Đang tải... (xem toàn văn)
Được sự quan tâm và giới thiệu của nhà trường, qua sự liên hệ của bản thân em đã được tiếp nhận thực tập tại Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam kể từ ngày 232015 đến hết ngày 2442015. Trong thời gian thực tập em đã tiếp cận được với rất nhiều loại hình khác nhau trong thực tế và tham gia vào rất nhiều khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ. Đây được coi là khâu nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa đối với mọi cơ quan, tổ chức. Vì nó sẽ trở thành nguồn thông tin hữu ích cho mọi người để phục vụ khai thác và nghiên cứu tìm hiểu trong công việc của mình. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập, em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư Lưu trữ của Trường và các cán bộ của Viện sinh thái và TNSV. Đặc biệt với sự quan tâm và hướng dẫn chỉ bảo của chị Cao Thị Kim Dung và chị Ngô Thị Thanh Nga (cán bộ làm công tác văn thư của Viện) đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập và giải đáp một cách rất cụ thể, chi tiết rõ ràng, tỉ mỉ cho em về những vấn đề còn thắc mắc. Trong thời gian thực tập hơn 2 tháng em xin trình bày “Báo cáo thực tập ngành nghề”. Báo cáo thực tập gồm có 3 phần chính như sau: Chương I. Giới thiệu tổng quan về Viện STTNSV Chương II. Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ của Viện STTNSV Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại Viện STTNSV và đề xuất, khuyến nghị.
Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, trước yêu cầu nghiệp đất nước, công tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì mà quan đơn vị cần có quan tâm đến công tác lưu trữ Đây nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa - xã hội … Ngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý nhà nước Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, sở để điều hành quản lý xã hội Vì vậy, ngày người nhận thức vai trò tài liệu nói chung văn nói riêng Con người có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ có nhiều loại văn dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm tài liệu lưu trữ ngày có biến đổi định phù hợp với phát triển xã hội người Trong thời gian thực tập với mục đích giúp em hiểu rõ công tác lưu trữ quan, tổ chức đến thực tập tạo điều kiện, hội cho em có dịp cọ xát với thực tiễn, vận dụng kiến thức lý luận mà học để giải số vấn đề cụ thể công tác lưu trữ vướng mắc quan đến thực tập Từ giúp cho em nâng cao ý thức trách nhiệm ~1~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội công việc với phong cách làm việc cán lưu trữ tương lai Được quan tâm giới thiệu nhà trường, qua liên hệ thân em tiếp nhận thực tập Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Hàn Lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam kể từ ngày 2/3/2015 đến hết ngày 24/4/2015 Trong thời gian thực tập em tiếp cận với nhiều loại hình khác thực tế tham gia vào nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Đây coi khâu nghiệp vụ quan trọng có ý nghĩa quan, tổ chức Vì trở thành nguồn thông tin hữu ích cho người để phục vụ khai thác nghiên cứu tìm hiểu công việc Trong trình thực tập làm báo cáo thực tập, em nhận quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường cán Viện sinh thái TNSV Đặc biệt với quan tâm hướng dẫn bảo chị Cao Thị Kim Dung chị Ngô Thị Thanh Nga (cán làm công tác văn thư Viện) giúp đỡ em trình thực tập làm báo cáo thực tập giải đáp cách cụ thể, chi tiết rõ ràng, tỉ mỉ cho em vấn đề thắc mắc Trong thời gian thực tập tháng em xin trình bày “Báo cáo thực tập ngành nghề” Báo cáo thực tập gồm có phần sau: Chương I Giới thiệu tổng quan Viện ST&TNSV Chương II Khái quát