Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 Phần I:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Quan Hoa .4 1. Chức năng: 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND Phường Quan Hoa: 10 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Quan Hoa 10 1. Chức năng: 10 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 11 3. Cơ cấu tổ chức: 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của UBND Phường Quan Hoa. 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể. 12 1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND Phường Quan Hoa. 13 1.3. Sơ đồ hoá Công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND Phường Quan Hoa 13 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND Phường Quan Hoa. 13 1.5. Nhận xét, đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của UBND phường Quan Hoa. 13 1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND phường Quan Hoa. 14 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 16 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND phường Quan Hoa 16 2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: 23 PHẦN II : CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 28 1. Soạn thảo văn bản 28 1.1. Mẫu văn bản Quyết định 28 1.2. Công văn 29 1.3.Giấy nghỉ phép 30 1.4. Biên bản 31 1.5. Giấy giới thiệu 32 2. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND phường Quan Hoa 33 3. Xây dựng chương trình công tác của UBND phường Quan Hoa 44 4. Xây dựng bản mô tả công việc của văn phòng UBND phường Quan Hoa 52 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của UBND Phường Quan Hoa. 54 1. Về nhận thức, thái độ: 54 2. Về kĩ năng nghề nghiệp: 55 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm: 56 KIẾN NGHỊ 60 KẾT LUẬN 61 PHẦN PHỤ LỤC 63
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGUYỄN THỊ THANH HOA BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K5 HỆ CAO ĐẲNG KHÓA HỌC 2012 - 2015 Tên quan: UBND PHƯỜNG QUAN HOA Địa chỉ: 68 Dương Quảng Hàm - Cầu Giấy - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Nguyệt Ánh Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2015 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập trường em nhận nhiều quan tâm giúp đỡ tập thể Ban giám hiệu nhà trường, thầy, cô cán công nhân viên trường .3 Qua viết cho em gửi tới thầy, cô giáo, tập thể Ban giám hiệu Trường ĐH Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy, cô giáo khoa QTVP lời cản ơn sâu sắc lời chúc sức khỏe tốt đẹp .3 Là người sinh viên với lòng ham muốn học hỏi, muốn nâng cao kiến thức, giúp ích thêm sống ý nghĩ thúc giục em tâm theo học trường Xin chân thành cảm ơn thầy, cô! người cống hiến đời cho nghiệp giáo dục, nghiệp trồng người Chúc thầy, cô dồi sức khỏe hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập trường Em xin cảm ơn Lãnh đạo Đảng ủy - UBND phường Quan Hoa, cảm ơn đội ngũ cán công chức văn phòng UBND phường Quan Hoa giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành tập Cảm ơn gia đình tập thể lớp CĐ QTVP K5 bên cạnh động viên chia sẻ mặt tinh thần giúp sinh viên lớp đạt nguyện vọng Do trình độ hiểu biết hạn chế, kiến thức chưa sâu rộng lên báo cáo em nhiều thiếu sót, em kính mong thầy, cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng tập thể BGH trường ĐH Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ để em hoàn thành tốt báo cáo Em xin trân trọng cảm ơn! Phần I: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA PHẦN II 28 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA .28 Soạn thảo văn .28 BẢN MÔ TẢ 52 CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG QUAN HOA .52 Bộ phận: Văn phòng UBND phường .52 Chức danh: Văn phòng 52 Cán quản lý: Phó Chủ tịch UBND phường 52 1, Trách nhiệm: 52 PHẦN III 54 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 KIẾN NGHỊ .60 KẾT LUẬN 61 PHẦN PHỤ LỤC .63 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 63 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG .64 UBND PHƯỜNG QUAN HOA 64 SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, CUỘC HỌP CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA 65 SƠ ĐỒ HOÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN .66 PHỤ LỤC 67 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KÌ CỦA UBND 67 PHƯỜNG QUAN HOA 67 Độc lập - Tự - Hạnh phúc 68 71 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong quan, tổ chức, văn phòng máy giúp việc tổng hợp trực tiếp quan, tổ chức, phục vụ cho tổ chức quản lý, điều hành Lãnh đạo, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Trong công tác Hành Nhà nước văn phòng trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan Trong công công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác Hành nắm vai trò quan trọng Hoạt động văn phòng yếu tố chủ quan định tồn tại, phát triển vững mạnh quan Văn phòng hoạt động hiệu giúp quan hoạt động có chất lượng, tăng khả cạnh tranh, chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Công tác Quản trị văn phòng quan, đơn vị hành nghiệp đóng vị trí quan trọng Trong quan, đơn vị hành nghiệp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan có khác Chính công tác văn phòng giữ vai trò chủ đạo, mắt xích quan trọng phát triển quan, đơn vị nói riêng Nhà nước nói chung Trong kinh tế tri thức cạnh tranh thông tin quan trọng liệt công tác văn phòng ví “một cầu” Cầu vững gọn nhẹ đảm bảo cho tất phương tiện người qua lại an toàn Cũng hành gọn nhẹ, chặt chẽ, xác tạo điều kiện để người dân tiếp cận tin tưởng công việc quan thông suốt Nhà trường với phương châm “ Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm đào tạo đội ngũ nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tay nghề vững vàng, biết vận dụng kiến thức linh hoạt từ Nhà trường vào thực tế Xuất phát từ thực tế theo chương trình đào tạo Nhà Nguyễn Thị Thanh Hoa Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường, khóa học thực tập quan theo nội dung lý thuyết học Đó yêu cầu quan trọng học sinh, sinh viên Bởi thực tập tốt nghiệp khoảng thời gian cần thiết để học sinh, sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp tiếp thu kinh nghiệm bổ ích cán Văn phòng tương lai sau trường Theo Kế hoạch đào tạo Nhà trường tổ chức cho học sinh, sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng khóa 2012 – 2015 thực tập quan, tổ chức Và đồng ý Nhà trường quan liên hệ thực tập, em thực tập UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà Nội Qua đợt thực tập UBND Phường Quan Hoa - Quận Cầu Giấy - Hà Nội với quan tâm giúp đỡ Lãnh đạo, cán công chức văn phòng UBND phường em tiếp cận với thực tế công việc, củng cố vững kiến thức thiếu học nhà trường để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình thực tập em rút nhiều học kinh nghiệm áp dụng linh hoạt từ lý thuyết vào thực tế giúp em hiểu rõ tình hình tổ chức quản lý Văn phòng quan Bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp em phần mở đầu phần kết luận có phần nội dung sau: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nguyễn Thị Thanh Hoa Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập trường em nhận nhiều quan tâm giúp đỡ tập thể Ban giám hiệu nhà trường, thầy, cô cán công nhân viên trường Qua viết cho em gửi tới thầy, cô giáo, tập thể Ban giám hiệu Trường ĐH Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy, cô giáo khoa QTVP lời cản ơn sâu sắc lời chúc sức khỏe tốt đẹp Là người sinh viên với lòng ham muốn học hỏi, muốn nâng cao kiến thức, giúp ích thêm sống ý nghĩ thúc giục em tâm theo học trường Xin chân thành cảm ơn thầy, cô! người cống hiến đời cho nghiệp giáo dục, nghiệp trồng người Chúc thầy, cô dồi sức khỏe hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập trường Em xin cảm ơn Lãnh đạo Đảng ủy - UBND phường Quan Hoa, cảm ơn đội ngũ cán công chức văn phòng UBND phường Quan Hoa giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành tập Cảm ơn gia đình tập thể lớp CĐ QTVP K5 bên cạnh