Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV 207 3 1. Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV 207 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV 207 4 2.1 Chức năng của Công ty 4 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4 2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 5 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 8 II. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty TNHH MTV 207 8 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 8 1.1. Chức năng của văn phòng Công ty 8 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 9 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 10 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 4. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH MTV 207 13 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty 13 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty 14 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị, cuộc họp của Công ty 16 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty: 16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Công ty 17 2. Khảo sát về công tác văn thư 18 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty 18 2.2 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính trong việc thực hiện công tác văn thư của Công ty: 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 21 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 23 1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 23 1.1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần 23 1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng 24 1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 25 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của Công ty 26 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Công ty 45 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty 51 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 52 5.1 Xây dựng văn phòng hiện đại cho Công ty 52 5.2 Nhận xét mô hình văn phòng hiện đại của Công ty 52 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của Công TNHH MTV 207. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính. 53 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty 54 1. Công tác hành chính văn phòng 54 2.1. Công tác văn thư 55 2.2. Công tác lưu trữ 55 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 56 LỜI CẢM ƠN 58 Phần IV: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC Phần IV: PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 .3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH MTV 207 Giới thiệu chung công ty TNHH MTV 207 .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH MTV 207 2.1 Chức Công ty 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty .4 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty .5 2.3.1 Giám đốc Công ty: 2.3.2 Các phó Giám đốc: .5 2.3.3 Phòng Hành 2.3.4 Phòng Tài – Kế toán: 2.3.5 Phòng trị .6 2.3.6 Phòng kế hoạch 2.3.7 Phòng tổ chức lao động .7 2.3.8 Phòng dự án đầu tư .7 2.3.9 Kiểm soát viên .7 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty (phụ lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Công ty TNHH MTV 207 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng Công ty 1.1 Chức văn phòng Công ty 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng Công ty Cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty 10 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng (phụ lục 02) 11 Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty TNHH MTV 207 13 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 13 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Công ty 13 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty .14 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị, họp Công ty 16 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty: .16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở Công ty 17 Khảo sát công tác văn thư 18 2.1 Mô hình tổ chức văn thư Công ty 18 2.2 Trách nhiệm trưởng phòng Hành việc thực công tác văn thư Công ty: 19 