Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG BÁO CÁO 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng. 4 1. Vị trí của UBND huyện Hữu Lũng. 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng. 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng. 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng 7 1) Vị trí, chức năng. 7 2) Nhiệm vụ, quyền hạn. 7 3) Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng 9 III) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng 13 1) Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 13 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 17 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của cơ quan. 17 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 17 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Hữu Lũng. 17 2) Khảo sát về công tác văn thư 18 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hữu Lũng 18 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 19 3) Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 22 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 22 2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ’’ của UBND huyện Hữu Lũng 30 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở’’ của UBND huyện Hữu Lũng 44 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 49 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 52 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND huyện Hữu Lũng. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính 52 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng 54 II. Đề xuất những giải pháp 56 1. Giải pháp hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 56 2. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự 56 3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa công tác Văn phòng 57 4. Tiếp tục đổi mới lề lối làm việc, thực hiện kỷ luật, kỷ cương hành chính và công tác hậu cần, phục vụ 57 5. Đẩy mạnh phong trào thi đua trong hoạt động công tác văn phòng 58 KẾT LUẬN 59 LỜI CẢM ƠN 60 Phần IV. Phụ lục
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC Phần IV Phụ lục .2 LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG BÁO CÁO .4 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng .4 Vị trí UBND huyện Hữu Lũng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hữu Lũng .4 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Hữu Lũng 1) Vị trí, chức 2) Nhiệm vụ, quyền hạn 3) Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Hữu Lũng III) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Hữu Lũng 13 1) Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 13 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .13 1.2 (Phần Phụ lục 03) Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 17 1.3 (Phần Phụ lục 04) Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị quan 17 1.4 (Phần Phụ lục 05) Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 17 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở UBND huyện Hữu Lũng .17 2) Khảo sát công tác văn thư .18 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND huyện Hữu Lũng .18 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 19 3) Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ Lưu trữ .20 PHẦN II 22 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .22 Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 22 Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ’’ UBND huyện Hữu Lũng 30 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở’’ UBND huyện Hữu Lũng 44 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 49 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 52 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành UBND huyện Hữu Lũng Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành 52 Phần III 54 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng 54 II Đề xuất giải pháp .56 1.Giải pháp hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 56 2.Giải pháp nâng cao chất lượng nhân 56 3.Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, bước đại hóa công tác Văn phòng 57 4.Tiếp tục đổi lề lối làm việc, thực kỷ luật, kỷ cương hành công tác hậu cần, phục vụ .57 5.