thực trạng công tác Lưu trữ Viện STTNSV Chương III Báo cáo kết thực tập Viện ST&TNSV đề xuất, khuyến nghị Dưới báo cáo em khái quát lại kết trình thực tập Viện ST&TNSV Bài báo cáo em không tránh điều thiếu xót, ~2~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội nhiên kết tu dưỡng học hành ba năm rèn luyện cố gắng để đánh giá khả thân bước trường Em mong nhận bảo tận tình, nhận xét đóng góp ý kiến thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ Ban lãnh đạo Cán chuyên môn Viện ST&TNSV báo cáo thực tập em hoàn thiện đạt chất lượng cao, giúp em có thêm nghị lực sống công việc sau mà em lựa chọn cho thân Qua báo cáo thực tập này, em xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán bộ, công chức Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật quan tâm, tạo điều kiện cho em nhiều trình thực tập giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Thu Huyền ~3~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, cấu, tổ chức Viện Sinh thái Tài nguyên Sinh vật 1.1.1.Giới thiệu chung lịch sử hình thành phát triển Viện Sinh thái Tài nguyên Sinh vật Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa học Việt Nam(nay Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam), sở Trung tâm Sinh thái học Tài nguyên sinh vật thành lập theo Quyết định số 65/CT ngày 5/3/1990 Thủ tướng Chính phủ đơn vị nghiên cứu khoa học - công nghệ, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng để giao dịch, hoạt động theo chế nhà nước cấp kinh phí cho đề tài, đề án nghiên cứu khoa học-công nghệ phép mở tài khoản tiền Việt ngoại tệ Ngân hàng nước.Là Viện đầu ngành Nhà nước nghiên cứu sinh thái học, tài nguyên sinh vật bảo vệ môi trường Trong thời gian qua,viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật thực tốt chức nhiệm vụ giao Cụ thể tiến hành thực nhiều đề án, đề tài trọng điểm Nhà nước như: Chương trình bảo vệ sử dụng hợp lý tài nguyên thiên nhiên; chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc; Chương trình thuốc, tinh dầu, đặc sản Việt Nam; Chương trình phát triển lâm nghiệp xã hội… Bên cạnh công tác nghiên cứu, cán Viện tham gia đào tạo cán lĩnh vực sinh thái – tài nguyên – môi trường cho trường Đại học, Viện nghiên cứu số địa phương khác Nhận thức tầm quan trọng công tác nghiên cứu, Viện mở rộng hợp tác với số tổ chức quốc tế nước lĩnh vực như: WWF, UNDP, Frontier, UNICEF…không thế, Viện thành viên ~4~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội chương trình ngiên cứu tài nguyên thực vật Đông Nam Á (PROSEA); thành viên tổ chức Hiệp hội bảo vệ tài nguyên thiên nhiên quốc tế (IUCN); đầu mối liên kết Bảo tồn thiên nhiên đa dạng sinh học Việt Nam, thành viên Ban điều hành ASEANET Hội đồng chuyên gia ARCBC Đông Nam Á; Bảo tàng lịch sử tự nhiên nước Hoa Kỳ, Paris; trường Đại học giới…Sự hợp tác góp phần tạo điều kiện cho việc nâng cao chất lượng nghiên cứu, đào tạo cán thu dẫn liệu cho khoa khọc cho Việt Nam, nỗ lực bảo vệ nguồn tài nguyên độc đáo có tầm quan trọng giới hệ sinh thái nhiệt đới nước ta 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện Sinh thái Tài nguyên Sinh vật Theo Quyết định số 324/QĐ-VHL ngày 01 tháng năm 2013 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật sau: 1.1.2.1.Chức Viện Nghiên cứu phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học công nghệ, đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao lĩnh vực sinh thái học, đa dạng sinh học tài nguyên sinh vật theo quy định pháp luật 1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Viện - Điều tra khu hệ sinh vật, lưu giữ tiêu sinh vật; soạn thảo Thực vật chí, Động vật chí Việt Nam - Kiến nghị thực biện pháp bảo vệ, phục