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 21 Phần II 23 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: 23 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 23 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 23 1.1 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần 23 1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng .23 1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 24 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” Công ty 25 Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở Công ty 45 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Công ty 51 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình văn phòng 51 5.1 Xây dựng văn phòng đại cho Công ty 52 5.2 Nhận xét mô hình văn phòng đại Công ty 52 Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Hành Công TNHH MTV 207 Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy phòng Hành .53 Phần III 54 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty 54 Công tác hành văn phòng 54 2.1 Công tác văn thư 55 2.2 Công tác lưu trữ 55 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .56 LỜI CẢM ƠN 58 Phần IV: PHỤ LỤC Phần IV: PHỤ LỤC Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong công đổi công nghiệp hóa – đại hóa xây dựng phát triển đất nước ngành, lĩnh vực hoạt động đóng góp định tự cải tiến sáng tạo để bắt kịp đổi giới Đất nước ta tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần kinh tế vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn về: trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại, … tạo tiền đề mới, đưa đất nước ta bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa Từ tiến hành công đổi đến đất nước ta giành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hóa, xã hội, ngoại giao,… trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lý Nhà nước cần phải đẩy mạnh Thế kỷ 21 thời kì công nghiệp hóa – đại hóa Ngành Quản trị văn phòng ngày phát triển đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ tốt cho công tác văn phòng vươn lên theo chuyển đổi kinh tế đất nước Bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên nguồn nhân lực có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Xuất phát từ nhu cầu xã hội phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lí luận làm điểm tựa làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng phương châm khoa Quản trị Văn phòng đề kế hoạch thực tập Ngành Quản trị Văn phòng khóa quan, đơn vị, tổ chức cho sinh viên Chuyến thực tập giúp em bạn sinh viên khác làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp để sinh viên chúng em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhân viên văn phòng, hội cho em bạn đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Trong thời gian qua, đồng ý công ty quan tâm nhà trường tạo điều kiện cho em thực tập với chuyên ngành học Là sinh viên Ngành Quản trị Văn phòng, sau thời gian thưc tập phòng Hành Công ty TNHH MTV 207 em nhận thức tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan, đơn vị nói chung Phòng Hành nói riêng Em tìm hiểu công tác quản trị văn phòng kiến nghị tổ chức hợp lí công tác văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm chức bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) áp dụng Với thời gian thực tập không dài gần 02 tháng ( từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015) em thực tập thực hành giúp em trang bị thêm kỹ nghề nghiệp giúp em thêm yêu ngành nghề chọn ngành Quản trị văn phòng hướng dẫn nhiệt tình, bảo ân cần cán nhân viên phòng Hành cố gắng thân muốn học hỏi trao dồi kiến thức giúp em hoàn thành tốt công việc thực tập Mặc dù nỗ lực nhiều báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em viết báo cáo muốn gửi tới nhà trường, thầy cô nơi em học tập, rèn luyện năm qua đóng góp ý kiến thiết thực thầy cô giáo, cán công ty để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng năm 2015 Sinh viên Chu Thị Thắm Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH MTV 207 Giới thiệu chung công ty TNHH MTV 207 