Đẩy mạnh phong trào thi đua hoạt động công tác văn phòng .58 KẾT LUẬN 59 LỜI CẢM ƠN 60 Phần IV .1 Phụ lục Phần IV Phụ lục Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng phận thiếu quan, tổ chức, văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin để nhằm phục vụ cho lãnh đạo Chuyên ngành quản trị văn phòng hiểu vận dụng phương pháp khoa học để quản trị, để tổ chức điều hành hoạt động hành công tác văn phòng quan, tổ chức để đạt hiệu cao công việc Hiện nay, đất nước ta ngày phát triển với công đổi xu hội nhập công nghiệp hoá, đại hoá Nhà nước ta thời kì đẩy mạnh chủ trương hoàn thiện Nhà nước Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam việc cải cách hành Vì vậy, Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan, tổ chức mà diễn hoạt động Văn thư – Lưu trữ góp phần xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng hoạt động quản lý hành nhà nước Đối với quan, đơn vị nhà nước Văn phòng trọng quan tâm, mắt xích quan trọng thiếu quan nhà nước Vai trò công tác Văn phòng, lĩnh vực hoạt động quản lý, Đảng Nhà nước ta có chủ trương, sách ngày đại nhằm phục vụ tốt cho việc ban hành quản lý văn Đặc biệt, góp phần đẩy mạnh công cải cách hành chính, xây dựng máy Nhà nước vững mạnh Công tác Văn phòng hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành công việc quan, tổ chức cách hợp lý Khi làm tốt công tác Văn phòng đảm bảo việc cung cấp thông tin giải công việc quan cách nhanh chóng, kịp thời xác đảm bảo bí mật thông tin quan không bị nọt chưa chấp thuận lãnh đạo quan Để thực theo phương châm: “Học đôi với hành”, “Lý luận đôi với thực tiễn”, từ tình hình thực tế vào chức năng, nhiệm vụ đào Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập để vận dụng kiến thức học chương trình giảng dạy nhà trường vào thực tế quan, tổ chức Cũng dịp sinh viên củng cố, tổng hợp kiến thức Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên học hỏi tìm tòi nâng cao kiến thức giúp cho sinh viên làm quen với môi trường hoạt động làm việc quan, tổ chức để giúp sinh viên sau trường không bỡ ngỡ với môi trường làm việc quan Với đồng ý tiếp nhận sinh viên thực tập UBND Huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn, em tiếp nhận thực tập Văn phòng HĐND – UBND Huyện Hữu Lũng Ở em lãnh đạo quan phân vào thực tập phận Văn thư – Lưu trữ để tìm hiểu, học hỏi công việc vận dụng kiến thức học trường vào thực tế Trong phận Văn thư – Lưu trữ diễn hoạt động công việc sau: • Công tác văn thư bao gồm nội dung như: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý giải văn đi, quản lý giải văn đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan • Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thông kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Bằng kiến thức học trường, em vận dụng lý thuyết để đưa vào giải công việc thực tiễn Trong đợt thực tập em nhận thấy công tác Văn thư - Lưu trữ chưa thực trọng Qua gần hai tháng thực tập từ ngày 09 tháng 03 năm 2015 ngày 29 tháng 04 năm 2015 Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn Tuy thời gian ngắn hạn chế trang bị kiến thức thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy, cô Khoa Quản Trị Văn Phòng quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình toàn thể lãnh đạo, cán Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình đầy trách nhiệm bác Vy Thị Hạnh cán phụ trách văn thư Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chị Mã Thị Thuỷ cán phụ trách lưu trữ Văn phòng HĐND – UBND huyện Bản thân em học hỏi, thu thập kiến thức bổ ích, đồng thời giúp em rèn luyện kỹ nghiệp vụ nâng cao ý thức làm việc, phẩm chất người cán công chức quan Nhà nước Từ giúp em xây dựng cho thân phong cách làm việc người cán Văn phòng, đồng thời giúp em có nhiều học quý báu kinh nghiệm giả công việc tình thường gặp phải công tác Văn phòng Trong thời gian thực tập quan, em nhiều bỡ ngỡ nên tránh khỏi thiếu sót sai sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy, cô giáo khoa Quản Trị Văn Phòng lãnh đạo, cán Văn phòng HĐND – UBND Huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn Đóng góp bổ sung ý kiến để báo cáo thực tập em hoàn thiện đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn ! Hữu Lũng, ngày 02 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Lã Thị