hồi, bảo vệ phát triển loài sinh vật, nguồn gen thiên nhiên quý hiếm; Soạn thảo sách Đỏ Việt Nam, Danh lục đỏ Việt Nam; tham gia xây dựng Khu Bảo tồn thiên nhiên nước ta ~5~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Điều tra bản, đánh giá tổng hợp nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam nước; - Nghiên cứu sử dụng phát triển nguồn tài nguyên sinh vật Việt Nam; - Nghiên cứu hệ sinh thái đặc trưng Việt Nam, dự báo sinh thái, đề xuất phương hướng biện pháp sử dụng hợp lý, cải tạo, phục hồi hệ sinh thái bị suy thoái; - Nghiên cứu, đánh giá tác động môi trường, biến đổi khí hậu lên hệ sinh thái đa dạng sinh thái; - Dịch vụ khoa học, công nghệ lĩnh vực sinh thái học tài nguyên sinh vật lĩnh vực khoa học khác có liên quan; - Quản lý tổ chức, máy; quản lý sử dụng công chức, viên chức đơn vị theo quy định nhà nước Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; - Quản lý tài chính, tài sản đơn vị theo quy định nhà nước - Thực nhiệm vụ khác chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam giao 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức Viện Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật gồm có 119 cán biên chế 40 cán hợp đồng Với đội ngũ cán khoa học đông đảo, trưởng thành nhanh chóng chuyên môn nghiệp vụ Đến Viện có 04 Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,01 Phó Giáo sư-Tiến sĩ khoa học,03 Phó Giáo sư-Tiến sĩ, 38 Tiến sĩ, 08 Thạc sĩ, nhiều cử nhân, kỹ sư, 10 kĩ thuật viên có 04 nghiên cứu viên cao cấp, 21 nghiên cứu viên 90 nghiên cứu viên Ban lãnh đạo Viện gồm: Viện ~6~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội trưởng 03 Viện phó, 15 phòng chuyên môn, 01 Phòng QLTH (Văn phòng) 01 Trạm nghiên cứu sinh học Mê Linh: -Phòng Quản lý tổng hợp (Văn Phòng) -Phòng Sinh thái môi truờng đất -Phòng Sinh thái côn trùng -Phòng Sinh thái thực vật -Phòng Tài nguyên thực vật -Phòng Bảo tàng động vật -Phòng Động vật học có xương sống -Phòng Kí sinh trùng học -Phòng Thực vật dân tộc học -Phòng Thực vật học -Phòng Hệ thống học côn trùng -Phòng Hệ thống học phân tử di truyền bảo tồn -Phòng Tuyến trùng học -Phòng Côn trùng học thực nghiệm -Phòng Sinh thái viễn thám -Phòng Sinh thái môi trường nước -Trạm nghiên cứu đa dạng sinh học Mê Linh-Vĩnh Phúc ~7~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Ngoài cấu tổ chức máy Viện, có Hội đồng khoa học tổ chức tư vấn khoa học Viện trưởng phương hướng, chiến lược, xét duyệt đề cương chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học, chương trình hợp tác quốc tế, chương trình đào tạo cán bộ, đánh giá, nghiệm thu kết thực chương trình, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học đào tạo cán Hội đồng khoa học Viện tổ chức theo quy định nhà nước Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Viện trưởng người đứng đầu chịu trách nhiệm chung các hoạt động Viện trước Trung tâm, quy định cụ thể nhiệm vụ quan hệ công tác đợn vị thuộc cấu tổ chức Viện.Viện phó người giúp việc cho Viện trưởng lĩnh vực phân công chịu trách nhiệm trước Viện trưởng công việc mà giao Mỗi phòng nghiên cứu: trưởng phòng, phó trưởng phòng 1.