 2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: Nguyên tắc làm việc Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì .7 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì .7 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND - UBND thành phố Việt Trì: .8 1.1 Vị trí, chức năng: 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng: 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND thành phố Việt Trì: 1.4 Bản mô tả công việc Chánh Văn phòng: 10 1.5 Bản mô tả công việc phận chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Phòng Nội vụ : 11 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành Văn phòng HĐND- UBND thành phố Việt Trì: .11 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng: 11 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: .11 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị UBND thành phố Việt Trì .13 1.4 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 13 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực văn hóa công sở Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 13 Khảo sát công tác văn thư: 14 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì 14 2.1.1 Quản lý văn đến: .14 2.1.2 Quản lý văn đi: 15 2.1.3 Quản lý sử dụng dấu: 16 2.1.4 Lập quản lý hồ sơ: 17 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: 17 Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Trong hoạt động quản lý giải văn đến, văn đi: 17 2.2.2 Trong hoạt động quản lý sử dụng dấu: 18 2.2.3 Trong việc lập quản lý hồ sơ: .18 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .18 3.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 18 3.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ .19 3.3 Công tác chỉnh lý tài liệu : 19 3.4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .19 Phần II 21 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .21 1.Xây dựng lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 21 2.Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” .27 Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì 46 Quy trình tổ chức hội nghị UBND thành phố Việt Trì 50 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì, nhận xét ưu nhược điểm mô hình văn phòng 50 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan.Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng Hành .52 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác hành văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: .54 Ưu điểm công tác hành văn phòng: 54 1.1 Về đội ngũ cán công chức văn phòng: 54 1.2 Về công tác văn thư: 54 1.3 Về công tác lưu trữ: 55 Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.4 Về công tác hành văn phòng : 55 Nhược điểm công tác hành văn phòng: 55 2.1 Về đội ngũ cán công chức Văn phòng: 55 2.2 Về công tác văn thư: 56 2.3 Về công tác lưu trữ: 56 2.4 Về công tác hành Văn phòng: 56 II Đề xuẩt giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hành văn phòng: 56 Đổi nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng: 56 Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin: 57 3.Tổ chức lao động khoa học văn phòng: 57 Đổi nghiệp vụ hành chính: .58 LỜI CẢM ƠN 59 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Trong trình đất nước ngày lên, phát triển kinh tế- xã hội, việc xây dựng đội ngũ cán công nhân viên chức có phẩm chất trị, có tri thức, giỏi chuyên môn nghiệp vụ coi nhu cầu thiết yếu để xây dựng nên đất nước công nghiệp hóa đại hóa Từ xưa ông cha ta nói “học đôi với hành” câu tục ngữ trường hợp, hoàn cảnh công việc Cùng với đổi phát triển việc đào tạo đội ngũ tri thức vô quan trọng Đảng Nhà nước ta quan tâm hàng đầu Hiện bất kỳ quan, tổ chức, doanh nghiêp cũng muốn sở hữu “Nhà quản trị văn phòng” tài năng, nhiệt tình, động, sáng tạo Mặc dù đòi hỏi chuyên môn đặc thù ngành y khoa, luật, điện tử để thành công trở thành nhà quản trị văn phòng tài ba bạn phải kết hợp kỹ như: kỹ kỹ thuật, kỹ tư duy, kỹ truyền thông Từ nhu cầu thực tế ngành “Quản trị văn phòng” vươn lên tự khẳng định ngành đầy triển vọng ý đào tạo nhiều trường Đại học, Cao