Hoài Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG BÁO CÁO Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng Vị trí UBND huyện Hữu Lũng Hữu Lũng huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn Huyện nằm phía nam tỉnh Lạng Sơn, phía Bắc giáp huyện Bắc Sơn, huyện Văn Quan, phía đông huyện Chi Lăng (Lạng Sơn) Lục Ngạn (Bắc Giang) phía nam Lục Nam (Bắc Giang), phía tây giáp huyện Yên Thế (Bắc Giang) huyện Võ Nhai (Thái Nguyên) Huyện có diện tích 804 km2 dân số 112.451 người (năm 2009) Trung tâm huyện thị trấn Hữu Lũng nằm quốc lộ 1A, cách thành phố Lạng Sơn 75km hưóng tây nam Trước huyện Hữu Lũng thuộc tỉnh Bắc Giang từ năm 1956 cắt chuyển Lạng Sơn, huyện gồm có 01thị trấn (Mẹt) 25 xã UBND huyện Hữu Lũng quan hành Nhà nước địa phương hoạt động theo Luật tổ chức HĐND UBND Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hữu Lũng UBND huyện Hữu Lũng quan chấp hành HĐND huyện quan hành Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo Hiến pháp, pháp luật, văn quan quản lý Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện tất lĩnh vực: - Phát triển kinh tế Nông nghiệp, Ngư nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Công nghiệp, Tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, bưu điện, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ - môi trường, thể dục thể thao, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng hàng hoá… Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức thực việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, bảo đảm thu chi theo đúng, đủ, kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính tự dân chủ nhân dân lợi ích hợp pháp khác công dân, chống tham nhũng, chống lãng phí… tệ nạn xã hội khác - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực chế độ quân sự, nghĩa vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương, quản lý hộ tịch, quản lý việc cư trú lại người nước địa bàn huyện - Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động, tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước bộ, sở, bảo hiểm xã hội theo phân cấp UBND tỉnh - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật UBND huyện Hữu Lũng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách thực chế độ chủ trương định theo đa số UBND huyện Hữu Lũng có trách nhiệm đạo, điều hành thực nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý hướng dẫn xã hoạt động quản lý Nhà nước Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng Đứng đầu UBND huyện Hữu Lũng Chủ tịch UBND, người phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành hoạt động UBND, đôn đốc kiểm tra công tác UBND, đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ việc phải thảo luận tập thể định theo đa số Mặt khác, Chủ tịch UBND huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn giao cho riêng với thành viên UBND chịu trách nhiệm hoạt động Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND huyện cấp Gíup việc cho Chủ tịch UBND huyện 02 Phó chủ tịch phòng, ban ngành chức trực thuộc UBND hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ Chức Phó chủ tịch phòng, ban chuyên môn: * Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nhà nước mặt hoạt động Văn hoá – xã hội địa bàn huyện, trực tiếp quản lý đơn vị phòng Văn hoá – Thông tin, Đài truyền - truyền hình, phòng Y tế, phòng Lao động thương binh xã hội, phòng Giáo dục đào tạo * Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nông lâm nghiệp, Thương mại dịch vụ, Tài - Kế hoạch, Tài nguyên môi trường - Về nhân gồm: + 01 Chủ tịch + 02 Phó chủ tịch + 01 Chánh Văn phòng + 02 Phó Chánh Văn phòng + Các Uỷ viên - Về phòng, ban chuyên môn trực thuộc huyện: Giải công việc thuộc thẩm quyền quy định Luật tổ chức HĐND UBND văn pháp luật khác, thành viên UBND huyện, thủ trưởng ngành thực số nhiệm vụ cụ thể theo uỷ quyền Chủ tịch UBND huyện - Bao gồm 13 phòng, ban thuộc UBND huyện: Văn phòng HĐND UBND huyện Phòng Tài - Kế hoạch Phòng Nội vụ Phòng Giáo dục đào tạo Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Tài nguyên môi trường Phòng Lao động thương binh xã hội Phòng Văn hoá – Thông tin Phòng Y tế Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn 10 Thanh tra huyện 11 Phòng Kinh tế Hạ tầng 