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý Tổng hợp Viện Sinh thái Tài nguyên Sinh vật Hoạt động văn thư – lưu trữ mặt hoạt động cấu thành nên hoạt động phòng Quản lý Tổng hợp hoạt động quan trọng thiếu công tác quản lý viện Bên cạnh phòng Quản lý Tổng hợp có công tác sau: - Hoạt động hành văn phòng - Hoạt động văn thư - Hoạt động lưu trữ - Hoạt động tài - Hoạt động đào tạo - Hoạt động kế hoạch Ngoài có hợp đồng: lái xe, bảo vệ, tạp vụ ~8~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VIỆN ST&TNSV ( PHỤ LỤC 02) 1.2.1 Chức phòng Quản lý Tổng hợp Căn Chỉ thị số 108/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 Chính phủ Quyết định số 324/QĐ-VHL 01 tháng năm 2013 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt tổ chức hoạt động Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật, ngày 20/8/2013 Viện trưởng Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật ban hành Quyết định số 27/QĐ qui định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Quản lý tổng hợp sau: Phòng Quản lý tổng hợp có chức giúp Ban lãnh đạo Viện tổ chức thực nhiệm vụ như: tư vấn cho lãnh đạo công tác tổ chức cán bộ, quản lý kế hoạch khoa học, quản lý tài chính, công tác văn thư phạm vi quan đạo trực tiếp nghiệp vụ công tác văn thư đơn vị trực thuộc 1.2.2 Nhiệm vụ, hạn - Công tác hành chính, tổ chức cán bộ: Tuyển dụng, thu nhận, thuyên chuyển - Tập hợp, lập kế hoạch khoa học, công nghệ, tiến độ triển khai dự án, đề án, đề tài nghiên cứu khoa học… - Quản lý dự án, đề tài, hợp đồng nghiên cứu khoa học, nghiêm thu, toán - Quản lý công tác văn thư – lưu trữ bao gồm hoạt động lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Quản lý vật tư, trang thiết bị, sở vật chất - Hàng năm tổ chức thi tuyển học viên cao học nghiên cứu sinh theo tiêu duyệt… ~9~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Làm thủ tục cho cán công tác nước nước theo quyền hạn phân cấp Cơ cấu, tổ chức Phòng Quản lý tổng hợp gồm: 01 - Trưởng phòng Quản lý tổng hợp 01 - Phó phòng Quản lý tổng hợp 01 - Kế toán trưởng 01 - Thủ quỹ 01 - Cán văn thư 01 - Cán đối ngoại, đào tạo sau đại học 02 - Lái xe (1 HĐ) - Hợp đồng Bảo vệ 01 - Hợp đồng theo dõi điện nước 01 - Hợp đồng Tạp vụ Các cán chuyên môn có trình độ đại học, đại học, Mỗi cán phân công theo chuyên môn trình làm việc trực tiếp với Ban lãnh đạo Viện ** Sơ đồ Cơ cấu Tổ chức Văn Phòng Viện ST&TNSV ( phụ lục 03) ~ 10 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Những tài liệu bị hỏng có nguy hỏng tu bổ phục chế kịp thời - Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, - Lưu trữ Viện có trách nhiệm trực tiếp quản lý kho lưu trữ thực chế độ bảo quản thường xuyên tài liệu kho Viện ST&TNSV thường xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ xây dựng kho tàng đảm bảo nhu cầu tổ chức đạo công tác lưu trữ Nhưng phải quan tâm đến công tác lưu trữ kho lưu trữ phải đảm bảo ánh sáng, có máy điều hoà nhiệt độ, giá để tài liệu… 2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Về công tác phục vụ độc giả đến nghiên cứu tài liệu, để tra tìm tài liệu nhanh chóng, kịp thời, phận lưu trữ làm công cụ tra cứu truyền thống mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, với công cụ tra cứu giúp độc giả đến nghiên cứu tài liệu cách nhanh chóng, kịp thời Tất tài liệu nộp lưu trữ cần tra cứu tìm thấy dễ dàng Nếu hoạt động quan mà phòng lưu trữ không hoạt động tốt gây khó khăn cho việc nghiên cứu sử dụng bảo quản tài liệu, không đáp ứng nhu cầu cần thiết sử dụng Vì vậy, lãnh đạo Trung tâm lãnh đạo Viện trọng, quan tâm đến công tác lưu trữ, thường xuyên đôn đốc đạo * Đối tượng: - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác quan, đơn vị nhu cầu riêng đáng cá nhân Viện * Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành quy định sau: ~ 22 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội + Đối với người Viện, đơn vị có yêu cầu xin khai thác tài liệu phải có văn đề nghị giấy giới thiệu đơn vị + Người Viện phải chứng minh thư, văn đề nghị giấy giới thiệu quan làm việc có chứng nhận quyền địa phương quản lý + Người nước phải có hộ chiếu hợp lệ, văn đề nghị giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi công tác, học tập quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền + Các cá nhân, tổ chức yêu cầu xin khai thác tài liệu có mức độ mật phải nêu rõ mục đích, nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập phải đồng ý cấp có thẩm quyền Tóm lại, công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Viện ST&TNSV tốt quan trọng công việc hoạt động quan Nhưng có số vấn đề dẫn đến thất lạc tài liệu CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN ST&TNSV 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Những công việc làm thời gian thực tập Viện ST&TN sau: Tuần 1: từ ngày 2/3 đến ngày Tìm hiểu Chức năng, nhiệm vụ, cấu 6/3/2015 tổ chức Viện ST&TNSV Tuần 2: từ ngày 9/3 đến ngày Viết sơ lược báo cáo thực tập làm 13/3/2015 công việc giao như: photo tài liệu, ~ 23 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội chuyển giao văn bản, xếp kho Tuần 3: từ ngày 16/3 đến ngày Sắp xếp tài liệu năm 2004, 2010 – 2012 20/3/2015 chỉnh lý tài liệu năm 2010-2012 Tuần 4: từ ngày 23/3 đến ngày Chỉnh lý tài liệu 27/3/2015 Tuần 5: từ ngày 30/3 đến ngày Thống kê xây dựng công cụ tra tìm 3/4/2015 Tuần 6: ngày 6/4 đến 10/4/2015 tài liệu máy tính Làm công việc giao viết báo cáo thực tập Tuần 7: ngày 13/4 đến 17/4/2015 Viết báo cáo thực tập Tuần 8: ngày 20/4 đến 24/4/2015 Hoàn thành báo cáo thực tập xin xác nhận Cơ quan 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Để nâng cao hiệu công tác lưu trữ em xin có số đề xuất sau Viện ST&TNSV: - Tăng cường biện pháp cần thiết đề quy định cụ thể để thực nghiêm túc luật lưu trữ quốc gia - Thực hướng dẫn nghiệp vụ đạo, quản lý, kiểm tra, nâng cao tầm quan trọng tài liệu lưu trữ phòng ban để kết hợp tạo nên thống hiệu công tác lưu trữ Viện HLKH&CNVN đạo - Củng cố thêm số lượng cán chuyên trách lưu trữ, chất lượng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm lưu trữ Nâng cao trình độ đào tạo, mở lớp tập huấn cán công tác lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên môn nghiệp vụ -Quan tâm đến yêu cầu để đảm bảo việc hoạt động xuyên suốt, tài liệu chưa chỉnh lý đầu tư kinh phí để hoàn thành - Tổ chức triển khai đến đơn vị để nghiên cứu thực phần mềm lưu trữ - Văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo việc cơi nới chuyển phòng ~ 24 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội để có nơi thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu vào thời gian sau 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức a Ưu điểm: - Sau trực tiếp tìm hiếu tiếp xúc với khối tài liệu Viện ST&TNSV, em nhận thấy tầm quan trọng vai trò công tác lưu trữ toàn phận quan Được quan tâm, đạo Nhà nước, lãnh đạo Viện ST&TNSV, lãnh đạo văn phòng nên công tác lưu trữ có đáp ứng kịp thời công tác sử dụng tra cứu tài liệu cán - Đã có phòng kho lưu trữ riêng thực văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ - Viện ST&TNSV dần phát triển áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý bảo quản tài liệu b Nhược điểm - Chưa biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý văn hướng dẫn nghiệp vụ lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu…… - Do Cơ quan, tổ chức nhỏ nên cán lưu trữ chưa tách riêng mà phải kiêm nhiệm chuyên môn khác Trình độ cán yếu nên cần đến hướng dẫn cán chuyên môn nghiệp vụ cao để hoàn thành công việc - Việc rà soát thu thập bổ sung tài liệu chưa triệt để, việc giao nộp hồ sơ tài liệu cán phận khác cán lưu trữ chưa chặt chẽ Hồ sơ giao nộp dạng bó gói rời lẻ chưa lập hồ sơ gây khó khăn cho công tác lưu trữ - Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ nhiều khó khăn như: chưa có diện tích rộng để chỉnh lý riêng, thiếu dụng cụ vệ sinh tài liệu, không