đẳng nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp đào tạo trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp chuyên ngành: Văn thư - lưu trữ, Quản trị nhân lực, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng…nhằm cung cấp nguồn nhân lực cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Em cảm thấy may mắn tự hào sinh viên học tập mái trường truyền thống Để đáp ứng yêu cầu chất lượng sinh viên, việc dạy học nhà trường tổ chức cho sinh viên tham gia thực tập Đây coi bước đánh dấu cho phát triển nhận thức, bước tập rượt rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho nhà Quản trị văn phòng tương lai Là sinh viên năm thứ ba chuyên ngành Quản trị văn phòng (khóa 20122015) giới thiệu nhà trường, hướng dẫn chuyên môn thầy cô giáo khoa đồng ý Phòng Nội vụ - Ủy ban Nhân dân Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Việt Trì em hoàn thành thời gian thực tập theo kế hoạch nhà trường (Từ ngày 9/3/2015 đến ngày 29/4/2015) Trong suốt trình thực tập em nhận quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì thầy cô khoa cô Lâm Thu Hằng người hướng dẫn em hoàn thành tốt chương trình thực tập, cũng hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Báo cáo thực tập em gồm có 03 phần sau: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Ủy ban Nhân dân thành phố Việt Trì Phần II: Chuyên đề thực tập: Xây dựng số văn Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Mặc dù có nỗ lực, cố gắng song báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận cảm thông, đóng góp ý kiến thầy cô để báo cáo êm hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2015 Sinh viên thực tập Bùi Thị Tuyết Minh Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ Thành phố Việt Trì trung tâm kinh tế - trị - văn hóa - khoa học kỹ thuật Phú Thọ, vùng đất có bề dày lịch sử truyền thống cách mạng Ngay từ buổi bình minh dựng nước, vua Hùng chịn vùng đất làm kinh đô nước Văn Lang - nhà nước dân tộc Việt Nam Trải qua hàng nghìn năm lịc sử, hệ người dân Việt Trì đoàn kết bên khắc phục thiên tai, đấu tranh chống giặc ngoại xâm, biến vùng đất hoang thành cánh đồng tươi tốt trù phú Việt Trì nằm phía Đông Nam tỉnh Phú Thọ, thành phố du lịch với cội nguồn dân tộc Việt Nam, kinh đô Văn Lang - kinh đô người Việt ngõ vùng Tây Bắc Tổ Quốc, có diện tích tự nhiên 11.175,11ha, gồm 13 phường nội thị Việt Trì vùng đất nằm vị trí chuyển tiếp từ địa hình đồi núi sang địa hình đồng bằng, đỉnh cao tam giác châu thổ sông Hồng Kể từ ngày thành lập đến nay, sau gần 50 năm xây dựng trưởng thành, kinh tế- xã hội Thành phố liên tục phát triển, mặt đô thị khỏi sắc, đời sống nhân dân cải thiện bước nâng cao Việt Trì trì tốc độ tăng trưởng khá; cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực; tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 13,6%/ năm.Đến địa bàn thành phố có 1.600 doanh nghiệp loại Giá trị sản xuất dịch vụ tăng bình quân 17,8%/ năm Các dự án tôn tạo thuộc khu di tích lịch sử Đền Hùng tập trung đầu tư phát triển, tạo điểm nhấn quan trọng, thúc đẩy việc triển khai dự án du lịch, dịch vụ khác địa bàn Thành phố, tạo tiền đề vững để xây dựng thành phố du lịch- lễ hội với cội nguồn dân tộc Việt Nam Song song với việc phát triển kinh tế xã hội, quận tập trung phát triển đô thị quản lý xây dựng nếp sống văn hóa, kỷ cương, giữ gìn đô thị sáng - xanh - - đẹp, xứng đáng với vị trí trung tâm hành - trị Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quốc gia Từ tiếp tục phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ giai đoạn nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá thủ đô đất nước I Chức quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì Chức Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi, bổ sung năm 2002, Uỷ ban Nhân dân ( viết tắt UBND) thành phố Việt Trì quan chấp hành Hội đồng nhân dân viết tắt HĐND) quận đồng thời quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Theo quy định Luật tổ chức Hội đông nhân dân Ủy ban nhân dân số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003, Ủy