Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 4 A. Giới thiệu sơ lược về Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng 4 B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng 4 C. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng 7 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHÚC CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 8 A.Vị trí chức năng của văn phòng HĐND UBND phường Phú Thượng 8 B. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND UBND phường 9 C. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND phường 10 D. Bản mô tả công việc của văn phòng UBND phường Phú Thượng 11 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 13 1. KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 13 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể). 13 1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan 14 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan. lập hồ sơ hội nghị đó. 15 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của cơ quan. 15 2. Khảo sát về công tác văn thư: Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan, nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan 16 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 19 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 19 2. Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 21 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của UBND phường Phú Thượng 44 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 49 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 49 6. Nhận xét, đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan 49 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá về công tác hành chính văn phòng của cơ quan 51 II. Đề xuất giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC 56
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG A Giới thiệu sơ lược Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng B Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng C Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHÚC CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG A.Vị trí chức văn phòng HĐND & UBND phường Phú Thượng B Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HĐND & UBND phường C Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND&UBND phường 10 D Bản mô tả công việc văn phòng UBND phường Phú Thượng 11 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 13 KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 13 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan (lấy ví dụ tình cụ thể) 13 1.2 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ quan 14 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị ( hội thảo, họp) quan lập hồ sơ hội nghị .15 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan .15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hoá công sở quan 15 Khảo sát công tác văn thư: Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan, nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 16 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 17 PHẦN II 19 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN .19 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 19 Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Soạn thảo " Quy chế công tác văn thư lưu trữ" quan 21 Soạn thảo " Quy chế văn hóa công sở" UBND phường Phú Thượng .44 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 49 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan .49 Nhận xét, đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan .49 PHẦN III 51 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I Nhận xét, đánh giá công tác hành văn phòng quan 51 II Đề xuất giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC 56 Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí quan thiếu Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng Nhà trường, ngày 24 tháng năm 2012 trường Đại học Nội vụ Hà Nội định thành lập khoa Quản trị Văn phòng - tiền thân khoa Hành Văn phòng thông tin thư viện Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng thực Kế hoạch thực tế ngành Quản trị văn phòng cho sinh viên khoá 2012 2015 Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trước tiên, cho phép em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bác Nguyễn Xuân Nguyên, cô Phạm Thuỳ Linh, bác Phan Văn Chiến Nguyễn Sơn Hà toàn thể cô cán UBND phường Phú Thượng giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian em thực tập quan Ngoài cho em gửi lời cảm ơn đến bạn thực tập sinh em làm việc, chia sẻ công việc giúp đỡ em nhiều trình thực tập Và báo cáo thành công giúp đỡ ThS Lâm Thu Hằng - giảng viên huớng dẫn, cô tận tuỵ truyền dạy kiến thức cho em suốt thời gian qua để em hoàn thành tốt chuyến thực tập Với thời gian thực tập 08 tuần ( từ ngày 09-3-2015 đến ngày 29-42015) Tuy thời gian thực tập ngắn với giúp đỡ giảng viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo cho em hội áp dụng lý thuyết vào công việc thực tiễn Trong trình thực tập, em có hội thực hành công tác văn phòng nhân viên văn phòng thực thụ Từ đó, em