động viên chia sẻ mặt tinh thần giúp sinh viên lớp đạt nguyện vọng Do trình độ hiểu biết hạn chế, kiến thức chưa sâu rộng lên báo cáo em nhiều thiếu sót, em kính mong thầy, cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng tập thể BGH trường ĐH Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ để em hoàn thành tốt báo cáo Em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, Ngày 26 tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Thanh Hoa Nguyễn Thị Thanh Hoa Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Phường Quan Hoa (Sơ đồ tổ chức máy UBND Phường Quan Hoa xem phụ lục) Chức năng: Uỷ ban nhân dân Phường quan hành địa phương lãnh đạo giám sát Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân UBND Phường có nhiệm vụ thực mục tiêu, nghị quyết, thị Đảng uỷ, Nghị Hội đồng nhân dân Chỉ thị, văn ngành cấp trên, trình hoạt động Uỷ ban nhân dân Phường thực theo chức năng, nhiệm vụ ngành triển khai nhiều văn bản, Nghị cấp đến ban, ngành thực tốt mục tiêu kinh tế - xã hội - an ninh - quốc phòng Nhiệm vụ quyền hạn: Căn vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Uỷ ban nhân dân Phường thảo luận Quyết nghị theo đại đa số vấn đề quy định điều 124 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng năm 2003 vấn đề khác liên quan đến phát triển kinh tế văn hoá xã hội, Quốc phòng - An ninh địa bàn Phường; Uỷ ban nhân dân Phường trực tiếp đạo hoạt động phát triển kinh tế, văn hoá xã hội, Quốc phòng an ninh, phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Pháp luật quy định Uỷ ban nhân dân Phường ban hành văn quản lý, điều hành đồng thời tổ chức thực kiểm tra việc thi hành văn đó; Uỷ ban nhân dân Phường tổ chức tiếp dân vào thứ hàng tuần phòng giao dịch cửa, trực tiếp xem xét giải kiến nghị, khiếu nại công dân; Nguyễn Thị Thanh Hoa Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán bộ, công chức thuộc UBND Phường điều chỉnh theo Pháp luật cán bộ, công chức ngày 01 tháng năm 2003 văn khác Nhà nước chế độ sách cán xã, phường, thị trấn; Uỷ ban nhân Phường hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách; đặt lãnh đạo BCH Đảng Phường chịu giám sát Thường trực HĐND Phường theo luật định; Uỷ ban nhân dân Phường quan điều hành thực Nghị HĐND tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ tổ chức đoàn thể tham gia xây dựng củng cố quyền thực việc giám sát hoạt động Uỷ ban nhân dân cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân Quận phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức đoàn thể ban ngành thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo ban ngành vận động nhân dân thực biện pháp chuyển Nguyễn Thị Thanh Hoa Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiện vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn Phường; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, dịch vụ; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghể truyền thống, sản xuất sẩn phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân Quận d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng điểm dân cư địa bàn Phường; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân Phường e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, UBND Phường thực Nguyễn Thị Thanh Hoa Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Phường g Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, UBND Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, giáo dục thể thao, y tế, phát địa bàn Phường tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo h Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, UBND Phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Nguyễn Thị Thanh Hoa Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dấu ban hành văn tiến hành theo nguyên tắc đạo Cục Văn thư Lưu trữ Chủ tịch Quá trình quản lý văn - đến thực theo số quy định chung văn Nhà nước ban hành Đặc biệt việc đăng ký văn giải văn tương đối chặt chẽ có hiệu Quản lý dấu chặt chẽ thực theo đạo Cục văn thư - lưu