12 Phòng Tư pháp 13 Phòng Dân tộc ( Phụ lục 01, Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Hữu Lũng) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Hữu Lũng 1) Vị trí, chức Văn phòng HĐND UBND huyện Hữu Lũng quan chuyên môn, phận giúp việc HĐND UBND Văn phòng HĐND UBND tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND, giúp UBND cấp huyện công tác dân tộc, tham mưu cho chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan Nhà nước cấp xã,các quan nhà nước địa phương, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Huyện Hữu Lũng Văn phòng Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân có tư cách pháp lý, dấu tài khoản riêng, chiụ đạo, quản lý tổ chúc, biên chế công tác Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân cấp Huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, giám sát hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Văn phòng HĐND UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội Hội đồng Nhân dân tỉnh, Ban Dân tộc 2) Nhiệm vụ, quyền hạn - Quản lý văn chịu trách nhiệm tính pháp lý văn Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ văn bản, báo cáo cấp, vào sổ trình Chủ tịch Phó Chủ tịch uỷ quyền xử lý chuyển văn tới ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải - Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực quy chế làm việc chương trình công tác Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực quy chế làm việc chương trình công tác quan - Tổ chức phục vụ cho hoạt động Hội đồng Nhân dân, Thường trực Hội đồng Nhân dân, Ban Hội đồng Nhân dân, đại biểu Hội đồng Nhân dân tham mưu số công việc Chủ tịch Hội đồng Nhân dân cấp huyện giao cho - Tổ chức hoạt động Uỷ ban Nhân dân Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân đạo, điều hành hoạt động chung máy hành Nhà nước, giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động quan chuyên môn cấp huyện, Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân cấp xã để thực chương trình, kế hoạch công tác Uỷ ban Nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân cấp huyện, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân cấp huyện, đồng thời tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân công tác Ngoại vụ - Trình Uỷ ban Nhân dân ban hành văn hướng dẫn công tác dân tộc địa bàn tổ chức, triển khai thực theo văn sau phê duyệt - Trình Uỷ ban Nhân dân kế hoạch công tác dài hạn ngắn hạn công tác dân tộc, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực kế hoạch công tác sau phê duyệt - Chủ trì soạn thảo Đề án, Dự thảo văn theo phân công lãnh đạo huyện, theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn cấp huyện, UBND xã, thị trấn; soạn thảo, chuẩn bị đề án, văn phân công phụ trách - Giúp Uỷ ban Nhân dân huyện việc tổ chức thực Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn phòng coi hoạt động quản lý quan đơn vị , tổ chức trọng cấp lãnh đạo, công tác Văn phòng đầu tư trang thiết bị cần thiết công việc: máy vi tính, máy in , máy photo máy fax, tủ bàn… thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng : giá đựng tài liệu cặp, hộp …đặc biệt hàng năm có cử cán học lớp nâng cao chuyên môn Công tác văn phòng có làm tốt quan hoạt động tốt Công tác văn phòng chiếm vị trí quan trọng hoạt động quan, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo, phục vụ tốt cho việc quản lý tra tìm kiểm tra sử dụng tài liệu cần thiết Vì vậy, cần phải đẩy mạnh lên để góp phần nâng cao hiệu công việc tạo điều kiện phục vụ cho quan Bên cạnh gặp nhiều khó khăn công tác văn phòng, phương tiện phục vụ cho công tác văn phòng thiếu nhiều chưa quan tâm Nên cần khắc phục tồn hạn chế nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, thời gian tới cần tổ chức thực hiệu giải pháp để đảm bảo hoạt động Văn phòng thêm linh hoạt đáp ứng chức nhiệm vụ Qua giúp cho em nhận thức sâu sắc kỹ ngiệp vụ học có điều kiện đưa lý thuyết vào thực tiễn để so sánh, đối chiếu với điểm khác biệt giũa lý thuyết thực tiễn Đồng thời thấy khó khăn hạn chế công việc tích lũy nhiều kinh ngiệm, học quý báu cho thân Sinh viên: Lã Thị Hoài 59 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Quá trình học tập hành trình gian nan, vất vả Ở nỗ lực thân mà có tâm