tự rèn luyện đuợc nhiều kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, qua nhận thức đuợc rõ phần tâm quan trọng công tác văn phòng quan, tổ chức Kết quản lớn mà em nhận đuợc chuyến thực tập lần tác phong làm việc xác, khẩn trương kỹ giao tiếp nơi công sở Đó giúp đỡ bảo ban nhiệt tình cán hướng dẫn phần nhờ trình tự học hỏi trau dồi kiến thức thực tế thân em Em viết báo cáo thực tập với mục đích gửi tới nhà trường khoa Quản trị Văn phòng để mong muốn nhận đuợc đóng góp ý kiến thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện hơn nghiệp vụ chuyên môn Từ đó, em có sở, tảng kiến thức để buớc vào kỳ thi tôt nghiệp tới đạt kết cao, đồng thời phục vụ cho công tác sau với hi vọng góp phần công sức nhỏ bé công đổi Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đất nuớc, đặc biệt công cải cách hành nước nhà Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi sai xót Em mong nhận đuợc đóng góp ý kiến, giúp đỡ thầy cô để em đạt thành công kỳ thi tới công việc sau Một lần cho phép em xin chân thành cảm ơn giảng viên huớng dẫn ThS Lâm Thu Hằng cán huớng dẫn bác Nguyễn Xuân Nguyên nhiệt tình giúp đỡ, bảo tận tình để giúp em hoàn thành tốt chuyến thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG A Giới thiệu sơ lược Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng UBND Phường Phú Thượng đơn vị hành cấp phường thuộc quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội (trước thuộc địa giới hành huyện Từ Liêm) Phường Phú Thượng nằm phía tây bắc hồ Tây: -Phía Bắc sông Hồng -Phía Nam khu đô thị Nam Thăng Long(Ciputra) -Phía Tây giáp xã Đông Ngạc, huyện Từ Liêm -Phía Đông giáp phường Nhật Tân, quận Tây Hồ Trước thành lập quận Tây Hồ (1995) xã Phú Thượng chia thành ba làng Thượng Thụy, Phú Gia Và Phú Xá (có tên nôm làng Bạc, làng Gạ làng Sù) B Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng a.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân quận phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn phường báo Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật b Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông phường theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống phường theo quy định pháp luật c.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người gia đình có công với nước theo quy định pháp luật; Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương d Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn; Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương e Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật f Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền; Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật g Những nhiệm vụ, quyền hạn khác: Tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường việc bảo đảm thực thống kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị địa bàn; Thanh tra việc sử dụng đất đai tổ chức, cá nhân địa bàn phường theo quy định pháp luật; Quản lý bảo vệ sở hạ tầng kỹ thuật địa bàn phường theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý hành vi vi phạm sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định pháp luật; Kiểm tra giấy phép xây dựng tổ chức, cá nhân địa bàn phường; lập biên bản, đình công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo giấy phép, trái với quy định giấy phép báo cáo quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, định C Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng a UBND Phường: quan hành nhà nước trực thuộc UBND quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; UBND Phường UBND quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước quan quan nhà Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nước cấp b UBND phường:gồm 05 thành viên 01 Chủ tịch UBND phường: lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm toàn diện lĩnh vực công tác UBND phường truớc UBND quận; trước Đảng uỷ HĐND phường Trực tiếp đạo, điều hành lĩnh vực công tác chung UBND phường 02 Phó Chủ tịch UBND phường: - Một Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng sở hạ tầng, khoa học – công nghệ, nhà đất tài nguyên - môi trường; - Một Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa – xã hội lĩnh vực xã hội khác Các Ủy viên UBND: - Một Ủy viên phụ trách Công an (Trưởng Công an Phường); - Một Ủy viên phụ trách Quân (Trưởng Ban Chỉ huy Quân phường) Ngoài có 06 phận chuyên môn trực thuộc, bao gồm: - Văn phòng HĐND &UBND phường; - Bô phận Địa - Đô thị; - Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch; - Bộ phận Kế toán - Tài chính; - Bộ phận Văn hóa xã hội; - Công an phường c Sơ đồ tổ chức máy UBND phường Phụ lục II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHÚC CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG A.Vị trí chức văn phòng HĐND & UBND phường Phú Thượng - Văn phòng HĐND & UBND phường quan thuộc HĐND & UBND phường có chức tham mưu tổng hợp phục vụ trực tiếp giúp thường trực Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quảng cáo thương mại công sở Chương II TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Mục TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Trang phục Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch Cán bộ, công chức có trang phục riêng thực theo quy định pháp luật, Điều Lễ phục Lễ phục cán bộ, công chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể; Lễ phục nam cán bộ, công chức: comple, áo sơ mi, cravat Lễ phục nữ cán bộ, công chức: áo dài truyền thống, comple nữ, Điều Thẻ cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức Mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức thực theo hướng dẫn Bộ Nội vụ Mục GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Điều Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 46 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt, Điều Giao tiếp ứng xử với nhân dân Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, công chức, viên chức thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ Điều 10 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, Điều 11 Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ Mục QUỐC HUY, QUỐC KỲ Điều 12 Treo Quốc huy Quốc huy treo trang trọng phía cổng vào quan Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng, Điều 13 Treo Quốc kỳ Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước công sở tiền sãnh tòa nhà Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước lễ tang tuân theo quy định nghi lễ nhà nước đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang MỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 47 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ Điều 14 Biển tên quan Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan Cách thể biển tên quan theo hướng dẫn Bộ Nội vụ, Điều 15 Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thông, Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc, Điều 17 Vệ sinh khuôn viên quan phòng làm việc: - Hàng tuần vào chiều thứ sáu, tất cán bộ, công chức quan phải tập trung tổng vệ sinh quan; - Vệ sinh hàng ngày Phòng làm việc cán bộ, công chức cán bộ, công chức tự túc thực hiện, bảo đảm sẽ, gọn gàng, văn minh Riêng phòng làm việc lãnh đạo cán tạp vụ thực hiện, - Khu vực sân nhà vệ sinh quan giao cho cán tạp vụ thực hàng ngày TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH ( ký) Nguyễn Lê Hoàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 48 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan Phụ lục Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Văn phòng đại không nơi để ngồi làm việc, thiết kế văn phòng không yêu cầu tiện dụng mà phải đáp ứng hiệu thẩm mỹ thể tinh thần làm việc quan Chính mà việc thay đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang mô hình văn phòng đại cần thiết Phụ lục Với mô hình văn phòng đại ngày hôm UBND phường tạo tâm lý làm việc thoải mái cho nhân viên Từ hiệu công việc cải thiện đáng kể Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích đó, mô hình văn phòng đại lại cần chi phí thiết kế xây dựng lớn nhiều so với mô hình truyền thống nên nhiều quan không đủ khả tài để cung cấp Chính mà nhiều quan chọn mô hình văn phòng truyền thống để ứng dụng vào quan Nhận xét, đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan Văn phòng UBND phường Phú Thượng mô hình văn phòng truyền thống thường gặp quan hành nhà nước Cán chuyên trách văn phòng nữ nên chi tiết, cẩn thận cách làm việc kết công việc đảm bảo với hiệu cao so với cán nam 02 cán nam cán chuyên trách phận " Một cửa" trực thuộc văn phòng UBND phường Cán phận thường xuyên phải thực hiên công tác tiếp công dân giải tình khó khăn trình giao nhận thủ tục hành nên cách ứng xử phải cứng rắn để đảm bảo quy trình tiếp nhận hồ sơ quy định từ văn phòng UBND phường Phú Thượng đạt thành công định công tác chuyên môn lẫn công việc thực tế Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 49 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh thành công đạt số hạn chế tồn Theo quy định văn phòng cần có 04 cán thực tế văn phòng ủy ban lại có 03 cán nên khối lượng công việc lớn, phần tạo áp lực công việc cho cán Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 50 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá công tác hành văn phòng quan Văn phòng UBND phường Phú Thượng ngày dần cải thiện công tác hành văn phòng theo hướng tích cực: - Thực hiện công khai minh bạch các thủ tục hành chính và niêm yết tại bộ phận " Một cửa", cung cấp cho cán bộ, công chức đầy đủ thông tin về chính sách Pháp luật để thực hiện tốt nhiệm vụ - Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện tốt chế " Một cửa", " Một cửa liên thông" hiện đại - Cán văn phòng nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức biên chế và Quy chế làm việc của UBND - Thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo đánh giá chất lượng cán bộ, công chức về trình độ lý luận, chuyên môn, lực, phẩm chất - Thực hiện tốt Luật cán bộ, công chức và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành theo quy định - Nêu cao tinh thần trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp, đẩy mạnh công tác đấu tranh chống quan liêu, cửa quyền hách dịch, tham nhũng chống lãng phí