Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN. 3 1. Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn 3 2. Nhiệm vụ của UBND huyện Triệu Sơn 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Triệu Sơn 9 3.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện gồm có 1 chủ tịch UBND huyện và 3 phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch. 9 3.2. Các phòng chuyên môn 11 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Triệu Sơn. 11 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành chính của văn phòng UBND huyện Triệu Sơn. 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 14 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần. 14 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn. 15 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (Hội thảo hoặc cuộc họp của cơ quan) 16 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 16 1.5. Nhận xét đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn. 17 2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ. 19 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn. 19 2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 20 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 20 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 21 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 21 1.1. Bộ mẫu lịch công tác tuần. 21 1.2. Kế hoạch công tác tháng của UBND huyện Triệu Sơn. 23 2. Quy chế công tác văn thư lưu trữ 26 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND huyện Triêu Sơn. 52 4. CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ HỘI NGHỊ KỶ NIỆM 50 NĂM THÀNH LẬP ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 58 5. Xây dựng văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 59 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 60 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn. 61 1. Ưu điểm: 61 2. Nhược điểm 61 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM. 62 1. Về mặt tổ chức 62 2. Về quy chế 62 3. Giải pháp về cán bộ đào tạo và bồi dưỡng cán bộ 63 4. Cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ văn phòng 63 KẾT LUẬN 64 PHỤ LỤC 65
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN .4 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN 1.Chức UBND huyện Triệu Sơn 2.Nhiệm vụ UBND huyện Triệu Sơn .5 3.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Triệu Sơn .10 1.1.Cơ cấu tổ chức UBND huyện gồm có chủ tịch UBND huyện phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch 10 1.2.Các phòng chuyên môn 12 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Triệu Sơn 12 1.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 12 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Triệu Sơn 15 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 15 1.1.Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cần 15 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn 16 1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (Hội thảo họp quan) 17 1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 18 1.5.Nhận xét đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa công sở Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn 18 2.Khảo sát công tác văn thư lưu trữ .20 2.1.Mô hình tổ chức văn thư UBND huyện Triệu Sơn 20 Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .21 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 21 PHẦN II 22 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUA 22 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 22 1.1.Bộ mẫu lịch công tác tuần .22 1.2.Kế hoạch công tác tháng UBND huyện Triệu Sơn 24 2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ 27 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” UBND huyện Triêu Sơn 55 4.CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ HỘI NGHỊ KỶ NIỆM 50 NĂM THÀNH LẬP ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 62 5.Xây dựng văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 63 6.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành 64 PHẦN III: 65 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 65 I Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm công tác hành văn phòng UBND huyện Triệu Sơn .65 1.