tình, nhiệt huyết yêu mến thầy cô dành cho sinh viên chúng em Để có nguồn tri thức, có nhân phẩm tốt đẹp ngày hôm nhờ vào công lao to lớn thầy cô dìu dắt chúng em nên người Khi mà cánh cửa bước vào đời đến gần với sinh viên thầy cô phải lo lắng hơn, lo cho sinh viên có kiến thực tế để tự tin bước vào sống mới, đối mặt với thử thách Chính mà nhà trường toàn thể thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho chúng em thực tập, tiếp xúc với nghề nghiệp tương lai, đồng thời giúp chúng em tự rút học quý báu để thành thể báo cáo Đây lần tiếp xúc vời môi trường xã hội lần làm báo cáo thực tập nên em nhiều thiếu xót mong thầy cô giáo cho ý kiến nhận xét để em rút học bổ ích Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới nhà trường, Khoa quản trị Văn phòng, cô giáo chủ nhiệm Đoàn Thị Hồng Anh toàn thể lãnh đạo quan toàn thể người UBND Huyện Hữu Lũng, lãnh đạo chuyên viên văn phòng HĐND – UBND Huyện Hữu Lũng giúp đỡ em thời gian thực tập quan cho em học kinh nghiệm quý báu công viêc cho em liệu quan trọng để em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lã Thị Hoài Sinh viên: Lã Thị Hoài 60 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần IV Phụ lục Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Hữu Lũng CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn - Xã Phòng Tư Pháp Phòng GD ĐT Phòng Y Tế Sinh viên: Lã Thị Hoài Phòng Văn hóa – Thông tin PHÓ CHỦ TỊCH Kinh Tế Phòng LĐTB - XH Văn phòng HĐ ND – UB ND Phòng Nội vụ Phòng Kinh tế - Hạ tầng Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Phòng Tài Kế hoạch Phòng tra Nhà nước Phòng TN MT Phòng Dân tộc Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách: Hành Chính Quản Trị Kế Toán Văn thư – Lưu trữ Sinh viên: Lã Thị Hoài Lái Xe Tạp Vụ PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách: Tổng Hợp Bảo Vệ Tổng Hợp Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Bộ Phận Một Cửa Tiếp Dân Quản Trị Mạng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ hóa nội dung xây dựng công tác thường kỳ quan Chương trình công tác năm Các quan chuyên môn thuộc UBND huyện gửi Văn phòng HĐND UBND huyện Danh mục đề án văn Chương trình công tác Văn phòng HĐND UBND huyện tổng hợp dự kiến, xây dựng thảo Chương trình công tác Văn phòng HĐND UBND huyện gửi thảo lại quan để quan tham gia ý kiến Các quan đóng góp ý kiến, gửi văn trả lời Văn phòng HĐND UBND huyện Văn phòng HĐND UBND huyện chỉnh sửa, hoàn chỉnh chương trình công tác Văn phòng trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, phê duyệt Ký, ban hành tới đơn vị, quan thuộc UBND huyện Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *) Giải thích sơ đồ: - Bước 1: Hàng năm quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn gửi Văn phòng HĐND UBND huyện Báo cáo kết thực nhiệm vụ giao chương trình công tác UBND huyện năm - Bước 2: Văn phòng HĐND UBND huyện tổng hợp dự kiến chương trình công tác năm sau UBND huyện, gửi lại quan liên quan tham gia ý kiến - Bước 3: Sau ngày làm việc,kể từ ngày nhận dự thảo chương trình công tác năm sau UBND huyện, quan hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng HĐND UBND huyện hoàn chỉnh, trình Chủ tich UBND huyện xem xét, định việc trình UBND vào họp thường kỳ cuối năm - Bước 4: Sau ngày làm việc, kể từ ngày chương trình công tác năm UBND huyện thông qua, Văn phòng HĐND UBND huyện trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viện UBND huyện, quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn biết thực Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương trình công tác quý Các quan, đơn vị thuộc UBND huyện gửi Chương trình công tác quý cho Văn phòng HĐND UBND huyện Văn phòng HĐND UBND huyện tổng hợp, xây dựng Chương trình công tác Văn phòng HĐND UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện Chủ tịch UBND huyện xem xét, phê duyệt Ký, ban hành tới đơn vị, quan thuộc UBND huyện *) Giải thích sơ đồ: - Bước 1: Trong tháng cuối quý, quan phải đánh giá tình hình thức thiện chương trình công tác quý đó, rà soát vấn đề cần trình UBND huyện, bổ sung vấn đề phát sinh đê xây dựng chương trình công tác cho quý sau - Bước 2: Văn phòng HĐND UBND huyện UBND huyện tổng hợp, xây dưng chương trình công tác quý sau