quan Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế, khó khăn vướng mắc cần được khắc phục: - Cán văn phòng hạn chế lại đảm nhiệm nhiều vai trò nhiệm vụ khác nên tính chuyên nghiệp công việc chưa cao - Công tác tham mưu- tổng hợp hạn chế, chưa coi trọng, thể hiện: Công tác báo cáo, tổng hợp chậm tiến độ, tình trạng báo cáo chung chung, phản ảnh chưa thật sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất, có lúc mang tính đối phó; số văn bản, báo cáo chất lượng chưa đảm bảo; công tác phục vụ, khánh tiết thiếu kinh nghiệm, chưa đào tạo bản; xử lý tình thiếu linh hoạt, làm việc theo kiểm rập khuôn Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 51 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngại va chạm; - Cán Văn phòng tư tưởng “Hành hóa”, chưa thật chia sẻ quan có việc đột xuất cần giải - Cán công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp chưa nhận thức đầy đủ, vị trí, chức Văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ; số lượng, cấu cán Văn phòng biến động lớn, lực lượng thiếu so với yêu cầu khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, bị động… áp lực cán công chức Văn phòng thực nhiệm vụ giao; II Đề xuất giải pháp Tăng cường giáo dục trị, tư tưởng, cán văn phòng phải nhận thức vai trò, vị trí mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận trị, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo ủy ban Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, chuyên viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt công tác phối hợp nội Văn phòng Văn phòng với phòng chuyên môn, đơn vị thuộc quan công tác tham mưu tổng hợp Xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin báo cáo nhanh chóng, đầy đủ xác Tăng cường công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý, điều hành đơn vị, bước đột phá để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng, quan tâm bổ sung cán công chức đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 52 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng đội ngũ cán Văn phòng bước chuyên môn hóa Khi luân chuyển cán Văn phòng đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng, không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình mới Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa công sở; ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh CCHC, thực tốt chế độ công chức, công vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 53 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong năm gần Văn phòng HĐND - UBND phường Phú Thượng thực tốt chức năng, nhiệm vụ trợ giúp tích cực cho lãnh đạo công tác hành nghiệp Đồng thời đảm bảo hoạt động hành thường nhật phường thông suốt Các cán ủy ban tích cực học hỏi, tự rèn luyện để trau dồi thêm kiến thức cho thân để từ góp phần hướng tới thành công công tác hành văn phòng Bên cạnh mặt tích cực số hạn chế tồn đọng lại công tác tham mưu cho lãnh đạo hoạt động diễn ủy ban Những hạn chế nhỏ không khắc phục kịp thời ảnh hưởng không tốt tới thành công chung Với vốn kiến thức học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội cộng thêm kinh nghiệm thực tế thời gian thực tập vừa qua giúp em hoàn thành báo cáo Một lần em xin chân thành cảm ơn bác lãnh đạo HĐND – UBND, Văn phòng HĐND - UBND phường Phú Thượng, anh, chị ủy ban thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thúy Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 54 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành văn - Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hoá công sở quan hành nhà nước Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 55 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 56 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 57 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Các Phòng, ban Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng Lãnh đạo UBND Gửi VB đề nghị phòng, ban đăng ký nội dung công việc Đăng ký nội Lãnh đạo dung công việc Văn phòng UBND phường Tổng hợp, xây dựng thảo Gửi thảo đến phòng, ban để xin ý kiến gópbịýHội nghị Chuẩn Đóng góp ý kiến cho thảo Lập kế hoạch Xây dựng chương Tổng hợp ý kiến trình NS hoàn chỉnh thảo Chuẩn bị kinh phí, vật chất Danh sách khách mời Hội nghị diễn Duyệt thể thức Đón tiếp Đại biểu Phát tài liệu PHỤ LỤC III Ghi biên HN Đảm bảo xét, vấn ký Xem đề khác ban hành ký ban hµnh Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị UBND phường Phú Thượng Hội nghị kết thúc hồ Thị Thúy Sinh viên:Lập Nguyễn sơ hội nghị 58 Lớp: QTVPK7A Thanh, toán Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 59 Lớp: QTVPK7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC IV QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG Nhận công văn mời Chuyển công văn mời cho lãnh đạo Văn phòng chuẩn bị cho chuyến công tác Chuẩn bị Chuẩn bị Điều xe Thông báo Chuẩn bị văn kinh phí, lên danh thời gian nội bản, tài sở vật sách cán lãnh đạo dung khác liệu phục chất , liên chuyên vắng mặt có liên vụ cho hệ địa môn liên trách quan chuyến điểm diễn quan đến nhiệm công tác chuyến nội dung cá công tác chương nhân trình công giao tác 60