ban nhân dân quận có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: Nhiệm vụ, quyền hạn 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng Nhân dân thành phố thông qua để trình Uỷ ban Nhân dân thành phố phê duyệt; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; Tổ chức thực ngân sách địa phương; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội phường 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai: Xây dựng chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa bàn quận; Chỉ đạo Uỷ ban Nhân dân phường, xã thực biện pháp chuyển Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dịch cấu kinh tế; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân phường 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn quận; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ phường; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm sở công nghiệp khác 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng phường, điểm dân cư địa bàn thành phố; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân thành phố 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 2.6 Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế địa bàn quận tổ chức thực hiện: Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn quận; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; 2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan.Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng Hành ( Xem phụ lục số 07) Bùi Thị Tuyết Minh 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác hành văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì: Qua tìm hiểu thực tế công tác văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì thời gian thực tập em có số đánh giá, nhận xét công tác hành văn phòng quan sau: Ưu điểm công tác hành văn phòng: Văn phòng mặt quan, máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng quan công tác lãnh đạo quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng có ưu điểm 1.1 Về đội ngũ cán công chức văn phòng: Lãnh đạo văn phòng quan tâm, đạo, giám sát đến việc nâng cao trình độ cho cán Văn phòng Tổ chức cho cán học lớp tập huấn nghiệp vụ Đội ngũ cán bộ, công chức người có trình độ chuyên môn, hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, động, sáng tạo, nhiệt tình, tích cực công tác Văn phòng Có tinh thần trách nhiệm cao với công việc hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; tích cực học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ 1.2 Về công tác văn thư: Cán văn thư chủ yếu người trẻ tuổi, có lòng nhiệt huyết, sang tạo, động, tích cực học hỏi nâng cao trình độ thân Công tác văn thư trọng nên chất lượng văn ban hành tương đối tốt, trình tự soạn thảo ban hành văn đảm bảo yêu cầu theo quy định Nhà nước văn quy phạm pháp luật Công tác văn thư quan giải nhanh chóng kịp thời đảm bảo văn đi, đến quan lưu thông UBND thành phố Việt Trì cũng áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư đạt hiệu định Nhờ có phần mềm quản lý Bùi Thị Tuyết Minh 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn mà hoạt động văn thư trở nên chuyên nghiệp nhiều, văn đến, văn làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, việc tra cứu tìm kiếm văn dễ dàng 1.3 Về công tác lưu trữ: Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại đảm bảo hiệu giải công việc Với việc trang bị đầy đủ thiết bị văn bản, tài liệu không bị mất, lưu trữ cẩn thận Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, cán nhân viên lưu trữ thường xuyên kiểm tra tình trạng tài liệu, vệ sinh tài liệu, nắm bắt điều kiện vật lý kho lưu trữ có điều chỉnh kịp thời ngăn chăn tác động xấu tới tài liệu xếp tài liệu vào cặp hộp, giá cách khoa học Cán lưu trữ có lòng nhiệt tình,hăng say với công việc 1.4 Về công tác hành văn phòng : Việc xếp, phân công công việc văn phòng hợp lý, phù hợp với lực cán đảm bảo công việc không bị chồng chéo, công việc giải nhanh chóng, kịp thời hiệu Do trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan kịp thời, đảm bảo tính xác nhờ công việc quan giải nhanh chóng, đường lối, sách, nguyên tắc, chế độ Công tác hành đạt hiệu cao giúp nâng cao lòng tin nhân dân quan.Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Nhược điểm công tác hành văn phòng: Bên cạnh ưu điểm đạt công tác hành văn phòng vẫn số nhược điểm: 2.1 Về đội ngũ cán công chức Văn phòng: Trình độ cán văn phòng chưa đồng đều, gây ảnh hưởng đến tính thống giải công việc Nhiều cán văn phòng chưa sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc; cán văn phòng quen với cách Bùi Thị Tuyết Minh 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xử lý thông tin truyền thống nên sử dụng phần mềm quản lý văn công tác văn phòng gây nên lúng túng cán văn phòng 2.2 Về công tác văn thư: Văn ban hành bỏ sót số trang, việc cho số bị sai, tình trạng cho nợ số văn vẫn diễn Công tác lập hồ sơ hành chưa quan tâm mức 2.3 Về công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ chưa thật quan tâm, kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ hạn hẹp, sở vật chất, phương tiện, trang thiết sử dụng bảo quản tài liệu kho lưu trữ thiếu, không đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc 2.4 Về công tác hành Văn phòng: Công tác hành Văn phòng góp phần làm nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Do các yếu tố để thúc đẩy phát triển văn phòng ý nhiên trang thiết bị, phương tiện, máy móc kỹ thuật phục vụ cho công tác hành chưa đại làm ảnh hưởng đến tiến trình làm việc cán văn phòng II Đề xuẩt giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hành văn phòng: Công tác hành văn phòng ví hệ tuần hoàn, mạch máu lưu thông liên lạc khắp thể, ảnh hưởng nhiều đến hiệu công việc quan Vì cần phải có biện pháp để nâng cao chất lượng công tác hành văn phòng: Đổi nâng cao chất lượng đội ngũ cán văn phòng: Để nâng cao chất lượng công tác hành văn phòng đòi hỏi đội ngũ cán văn phòng nói chung người lãnh đạo nói riêng phải có tâm, có lòng nhiệt tình với công việc Trước hết người lãnh đạo phải người có lực trình độ quản lý thật sự; người có tinh thần trách nhiệm người có tâm, có tài đối nội, đối ngoại, có lĩnh, linh hoạt hoàn cảnh.Định hướng bước phát Bùi Thị Tuyết Minh 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển quan; xác định rõ mục tiêu cần phải thực giai đoạn khác nhau; biết chủ động, bình tĩnh, đối phó với thay đổi trình thực kế hoạch.Phải theo dõi đôn đốc, kiểm tra đánh giá kết hoàn thành đơn vị cấp cách khách quan nhằm khuyến khích tinh thần hăng say làm việc cán văn phòng Bên cạnh đội ngũ cán cũng phải trau dồi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng để đáp ứng với nhu cầu việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công việc Để nghiệp vụ trình độ cán văn phòng nâng cao cần: tổ chức khóa học ngắn hạn công tác văn phòng, mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn phòng thực tế Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin: Với trang thiết bị đại làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Để giúp cho công tác văn phòng quan bước đại hóa, biện pháp quan đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hóa công tác văn phòng tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với công tác văn phòng 3.Tổ chức lao động khoa học văn phòng: Trong điều kiện công đổi công tác văn phòng vấn đề hiệu đưa lên hàng đầu nên tổ chức lao động khoa học văn phòng coi giải pháp thích hợp Tổ chức lao động khoa học văn phòng hiểu việc nghiên cứu áp dụng biện pháp, phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ với thời gian ngắn Thường xuyên trang bị, hoàn thiện nâng cao trình độ chuyên môn hành cho cán bộ, công chức Nghiên cứu, đánh giá ảnh hưởng môi trường xã hội hoạt động quan cũng đời sống, tâm tư nguyện vọng cán văn phòng Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo; nâng cao tinh thần, thái độ làm việc cán bộ, điều hoà quan hệ lãnh đạo nhân viên nhằm Bùi Thị Tuyết Minh 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đảm bảo tổ chức có hiệu công việc đơn vị nói riêng toàn quan nói chung Xây dựng triển khai thực có hiệu kế hoạch sở phối hợp, phát huy vai trò chức