Công ty TNHH MTV 207 đơn vị trực thuộc Bộ Tổng Tham mưu thành lập theo Quyết định số 85/2007/QĐ-BQP ngày 18/5/2007 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Đến tháng 12/2007 Xí nghiệp 207 nâng cấp lên thành Công ty 207Bộ Quốc phòng; Ngày 03 tháng năm 2010 Bộ Quốc phòng có Quyết định số 2338/QĐ-BQP việc chuyển Công ty 207 thành Công ty TNHH MTV 207 với chức nhiệm vụ Xây lắp công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật,… Từ thành lập đến nay, với nỗ lực tập thể cán công nhân viên toàn Công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty không ngừng phát triển quy mô ngành nghề sản xuất kinh doanh, mức độ tăng trưởng hàng năm tăng 150% so với năm trước, tạo tích lũy tăng cường lực sản xuất, đóng góp nâng cao thu nhập, cải tiến đời sống cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước Quốc phòng Qua sáu năm kinh nghiệm, Công ty trở thành doanh nghiệp nhà nước hạng I, sản xuất kinh doanh đa ngành, đa nghề nhiều lĩnh vực khác nhau, khẳng định thương hiệu thị trường Công ty có nhiều đóng góp thành tích lĩnh vực Quốc phòng Công trình đường tuần tra biên giới… Vài nét Công ty: Tên Công ty: CÔNG TY TNHH MTV 207 Địa chỉ: 21B Lý Nam Đế - Hàng Mã – Hoàn Kiếm – Hà Nội Số điện thoại: 069552036 Fax: 0437476318 Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH MTV 207 2.1 Chức Công ty Công ty TNHH MTV 207 có chức xây lắp công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật,… Tư vấn lập dự án thiết kế công trình Thi công xây lắp, sửa chữa công trình Công ty có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu kinh tế, bước khẳng định vị trí thương hiệu thị trường 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty Trong trình xây dựng trưởng thành, Công ty không ngừng phát triển số lượng, chất lượng công trình tính chuyên nghiệp lĩnh vực xây dựng, góp phần đáng kể vào việc phát triển ngành xây dựng Quốc phòng nói riêng ngành xây dựng nước nói chung Công ty có đủ khả đảm nhiệm thi công công trình có quy mô lớn mức độ phức tạp yêu cầu kỹ thuật cao với thời gian nhanh Trong năm qua, Công ty quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực; trọng mổ rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc Tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Luật khác có liên quan Hoạt động có hiệu khuôn khổ pháp luật, Điều lệ Công ty Hoạt động kinh doanh theo ngành nghề đăng ký, kinh doanh theo hướng phat triển giữ vững ổn định Nhiệm vụ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Công ty nhu cầu thị trường nhằm mang lại lợi ích cao giá trị Quản lý tốt cán nhân viên Công ty theo chế độ sách Nhà nước Không ngừng cải thiện điều kiện lao động, sinh hoạt cán Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công nhân viên nhằm nâng cao suất lao động hiệu quản lý Đặc biệt, nắm bắt xu phát triển nhu cầu xã hội Công ty kịp thời điều chỉnh mục tiêu mở rộng quy mô, đa dạng hóa loại hình, bước khẳng định chất lượng thương hiệu 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV 207 gồm có: Gíam đốc, phó giám đốc, phòng, kiếm soát viên phận giúp việc 2.3.1 Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty giải điều hành lĩnh vực Công ty Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty Ban hành quy chế quản lí nội công ty Kiến nghị phương án cấu tổ chức công ty Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận xử lí lỗ kinh doanh Tuyển dụng lao động 2.3.2 Các phó Giám đốc: Giúp việc tham mưu cho Giám đốc công ty việc phụ trách sở vật chất công ty trang thiết bị vấn đề chuyên môn Giúp việc cho Giám đốc quản lí điều hành hoạt động công ty theo phân công Giám đốc Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước giám đốc hiệu hoạt động 2.3.3 Phòng Hành Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực lĩnh vực tổ chức lao động, quản lí bố trí nhân lực, chế độ sách, cham sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân theo luật quy chế công ty Kiểm tra, đôn đốc phận công ty thực nghiêm túc nội quy, quy chế công ty Xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tham