trữ việc sử dụng bảo quản dấu Bên cạnh quan ban hành số quy định riêng việc bảo quản sử dụng dấu Trong trình giải công việc tiến hành lập hồ sơ công việc phục vụ cho việc theo dõi công việc + Công tác lưu trữ: Các văn bản, giấy tờ sau giải công việc lưu trữ phòng ban phận văn thư văn phòng Lãnh đạo quan có quan tâm tới công tác lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ quan ngày hoàn thiện tốt UBND Phường Quan Hoa thu thập tất văn giấy tờ trình hoạt động quan nhằm mục đích sử dụng cho lâu dài góp phần nâng cao chất lượng công tác quan Mặc dù quan chưa bố trí phòng, kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu để tiến hành số công việc khác Song quan bố trí xếp việc bảo quản tài liệu lưu trữ cách an toàn để phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu, hạn chế hư hại, rách nát tài liệu Công tác lưu trữ thể cách chặt chẽ cụ thể Các khâu nghiệp vụ lưu trữ bước đầu thực phân loại xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu Việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tra tìm tài liệu cần thiết Ngoài UBND phường trang bị số sở vật chất như: tủ đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, hộp đựng tài liệu cặp dây phục vụ cho trình thu thập, lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu - Nhược điểm Nguyễn Thị Thanh Hoa 57 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh ưu điểm nêu công tác văn thư - lưu trữ UBND Phường Quan Hoa số điểm hạn chế sau: + Công tác văn thư: Các ban, ngành, đơn vị quan chưa tiến hành việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu cho cán văn thư theo quy định Tài liệu tình trạng bó gói không lập hồ sơ tài liệu phòng nguyên phòng không giao nộp tài liệu cho cán văn thư giải công việc xong Chưa có quản lý thống việc thực khâu nghiệp vụ Quá trình thực khâu nghiệp vụ nhiều hạn chế đặc biệt việc xây dựng văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn chưa thực cách khoa học + Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ UBND Phường Quan Hoa nhiều bất cập Công tác lưu trữ quan chưa quan tâm nhiều, điều ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu công tác lưu trữ lâu dài lưu trữ không đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn mà lưu trữ hình thành hoạt động quan ngày nhiều Cán phòng ban giải công việc xong chưa hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ hoạt động công tác quản lý Nhà nước Về vấn đề đầu tư mua sắm trang thiết bị, dụng cụ để phục vụ cho công tác quản lý tài liệu lưư trữ chưa quan tâm chưa đáp ứng đầy đủ gây khó khăn cho việc tổ chức sử dụng Việc thu thập tổ chức tài liệu chưa tiến hành thường xuyên liên tục, đặc biệt tài liệu quan đơn vị trực thuộc, điều làm cho số khối lượng lớn tài liệu không xếp, chỉnh lý, thống kê, gây hư hại thất lạc tài liệu không tra tìm để sử dụng cần thiết Việc cất giữ bảo quản tài liệu đủ diện tích cho việc cất giữ tài liệu, chỗ để phục vụ cho việc chỉnh lý Nguyễn Thị Thanh Hoa 58 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ quan phòng lưu trữ phòng đọc riêng gây khó khăn trình bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Khắc phục nhược điểm Trước thực trạng công tác văn thư - lưu trữ UBND Phường cần phải thực số khắc phục sau: Cần phải tạo điều kiện thuận lợi để cán kiêm nhiệm có hội học hỏi nâng cao nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Trong trình thực khâu nghiệp vụ đặc biệt việc chuyển giao văn bản, xây dựng văn sở thu thập thông tin cần thiết có biện pháp cụ thể để bảo quản tài liệu lưu trữ hợp lý nhằm đảm bảo cho tài liệu không bị mát hư hỏng thời gian lưu trữ Uỷ ban Với biện pháp trình thực cần vào tình hình thực tế Uỷ ban vấn đề phát sinh mà điều chỉnh cho phù hợp Với việc thực hy vọng cải thiện tình hình công tác văn thư - lưu trữ Uỷ ban Nguyễn Thị Thanh Hoa 59 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KIẾN NGHỊ A.