Ưu điểm: 65 Nhược điểm 65 II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 66 Về mặt tổ chức .66 Về quy chế 67 Giải pháp cán đào tạo bồi dưỡng cán 67 Cải thiện điều kiện làm việc cho cán văn phòng 67 KẾT LUẬN 68 PHỤ LỤC 69 Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÁC CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên nguồn lực có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng hạn chế, xu hướng phát triển kinh tế phát triển công nghệ đại việc yêu cầu cao chyên môn nghiệp vụ cán văn phòng tránh khỏi Chính từ nhu cầu nguồn nhân lực xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo sinh viên ngành quản trị văn phòng chuyên môn nghiệp vụ để cung cấp nhu cầu nguồn lực cho xã hội Ngành Quản trị văn phòng lĩnh vực rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn cán văn phòng cho quan, đơn vị Ngành Quản trị văn phòng trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho sinh viên, việc tổ chức điều hành hoạt động quan Với phương châm: Học thật, thi thật để đời làm thật, Trường Đại học Nội vụ Hà nội đào tạo sinh viên theo lý luận thực tiễn tổ chức đợt thực hành áp dụng lý thuyết vào thực tiễn Trường tổ chức cho sinh viên cuối khóa học thực tập quan nhằm giúp sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào trình thực tế công việc với mục đích giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm hoàn thiện thân nâng cao hiểu biết để phục vụ trình làm việc sau sinh viên Là sinh viên nghành Quản trị văn phòng em cảm thấy tự hào đào tạo Trường để trang bị kiến thức thực tiễn cho thân sau trường không bị bỡ ngỡ với công việc chuyên môn Trong thời gian thực tập Ủy ban nhân nhân dân huyện Triệu sơn giúp đỡ nhiệt tình chuyên môn tác phong làm việc các cô quan em rèn luyện kỹ chuyên môn tác phong chuyên viên văn phòng Hơn với giúp đỡ nhà trường tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế với công việc giúp hoàn thiện vốn kiến thức tiếp thu trường để áp dụng vào công việc với chuyên Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành Qua đâyem xin gửi lời cảm ơn đồng chí Lê Thị Nga trưởng phòng văn thư hướng dẫn tận tình cho em công việc giao rèn luyện emcó tác phong làm việc chuyên nghiệp nhân viên văn phòng, em xin gửi lời cảm ơn cán văn phòng tạo điều kiện cho em thời gian kiến tập quan Đồng thời xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tiếp nhận em kiến tập quan Và xin chân thành gửi lời cảm ơn Nhà trường thạc sĩ Lâm Thu Hằng giảng viên khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện bảo tận tình để em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong đợt thực tập em cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ trình độ chuyên môn kiến thức tích lũy hạn chế Do báo cáo nhiều sai sót Vì kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để em hoàn thiện báo cá chuyên môn em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Triệu Sơn, ngày… tháng … năm 2015 SINH VIÊN Lê Thị Duyên Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN Giới thiệu huyện Triệu sơn Triệu Sơn huyện bán sơn địa diện tích chủ yếu đồng bằng, địa hình thấp dần phía Bắc, với vài sông suối nhỏ chảy vào sông Chu hai huyện bên: Thọ Xuân Thiệu Hóa, phía Nam có vài núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, núi Nưa xã Tân Ninh Cực Nam xã Tân Ninh, cực Tây xã Bình Sơn, cực Đông xã Đồng Tiến Dân số 208.300 người (1999) gồm dân tộc Kinh, Mường, Thái.Huyện có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Nam giáp huyện Như Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía Đông Bắc giáp huyện Thiệu Hóa Bao gồm thị trấn Triệu Sơn 35 xã: An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đông Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, khuyến Nông, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành, Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ Chức UBND huyện Triệu Sơn UBND huyện Triệu Sơnđược thành lập theo Quyết định số 177/QĐ-CP ngày 16/12/1964 Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Ra đời bối cảnh kháng chiến chống Mỹ cứu nướcbước vào thời kỳ liệt nhất, đến ngày 25/2/1965 Đảng bộ, quyền huyện Triệu Sơn thức mắt vào họat động Ủy ban nhân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước hội đông nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở Thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thông qua để trình lên cấp xem xét Nhiệm vụ UBND huyện Triệu Sơn a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: _ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; _ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; _ Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; _ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội _Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; _ Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; _ Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; _Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; _ Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: _Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; _ Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; _ Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: _Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội _ Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; _ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; _ Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh e) Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: _ Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; _ Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; _ Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn f) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: _ Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; _ Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; _ Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng Sinh viên: Lê Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc; không ngắt điện thoại đột ngột Sinh viên: Lê Thị Duyên 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III TRANG TRÍ CÔNG SỞ Mục QUỐC HUY, QUỐC KỲ Điều 12 Treo Quốc huy Quốc huy treo trang trọng phía cổng tòa nhà Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng Điều 13 Treo Quốc kỳ Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước công sở tòa nhà Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định Việc treo Quốc kỳ buổi lễ phải tuân theo quy định nghi lễ nhà nước Mục TRANG TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ Điều 14 Biển tên quan Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, có ghi rõ đầy đủ tiếng Việt tiếng Anh, ghi địa quan Biển tên quan phải đảm bảo theo Quy đinh Thông tư số 05/2008/TT-BNV ngày 07 tháng năm 2008 Bộ Nội Vụ hướng dẫn biển tên quan hành nhà nước Điều 15 Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị; Tại bàn làm việc phải có biển ghi họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trang trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý, có treo ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh phòng làm việc quan Tùy theo nhu cầu thực tế, đột xuất, Đoàn sở Cơ quan quyền, Chi đoàn quan, đơn vị huy động đoàn viên Đoàn niên tổ chức làm vệ sinh khuôn viên quan Sinh viên: Lê Thị Duyên 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thông Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để xe cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi xe người đến giao dịch, làm việc Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 17 Tổ chức thực Thủ trưởng quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn toàn thể cán bộ, công chức viên chức thuộc phường có trách nhiệm triển khai thực nghiêm túc Quy chế Chánh văn phòng HĐND UBND huyện có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực Quy chế Trong trình thực hiện, có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáo Ủy ban nhân dân huyện (qua phòng Nội vụ) để xem xét sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với quy định pháp luật tình hình thực tế huyện / TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Sinh viên: Lê Thị Duyên 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ HỘI NGHỊ KỶ NIỆM 50 NĂM THÀNH LẬP ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 7h00–8h00 : Đón đại biểu khách mời 8h00–8h20 : Văn nghệ chào mừng 8h20–8h25 : Chào cờ 8h25–8h35 : Tuyên bố lý giới thiệu đại biểu 8h35–8h40 : Các đại biểu tặng hoa chúc mừng 8h40–9h00 : Đọc diễn văn kỷ niệm 9h00–10h20 : Thông qua báo cáo năm 2014 phương hướng năm 2015 10h20–10h30 : Giải lao 10h30–10h50 : Thảm luận góp ý 10h50–11h00 : Đại biểu tỉnh phát biểu phát biểu ý kiến 11h00–11h10 : Lãnh đạo phường phát biểu 11h10–11h25 : Góp ý tặng hoa cho đồng chí lãnh đạo UBND 11h25-11h30 Sau 11h30 Sinh viên: Lê Thị Duyên : Tóm tắt kết hội nghị : Nghỉ trưa 62 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng Mô