mưu giúp lãnh đạo công ty thực công tác thi đua khen thưởng Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm làm việc; trang trí khánh tiết, phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, họp công ty Thực tốt công tác văn thư, bảo mật theo quy định Thực tốt công tác trị nội Tổ chức thực tốt công tác đảm bảo an ninh 2.3.4 Phòng Tài – Kế toán: Tổ chức hoạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Phòng Tài chinh – Kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư tập hợp đầy đủ chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, thực nghĩa vụ thuế ngân sách, đồng thời thực chức quản lí chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc hoạt động 2.3.5 Phòng trị Tổ chức thực công tác trị tư tưởng, công tác Đảng, công tác quần chúng Xây dựng chế độ làm việc, mối quan hệ cộng tác phòng công ty trình giám đốc định tổ chức thực Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác phòng để bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lí, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán phòng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao 2.3.6 Phòng kế hoạch Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sản xuất, liên doanh liên kết công ty Giao dịch với khách hàng điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty Soạn thảo tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết hợp đồng kinh tế Xây dựng phương án theo dõi tiến độ sản xuất, phân công giao kế Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạch cho đơn vị Thống kê báo cáo theo chế độ Bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phòng quản lí, tuyệt đối giữ bí mật thông tin kinh tế, bí mật sản xuất kinh doanh công ty 2.3.7 Phòng tổ chức lao động Quản lí cán bộ, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định nhà nước Tham mưu giúp giám đốc công tác tổ chức nhân sự, công tác lao động tiền lương, thi đua khen thưởng, kiểm tra, an ninh quốc phòng, pháp chế Tổ chức thực công tác quy hoạch cán bộ, công tác đánh giá cán quản lí theo nhiệm kỳ Tổ chức công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ, nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực công ty 2.3.8 Phòng dự án đầu tư Nghiên cứu xây dựng chiến lược lĩnh vực đầu tư công ty, tìm kiếm hội đầu tư cho dự án; xây dựng chương trình mục tiêu, lập báo cáo đầu tư cho dự án chuẩn bị đầu tư để trình giám đốc công ty phê duyệt dự án theo thẩm quyền; tham mưu cho giám đốc việc xúc tiến tìm, chọn nguồn vốn đầu tư Tham mưu việc bảo toàn phát triển vốn theo dõi quản lí nguồn vốn đầu tư vào dự án công ty Thẩm tra khối lượng xây dựng hoàn thành Thực công tác báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu giám đốc công ty 2.3.9 Kiểm soát viên Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng ban lãnh đạo công ty tổ chức thực quyền chủ sở hữu, quản lí điều hành công việc kinh doanh công ty Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mỗi cán bộ, nhân viên có trách nhiệm thực quy định Quy chế vận động cán bộ, nhân viên khác thực hiện; phát báo cáo quan, đơn vị có thẩm quyền hành vi vi phạm quy định Quy chế cán bộ, nhân viên Công ty Điều 17 Trách nhiệm người đứng đầu cấp phó người đứng đầu Công ty trực tiếp quản lý sử dụng cán bộ, nhân viên Quán triệt, hướng dẫn, tổ chức thực Quy chế Niêm yết công khai Quy chế trụ sở làm việc Công ty Kiểm tra, giám sát việc thực Quy chế cán bộ, nhân viên Công ty Phê bình, chấn chỉnh, xử lý vi phạm đề nghị quan, đơn vị có thẩm quyền xử lý vi phạm cán bộ, nhân viên Công ty theo phân cấp quản lý cán bộ, nhân viên Xử lý vi phạm Quy chế cán bộ, nhân viên thuộc thẩm quyền theo phân cấp quản lý cán bộ, nhân viên Chương V XỬ LÝ VI PHẠM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18 Đối với cán bộ, nhân viên Cán bộ, nhân viên vi phạm quy định Quy chế tuỳ theo mức độ vi phạm bị xử lý trách nhiệm theo quy định Công ty theo mức phạt hành (từ 20.000 đến 100.000 nghìn đồng) Điều 19 Đối với người đứng đầu cấp phó người đứng đầu đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng cán bộ, nhân