gian hẹp, diện tích kho không đủ rộng để chứa nhiều khối tài liệu - Chưa có đầy đủ trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ ~ 25 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Trường Đại học Nội vụ Hà nội nên tiếp túc có đợt thực tập nhiều kéo dài thêm thời gian thực tập để tạo điều cho sinh viên có thời gian cọ xát áp dụng kiến thức lý thuyết trường vào thực tiễn để tìm hiểu, xem xét thực chuyên môn cách kĩ lưỡng Việc thực tập giúp cho sinh viên nắm kiến thức nâng cao chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành lưu trữ học Trong trình thực tập, nhà trường khoa cho chúng em hiểu nhiều ngành học giúp cho chúng em làm quen với môi trường làm việc để thể lực PHẦN KẾT LUẬN Trong trình thực tập, sinh viên trực tiếp thực công việc nhân viên thực thụ, giao nhiệm vụ, làm quen với công việc thực tế, hướng dẫn thực Kết thúc trình thực tập, từ tài liệu thu thập từ công việc trực tiếp thực hiện, sinh viên tổng hợp lại thông tin để hoàn thành báo cáo thực tập Bài báo cáo thành bước đầu em sau ba năm học tập rèn luyện trường, trình thực tập 02 tháng Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật Để hoàn hành tốt báo cáo em nhận nhiều ~ 26 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội giúp đỡ nhiệt tình thầy cô trường, cán bộ, nhân viên Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật Qua em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô, cô chú, anh chị Phòng Quản lý tổng hợp, Ban lãnh đạo Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật giúp đỡ em hoàn thành tốt trình thực tập làm tốt báo cáo thực tập Trong trình thực tập em cố gắng làm tốt công việc giao, nhiên không tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận thông cảm đóng góp ý kiến thầy cô cán quan để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, giúp em hoàn thành tốt trình thực tập, tạo điều kiện thuận lợi cho trình làm việc em sau Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Thu Huyền TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn số 319/VHLTNN-NVTW ngày 01 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000 ~ 27 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Quyết định số 1380/QĐ-KHCNVN ngày 18/07/2006 Chủ tịch Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng tài liệu mật Quyết định số 2097/QĐ-KHCNVN ngày 31 tháng 10 năm 2006 Chủ tịch Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam việc ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ Thông tư số 02/2010/TT-/BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan 10.Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 11.Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp 12.Quyết định số 2097/QĐ-KHCNVN ngày 31/10/2006 Chủ tịch Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam việc ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ ~ 28 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC ~ 29 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01 VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT ~ 30 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT ~ 31 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG VIỆN SINH THÁI VÀ TÀI NGUYÊN SINH VẬT ~ 32 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ KHO LƯU TRỮ VIỆN ST&TNSV Phòng Lưu Trữ Viện ST&TNSV ~ 33 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Tài liệu tình trạng bó gói, rời lẻ Phân loại xác định giá trị tài liệu ~ 34 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Biên mục Tiêu đề hồ sơ đánh số vào cặp, bìa Lập Mục lục hồ sơ ~ 35 ~ Phạm Thị Thu Huyền Lưu trữ học K6 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu máy tính ~ 36 ~