UBND huyện, trình Chủ tịch UBND huyện định - Bước 3: Chậm vào ngày 20 tháng cuối quý, Văn phòng HĐND UBND huyện có trách nhiệm trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt chương trình công tác quý sau UBND huyện, gửi quan chuyên môn, quan thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn biết thực Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương trình công tác tháng Các quan, đơn vị xây dựng Chương trình công tác đơn vị Các quan, đơn vị gửi Văn phòng HĐND UBND huyện Chương trình công tác tháng quan đơn vị Văn phòng HĐND UBND huyện tổng hợp, chia theo lĩnh vực Văn phòng trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, phê duyệt Ký, ban hành tới đơn vị, quan thuộc UBND huyện *) Giải thích sơ đồ: - Bước 1: Hàng tháng Thủ trưởng quan chuyên môn, quan thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn vào tiến độ chuẩn bị đề án, văn ghi chương trình công tác quý, xây dưng chương trình công tác tháng sau đơn vị mình, gửi Văn phòng HĐND UBND huyện - Bước 2: Văn phongd HĐND UBND huyện tổng hợp chương trình công tác hàng tháng UBND huyện, cần chia theo lĩnh vực Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách giải - Bước 3: Chậm vào ngày 25 hàng tháng, Văn phòng HĐND UBND huyện trình Chủ tịch duyệt chương trình công tác tháng sau UBND huyện, gửi qaun chuyên môn, quan thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn biết để thực Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương trình công tác tuần Văn phòng xây dựng Chương trình công tác tuần Văn phòng trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, định Chủ tịch UBND huyện duyệt Văn phòng trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, phê duyệt Ký, ban hành tới đơn vị, quan thuộc UBND huyện *) Giải thích sơ đồ: - Bước 1: Căn vào chương trình công tác tháng đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND UBND huyện xây dựng chương trình công tác tuần sau Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện - Bước 2: Văn phòng HĐND UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện định chậm vào thứ sáu hàng tuần - Bước 3: Chủ tịch UBND huyện duyệt chương trình công tác tuần sau UBND huyện, gửi qun chuyên môn, quan thuộc UBND huyện phòng, ban thuộc UBND huyện Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị UBND huyện Hữu Lũng Lập Kế hoạch tổ chức Hội nghị Phân công cán phụ trách Hội nghị Dự kiến thành phần tham gia Hội nghị Viết nội dung chương trình Hội nghị Đăng ký thời gian, địa điểm tổ chức Hội nghị Chuẩn bị kinh phí,cơ sở vật chất tổ chức Hội nghị Chuẩn bị tài liệu Hội nghị, phát giấy mời tham dự Hội nghị Tổ chức Hội nghị Hoàn chỉnh biên bản, văn kết luận Hội nghị trình người có trách nhiệm Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau Hội nghị Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ với địa điểm đến công tác, chuẩn bị nơi ăn uống, nghỉ ngơi Theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu cho chuyến công tác Chuẩn bị kinh phí, phương tiện Đi công tác Theo dõi đôn đốc công việc hàng ngày UBND, báo cáo công việc hàng ngày Bổ sung nội dung công việc, gửi tài liệu, văn cho lãnh đạo Thanh toán kinh phí chuyến công tác Sinh viên: Lã Thị Hoài Họp báo kết quả, lập hồ sơ nộp vào Lưu trữ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị quan Lãnh đạo UBND huyện Văn phòng Chuẩn bị Hội nghị Lập kế hoạch Xây dựng chương trình nghị Danh sách khách mời Chuẩn bị kinh phí, vật liệu Hội nghị diễn Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu Ghi biên Hội nghị Đảm bảo vấn đề khác Hội nghị kết thúc Lập hồ sơ hội nghị Sinh viên: Lã Thị Hoài Thanh, toán Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Xây dưng mô hình văn phòng đại cho quan 17 10 15 14 16 Sinh viên: Lã Thị Hoài 13 12 11 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *) Chú thích: Cửa Máy tính bàn Bàn làm việc nhân viên lưu trữ Máy in Ghế ngồi Dụng cụ làm việc Cửa sổ Máy fax Bàn làm việc Máy scan Kệ đựng tài liệu 17 máy photo Bàn làm việc nhân viên văn thư Ghế ngồi Két sắt 10 Bàn để máy fax 11 Tủ đựng dấu 12 Kệ đựng tài liệu 13 Kệ đựng tài liệu 14 Kệ đựng tài liệu 15 Cửa sổ 16 Móc treo đồ cá nhân Sinh viên: Lã Thị Hoài Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A