viên Các Phòng ban trực tiếp quản lý sử dụng cán bộ, nhân viên có cán bộ, nhân viên vi phạm quy định Quy chế tự vi phạm Quy chế tuỳ theo mức độ vi phạm bị xử lý, kỷ luật theo quy định quan theo mức phạt, phạt hành (từ 50.000 đến 200.000 nghìn đồng) Điều 20: Khen thưởng Căn vào kết thực hiện, lãnh đạo Phòng ban đánh giá đưa vào tiêu chuẩn thi đua khen thưởng cuối năm Sinh viên: Chu Thị Thắm 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 21: Kỷ luật Căn vào Luật cán bộ, công chức, Lãnh đạo Phòng ban có hình thức kỷ luật cán bộ, nhân viên vi phạm quy định Quy chế GIÁM ĐỐC Dương Văn Vinh Sinh viên: Chu Thị Thắm 50 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Công ty CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM 2014 VÀ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CÔNG TÁC NĂM 2015 CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 Thời gian 8h00-8h10 Nội dung Tiếp đón đại biểu, tuyên bố lý do, giới hiệu đại biểu Khai mạc đại hội Người phụ trách Lễ tân: Giang Thị Yến,Bùi Thị Hoa 8h10-8h15 Phó Giám đốcNguyễn Văn Hiệp 8h15-8h40 Báo báo tổng kết công tác Trưởng phòng Hành năm 2014 công ty triển chính- Hà Thị Liên khai phương hướng nhiệm vụ cho năm 2015 8h40-9h00 Báo cáo tổng kết công tác thi Phó phòng Hành đua khen thưởng năm 2014 chính-Nguyễn Thị phát động phong trào thi đua Hiền khen thưởng năm 2015 9h00-9h15 Văn nghệ Đội văn nghệ công ty 9h15-10h00 Thảo luân đơn vị Trưởng phòng kinh doanh-Đinh Văn Hoàng, trưởng phòng tài vụ-Lê Văn Khang 10h00-10h10 Phát biểu đạo hội nghị Giám đốc-Hoàng Trung 10h10-10h20 Công bố định khen Phó giám đốcthưởng Nguyễn Văn Hiệp 10h20-10h30 Phát biểu kết luận Trưởng phòng Hành chính-Hà Thị Liên 10h30 Bế mạc hội nghị Phó giám đốcNguyễn Văn Hiệp Ghi 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình văn phòng Sinh viên: Chu Thị Thắm 51 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.1 Xây dựng văn phòng đại cho Công ty Văn phòng cấu trúc gồm mặt trang thiết bị kỹ thuaajtvawn phòng, người làm văn phòng nghiệp vụ hành văn phòng Sắp xếp vị trí phòng làm việc đảm bảo thuận tiện cho quy trình làm việc quan Vị trí văn phòng phải xếp trung tâm, tạo điều kiện thuận tiện cho quan, đơn vị giao dịch Trang thiết bị phù hợp với không gian văn phòng, dễ làm việc Sắp xếp chỗ ngồi làm việc Cải thiện môi trường làm việc văn phòng nhiệt độ, độ ẩm, âm thanh, ánh sáng,… 5.2 Nhận xét mô hình văn phòng đại Công ty Văn phòng quan bố trí theo kiểu đại hạn chế việc lãng phí thời gian công sức, điều hành hoạt động văn phòng giảm chi phí quản lý điều hành Đồng thời giúp cho nhà lãnh đạo thoát khỏi công việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện cho nhân viên văn phòng phát huy tính sáng tạo,tự chủ hoàn thành tốt nhiệm vụ cách tốt Văn phòng phân chia theo chức nhiệm vụ phòng ban hoạt động tập trung vào đầu mối đặt điều hành nhà quản trị hành Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc,… Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu xác dẫn đến trì trệ chuyển giao công việc, khó quan tâm mức loại công việc Sinh viên: Chu Thị Thắm 52 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Hành Công TNHH MTV 207 Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy phòng Hành Lãnh đạo văn phòng có 02 cán gồm: Trưởng phòng Phó trưởng phòng Trình độ cán nhân viên văn phòng cao đồng đều, có tới: 01 cán đạt trình độ Đại học,0 nhân viên đạt trình độ cao học, lại trình độ Cao đẳng Trung cấp nghề Các cán đào tạo trường tiếng hàng đầu có nhiều kinh nghiệm giảng dạy Việt Nam như: Kinh tế quốc dân, Đại học Nội vụ, Đại học khoa học- xã hội nhân văn Hạn chế mà tác giả nhận thấy đến thực tập công ty TNHH MTV 207 số nhân viên chưa làm việc chuyên môn lực mình, nhân viên làm nhiều việc khác nhau, hạn chế mà đòi hỏi công ty lãnh đạo phòng Hành cần có biện pháp thay đổi giải để đảm bảo nhân viên làm việc với kĩ mà bồi dưỡng phát huy hết khả Sinh viên: Chu Thị Thắm 53 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Công ty Công tác hành văn phòng *Ưu điểm: Công tác văn phòng trọng, quan tâm Văn phòng