Đối với công tác văn thư: Cơ quan cần tăng cường đội ngũ cán làm công tác văn thư - lưu trữ, Có đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việc giải công văn qua đường bưu điện thường thời gian, tốn nhiều, làm mát, thất lạc, Văn phòng nên áp dụng thành tựu khoa học kĩ thuật tiên tiến công nghệ thông tin việc sử dụng thư điện tử Đây hình thức tối ưu vừa mẻ vừa nhanh, đa dạng lại truyền đạt thông tin kịp thời, xác Việc triển khai ứng dụng công dụng thông tin sở cho nhu cầu phát triển công tác văn thư phát triển toàn diện mặt Uỷ ban Phải tăng cường trang thiết bị bảo quản phòng trang thiết bị cần thiết khác để phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ có đảm bảo phục vụ tốt cho chất lượng hoạt động quan B.Về công tác lưu trữ: Trước phát triển vai trò công tác văn thư ngày Trường cần có bổ sung cán có trình độ chuyên môn lưu trữ để đáp ứng công việc Uỷ ban Nhìn chung công việc tổ chức, xếp quản lý tài liệu phông lưu trữ UBND Phường Quan Hoa tồn nhiều khó khăn, khó khăn cần kể đến sở vật chất, kho tàng Cần quan tâm trọng đến việc xây dựng kho tàng, đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu Bởi khối lượng tài liệu phòng ban tương đối nhiều lại tình trạng xếp lộn xộn, bản, nhiều tài liệu tình trạng bó gói Về hệ thống giá tủ cần phải đạt tiêu chuẩn theo quy định Cục văn thư lưu trữ phải có cách bố trí hợp lý khoa học Kho lưu trữ xây dựng cần thiết kế nơi thông thoáng tránh xâm nhập nấm mốc côn trùng gây hư hại tài liệu, tốt nên đặt tầng hai Nguyễn Thị Thanh Hoa 60 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên ý kiến nhận xét phương pháp nhận định riêng cá nhân em công tác Văn Phòng, Văn thư - Lưu trữ UBND Phường Quan Hoa Với ý kiến đóng góp mình, em mong công tác Văn phòng, Văn thư - Lưu trữ ngày làm theo quy định thực tốt hơn, thực phát huy vai trò nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc ngày nói chung cho công tác đạo, hoạt động Văn phòng nói riêng, giúp cho công việc Uỷ ban tiến hành thuận lợi tiết kiệm thời gian Qua thời gian thực tập Văn phòng UBND Phường Quan Hoa em vận dụng lý thuyết để dựa vào thực tế quan Em thấy nghiệp vụ Công tác Văn phòng nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ phần quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Ở góc độ ta coi yếu tố quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội Bởi quan, đơn vị, tổ chức muốn phát triển phải thực tốt đạo, lãnh đạo, phải ngày hoàn thiện mặt công tác văn thư nói chung hay lĩnh vực quản lý hành Nhà nước nói riêng Đó trọng tâm trình hoạt động giao dịch quan Được quan tâm giúp đỡ cán nhân viên uỷ ban cô anh chị văn phòng em hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu trường sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác văn thư Đây bước giúp em xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng Nguyễn Thị Thanh Hoa 61 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo UBND Phường Quan Hoa nói chung cán văn phòng nói riêng Chính môi trường làm việc nghiêm túc hiệu giúp em có thêm hiểu biết chuyên ngành, tích luỹ kinh nghiệm hình thành tác phong làm việc thời đại cho em định hướng tìm hiểu công việc cách có hiệu Mặc dù thời gian thực tập vừa qua em cố gắng nỗ lực học hỏi tham khảo song thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, Em mong nhận đóng góp ý kiến bảo tận tình thầy cô, anh chị toàn thể bạn với hi vọng Báo cáo hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng năm 2015 Người thực Nguyễn Thị Thanh Hoa Nguyễn Thị Thanh Hoa 62 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA CHỦ TỊCH 02 PHÓ CHỦ TỊCH VP TP ĐCTNMT CA (1) (2) (3) (4) DSKHHGĐ Chủ tịch (5) TC-NS TT VH -TT (6) (7) (8) CHÚ GIẢI: 01 VP - Văn phòng Phó chủ tịch Phó chủ tịch 02 TP - Phòng Tư pháp phụ03 trách kinh tế ĐCTNMT - Phòng Địa tài nguyên môi trườngphụ trách văn hoá - xã hội 04 CA – Trưởng công an phường 05 DSKHHGĐ - Phòng Dân số kế hoạch hóa gia đình 06 TCNS - Phòng tài ngân sách 07 TT - Phòng tra xây dựng – đô thị 08 VHTT - Phòng Văn hóa thông tin Phòng Phòng NN công thương & PT nông thôn