chi đoàn, tận dụng hết khả sáng tạo điều hành thực nhiệm vụ Đảm bảo đầy đủ sử dụng triệt để có hiệu phương tiện làm việc Đổi nghiệp vụ hành chính: Khái niệm nghiệp vụ hành văn phòng phong phú bao gồm tác nghiệp thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư lưu trữ Sự am hiểu tường tận thực thục kỹ thuật, nghiệp vụ hành văn phòng sở quan trọng để tiến hành có hiệu hoạt động công cụ Xây dựng định mức cần thiết thực việc tiêu chuẩn hoá công việc Đổi quy trình kiểm tra hoạt động văn phòng, quan.Bảo đảm tính khoa học trình cải cách hành chính, hoạt động hành Các nghiệp vụ hành đổi khắc phục tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu khoa học tương đối phổ biến công tác văn phòng.Tiêu chuẩn hoá hoạt động hành Văn phòng sở để đổi quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng cán công chức Bùi Thị Tuyết Minh 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập vừa qua, em tiếp xúc với công việc thực tế quan, trực tiếp thực khâu công việc văn phòng áp dụng kỹ năng, kiến thức học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Qua đây, em cũng thu hoạch kinh nghiệm làm việc cũng cách giải công việc hàng ngày văn phòng Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa Quản trị văn phòng trang bị cho em kiến thức vững để em hoàn thành thời gian thực tập tốt Đặc biệt cô Lâm Thu Hằng hướng dẫn tận tình, chu đáo giúp em hoàn thành xuất sắc báo cáo Em xin chân thành cảm ơn tới anh, chị Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt thời gian thực tập quan Mặc dù có cố gắng nỗ lực không ngừng thân giúp đỡ nhiệt tình thầy cô, anh chị song báo cáo em không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Em kính mong nhận đóng góp thầy, cô anh, chị Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Bùi Thị Tuyết Minh Bùi Thị Tuyết Minh 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy quan UBND THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND - UBND Phòng NN - PTNT Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Y tế Phòng Thanh tra Phòng Văn hóa Phòng TN - MT Phòng Công thương Phòng TC - KT Phòng LĐ – TB -XH Phòng GD - ĐT Ban quản lý Khu Công nghiệp Bùi Thị Tuyết Minh Trung tâm Dạy nghề Trung tâm Văn hóa Đài phát Khuyến nông Ban quản lý Dự án Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục: 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận Tổng hợp Bùi Thị Tuyết Minh Bộ phận Hành Phó Chánh Văn phòng Thường trực HĐND Bộ phận Tiếp dân Bộ phận Một cửa Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục: 03 Sơ đồ hóa nội quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục: 04 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì Chuẩn bị họp Tiến hành họp Kết thúc họp Chuẩn bị văn bản: kế hoạch, giấy mời Đón tiếp đại biểu Phục vụ sau họp Chuẩn bị kinh phí Dẫn chương trình Tổng hợp, thông báo Chuẩn bị tài liệu liên quan tới họp Theo dõi họp Lập hồ sơ Chuẩn bị sơ vật chất Ghi biên Chuẩn bị số công việc khác Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì Chuyến công tác cho lãnh đạo Trước chuyến - Liên hệ; - Lập Kế hoạch; - Chuẩn bị Tài liệu; Trong chuyến - Chuẩn bị kinh phí; - Xếp lịch; - Chuẩn bị số khác; - Phân loại tài liệu; - Tham mưu; Sau chuyến - Thu thập hóa đơn, chứng từ; - Tổng hợp, thông báo, toán; - Lập hồ sơ Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục: 06 Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Lập bảng dự trù kinh phí Hội nghị Phân công công việc Kiểm tra, giám sát công tác chuẩn bị Tiến hành Hội nghị Kiểm tra, giám sát công việc diễn diễn Hội nghị Kết thúc Hội nghị Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, toán kinh phí Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : 07 Xây dựng mô hình Văn phòng đại cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì 1 1 1 Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Chú thích: Bàn làm việc cán nhân viên Ghế ngồi Bàn tiếp dân Tủ để hồ sơ tài liệu Máy tính Máy Scan Cửa vào Máy in Cử sổ Điện thoại bàn Móc treo đồ Máy photo Lọ hoa Bùi Thị Tuyết Minh Lớp: Quản trị Văn phòng K7A