não công ty Công tác văn phòng công ty hoạt động tốt có hiệu Người làm công tác văn phòng phải nhạy bén tham mưu cho lãnh đạo, cung cấp thông tin kịp thời, xác làm công tác hậu cần Tác phong làm việc cán bộ, nhân viên công ty thực nghiêm túc giấc công ty , nội quy, quy định công ty, thực chức nhiệm vụ công ty Công tác soạn thảo văn sai sót thể thức lỗi sai không nhiều bù lại nội dung văn xác nội dung mang đậm văn phong hành Các cán nhân viên văn phòng người có nhiều năm kinh nghiệm, tác phong làm việc chuyên nghiệp Cách bố trí văn phòng khoa học, hợp lý, bàn ghế xếp ngắn, gọn gàng tạo nên không gian làm việc thoải mái cho cán bộ, nhân viên phòng Văn phòng thường xuyên đổi cách làm việc, chương trình, kế hoạch công ty thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo phòng ban nắm bắt thông tin nhanh chóng, chủ động điều hành công việc Trong công tác đạo điều hành công việc, lãnh đạo văn phòng chủ động thường xuyên, xử lý kịp thời nhiều hình thức biện pháp nhằm nâng cao hiệu công việc *Nhược điểm: Công tác soạn thảo văn nhiều hạn chế tùy tiện chưa tuân thủ quy định Thông tư 01 Sinh viên: Chu Thị Thắm 54 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số nhân viên chưa có sáng tạo tích cực công việc Công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng trình hoạt động phát triển công ty Nhận thức điều đó, công ty thường xuyên quan tâm đạo thực nghiêm túc kế hoạch đề 2.1 Công tác văn thư *Ưu điểm: Văn thư thực chức năng, nhiệm vụ mình, giúp lãnh đạo giải công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, quản lí dấu chặt chẽ Quy trình thực công tác văn thư quy định tương đối chuẩn phân công nhiệm vụ công tác nhân viên văn thư thực nghiêm túc *Nhược điểm: Một số khâu chuyển giao văn chưa kịp thời, chưa khoa học nên trình giải công việc nhân viên văn thư gặp khó khăn Một số văn đến không qua phận văn thư để đăng ký mà chuyển thẳng cho lãnh đạo làm khó khăn cho trình giải theo dõi tiến độ văn 2.2 Công tác lưu trữ *Ưu điểm: Công tác lưu trữ quan tâm thực tương đối tốt, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu Thường xuyên vệ sinh phòng quét dọn, hút bụi tài liệu luôn đảm bảo lâu dài Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại đảm bảo hiệu giải công việc *Nhược điểm: Phòng lưu trữ diện tích hẹp, nhiều tài liệu rời lẻ chưa bó gói Sinh viên: Chu Thị Thắm 55 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xếp lên giá Nhiều tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà tài liệu phòng phân tán phận nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Với kiến thức học học kiến thức, kinh nghiệm rút từ thực tế, từ ưu, nhược điểm sâu vào tìm hiểu để giảm bớt tình trạng ta phải thực số giải pháp sau: Trong xu hội nhập với phát triển khoa học – công nghệ,đặc biệt thành tựu tin học, máy tính, viễn thông điều đặt yêu cầu văn phòng cần phải đại hóa theo kịp phát triển xã hội phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Để nâng cao hiệu công việc,đáp ứng nhu cầu ngày cao công việc, văn phòng cần trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động văn phòng nhằm giúp trình giải công việc nhanh chóng kịp thời Trong trình thực hiện, công việc văn phòng xây dựng chương trình công tác, soạn thảo ban hành văn Tăng cường triển khai thực hiệu quả, cần xây dựng tiến tới hoàn thiện chuản hóa quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công nhiệm vụ công việc cách rõ ràng khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ xót việc ùn tắc trình thực công việc Văn phòng cần xếp rõ ràng kiện toàn ổn định tổ chức, có hình thức hợp đồng thuê nhân viên phục vụ, bước đổi hoạt động công tác văn phòng Tổ chức xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với hoạt động Công ty để quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Sinh viên: Chu Thị Thắm 56 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tăng cường nâng cao chất lượng thông tin báo cáo trì thường xuyên chế độ báo cáo Cần trang bị sử dụng phần mềm công nghệ máy tính vào công tác quản lý văn thư – lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Cần quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung, toàn diện cho văn phòng Trên số đề xuất giải pháp công tác văn phòng Công ty TNHH MTV 207 để máy văn phòng ngày phát triển khoa học, đại, chuyên nghiệp hiệu Sinh viên: Chu Thị Thắm 57 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập gần 02 tháng Công ty TNHH MTV 207 thời gian thực tập không lâu em rút nhiều học quý giá lý thuyết thực hành phải song hành có liên chặt chẽ tách rời, trình thực tập trình áp dụng lý luận vào thực tiễn Em làm tốt nghiệp vụ văn phòng hiểu biết thêm nhiều công việc Đợt thực tập giúp em trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm, vừa ôn lại kiến thức tích lũy ngồi ghế nhà trường, vừa phát huy, khơi dậy tiềm nhà quản trị văn phòng tương lai, giúp em tự tin đứng trước cánh cửa để hòa nhập với môi trường làm việc Là hội cho em quan sát học hỏi kinh nghiệm tác phong làm việc chuyên nghiệp, cách ứng xử giao tiếp Đây thực hành trang quý giá cho em tự tin bước vào sống độc lập Trong thời gian thực tập em nhận bảo tận tình cán nhân viên văn phòng em hoàn thành xuất sắc công việc giao Qua thực tế giúp em nắm vững nghiệp vụ văn phòng, tiền đề giúp em làm tốt công việc sau trường Cuối cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến cán bộ, nhân viên phòng Hành hướng dẫn em suốt thời gian thực tập Công ty TNHH MTV 207 Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ trang bị vốn kiến thức quý báu công tác văn phòng suốt thời gian em học tập trường để em có nhìn tổng quát hoàn thiện công tác quản trị văn phòng, đồng thời em xin chân thành cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn em đợt thực tập chuyên ngành Quản trị văn phòng ThS Lâm Thu Hằng tận tình giúp đỡ giảng dạy em trình thực tập vừa qua việc viết báo cáo Trên báo cáo thực tập tốt nghiệp em Do không tránh khỏi thiếu xót, kính mong quan tâm giúp đỡ , bảo đóng góp ý kiến thầy cô, bạn bè để bài cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Chu Thị Thắm Sinh viên: Chu Thị Thắm 58 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần IV: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV 207 GIÁM ĐỐC KIỂM SOÁT VIÊN CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN Sinh viên: Chu Thị Thắm PHÒNG CHÍNH TRỊ PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG PHÒNG DỰ ÁN ĐẦU TƯ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Công ty TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ, NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH Sinh viên: Chu Thị Thắm NHÂN VIÊN VĂN THƯ – LƯU TRỮ NHÂN VIÊN BẢO VỆ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty TNHH MTV 207 Gửi công văn yêu cầu Phòng đăng ký chương trình công tác Đăng ký chương trình công tác Văn phòng Dự thảo chương trình công tác Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác Sinh viên: Chu Thị Thắm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ tổ chức 01 hội nghị Công ty TNHH MTV 207 Chuẩn bị hội nghị Diễn hội nghị Kết thúc hội nghị Xây dựng kế hoạch Tiếp đón đại biểu Phục vụ sau hội nghị Xây dựng chương trình Khai mạc hội nghị tuyên bố lý Liên hoan Phân công công việc Chuẩn bị tài liệu cho đại biểu Thanh toán Lập dự trù kinh phí Phân công để xử lý tình xảy Lập hồ sơ Chuẩn bị tài liệu, sở vật chất Theo dõi diễn biến hội nghị Lập ban lễ tân Ghi biên hội nghị Lập ban thư ký Sinh viên: Chu Thị Thắm Chụp ảnh kỷ niệm Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty Lãnh đạo công tác Tổ chức trước chuyến Mục đích yêu cầu chuyến Nội dung chuyến Cán phòng hành tổ chức thực Kết thúc chuyến công tác Phòng hành giúp thủ trưởng theo dõi, đôn đốc công việc Báo cáo tình hình hoạt động Công ty Thường xuyên liên hệ với thủ trưởng báo cáo tình hình thực Thành phần Thời gian địa điểm Phương tiện Sinh viên: Chu Thị Thắm Dự trù kinh phí Liên hệ công tác Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện Chuẩn bị tài liệu lập hồ sơ, kiểm tra hóa đơn toán kinh phí chuyến công tác Chuẩn bị kinh phí Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B