Phòng Tài nguyên & Trạm khuyến nông khuyến lâm Thanh tra huyện Phòng Tư pháp Môi trường Nguyễn Thị Thanh Hoa Phòng Kế hoạch Tài Văn phòng HĐND & UBND 63 Phòng Nội vụ Phòng Phòng Giáo y tế dục & Đào tạo Lớp: CĐ QTVPK5 Phòn g Văn hoá & Thôn g tin Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG QUAN HOA Lãnh đạo Văn phòng Bộ phận chuyên tham mưu tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết Nguyễn Thị Thanh Hoa Bộ phận Tiếp dân 64 Bộ phận Văn thư Bộ phận Lưu trữ Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, CUỘC HỌP CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA Văn phòng chuẩn bị họp Xác định chủ đề họp Xây dựng kế hoạch cụ thể Chuẩn bị văn Giấy mời Dự trù kinh phí Chuẩn bị sở vật chất kỷ thuật Chuẩn bị nội dung tài liệu Kiểm soát, xử lý tình phát sinh Văn phòng họp Quản lý hội trường Phối hợp lễ tân làm nhiệm vụ đón khách Giới thiệu đại biểu Quan sát công việc lễ tân thư ký Văn phòng sau họp Tồng hợp kết họp Nguyễn Thị Thanh Hoa Thông báo kết 65 Họp rút kinh nghiệm Quyết toán kinh phí Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ HOÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Văn phòng tổng hợp chuẩn bị điều kiện cần Lập kế hoạch công tác Không đoàn: Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo xin ý kiến giải công việc nhà Đi đoàn: Chuẩn bị tài liệu ghi biên thu thập tài liệu Báo cáo công việc chưa giải toán chi phí, thu thập tài liệu cho vào lưu trữ Nguyễn Thị Thanh Hoa 66 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KÌ CỦA UBND PHƯỜNG QUAN HOA Gửi công văn yêu cầu ban, ngành đoàn thể đăng ký công tác thường kỳ Đăng kýtrình chương trình tác thường kỳ vềphòng văn phòng Đăng ký chương công táccông thường kỳ văn Dự thảo chương trình công tác thường kỳ Gửi dự thảo đến phòng, ban ngành đoàn thể lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác thường kỳ Nguyễn Thị Thanh Hoa 67 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ––––––––––––––– CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––––– Hà Nội, ngày tháng năm 2015 PHIẾU THỰC TẬP I Họ tên học viên:………………………………………………… II Lớp:…………………………………………………………………… III Thực tập quan:……………………………………………… IV Thời gian: Từ ngày:……./……./ 2015 đến ngày:… /……./ 2015 V Nội dung công việc thực tập quan: Nội dung thực tập nghiệp vụ: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ….……………………………………………………………………………… …….…………………………………………………………………………… ……….………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Về công việc khác: ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… VI Nhận xét ưu, khuyết điểm thời gian thực tập: ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… Nguyễn Thị Thanh Hoa 68 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội …………………………………………………………………………………… HỌC VIÊN THỰC TẬP (Ký ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Thanh Hoa 69 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VII XÁC NHẬN VÀ NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN: Ý thức tổ chức kỷ luật chấp hành công, ngày công, kỷ luật lao động, nội quy, quy định quan: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Về khả chuyên môn: Hiệu công việc giao, ý thức trách nhiệm; tinh thần cầu thị, học hỏi; tồn cần khắc phục: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Đánh giá kết thực tập: Điểm cán hướng dẫn tính hs1, điểm báo cáo tính hs2 Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan vào hai nội dung để đánh giá học viên thực tập với mức sau: Xuất sắc (9.0 đến cận 10 đ); giỏi (8.0 đến cận đ); (từ 7.0 đến cận đ), trung bình (5.0 đến cận đ); yếu (dưới 5.0 đ) Bằng số điểm Bằng chữ điểm XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NƠI HỌC VIÊN THỰC TẬP (ký tên, đóng dấu) Nguyễn Thị Thanh Hoa CÁN BỘ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ (ký ghi rõ họ tên) 70 Lớp: CĐ QTVPK5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Thanh Hoa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 71 Lớp: CĐ QTVPK5