hình văn phòng đại: 6a 2a 6c 6b 3a 4a 10 5a 1;2;2a: Bàn ghế tiếp khách 6;6a;6b;6c: bàn ghế làm việc 3;3a: Điện thoại 7: tủ đựng tài liệu 4;4a: Máy tính 8: máy photo 5;5a: máy in 9: bình lọc nước 10: thùng rác Trên sơ đồ bố trí trang thiết bị văn phòng hợp lý UBND huyện Triệu Sơn Qua sơ đồ ta thấy ưu điểm nhược điểm sau: - Ưu điểm: với không gian nhỏ hẹp văn phòng UBND huyện Triệu Sinh viên: Lê Thị Duyên 63 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơn bố trí gần đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng Ví trí phòng làm việc bố trí khoa học, hợp lý tạo không gian thoải mái cho phòng làm việc: - Nhược điểm: diện tích bị hạn chế nên không gian phòng làm việc không thoải mái ảnh hưởng đến phần công việc quan Do eo hẹp kinh tế nên số trang thiết bị phòng cũ khó sử dụng hiệu quảsử dụng không cao Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành Nhìn chung cấu tổ chức, máy văn phòng UBND huyện Triệu Sơn chưa thực phù hợp, cần phải cải tiến để có máy văn phòng hoàn chỉnh phù hợp với văn phòng đại Các cán cấu tổ chức cần tập huấn nhiều kiến thức chuyên môn Cơ cấu tổ chức nhình chung tốt thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chánh văn phòng giúp việc cho thủ trưởng quan Các công chức chuyên môn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật Biên chế Văn phòng HĐND- UBND phường định tong tổng số biên chế hành huyện Sinh viên: Lê Thị Duyên 64 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm công tác hành văn phòng UBND huyện Triệu Sơn Trong thời gian thực tập UBND huyện Triệu Sơn qua trải nghiệm thực tế em đưa số ưu điểm nhược điểm công tác Hành văn phòng huyện Triệu Sơn sau: Ưu điểm: Trong năm vừa qua UBND huyện Triệu Sơn thực tốt chức tham mưu tổng hợp phục vụ hậu cần cho hoạt động quan Nhìn chung công tác văn phòng UBND hoàn thành tốt có đội ngũ cán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ Công tác hành văn phòng giúp quan tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý Xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc, theo dõi, đôn đốc việc thực kế hoạch, tổ chức điều phối hoạt động chung quan trung tâm đầu mối giao tiếp quan Trong công tác đạo điều hành công việc, lãnh đạo phòng ban, đơn vị chủ động thường xuyên biện pháp nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu Lãnh đạo quan trọng đến việc xây dựng đội ngũ cán công nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ để hiệu suất làm việc nâng cao Đơn giản hóa thủ tục hành để giảm bớt khó khăn cho nhân dân làm việc với UBND huyện Nhược điểm Ngoài ưu điểm UBND huyện Triệu Sơn gặp khó khăn sau: Sinh viên: Lê Thị Duyên 65 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kinh phí cho công tác hành văn phòng eo hẹp, số phương tiện máy móc, trang thiết bị thiếu thốn cũ không bảo trì bảo dưỡng thường xuyên việc sử dụng trang thiết bị gặp nhiều khó khăn gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc Cơ sở hạ tầng chưa đầu tư mắc, việc bảo quản tài liệu lưu trữ nội chưa quan tâm sâu sắc ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu Các công tác kiểm tra chưa chặt chẽ dẫn đến tình trạng cán chưa thực tâm vào công việc Việc áp dụng công nghệ thông tin vào trình làm việc hạn chế, hầu hết phương pháp thủ công chưa áp dụng phần mềm quản lý vào trình làm việc Do quan niệm chưa chức nhiệm vụ văn phòng nên viêc xếp bố trí nguồn nhân lực chưa hợp lý phòng ban Một số cán chưa đào tạo qua kiến thức hành chính, kỹ cần thiết để tiếp nhận kỹ thuật hành đại, thiếu kiến thức ngoại ngữ, tin học làm ảnh hưởng chung đến quan Chưa áp dụng thành thạo việc đại hóa thông tin Chính việc đổi cách hoạt động UBND huyện Triệu Sơn cần thiết để theo kịp xu hướng công nghiệp hóa – đại hóa II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM Về mặt tổ chức Xác định rõ chức nhiệm vụ văn phòng chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần cho hoạt động UBND huyện Triệu Sơn qua giao nhiệm vụ cụ thể cho phận Khi xác định cấu tổ chức văn phòng cần xác định chức nhiệm vụ cho phận cụ thể Tuy nhiên phận phối hợp với để hoàn thành công việc hiệu Sinh viên: Lê Thị Duyên 66 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về quy chế Phải xây dựng quy chế hoạt động vă phòng phận Quy chế phải xây dựng cụ thể, chi tiết, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao Nếu quy chế hoạt động quy chế không phù hợp nội dung gây ảnh hưởng đến việc điều hành hoạt động quan Giải pháp cán đào tạo bồi dưỡng cán Thực phân công công việc cho cán theo chuyên môn nghiệp vụ vào lưc thực tê cán Đào tạo bồi dưỡng cán để nâng cao trình độ chuyên môn lực Đồng thời cá nhân phỉ không ngừng rèn luyện tích cực nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần trách nhiệm công việc, nâng cao ý thức phẩm chất đạo đức để hoàn thành nhiệm vụ quan Cải thiện điều kiện làm việc cho cán văn phòng Bố trí nơi làm việc hợp lý, khoa học Tổ chức hoạt động thể dục thể thao giải trí sau làm việc, cải thiện hoạt động y tế để đảm bảo sức khỏe cán bộ, công chức Có không gian làm việc sẽ, diện tích phù hợp đảm bảo cho việc thực công việc dễ dàng Môi trường làm việc yên tĩnh, tiếng ồn, bụi, đủ ánh sáng phòng làm việc Trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ trình làm việc Luôn đổi hóa trang thiết bị công sở Sinh viên: Lê Thị Duyên 67 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian làm việc UBND huyện Triệu Sơn, tham gia vào công việc quan em tích lũy cho nhiều kinh nghiệm kiến thức cần thiết, kỹ Biết áp dụng lý thuyết học Trường vào trình làm việc, qua em học hỏi nhiều kinh nghiệm quý giá để áp dụng vào trình làm việc sau Hơn em rút học lý thuyết thực tiễn mối quan hệ tác động hai chiều, biết học thuộc lý thuyết mà áp dụng vào thực tiễn lý thuyết không hiệu mà làm việc mà kiến thức công việc không hoàn thành Qua đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức ngành hành văn phòng hoạt động hành quan Ngoài dợt kiến tập giúp em có thêm niềm tin với ngành nghề mà e chọn theo học em hiểu muốn làm tốt công việc cần phải có nhiệt huyết lòng yêu nghề Qua em cầm thấy phải nghiêm túc việc tiếp thu kiến thức áp dụng thực tiễn để hoàn thành tốt công việc bước xã hội trở thành đội ngũ cán có chuyên môn nghiệp vụ vững Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến tất thầy cô khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho em tất bạn sinh viên đợt thực tập bổ ích, cảm ơn thầy cô truyền đạt kiến thức cho chúng em em xin cảm ơn lãnh đạo UBND huyện Triệu Sơn giúp em hoàn thành đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Lê Thị Duyên 68 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Triệu Sơn CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND UBND Phòng Nội vụ Phòng văn hóa – thông tin PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phòng tư pháp Sinh viên: Lê Thị Duyên Phòng GDĐT Phòng LĐTB& XH phòng y tế Phòng kinh tế Phòng tra Phòng tài nguyên – môi trường Phòng tài – kế hoạch 69 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Phòng quản lý đôthị Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu văn phòng HĐND-UBND huyện Triệu Sơn Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng hành chínhquản trị Phó chánh văn phòng tổng hợp Văn thư – lưu trữ Kế toán Quản trị mạng công nghệ thông tin Chuyên viên tổng hợp Sinh viên: Lê Thị Duyên Nhân viên lái xe Nhân viên tạp vụ Nhân viên bảo vệ 70 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND huyện Triệu Sơn Văn phòng đề nghị phòng ban đăng ký khối lượng công việc Tổng hợp thông tin lập dự thảo chương trình công tác cho quan Văn phòng gửi thảo đến phòng ban lấy ý kiến Văn phòng tổng hợp ý kiến, chỉnh sửa hoàn thiện chương trình công tác Trình lãnh đạo qua ký duyệt Hoàn tất thủ tục pháp lý để ban hành Sinh viên: Lê Thị Duyên 71 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ quy trình xây dưng 01 Hội nghị UBND huyện Triệu Sơn Họp bàn Trước hội nghị Chuẩn bị nội dung: tài liệu, giấy mời, thành phần, thời gian, địa diểm Chuẩn bị sở vật chất Đón tiếp đại biểu Văn phòng HĐND-UBND Trong hội nghị Phục vụ hội nghị Ghi biên Dọn dẹp hội trường Sau hội nghị Thu thập tài liệu hồ sơ Quyết toán chi phí hội nghị Sinh viên: Lê Thị Duyên 72 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND huyện Triệu Sơn Liên hệ đến nơi lãnh đạo công tác Trước chuyến công tác Chuẩn bị phương tiện, địa điểm ăn Chuẩn bị tài liệu liên quan Thương xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND Trong chuyến công tác Báo cáo xin ý kiến đạo lãnh đạo Thu thập thông tin chuyến công tác Sau chuyến công tác Báo cáo tình hình quan ngày LĐ công tác Quyết toán kinh phí chuyến Sinh viên: Lê Thị Duyên 73 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A